APOYO Tipo de Proceso en el que participa

Transcripción

1 Página: 1 de 8 Naturaleza del cargo Realizar actividades profesionales para brindar asistencia a personal de mayor nivel que faciliten los procesos de gestión del talento humano del Instituto y el cumplimiento oportuno de los objetivos de la dependencia en la cual labora. Clase a la que pertenece el cargo Profesional Asistente Línea de reporte y supervisión del cargo Reporta a: Encargado(a) Talento Humano Supervisa a: No aplica. Principales funciones y responsabilidades ACTIVIDADES GENERALES 1. Brindar asistencia en la ejecución de actividades profesionales relacionadas con investigaciones, estudios, análisis, emisión de normativa y solución de situaciones diversas en el área de su competencia, emitir informes y recomendaciones, recopilar y actualizar información, analizar datos y desarrollar propuestas de mejora a los procesos en los que participa, asegurando la calidad y el cumplimiento de las tareas en forma oportuna y eficiente. 2. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne su superior inmediato, en concordancia con la Ley General de Control Interno. 3. Participar en reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades diversas relacionadas con su ámbito de competencia o cuando así sea requerido. 4. Coordinar y trabajar en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o externas cuando así se requiera, fomentando el trabajo en equipo necesario para el logro de los objetivos institucionales. 5. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en cumplimiento de los objetivos institucionales.

2 Página: 2 de 8 6. Permanecer actualizado en su área de especialidad, sobre los cambios y nuevas tendencias que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o indirectamente su campo de acción. 7. Atender todos los requerimientos de información tales como reuniones, consultas, informes y otros, brindar asesorías y capacitaciones que en materia de su especialidad le presenten, tanto dependencias externas, como internas. 8. Ejecutar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades a su cargo. 9. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en las específicas. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS: 1. Recopilar y procesar los insumos de información requeridos para definir las prioridades institucionales estratégicas en materia de talento humano; así como aplicar los ajustes solicitados producto de la revisión por parte del profesional de la unidad de talento humano. 2. Asistir en la elaboración del diagnóstico de situación actual en materia de talento humano, la identificación de brechas y definición de los diferentes componentes que conforman el Plan Estratégico de Gestión del Talento. 3. Apoyar a la jefatura inmediata, con la recopilación de los insumos de información necesarios para identificar los requerimientos de sucesión de personal de la Institución; así como también asistir en la definición de las brechas entre el recurso humano con potencial de reemplazo y características de los puestos vacantes en el corto y mediano plazo. 4. Asistir con las actividades relacionadas con Analizar los insumos de información necesarios para identificar potenciales candidatos(as) como parte de los procesos de reclutamiento y selección (internos o externas) que la Institución deba iniciar para cubrir plazas vacantes. 5. Aplicar los diferentes instrumentos o herramientas del proceso de reclutamiento y selección que la Institución considere pertinente implementar en función de identificar al candidato(a) ideal para ocupar el puesto vacante correspondiente; así como también remitir los resultados obtenidos al profesional del área de Talento Humano para su revisión y validación. 6. Asistir en la gestión de requerimientos operativos relacionados con la salida de personal, asegurando no solo el cumplimiento de los derechos del funcionario(a), sino que también la continuidad de las operaciones del área a la cual estaba asignado el recurso.

3 Página: 3 de 8 7. Asistir en la recopilación, procesamiento y análisis de los datos e información necesaria para elaborar el Plan de Capacitación Institucional y Desarrollo Interno de la Institución; así como también colaborar y asistir en las actividades que permitan la implementación y seguimiento del Plan de capacitación tales como: logística, programación de cursos, convocatoria, control y seguimiento de las evaluaciones de los cursos y/o programas, entre otros. 8. Gestionar y revisar los requerimientos administrativos y operativos institucionales en materia de talento humano, lo que permita asegurar una adecuada gestión del recurso, acorde a la legalidad y normativa vigente. tales como: control de asistencia, vacaciones, acciones de personal, tiempo extraordinario, solicitudes de entidades externas, otros. 9. Gestionar y revisar las solicitudes del personal en materia de talento humano, acorde al nivel de servicio esperado y expectativas del usuario interno. 10. Atender solicitudes de estudios salariales del personal y asistir en la revisión de las acciones de personal para la planilla institucional, específicamente en lo que respecta a identificar e incluir en el cálculo de la misma, aquellas modificaciones en los insumos de información producto de movimientos de personal o situaciones externas a la Institución. 11. Dar seguimiento a la ejecución del estudio de clima y cultura organizacional y realizar el análisis de los resultados obtenidos para identificar oportunidades de mejora que permitan definir e implementar iniciativas enfocadas al cierre de las brechas entre el estado actual y deseado de la organización. Asistir y brindar seguimiento en las actividades que se definan producto de las recomendaciones de los resultados de clima y cultura organizacional. 12. Realizar las tareas requeridas para la correcta administración de los sistemas de información y registro de cada funcionario(a), el inventario de competencias técnicas y lo correspondiente al plan de desarrollo. 13. Participar en la atención de solicitudes y/o consultas relacionadas con la gestión administrativa del talento humano que sean remitidas por el personal, así como por instancias externas, previa valoración y revisión por parte de la jefatura de la unidad de talento humano. 14. Elaborar el informe de seguimiento de acuerdos de la Junta Directiva, y dar seguimiento los informes de Auditoría, informes de fin de gestión que deben de presentar las autoridades, declaraciones juradas de bienes patrimoniales, pólizas de fidelidad y otros que le sean asignados por la jefatura.

4 Condiciones ambientales y organizacionales 1. Supervisión recibida Página: 4 de 8 Trabaja con alguna independencia, siguiendo instrucciones de carácter general de su superior jerárquico o personal de mayor nivel de la dependencia donde labora, aplicando métodos y procedimientos establecidos en manuales, circulares y en la legislación vigente aplicable a su área de actividad, así como los principios básicos de la profesión que ostenta. En asuntos fuera de rutina, recibe asistencia funcional de su superior inmediato o personal profesional de mayor nivel. Su labor es evaluada por su superior jerárquico, mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia de los métodos empleados, la calidad de los resultados obtenidos, los aportes originales a las actividades asignadas, el grado de cumplimiento de las metas y objetivos y la contribución al trabajo en equipo. 2. Supervisión ejercida No ejerce supervisión. 3. Responsabilidad por funciones La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicación de principios y técnicas de una profesión universitaria determinada, para atender y resolver adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, generalmente como colaborador de profesionales de mayor nivel, por lo que es necesario la actualización permanente de las teorías y prácticas de su profesión. Es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el ejercicio de sus funciones. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público. 4. Responsabilidad por relaciones de trabajo Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de gobiernos locales, funcionarios de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio. 5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores

5 Página: 5 de 8 Es responsable por el adecuado empleo, mantenimiento y uso racional del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de las actividades a su cargo. Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y materiales necesarios para realizar el trabajo. 6. Condiciones de trabajo El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución e igualmente le corresponde visitar los gobiernos locales, otras instituciones públicas o incluso realizar giras a diferentes lugares del país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria. La actividad demanda la capacidad para analizar información variada y aplicar criterio profesional para la ejecución de sus funciones. Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo puede originar situaciones de moderado estrés. 7. Consecuencia del error Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas y materiales, daños o atrasos en el desarrollo de las actividades desempeñadas y repercutir negativamente en el desempeño organizacional de la dependencia donde labora, inducir a la inadecuada toma de decisiones, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de los errores pueden ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña. Asume responsabilidad administrativa, civil y penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de conformidad con el marco jurídico vigente. La revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta daños morales a terceras personas. Competencias base asociadas al cargo

6 Página: 6 de 8 Competencias Niveles por competencias 1 Inicial Básico Optimo Experto 1. Orientación de servicio al usuario interno y externo 2. Planificación y Organización 3. Trabajo en equipo y cooperación 4. Flexibilidad y adaptación al cambio 5. Comunicación Asertiva 6. Liderazgo 7. Construcción de relaciones interpersonales positivas 8. Negociación y Solución de Conflictos 9. Capacidad para aprender e investigar Conocimientos técnicos y/o específicos Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre: Constitución Política de la República de Costa Rica Ley General de la Administración Pública Código Procesal Contencioso Administrativo Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Ley General de Control Interno Manual de Normas de Control Interno (CGR) Ley General de Archivo Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento Código de Trabajo Código Municipal Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM 1 Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.

7 Página: 7 de 8 Código de Normas y Procedimientos Tributarios Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su accionar. Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas: Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como: procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución. Sistemas tecnológicos para la gestión del talento y planillas. Modelos de Gestión por Competencias Modelos de Gestión del Desempeño. Modelos de Capacitación, Desarrollo y Sucesión. Administración y Gestión de Cultura y Clima Organizacional. Gestión de Riesgos y Control Interno Requisitos del cargo Formación Académica Grupo A Bachiller en Administración con énfasis en Recursos Humanos, Administración o afines a las indicadas. Grupo B Licenciatura en Administración con énfasis en Recursos Humanos, Administración o afines a las indicadas. Experiencia No requiere experiencia. Requisitos legales u otros Incorporación al colegio profesional respectivo, cuando su ley así lo establezca para el ejercicio del correspondiente grado y área profesional.

8 Página: 8 de 8 Licencia de conducir B1 vigente. 2 Condición especial del puesto Rendir declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley así se indique para el ejercicio del puesto o cargo. 2 Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro Social, que así lo confirme