SUBPROCESO ACTIVACION DEL GRUPO DE INTERVENCION RAPIDA PARA EMERGENCIAS O DESASTRES - GIRED

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1 CODIGO: DNO-COEN VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA NACIONAL (COEN) TITULO: SUBPROCESO ACTIVACION DEL GRUPO DE INTERVENCION RAPIDA PARA EMERGENCIAS O DESASTRES - RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Encargado del COEN V B OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA: 01/07/ /17 1. OBJETIVO Activar el Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres () para que brinde asesoramiento técnico y operativo a los Comités de Defensa Civil, cuya capacidad de respuesta ante una emergencia o desastre ha sido superada y ante la imposibilidad por parte del Comité Regional de Defensa Civil de comisionar su propio. 2. ALCANCE Este procedimiento involucra al Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (COEN) de la Dirección Nacional de Operaciones, la Dirección Nacional de Prevención, la Dirección Nacional de Logística, la Oficina de Administración, y la Oficina de Estadística y Telemática. Describe las actividades desde la orden del Jefe del INDECI de activar el Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (), hasta la entrega del Informe de Actividades correspondiente al Nacional de Prevención o al Nacional de Operaciones. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley N y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo N SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo N PCM Decreto Supremo N PCM, aprueba Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG), aprueba Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres Planes Operativos y/o de Emergencias Nacionales y Locales, aprobados por los Comités Regionales de Defensa Civil, los que deben guardar coherencia con el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres Planes de Contingencia ante fenómenos específicos, aprobado por el INDECI; los Comités de Defensa Civil; correspondientes Directiva de Respuesta Inmediata para la Atención de Emergencias o Desastres, en vías de aprobación. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Subproceso Verificación de Información Preliminar de una Emergencia, el que concluye con la información verificada con las Instituciones Especializadas y las Fuentes Primarias Comunicación de los Comités Regionales de Defensa Civil al INDECI, señalando que su capacidad de respuesta ante la emergencia o desastre ha sido superada, así como la imposibilidad de comisionar su Grupo de Intervención Rápida ().

3 FECHA: 01/07/ /17 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Jefatura del INDECI Módulo de Operaciones del COEN Dirección Nacional de Logística Dirección Nacional de Prevención Oficina de Estadística y Telemática Oficina de Administración. 6. CONSIDERACIONES 6.1 El Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres () estará conformado por los siguientes Equipos: Equipo Técnico de Intervención Rápida (ETIR). Equipo de Intervención Rápida de Operaciones (EIRO). La participación simultánea de los dos equipos o de solamente uno de ellos, dependerá del análisis de la situación y de la decisión que tome la Jefatura del INDECI, teniendo en cuenta la opinión del Presidente del Comité Regional de Defensa Civil. 6.2 El ETIR asesorará al Presidente del Comité de Defensa Civil en lo referente a: Identificación de peligros, análisis de vulnerabilidad, estimación de los riesgos, medidas de mitigación para reducir efectos secundarios de la emergencia o desastre. Está integrado por: Jefe de Equipo. Evaluadores de Riesgo. Técnicos Especialistas. Encargado de Comunicaciones. Camarógrafo (eventual). 6.3 Las funciones del ETIR son las siguientes: Jefe del Equipo: Dirigir el ETIR. Definir en coordinación con los integrantes del Equipo, las actividades técnicas a desarrollar durante la emergencia. Asesorar desde el punto de vista técnico, al Presidente del Comité de Defensa Civil local. Efectuar las coordinaciones necesarias con instituciones de la zona. Mantener informado al Evaluador y a la Dirección Nacional de Prevención. Elaborar los Informes Técnicos Preliminares del ETIR. Mantener estrecha relación con el EIRO Evaluadores de Riesgos: Identificar los peligros principales y secundarios. Estimar permanentemente los riesgos de acuerdo a la evolución de los eventos que se van desarrollando. Delimita el área de riesgo. Sugerir el tipo de acciones a adoptar de acuerdo al análisis de vulnerabilidad efectuada.

4 FECHA: 01/07/ / Técnicos Especialistas: Desarrollar los trabajos que defina el Jefe del ETIR de acuerdo al tipo de emergencia que se esté atendiendo Encargado de Comunicaciones: Comprobar el correcto equipamiento del kit de emergencia de comunicaciones que deberá trasladar hasta la zona del desastre. Mantener un adecuado enlace del EIRO con el Evaluador del COEN y la Alta Dirección mediante un eficaz empleo de los medios de comunicación asignados (teléfonos celulares, satelitales, equipos de radio HF y VHF, etc.). Asegurar un adecuado enlace entre los integrantes del Equipo. Será responsable de la seguridad física y del buen uso de los equipos de comunicaciones, para lo cual impartirá instrucciones específicas a los miembros del Equipo. Despachar información de las ocurrencias, informes y/o requerimientos presentados por los miembros del Equipo. Mantener informado al Jefe de Equipo y al COEN del desarrollo de sus acciones en la zona de la emergencia Camarógrafo: Registrar en video imágenes. Estas deben reflejar la magnitud del evento y las acciones de respuesta ejecutadas por el SINADECI. Registrar en fotografías la emergencia y las acciones ejecutadas para su atención. Grabar en cintas de audio declaraciones de las autoridades presentes en el lugar y testimonios de las personas afectadas o damnificadas. Enviar las imágenes, fotografías, cintas de audio y textos en forma oportuna para ser evaluada en el COEN y eventualmente distribuida a los medios de comunicación. Permanecer en todo momento con el equipo del que está comisionado en la zona de emergencia hasta la culminación de las labores encomendadas. 6.4 El EIRO se encargará de asesorar a los Comités de Defensa Civil, asimismo verificar y evaluar en forma preliminar los daños y determinar las necesidades de la población afectada, se encargará de la organización de la población para las evacuaciones, y la instalación y administración de albergues, entre otras actividades. Está integrado por: Jefe de Equipo. Evaluador de Daños y Análisis de Necesidades. Encargado Logístico. Encargado de Comunicaciones. Camarógrafo (eventual). 6.5 Las funciones del EIRO son las siguientes: Jefe del Equipo: Dirigir el Equipo de operaciones ante una emergencia y establecer los lineamientos de la administración del desastre. Es responsable del cumplimiento de la Misión encomendada y del personal del Equipo.

5 FECHA: 01/07/ /17 Asesorar al Comité de Defensa Civil (Regional, Provincial y/o Distrital) en todo lo referente a la activación del Centro de Operaciones de Emergencia. Mantener estrecha coordinación con el Jefe del Equipo Técnico de Intervención Rápida (ETIR). Efectuar las coordinaciones que sean necesarias con las instituciones y organismos competentes para el mejor desempeño de las tareas del Equipo. Conducir las operaciones de Logística Operacional necesarias para el traslado de la Ayuda Humanitaria a los damnificados. Mantener informado al Evaluador del COEN y la Alta Dirección del desarrollo de las acciones en la zona de la emergencia Evaluador de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN): Asesorar al Comité de Defensa Civil respectivo en la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades de la emergencia en la zona afectada (EDAN). Proporcionar las evaluaciones preliminar, complementaria y final de la emergencia presentada, empleando los formatos establecidos. Mantener informado al Jefe del Equipo sobre el desarrollo de sus acciones en la zona de emergencia Encargado Logístico: Asesorar al Jefe del Equipo en materia de información y acciones logísticas. Asesorar en el empleo de almacenes adelantados. Realizar el control de información de manera cuantificada del total de carga y las fuentes de envío a la zona de emergencia. Mantener un control detallado del apoyo logístico enviado por todos los medios de transporte disponibles a la zona afectada. Mantener informado al Jefe de Equipo y al COE del desarrollo de sus acciones en la zona de emergencia. Supervisar la entrega y distribución de la ayuda humanitaria por parte de la Comisión de Logística del Comité de Defensa civil de la zona, hasta su disposición final, mediante la suscripción de las PECOSAS, Actas de Entrega, Planillones, etc Encargado de Comunicaciones: Comprobar el correcto equipamiento del kit de emergencia de comunicaciones que deberá trasladar hasta la zona del desastre. Mantener un adecuado enlace del EIRO con el Evaluador del COEN y la Alta Dirección mediante un eficaz empleo de los medios de comunicación asignados (teléfonos celulares, satelitales, equipos de radio HF y VHF, etc.). Asegurar un adecuado enlace entre los integrantes del Equipo. Será responsable de la seguridad física y del buen uso de los equipos de comunicaciones, para lo cual impartirá instrucciones específicas a los miembros del Equipo. Despachar información de las ocurrencias, informes y/o requerimientos presentados por los miembros del Equipo. Mantener informado al Jefe de Equipo y al COEN del desarrollo de sus acciones en la zona de la emergencia.

6 FECHA: 01/07/ / Camarógrafo: Registrar en video imágenes. Estas deben reflejar la magnitud del evento y las acciones de respuesta ejecutadas por el SINADECI. Registrar en fotografías la emergencia y las acciones ejecutadas para su atención. Grabar en cintas de audio declaraciones de las autoridades presentes en el lugar y testimonios de las personas afectadas o damnificadas. Enviar las imágenes, fotografías, cintas de audio y textos en forma oportuna para ser evaluada en el COEN y eventualmente distribuida a los medios de comunicación. Permanecer en todo momento con el equipo del que está comisionado en la zona de emergencia hasta la culminación de las labores encomendadas. 6.6 Cada Comité Regional de Defensa Civil debe contar con un. En caso que los Comités Regionales informen a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente o a la que no pueden enviar su para la atención de la emergencia, entonces la Jefatura del INDECI evaluará la autorización para la activación del del INDECI o de la Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente. 6.7 El Evaluador del COEN en coordinación con el Nacional de Operaciones gestiona ante la SubJefatura la autorización de la Comisión de Servicio del ; asimismo coordina con la institución de las FFAA, PNP o empresa aérea el transporte y traslado a la zona afectada por la emergencia o desastre. 6.8 Los integrantes del deberán contar con un equipo personal, tales como casacas con el logo del INDECI, chalecos, cascos, los que deben ser asignados y renovados por la Dirección Nacional de Logística. Asimismo la información que debe llevar consigo el equipo debe ser: Orden de Misión, Documentos de Identificación (fotocheck), Mapas de la localidad afectada (en forma digital), Información del Comité de Defensa Civil Local, Manual de Conocimientos Básicos para Comités de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil, entre otras. 6.9 El mantendrá informado en forma permanente al Evaluador del COEN, al Nacional de Operaciones y a la Jefatura de INDECI sobre las actividades que vienen realizando en la zona afectada y la información referente a riesgos y daños en la zona. Asimismo mantendrá una constante coordinación con la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente El Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática (OET) ordenará que la Unidad de Comunicaciones proporcione al Radio Operador designado para integrar el EIRO y/o ETIR, el siguiente equipo: Un Equipo de Radio HF. Tres Radios VHF Handlie Talkie. Una PC tipo Laptop con batería y accesorios incluyendo información electrónica, mapas de la zona afectada, SIG, otros. Un GPS (Posicionamiento Global Satelital). Un Teléfono Satelital. Un Ejemplar del Plan de Comunicaciones.

7 FECHA: 01/07/ /17 Un io Telefónico INDECI y de la. Un io Telefónico de Comisarías, Centros de Salud u otras instituciones de la localidad afectada. Un io de Frecuencias de Radio. Listado de Indicativos a emplear. io de Correos Electrónicos del INDECI. Un maletín de mano conteniendo herramientas básicas. 7. DEFINICIONES 7.1 Carta de Funciones: Documento en donde se especifica a los miembros que conforman los Equipos EIRO y/o ETIR su misión y las actividades que deberán cumplir. 7.2 Comisión de Servicio: Acción que consiste en el desplazamiento temporal del personal del INDECI, así como de personal invitado de otras instituciones; fuera de la sede habitual donde labora o presta servicios no personales, para el cumplimiento, en el ámbito del territorio nacional, de actividades relacionadas con los objetivos institucionales. 7.3 Planilla de Viáticos por Comisión de Servicio: Documento interno en el que se detalla la liquidación de los fondos destinados y la autorización de la Comisión de Servicios. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Equipo de Intervención Rápida de Operaciones (EIRO): Es el equipo que conforman especialistas en la respuesta ante una emergencia producida por fenómenos naturales y/o tecnológicos Equipo Técnico de Coordinación y Apoyo: Este Equipo se encargará de realizar un análisis en gabinete de la situación descrita por el personal que se encuentre en el campo, así como sugerirá medidas de carácter inmediato a fin de minimizar los riesgos de la zona de emergencia. Estará integrado por representantes del Consejo Consultivo Científico Tecnológico, la Dirección Nacional de Prevención y el Módulo de Monitoreo y Análisis del COEN Equipo Técnico de Intervención Rápida (ETIR): Equipo conformado por profesionales y técnicos de diferentes especialidades, organizados y capacitados para llevar a cabo trabajos de evaluación, estimación de riesgos y medidas de mitigación para intervenciones inmediatas y urgentes sugeridas a los Comités de Defensa Civil comprometidos en la emergencia para solucionar problemas inherentes y secundarios producidos por un fenómeno natural o tecnológico Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (): Grupo constituido por profesionales que integran equipos especializados de respuesta inmediata para asesoramiento y apoyo a los Comités de Defensa Civil frente a los efectos producidos por los fenómenos naturales y/o tecnológicos, debidamente capacitados en el área técnica/operativa de su responsabilidad.

8 FECHA: 01/07/ /17 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Capacidad de Respuesta del Comité de Defensa Civil ante la emergencia o desastre ha sido superada y el Comité Regional de Defensa Civil no puede comisionar su a la zona afectada. COEN Jefatura COEN COEN Operador del Módulo de Operaciones Evaluador Jefe del INDECI Evaluador Operador del Módulo de Operaciones Se ejecuta el subproceso Verificación de Información Preliminar de una Emergencia. 1. Brinda toda la información necesaria y validada al Evaluador sobre la emergencia de magnitud o desastre producido. 2. Recibe la información proporcionada por el Operador del Módulo de Operaciones, registra en Cuaderno de Novedades del COEN. Coordina con el Presidente del Comité Regional de Defensa Civil a fin de determinar si la emergencia supera la capacidad de respuesta local. 3. Analiza la información y la necesidad de activar el. 4. Informará al Jefe de INDECI, al Nacional de Operaciones y al Nacional de Prevención sobre la situación de emergencia, recomendando si es necesario activar el ETIR y/o el EIRO, ir a la actividad 6. No es necesaria activación del Se da por concluido el proceso. Es necesaria la activación del 5. Aprueba la activación del y el(los) Equipo(s) que lo integrará(n). 6. Coordina con el Operador del Módulo de Operaciones para que se comunique con el Nacional de Operaciones (activación EIRO) y/o Nacional de Prevención (activación ETIR), el Nacional de Logística, el Jefe de la Oficina de Administración, el Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática, el Secretario General y otras oficinas o direcciones involucradas en el proceso de activación de. Espera hasta la aprobación de la Comisión de Servicio del, luego ir a la actividad Se comunica con la DNP, DNO, DINALOG, OA, OET, SGII sobre la activación del ETIR y/o del EIRO, según corresponda, para que inicien las acciones correspondientes.

9 FECHA: 01/07/ /17 OET/ SGII/ OA DNP Responsable 8. La Oficina de Estadística y Telemática dispondrá que un Radio Operador de la Unidad de Comunicaciones se integre al EIRO y/o ETIR. Además proporcionará todo el equipo y la información elaborando los formatos de bienes correspondientes. La Unidad de Imagen Institucional designará un camarógrafo si ha sido dispuesto por el Jefe del INDECI, quién se integrará el equipo EIRO y/o ETIR y registrará en video imágenes de la emergencia y las acciones de respuesta de los organismos del SINADECI, ir a la actividad Establece la conformación del ETIR o el EIRO, según corresponda, con personal capacitado en las funciones de prevención y dispone su convocatoria a su secretaria. El personal seleccionado confirmará su presencia y se apersonará a la, DNO, DNP, según corresponda, en caso de no encontrarse en ella. 10. Comunica su designación a cada uno de los miembros que integra el EIRO o ETIR, según corresponda, quienes confirmarán su participación y se apersonarán a la Sede Central del INDECI, en caso de no encontrarse en ella. 11. Recibe nombres de personal de OET y/o Imagen Institucional que integrarán EIRO y/o ETIR. 12. Elabora y entrega al la lista con el personal que se completará el EIRO y/o el ETIR. 13. Activa el EIRO o el ETIR, según corresponda. 14. Dispone preparar la autorización para la Comisión de Servicio de los miembros del EIRO o ETIR, según corresponda, adjuntando memorándum dirigido a la SubJefatura. 15. Firma memorándum, adjunta requerimiento para de Comisión de Servicio para EIRO o ETIR, según corresponda, y deriva a la secretaria para elevar a la SubJefatura. 16. Recibe la documentación y entrega a Secretaría General para que sea elevado a SubJefatura.

10 FECHA: 01/07/ /17 SG II SubJefatura del INDECI SG II OA DNP DINALOG DNP COEN Secretaría General SubJefe Secretaría General Unidad de Abastecimiento Evaluador Se inicia el Proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario, que termina con la entrega del Memorándum solicitando autorización para la Comisión de Servicio del ETIR y/o EIRO, según corresponda. 17. Recibe y revisa solicitud de Comisión de Servicio (EIRO y/o ETIR). Si es conforme lo aprueba y deriva a través de Secretaría General a las Unidades Orgánicas correspondientes. Continúa el Procedimiento Administración del Proceso de Trámite Documentario el que concluye con la entrega de la autorización a la DNO, DNP y a la Oficina de Administración para la asignación de los viáticos. Se inicia el proceso Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los viajes en Comisión de Servicio, luego ir a la actividad Recibe autorización para Comisión de Servicio aprobado por el Subjefe del INDECI, registra memorándum, eleva a. 19. Firma requerimiento de equipo personal para el (chalecos, casacas, otros) dirigido a la DINALOG, entrega a para su distribución, ir a la actividad Registra y entrega requerimiento de equipo a la DINALOG, solicita firma del cargo. Ir al procedimiento Salida de Artículos del Almacén General por Requerimiento. Se inicia el procedimiento Salida de artículos del Almacén General por requerimiento, donde se le entrega al Equipo EIRO y/o ETIR el equipo necesario para la comisión de servicio en la zona afectada, luego ir a la actividad Comunica al Evaluador del COEN sobre la aprobación de la Comisión de Servicio y el personal que va a integrar el, luego ir a la actividad Coordina con Instituciones de transporte, para el traslado del a la zona afectada. La Institución de transporte remitirá vía fax una proforma del costo de su servicio.

11 FECHA: 01/07/ /17 DINALOG COEN Institución encargada del Transporte DNP COEN Oficina de Administración Unidad de Abastecimiento Evaluador Responsable del Transporte Jefe EIRO y/o ETIR Evaluador Operador del Módulo de Operaciones Jefe EIRO y/o ETIR Unidad de Servicios Generales 23. Una vez aprobado el costo de servicio, se preparará requerimiento de contratación de servicio de transporte a DINALOG, firmando el requerimiento el DNO o el DNP, según corresponda. 24. Firmado el requerimiento entrega a DINALOG, se inicia el Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios. Se inicia el Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, donde se realiza la contratación del servicio de transporte para trasladar al personal a la zona afectada. 25. Envía a la Institución encargada del Transporte, vía fax, documento con la lista de pasajeros que van a ser trasladados a la zona afectada, luego ir a la actividad Recibe fax oficial de INDECI con la lista de pasajeros que van a viajar a la zona afectada, prepara transporte (aéreo, terrestre) y espera la llegada del personal del INDECI, luego ir a la actividad Prepara Carta de Funciones para el EIRO/ETIR. Le entrega la Carta de Funciones al Jefe del EIRO/ETIR. 27. Coordina con cada uno de los miembros del Equipo. El espera la entrega de información relacionada al evento por parte del COEN. 28. Dispone para que se le facilite al (EIRO y/o ETIR), toda la información concerniente a la emergencia o desastre: Información preliminar, EDAN, información de la zona afectada, otras. 29. Entrega toda la información necesaria al Jefe(s) de los Equipos: EIRO y/o ETIR. 30. Recibe información, el equipo personal para cada miembro del equipo entregado por la DINALOG y los viáticos entregados por la Oficina de Administración. Se inicia el procedimiento Servicio de Transporte para atender a las Unidades Orgánicas de la, traslada al a la zona de embarque para ser trasladados a la zona afectada (aeropuerto, terminal terrestre).

12 FECHA: 01/07/ /17 Institución encargada del Transporte Comité de Defensa Civil Responsable del Transporte 31. Una vez listo el transporte, el (ETIR y/o EIRO) es trasladado a la zona afectada por la emergencia o desastre. Actividades del en zona afectada por la emergencia o desastre Jefe EIRO y/o ETIR Presidente/ Secretario Técnico Miembros del EIRO y/o ETIR Jefe EIRO y/o ETIR 32. Coordinan las funciones que el equipo, correspondiente, va ha realizar para la atención de la emergencia. 33. Jefe EIRO coordina funciones con cada uno de los miembros del EIRO. Jefe ETIR coordina funciones con cada uno de los miembros del ETIR. 34. Brindan la Asesoría Técnica necesaria al Comité de Defensa Civil para desarrollar sus actividades en la emergencia y para activar el COE, ir a la actividad Activa el Centro de Operaciones de Emergencia (COE) bajo la supervisión del. 36. Recibe la asesoría del (ETIR y/o EIRO), acerca de Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades, Activación del COE, Almacenes Adelantados, Asesoría Técnica, Informe de Evaluación de Riesgos, Análisis de Vulnerabilidades, otras. Espera la ayuda humanitaria. 37. Realiza sus funciones específicas en la zona de emergencia de acuerdo a los puntos 6.2 y 6.3 de Consideraciones, bajo la supervisión de su Jefe de Equipo. 38. Prepara Informe proponiendo las acciones que deben ser adoptadas por las autoridades del CDC. Informan al Jefe del EIRO y/o ETIR. 39. Recibe la información de cada uno de los miembros del equipo ETIR y/o EIRO. Analiza la información. Prepara informes técnicos preliminares sobre los riesgos a los que está expuesta la localidad que serán entregados a los Comités de Defensa Civil, luego ir a la actividades 34 para el asesoramiento al CDC y a la actividad 41, una vez culminada la Comisión de Servicios. Comité de Defensa Civil recibe la ayuda humanitaria para que sea distribuida a la población afectada o damnificada

13 FECHA: 01/07/ /17 Dirección Regional de Defensa Civil Población afectada DNP DNP Oficina de Administración Unidad de Logística Pobladores afectados o damnificados Jefe EIRO/ETIR Jefe EIRO/ETIR Unidad de Economía Se inicia el proceso Autorización a los Comités de Defensa Civil para la distribución de Bienes de los Almacenes Adelantados. La Comisión de Logística del Comité de Defensa Civil se encargará de la distribución de la ayuda humanitaria a la población afectada o damnificada, previa autorización de la DRDC correspondiente para la salida de bienes, bajo la supervisión del EIRO. 40. Reciben ayuda humanitaria, dejando constancia de la ayuda recibida en planillas o padrones de entrega, en los cuales firma o estampa huella digital. Culminada la Comisión de Servicio 41. El Jefe EIRO informa al Nacional de Operaciones y el Jefe ETIR informa al Nacional de Prevención, sobre las actividades que han sido realizadas por su equipo en la zona afectada. 42. Recibe informe, lo analiza y determina acciones a tomar. Se inicia el subproceso Información Preliminar, Complementaria, EDAN sobre Emergencias. Se inicia el subproceso Actualizar la Información sobre Movimiento de Bienes en Almacenes Adelantados. 43. Entrega documentos que sustentan gastos realizados en Comisión de Servicios, mediante memorándum dirigido a la Oficina de Administración, con la firma del correspondiente. 44. Revisa, si es conforme, firma memorándum, entrega a para que derive a la Oficina de Administración. 45. Registra memorándum y entrega a la Oficina de Administración. Se prosigue con el proceso Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicios, el que culmina con la rendición de cuentas por los viáticos recibidos por cada uno de los miembros del. Se por finalizado el subproceso.

14 10. DIAGRAMA DE FLUJO

15 CDC Presidente/Secretario Técnico Evaluador COEN Operador del Módulo de Operaciones DNO INDECI PERSONAL QUE INTEGRA EL EIRO DNP PERSONAL QUE INTEGRA ETIR JEFATURA OA/OET/SGII Inicio Capacidad de respuesta del CDC ante emergencia o desastre ha sido superada y el CRDC no puede comisionar su a zona afectada Verificación de Información Preliminar de una Emergencia 2 Coordina situación de emergencia o desastre 2 Recibe información y registra en el Cuaderno de Novedades del COEN, coordina situación de emergencia o desastre 1 Brinda toda la información sobre emergencia o desastre ocurrido 3 Analiza información y necesidad de activar 4 Informa a Jefatura y unidades orgánicas correspondientes sobre situación de emergencias o desastres y recomendación de activar 4 Recibe información de situación de emergencia 4 Recibe información de situación de emergencia 4 Recibe información de situación de emergencia Orden de activación Activa? No c Si Fin 5 Recibe orden de activación de 5 Aprueba activación : EIRO y/o ETIR 6 Dispone se comunique a DNO y/o DNP y otras unidades orgánicas involucradas 7 Comunica a DNP y/o DNO y a Unidades Orgánicas la activación de ETIR y/o EIRO Comisión de servicio aprobado 9 Establece conformación EIRO y dispone se convoque al Personal 10 Comunica a Personal que integrará EIRO 10 Se conforma EIRO 9 Establece conformación ETIR y dispone se convoque al personal 10 Se conforma ETIR 10 Llama o comunica a personal que integrará ETIR 8 OET designará radio operador, UII designará Camarógrafo, dotación de equipos necesarios e información a DNP/DNO... a 11 Recibe nombres 11 Recibe nombres 13 Activa EIRO 12 Elabora y entrega lista del personal del EIRO 13 Activa ETIR 12 Elabora y entrega lista del personal del ETIR α

16 INSTITUCIONES DE TRANSPORTE DINALOG Evaluador DNO COEN Operador del Módulo de Operaciones DNP INDECI (EIRO Y/O ETIR) Jefe EIRO/ETIR Miembros EIRO/ETIR SGII SECRETARIA GENERAL SUBJEFATURA OA α 14 Solicita autorización de comisión de servicios EIRO y/o ETIR e 15 Firma memorándum y adjunta requerimiento de comisión de servicio 16 Registra, eleva a SubJefatura Administración del Proceso de Tramite Documentario Administración del Proceso de Tramite Documentario 17 Aprueba comisión de servicio ETIR y/o EIRO f a 19 Firma requerimiento de equipo para personal del, entrega a 18 Recibe comisión de servicio aprobado Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio 21 Recibe comunicado 21 Comunica a Evaluador personal que va a viajar 20 Entrega requerimiento de equipos para personal a DINALOG 22 Remite proforma de servicio de transporte 22 Coordina contratación de servicio 23 Prepara requerimiento para contratación de servicio 23 Firma requerimiento Servicio de Transporte Procedimiento General para la Adquisición de Bienes y Servicios 24 Entrega requerimiento a DINALOG 25 Recibe relación de personal designado para viaje d 25 Elabora y emite documentos con relación de personal designado para viaje 26 Prepara Carta de Funciones, entrega a Jefe EIRO/ETIR 27 Recibe Carta de Funciones y coordina con miembros del equipo 27 Coordina funciones Salida de Artículos del Almacen General por Requerimiento Información, equipos y viáticos Llegada de personal que viajará 28 Ordena a Operador del Módulo de Operaciones entrega de información a Jefe EIRO/ETIR 29 Entrega información relacionada a evento ocurrido 30 Recibe información relacionada al evento ocurrido, equipos necesarios y viáticos 31 Traslada a a zona afectada por emergencia o desastre Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la χ

17 INDECI POBLACION AFECTADA CDC (Distrital, Provincial, Regional) DRDC UNIDAD DE LOGISTICA DNP (EIRO Y/O ETIR) Jefe EIRO/ETIR Miembros del EIRO/ETIR OA χ Actividades en zona afectada por Emergencia o Desastre 32 Coordinan funciones que cada equipo va ha realizar para la atención de la emergencia 33 Coordina funciones con cada miembro de su equipo 33 Coordina funciones 35 Activa el COE 34 Asesora en la activación del COE y en el desarrollo de actividades en la emergencia g 36 Recibe asesoría de EIRO y/o ETIR en evaluación de daños, activación de almacenes adelantados, estimación de riesgos, otros 37 Supervisa actividades realizadas por su equipo 37 Realiza sus funciones específicas en la zona de la emergencia Ayuda humanitaria 38 Preparan informes proponiendo las acciones que deben ser adoptadas por las autoridades del CDC CDC recibe ayuda humanitaria para ser distribuida a la población 39 Recibe información sobre actividades de su equipo, analiza y presenta al CDC y a la DRDC 39 Informa al Jefe EIRO/ETIR 40 Recibe ayuda humanitaria Autorización a los Comites de Defensa Civil para la Distribución Bienes de los Almacenes Adelantados Autorización a los Comites de Defensa Civil para la Distribución Bienes de los Almacenes Adelantados Fin Culminada la comisión de servicio 42 Recibe informe sobre actividades realizadas por equipo EIRO/ETIR 41 Informa sobre actividades realizadas en comisión Recepción de Información Preliminar, Complementaria, EDAN sobre Emergencias Actualizar la Información sobre Movimiento de Bienes en Almacenes Adelantados 43 Entrega documentos sustentatorios de gastos por comisión de servicio mediante memorándum dirigido a OA 44 Revisa memorándum, si es conforme firma y deriva 45 Registra y entrega documentos Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio Fin