Instituto de Seguridad Laboral INFORME FINAL Número de Informe: 235/ de julio de 2012

Transcripción

1 INFORME FINAL Instituto de Seguridad Laboral Número de Informe: 235/ de julio de

2 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA I ÁREA DE EDUCACIÓN TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL DAA N 2808/2011 REMITE INFORME FINAL N 235, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA A LOS INGRESOS Y GASTOS, EFECTUADOS EN EL INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL. SANTIAGO, _12* Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 235, de 2011, con el resultado de la auditoría practicada por esta Contraloría General en el Instituto de Seguridad Laboral. Saluda atentamente a Ud., El CONTRALOR GENERAL ABOGADO SUBJEFE DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL SEÑOR JEFE UNIDAD AUDITORÍA INTERNA INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL PRESENTE bor rekte ANTECED

3 ÁREA DE EDUCACIÓN TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL DAA N 2807/2011 REMITE INFORME FINAL N 235, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA A LOS INGRESOS Y GASTOS, EFECTUADOS EN EL INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL. SANTIAGO, j 5. jul 1 2 O fi 4 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 235, de 2011, con el resultado de la auditoría practicada por esta Contraloría General, en el Instituto de Seguridad Laboral. Sobre el particular, corresponde que esa autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes, en orden a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificarán en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de Control, conforme a las políticas de fiscalización sobre la materia. Saluda atentamente a Ud., 0115en el 1:1-05-Gagi-- erren ABOGADO SUBJEFE DIViSION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL SEÑOR DIRECTOR NACIONAL INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL PRESENTE bor RTE.;\t\ITECED

4 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE EDUCACIÓN TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL cual DAA N 2809/2011 MINiSi ERik, DEL i Fv-ESAJJ Y PREVtSION SOCIAL GABINETE DEL MINISTRO REMITE INFORME FINAL N 235, DE 2011, SOBRE AUDITORIA A LOS INGRESOS Y GASTOS, EFECTUADOS EN EL INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL. 0 9 JUL L012 RECIBIDO SANTIAGO, O 6. JUL 1 2 * f; 2 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 235, de 2011, con el resultado de la auditoría practicada por esta Contraloría General en el Instituto de Seguridad Laboral. Saluda atentamente a Ud., RAMIRO CONTRALOR GEr OZA ZUÑIGA L DE LA REI-.22LICA A LA SEÑORA MINISTRA DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL PRESENTE bor.,\11-1:cfn

5 ..*<, ", CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA..,,. z.. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE EDUCACIÓN TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL OMS DAA N 2810/2011 REMITE INFORME FINAL N 235, DE 2011, SOBRE AUDITORIA A LOS INGRESOS Y GASTOS, EFECTUADOS EN EL INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL. " u:"várevaymtwa JUL, 2012 RECIBIDO SANTIAGO, 0 6 JUL 1 2 * Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N' 235, de 2011, con el resultado de la auditoría practicada por esta Contraloría General en el Instituto de Seguridad Laboral. Saluda atentamente a Ud.. L CONTRALOR GENERAL Dorot y Pér OGADO SUBJEFE AL SEÑOR AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL PRESENTE bor ZTE m,itf,ce"

6 ÁREA DE EDUCACIÓN TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL DAA N 1709/2012 REMITE INFORME FINAL N 235, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA A LOS INGRESOS Y GASTOS, EFECTUADOS EN EL INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL. SANTIAGO, O % Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 235, de 2011, con el resultado de la auditoría practicada por esta Contraloría General en el Instituto de Seguridad Laboral. Saluda atentamente a Ud., PO CONTRALOR GENERAL orobly érez Gutiérrez ABOGADO SUBJEFE DIVÍSION DE AUDiTORÍA ADMINISTRATIVA AL SEÑOR JEFE UNIDAD DE SEGUIMIENTOS (S) PRESENTE MHP KT,\NTECE D

7 45011AL b, CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PMET N INFORME FINAL N 235, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA A LOS INGRESOS Y GASTOS REALIZADOS POR EL INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL (ISL). SANTIAGO, 6 JUL, 2012 En cumplimiento del Plan Anual de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2011, se efectuó una auditoría a los macroprocesos de Ingresos Propios, Abastecimiento y Finanzas, en el Instituto de Seguridad Laboral, durante el período comprendido entre el 1 enero y el 31 diciembre de 2010 y algunas operaciones del ejercicio OBJETIVO La auditoría tuvo por finalidad examinar las operaciones de ingresos y gastos, comprobando la veracidad y fidelidad de las cuentas de acuerdo con la normativa contable emitida por esta Entidad de Control, y la autenticidad de la documentación de respaldo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N , sobre Organización y Atribuciones de la Contraloría General, en el artículo 55 del decreto ley N 1263 de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado y en la resolución N 759, de 2003, de esta Entidad Superior de Control. METODOLOGÍA El examen se practicó en conformidad con principios, normas y procedimientos de fiscalización aprobados por esta Contraloría General, mediante las Resoluciones N" 1485 y 1486, de 1996, e incluyó pruebas selectivas de los documentos y de las operaciones financieras, su contabilización, registro, movimiento de fondos, conciliaciones bancarias y otros medios técnicos que se estimaron necesarios en la circunstancias. UNIVERSO Y MUESTRA La ley N , de Presupuestos del Sector Público para el año 2010, asignó fondos al Instituto de Seguridad Laboral por M$ , en tanto, consideró recursos para el financiamiento de los gastos de los Subtítulos N" 22, "Bienes y Servicios de Consumo" y 29 "Adquisición de Activos no Financieros" por la suma total de M$ , para el período en análisis. C MDPNSM A LA SEÑORA SUBJEFA DE LA DIVISIÓN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA PRESENTE

8 .t,""1"1,,-1.; CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Al respecto, el examen se efectuó sobre la determinación de una muestra de M$ , por concepto de los ingresos y de MS , para el caso de los gastos, equivalentes a un 5,51% y un 63%, respectivamente, del universo antes señalado. ANTECEDENTES GENERALES La atención en cuanto a previsión social y salud laboral, que anteriormente ejecutaba el Instituto Nacional de Previsión, hoy la realizan dos servicios independientes, a saber, el Instituto de Previsión Social (IPS) y el Instituto de Salud Laboral (ISL). Así, el aludido Instituto de Salud Laboral es la entidad pública encargada de administrar el Seguro Social contra riesgos de accidente del trabajo y enfermedades profesionales, a raíz de esto, se prestan servicios médicos en la recuperación de los trabajadores por accidentes o enfermedades laborales. Su misión es otorgar Seguridad y Salud Laboral a sus afiliados, a través de acciones de prevención destinadas a mejorar la gestión de riesgos y la entrega de servicios de recuperación de la salud y mitigación económica de los daños derivados de los accidentes y enfermedades del trabajo en el marco de la responsabilidad social. RESULTADO DEL EXAMEN El resultado del examen practicado fue puesto en conocimiento de la Entidad, mediante el Preinforme de Observaciones N 235, de 2011, el que fue respondido a través del oficio ordinario t\v 4.530, de 2 de diciembre de 2011, cuyos antecedentes y argumentos fueron considerados para la emisión del presente Informe Final. I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO 1. Inexistencia de Manual de Adquisiciones Se comprobó que el Instituto no ha dado cumplimiento a lo establecido en el artículo 4 del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que reglamenta la ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, que establece la obligación de elaborar un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, a las entidades aludidas en el inciso segundo del artículo 1', de la citada ley. Sobre el particular. se constató que si bien existe un documento denominado "Procedimiento de adquisición de bienes y contratación de servicios -, el contenido de éste no se ajusta a lo dispuesto en la referida ley y su reglamento, toda vez que no se encuentran incorporadas la totalidad de las materias señaladas en la citada normativa. En su respuesta, el Instituto informa que el Manual de Procedimiento de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. ha sido modificado y actualizado, a fin de ajustarlo a lo observado por esta Contraloría

9 General acorde a lo establecido al referido decreto N 250, de 2004, además, informa que incorporará acciones de índole administrativa para mejorar el proceso, tanto en su etapa de adquisición, como en la de registro en el Sistema Mercado Público, pago, y recepción conforme, documento que se encuentra en revisión por parte de los departamentos y unidades responsables, y una vez que sea aprobado, se procederá a emitir la resolución exenta que lo sanciona formalmente. En atención a que las medidas enunciadas dicen relación con acciones que se encuentran en desarrollo, se mantiene la observación, en tanto sus resultados puedan ser evaluados en una próxima auditoría de seguimiento. 2. Aprobación de procedimientos Asimismo, se verificó que el Instituto ha publicado en su lntranet, procedimientos que tienen directa relación con el funcionamiento de los Departamentos de Finanzas y de Administración, tales como; Contabilidad, Formulación y Aprobación Presupuestaria, Programa de Caja, Recepción y Gestión de Pagos, Administración de Contratos, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios, Solicitud de Bienes Inventariables, sin embargo, los documentos que los contienen no se encuentran sancionados formalmente por la autoridad de la Entidad, incumpliendo lo previsto en el referido artículo 3, de la ley N , que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado. Sobre lo observado, el ISL señala, que efectivamente los procedimientos fueron publicados en la lntranet Institucional, con el objeto de que el personal del Instituto pudiese operar con una base documentada, sin embargo, el proceso de sanción formal requiere de la revisión de las unidades responsables para cada uno de los procedimientos, como asimismo, de aquellas que visan su procedencia jurídico administrativa, aumentando el tiempo para su aprobación. Asimismo, aclara que los procedimientos de los Departamentos de Finanzas y Administración, fueron levantados durante el año 2010, y durante ese año, el ISL utilizaba el sistema contable FINGUB, del Instituto de Previsión Social, que contabilizaba la mayor parte de las operaciones del Instituto de Seguridad laboral. En consideración a que el Servicio aún no ha aprobado formalmente los procedimientos señalados y que el documento referido al Departamento de Finanzas no se encuentra actualizado, se mantiene la observación, hasta que este Organismo de Control verifique en una auditoría de seguimiento la debida formalización de dichos procedimientos. (-) fondos, 3. Desfase en la contabilización del movimiento de fondos En relación con este acápite, se constató que no existe concordancia entre la fecha de contabilización de los comprobantes de egreso y la data en que se produce el pago efectivo de los compromisos, verificándose que su registro se efectúa en fecha posterior al egreso cierto de los los que se realizan mediante transferencia electrónica, situación que evidencia por una parte, que no se está aplicando el principio del devengado oportunamente, y - 3 -

10 por otra, advierte el riesgo financiero de pagos al margen de los controles y aprobaciones correspondientes. A modo de ejemplo, se señalan las siguientes operaciones: Tabla N 1: Atraso en el registro de los egresos N Comprobante Emisor Fecha del Comprobante Fecha del pago según Cartola Bancaria Monto M$ En su oficio de respuesta, el Instituto reitera que durante el año 2010, comenzó su independencia financiera - administrativa del Instituto de Previsión Social, y durante los tres primeros meses de dicho año, sus operaciones financieras la realizaba administrativamente esa Institución Previsional. Agrega, que a partir del mes de abril de ese año, comenzó a contabilizar y pagar a nivel país los beneficios de subsidios, los pagos del nivel central, y los correspondientes a la Agencia Regional Metropolitana, a través de un subcentro del sistema FINGUB, para lo cual se diseñó un procedimiento, que fue aprobado mediante resolución exenta N 70, de 19 de marzo de Continúa, argumentando que dicho procedimiento replicaba la forma de operar del Instituto Previsión Social, pero incluía el sistema documental denominado Alfresco, considerando que no se contaba con Tesorerías a nivel regional, y que los tiempos de desfase entre el pago y la contabilización observados, se producen con la implementación del procedimiento, que se va subsanando con la medición de cargas de trabajo y el flujo de los procesos. Además, señala que hacia el término del año evaluado, se incrementaron los pagos que la Institución realizaba a través del subcentro señalado precedentemente, lo que produjo nuevamente desfases de menor tiempo, superándose hacia fines de año Finaliza indicando que a partir del año 2011, el ISL se incorpora al sistema financiero contable SIGFE 2.0, lo que ha permitido la corrección de lo observado. Sobre esta materia, esta Contraloría General mantiene la observación consignada en este acápite, en el entendido que los resultados de las acciones tomadas se podrán constatar en una próxima visita de seguimiento. 4. Contabilización mediante comprobante de traspaso Se observa que la Entidad registró la contabilización de egresos, mediante la emisión de comprobantes contables de traspaso, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 3.1, de la resolución N 759, de 2003, de esta Contraloría General, que establece que de acuerdo a la naturaleza de las operaciones, éstas se deberán consignar en los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos, con su respectivo respaldo documental.

11 Se objeta, además, que los mencionados comprobantes de traspaso, no presentan una numeración única y correlativa, la que incluso se repite con distintas fechas, situación que afecta la confiabilidad e integridad de la información. Al respecto, el Instituto señala que como operaba un subcentro del sistema contable FINGUB, del Instituto de Previsión Social, su contabilización debía ajustarse a los manuales de funcionamiento de éste y en el entendido que el sistema no permite trabajar en línea, es que la señalada Entidad solicitó que se contabilizara a través de comprobantes de traspaso de modo de evitar la duplicidad de respaldos contables. En lo concerniente a la numeración de los comprobantes, informa que el sistema asignaba en forma automática los números, no pudiendo el usuario determinarla o modificarla. En virtud de lo expuesto, esta Contraloría considera superada la observación consignada en este acápite, en el entendido que lo objetado se deriva del uso del sistema contable del Instituto de Previsión Social, sin perjuicio de hacer presente la necesidad de que se hagan los ajustes pertinentes y posibles al mismo. 5. Cancelación de facturas En relación con esta materia, se confirmó la existencia de facturas que no habían sido inhabilitadas con el timbre de "cancelado", situación que debilita y vulnera los controles, a fin de evitar la realización de pagos duplicados. En su respuesta, el Instituto informa que para la independencia organizacional del Instituto de Previsión Social, resolvió centralizar su proceso de pago, dado que no era factible instalar equipos de Contabilidad y Tesorería a lo largo del país. Agrega, que en aras de la eficiencia administrativa, se estableció un convenio con el Banco Estado, aprobado por resolución exenta N 152, de 5 de julio de 2010, para efectuar las operaciones electrónicamente, lo que implicaba cambiar la forma hasta esa fecha llevada a efecto, como era el pago a través de cheques, optando por pagar en lo sucesivo en forma centralizada y electrónica a proveedores y beneficiarios-clientes en todo el país, por lo cual, las facturas no registran una marca de "cancelado", sin embargo, para evitar cualquier situación que pudiera ocasionar una duplicidad de pago, de igual forma se estableció un control en forma manual, mediante una planilla de registro de pagos. Finaliza señalando que en el año 2011, la incorporación al sistema contable SIGFE 2.0, evita la ocurrencia de lo señalado, ya que dicho sistema no permite ingresar el mismo número de factura para una misma transacción. Sobre el particular, se levanta la observación consignada en este punto, debido a que el Instituto ha realizando las acciones tendientes a solucionarla y mediante una auditoría de seguimiento se verificará la solución a lo observado

12 II. ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES 1. INGRESOS Sobre el particular se examinaron las transacciones de los ingresos presupuestarios determinados en la muestra y que corresponden a los imputados en el Subtítulo 08, ítem 02, "Multas y Sanciones Pecuniarias". Cabe señalar, que se registraron ingresos ascendentes a M$ por concepto de intereses penales sobre imposiciones y de M$ , por concepto de multas sobre imposiciones, durante el año Al respecto, cabe hacer notar que los ingresos fueron contabilizados provisoriamente por el Área de Registro Contable del Subdepartamento de Contabilidad del Ex Instituto de Normalización Previsional y obedecen a una distribución porcentual de la recaudación por estos conceptos, establecida en el mes de diciembre del año 2007 y que el Instituto de Seguridad Laboral, no recibió la información de respaldo de los montos contabilizados en el período examinado. En su respuesta, la Entidad señala que a la fecha es el Instituto de Previsión Social, el que recauda las cotizaciones que le corresponden, lo que incluye los Ingresos por Multas y Sanciones Pecuniarias relacionadas con las cotizaciones de la ley N Respecto a la recepción de la información de respaldo, de los montos contabilizados en el período, comunica que en reiteradas ocasiones se ha solicitado al IPS, mediante correos electrónicos y en reuniones de trabajo, dichos antecedentes. En virtud de lo expuesto, corresponde mantener la observación en este punto, hasta que obtenga la información pertinente. Corresponde hacer presente que los ingresos que recibe el Instituto por estos conceptos no corresponden a los ingresos reales del período por las operaciones que son de competencia de esa Entidad, y que obedecen a una distribución porcentual de la recaudación por multas y sanciones pecuniarias, establecida en el mes de diciembre del año 2007, por el IPS. Distribución que no fue oficializada en un documento formal aprobado por la autoridad, hecho que contraviene lo dispuesto en el artículo 3, de la citada ley N Por otra parte, útil es consignar que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo tercero transitorio del decreto con fuerza de ley N 4, del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, el Instituto desde el 1 de marzo de 2010, debía efectuar en forma independiente sus procesos administrativos, entre ellos, la contabilización de sus ingresos, hecho que no ocurrió en el período examinado.

13 2. GASTOS 2.1. Licitación pública LP10 adjudicada a la Fundación Chile, por la suma de M$ , para la prestación de servicios de "Aplicación del Modelo por Competencias a Material de Capacitación en Prevención de Riesgos Laborales", OC SE10. a) Incumplimiento de cláusula contractual en pagos realizados al prestador de los servicios Mediante comprobante contable N 227, de 29 de diciembre de 2010, se pagó a la Fundación Chile la suma de M$ , con la aprobación del Administrador del Contrato mediante "Acta de Recepción Conforme Informe Ejecutivo", de 22 de diciembre de 2010, la que señala el cumplimiento en la entrega del 100% de los manuales y guías metodológicas y de los diagnósticos y necesidades de capacitación de acuerdo al convenio, correspondientes al primer y segundo pago, cada uno por M$ Al respecto, se verificó que el pago fue autorizado sin que la Fundación Chile haya entregado la totalidad de los servicios comprometidos, infringiendo lo estipulado en la cláusula quinta del contrato firmado entre el ISL y la referida entidad privada. En efecto, el citado acuerdo indica que el precio se pagará en tres etapas, a saber: la primera y segunda, una vez desarrollado el 50% y 100%, respectivamente de los manuales y guías metodológicas y de los diagnósticos de necesidades de capacitación aprobado por el Instituto, sin embargo, a la fecha del pago, sólo había avances del desarrollo de los manuales de un 40% y de los diagnósticos de un 25%, sin señalar el grado de cumplimiento de las guías metodológicas. Asimismo, acorde con los antecedentes tenidos a la vista, se comprueba a la fecha de la presente auditoría, que aún no se ha entregado uno de los manuales (Ergonomía), que correspondía al cumplimiento del segundo pago realizado, lo que evidencia inexistencia de controles sobre el convenio y falencia en el resguardo de los derechos del Instituto. b) Inexistencia de garantías en resguardo del cumplimiento de contrato Se constató que la boleta de garantía N 91861, de 24 de agosto de 2010, por M$ 5.500, con vencimiento el 30 de mayo de 2011, del Banco de Crédito e Inversiones, que resguardaba el fiel y oportuno cumplimiento del contrato por parte de la Fundación Chile, no fue renovada oportunamente, siendo devuelta por el Departamento de Finanzas del ISL mediante el ordinario N 22, el 16 de agosto de 2011, sin hacerla exigible, pese que, a la fecha del presente examen la Fundación Chile no ha dado cabal cumplimiento a las obligaciones contractuales, existiendo un retraso notorio en la entrega de los productos comprometidos. Cabe observar además, que el contrato tenía una vigencia de seis meses a contar de la fecha de la resolución exenta N 199, de 8 de septiembre de 2010, que lo aprobó, encontrándose caducado desde el 8 de marzo de 2011, sin que se haya prorrogado su vigencia. -7-

14 c) Orden de compra emitida con anterioridad a la suscripción del contrato La orden de compra OC SE10, fue gestionada mediante el sistema de compras el 1 de julio de 2010, vale decir, con anterioridad a la suscripción del contrato firmado entre el Instituto de Seguridad Laboral y la Fundación Chile, el 24 de agosto de 2010 y de la resolución exenta N 199, de 8 de septiembre del mismo año, que lo aprobó, vulnerando lo establecido en el inciso final del artículo 65, del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, en cuya virtud las órdenes de compra deben emitirse de acuerdo a un contrato que se encuentre vigente, esto es, una vez aprobado a través del correspondiente acto administrativo, debidamente tramitado, a partir de lo cual el licitante está en condiciones de emitir tales documentos (aplica dictamen N , de 2011, de esta Entidad de Control). d) Integridad de los contratos Acerca de este punto, se observa que la resolución exenta N 199, de 8 septiembre de 2010, que aprobó el referido contrato en análisis, no incorporó el texto íntegro del convenio con sus anexos técnicos y/o documentos complementarios, incumpliendo el artículo 6, inciso segundo, de la resolución N 1600, de 2008, de esta Contraloría General, donde se establece que no resulta suficiente la sola mención de los antecedentes, aún cuando se adjunten por separado, para entender que su texto forma parte integrante de las mismas. En relación a lo observado el ISL informa que ha tomado conocimiento del incumplimiento de contrato y ha resuelto mediante resolución exenta N 61 de fecha 1 de septiembre de 2011, instruir sumario administrativo, proceso que en la actualidad se encuentra en trámite, designándose nuevo fiscal sumariante, el 17 de noviembre de 2011, por resolución exenta N 75, debido a inhabilidad del anterior. Agrega, que conforme al artículo 137, inciso 2, de la ley N , una vez formulados los cargos, esa Institución contará con las facultades para informar reservadamente a esta Entidad de Control en detalle y su resultado. En consideración a que se encuentra en desarrollo el proceso sumarial, se mantiene la observación, a la espera que se remita el expediente a esta Contraloría General acorde con lo previsto en el punto de la resolución N 1600, de 2008, de esta Contraloría General De la licitación pública ID LP10, por la adquisición de señales de seguridad, cursada mediante la orden de compra N SE10, adjudicada al proveedor Novel Tech Imports Limitada, por un monto de M$ a) Emisión de orden de compra, sin aprobación de contrato C-) En este acápite, es preciso señalar que la orden de compra se emitió el 30 de diciembre de 2010, en circunstancias que la resolución exenta N 32, que aprueba el contrato de compra de señales de seguridad, se dictó el 3 de febrero de 2011, hecho que vulnera lo establecido en el artículo 65, del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, en virtud del cual las órdenes de compra deben formularse de acuerdo a un contrato que se encuentre vigente, esto - 8 -

15 AREA DE EDUCACIÓN, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL es, una vez aprobado a través del correspondiente acto administrativo debidamente tramitado, a partir de lo cual el licitante está en condiciones de emitir tales documentos (aplica dictamen N , de 2011, de esta Entidad de Control). b) Pago al proveedor sin la recepción efectiva de los productos Por la adquisición en comento, el proveedor emitió la factura N 1562, el 30 de diciembre de 2010, misma fecha que la orden de compra antes mencionada y su pago efectivo se realizó el 16 de febrero de Al respecto, para gestionar su pago, se adjuntan el Certificado de Recepción Conforme y el Informe Ejecutivo, de 9 de febrero de 2011, emitido por el Administrador del Contrato en el que señala que los artículos comprados han sido recibidos a entera satisfacción por el Instituto, en circunstancias que los artículos fueron entregados en parcialidades en el trascurso del año 2011, siendo el último envío efectuado en agosto del año Refiriéndose a los puntos descritos, el Instituto señala que en atención al informe del Departamento de Auditoría, la Dirección Nacional, mediante resolución exenta N 76, de 17 de noviembre de 2011, procedió a instruir la realización de un sumario administrativo, para establecer responsabilidades. Agrega que, conforme al artículo 137, inciso 2, de la Ley N , una vez formulados los cargos, esta Institución contará con las facultades para informar reservadamente a esa Entidad de Control en detalle su resultado. En consideración a que se encuentra en desarrollo el proceso sumarial, se mantiene la observación, a la espera que se remita el expediente a esta Contraloría General acorde con lo previsto en el punto de la resolución N 1600, de 2008, de esta Contraloría General Licitación pública ID LE09 adjudicada a la empresa Origen y Capacitación y Consultoría Limitada, para la prestación de los servicios "Desarrollo de Simuladores Virtuales de Capacitación en Materia de Prevención de Riesgos Laborales". a) Incumplimiento de plazos establecidos en contrato En la cláusula duodécima del contrato se estipula que la entrega de los simuladores materia del contrato se debió realizar dentro de los 50 días hábiles desde la entrada en vigor del convenio, plazo que consideró también las etapas de revisión. Al respecto, se observa que la fecha de aprobación del contrato fue 15 de abril de 2010 y el plazo final para la recepción de los productos, debió efectuarse el 24 de junio de 2010, sin embargo, el proveedor entregó algunos de los productos el 6 de julio de 2010, vale decir, 12 días después de lo acordado. Sobre lo expresado, el Instituto señala que para evitar lo observado el Departamento Jurídico comenzó un plan de capacitaciones -9-

16 a los administradores de contrato, las que ya se han efectuado en siete regiones, además, se instruirán controles más estrictos para el cabal cumplimiento de los plazos. Considerando que las acciones para subsanar lo objetado se encuentran en implementación, se mantiene lo observado, hasta que esta Contraloría General verifique en una auditoría de seguimiento la efectividad de su concreción. b) Control de garantías de seriedad de la oferta y de fiel y oportuno cumplimiento del contrato No existe evidencia de haberse exigido y recepcionado la boleta de seriedad de la oferta en cumplimiento de lo señalado en la letra a) N , de las bases administrativas, aprobadas mediante resolución exenta N 138, de 25 de noviembre de El ISL manifiesta en su respuesta que cuenta con un control para las boletas de garantía, el que es efectuado por el Departamento de Finanzas, en forma manual, mediante una planilla electrónica, en la cual se ingresan todas las boletas que garantizan tanto la seriedad de la oferta como del contrato, sin embargo. en cuanto a lo observado reconoce la falta de evidencia de la recepción o devolución de dichos documentos. No obstante lo anterior, señala que en los procedimientos que están siendo actualizados considera uno específico para las garantías y su respaldo. Atendido lo anterior, se mantiene lo observado, toda vez que en la planilla de control que menciona se corroboró la inexistencia del registro de los documentos de garantía, por tanto, en una próxima auditoría se verificarán los controles sobre dichos documentos y el cumplimiento de los procedimientos que ha comprometido implementar. c) Falta de publicación del contrato en el Portal Mercado Público Se verificó que el contrato firmado entre el ISL y el prestador de los servicios de 7 de abril de 2010, no fue publicado en el sistema de compras, sino que únicamente la resolución exenta N 92, de 2010, que aprobó dicho contrato, en la cual no se transcribe en el acto administrativo, transgrediendo lo señalado en el artículo 41 del decreto N' 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. En relación a los antecedentes entregados por el Instituto se da por superada dicha observación 2.4 Mediante la orden de compra N SE10, de fecha 17 de marzo de se adquirieron pizarras de investigación, al proveedor Jorge Ugalde González, por la suma de M$ Entrega de bienes y pago Sobre esta compra se determinó que el proveedor hizo la entrega efectiva de los bienes el 30 de septiembre de 2010, en circunstancias, que según las Bases Técnicas debió hacerlo el 9 de abril de 2010, sin que el Instituto haya aplicado las multas por incumplimiento grave de sus obligaciones contractuales, tal como se establece en el punto N 8, "Requerimientos Técnicos y

17 otras Cláusulas", de las bases administrativas, de esta transacción, aprobadas por resolución exenta N 21, de 28 de enero de El ISL hace presente en su oficio de respuesta, que se está recabando información sobre esta transacción en particular, y cuyo resultado, se informará a esta Contraloría General, en breve plazo. Añade, que respecto a los cuatro procesos de adquisición que fueron objetados, y al tenor de las observaciones formuladas, se han tomado medidas para evitar su repetición a futuro, como son: - El Departamento de Administración instruyó a la Unidad de Adquisiciones para que proceda a solicitar como antecedente de respaldo para el pago, las guías de despacho, o cartas del proveedor donde acredita la entrega de los productos o servicios. - En la actualidad, se encuentra en proceso de comunicación, por parte del Departamento de Administración a los funcionarios operadores del portal Mercado Público, en orden a que, para proceder a ejecutar procesos de adquisición mayores a 100 UTM, se debe emitir la orden de compra posterior a la aprobación del contrato respectivo. Sobre este punto se mantienen las observaciones consignadas para esta transacción de adquisición de pizarras de investigación y en una auditoría de seguimiento, se verificará el resultado de las medidas y acciones emprendidas por la autoridad Convenio marco por adquisición de bienes El ISL compró bienes muebles mediante convenio marco a la empresa lntergroupe S.A., por la suma de M$ , a través de las siguientes órdenes de compra: Tabla N 2: Órdenes de compras por adquisición de bienes N' Orden de Compra Fecha Orden de Compra Monto Orden de Compra en $ CM CM CM CM CM CM CM CM CM CM CM CM CM CM CM CM CM TOTAL

18 situaciones: Al respecto, cabe observar las siguientes a) Contravención a Directiva de Chilecompra Se verificó el incumplimiento por parte del ISL de las instrucciones para la compra de productos y servicios en convenio marco, establecidas en el punto 7, N 3, de la Directiva de Contratación Pública N 5, de 2006, donde se señala que se deberá establecer un cuadro comparativo para todas las alternativas que haya encontrado y que satisfagan totalmente el requerimiento de la Institución, en el que se incluya precio, flete si corresponde, garantías, tiempos de despacho y otras condiciones comerciales relevantes, antes de la elección del proveedor y de la emisión de la orden de compra pertinente, lo que en la especie no aconteció. El Servicio señala que se instruirá sobre la necesidad de realizar un cuadro comparativo y mantenerlo como antecedente de las adquisiciones realizadas a través de convenio marco. Al respecto, se mantiene lo observado toda vez que la medida anunciada se implementará a futuro, la cual será verificada en una auditoría de seguimiento. b) Emisión de órdenes de compra Las órdenes de compra no individualizan el convenio marco al que se accede, contraviniendo lo establecido en el artículo 57, letra a), del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Sobre el particular, el Instituto informa que se instruirá a todos los encargados de la compras del ISL, que se debe singularizar en el citado documento el ID del convenio marco utilizado. No obstante lo comprometido por el ISL, se mantiene dicha observación hasta que esta Entidad de Control verifique el cumplimiento de las medidas anunciadas en una próxima auditoría de seguimiento. c) Recepción de bienes y control de inventario En relación a las órdenes de compra señaladas se han pagado facturas por la suma de M$ , según se aprecia en el siguiente cuadro: Tabla N 3: Órdenes de compra pactadas o rebajadas según Nota de Crédito Factura/ Nota de Crédito Fecha Documento Orden de Compra N Monto $ F. N CM N. C. N CM F.N CM N. C. N CM F. N CM F.N CM _12_

19 F.N CM F.N CM F.N CM F.N CM N. C N CM F.N CM N. C. N CM F.N cm N. C. N cm F.N cm F.N cm F.N cm F.N CM F.N CM F.N CM F.N CM F.N CM F.N CM N. C. N CM N. C. N CM TOTAL NETO Sobre el particular, cabe observar que el acta de recepción en la que se certificó que los bienes se recibieron a entera satisfacción, no consigna la fecha de ingreso de los mismos, a fin de ejercer control sobre el cumplimiento de los plazos establecidos y el pago respectivo. A su vez, los aludidos bienes no cuentan con el alta de inventario y tampoco se encuentran debidamente identificados a través de un código para determinar su ubicación física. Asimismo, se comprobó que no se consignaron en la planilla de control de bienes inventariables, situaciones que incrementan el riesgo de pérdida, lo que denota omisión en el cabal resguardo sobre los mismos. En su respuesta, el ISL informa que según la resolución exenta N 428, del 18 de octubre de 2011, fue aprobado el contrato para actualizar el inventario institucional, prestación de servicio que se encuentra en desarrollo, pronto a finalizar. Asimismo, agrega que durante el año 2011, ha realizado capacitaciones a través del Departamento Jurídico en siete regiones del país, para los Administradores de Contratos y Jefes de Agencia, encontrándose además en proceso, la actualización de los procedimientos asociados. En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General mantiene lo observado y las medidas propuestas, se verificarán en una visita de seguimiento Imputación presupuestaria de gastos no devengados Conforme a las instrucciones anuales impartidas por esta Contraloría General, en oficio N , sobre el cierre del ejercicio contable al 31 de diciembre de 2010, se deben reflejar los compromisos que estén totalmente perfeccionados, lo que, correspondería a la instancia de -devengado". - I 3 _

20 En relación con la materia, se determinó que se imputaron M$ por concepto de gastos al presupuesto de 2010, sin haberse devengado anteriormente y que no cumplirían con las condiciones para hacer exigible la obligación originada, constituyendo un mero compromiso de carácter presupuestario, denominado instancia de "obligado" cuya materialización y contabilización deberá necesariamente efectuarse en el siguiente ejercicio y pagarse en consecuencia. con los fondos consultados para el subtítulo e ítem de que se trate, según la naturaleza u objeto del gasto (aplica dictamen N' de 2010, de esta Entidad de Control). Cabe precisar, que las transacciones que se encuentran en la instancia de obligado, se entienden como no ejecutadas en el ejercicio presupuestario respectivo, lo que conlleva en el plano de la contabilidad que se liberen los recursos comprometidos, quedando nuevamente disponibles en las cuentas originarias. El detalle se muestra en la siguiente tabla: Tabla N 4: Gastos no devengados al 31 de diciembre de 2010 Comprobante Contable Factura N Fecha Factura Fecha de recepción de Bienes o Servicios Monto $ N N N N N N N N N N N N TOTAL En lo atingente a lo objetado, el ISL señala que en las instrucciones emanadas de Contraloría General de la República, en su oficio N , de 29 de diciembre de 2010, y en razón que existían compromisos financieros generados antes del 31 de diciembre del año, procedió a devengar según la documentación sustentatoria las operaciones, contabilización que se efectuó según lo dispuesto por el Departamento de Contabilidad de IPS. Agrega, que fue necesario enviar oficio a esta Entidad Contralora. identificado como N' 2145, de 25 de mayo de 2011, solicitando se reconocieran estos compromisos, recibiendo respuesta mediante oficio N , de 28 de julio de 2011, donde se señala la incorporación de la deuda flotante para el ISL, considerando algunos ajustes. Dichos ajustes se realizaron e informaron con Ord. N' 3481, de 8 de septiembre de Sobre el particular, se mantiene la observación, toda vez que de la situación planteada por el ISL a la División de Análisis Contable de esta Contraloría General, se precisa que de acuerdo a los antecedentes aportados la deuda flotante al 31 de diciembre estaría sobrevaluada, por lo tanto, el Servicio debe proceder a los ajustes correspondientes, confirmando lo objetado en este Informe respecto al devengamiento.

21 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA En virtud de lo expuesto, se mantiene la observación, en tanto no se verifique la regularización contable Contratos de antigua data En la revisión de los contratos se determinó que algunos de ellos provienen desde el año según el siguiente detalle: Suscrito entre el Instituto de Normalización Previsional actual IPS y la empresa Comercial e Industrial Aldunce y Cía. Limitada, "ALTRON LTDA -. en el año 1994; Suscrito, entre el Instituto de Normalización Previsional y la empresa Hidrotécnica Limitada, en el ejercicio 2002; Suscrito entre el INP y la empresa Vicuña Willer Limitada, en el año Sobre el particular, se constató que no se ha llamado a licitación con posterioridad a la suscripción de dichos contratos, situación que no se concilia con las disposiciones de la ley N' de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, que en su artículo 1' indica que. los contratos que celebra la Administración del Estado, a título oneroso. para el suministro de bienes muebles y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarán a las normas y principios de dicho cuerpo legal y de su reglamentación, estableciéndose además, que las licitaciones para la contratación de bienes y/o servicios que se realizan a través del Portal Mercado Público, permiten resguardar la eficiencia, transparencia, publicidad, igualdad y no discriminación arbitraria en esta clase de adquisiciones. Asimismo, la extensa jurisprudencia de esta Contraloría General señala que las cláusulas de renovación automática pugnan con el principio de transparencia aludido, en tanto por su intermedio la autoridad administrativa omite o evita la exposición de acuerdos reales o tácitos con su contraparte particular. por tanto la Administración se encuentra impedida de prolongar sus contrataciones mediante continuas prórrogas, puesto que vulnera el principio de probidad administrativa, por la vía del principio de transparencia (aplica dictamen N" de 2009, de esta Entidad Fiscalizadora). En su respuesta, el ISL fundamenta lo observado en razón de que la Institución recibió durante el segundo semestre del año 2010 el edificio ubicado en Teatinos N 726, comuna de Santiago; el cual se encontraba con los mencionados contratos vigentes realizados por el antiguo INP, el que era su propietario. Agrega. que la decisión de mantener dichos contratos se adoptó después de ser evaluados, debido a que éstos son imprescindibles para el buen funcionamiento del edificio y permiten la continuidad de la operación del Instituto. No obstante, señala que el contrato con Hidrotecnia (mantención de bombas de agua) y Alducen y Cía. Ltda. (mantención de ascensores) se licitarán durante el año 2012 y en el caso del contrato con la empresa Vicuña Willer Ltda., se mantiene su vigencia, toda vez que el costo del servicio se encuentra muy por debajo del valor promedio de mercado. Sobre el particular, cabe indicar que la precitada jurisprudencia de esta Contraloría General contenida, entre otros, en el dictamen N' , de 2009, sostiene que en virtud del principio de trasparencia los

22 (Sal CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Á Servicios se encuentran impedidos de prolongar sus contrataciones mediante continuas prórrogas, por consiguiente, se mantiene lo observado en este punto, sin perjuicio que en una posterior auditoría de seguimiento se verificarán las acciones adoptadas. por el Instituto para dar cumplimiento a dicha normativa y a la citada jurisprudencia Fotocopias de facturas Se verificó la existencia de operaciones de gastos que no se presentan respaldadas con documentación original. sino que con fotocopias de facturas, transgrediendo así lo previsto por la ley N' y la resolución N 759, de 2003, de la Contraloría General, en el sentido de que dada la naturaleza de control a posteriori de la rendición de cuentas y, atendido que ésta tiene por finalidad comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas, de contabilidad. las cuentas que se presenten deben ser documentadas y la documentación presentada debe ser pertinente y auténtica. lo que persigue, por una parte, acreditar la inversión o gasto y, por otra, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas (aplica dictamen N' 12088, de 2007, de este Órgano Contralor), (Anexo N 1). En su respuesta, el Instituto informa, que la documentación original no estuvo disponible en su oportunidad. para los auditores dado que se encontraba resguardada en cajas, luego del cambio de dependencias, a la espera del espacio que se está habilitando para estos efectos, adjuntando en esta oportunidad la documentación pertinente, a excepción de la factura N 218, de 4 de febrero de 2010, por la suma de M$ cuya copia se encuentra legalizada ante Notario. Sobre el particular, esta Contraloría general verificó la documentación de respaldo pertinente, por tanto, se da por superada la observación consignada en este punto, sin perjuicio de que la factura pendiente deberá ser puesta a disposición de este Organismo de Control en la próxima visita de seguimiento Demora en el pago de facturas Del mismo modo. se pudo establecer que si bien el Instituto cumple sus compromisos con los proveedores, el ciclo de pago de las facturas, supera el período establecido en la circular N' 23, de del Ministerio de Hacienda, que señala que los pagos a proveedores deben realizarse dentro de los 30 días corridos siguientes al devengo de la respectiva operación (Anexo N 2). En su oficio de respuesta, el Instituto no aportó los argumentos que justifiquen el incumplimiento de sus obligaciones, motivo por el cual se mantiene lo observado Orden de compra posterior a fecha de facturación Se comprobó la existencia de transacciones, en las cuales se aprecia que las órdenes de compra se emiten en fecha posterior a la fecha de la factura que presenta el proveedor adjudicado, lo que permite inferir que su - I b_

23 V <,.h...? I, CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA..,. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1. N I t. dictación es un trámite de regularización de los hechos. contraviniendo lo establecido en el dictamen N' , de de esta Contraloría General, que señala que para efectos del reconocimiento de la obligación exigible y su contabilización, debe considerarse la documentación pertinente, que está constituida, por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pagos, según corresponda, sin perjuicio que previamente lo constituyen el contrato u orden de compra (Anexo N 3). En su respuesta, el Instituto señala que el portal Mercado Público, una vez registrada la adjudicación de un proceso de adquisición, a través del mecanismo de compra denominado licitación, emite automáticamente la orden de compra, la que queda en estado "guardada" hasta que el supervisor encargado edita y envía dicha orden de compra. Continúa argumentando que, una vez adjudicado un proceso en el referido portal los proveedores que visualizan el estado de la licitación. y toman conocimiento que fueron adjudicados. en ocasiones. por sí mismos. emiten la factura antes del envío de la orden de compra por parte del Instituto, y proceden a remitirla. En su planteamiento, la Entidad no entrega argumentos válidos que respondan a lo observado por este Organismo de control, esto es. que no es aceptable que la orden de compra se emita con posterioridad a la factura, dado el flujo normal que debe seguir la operación en análisis. Sin perjuicio de lo anterior, cabe precisar que la ejecución financiera se efectúa bajo ciertas instancias contables cronológicas, que en el caso examinado serían; "Obligado", que se genera cuando se efectúa la adjudicación, se emite la orden de compra y se celebra el contrato: "Devengado", que tiene lugar, al percibirse tales bienes o servicios, con recepción de la respectiva factura, y finalmente, el - Pago", una vez que se cuenta con la factura y el acta de recepción pertinente. General mantiene lo observado. En virtud de lo expuesto, esta Contraloría III. MOVIMIENTO DE FONDOS Sobre este punto, se observó que las conciliaciones de la cuenta corriente N 974-3, del BancoEstado, consideran operaciones pendientes de conciliar de meses anteriores, tal es así, que la correspondiente al mes de agosto de 2011, señala: Bajo el rubro de "Depósitos Bancarios no Contabilizados'', se mantienen operaciones, todas relativas al año 2011, que alcanzan a un monto de S (Anexo N' 4). Bajo el rubro "Cheques Girados y no Cobrados", se presentan operaciones que incluyen movimientos provenientes de los años 2010 y 2011, por un monto de S vulnerando la normativa dispuesta por este Organismo de Control mediante el oficio circular N , de 2005, el que establece que tales situaciones deben contabilizarse en la cuenta - Documentos Caducados", sin afectar las cuentas acreedoras presupuestarias, reconociéndose simultáneamente el incremento de las disponibilidades de fondos efectuando los ajustes correspondientes (Anexo N 5).