PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS Y VALIDACIÓN DE PEDIDO CONTRATO

Transcripción

1 Coordinación de elaboración de contratos 1 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS Y VALIDACIÓN DE PEDIDO CONTRATO

2 Coordinación de elaboración de contratos 2 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir para la elaboración, revisión o validación de los contratos o convenios requeridos por las distintas áreas del Fondo de Cultura Económica. 2. ALCANCE El presente procedimiento se aplica a las solicitudes que formulen las diversas áreas del Fondo de Cultura Económica, mismas que serán atendidas por la Coordinación Asuntos Jurídicos con el fin de elaborar, revisar o validar el instrumento jurídico que corresponda. 3. POLÍTICAS 1. Este procedimiento es aplicable para cumplir los requerimientos del apartado 7.4 del Manual de Gestión de Calidad. 2. La Coordinación es la responsable de verificar que los contratos relacionados con la adquisición de bienes, prestación de servicios o cualquier otro instrumento jurídico necesario para desarrollar las actividades del Fondo de Cultura Económica cumplan con la normatividad aplicable. 3. Cuando se trate de bienes y servicios no editoriales, la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales será el área solicitante. 4. Cuando se trate de contratación de servicios editoriales, será cualquier área editorial o de producción del Fondo de Cultura Económica la que haga la solicitud de elaboración, revisión o validación del contrato respectivo. 5. Se entiende por proveedores de servicios editoriales los siguientes: a. Dictaminadores. b. Traductores. c. Escritores de prólogo, epílogos y cuarta de forros. d. Ilustradores. e. Investigadores Iconográficos. f. Revisores Técnicos. g. Correctores de Estilo (revisión, cotejo y marcaje). h. Tipógrafos. i. Diseñadores. j. Cualquier otro proveedor para un servicio especializado con carácter editorial.

3 Coordinación de elaboración de contratos 3 6. La Coordinación realizará los proyectos y/o instrumentos jurídicos siguientes: a. Contrato de Honorarios. b. Contrato de Consignación Mercantil. c. Contrato de Distribución. d. Contrato de Comodato. e. Contrato de Compra-venta (material bibliográfico). f. Contrato de Arrendamiento. g. Contrato de Operación. h. Contrato de Donación i. Convenio de Colaboración. j. Convenio Modificatorio. 7. La solicitud de contratos que requieran las áreas del Fondo de Cultura Económica se realizará por medio de oficio, adjuntando el registro FCE-CAJ-RE.01 (Solicitud de contrato) debidamente requisitado. 4. DEFINICIONES CONTRATO.- Es el acuerdo de voluntades que crea o transfiere derechos y obligaciones. CONVENIO.- Acuerdo de voluntades que crea, transfiere, modifica o extingue obligaciones. LICITANTES.- Participantes en los procedimientos de licitación o invitación a cuando menos tres personas, regulados por la Ley aplicable. CONTRATISTA.- Persona o personas que celebran con el FCE contratos respecto a las operaciones reguladas por la Ley aplicable. RESCISIÓN.- Es la terminación anticipada del contrato por incumplimiento de una de las partes de las condiciones contractuales. PENAS CONVENCIONALES.- Sanción económica aplicable al proveedor o prestador de servicios cuando éste se atrasa o incumple en la prestación de los servicios, o por cualquier otra circunstancia que implique no adecuarse a lo estipulado en las cláusulas contractuales. LEY.- Toda norma jurídica reguladora de los actos y relaciones humanas aplicables en determinado tiempo y lugar, impuesta por la Autoridad. JURISDICCIÓN.- Potestad para determinar las leyes y los tribunales en donde se deberán resolver las controversias inherentes a un acto jurídico.

4 Coordinación de elaboración de contratos 4 5. DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

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6 Coordinación de elaboración de contratos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Coordinación Recibe del área requirente la solicitud de Solicitud de validación, revisión o elaboración, de un contrato, contrato o proyecto de contrato. FCE-CAJ-RE.01 Si se trata de la elaboración o revisión de un contrato o proyecto de contrato, pasa a la actividad 5. Si se trata de la validación de un pedidocontrato, pasas a la actividad Coordinación Recibe el pedido-contrato mediante el Sistema SIGUE, Módulo P. O. (Orden de compra) y cuenta con 2 (dos) días hábiles posteriores a la fecha de su recepción, para su revisión. Si existen observaciones para el área requirente, ir a paso 3, de lo contrario pasa a la actividad Coordinación 4. Coordinación 5. Coordinación 6. Coordinación Remite las observaciones al área solicitante vía sistema SIGUE para que sean solventadas. Ir a la actividad 2. Registra en el sistema SIGUE el estatus de VALIDADO y reenvía al área requirente. Fin del procedimiento. Recibe la solicitud y la documentación complementaria, teniendo 3 (tres) días hábiles posteriores a la fecha de su recepción, para la revisión o elaboración del instrumento respectivo. Revisa que el contenido de la solicitud sea correcto. Si es correcta, pasa a la actividad 9. Si no es correcta, pasa a la actividad 7. Solicitud de contrato, FCE-CAJ-RE.01

7 Coordinación de elaboración de contratos 7 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 7. Coordinación Solicita vía oficio al área requirente la información faltante. 8. Coordinación Recibe la información faltante del área requirente y la remite a quien se haya turnado la solicitud, pasa a la actividad Coordinación Asigna folio. Solicitud de contrato, FCE-CAJ-RE Coordinación General Turna al Jefe del Departamento de Asuntos de Jurídico-Administrativos. 11. Departamento de Elabora o revisa el contrato o proyecto de Asuntos Jurídico- contrato del área requirente. Administrativos Si es contrato, pasa a la actividad Departamento de Asuntos Jurídico- Administrativos 13. Coordinación General / Departamento de Asuntos Jurídico- Administrativos Si se trata de una revisión o de un proyecto de contrato, pasa a la actividad 12. Se recaba rubrica y envía al área requirente para su aceptación. Fin del procedimiento. El Coordinador de y/o Jefe de Departamento de Asuntos Jurídico Administrativos rubrican 4 (cuatro) ejemplares y remite al área requirente. 14. Área requirente Recaba la firma de proveedores y lo remite a la Coordinación. 15. Coordinación Remite a firma del representante con facultades requeridas para la firma del documento (Gerente General o Gerente de Administración y Finanzas) 16. Coordinación General Recibe el contrato firmado, remite 2 (dos) de ejemplares al área requirente e integra el expediente respectivo. Fin de procedimiento. Expediente

8 Coordinación de elaboración de contratos 8 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-CAJ-RE.01 Solicitud de contrato. 7.2 FCE-CAJ-FV. Ficha de Verificación de las características de elaboración de contratos 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción N. A. Medio electrónico (solo lectura) Gerencia de Tecnología (Intranet) 8. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO Coordinación NATURALEZA DEL CAMBIO Se modificó el objetivo, alcance, la política 6, una definición y los días de revisión o elaboración de contratos y del pedido contrato, se sustituyó el término revisión por versión, se elimina la copia, así como, la modificación de la leyenda del documento.

9 Coordinación de elaboración de contratos Todas Todas Coordinación Representante de la Dirección Coordinación Mejorar el sistema documental y llevar un control específico de los procesos jurídicos. Mejoras al Sistema Documental, cambio en la lista de distribución y separación de anexos y Numeración de políticas. Se modifica el nombre para dar cabida a la integración de las actividades correspondientes a la validación de pedido contrato. Se modifica el alcance del procedimiento, se eliminan incisos de la política No. 5 y se incluyen nuevos. Se modifica la definición de Jurisdicción (apartado 4), se incluye la actividad No. 2 en la descripción de actividades y se hace referencia al sistema SIGUE y el módulo operado por el área (apartado 5.2), se actualiza el apartado 6 del procedimiento.

10 Anexo del de elaboración de contratos ANEXO 7.1 FCE-CAJ-RE.01 SOLICITUD DE CONTRATO

11 Anexo del de elaboración de contratos Solicitud de contrato Fecha de Referencia: FCE- CAJ -PR.01 FCE-CAJ-RE.01 : 01 Número de Contrato: (Área exclusiva para llenado de la Coordinación Asuntos Jurídicos) Tipo de Contrato Objeto del contrato 1 2 Nombre de la persona física o moral con la que se elabora el contrato 3 Nombre del Representante Legal en caso de ser persona moral Descuento (en caso de ser contrato de consignación) Descripción técnica del servicio (si aplica) Monto del contrato Vigencia y plazo de ejecución del servicio Productos que entregará el prestador del servicio (en caso de que aplique) Responsable de recibir los productos Forma de pago Condiciones de pago Autorizaciones (en caso de que apliquen) Documentos anexos (copias) Observaciones Comprobante de domicilio no mayor a tres meses, (agua, luz o teléfono) R.F.C. Copia de identificación oficial de la persona física o moral (IFE, Pasaporte, Cartilla Militar, Cédula Profesional) Acta Constitutiva en caso de persona moral con sello del 14 Registro Público de la Propiedad y del Comercio correspondiente. Descripción técnica del servicio Autorizaciones (en caso que aplique) El Testimonio Notarial o en su caso Nombramiento de donde se deriven las facultades del Representante legal Nombre y firma del responsable Visto Bueno Gerente

12 Anexo del de elaboración de contratos INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 TÍTULO: SOLICITUD DE CONTRATO 2 OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con una clara descripción de los requerimientos del área para llevar a cabo la elaboración o revisión del documento respectivo. 3 RESPONSABLE DE SU LLENADO: Área solicitante 4 FORMA DE LLENADO: Manual y/o electrónico 5 DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS Id. Elemento Descripción 1. Tipo de Contrato Denominación del documento. 2. Objeto del contrato Finalidad del documento Persona física o moral con quien se celebrará el instrumento. Representante Descuento (en caso de ser contrato de consignación) Descripción técnica del servicio (si aplica) Monto del contrato Vigencia y plazo de ejecución del servicio Razón social o denominación de la persona moral o nombre de la persona física con quien se celebrará el instrumento. Nombre de quien funge como representante, quien deberá contar con poder suficiente. Porcentaje de descuento que se otorgará. Algunos porcentajes requieren la autorización del Gerente General o del Director General. Referencia del servicio a prestarse, si es muy extensa se anexa a la presente y se marca el recuadro correspondiente. Cantidad acordada en el instrumento. Deberá asentarse en número y letra. Período en el que estará vigente el instrumento, así como el plazo durante el cual deberá prestarse el servicio o entregarse el bien respectivo. Productos que se entregarán o Descripción de los bienes que se entregarán o 9. servicios que se prestarán del servicio que se prestará. Responsable de recibir los Servidor público designado para verificar que el productos o de supervisar los servicio o producto cuente con las 10. servicios. especificaciones requeridas al momento de ser entregado o prestado. 11. Forma de pago. Efectivo, cheque, transferencia bancaria. Condiciones de pago. Mensual, quincenal, una sola exhibición a la 12. entrega de productos. Autorización. En caso de que aplique, se debe anexar el 13. documento mediante el cual se emite la autorización.

13 Anexo del de elaboración de contratos Documentos anexos (copias) Se deben remitir las copias COMPLETAS con los requisitos mencionados en este punto. En el caso de los contratos de honorarios bastara que se remita copia de la justificación técnica de la contratación. Observaciones Puntos importantes a resaltar dentro del instrumento solicitado. Nombre y firma del responsable Gerente, Coordinador o Subgerente que solicita el instrumento. Visto Bueno Firma del superior jerárquico. En caso de que quien lo solicite sea Subgerente.