Proceso de Implementación de actividades de Control en las Unidades de Tecnología de la Información

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1 Proceso de Implementación de actividades de Control en las Unidades de Tecnología de la Información Todas las Unidades de Tecnología de las Instituciones del Estado, adscritas al Poder Ejecutivo, dentro de sus Prácticas Obligatorias, deben tener siempre actualizada la siguiente Información: - Plan Operativo Anual (Debe incluir la planificación de desarrollo de nuevas aplicaciones y/o modificaciones significativas a los aplicativos actualmente en producción y la planificación de compra de Equipo). - Análisis de Riesgos y Plan de Contingencias. - Manual de Procesos y Procedimientos. - Lista detallada de Servidores y equipos en la granja de Servidores. - Lista de servicios Instalados en los Servidores. - Diagrama de Red. - Lista de Aplicaciones actualmente en producción. - Lista de Aplicaciones en Desarrollo (Por Personal de la Unidad de Sistemas y/o vía Consultoría, con fuente financiera de cualquier índole). - Manuales Técnicos y Manuales de Usuario Final ACTUALIZADOS, de Las Aplicaciones en Producción. - Lista del Software utilizado Actualmente en la Institución. - Contratos Vigentes. Presentación de Informes: a) Avance en la ejecución del POA. b) La ejecución presupuestaria. c) Los reportes sobre los servicios prestados. (a lo Interno y externo de la Institución) d) Informes periódicos de evaluación del control interno. e) Otros (Por ejemplo: Los que le sean asignados por la MAE).

2 CONTROLES SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACION CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN El control interno debe contemplar los mecanismos necesarios que permitan asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad, preparar información confiable y conducir la misma hacia el logro de los objetivos institucionales Los responsables de todas las áreas y/o unidades de la entidad deben considerar la inclusión en los manuales de procedimientos del diseño y contenido de los informes relevantes sobre las operaciones ejecutadas y comunicadas a los usuarios internos y externos, necesarios para tomar decisiones y comunicarlas. PROPÓSITO Disponer de información oportuna, suficiente y relacionada con las principales operaciones de la entidad, sobre los servicios prestados, la ejecución del programa operativo anual y los resultados financieros. CRITERIOS Periódica, oportuna, resumida, completa y disponible para en caso de requerimientos imprevistos o emergentes. PRÁCTICAS OBLIGATORIAS PO.1 La máxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las áreas y/o unidades de la entidad, debe completar y cumplir los requerimientos de información técnica, como formatos, contenidos, fechas de entrega, comparación, detalle de datos y otros, establecidas por los organismos rectores de los sistemas de planificación, administración, financiero y otros especializados. Ejemplo: Informe de la ejecución presupuestaria para uso interno en los diez días siguientes a la fecha de corte del reporte. PO.2 La máxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las áreas y/o unidades de la entidad, debe contar con los informes y reportes requeridos por períodos establecidos (mensual, trimestral, anual y otros) y en los plazos definidos en las disposiciones legales y

3 normativas de conocimiento público, además según lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública - LTAIP a) Información presupuestaria. b) Información financiera. c) Información sobre la ejecución del POA. d) Información sobre producción de bienes y/o servicios. e) Informes de la gestión gerencial y el manejo de recursos públicos. PO.3 La máxima autoridad debe disponer que la información contenida en la página Web de la Institución cumpla los requerimientos establecidos en la LTAIP, establecer los plazos de actualización, así como definir una estructura de contenidos que priorice la información sobre la prestación de los servicios a los usuarios, y finalmente un responsable operativo por todo ello. PO.4 La máxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las áreas y/o unidades de la entidad, debe incorporar controles clave para la mantener los contenidos, la calidad del registro, control e información procesada, como los siguientes: a) Oportunidad de registro de las operaciones. b) Preparación oportuna de los informes formales requeridos para uso interno y externo. c) La producción de informes diarios, mensuales, trimestrales, anuales. d) Analizar y validar los contenidos de informes por unidades operativas para ser formalizados. PO.5 La máxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las áreas y/o unidades administrativas y operativas de la entidad, deben determinar las necesidades de información que debe considerar el sistema de información para la generación de reportes de operaciones, reportes de gestión y reportes financieros. SISTEMAS DE INFORMACIÓN OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS El sistema de información que diseñe e implante la entidad pública deberá ajustarse a las características y ser apropiado para satisfacer las necesidades de ésta. El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. PROPÓSITO Disponer de una herramienta ágil y segura para el registro de las operaciones y de manera especial para la generación de información relevante para la gestión eficiente y efectiva, la transparencia, así como la rendición oportuna de cuentas a la sociedad.

4 CRITERIOS Un sistema sólido, a la medida de las necesidades institucionales y que produzca información relevante para la administración eficiente y efectiva, y que sea de interés para los usuarios de los servicios. PRÁCTICAS OBLIGATORIAS PO.1 La máxima autoridad debe considerar que los sistemas de registro e información sean computarizados, manuales o una mezcla, siempre que cumplan con las siguientes características: a) Los programas informáticos, de preferencia, deben ser integrados evitando la duplicidad de registros. Asimismo, deben ser desarrollados de manera específica para las operaciones de la institución, considerando que existen otros programas generales a ser utilizados para el manejo financiero como el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI) y otros. b) El diseño del sistema de registro debe ser validado y administrado internamente por una unidad especializada de la entidad. c) Conocimiento, operación y práctica en el uso del sistema por los servidores públicos encargados de su manejo. d) Debe quedar claro el beneficio para los usuarios por el eficiente servicio y para las unidades operativas, derivado de disponer de la información en forma íntegra y oportuna. PO.2 La máxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las áreas y/o unidades de la entidad, deben colaborar en el diseño del sistema procurando que la información permita, entre otros beneficios, tomar de decisiones, medir los resultados alcanzados y controlar el avance en la consecución de los objetivos, incluyendo: a) El registro oportuno de la prestación de los servicios. b) La entrega en tiempo y forma de informes resumidos de las operaciones a un momento de corte determinado. c) Informes de avance para evaluar y tomar acciones de mejora sobre los servicios. d) Informes que incorporen la ejecución física y financiera de las operaciones.

5 CONTROLES OPERATIVOS SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información deberán contar con controles adecuados para garantizar la confiabilidad, la seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles. La utilización de sistemas automatizados para procesar la información implica varios riesgos que necesitan ser considerados por la administración de la entidad. Estos riesgos están asociados especialmente con los cambios tecnológicos por lo que se deben establecer controles generales, de aplicación y de operación que garanticen la protección de la información según su grado de sensibilidad y confidencialidad, así como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad. PROPÓSITO Asegurar el ingreso y proceso correcto de las operaciones, la validación de los registros y la generación de informes de resultados oportunos y completos. CRITERIOS Acceso limitado, claves de ingreso, registro interno completo para efectos de auditoría, respaldo continuo, mantenimiento preventivo y medidas contra contingencias. PRÁCTICAS OBLIGATORIAS PO.1 El superior jerárquico de la Unidad de Tecnología de la Información o similar, debe incluir controles de validación sobre: a) El ingreso de la información al sistema. b) El proceso de la información en el sistema. c) Los resultados generados por el sistema. d) La consolidación de la información a nivel institucional. e) El resultado de la conciliación de datos con otras fuentes internas o externas independientes. f) Los reportes que serán aprobados por la MAE. g) La información pública para conocimiento amplio de usuarios y la ciudadanía. PO.2 Los superiores jerárquicos de las Unidades de Tecnología de la Información o similar y de la Unidad de Auditoría Interna, deben contribuir a asegurar el funcionamiento correcto y continuo del sistema de información cumpliendo, por ejemplo, con lo siguiente: a) Establecer niveles de control de las operaciones. b) Aprobación previa del proceso para las operaciones objeto del registro.

6 c) El acceso al sistema con clave individual y el registro de datos en el acceso. d) Verificar o validar los informes generados en forma automática. e) La conciliación y la consolidación de reportes, en los casos necesarios. f) Las revisiones formales para aprobación y publicación. Lic. Luis Bourdeth Especialista Sistemas de Información ONADICI Tel:

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