Guía para Envío y Consulta de Facturas por Internet

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1 Guía para Envío y Consulta de Facturas por Internet Conscientes de lo importante que son nuestros proveedores, hemos creado un Portal de Internet, bajo un esquema de innovación tecnológica, para facilitar la recepción y consulta de Facturas. A continuación le presentamos los pasos necesarios para ingresar sus Facturas y consultar sus Estados de Cuenta y Pagos realizados. A. INGRESO AL SISTEMA Ingrese a la página y pulse Entrar. Coloque su RFC en el espacio de Usuario y su Contraseña que le fue enviada por correo electrónico. Nota: Su usuario siempre será su RFC, pero una vez dentro del sistema podrá personalizar su contraseña. Nota: En caso de que el sistema no le permita el acceso, es muy probable que el usuario esté inactivo (ver mensaje de error), o que el sistema se encuentre en mantenimiento, para estos casos llamar a su contacto de pagos, para resolver el acceso.

2 B. NOTIFICACIONES POR CORREO ELECTRONICO Usted recibirá del portal cuatro tipos de correos electrónicos 4 Correo de Bienvenida y envío de usuario y contraseña Correo de actualización de usuario y contraseña Aviso de rechazo comercial de la factura Aviso de Entrada solicitando el envío de la factura correspondiente C. ENVIO FACTURAS Podrá enviar una Factura por cada una de las Entradas que se encuentren registradas dentro de cada Orden de Compra. O si existe contrato marco podrá enviar su Factura en la Opción Facturas sin Órdenes iniciando el proceso a partir del punto 4. Seleccione el primer módulo del menú superior Órdenes de Compra. Seleccione el nombre de la Sociedad para la cual va a ingresar su Factura, para mostrar las Ordenes de Compra, es posible buscar por los diferentes filtros, como lo muestra la siguiente pantalla: Expanda el detalle de la Orden de Compra, para ver las Entradas registradas y seleccione la Entrada a la que corresponda su Factura, como lo muestra la siguiente imagen:

3 4 Se despliega la opción Subir Factura, con dos campos de importación de archivos, para XML y PDF. 5 Presione el botón "Examinar" para adjuntar los documentos y seleccione el archivo desde su computadora en sus dos formatos XML y PDF, y presione el botón Guardar una vez seleccionado el archivo. Nota: En caso de ser Proveedor que expide Factura Impresa con CBB, solo se mostrará el campo de PDF, y deberá ingresar la información solicitada. 6 Si la Factura es correcta, el portal le mostrará un mensaje de confirmación donde se le notifica el éxito de la operación.

4 Nota Sí la factura tiene algún error, el portal le mostrará un mensaje de error. En éste caso verifique los datos de la factura, según el error que apareció e intente el mismo proceso nuevamente con un nuevo documento. D. ENVIO DE FACTURAS DE ANTICIPO Esta opción se creó para los proveedores que recibieron y facturaron un Anticipo para la Entrada. Presione el título Factura Anticipo, se despliega la opción con dos campos de importación de archivos, para XML y PDF Presione el botón "Examinar" para adjuntar los documentos y seleccione el archivo desde su computadora en sus dos formatos XML y PDF, y presione el botón Guardar una vez seleccionado el archivo. Si la factura es correcta, el portal le mostrará un mensaje de confirmación donde se le notifica el éxito de la operación. 4

5 Nota Sí la factura tiene algún error, el portal le mostrará un mensaje de error. En éste caso verifique los datos de la factura, según el error que apareció e intente el mismo proceso nuevamente con un nuevo documento. E. CONSULTAS Una vez dentro del Sistema puede consultar el historial de facturas que se han ingresado, así como el estatus de sus documentos y los pedidos que están en espera de la factura correspondiente. ESTADO DE CUENTA Seleccione el menú Estado de Cuenta para descargar la lista de las Facturas pendientes de pago. Podrá buscar el histórico de facturas por medio de filtros: Sociedad, Número de Factura (Serie Folio) e Importe. Filtrar la búsqueda por No. Factura Puede filtrar por Sociedad O bien por el importe Sí no desea filtrar la búsqueda simplemente presione el botón Buscar y obtendrá todas las facturas que se han ingresado. La lista contiene a) Factura, que es el folio de su factura; b) Refencia, folio de registro interno; c) Sociedad, Empresa de Maver a la que corresponde su factura; d) Fecha de Pago, fecha programada de pago; f) Importe, es el importe de us factura en moneda original. 5

6 CONSULTA DE PAGOS Seleccione el menú Consulta de Pagos para descargar la lista de los Pagos relacionados con sus facturas, de meses. El reporte. que podrá visualizar tendrá los siguiente datos, donde la clase de documento KZ es el pago, los demás son facturas o notas de crédito. No. Docto Fecha de Pago Factura Clase Importe-Moneda F. CONTACTO Para cualquier duda o comentario dejamos nuestros datos: Cuentas por Pagar Juan Alberto Fregoso () ext 70 Contabilidad Brenda Martinez () ext 07 Soporte Técnico Marisol Madrigal () ext 07 6

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