Manual de Proceso de Recepción de Facturas Electrónicas. Proveedor de Materia Prima. Departamento Cuentas por Pagar MARS México

Transcripción

1 Manual de Proceso de Recepción de Facturas Electrónicas Proveedor de Materia Prima Departamento Cuentas por Pagar MARS México

2 Introducción MARS México es una empresa comprometida con el desarrollo de sus proveedores, rigiéndose siempre bajo el principio de reciprocidad y continuando con su compromiso de mejora continua se tiene el objetivo de optimizar los procesos establecidos para la recepción de facturas electrónicas, aprovechando la tecnología disponible y buscando la forma de estandarizar el proceso. Estos cambios favorecerán no solo a tener ahorros económicos hacia nuestros proveedores sino que contribuirán al medio ambiente y simplificarán el procedimiento de recepción de facturas cumpliendo con los requerimientos fiscales. Tabla de Contenidos Tema Página Objetivo y Alcance 3 Involucrados 3 Formas de Recepción de Facturas Electrónicas 3 Proveedores de Materia Prima Correo con Subject (Asunto) Establecido 4 Factura XML con Adenda por correo electrónico 8 Envío por la aplicación WEB 10 Correo sin Subject (Asunto) 14 Glosario 16 Anexos Anexo de Condiciones Comerciales 17 Anexo Estándar AMECE 18 2/19

3 Objetivo Establecer el procedimiento mediante el cual los proveedores envían sus facturas electrónicas además de estandarizar el proceso de recepción de las mismas en el departamento de cuentas por pagar de las diferentes plantas. Alcance Proveedores de Materia Prima de Mars México. Involucrados Cuentas por pagar. Plantas de Querétaro, Montemorelos y Poncitlán. Formas de recepción de Facturas electrónicas Las formas en las que se recibirán a revisión las facturas electrónicas para su programación de pago serán las siguientes: a) Correo electrónico con Subject (Asunto) establecido. b) Factura XML con Adenda. c) Envío por la aplicación WEB. d) Correo electrónico sin Subject (Asunto). El proceso de recepción de facturas electrónicas no modificará los términos de pago previamente acordados con el departamento de Comercial. La programación de pago para las facturas se realizará cuando se cumplan las siguientes condiciones: 1. Envío o entrega de la factura electrónica por alguna de las 4 formas establecidas. 2. Confirmación de recepción del material por el Almacén (entrega). 3/19

4 Proveedores de Materia Prima 1. Correo electrónico con Subject (Asunto) establecido. Por este medio se podrán enviar las facturas electrónicas una por una para que puedan ser validadas fiscalmente y programadas para pago. Cada correo que se envíe debe tener un Subject (Asunto) con campos específicos sobre cada factura. El Subject (Asunto) que se establezca será válido únicamente para el archivo XML adjunto. Las facturas se deben adjuntar de manera individual para evitar la devolución, en caso de adjuntar más de un archivo XML por correo se rechazarán todas las facturas y deberán ser presentadas físicamente junto con el correo de validación fiscal (ver procedimiento de correo electrónico sin Subject). Paso 1.- Enviar un correo electrónico a la dirección de marsmexicoap@b2bservicios.com y adjuntar el archivo XML de la factura a enviar para que sea validado fiscalmente. El Subject (Asunto) del correo debe estar integrado de la siguiente manera: Reply address Planta Tipo de proveedor Orden de compra El separador a utilizar es el carácter llamado pipe (es la tecla que se encuentra debajo de la tecla Esc, arriba de la tecla Tabulador en el teclado). El Subject (Asunto) del correo debe llevar 4 pipes en total, en el caso de datos que se quieran omitir debe ponerse el pipe de igual manera, es decir aun cuando no se ponga ningún valor deben conservarse el orden de los separadores. A través de este medio debe enviarse UN CORREO por CADA FACTURA. Ejemplo 4/19

5 Los campos a utilizar en el Subject (Asunto) son los siguientes: a. Reply address (Correo de respuesta): es un correo de respuesta adicional para la información referente a la factura enviada, es decir, los mensajes de respuesta se enviaran al correo emisor así como al correo secundario. Este es un campo OPCIONAL, si desea omitirlo deberá poner el pipe y debe iniciar el Subject (Asunto) con el separador como lo muestra el ejemplo: QRO MP b. Planta: este es un campo OBLIGATORIO, indica la planta en la que se entregó el material. Los valores permitidos son los siguientes: QRO Planta Querétaro. GDL Planta Poncitlán, Jal. MTM Planta Montemorelos, NL. c. Tipo de proveedor: es un campo OBLIGATORIO, el valor permitido es: MP Proveedor de Materia Prima. 5/19

6 d. Orden de compra: es un campo de 10 caracteres, la orden de compra es proporcionada por el departamento de Comercial. Este campo es necesario para que su factura se pueda programar para pago. Después de la orden de compra se debe agregar un pipe ya que de lo contrario se generará un error. Ejemplo: QRO MP Es importante recordar que para cada campo que se omita se debe considerar de igual forma el pipe como separador, aunque el espacio esté en blanco, es decir se omite el valor pero se conserva el separador. Se anexa el archivo XML de la factura y se envía el correo. Paso 2.- Usted recibirá un correo de validación del archivo XML enviado en un lapso no mayor a un día. En caso de no recibirlo por favor contacte a su Analista de Cuentas por Pagar (Ver archivo de Condiciones Comerciales). En caso de que el correo que se reciba indique que la factura no es válida fiscalmente no se podrá programar para pago hasta que se haya corregido el error y se tenga el correo de validación correcto. 6/19

7 Paso 3.- Recibirá otro correo que indicará la fecha de pago de su factura. En el caso de que no se haya enviado correctamente el correo, los datos del Subject (Asunto) estén mal o en la validación comercial se haya detectado algún problema recibirá un correo con el motivo del rechazo de la factura y las indicaciones pertinentes para solucionar el problema y no se programará para pago hasta que no se solucione el problema. En caso de cualquier inconveniente ocurrido con su factura, favor de comunicarse al departamento de Cuentas por Pagar (Ver Anexo de Condiciones Comerciales). 7/19

8 2. Factura XML con Adenda por correo electrónico. Los proveedores que deseen incluir una ADENDA como parte de sus facturas electrónicas podrán enviarlas por correo electrónico sin necesidad de escribir nada en el Subject (Asunto) y se podrán enviar varias facturas en un solo correo. Para darse de alta como proveedores con ADENDA deberán contactar al departamento de Cuentas por Pagar (Ver archivo de Condiciones Comerciales) antes de enviarlas con el objetivo de que se valide que la ADENDA sea correcta. La adenda que se define para el proceso de Effem es la estándar AMECE en su versión 7.1 y los campos que se van a marcar como obligatorios son: a. Orden de compra b. Planta QRO Planta Querétaro. GDL Planta Poncitlán, Jal. MTM Planta Montemorelos, NL. c. Tipo de proveedor MP Proveedor de Materia Prima d. Dirección de correo de respuesta (opcional) Ver Anexo de Estándar AMECE para verificar la definición de los campos y los valores permitidos. Paso 1.- Enviar un correo electrónico a la dirección de marsmexicoap@b2bservicios.com en donde se adjunten uno o varios archivos XML con adenda de las facturas emitidas para que sean validadas fiscalmente. 8/19

9 Paso 2.- Recibirá un correo de validación por cada archivo XML enviado con adenda, en donde se indicará si su factura electrónica cumple con todas las disposiciones fiscales establecidas y que será programada para pago. En caso de no recibirlo por favor contacte a su Analista de Cuentas por Pagar (Ver archivo de Condiciones Comerciales). En caso de que el correo que se reciba indique que la factura no es válida fiscalmente no se podrá programar para pago hasta que se haya corregido el error y se tenga el correo de validación correcto. Paso 3.- Recibirá otro correo que indicará la fecha de pago de su factura. En el caso de que la información de la adenda sea incorrecta o en la validación comercial se haya detectado algún problema se recibirá un correo con el motivo del rechazo de la factura y las indicaciones pertinentes para solucionar el problema y no se programará para pago hasta que no se solucione el problema. 9/19

10 3. Envío por la aplicación WEB A través de este medio se pueden subir los archivos XML de las facturas a una aplicación WEB en donde se cargarán cada uno de los archivos sin la necesidad de enviar un correo electrónico. Para obtener un acceso a la plataforma es necesario contactar al personal de Cuentas por Pagar para que se tramite el alta de su razón social y se le proporcione un USUARIO y CONTRASEÑA como acceso a la plataforma. (Ver Anexo de Condiciones Comerciales) PASO 1.- Accesar a la página de internet ingresar el USUARIO y CONTRASEÑA proporcionada. Dar click en el botón ENTRAR PASO 2.- Cargar el archivo XML y llenar los campos solicitados. En caso de que la factura contenga Adenda no será necesario llenar los campos, simplemente anexa archivo y enviar. a. Correo proveedor: es un correo que se proporciona cuando se genera el alta del 10/19

11 proveedor, por lo que este campo se cargará por default. En este correo se recibirá la información relacionada al proceso de la factura. b. Correo de respuesta: es el correo en donde se quiere recibir información sobre la factura enviada, adicional al correo preestablecido, es decir, si se desea que alguien más reciba información sobre la factura. Este es un campo OPCIONAL. c. Planta: es el lugar en donde se entregó el material. Las opciones son: d. Tipo de proveedor: este campo depende del material que se entrega. Los valores permitidos dependiendo del tipo de proveedor son: Usted deberá elegir: Materia Prima a. Orden de compra: es un campo de 10 caracteres, la orden de compra es proporcionada por el departamento de comercial. Este campo es necesario para que su factura se pueda programar para pago. e. Confirmación de recibido: NO APLICA PARA MATERIA PRIMA. Al terminar de llenar los datos dar click en ENVIAR. Usted debe cargar uno a uno los archivos siguiendo los mismos pasos. 11/19

12 Si la factura a enviar contiene Adenda no es necesario llenar los campos. Sólo se le pone ENVIAR Aparecerá una pantalla que indicará si el comprobante se envío correctamente o no. En la misma plataforma Web se podrán consultar cuáles han sido las facturas validadas y pendientes de validación que se han enviado. Paso 3.- Recibirá en el correo electrónico predeterminado y en el opcional la notificación sobre la validación fiscal de su factura en donde también se le notificará que en breve recibirá la fecha de pago de la misma. 12/19

13 En caso de que el correo que se reciba indique que la factura no es válida fiscalmente no se podrá programar para pago hasta que se haya corregido el error y se tenga el correo de validación correcto. Si no recibe ningún correo de validación en un lapso de un día por favor contacte a su Analista de Cuentas por Pagar (Ver archivo de Condiciones Comerciales). Paso 4.- Recibirá posteriormente un correo de confirmación de la fecha de pago de la factura. En el caso de que la información proporcionada sea incorrecta o en la validación comercial se haya detectado algún problema se recibirá un correo con el motivo del rechazo de la factura y las indicaciones pertinentes para solucionar el problema y no se programará para pago hasta que no se solucione el problema. 13/19

14 4. Correo electrónico sin Subject (Asunto). Si ninguna de las opciones anteriores es aplicable a las necesidades del proveedor podrán optar por el envío de facturas por correo electrónico sin Subject (Asunto). Por este medio se podrán enviar todas las facturas electrónicas que se deseen sin embargo será únicamente con el objetivo de que se validen fiscalmente. Para su programación de pago es necesario presentarlas físicamente impresas junto con el correo que recibirán de validación fiscal por cada archivo XML enviado. El procedimiento para el envío de las facturas será el siguiente: Paso 1.- Enviar un correo electrónico a la dirección de marsmexicoap@b2bservicios.com en donde se adjunten uno o varios archivos XML de las facturas emitidas para que sean validadas fiscalmente. No es necesario escribir nada en el Subject (Asunto) Paso 2.- Recibirá un correo de validación por cada archivo XML enviado, en donde se indicará si su factura electrónica cumple con todas las disposiciones fiscales establecidas y debe presentar sus facturas físicamente a revisión. Si no recibe ningún correo de validación en un lapso de un día por favor contacte a su Analista de Cuentas por Pagar (Ver archivo de Condiciones Comerciales). 14/19

15 Dicho correo se debe imprimir y presentar a revisión en los días establecidos junto con los siguientes requisitos: a. Factura Impresa (2 copias). b. Orden de compra. c. Sello de almacén. d. Correo de validación fiscal (uno por cada factura) (Ver Anexo de Condiciones Comerciales) En caso de que el correo que se reciba indique que la factura no es válida fiscalmente no se podrán programar las facturas a pago hasta que se haya corregido el error y se tenga el correo de validación correcto. 15/19

16 Glosario Concepto MP QRO MTM GDL Definición Proveedor de Materia Prima Planta Querétaro Planta Montemorelos, NL Planta Poncitlán, Jal. Este documento y la información que contiene son confidenciales y de propiedad de MARS México. Esta información no debe ser difundida, copiada o utilizada por ninguna persona, sin la autorización expresa por escrito por MARS México. Este documento deberá conservarse en un lugar seguro y destruirse o regresarse a MARS México cuando no requiera utilizarse más. This document and the information contained in it are confidential and are the property of MARS Mexico. They may not in any way be disclosed, copied or used by anyone except as expressly authorized by MARS Mexico. The document should always be kept in a secure place, and should be destroyed or returned to MARS Mexico when it is no longer needed 16/19

17 Anexo 1. Condiciones Comerciales 17/19

18 Anexo 2. Estándar AMECE Orden de compra Adenda\requestForPayment\orderIdentification\referenceIdentification El atributo type deberá ser ON Este valor sólo podrá ser un string de 10 posiciones Ejemplo: <orderidentification> <referenceidentification type="on"> </referenceidentification> </orderidentification> Confirmación de recibo de mercancía Adenda\requestForPayment\ AdditionalInformation\referenceIdentification El atributo type deberá ser DQ Este valor sólo podrá ser un string de 10 caracteres Ejemplo: <AdditionalInformation> <referenceidentification type="dq"> </referenceidentification> </AdditionalInformation> Planta Adenda\requestForPayment\ buyer\ contactinformation\personordepartmentname Los valores sólo podrán ser: QRO, GDL ó MTM Donde cada sigla significa QRO Querétaro, GDL Guadalajara y MTM Montemorelos Ejemplo: <buyer> <contactinformation> <personordepartmentname> <text>qro</text> </personordepartmentname> </contactinformation> </buyer> Tipo de proveedor Adenda\requestForPayment\ seller\ alternatepartyidentification El atributo type deberá ser SELLER_ASSIGNED_IDENTIFIER_FOR_A_PARTY Este valor sólo podrá ser: MP, ME, SE, LO, AN, UN, CO Donde cada sigla significa MP Proveedores de Materia Prima, ME Proveedores de material de Empaque, SE Proveedores de Servicios, LO Proveedores de servicios Logísticos, UN Proveedores de pago Único, CO Proveedores con Producto en Consignación. Ejemplo: <seller> <gln> </gln> <alternatepartyidentification type="seller_assigned_identifier_for_a_party">se</alternatepartyidentification> </seller> 18/19

19 Dirección de correo de respuesta (OPCIONAL) Adenda\requestForPayment\InvoiceCreator\ alternatepartyidentification El atributo type deberá ser IA Este valor sólo podrá ser un string de 50 caracteres Ejemplo: <InvoiceCreator> <alternatepartyidentification </nameandaddress> </InvoiceCreator> 19/19