Manual de Usuario del Sistema de Control de Personal

Transcripción

1 Manual de Usuario del Sistema de Control de Personal Elaborado por la Subdirección de Modernización y Sistematización de la Dirección de Planeación de la DGRMyS Enero de 2003

2 ÍNDICE I. Introducción... 4 II. Requerimientos del sistema... 5 III. Objetivo Página principal de la DRMyS Entrada a los sistemas de la DGRMyS Certificado de seguridad de los sistemas Pantalla de autentificación de los sistemas Menú del sistema de control de personal Opción alta Pantalla de captura Datos del personal a dar de alta Cómo dar de alta un nuevo cargo Registro de datos de personal Visualización de los datos del personal Selección del área del personal Opción consultas Selección de datos del personal Selección del CCT y su área Tipo de consulta (modificar datos del personal de la UR) Opción baja Captura de la CURP Firma de la baja

3 9 Opción modificada Captura de la CURP Forma de la modificación Asignación de área Firma de la asignación de área Carga de fotografía

4 I INTRODUCCIÓN La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, es un órgano de la Secretaría de Educación Pública que tiene como misión: planear, organizar, ejecutar, controlar y evaluar la contratación de bienes y servicios; mantener y conservar los bienes inmuebles; prestar los servicios generales de seguridad y protección civil; y llevar el inventario de los bienes muebles e inmuebles, contribuyendo a que se consolide el proyecto educativo establecido en el Programa Nacional de Educación En este sentido, la Dirección de Planeación a través de la Subdirección de Modernización y Sistematización, en cumplimiento con la función de coordinar el desarrollo de sistemas informáticos para el manejo de la información generada de los procesos que opera la DGRMyS, para lograr la homogeneidad de éstos, desarrolló el Sistema de Control de Personal de la Secretaría de Educación Pública, que tiene como objetivo la sistematización del personal. El sistema cuenta con cuatro diferentes módulos: alta, baja, consultas y modificar, proporcionando así un adecuado control del personal de la dependencia. El Sistema de Control de Personal permite a sus usuarios tener acceso a toda la información relacionada con éstos, cómo es: el puesto, fecha de alta, recepción de foto, etc. El Sistema de Control de Personal de la Secretaría de Educación Pública, responde a las exigencias de la innovación tecnológica, por sistematizar los procedimientos con los que operan las unidades administrativas, lo que permitirá que las labores se realicen con mayor eficacia y en menor tiempo, dando atención oportuna y de calidad a nuestros usuarios. En la actualidad se cuenta con equipos tan potentes que pueden procesar y almacenar millones de datos sin importar la complejidad de los mismos lo cual produce un efecto de mejora continua en los procedimientos de cada una de estas áreas. Otro de los procesos importantes es sin duda el uso de Internet, lo cual facilita aún más el acceso a la información, es por ello que considerando estas ventajas y procedimientos en la Administración Pública, se ha desarrollado una serie de aplicaciones que nos permiten acceder a la información, mantenerla actualizada y poder consultarla de manera dinámica y en tiempo real. 4

5 Requerimientos del sistema I.-Contar con el servicio de Internet, ya que el sistema corre dentro de una pagina Web. II.-Actualizar las versiones de los navegadores de Internet, en este caso Internet Explorer y Nestcape. III.-Solicitar la alta a los sistemas en la Subdirección de Modernización Sistematización de la Dirección de Planeación de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Tel Ext , IV.-Al solicitar el alta a los sistemas se entregara un login y un password por cada usuario que lo solicite, con el cual podrá acceder a los sistemas. VI.-Tener capturadas todas las áreas de su centro o centros de trabajo, con el fin de ir ubicando al personal en el área que labora o le corresponde. VII.-Tener la plantilla del personal ha capturar con los siguientes datos nombre completo, CURP, tipo de plaza (Base, Comisionado, Estructura, Honorarios, etc), si es mando medio u operativo, correo electrónico, cargo, puesto y saber en que centro de trabajo y área esta laborando el personal. Captura del persona en el sistema Control de Personal Area 1 Area 2 Area 3 Nombre CURP Plaza Correo Cargo Puesto Personal del Centro de Trabajo Areas previamente capturadas con el Sistema de Control de Areas. Captura de datos del personal y asignación a su respectiva área laboral. 5

6 II OBJETIVO Contar con un documento de comunicación que sirva de guía a los usuarios en la operación del Sistema de Control de Personal de la Secretaría de Educación Pública: 6

7 MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL 1- PÁGINA PRINCIPAL DE LA DGRMyS Para tener acceso al sistema Control de Personal tenemos que entrar al portal WEB de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, vía Internet con la dirección con la cual aparecerá la pantalla que tenemos a continuación. 2 ENTRADA A LOS SISTEMAS DE LA DGRMyS Ahora ubicamos la leyenda DGRMyS Sistemas Internos debajo de ésta se encuentra el botón. Leyenda D.G.R.M y S. Sistemas Internos Dar click para tener acceso al Sistema de Control de Personal. 7

8 3 CERTIFICACIÓN DE SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS Al hacer click en el botón nos aparece un certificado de seguridad como el siguiente: Dar click en Si Certificado de seguridad Este certificado aparece porque nuestros sistemas tienen protocolos de seguridad. La información que se intercambie con este sitio no puede ser vista o cambiada por otros usuarios, haga click en Si (OK) para acceder a la pantalla de autentificación de los sistemas de manera segura, de lo contrario si da click en No, no podrá entrar a los sistemas del la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. Esta seguridad es con el fin de mantener integra la información que se comparten los sistemas de esta dirección. Nota: Para poder acceder a los sistemas, debemos solicitar un login y password por cada usuario, los cuales son dados de alta en la Subdirección de Modernización y Sistematización de la dirección de Planeación de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Tel Ext y

9 4 PANTALLA DE AUTENTIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS Introducir Login y Password, después dar click en ENTRAR. Tiene que verificar que su navegador este actualizado. Al introducir el usuario y contraseña se tiene acceso a la subpantalla del Sistema de Control de Personal, la cual muestra a que UR pertenece el usuario, su área de adscripción, el nombre completo y fecha. La operación está relacionada con todos los procesos que se desarrollan con la sesión abierta. Datos del usuario: -UR -Área -Nombre -Fecha 9

10 Ahora identificamos el nombre del sistema dar click sobre él, para ver el menú principal del Sistema de Control de Personal. 5 MENÚ DEL SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL Hacer click para ver el menú principal del Sistema de Control de Personal. 10

11 Vista del menú principal del Sistema de Control de Personal, el cual consta de cuatro opciones: Alta.- Solicita la alta de Personal. Baja.- Inhabilitada por el momento. Consultas.- Consulta la información del Personal. Modificar.- Inhabilitada por el momento. Para poder cerrar sesión contamos con esta opción a partir que entramos al sistema. 11

12 MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL CERRAR SESION BAJA ALTA CONSULTA MODIFICAR 12

13 6 OPCIÓN ALTA Para dar de alta a una persona, damos click en la opción alta, la cual nos mostrará una pantalla con un formato de captura del personal de la SEP. 6.1 PANTALLA DE CAPTURA Pantalla de captura del personal de la SEP. 13

14 6.2 DATOS DEL PERSONAL A DAR DE ALTA En esta pantalla de alta se obtienen los siguientes datos como: título el cual lo seleccionamos de una lista, nombre completo empezando con el apellido paterno, materno y nombre(s), la CURP, tipo de plaza la cual seleccionamos de una lista, seleccionamos tipo de mando, medio en el caso que así sea u operativo, capturamos nuestro correo electrónico, escogemos el cargo (ejemplo: secretaria, profesional especializado, etc) o nuevo, en este caso lo tenemos que capturar y queda registrado en la base de datos de cargos, capturar el puesto el cual describe las funciones que desempeña, la fecha de alta la proporciona automáticamente el sistema. Nombre, empieza por apellido paterno. Dar click para ver el tipo de plaza. Seleccione el cargo correspondiente. Seleccione Mando Medio u Operativo según el caso. 14

15 6.3 CÓMO DAR DE ALTA UN NUEVO CARGO En el caso de que el cargo sea nuevo aparece un cuadro donde tenemos que capturarlo y registrarlo. Selección de nuevo cargo. Captura del nuevo cargo. Al dar click en registrar podemos seleccionar el cargo que dimos de alta en la lista de cargos. 15

16 Selección del cargo que se dió de alta. 6.4 REGISTRO DE DATOS DE PERSONAL Si ya terminamos de capturar todos los datos al sistema damos click en registrar apareciendo la siguiente pantalla. Este cuadro indica que debe verificar sus datos a ingresar. Si ya verificó sus datos dé click en aceptar. 16

17 6.5 VISUALIZACIÓN DE LOS DATOS DEL PERSONAL Si todos los datos son correctos aparecerá en la pantalla su información capturada. Datos de la persona capturados. Seleccione el CCT de la persona que está capturando. Es necesario que el personal pertenezca a un área en particular. Selección del CCT. 17

18 6.6 SELECCIÓN DEL AREA DEL PERSONAL Ahora tenemos que seleccionar el área del CCT. Área a seleccionar. Leyenda la cual advierte que tiene que verificar sus datos. Si sus datos son correctos dé click en ACEPTAR de lo contrario hágalo en CANCELAR. 18

19 Al seleccionar por último el área y dar click en registrar aparecen los datos que capturamos como se muestra. Personal que fue dado de alta. 19

20 7 OPCIÓN CONSULTA Para consultar dar click en CONSULTAR. Podemos visualizar la información del personal de cada UR, CCT y Área, en esta opción. 20

21 7.1 SELECCIÓN DE DATOS DEL PERSONAL La UR tiene que ser seleccionada de esta pantalla. Aquí se muestran todas las UR que están dadas de alta en el sistema. Seleccione la UR de la(s) persona(s) a consultar. Si ya seleccionó la UR del personal a consultar, ahora seleccionamos su CCT. 21

22 7.2 SELECCIÓN DEL CCT Y SU ÁREA Seleccione el CCT de la(s) persona(s) a consultar. Después de haber seleccionado el CCT, tenemos que elegir también el Área de ese CCT. Seleccione el Área del personal a consultar. Después de escoger el Área, nos aparecen opciones de qué tipo de personal quiere visualizar, como mandos medios, operativos o ambos. 22

23 7.3 TIPO DE CONSULTA Seleccione una opción: -Mandos Medios. -Operativo. -Ambos. Si ya seleccionamos que tipo de personal queremos visualizar damos click en consultar. Visualización de los nombres del personal que se está consultando. Número de la UR, CCT y Área del personal que está consultando. Los datos que se visualizan son No. consecutivo de captura, Nombre, Puesto y Nivel. 23

24 Para visualizar los datos específicos del personal de click en el nombre de la persona, en esta opción solo podrá modificar información del personal que pertenece a su Unidad Responsable. Dar click en el nombre. Datos de la persona. Aquí puede modificar los datos del personal ver opción Modificar. Carga de foto de click en el cuadro pagina 35. También se puede reasignar a otra área o a una nueva área ver pagina

25 8 OPCIÓN BAJA Para dar de baja al personal dar click en esta opción. Ahora en esta pantalla tenemos que capturar la CURP de la persona que vamos a dar de baja en el sistema. Captura de CURP de la persona a dar de baja. 25

26 8.1 CAPTURA DE LA CURP Cuando capturamos la CURP aparece la opción consultar con la cual visualizamos los datos de la persona que vamos a dar de baja. CURP capturado en mayúsculas. Una vez capturado la CURP de click en consultar. Datos de la persona a dar de baja Para realizar la baja de click en esta opción. 26

27 8.2 FIRMA DE LA BAJA Después de dar click en la opción REALIZAR BAJA aparece una pantalla, la cual tenemos que capturar la firma electrónica (clave de 15 dígitos) de la persona que autoriza la baja del personal. Firma de autorización de la baja de personal. Al capturar la firma de click en FIRMAR para finalizar el proceso de baja del personal, en el caso de que la firma no sea la autorizada los datos no se verán modificados. 27

28 9 OPCIÓN MODIFICAR Para llevar a cabo una modificación, damos click en la opción modificar del menú principal. Dar click en modificar. Ahora en esta pantalla tenemos que capturar la CURP de la persona que vamos a modificar sus datos en el sistema. Captura de CURP de la persona a modificar. 28

29 9.1 CAPTURA DE LA CURP Cuando capturamos la CURP aparece la opción consultar con la cual visualizamos los datos de la persona que vamos a modificar. CURP capturado en mayúsculas. Una vez capturado la CURP de click en consultar. Modifique los datos de la persona. Datos de la persona a modificar. Para realizar la modificación de click en ACTUALIZAR. Area a la que esta adscrita la persona. 29

30 9.2 FIRMA DE LA MODIFICACIÓN Después de dar click en la opción ACTUALIZAR aparece una pantalla, la cual tenemos que capturar la firma electrónica (clave de 15 dígitos) de la persona que autoriza la modificación. Firma de autorización de la modificación de personal. Al capturar la firma de click en FIRMAR para finalizar el proceso de modificación del personal, en el caso de que la firma no sea la autorizada los datos no se verán modificados. 30

31 9.3 ASIGNACION DE AREA En la opción de modificar podemos asignar o cambio áreas, en el caso de que la modificación de los datos del personal se refiera al cambio de área específicamente. Asignación de área o cambio de área. Al dar click en asignación de área(s) nos aparece la siguiente pantalla la cual tenemos que seleccionar el nuevo centro de trabajo y la nueva área a asignar. 31

32 En este momento seleccionamos el CCT para poder seleccionar el área a la cual vamos a asignar al personal. Seleccione el centro de trabajo. Al seleccionar el CCT podemos seleccionar las áreas que están dentro de este CCT. Seleccione el área a asignara. 32

33 Ahora tenemos que seleccionar Reasignar en Asignación 1 en el caso de que la persona la hayan cambiado de área, y nueva asignación en el caso de que ocupe dos áreas o más y en el caso de personal comisiona o con dos plazas que este en este caso. Seleccione REASIGNAR EN ASIGNACIÓN 1 en el caso de cambio de área. Si tiene que asignar más áreas a la persona seleccione nueva área. Una vez seleccionado la opción REASIGNACIÓN EN ASIGNACIÓN 1 (en el caso de cambio de área) damos click en REALIZAR REASIGNACIÓN. Al dar click para realizar reasignación, aparecerá la pantalla de captura de la firma electrónica. 33

34 9.4 FIRMA DE ASIGNACIÓN DE AREA(S) Después de dar click en la opción REALIZAR ASIGNACIÓN aparece una pantalla, la cual tenemos que capturar la firma electrónica (clave de 15 dígitos) de la persona que autoriza la nueva asignación de área del personal. Firma de autorización de la asignación de área. Al capturar la firma de click en FIRMAR para finalizar el proceso de asignación de área del personal, en el caso de que la firma no sea la autorizada los datos no se verán modificados. Nueva área asignada. 34

35 9.5 CARGA DE FOTOGRAFIA Posteriormente que ya haya capturado al personal, se tendrá que cargar al sistema las fotografías del personal, estas fotografías las pueden obtener con ayuda de una CAMARA DIGITAL y guardarlas en una carpeta dentro de su computadora para poderlas subir al sistema. De click para subir su fotografía. Después de dar click vemos la siguiente pantalla, en la cual tenemos que especificar la carpeta donde tiene las fotos del personal. El login y el password es el mismo, que utilizamos para entrar a los sistemas. Dar click para especificar el archivo donde están las fotografías. Leea las instrucciones antes de continuar. 35

36 Hay que especificar en EXAMINAR el archivo del cual vamos a obtener las fotografías. Archivos donde tiene las fotografías y seleccione la fotografía. De click en aceptar para continuar. Ahora capture su login y passwor con el cual tiene acceso al sistema. Introducir Login y Password, después dar click en Upload. 36

37 La carga de la fotografía se ha llevado a cabo. Regresar La carga de la foto se ha llevado a cabo. 37