recibir, analizar y dar atención a una queja o delación.

Transcripción

1 Protocolo Protocolo para recibir, analizar y dar atención a una queja o delación. Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés de Nacional Financiera S.N.C 24 de junio de

2 INTRODUCCIÓN En el mes de diciembre de 2015, por primera vez en Nacional Financiera se dió un ejercicio de elección y votación para definir a los integrantes titulares y suplentes del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Para la elección y votación, se solicitó la participación de todo el personal de la Institución bajo la consigna de postular y posteriormente votar, por personas que fueran reconocidas por tener como características su honradez, vocación de servicio, integridad, responsabilidad, compromiso, confiabilidad, juicio informado, colaboración y trabajo en equipo. Es así como ahora, los integrantes del Comité de Ética, al aceptar el cargo por dos años, han ratificado ante el Presidente del mismo su compromiso y, como equipo, se esforzarán por capacitarse y conocer todo lo concerniente en materia de derechos humanos, igualdad y no discriminación, así como lo relativo a la integridad y prevención de conflictos de interés, para que en el desarrollo de sus funciones y en el conocimiento de los asuntos que impliquen el incumplimiento al Código de Conducta, actúen con reserva y discreción y ajusten sus determinaciones a criterios de legalidad, imparcialidad, objetividad, transparencia, certeza, ética e integridad. Es por ello que se elabora el presente Protocolo de actuación para el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés, para recibir, analizar y dar atención a una queja o delación. 2

3 PROTOCOLO OBJETIVO Que los integrantes del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés de Nacional Financiera, se conduzcan bajo un procedimiento establecido y estandarizado, para recibir, analizar, calificar, emitir observaciones no vinculatorias y recomendaciones sobre conductas del personal, ante probables incumplimientos al Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal, al Código de Conducta de Nacional Financiera y a las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Respecto al manejo de la información que derive de las quejas o delaciones a las que tenga conocimiento el Comité de Ética, sus integrantes deberán actuar bajo estricto cuidado, a fin de salvaguardar la confidencialidad o anonimato que, en algunos casos, deberá prevalecer respecto al nombre y demás datos de la persona que presente la queja o delación y de los terceros a los que les consten los hechos, tal y como lo manifestaron y firmaron por escrito, al aceptar el cargo en el Comité de Ética. 3

4 PROTOCOLO 1 RECEPCIÓN DEL FORMATO DE QUEJA O DELACIÓN PROCEDENTE Una vez analizado el formato, al contar con todos los elementos solicitados, se siguen los siguientes pasos: Convocar al Comité de Ética a celebrar una sesión extraordinaria. Establecer si la queja o delación es competencia del Comité. Si resulta competencia del Comité y se califica como probable incumplimiento al Código de Ética, se continúa el trámite. El Comité designará una Comisión, conformada por al menos tres integrantes, que deberá allegarse de los elementos que consideren necesarios para presentar una conclusión, determinación o sugerencia al Comité (Proyecto de resolución). La Comisión podrá citar a quien haya sido señalada (o) como probable inculpado (a) y se le informará de forma general sobre dicho señalamiento. La Comisión podrá citar a quien haya sido señalada (o) como testigo (a), así como al promovente a fin de contar con mayores elementos, antes de emitir su conclusión. El Comité de Ética determinará si aprueba o modifica el proyecto de resolución de la Comisión. 4

5 PROTOCOLO 2 MANIFIESTO DEL SERVIDOR PÚBLICO INVOLUCRADO Se le informara al implicado de manera general el asunto de la queja o delación. Sin hacer referencias del promovente o testigos. (Anexo 1-A). Se solicitará al servidor público involucrado que por escrito manifieste lo que a su derecho convenga, de manera libre y en la extensión que considere idónea, después de que se dé lectura al relato de los eventos, para que pueda responder, considerando el lugar, tiempo y circunstancias en que aparentemente sucedieron los hechos. La forma de presentar su argumento es libre. 5

6 PROTOCOLO 3 ANÁLISIS DE UNA QUEJA O DELACIÓN Para contar con los elementos necesarios derivados del análisis, la Comisión deberá utilizar el formato Análisis de una queja o delación (Anexo 1-C), en virtud de que será necesario dejar constancia escrita, misma que se incorporará al expediente. La Comisión entregará la conclusión, determinación y sugerencias a la Secretaría Ejecutiva, en el formato ya mencionado, para que convoque a una sesión ordinaria o extraordinaria, al Comité de Ética. Dicho análisis deberá efectuarse dentro de un plazo máximo de veinte días hábiles, contados a partir de que se califica la queja o delación como un probable incumplimiento. 6

7 PROTOCOLO 4 ATENCIÓN A UNA QUEJA O DELACIÓN La Comisión, una vez autorizada por el Comité de Ética, podrá intentar una conciliación entre las partes involucradas. En el caso de que la conciliación no sea procedente, se deberá dar el curso que determine el Comité de Ética. Si se determina un incumplimiento, el Comité de Ética realizará las recomendaciones a las instancias competentes para tomar medidas sobre el asunto, incluyendo la posibilidad de dar vista al Órgano Interno de Control. Si se trata de un incumplimiento por conductas de hostigamiento y acoso sexual, las medidas preventivas podrán determinarse en coordinación con INMUJERES, PRONAID o CNDH. Si resulta que no existe incumplimiento, se realizarán observaciones o recomendaciones para atender la problemática que generó la queja o delación. El Comité de Ética discutirá el proyecto de resolución o pronunciamiento imparcial, no vinculatorio, y votará su aprobación a efecto de elaborar las respectivas observaciones o recomendaciones relativas a la queja o delación. 7

8 PROTOCOLO 5 FACULTADES DEL PRESIDENTE (A) O SUPLENTE Dar parte, en su caso, a las instancias correspondientes: a) De la determinación de un incumplimiento. b) De sus observaciones. c) De emitir las recomendaciones a la persona que incumplió el Código de Conducta, el de Ética o las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública en las que, en su caso, se inste al transgresor a corregir o dejar de realizar la o las conductas contrarias al Código de Ética, Código de Conducta o a las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública. d) De dar sugerencias para modificar procesos y tramos de control. e) De solicitar a la Dirección de Recursos Humanos y Calidad que dicha recomendación se incorpore al expediente del posible infractor. f) De remitir copia de la recomendación a los involucrados, jefe inmediato, con copia al Titular de la Dirección en la que esté adscrita la persona transgresora. g) En el supuesto que las quejas o delaciones derivadas no infrinjan el Código de Conducta, el de Ética o las Reglas de Integridad, el Comité de Ética formulará observaciones y recomendaciones, y se harán del conocimiento de los o las involucradas y en su caso, de sus superiores jerárquicos. 8

9 PROTOCOLO 6 PLAZOS PARA EJECUTAR EL PROTOCOLO PARA RECIBIR, ANALIZAR Y DAR ATENCIÓN A UNA QUEJA O DELACIÓN RESPONSABLE ACTIVIDAD TÉRMINO EVIDENCIA DOCUMENTAL O ELECTRÓNICA 1.-Secretaría Ejecutivo Envía correo electrónico con los documentos de la queja o delación, a los miembros del Comité de Ética. Un día hábil a partir de que los requisitos de la delación estén completos. Correo electrónico. Expediente de la queja o denuncia. 2.-Secretaría Ejecutivo Convoca a los titulares del Comité de Ética a una reunión, para revisar la queja o delación. Cinco días hábiles para sesión ordinaria y dos días hábiles para sesión extraordinaria. Correo electrónico. 3.- Comité de Ética Califica la queja o delación. Treinta días hábiles a partir de que los requisitos de información estén completos. 4.- Comité de Ética Si existe probable incumplimiento al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o al Código de Conducta, se conforma una Comisión con tres miembros temporales. 5.- Presidente del Comité de Ética En el supuesto de que el Comité de Ética determine que no es un asunto de su competencia, notifica al promovente y lo orienta para que acuda a la instancia correspondiente. En la misma sesión en que se califica la queja o denuncia. Cinco días hábiles a partir de la calificación como asunto de no competencia del Comité de Ética. Acta de la sesión. Acta de la sesión. Expediente de la queja o denuncia Correo electrónico o, oficio al promovente. 6.- Comisión Atiende la queja o delación; se allega de mayores elementos y presenta un Proyecto de resolución, al Secretario (a) Ejecutivo (a). Veinte días hábiles a partir de la calificación como un probable incumplimiento. Análisis de una queja o delación Anexo 1 -C 9

10 PROTOCOLO 6 PLAZOS PARA EJECUTAR EL PROTOCOLO PARA RECIBIR, ANALIZAR Y DAR ATENCIÓN A UNA QUEJA O DELACIÓN RESPONSABLE ACTIVIDAD TÉRMINO EVIDENCIA DOCUMENTAL O ELECTRÓNICA 7.- Secretaría Ejecutiva Envía a los miembros del Comité un correo electrónico con el proyecto de resolución de la queja o delación, que hizo la Comisión. Un día hábil a partir de la recepción del proyecto. (Análisis de una queja o delación. Anexo 1 - C) Correo electrónico. 8.- Secretaría Ejecutiva Convoca a los titulares del Comité de Ética a una reunión, para revisión del proyecto de resolución sobre la queja o delación que hizo la Comisión. Cinco días hábiles para sesión ordinaria y dos días hábiles para sesión extraordinaria. Correo electrónico. 9.- Comisión En sesión del Comité de Ética, explica el proyecto de resolución que entregó la Comisión 10.- Comité de Ética Un día hábil. Acta de la sesión. Aprueba o modifica el proyecto de resolución. Un día hábil. Acta de la sesión Expediente de la queja o delación Presidente del Comité de Ética De considerar que hubo una probable responsabilidad administrativa, da vista al Órgano Interno de Control. Cinco días hábiles. Oficio Expediente de la queja o delación 12.- Secretaría Ejecutiva Notifica la resolución al promovente, al servidor público involucrado y a su superior jerárquico. Cinco días hábiles. Correo electrónico o oficio. 10

11 Integrantes del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés de Nacional Financiera, S.N.C. Integrantes propietarios Dr. Federico Ballí González Director General Adjunto de Administración y Finanzas, Nacional Financiera, S.N.C. Presidente del Comité de Ética Lic. Lázaro Jiménez García Secretario del Consejo Representante del nivel Director General Adjunto Lic. Guillermo Solórzano Navarro Director de Administración Crediticia Representante del nivel Director de área Lic. Olga María Villalpando Hernández Titular Mesa de Control Financiera Representante del nivel Subdirector Act. José Guzmán Lara Consultor Prevención de Operaciones Ilícitas Representante del nivel Gerente Lic. Adriana Castro Brito Especialista de Compensaciones Representante del nivel Subgerente Lic. Dinorah Anaid Padilla Palacios Analista de Reclutamiento, Selección y Desarrollo de Personal, Representante del nivel Empleado no sindicalizado Miguel Ángel Dávila García Ingeniero en Sistemas e Instalaciones Representante del nivel Empleado sindicalizado Lic. Rosa Elvia Ruiz Guzmán Analista Comité de Adquisiciones, arrendamientos y servicios, Representante del nivel Empleado sindicalizado Suplentes Mtra. Adriana Inés Vallejo Acevedo Directora de Recursos Humanos y Calidad, Suplente el Presidente del Comité de Ética Ing. Ginés Rivero García Director de Informática, Suplente del representante de nivel Director General Adjunto Lic. Cynthia Medina Chapa Directora de Normatividad Gubernamental Suplente del representante de nivel Director Lic. Jesús Gutiérrez Hernández Subdirector de la Coordinación Técnica Suplente del representante de nivel Subdirector Lic. Consuelo Aldana Zepeda Abogada A Contencioso Suplente del representante de nivel Gerente Lic. Misael Román Fuentes Abogado Consultivo, Inversión Riesgo e Internacional Suplente del representante de nivel Subgerente Liliana García Torres Consultor Financiero Suplente del representante de nivel Empleado no sindicalizado Ma. Del Carmen Martínez Pardo Asistente Dirección General Suplente del representante de nivel Empleado sindicalizado Lic. Víctor de Jesús Navarro Vázquez Analista Posiciones de Mercado Suplente del representante de nivel Empleado sindicalizado Secretaría Ejecutiva Mtro. Gumesindo Antonio Gayosso Toscano Subdirector de Desarrollo Organizacional Secretario Ejecutivo del Comité de Ética Lic. Martha Ruiz Pérez Consultora Calidad de Vida e Igualdad Suplente del Secretario Ejecutivo 11

12 ANEXOS Análisis de una queja o delación Comité de Ética y Prevención de Conflictos de Interés de Nacional Financiera S.N.C. 12

13 Anexo 1- A 13

14 Anexo 1 - B 14

15 Proyecto de resolución del Protocolo de atención a una queja o delación Anexo 1 - C Calificación: ( ) Probable Incumplimiento ( ) De no competencia para que el Comité conozca la delación Expediente: 00/2016 Fecha de recepción: 00/00/00 Fecha de calificación: 00/00/00 Fecha límite: 00/00/00 MOTIVOS: PROBABLE PRINCIPIO O VALOR TRANSGREDIDO DEL CÓDIGO DE ÉTICA: PROBABLE PRINCIPIO O VALOR TRANSGREDIDO DE LOS LINEAMIENTOS DE INTEGRIDAD: PROBABLE PRINCIPIO O VALOR TRANSGREDIDO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA DE NAFIN: 15

16 Proyecto de resolución del Protocolo de atención a una queja o delación Expediente: 00/2016 Conclusiones de los comisionados para atender la delación. Comisionado: Nombre, Cargo en el Comité y firma Comisionado: Nombre, Cargo en el Comité y firma Comisionado: Nombre, Cargo en el Comité y firma Incumplimiento al Código de Conducta, de Ética o a las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública ( ) SI ( ) NO 16

17 Atención a una queja o delación por incumplimiento al Código de Conducta de NAFIN Determinación o sugerencias y observaciones del Comité de Ética (pronunciamiento imparcial no vinculatorio) Expediente: 00/2016 Incumplimiento al Código de Conducta, de Ética o a las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública ( ) SI ( ) NO Probable responsabilidad administrativa ( ) SI ( ) NO 17

18 Atención a una queja o delación por incumplimiento al Código de Conducta de NAFIN Determinación del Comité de Ética Expediente: 00/2016 Incumplimiento al Código de Conducta, de Ética o a las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública. ( ) SI ( ) NO Probable responsabilidad administrativa. ( ) SI ( ) NO FECHA Y SENTIDO DE LA DETERMINACIÓN: SUGERENCIAS PARA MODIFICAR PROCESOS Y TRAMOS DE CONTROL: SE DIO VISTA AL OIC?: Fecha / / / 18