Conformación y Gestión de Equipos

Transcripción

1 Conformación y Gestión de Equipos Lic. Ercilia M. Olivera Introducción Los cambios observados en los distintos sectores de la sociedad, la complejidad de los servicios y las necesidades de la población a satisfacer, requieren de nuevas formas de organización del trabajo, priorizando el trabajo en equipo. Esta forma de trabajo satisface una serie de necesidades de las organizaciones actuales como: Mejorar la calidad del trabajo y el servicio, aumenta la productividad y mejorar los resultados, aumentar la motivación y satisfacción de los integrantes, optimizar los nuevos modelos de gestión. Dirección participativa por objetivo, facilitar los procesos de monitoreo y evaluación de la gestión por resultados (pre, durante y post), afianzar el aprendizaje continuo y el intercambio de información. Pero, implementar un efectivo trabajo en equipo, no es tan sencillo, ya que hay múltiples factores que pueden afectar, favoreciendo o desfavoreciendo sus resultados. 1

2 Tipos de Grupos Organizacionales Ejemplo Dimensión temporal Nivel de formalidad Grupos permanentes Grupos temporales Formales Informales Equipos de Finalidad Producción = Toma de decisiones y sol. de problemas Desarrollo de productos = y/o servicios Solución de Conflictos, etc.. Equipos de Modernización del Estado Nivel estratégico Línea Nivel jerárquico Diferenciación vertical Nivel táctico Nivel operativo Asesoría Diferenciación horizontal Servicios especializados 2

3 GRUPO EQUIPO fenómeno natural entre las personas, fenómeno organizativo consciente. Un equipo siempre es un grupo. Grupo Equipo Es un conjunto restringido de personas ligados entre sí por una constante de tiempo y espacio articulados por su mutua representación interna, que se proponen en forma explícita o implícita una tarea que constituye su finalidad y que interactúan a través de complejos mecanismos de asunción y adjudicación de roles. Riviere Pichón E. El proceso grupal. Ed.Nueva Visión. Buenos Aires, Consiste en un número reducido de personas con habilidades complementarias que se hallan comprometidas con un propósito, objetivos de desempeño y un enfoque común de trabajo para lo cual se hallan mutuamente disponibles. Katzenbach y Smith. La sabiduría de los equipos. Ed.Dos Santos. España, Diferencias entre Grupos de trabajo y Equipo Grupo de trabajo Líder fuerte, centrado Responsabilidad individual Propósito del grupo es el mismo que la misión integral de la organización Productos de trabajo individuales Realiza reuniones eficientes Mide su efectividad en forma indirecta por su influencia sobre los demás (por ej. el desempeño financiero ) Discute, decide y delega. Equipo Papeles de liderazgo compartidos Responsabilidad individual y mutua Propósito de equipo específico que produce el equipo Productos de trabajo colectivo Estimula la discusión sin restricciones y las reuniones interactivas para solución de problemas Mide el desempeño en forma directa mediante la evaluación de los productos de trabajo colectivo Discute, decide y trabaja de verdad junto con los demás. 3

4 Atributos del Trabajo en Equipo Propósito Objetivos claros y específicos Objetivos compartidos Objetivos, intereses, valores y creencias personales compatibles Compromiso o motivación de los integrantes del grupo Clima Comunicación Cooperación Grado y manejo del conflicto Confianza Respeto Contribución Participación Liderazgo compartido Aprovechamiento de las capacidades individuales Aprendizaje individual y grupal 4

5 Alternativas para alcanzar Acuerdos CONSENSO Todos opinan. Todos deben ponerse de acuerdo. MAYORÍA El equipo vota. La mayoría gana. MINORÍA Toman forma de comité. Un grupo investiga. Se emiten recomendaciones. EXPERTOS Contrata expertos que hacen recomendaciones DOMINIO AUTORIDAD SIN DISCUSIÓN Decisiones predeterminadas por la autoridad DOMINIO AUTORIDAD CON DISCUSIÓN Conocido como toma de decisiones participativa. El líder conserva la responsabilidad. Ventajas Fomenta el compromiso Muy útil para decisiones importantes y complejas, que requieren involucramiento e integración. Resuelve vigencias. Permite cerrar más rápidamente la discusión sobre temas no especialmente importantes. Casos que requieren experticia existente parcialmente en el grupo. Se necesita simplificar la toma de decisión, delegándola en unos pocos. Casos que requieran experticia no existente en el grupo. Cuando existe poco tiempo para la toma de decisiones. Cuando los integrantes esperan que sea el líder el que decida. Cuando carecen de actitudes o información para decidir. Desventajas Requiere mucho tiempo y energía psicológica No sirve para manejar emergencias Genera una minoría potencialmente enemistada. No se logra compromiso total. Aprovecha menos la diversidad. Genera conflictos y controversias Genera menos compromiso. Uno sólo puede ser el mejor para todo. Genera bajo compromiso y hasta resentimiento. Genera compromiso Requiere muy buenas cualidades de comunicación. 5

6 Compromiso El grado de implicación que una persona puede poner en juego a favor de las metas y objetivos del grupo. Este grado de implicación se manifiesta mediante conductas de la persona por las que invierte, pone algo de su parte (esfuerzo, tiempo, ideas, iniciativas, bienes, etc.). El compromiso Adhesión Voluntad de mejora Aprendizaje continuo Diagnóstico: 1. Grado de compromiso individual con los objetivos y metas del grupo: El grado de conocimiento que la persona tiene de los objetivos y metas del grupo. El grado en que participa en su elaboración, comprensión y modificación (iniciativas, aprendizaje, innovaciones). Su grado de contribución (tiempo, esfuerzo, resultados y mejoras). 2. Grado de compromiso individual con el propio grupo. Su grado de intervención (+ o - ) en conflictos. Su relación con el resto de compañeros y jefe. Construcción del compromiso: Conseguir resultados positivos y con mejora continua. Alcanzar los objetivos planteados. Voluntad común de comunicarse y de superar las diferencias. Asumir la responsabilidad por los objetivos. Crear condiciones de participación. Confianza en las habilidades grupales. 6

7 Pasos para construir el compromiso: Establecer reglas y crear una situación de equilibrio emocional (satisfacción, trato equitativo, etc.) Conocer las motivaciones e intereses de las personas. Fomentar la participación. Consecución progresiva de objetivos y espíritu de reto. Cohesión del mismo. Grado de atracción entre los miembros del grupo y de motivación para permanecer dentro Determinantes: Tiempo que pasan juntos Dificultades del ingreso, permeabilidad del grupo Tamaño del grupo Composición por edad y sexo Amenazas del exterior Éxitos anteriores Homogeneidad Comunicación Aislamiento físico Fronteras físicas Estatus del grupo Competencia entre los miembros Pasos para construir la cohesión: Facilitar un adecuado proceso de comunicación entre los miembros del grupo. Buscar la generación de confianza. Establecer una dinámica donde compartir sea algo natural. Estimular el apoyo mutuo. Buscar fórmulas adecuadas de superación de conflictos. 7

8 Condiciones Externas La Planificación Estratégica Estructura Normativa vigente Sistemas de gestión Recursos humanos Dirección por resultados Cultura organizacional Marco laboral físico Etapas en el desarrollo de los Grupos Modelo de Buchholz y Roth Fase 1. Reclutamiento/reunión de los individuos: No tienen propósito común. No comparten responsabilidad. Fase 2. Grupos: Reconocen propósito común. Comparten responsabilidad unidireccionalmente. Fase 3. Equipo: Usa el propósito común para concentrar energía. La responsabilidad es compartida por todos los miembros. El todo es mayor que la suma de las partes. Posible eficacia del grupo + utilidades del proceso - pérdidas del proceso = eficacia real del grupo. 8

9 Componentes de los Equipos Recursos: Humanos, De información, Operativos. Gestión de Recursos Humanos: Ocupación y asignación, Capacitación y desarrollo, Evaluación y recompensas Estructura grupal: Asignación eficaz de responsabilidades y tareas; Comprensión; Coordinación. Procesos: Liderazgo, Resol.de problemas y Toma de decisiones, Planificación y control, Delegación, Reuniones, Evaluación. Desempeño y resultados Compromisos de gestión, responsabilidad. Atrib.objetivos (calidad, productividad, innovación, etc.) Atrib.subjetivos (satisfacción del usuario, de los integrantes del equipo, Etc.) 9

10 Conducción Funciones necesarias para conductores 1. Fijar su función En su persona En la organización En el equipo En el proceso En los resultados 2. Conocer a los integrantes del equipo Sobre el conocimiento y experiencia del integrante para ejercer su función. Sobre el nivel de relación con el integrante 3. Definir la o las estrategias del equipo y coordinar su implementación 10

11 Liderazgo meta. Es el proceso mediante el cual una persona influye sobre las demás para alcanzar una El liderazgo está en función de: 1. El líder 2. Los colaboradores 3. Las variables de situación (objetivos, tiempo, medio ambiente) Liderazgo = f (líder, colaboradores, situación) Comportamiento s de los líderes Visión y dirección Alinear Comportamientos de los directivos Planear y presupuestar Gestionar Formas de Ejercer el Liderazgo Centralizado en el líder Centralizado en el grupo Uso de la autoridad por parte del líder Area de libertad del grupo Toma una decisión y la notifica Vende su decisión Presenta ideas e invita a cuestionarlas Presenta decisiones tentativas sujetas a cambios Presenta un problema, recibe sugerencias, toma una decisión Define los límites, pide al grupo que tome una decisión Permite a los integrantes funcionar dentro de límites definidos por un superior. 11

12 Roles Rol: es una serie de patrones esperados de conducta que se le atribuyen a alguien que ocupa un puesto determinado en una unidad social. Identidad Percepción Expectativas Contrato psicológico Conflicto de roles Roles en un grupo Roles de tareas: Relacionados directamente con el trabajo del grupo, son fundamentales para asegurar el cumplimiento de los objetivos, y se relacionan con las tareas de iniciar la acción, pedir información, informar, pedir opinión, opinar, coordinar, criticar, elaborar, evaluar, etc. Roles de mantenimiento: Son los que están relacionados directamente con la constitución del grupo como red de relaciones entre personas. Se refieren a acciones de conciliar, legislar, obstruir, dominar, estimular, agredir, registrar, apoyar, buscar reconocimiento, buscar ayuda, invitar a participar, alentar. Roles individuales conflictivos: Son conductas con las que el individuo trata de satisfacer necesidades de tipo personal, que no poseen importancia (o son negativas) para el resto de los miembros, y que pueden obstaculizar y dificultar el trabajo colectivo. En este grupo de roles están incluidos el agresor, el bromista, el dominador, el presumido, el egoísta, el buscador de reconocimiento, etc. Roles de equipo: Se refieren a nuestro modo individual, personal, de comportarnos, de contribuir a la tarea y de relacionarnos con otros personas en el trabajo. Son personales, intuitivos y emocionales. Creativo Especialista Aporte el saber especializado sobre el que se basa el servicio o el producto del equipo. Evaluador Roles mentales Fuente de ideas e innovación para Fases iniciales de un proyecto o cuando el equipo. el mismo se atasca. Aporta conocimientos y técnicas que poca gente puede dominar. Analiza las ideas y sugerencias, tanto internas como externas, evalúa su viabilidad y su adecuación a los objetivos. Fuerte razonamiento crítico. Proporciona la compensación adecuada frente a la originalidad del Creador y al fuerte empuje del Impulsor. 12

13 Impulsor Implementador Finalizador Cohesionador Buscador de recursos Coordinador Roles de acción Estimula y aguijonea al equipo Genera acción y su trabajo prospera bajo hacia la acción. la presión. Fuente de transformación de las Aporta métodos y técnicas para las ideas en acciones. aplicaciones prácticas. Realiza un seguimiento continuo de Imprime un claro sentido de la urgencia las tarea, buscando el dentro del equipo y es útil a la hora de cumplimiento de los plazos y los cumplir los plazos establecidos. mayores niveles de perfección. Roles sociales Fomenta la unidad y las relaciones armoniosas entre los miembros del equipo. Explora los recursos del exterior y establece contactos que pueden ser útiles para el equipo. Organiza, motiva y controla las actividades del equipo, logran-do metas comunes en base a un trabajo compartido, solidario e interdependiente. Fomenta la unidad y las relaciones armoniosas. Actúa de contrapeso a la fricción y al conflicto que pueden generar los Impulsores, Creadores y Evaluadores. Negocia hábilmente para aportar recursos al equipo. Los mantiene en contacto con la realidad de su entorno organizacional. Hace que los demás trabajen para conseguir metas compartidas. Pone en claro los objetivos del equipo, establece prioridades, fija los roles de tarea y los límites del trabajo de los otros miembros del equipo, per-cibe carencias en la ejecución de la tarea y toma las medidas adecuadas para solucionarlas. 13

14 D ES E M PE Ñ O Coordinación de tareas CURVA DE DESEMPEÑO DEL EQUIPO Cualquier grupo pequeño de personas que se reúnen para alcanzar un propósito común o una serie de resultados. Grupo de trabajo Grupo de trabajo que todavía no se ha disciplinado en lo relativo a los elementos básicos que determinan niveles de rendimiento de equipo real. Equipo potencial Equipo autogestionado Equipo Están profundamente comprometidos con el crecimiento y el éxito personal mutuo. Grupo pequeño de personas con destrezas complementarias, que están dedicadas a un propósito común, metas de rendimiento y maneras de proceder, por los cuales se hacen mutuamente responsables. Seudoequipo Grupo de trabajo que no reconoce ningún propósito de rendimiento es sus interacciones. Seudoequipo EFECTIVIDAD GRUPO: Conjunto restringido de personas ligados entre sí por una constante de tiempo y espacio, articulados por su mutua representación interna, que se proponen en forma explícita o implícita una tarea que constituye su finalidad y que interactúan a través De complejos mecanismos de asunción y adjudicación de roles (Pichón Riviere 1984) Adaptado de Karzenbach J. La sabiduría de los equipos 14

15 Reuniones de Equipo Objetivos: Para conocer y difundir información Debatir ideas Tomar acuerdos Establecer un contacto interpersonal y grupal Mantener: Principio de diversificación Principio de especificación Principio de utilidad Planificar las reuniones Qué se pretende de la reunión? cuál va a ser el producto razonable que justificara esta inversión en tiempo y dinero? cuáles son las personas idóneas para esta reunión? cuáles son los documentos, datos o tareas previas necesarias para alcanzar los objetivos planteados? dónde se desarrollara la reunión? Orden de los temas 1. Temas sencillos 2. Temas a discutir 3. Tema que se perciba positivamente 15

16 Conducción de la reunión Abrir la reunión Orden de la discusión Momento informativo Momento de debate Momento de consenso Hacer participar Toma de acuerdos y creación de consenso Principio de unión del equipo Principio de centrar al equipo en la tarea Principio de mover al equipo hacia acuerdos Cierre de la reunión Resumir los diferentes aspectos y propuestas Delegación de responsabilidades Para mejorar la calidad de las reuniones: Desde el organizador 1. Cuál es el objetivo? 2. Es una reunión la mejor alternativa 3. Cuánto tiempo debe durar una reunión? 4. Cuántas personas deben asistir? 5. Es el temario suficientemente específico? Desde el participante 6. Qué hay en esa reunión importante para Ud.? 7. Se atrevería a rechazar la invitación? 8. Puede retirarse antes de que termine la reunión? 9. Cuál es su objetivo? 16

17 Funciones más significativas de los grupos A nivel de la organización: Permiten realizar tareas que no podrían ser llevadas a cabo por individuos trabajando aisladamente Posibilitan la maximización de los talentos Favorecen un mayor número de visiones diferentes para el análisis en el proceso decisorio Favorecen la calidad cuando están centrados en el concepto de cliente interno y externo Facilitan en el proceso de identificación y regulación del comportamiento individual dentro de un Sistema Social más amplio Son fuerzas propulsoras en los cambios organizacionales, ayudando en la implementación de los mismos Transmiten a los nuevos integrantes las creencias y los valores que caracterizan la cultura de la organización, asegurando su estabilidad. Funciones más significativas de los grupos A nivel de la persona: Ayudan a comprender el ambiente organizacional Ayudan a las personas a conocerse a sí mismas Ayudan a desarrollar nuevas y diferentes habilidades Ayudan a obtener recompensas y reconocimientos que no estarán disponibles a ellos individualmente. Satisfacen necesidades importantes: afiliación, estima, seguridad, reconocimientos Son fuentes de significado para las personas. 17

18 Evaluación de equipos Quién evalúa? Qué se evalúa? Cómo se evalúa? Cuándo se evalúa? Percepción Quién Evalúa? En cuanto a: Qué se Evalúa? De los integrantes del equipo Los resultados alcanzados Del conductor y/u observadores externos De los integrantes del equipo, conductor y observadores externos La forma y el proceso en que se realizó la tarea Los afectos puestos en juego en la realización de la tarea y en el alcance de los resultados previstos. Cómo y cuándo se evalúa? 1. Previo al inicio de la realización de la tarea, en la etapa de planificación 2. Durante la realización de la tarea (proceso. 3. Una vez alcanzados los resultados. 18

19 Bibliografía Hellriegel, Slocum, Woodman. Comportamiento Organizacional. Internacional Thomson. México, Katzenbach JR. y Smith DK. La sabiduría de los equipos. Cia.Ed. Continental SA. México, Palomo Vadillo MT. Liderazgo y motivación de equipos de trabajo. ESIC. Madrid Robbisn SP. Comportamiento organizacional. Prentice Hall. México, Surdo E. La magia de trabajar en equipo. España. 19