Como armar un presupuesto. Guillermo Averbuj mail:

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1 Como armar un presupuesto Guillermo Averbuj mail:

2 Que es un presupuesto? Al momento de vender servicios, e incluso productos a pedido, es necesario comunicar de forma efectiva el costo del proyecto. Para ofrecer un numero justo hace falta conocer una forma lógica de calcular dicho número. Con frecuencia y por variadas razones el cliente o inversor, exigirá detalle de los números y mas vale estar listo para ello. Este documento intenta arrojar luz sobre una forma específica de presupuestar un trabajo, ya sea un servicio, o bien un producto a pedido. Consideraciones Es importante tener en mente que al momento de cobrar un trabajo estamos recibiendo ni mas ni menos que lo que merecemos por él. No solo estamos cobrando por el tiempo destinado a la realización del entregable sino que recibimos dinero ademas en concepto de ganancia. El precio final entonces incluye: costos, mano de obra, gannacia y gastos inherentes al proyecto. Es importante destacar que un presupuesto incluye los siguientes items a detallar: costo económico tiempos de entrega de cada etapa alcance del proyecto costo del mantenimiento post-desarrollo En este documento voy a detallar cada item en sub items para analizar de que se trata cada uno, sin embargo no incluye un análisis de propuestas de cooperación donde la empresa desarrolladora recibe un % de las ganancias. Cálculo Muchas empresas poseen un calculo diferente del presentado en este documento, que incluye el plus de experiencia como un valor proporcional al precio de costo de desarrollo. Es decir, cobran un poco mas porque ya hicieron el trabajo muchas veces. Otras empresas tienen como política no hacer trabajos por menos de cierto número, indicándolo a sus clientes abiertamente. Definitivamente la sinceridad es el mejor camino. Pero en este documento me dirijo a aquél estudio pequeño que quiere comenzar a trabajar con lo que encuentra, sin muchas pretensiones mas que la supervivencia inicial, el break-even y la superación a mediano plazo. Para realizar un presupuesto es necesario conocer el trabajo a realizar en cada área de desarrollo. Por ello, un presupuesto no puede ser realizado por una sola persona sino en equipo. A diferencia de un cashflow, un presupuesto refleja solo lo que el cliente debe saber. El cashflow es materia para otro documento que en el futuro iré describiendo.

3 En general la fórmula del cálculo suele ser la siguiente: Presupuesto_mano_de_obra + (Costos_fijos x Tiempo_del_proyecto) + Costos_variables + Ganancia_deseada = Presupuesto_final Por hora El calculo de horas lo debe realizar cada uno de los involucrados en el proyecto exclusivamente sobre sus tareas. Para esto se debe realizar un backlog a grandes rasgos del proyecto (ver documento explicativo*) de todos los departamentos que participarán del desarrollo. Luego se estiman las horas, días, o cual sea la unidad temporal que utiliza la empresa. Cada departamento de la empresa debe indicar el valor económico de la hora, y entonces el cálculo por hora es así de simple. Precio de la hora de cierto tipo de recurso multiplicado por las horas estimadas en que va a trabajar. (cant_horas_recurso1 x precio_x_hora_recurso1) + (cant_horas_recurso2 x precio_x_hora_recurso2) +... (cant_horas_recurson x precio_x_hora_recurson) = Presupuesto_mano_de_obra Por mes o quincena Algunas empresas ya poseen este calculo pensado de antemano, y poseen la política de no separar al equipo nunca, dado que es alto el costo de tener 3 ilustradores sin proyecto esperando a 2 programadores que están en un proyecto a que terminen. Dado este escenario, lo que hacen las empresas es vender el paquete completo de la empresa (o de un equipo entero de la misma) a realizar un proyecto, con un costo precalculado de antemano, pero con un mínimo de tiemp. Es decir que se vende al equipo en unidades de tiempo definidas de no menos de 15 días, o 30 días, incluso si no son utilizados. Ejemplo: (2 programadores + 3 programadores) x 1 mes de trabajo = $ Por sueldos Cuando una empresa contrata un empleado, debe pensar el costo proporcional al tiempo que va a trabajar. Tal y como se indicó en el punto anterior.

4 Costos fijos El costo fijo de un proyecto son los gastos que la empresa/grupo posee por el mero funcionamiento del mismo. Esto incluye conceptos como: Alquiler de oficina + impuestos Insumos consumidos por el equipo o por el trabajo (desde papel higiénico, hasta tinta para la impresora) Renovación proporcional de tecnología o herramientas de trabajo Tramites legales y BS de la vida diaria Servicios (Internet, Telefonía, Energía, etc...) Sueldos de personal no relacionado al desarrollo de juegos (personal de maestranza, recepcionista, etc...) Costos variables Los costos variables, son aquellas cosas que requieren de un trabajo especifico o de insumos precisos de este proyecto, que no comparten características con otros proyectos. Algunos ejemplos: File Servers Hosting Dispositivos de testing especiales (Nintendo 3DS por ejemplo) DevKits especiales Licencias especificas de softwares necesarios Tener en cuenta de calcular estos costos, según los tiempos. Un Hosting cobra mensualmente, y mientras se debe incluir dicho costo mensual por la cantidad de meses del desarrollo del videojuego, también se debe exponer al cliente del costo postdesarrollo. En caso de tener los equipos especiales para este proyecto, la depreciación de estos elementos debe cobrarse, idealmente. Colchón y los Cambios no previstos Los lideres de proyecto con varios años de experiencia, saben que cuando un programador (por ejemplo) dice que va a tardar 1 mes en realizar una tarea, suele tardar un poco mas. En general esto ocurre porque un proyecto suele tener cierto grado de investigación y ese tiempo es difícil de predecir. Lo mismo sucede con imprevistos como que se prenda fuego el servidor barato adquirido en rusia y hay que migrar a otro servidor mas caro. Por ello, al costo calculado se recomienda sumar un 25% para imprevistos. Algunos lo llaman de forma elegante a esto colchón.

5 Ganancia deseada Cobrar por hacer juegos, es un término un poco general. Pero a veces se confunde mucho por personas que están comenzando, y no solo en la industria, sino en todas ellas. Cobrar la mano de obra (incluso si hablamos de lo que uno mismo esta haciendo) es solo el costo del recurso, de estar sentado en su sitio haciendo el trabajo para el que fue contratado. Pero esto no incluye lo que la empresa en si misma cobra por la oportunidad de tener el equipo a disposición del cliente. Para ello, se debe calcular un porcentaje fijo de ganancia, por política de la empresa. Un ejemplo: El costo fijo de operación da $5.000 pesos El costo variable del proyecto es de $1.000 pesos El costo de mano de obra es $ pesos La ganancia a calcular es del 40% Por ende el precio a pasar al cliente sería de $36,400 pesos Sueldos Este tema excede este documento, pero es importante tener en cuenta esto para una correcta operación del emprendimiento. Los dueños de la empresa, deben tener un sueldo como cualquier otro empleado. No es recomendable que simplemente se repartan lo que queda. Esto lleva a inconsistencias, discusiones (por ejemplo si deben pagar de su bolsillo gastos especiales), o bien al quedar al ultimo en la lista de pagos, quizás se queden con menos dinero que los empleados. Esto desgasta a la gerencia fuertemente que estará pensando en formas de solventar su vida, por fuera de la actividad de la empresa, debilitando las operaciones de la misma. Alcance del proyecto En un contrato de servicios o llave en mano, o la modalidad que sea, se recomienda firmar la aceptación de un anexo que indique el alcance del proyecto. Este documento indicará que features, contenido, o desarrollo estará incluido como ademas lo que NO estará incluido en el mismo. La firma de este documento confirma la aceptación de ambas partes de cual es el mínimo aceptable para la entrega, como también las limitaciones de las tareas. Es muy común que se presupueste un tetris por asi decirlo y se termine desarrollando un World of Warcraft (ejemplo exagerado para mejor ilustración). Algo muy común como resultado de esto es que a la mitad del proyecto se establezca que lo que esta siendo desarrollado no es suficiente, y esto obligue a ambas partes a realizar un nuevo contrato. Para ello, el cliente debe cancelar sus obligaciones (dinero) y el proveedor debe entregar lo hecho hasta el momento. Un nuevo alcance del proyecto debe ser confeccionado y firmado, y es probable que el presupuesto cambie. No hay que tenerle miedo a esto.

6 Tiempos de entrega en etapas Los proyectos se suelen cobrar en etapas. Rara es la ocasión en que un cliente disponga todo el dinero en el momento cero del proyecto. Siempre pedirán cuotas. Lo mejor es presentar un plan de entrega y cobro contra la misma. Se recomienda el siguiente esquema de cobros: 1. Pago inicial o adelanto - 25% o mas, contra firma del contrato. El objetivo es comprometer al cliente con un numero sustancial del costo del proyecto, financiar inversiones iniciales importantes para desarrollar o similares. 2. Primer jugable - 10% Contra entrega del primer jugable. El objetivo de la entrega es que el cliente apruebe la jugabilidad, que se compruebe que es entretenido. Este cobro suele ser relativamente cercano al pago del adelanto, ya que se trata de un prototipo jugable con placeholders que no tienen la necesidad de ser estéticamente buenos (aunque es recomendable). 3. Alfa - 15% Contra entrega y aprobación del cliente de la versión del juego code complete Se entrega un juego que posee todas las features programadas, pero puede estar utilizando arte placeholder (arte temporal) 4. Beta - 15% Contra entrega y aprobación del cliente de la versión del juego según la definición de contenido completo, Se realiza la entrega cuando el juego tiene todo el contenido. Probablemente tenga bugs de funcionamiento. 5. Release Candidate - 15% Contra entrega de la versión sin bugs que será enviada a la plataforma para testeo según sus lineamientos (ejemplo: Nintendo posee un chequeo especial con una serie de reglas que se deben seguir) 6. Cierre del proyecto - 20% En la aprobación de la plataforma y puesta en funcionamiento. Costo de mantenimiento post-desarrollo Algunas plataformas y algunos esquemas de monetización requieren de un mantenimiento, o bien un plan de updates (actualizaciones de contenido y de calidad). Todo esto debe estar establecido desde el primer momento. Firmar un contrato de mantenimiento antes de realizar el proyecto va por cuenta de cada empresa. Aquí se debe tener especial cuenta de las siguientes cosas: tiempo necesario de mantenimiento del personal costo de tener a ese personal ocupado en este tema y no en otros proyectos material e insumos necesarios

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