TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA: CONTABILIDAD CÓDIGO: 10920

Transcripción

1 PÁGINA 1 DE ACTAS el archivo de gestión. ACTAS DE AJUSTES DE Actas de ajustes de 5 0 X - - X - - X Esta acta es autorizada por CUENTAS cuentas el jefe de contabilidad quien autoriza el movimiento CAUSACIONES COMPROBANTES CAUSACIONES DE PROVEEDORES INGRESO AMORTIZACION DE DIFERIDOS DEPRESIACION AJUSTES RECLASIFICACIÓN Facturas de proveedores Comprobante Causación 1 9 X X - X - - X Debito automático ingreso amortización de diferidos depreciación ajustes reclasificación Cuando las facturas tienen orden de compra el comprobante de causación no se imprime queda electrónicamente en SAP, cuando no tienen se imprime. En ambos casos el comprobante se envía a tesorería para pago. el archivo de gestión, según lineamientos de la ley 962 Los comprobantes se generan desde SAP y pueden consultarse y reproducirse cuando se requiera.

2 PÁGINA 2 DE ESTADOS DE RESULTADOS Listado de facturación Planificador de transacciones ( manejo de los costos) Verificación de órdenes de producción Partición de costos el archivo de gestión, según lineamientos de la ley 962 Esta información está registrada en SAP y puede consultarse y reproducirse cuando se requiera. Legalización de caja La serie documental está CAJA MENOR menor asignada y administrada por algunas dependencias, Vales de caja menor que remite la información a contabilidad para su legalización y es anexada a los comprobantes de egreso CONTROLES CONTROLES DE ENTREGA DE DOCUMENTOS Controles de entrega de documentos 2 0 X - - X - - X el archivo de gestión. DECLARACIONES DE IMPUESTOS Las subseries una vez cumplido el IMPUESTO IVA causación del lineamientos de la ley 962

3 PÁGINA 3 DE 6 DECLARACIÓN IMPUESTO DE RETENCIÓN EN LA causación del FUENTE IMPUESTO CREE IMPUESTO ICA IMPUESTO RETEICA IMPUESTO A LA RENTA IMPUESTO A LA EQUIDAD IMPUESTO A LA RIQUEZA causación del causación del causación del Las subseries una vez cumplido el lineamientos de la ley 962

4 PÁGINA 4 DE 6 ESTADOS Las subseries Balance general FINANCIEROS una vez cumplido el Estado de resultados Flujo de efectivo lineamientos de la ley 962 Cambio en la situación financiera Esta información está Cambio en el registrada en SAP y puede patrimonio consultarse y reproducirse cuando se requiera INDICADORES La subserie documental INDICADORES DE Check list del proceso permanece actualizada, se X - X - - X COSTOS de cierre conserva un histórico por 5 años en el pc del funcionario debido que permite identificar los Comparativos por centro de costos Explosión de movimientos y alimentos comportamiento de los Informes de costos de fabricación procesos en un contexto general. Informes de costos mensuales de granja INFORMES INFORMES A LA DIAN Informes a la DIAN Esta información es cargada en el Portal de la DIAN. La copia reposa en PC del funcionario encargado de emitir el informe.

5 PÁGINA 5 DE INFORMES A SUPERSOCIEDADES INFORMES DE MEDIOS MAGNÉTICOS- NACIONALES INFORMES DE MEDIOS MAGNÉTICOS- MUNICIPALES Informes a Super sociedades Paz y salvo Informes de medios magnéticos Correo de confirmación de recibido Informes de medios magnéticos Correo de confirmación de recibido INFORMES AL DANE Informes al DANE El informe original se envía al ente de control y la copia reposa en PC del funcionario encargado de emitir el informe. Esta información es cargada en el Portal de la DIAN. La copia reposa en PC del funcionario encargado de emitir el informe. Es enviada a la alcaldía del municipio, quien confirma el recibido del informe. Esta información es cargada en el Portal del DANE

6 PÁGINA 6 DE CONTROLES CONTROLES DE La subserie documental Inventarios de activos INVENTARIOS DE X X - X X - permanece actualizada en fijos ACTIVOS FIJOS el sistema, las actas de baja están en soporte físico y la custodia el departamento de control Actas de baja de interno, estas pueden ser activos fijos eliminadas a los 5 años, teniendo en cuenta su depreciación. LIBROS OFICIALES DE Las subseries CONTABILIDAD LIBRO MAYOR Y una vez cumplido el Libro mayor y balances X - X - - X - - X BALANCES LIBRO DIARIO Libro diario X - X - - X - - X lineamientos de la ley Esta información está LIBRO DE Libro de inventarios X - X - - X - - X registrada en SAP y puede INVENTARIOS consultarse y reproducirse cuando se requiera REQUERIMIENTOS Las subseries REQUERIMIENTOS DE Requerimiento 5 5 X X - X - - X una vez cumplido el ENTES DE CONTROL Respuesta archivo de gestión REQUERIMIENTOS DE MUNICIPIOS Requerimiento 5 5 X X - X - - X Respuesta Partiendo de la fecha de respuesta del requerimiento y recibido a conformidad del solicitante