Libros legales autorizados en formato digital DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN Nº DGT-R San José, a las doce horas del dieciocho de octubre

Transcripción

1 1 Libros legales autorizados en formato digital DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN Nº DGT-R San José, a las doce horas del dieciocho de octubre del dos mil once. Considerando: I. Que el artículo 99 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la Administración Tributaria, para dictar normas generales para la correcta aplicación de las leyes tributarias dentro de los límites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. II. Que de conformidad con los artículos 251 y siguientes y 303 del Código de Comercio, los libros legales que están obligados a llevar los comerciantes que cita el artículo 5º del Código de Comercio y corredores de bolsa deben ser legalizados por la Dirección General de Tributación. Asimismo, los artículos 51 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, así como el artículo 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, disponen la obligatoriedad de los contribuyentes de llevar libros de contabilidad y otros registros, debidamente legalizados. III. Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Nº 8454 del 30 de agosto del 2005, dispone en su artículo 1º que esta ley es aplicable a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles. Asimismo, añade que el Estado queda expresamente facultado para utilizar los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia. IV. Que esa misma ley establece en su artículo 3, que cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos; y que en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. V. Que el artículo 5º de la Ley Nº 8454 establece los casos de excepción de los actos que no se podrán consignar en documentos electrónicos. Dichos supuestos no son aplicables a la obligación legal establecida en los artículos 251 y 252 del Código de Comercio, 51 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, así como del artículo 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. VI. Que en ese mismo sentido, según Pronunciamiento Nº C , de fecha 5 de abril del 2011, emitido por la Procuraduría General de la República, a partir del artículo 3º de la

2 2 Ley de Firma Digital y Certificados Digitales, el ordenamiento costarricense claramente reconoce que existe equivalencia funcional entre documento físico o en papel y los documentos electrónicos o digitales. VII. Que de igual manera, el órgano procurador, considera que dicho artículo obliga a interpretar cualquier norma jurídica en que se haga referencia a un documento, como comprensiva tanto al documento electrónico como al físico. VIII. Que de conformidad con la resolución Nº DGT-R de las nueve y quince horas del trece de setiembre del dos mil once, se estableció que respecto a los libros que regula el Código de Comercio en su artículo 252, cuando se dispusiera de las tecnologías que garanticen la inalterabilidad y fiabilidad de los soportes electrónicos, la aplicación de los principios que conforman la Ley Nº 8454, el reconocimiento de la equivalencia funcional, la calificación jurídica y fuerza probatoria de los documentos electrónicos, establecidos en los artículos 2, 3, 4 y 6 de esta misma ley, la Administración Tributaria establecería un sistema de registro de estos libros legales electrónicos, que garantice el registro y validación de tales libros y que luego de múltiples consultas técnicas tanto con el Registro Nacional como con el Programa de Gobierno Digital que ha desarrollado las plataformas tecnológicas mediante las cuales se pueda constituir por medios electrónicos una persona jurídica en Costa Rica, se ha llegado a la conclusión de que se cuenta con los medios tecnológicos y con el respaldo legal para autorizar la legalización de libros legales llevados por medios electrónicos y establecer un sistema de registro confiable de las personas jurídicas que deseen acogerse a este sistema, logrando con ello igualmente que toda sociedad mercantil que nazca a la vida jurídica, cuente con la legalización de libros por parte de esta dependencia. IX. Que con fundamento en las normas anteriores, es posible jurídicamente que los libros que están obligados a legalizar los contribuyentes, puedan ser llevados en forma electrónica, de conformidad con las políticas que promueven la conservación y la protección del ambiente; así como la simplificación de los trámites administrativos, a fin de racionalizar las gestiones que realizan los particulares ante la Administración Pública y lograr mayor celeridad y funcionalidad en la tramitación, reduciendo los gastos operativos, de conformidad con la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley Nº 8220 del 4 de marzo del Por tanto, RESUELVE: Artículo 1º Libros en formato digital legalizados por la Dirección General de Tributación. Podrán ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales que esta Dirección debe legalizar, establecidos por el artículo 53 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en concordancia con el artículo 51 de dicha Ley, así como los artículos 251 y siguientes, y 303 del Código de Comercio, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administración, Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los corredores jurados. Artículo 2º Solicitud de legalización y asignación de número de registro. Se entenderá cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros digitales indicados en el artículo

3 3 1 de esta resolución una vez que la Administración Tributaria proporcione un número de registro o entrada electrónica que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de asignación de ese número, el mismo deberá consignarse en cada uno de los folios de los libros digitales legalizados. Tanto quienes legalicen libros digitales por primera vez, como quienes hayan legalizado libros físicos, que opten por cambiarlos a soportes electrónicos, podrán solicitarlo mediante la presentación del formulario D-406 Solicitud de legalización de libros ante la Administración Tributaria competente, en el que se indique claramente sobre el carácter digital de los libros. Artículo 3º Fuerza probatoria de los libros digitales legalizados. Una vez legalizados, los libros referidos en el artículo 1 de esta resolución, tendrán la fuerza probatoria en las mismas condiciones que los documentos físicos. Artículo 4º Conservación del soporte electrónico. De conformidad con el artículo 6º de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Nº 8454, estos libros se conservarán por el plazo establecido por ley, en soporte electrónico, con la aplicación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad y para posibilitar su acceso o consulta posterior. Artículo 5º Contenido de los libros digitales. El contenido de los libros que se conserven en soporte electrónico deberá constituir fiel respaldo de los actos que por ley deban consignarse en ellos. Los contribuyentes podrán escoger el formato de libro que mejor se avenga a sus intereses y consignar en cada folio, sea este electrónico o de papel, el número de entrada o registro electrónico otorgado por la Administración Tributaria como razón de legalización. Las actas de los libros que se lleven en soporte electrónico, deberán ir firmadas digitalmente. Artículo 6º Cancelación de timbres. La facultad de optar por el uso de registros electrónicos como soporte de los libros legales, no exime de la cancelación de los timbres que por ley correspondan a la legalización de libros. La cancelación de los timbres deberá efectuarse mediante formulario de Entero de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado Solicitud de legalización de libros. Igualmente, se admitirán medios de pago electrónico de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los comprobantes respectivos. Artículo 7º Los contribuyentes que continúen utilizando sus libros legalizados en la forma física tradicional u opten por utilizar los libros indicados en el artículo 1 de esta resolución de esta forma, deberán estarse a lo dispuesto en la Resolución Nº de las 11:15 horas del 13 de mayo de 2010 y sus reformas. Artículo 8º Modificación de la resolución DGT , de las once horas quince minutos del trece de mayo del dos mil diez, de la siguiente manera: Capítulo II: Se cambia su nombre a: Requisitos para la legalización de libros empastados y foliados Refórmense los siguientes artículos para que se lean:

4 4 Artículo 2º Requisitos Se entenderá por cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros una vez que la Administración Tributaria proporcione un número de autorización que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de su asignación, deberá consignarse ese número en la razón de legalización de cada uno de los libros legalizados. Por lo tanto no será necesario aportar dichos libros ante la Administración Tributaria, para su respectiva legalización Eliminado. 7. Párrafo último: La cancelación de los timbres deberá efectuarse mediante formulario de Entero de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado Solicitud de legalización de libros. Igualmente, se admitirán medios de pago electrónico de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los comprobantes respectivos. Artículo 3º Requisitos para cada tipo de gestión: a. Renovación de libros: En el caso de los libros por cerrar se deberá consignar en el folio siguiente al último utilizado, el número de autorización otorgado por la Administración Tributaria, para este trámite. De igual manera para los nuevos libros deberá indicarse dicho número en el primer folio. b. Transformación de libros (cuando tratándose de sociedades se modifica la razón o denominación social): los libros a transformar deberán llevar consignado el número de autorización otorgado por la Administración Tributaria, en el folio siguiente al último utilizado con el nombre o razón social anterior. Para este trámite no se requiere aportar timbres. Las sociedades inscritas deben realizar de previo, el cambio de la razón o denominación social en el Registro de Contribuyentes mediante el formulario D-140. c. Cierre de libros: aquellos libros para los que se solicite la autorización del cierre respectivo, deberán llevar consignado el número de autorización otorgado por la Administración Tributaria en el folio siguiente al último utilizado. En caso de que existieran más folios en blanco, el interesado deberá trazar en cada uno de ellos una línea diagonal con tinta de un extremo al otro. d. Libros legales en hojas sueltas: Se autoriza el uso de hojas sueltas en la legalización de los libros de actas de Asamblea de Socios, actas de Junta Directiva y Registro de Socios.

5 5 Se entenderá por cumplida la obligación de legalización de los libros que se lleven bajo esta modalidad, tanto para los sujetos pasivos que ya se encuentren debidamente registrados como para quienes se registren por primera vez, una vez cumplida la presentación del formulario D-406 Solicitud de legalización de libros o mediante un simple escrito dirigido a la Administración Tributaria, para lo cual esta proporcionará un número de registro o entrada electrónica que será notificado al solicitante y que deberá consignarse a partir de determinada esa fecha en cada uno de los folios de los libros indicados. Cada folio, deberá contener además del número asignado por la Administración Tributaria, un número consecutivo que garantice la secuencia ordenada de los mismos, así como el nombre o razón social y el número de cédula jurídica. En el momento en que se cierre un libro de actas en hojas sueltas, este deberá ser encuadernado y empastado para su debida conservación. No será necesario que el interesado aporte ante la Administración Tributaria las hojas sueltas para su legalización o cierre. Se modifica el nombre del artículo 6º y su contenido para que se lea de la siguiente manera: Artículo 6º Razón de legalización: Todos los libros indicados en el artículo 5º de la presente resolución, deberán llevar en el folio1, la razón de legalización preimpresa, en la cual deben detallarse todos los datos requeridos en la misma. El interesado deberá transcribir en el espacio correspondiente al Nº de asiento el número de autorización otorgado por la Administración, así como el tipo de trámite autorizado por la misma. Como una forma de garantizar el servicio de legalización a todos aquellos que así lo soliciten, la Administración recibirá un máximo de tres solicitudes por interesado o autorizado. En caso de que se requiera presentar más de tres solicitudes de legalización, el encargado del Área de Servicio de cada Administración Tributaria tomará las acciones administrativas correspondientes para dar cumplimiento a los principios fundamentales del servicio público, en cuanto a la eficiencia, continuidad, igualdad y adaptación al cambio legal imperante. Elimínense los artículos 7 y 8. Artículo 9º Derogatoria. Deróguese la resolución Nº DGT-R de las nueve horas y quince minutos del trece de setiembre de dos mil once. Artículo 10. Vigencia. Rige a partir de su publicación. Transitorio I. En el momento en que se materialice la digitalización de la solicitud de constitución de una sociedad por medio de Gobierno Digital, quedará implícita la legalización de los libros digitales para aquellos interesados que planteen dicha solicitud por este medio, para lo cual la Administración Tributaria aplicará lo establecido en el artículo 2 de la presente Resolución, y proporcionará un número de registro o entrada electrónica que será notificada al solicitante y a partir de tal fecha, dicho número deberá consignarse en cada uno de los folios de los libros legalizados por este medio.

6 6 Transitorio II. Aquellas solicitudes de legalización de libros que se hubieren presentado con anterioridad a la vigencia de la presente resolución y estuvieren pendientes de resolver al momento de su publicación, deberán tramitarse conforme con los presupuestos establecidos en la resolución DGT supra citada. Las administraciones tributarias tendrán un plazo de 15 días, para entregar los libros a legalizar con que cuenten en ese momento. Publíquese. Francisco Villalobos Brenes, Director General. 1 vez. O. C. Nº Solicitud Nº C (IN ). PUBLICADO EN LA GACETA Nº 209 DEL 1º DE NOVIEMBRE DEL 2011