INSTRUCCIONES PARA PRESENTACIÓN DE CUENTAS ANUALES EN EL REGISTRO MERCANTIL

Transcripción

1 INSTRUCCIONES PARA PRESENTACIÓN DE CUENTAS ANUALES EN EL REGISTRO MERCANTIL ContaSOL te permite preparar las Cuentas Anuales para su depósito en el Registro Mercantil. Una vez creado el archivo, lo puedes abrir desde el programa D2, el cual genera el archivo correspondiente para la presentación en el registro. También, en él, podrás incorporar no sólo los datos que hayas contabilizado en ContaSOL, si no toda la documentación que necesites añadir. El programa del Registro Mercantil (D2), lo puedes descargar y encontrar información sobre su uso en la web del Registro Electrónico: Para preparar las Cuentas Anuales para su depósito debes seguir estos pasos: Paso 1 Accede en ContaSOL, a la opción que debes presentar dependiendo de tu tipo de empresa. En la pestaña Impresión oficial < Registro mercantil accede al Depósito de cuentas PGC 2008 o al Depósito de cuentas PGC 2008 Pymes. Página 1

2 El manejo de ambas opciones es idéntico por lo que en esta guía vamos a centrarnos en el Depósito de cuentas PGC 2008 Pymes. Paso 2 Una vez accedemos al formulario, la primera ventana que nos aparece es la siguiente, en ella has de calcular el formulario para generar el archivo para el Depósito de Cuentas Anuales. A continuación te explicamos las opciones por las que está formada esta ventana: Su Estructura: Formulario. Son las distintas páginas que constituyen el modelo. Las podemos ver a la izquierda, para visualizarlas, sólo haz de hacer un clic en su nombre. Página 2

3 Filtros. También podemos establecer una serie de filtros que nos serán de ayuda en el cálculo de la información que vamos a presentar. Diario: Permite seleccionar el diario del que queremos obtener los datos. Opciones de cálculo: Permite realizar el cálculo según el modelo de Balance de Situación y el modelo de Pérdidas y Ganancias que elija. Cinta de opciones Registro Mercantil Se encuentra formada por los grupos: Página 3

4 Mantenimiento: Guardar y seguir en la ventana actual o guardar y cerrar la ventana. Con ambas opciones, la próxima vez que accedamos a esta ventana, si hemos guardado los datos anteriores, el programa los recuperará sin ningún tipo de intervención por nuestra parte. Páginas: Movernos por las diferentes páginas del formulario actual. Presentación: Desde aquí podremos realizar: Imprimir: La impresión del formulario, en papel pre-impreso obtenido en el Registro Mercantil de su ciudad, o en papel blanco. Depósito Digital. Permite la preparación de ficheros para el depósito digital a través del programa D2. Configuración. Acceder a la configuración para la preparación de ficheros para el depósito, en la que debemos indicar: La ruta donde se encuentra instalada la máquina virtual de JAVA en nuestro equipo. La ruta en la que ContaSOL deberá guardar los ficheros generados para la importación en el programa del Registro Mercantil. Acciones: Limpiar información: pone a cero el contenido de cada uno de los apartados. Página 4

5 Calcular formulario: realiza el cálculo de los importes de la declaración. Este cálculo dependerá del diario seleccionado y de los modelos a utilizar como base. Al pulsar botón calcular formulario aparecerá la siguiente ventana: Por defecto ContaSOL calcula el Pérdidas y Ganancias y Balance de Situación. El Estado de Cambios de Patrimonio Neto no está activado, es opcional, si se activa, nos avisa con un mensaje de que se debe tener en cuenta que las fórmulas incluidas en ContaSOL no han sido aprobadas en ningún BOE. Esto significa que no todos los campos están formulados y que las fórmulas que existen en el programa no pertenecen a algún BOE. Es el usuario el que tiene que formular los campos o modificar los ya existentes. Para ello puedes acceder a la nota técnica dentro de la zona privada de clientes Estado de cambios y Patrimonio Neto donde se explican todos los pasos para su formulación. Una vez calculada toda la información, es posible modificar cada valor del formulario ( a excepción de la página Hoja identificativa de la sociedad que siempre es leída desde Datos generales de la empresa ). Si marcas para que lo calcule has de tener en cuenta que has revisar los importes calculados. Insistimos en que una vez calculado, el formulario puede modificarse manualmente en su totalidad. Página 5

6 Para presentar al depósito a través del programa D2 debes seguir estos pasos: En el grupo Presentación accede a la configuración para visualizar la ruta donde ContaSOL guardará las declaraciones generadas y cuál es la ruta de acceso a la máquina virtual de JAVA configurada actualmente en el programa. Una vez calculada y revisada toda la información que se va a presentar, haz clic sobre la opción Depósito digital para que ContaSOL genere el fichero a importar desde el programa del Registro Mercantil. Si todo es correcto, ContaSOL te indicará la ruta en la que se ha almacenado el fichero a importar desde el programa D2. En el programa del Registro Mercantil Ejecuta el programa del Depósito Digital. Desde la ventana de Selección del depósito digital, accede al botón Importar y validar huella Página 6

7 En la siguiente ventana, selecciona la opción importar De un fichero XBRL (XML) y pulsa Siguiente. Selecciona el fichero que generaste desde ContaSOL y pulsa siguiente. Página 7

8 Indica un nombre y una descripción para el depósito que se está creando (este nombre será el que posteriormente aparecerá en la ventana de selección de depósitos del programa D2) y pulsa Siguiente. Haz clic en finalizar en la ventana que indica la información del depósito que se va a crear y ya se habrá realizado la importación de datos en el programa del Registro Mercantil. Página 8

9 Al importar los datos si el fichero no es correcto, nos aparecerá una ventana con el número de errores detectados: Pulsamos cerrar y nos abrirá el depósito, abajo a la izquierda nos mostrará todos los errores que debemos corregir antes de proceder al envío del depósito. Página 9

10 Posicionándonos sobre cada uno de ellos nos llevará a la casilla para poder rectificar o añadir la información requerida. Debes ahora completar datos no contables: datos de instrucción registral, paso de las relaciones de test del programa D2, ficheros adjuntos (desde la opción Documentos, Gestión de documentos podrás importar la memoria, el informe de gestión, el informe de auditoría -tal y como muestra la ventana inferior-), etc. El último paso es acceder a la opción del menú Formulario < Generar depósito digital, desde aquí obtendremos un fichero.zip con toda la información del depósito para su presentación en el Registro Mercantil. Página 10

11 Ésta se podrá realizar por las siguientes vías: Soporte informático: el fichero.zip del depósito se presentará en cualquier dispositivo admitido siendo necesario adjuntar la Solicitud de presentación y la Certificación de la huella digital. Telemáticamente: directamente en la web Acceso registro electrónico seleccionando la opción Presentación telemática de documentos. *Nota: el usuario debe estar registrado en la página oficial del Registro y poseer certificado digital. Página 11