CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS

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1 CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS NUESTRO ÉXITO COMIENZA CONTIGO

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3 NUESTRO ÉXITO COMIENZA CONTIGO Para nosotros solo existe una forma de entender nuestro trabajo, y es poniéndonos en el lugar de nuestros clientes y usuarios. Especialistas en consultoría y desarrollo de software para la transmisión e integración de datos, en EDICOM diseñamos sistemas transaccionales de alto rendimiento destinados a cubrir las necesidades de proyectos de e-commerce B2B. Soluciones de desarrollo propio que en poco más de una década se han posicionado como una referencia que ha incrementado el valor de las transacciones de miles de clientes en todo el mundo. Para lograrlo, nos hemos especializado en ti, en tus necesidades, tus expectativas, en tu negocio..., para que no tengas que preocuparte de la instalación, administración y actualización de avanzados sistemas, que desde EDICOM desarrollamos, implementamos y mantenemos bajo estrictas políticas de servicio y orientación total al cliente. SEDES EDICOM MEXICO D.F. NEW YORK SÃO PAULO BUENOS AIRES VALENCIA MILANO PARIS LA CIOTAT Y es que el éxito de cada uno de nuestros proyectos comienza contigo. Con tus sugerencias e ideas, pero sobre todo con tus decisiones. Decisiones que impulsan tu negocio hacia avanzados modelos, que constituyen toda una garantía para lograr resultados de excelencia en la gestión. algunos de nuestros clientes... Distribución Comercial Mexicana, Costco, Soriana, Calimax, Chedraui, Automercado, El Corte Inglés, Carrefour, Harrods, Leroy Merlin, Toys R Us, Delhaize, Dia, Douglas, Alcampo, Aki, Intersport, Sephora, Consum, Eroski, Makro, Cortefiel, Mercadona, Fnac... Fabricantes Nestlé, Conservas La Costeña, Casa Cuervo, BDF, Tequila Herradura, General Mills, Whirlpool, Samsung, Adidas, Philip Morris, Unilever, Bonduelle, Energizer, Red Bull, Heinz, Saint Gobain, Schweppes, Bic, Bandai, L Oreal, Kellog s, Kimberly Clark, Reckitt Benckiser, Procter & Gamble, Tommy Hilfiger, Guess, Arbora & Ausonia, Valentino, Ermenegildo Zegna, Fruit of the Loom, Nintendo, MaxMara, Ferrero, Giochi Preziosi, BioCentury, Adolfo Dominguez, Vodafone, Tod s, Rip Curl, Aubade, Nutrexpa, Loewe, Samsonite, Microsoft, Danone, Hans Grohe, Kraft, Bourjois, Sony, Billabong, Riso Gallo, Replay, G-Star, Russell, Kaltex, Inditex, Nokia Siemens Networks, Colomer, Marel Logística y Transporte Itrans Servicios Aduanales, Aeropuerto Internacional Ciudad de México, Condor Air, Agencia Aduanal Galvan, Internacional de Contenedores de Veracruz (ICAVE), Kuehne & Nagel, Gefco, Transaher, Norbert Dentressangle Gerposa, DHL Exel, Movianto, Dispatching, Corriere Cecchi, Ochoa, Azkar, Cargo Depot, Carreras, Cat, Logista, FCC, Exel Logistics, Aldeasa, Sitrans Entreposage, ID Logistics, Transcommerce Net, Hermes, Logicargo, Rhenus Tetrans, Snatt Logistica, SDF Iberica, TNT Express, Transnatur Automotriz Nissan, Robert Bosch, Henkel, Bridgestone Firestone de México, Honeywell Automotive de México, Industrias Monterrey, Affinia, Auma, Ficosa, Dupont, Neyr, Zanini, Norauto, Feu Vert, Midas, Daimler Chrysler, Arcelor Mittal, Pirelli, Gestamp, Ficosa, Durex, Showa Europe, Rubi, Kayaba, Ruffini, Fujitsu Ten, Good Year, Michelin, Magna Electronics, Denso... Salud Casa Marzam, Nadro, Casa Saba, Merck, Janssen-Cilag, Baxter, Eli Lilly, Laboratorios Lilly, Roche, GSK, Pfizer, Novartis, Boehringer Ingelheim, Bristol-Myers, Abbot, BD, Sanofi-Aventis, Grifols, Alter, Bayer, Pierre Fabre, Cofares, Alliance Healthcare, Cecofar, Federación Farmacéutica, Novafar, Hefame... Turismo Avis, Hertz, El Corte Inglés, Viajes Barceló, Carlson Wagonlit España, Halcón, Air Europa, Logitravel, Catai, Beds Online, Costa Crociere, Ibero Cruceros, Pullmantur Cruisses, NH, Europcar, ABBA Hoteles, Atesa... Medios y Publicidad El País, Box News, Unión Radio( Cadena Ser, 40 Principales, M80,..), Santillana, Media Planning, Anaya, Edebe, Planeta de Agostini, Dom Quixote, SGEL (Relay), Random House Mondadori, Everest, Espasa Calpe, Europa Press... Finanzas Banco Inbursa, Cesce, Mapfre, Caixa Laietana, Inverseguros Gestión, Atradius Seguros...

4 MENSAJES DE DATOS ELECTRÓNICOS MINIMICE SUS COSTOS DE ADMINISTRACIÓN Y GANE EN EFICIENCIA En cualquier tipo de empresa se reciben y producen a diario gran cantidad de documentos. Facturas, recibos, avisos de embarque, correspondencia, entre otros, llenan los despachos ocupando espacios innecesarios y consumiendo tiempo excesivo en su búsqueda y recuperación. Esto se traduce en una demanda creciente que solicita un resguardo digital de documentos que permita garantizar en el tiempo la autenticidad e integridad de los mismos, sin que el hecho de conservarse electrónicamente les haga perder validez jurídica. Estos documentos almacenados por medios electrónicos podrían ser originales creados desde el principio en formato electrónico, pero también documentos en papel, sometidos a un proceso de digitalización que permitiera la sustitución de los mismos por los correspondientes archivos que contengan las imágenes gráficas equivalentes y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de grandes cantidades de papel que constituyen los documentos originales. Este catálogo da respuesta a esta necesidad. En él detallamos cuáles son los procesos y requisitos que deben ser puestos en marcha para la adecuada conservación de mensajes de datos, sean estos archivos digitales en origen, o se trate de imágenes obtenidas tras un proceso de digitalización de documentos físicos. Este proceso es puesto en marcha con suma facilitdad, gracias a las soluciones tecnológicas de EDICOM, que simplifican esta tarea y permiten disponer de mensajes electrónicos con garantía de autenticidad e integridad. VENTAJAS DE LA CONSERVACIÓN ELECTRÓNICA DE MENSAJES DE DATOS Los mensajes pueden ser originales, creados en formato electrónico, o digitalizaciones de documentos físicos sometidos a un proceso de escaneo. Permite el almacenamiento de grandes cantidades de información y documentos en dispositivos de tamaño reducido (memorias USB, discos compactos, etc.) Permite la liberación de todos estos documentos de los propios dispositivos habilitando las redes informáticas como soporte para el resguardo de los mensajes. Los sistemas puestos en servicio para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos implementados por EDICOM, permiten el uso de estos con plena validez legal ante terceros o ante las autoridades. 2 NOM CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS

5 UN ENTORNO REGULADO PARA OPERAR CON TODA GARANTÍA En México, el Comité Consultivo Nacional de Normalización de Seguridad al Usuario, Información Comercial y Prácticas de Comercio aprobó por unanimidad el 20 de marzo de 2002, la NORMA Oficial Méxicana NOM-151-SCFI-2002, Prácticas Comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos. Esta normativa permite sistemas de digitalización certificada con los que equilibrar el interés público que representa la Administración, y los intereses de aquellos empresarios y profesionales que desean disponer de un archivo o base de datos documental de naturaleza informática que recopile todas las imágenes gráficas y otros documentos de mensajes de datos, que deben ser conservados durante el periodo de prescripción del documento. Estos sistemas generalmente se basan en el apósito de una constancia generalmente que recoge los datos del prestador, una marca temporal (Timestamp) y una firma electrónica. Este servicio de identificación de documentos mediante constancias ha de ser facilitado por un tercero legalmente autorizado. EDICOM cuenta con la acreditación para la prestación de estos servicios mediante resolución número , de fecha 5 de Marzo de 2009 publicada en el Diario Oficial del 7 de de Mayo de EDICOM es prestador de servicios de certificación, acreditado por la Secretaría de Economía, para la emisión de Certificados Digitales de Firma Electrónica,y para la Conservación de Mensajes de Datos de Acuerdo a la NOM151 NOM-151-SCFI-2002 "Sin perjuicio de lo que dispongan otros ordenamientos jurídicos aplicables, cuando se pretenda conservar en un medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, información derivada de un acto de comercio, que se encuentre soportada en un medio físico similar o distinto a aquellos, los comerciantes podrán optar por migrar dicha información a una forma digital y, observar para su conservación en forma digital, las disposiciones a que se refiere la presente Norma Oficial Mexicana. La migración de la información deberá ser cotejada por un tercero legalmente autorizado, que constatará que dicha migración se realice íntegra e inalterablemente tal y como se generó por primera vez en su forma definitiva. El tercero legalmente autorizado deberá ser una persona física o moral que cuente con la capacidad tecnológica suficiente y cumpla con los requisitos legales aplicables." ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Acreditación como PSC NOM CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS 3

6 CARACTERÍSTICAS Soluciones de desarrollo propio. Red de comunicaciones privada y segura. Acceso on-line a los recursos de la plataforma. Capacidad de integración con el ERP del cliente. Servicio ASP-SaaS. Alojamiento en EDICOM del Hardware y Software. Delegación íntegra de la gestión del software en modalidad OUTSOURCING. Optimización de los procesos de firma digital a través de la integración de los servicios de la Autoridad de Certificación EDICOM. EDICOM PLATAFORMA TECNOLÓGICA En EDICOM prestamos nuestros servicios a través de una amplia plataforma para dar respuestas eficientes a múltiples clientes, con características y necesidades muy distintas. Para ello diseñamos cada día soluciones a medida de las necesidades del mercado, adaptamos continuamente nuestra tecnología y nuestros recursos, con el objetivo de dar la mejor cobertura a los más de 8,000 clientes con los que contamos actualmente. Nuestra plataforma opera bajo la modalidad ASP, de forma que las soluciones residen en nuestros servidores, garantizando su funcionamiento continuo a través de una amplia infraestructura tecnológica y de servicio. La arquitectura tecnológica de nuestra plataforma se rige por principios de disponibilidad, escalabilidad y balanceo de carga, incrementando los recursos de hardware conforme son necesarios y distribuyendo adecuadamente los distintos servicios entre ellos. El monitoreo permanente del sistema 24 horas, 7 días por semana, los sistemas de Back-Up, y nuestro centro de recuperación de desastres (DRP) fuera de nuestras instalaciones, son toda una garantía de disponibilidad de la plataforma tecnológica y de servicio los 365 días del año. ASP - SaaS Application Service Provider - Software as a Service EDICOM dispone de un sistema de Gestión de Seguridad de la Información conforme a la norma UNE-ISO/IEC27001:2007, según consta en la certificación expedida por AENOR con referencia SI-0033/2009 acceso online HUB Administraciones Públicas Infraestructura de Comunicaciones EDICOMNet Multi-protocolo AS2, OFTP, FTP, HTTP, WEB SERVICE... Intercambio de datos XML/EDI Interconexiones VAN s Internacionales Infraestructura Tecnológica Soporte Multi-Idioma Dirección de Proyectos C.A.U. centro de atención al usuario infraestructura de servicio Desarrollo I+D+i Servicios de Firma Delegada y Firma Remota Cobertura Internacional Monitorización 24x7 EDICOM Autoridad de Certificación Emisión de Certificados Time Stamp Almacenamiento Certificado Software CRP/VMI S.I.I - sistema interno de gesión Servicio de Publicación de Documentos XBRL Facturación Electrónica Soluciones E.A.I. para integración de aplicaciones Mapeado de datos Multiformato Soluciones de Desarrollo Propio Delegación integral de la Gestión OUTSOURCING ONBOARDING IPM (integral partner management) 4 NOM CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS

7 EDICOM AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN TODOS LOS REQUERIMIENTOS DE LA NOM EN UN ÚNICO LUGAR La NOM151 establece una serie de criterios claros y rigurosos para la acreditación fehaciente de que un documento, sea éste electrónico en origen, o resultado de un proceso de digitalización, constituye un original válido. Esta validez viene determinada por la constatación de un tercero reconocido que acredita el origen y la integridad de estos documentos. La Autoridad de Certificación EDICOM México (ACEDICOMMX), como organización reconocida por la Secretaría de Economía de México, proporciona los mecanismos de identificación electrónica segura a las personas físicas y morales, que les permiten realizar actividades en donde la firma electrónica sustituye a la manuscrita con idénticas garantías jurídicas. A través de la ACEDICOMMX dejamos constancia de la autenticidad de los documentos remitidos por nuestros clientes, mediante los servicios de firma electrónica y sellado de tiempo. Esto permite a nuestros clientes contar con una infraestructura integral que reúne a los mejores recursos tecnológicos para el envío y gestión de documentos, los más avanzados servicios de certificación electrónica. La Certificación Digital es el medio más adecuado para garantizar la seguridad y fiabilidad de los mensajes y documentos intercambiados electrónicamente. La Autoridad de Certificación EDICOM expide certificados de firma reconocidos internacionalmente como Qualified Certificates. La Autoridad de Certificación EDICOM, reconocida por SE, verifica la validez de los documentos electrónicos, y extiende constancias firmadas que certifican la autenticidad y origen de los documentos conforme a NOM151. El sellado de tiempo (Tieme Stamping) es un mecanismo on-line que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico de tiempo. En el marco de aplicación de la NOM151 el sellado de tiempo es un servicio prestado por la Autoridad de Certificación EDICOM que supone un registro electrónico con el que se verifica su recepción en un momento determinado de fecha, hora, minuto y segundo. Cualquier modificación posterior a dicha fecha sobre el documento original puede ser detectada de manera inmediata. De esta manera, a los requerimientos de integridad y origen garantizados por la firma digital, se une la constatación del momento en el que los mismos fueron certificados. NOM CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS 5

8 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO EDICOM proporciona si el cliente así lo desea, el servicio de generación de expedientes. A requerimiento del cliente pueden igualmente almacenarse dichos expedientes durante largos períodos de tiempo. Este servicio de almacenamiento garantiza la autenticidad e integridad de la información contenida en dichos expedientes, permitiendo la consulta visualización y verificación de los documentos en cualquier momento. El servicio NOM151 de EDICOM es un mecanismo online que permite obtener la constancia que deberá almacenarse en el sistema de conservación junto con el resto del expediente. El servicio opera en un entorno de alta disponibilidad a través de interfaces Web Services, y se concreta en los siguientes pasos: El cliente se instala una librería software que permite la interacción con el sistema de conservación NOM151. El cliente envía una solicitud de obtención de constancia a una URL determinada de la Autoridad de Certificación EDICOM. Esta solicitud está formada por un mensaje electrónico en formato ASN.1, que se conoce como expediente formado por los diferentes documentos para los que se pide constancia, y debe ir firmado por el operador del sistema de conservación. La Autoridad de Certificación EDICOM recibe el expediente, revisa si la petición está completa y correcta, verifica la firma para autenticar el origen del documento y realiza un control de acceso en función del usuario y pasword del cliente. Si el resultado es correcto, el servicio NOM151 firma el expediente incluyendo un sello de Tiempo. Al resultado de esta firma más Timestamp se le conoce como CONSTANCIA. Se devuelve al cliente la CONSTANCIA, y los mensajes del expediente pueden ser gestionados como originales válidos ante terceros en formato electrónico cliente constancia NO acc. interactivo consulta impresión importación el operador del sistema de conservación es el cliente NO repositorio documentos internet EDICOM es responsable del almacenamiento SI volumen SI EDICOM genera y firma el expediente repositorio documentos El cliente genera y firma el expediente internet ASN.1 verificación firma digital time stamp constancia SEGURIDAD EDICOM se compromete a mantener las medidas de seguridad lógicas y físicas necesarias para garantizar la adecuada prestación del servicio en sus instalaciones, y a estar alineado con los estándares de seguridad vigentes en cada momento como por ejemplo ISO NOM CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS

9 SOLUCIONES EDICOM PARA LA CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS NOM151 Las soluciones EDICOM para la prestación del servicio de Conservación de Mensajes de Datos NOM151, difieren en función de si los expedientes son o no generados por el propio cliente. Con base a ello, se ofrecen diferentes modalidades para la prestación del servicio. SOLUCIÓN 1: Gestión Interactiva del Proceso y Almacenamiento EDICOM ofrece sus herramientas en modo ASP (Aplication Service Provider), de forma que el cliente puede generar sus propios expedientes con nuestro software EDIWIN. Su generación se puede realizar manualmente, mediante pantallas de introducción de datos adaptadas, o a través de procesos de integración que automatizan la transferencia de los documentos. Las constancias obtenidas tras la firma y sellado de tiempo de los expedientes, son almacenadas en EDIWIN durante el tiempo que el cliente requiera, permitiendo su consulta y gestión a través del acceso interactivo a la aplicación. cliente repositorio documentos cliente acceso interactivo ediwin xml-edi server expedientes generación / conservación SOLUCIÓN 2: Generación y envío de constancias En esta modalidad, el cliente genera el expediente a partir de los documentos originales en formato ASN.1, y lo firma electrónicamente con arreglo a la norma. Se trata por tanto de una solución que presta los servicios adicionales para el envío de este expediente al Servicio NOM151 de EDICOM, así como para recoger de éste la constancia. SI el cliente genera los expedientes documentos Expediente Expediente CONSTANCIA CONSTANCIA ediwin xml-edi server Ediwin es el software de EDICOM con el que podrá crear sus expedientes. Estos expedientes se pueden generar de forma manual mediante pantallas adaptadas a las necesidades del usuario, a las que se accede vía web. Pueden generarse automáticamente mediante la integración con los ERP o repositorios de documentos del cliente. Los expedientes son firmados electrónicamente por EDICOM, que actúa como operador del sistema de conservación. La ACEDICOMMX analiza estos expedientes y emite la constancia. Tanto las constancias como los expedientes se pueden consultar y validar a través del acceso interactivo a la aplicación. repositorio documentos NO documentos Expediente CONSTANCIA NOM CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS 7

10 Vicente Vilata Tamarit Dtor. General LA CONSTANCIA DE EDICOM Facilita el acceso directo a la web de la Autoridad de ACEDICOMMX para autenticar la originalidad, integridad y fecha de creación del expediente. Enlaza directamente a los documentos para su visualización. Si el expediente lo forma un único PDF, se anexa como una página más al final del archivo pasando a ser un ORIGINAL ELECTRÓNICO distribuible. Desde un punto de vista técnico, las CONSTANCIAS constan de un archivo en formato ASN.1 que conforma el Expediente con los elementos que exige la norma: Documento o documentos originales, la firma electrónica del operador del sistema de conservación, resumen o Hash del expediente, sello de tiempo y firma de la autoridad de certificación acreditada. Este archivo requiere de herramientas capaces de interpretarlo, y efectuar determinadas validaciones como la autenticidad de la firma, la integridad del documento, etc., por lo que no es útil como documento para distribuir a terceros. Por esta razón, en EDICOM distribuimos un COMPROBANTE DE CONSTANCIA en formato PDF con el ASN.1 incrustado, consultable por cualquier destinatario que incluye toda la información que el usuario puede requerir. En el caso de que el expediente esté formado por un único archivo PDF, este comprobante se añade como una última hoja al final del archivo, creándose un documento que actúa como ORIGINAL ELECTRÓNICO. Identificación del Expediente Datos identificativos del expediente y del operador r del sistema de conservación. Expediente Nº Expediente: Usuario: Razón social: Tipo usuario: Contenido usuario: Certificado usuario: Representante usuario: Tipo representante: Huella digital Sello digital: SERVICIO DE CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS SEGÚN NORMA NOM-151-SCFI-2002 EXP_ Test edicom edicom Nombre persona Juan 4FD7474FAE1D AED1FF52B78AFAAAF11AFC147EF3C1EA191D89E39D24B2E74A8C2AAA 73A3CA9CF10C26B4ASEFC071A57D4A6295D00C8755BDB96EF63492FBFF2E930S C66BEEB08FCD7A4C C84EEBSE71399ACD91BE57869FED849D1 2F50A56DBA9ACEAEBSB3F24A407BE1357EC4SA7DDDB884C9DA671E A 97643A1F2ED692BECD12036F8BC3DE2F76D46629B5CEES24E30A0490BE96EA75 Constancia del Expediente Constancia Nº Constancia: Marca de tiempo: Folio: Usuario: Razón social: Tipo usuario: Certificado usuario: Representante usuario: Tipo representante: Contenido representante: Huella digital: Sello digital: CNS_ /07/ :11: GMT 623 PS_nombre PS_apelllido_1 PS_apellido_2 Nombre persona Física PS_contenido 18DC5A04F2A13DA8 PSrep_nombre PSrep_apellido_1 PSrep_apellido_2 Nombre persona Física PSrep_contenido 73A3CA9CD10C26B4ASEFC071A57D4A6295D00C8755BDB96EF63492FBFF2E C66BEB08FCD7A4C C84EEBSE71399ACD91BE57B869FED849D 2950A56DBA9ACEAEBSB3F24A40EE1357EC4SA7DDD984C9DA671E A A1F2ED692BECD12036P8BC3DE2F76D46629B5CEES24E30A0490BE96EA7 Documentos del Expediente Sirven de enlace para su visualización. Firma del PDF Garantiza que el comprobante no fue alterado. Mensajes Incluidos leeme.txt Plantilla Altas ASPs.doc renombrados.xls PDF Signature Digitally signed by ACEDICOMMX Date: :17:02 CEST Enlace a la Autoridad de Certificación Permite autentificar la originalidad, integridad y fecha del expediente a través de la web de ACEDICOMMXMX EDICOMUNICACIONES MÉXICO, S.A. DE C.V., PRESTADOR ACREDITADO MEDIANTE RESOLUCIÓN NÚMERO , DE FECHA 5 DE MARZO DE 2009, PUBLICADO EN DIARIO OFICIAL DEL 7 DE MAYO Norma oficial mexicana NOM-151-SCFI-2002 constancia 8 NOM CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS

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12 MEXICO Torre del Ángel Paseo de la Reforma No 350 Piso 16-B Colonia Juárez Cuauhtémoc México D.F. Tel. +52 (55) (ext. 2003) Fax. +52 (55) edicomgroup.com/mx USA 152 Madison Avenue Suite 1900 New York NY Tel Fax edicomgroup.com/us ESPAÑA Parque Tecnológico de Paterna Ronda de Auguste y Louis Lumiere, Paterna (Valencia) Tel Fax marketing@edicomgroup.com edicomgroup.com/es BRASIL Rua Frei Caneca º andar. CEP São Paulo T. +55 (11) F. +55 (11) info_brazil@edicomgroup.com edicomgroup.com/br ITALIA Centro Direzionale Milanofiori Viale Milanofiori Strada 1 Palazzo F Assago. Milano Tel Fax marketing@edicomgroup.com edicomgroup.com/it ARGENTINA Lola Mora Oficina Puerto Madero Este Buenos Aires Tel. +54 (11) info_argentina@edicomgroup.com edicomgroup.com/ar FRANCIA - PARIS Rue de Berri Paris Tel. +33 (0) Fax. +33 (1) edicomfr@edicomgroup.com edicomgroup.com/fr FRANCIA - LA CIOTAT Espace Mistral, Bat A 297 Avenue du Mistral Zone Athelia La Ciotat Tel. +33 (0) edicomfr@edicomgroup.com edicomgroup.com/fr