Creación, diseño, formato y organización de planillas de cálculo.

Transcripción

1 Creación, diseño, formato y organización de planillas de cálculo. Creación, diseño, formato y organización de s.. rangos, filas y columnas. Formatos condicionales y validación de datos. Docente: Ivana Rojas 1 2

2 Planilla de cálculo Una planilla de cálculo es un programa que nos permite organizar la información, almacenar gran cantidad de información, ordenarla, seleccionarla según distintos criterios; podemos efectuar consultas y operaciones matemáticas y estadísticas desde las más simples a las más complejas.. Excel: es un programa de tipo planilla de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de prestamos hipotecarios. Elementos básicos de Excel: Barra de título. Barra del menú. Barra de herramientas estándar. Barra de formato. Barra de fórmulas. Barra de etiquetas. Barras de desplazamiento. Barra de título: Contiene el nombre del documento sobre el cuál se está trabajando en ese momento. En el extremo de la derecha están los botones de minimizar, restaurar y cerrar. Barra del menú: Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menú desplegables. Los menús desplegables de la barra de menús contienen 3 tipos básicos de elementos: * Comandos inmediatos: Se ejecutan de manera inmediata al hacer clic sobre ellos. * Otro menú desplegable: Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Ej. Menú insertar -> imagen. * Comando con ventana: Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Ej. Menú insertar -> grafico. Barra de herramientas estándar: Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales como Guardar, Copiar, Pegar, etc. Barra de formato: Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Barra de fórmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir la casilla dónde estamos situados. Barra de etiquetas: Permite movernos por distintas hojas del libro de trabajo. Barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. 3 4

3 Conceptos Básicos Libro de trabajo: es el archivo que creamos en Excel. Tiene una extensión.xls Puede contener 1 a 255. Hoja de cálculo: hoja cuadriculada formada por 256 columnas y filas. Cada columna se nombra por letras. La hoja de cálculo se organiza en celdas. Cada una se forma en la intersección de las filas con las columnas, adquiriendo el nombre de la columna y la fila. Ej: C1 (se encuentra en la columna C y fila 1) Ej. A, B, C, AA, AB,.IV etc. Cada fila se nombra por números. Ej. 1,2, La celda es un pequeño editor de texto y en ellas se puede escribir un texto, insertar una imagen, un gráfico, etc. Libro de trabajo: es el archivo que creamos con Excel, es decir todo lo que hacemos con este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo Excel tienen la extensión.xls para que la computadora lo reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás Microsoft Excel Libro1. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3 y así sucesivamente. Celda Activa: Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda Activa. Fila Activa: fila dónde se encuentra la celda activa. Columna Activa: columna dónde se encuentra la celda activa. El nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo se encuentra ya guardado. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte inferior de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombrada como Hoja1, Hoja2 Hoja de cálculo: es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con una gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Las están formadas por columnas y filas. Cada columna se nombra por letras. Ej. A, B, C, AA, AB,.IV etc. Cada fila se nombra por números. Ej. 1,2,

4 Rangos: El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe indicando: la primera celda del mismo y la última, separada por dos puntos. Para ingresar los datos debemos primero organizarlos, siempre conviene hacerlo por registros o filas; es decir, si hablamos de un producto, pondremos toda la información a este producto en una fila, como podría ser su nombre, código, precio, etc. Y a su vez en las columnas pondrá siempre las mismas particularidades de todos los elementos. Hay tres tipos de rangos: Rango Columna: es aquél que se conforma de la misma columna y distinta fila. Ej.: A4:A13 Rango Fila: es aquél que se conforma con la misma fila y distinta columna. Ej.: A2:E12 Rango Matricial: difieren las filas y las columnas. Ej.: C4:F12. Si en una columna los datos sobrepasan, es decir que abarcan la celda contigua también, podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra que indica la columna dónde estamos trabajando y la siguiente, y el ancho de la columna adoptará el tamaño de la palabra u oración más larga de esa columna, o bien pisando y arrastrando con el mouse en la línea que separa la columna(letra) con la siguiente y buscar el ancho deseado. Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacerlo con la fila. 7 8

5 En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas.. Tipos de datos Número: Para introducir los números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos +-()/%Ee. Por defecto los número aparecen alineados a la derecha. Fecha u hora: Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma que deseas que aparezca. Ej: 1/12/99, 2:30PM, 12/07/2031 Por defecto las fechas aparecen alineados a la derecha. Texto: Para introducir texto puedes incluir letras, dígitos y caracteres especiales. Una celda puede contener hasta caracteres de texto. Por defecto el texto aparece alineado a la izquierda. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los siguientes tres métodos: Intro: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. Teclas de movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Cuadros de Aceptación: En la barra de herramientas se encuentra un botón de aceptación en verde, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda, pero la celda activa continuará siendo la misma. Números: Los signos + delante del número se ignoran y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico de la contabilidad. El carácter E es interpretado como una notación científica. Por ej. 3E5 equivale a (3x10 elevado a la 5). Se pueden introducir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un solo número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si introducimos el signo % al final del número, Excel lo considera como un símbolo de porcentaje. Fechas: Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente debemos introducir el año completo. 9 10

6 Formato de las celdas: El formato de las celdas es muy variado; para acceder a él, debemos acceder al menú Formato, opción celda, o bien posicionados en la celda a la que queremos modificar, oprimimos el botón derecho del mouse y seleccionamos la opción Formato de celda. Pestaña número. Dentro del Formato celdas, tenemos varias solapas: La pestaña Número: se refiere al número o formato del dato que queremos ingresar; por defeco, siempre se encuentra en categoría General; es decir que nos va a mostrar la información que ingresemos en la celda pura como la introducimos; si seleccionamos algunas opciones número, contabilidad, fecha, etc, e ingresamos un dato, lo devolverá en la forma seleccionada. Por ejemplo, si seleccionamos moneda, podremos elegir la cantidad de decimales y el símbolo, por ejemplo $ español, Argentina, y por más que ingresemos en la celda el valor 100.0, cuando aceptemos al dato nos lo mostrará como $100,00 es decir, aparecerá con el símbolo peso y el punto transformado en coma. Debemos tener mucha precaución con el ingreso de los datos; cuando se introducen números en la celda, éstos deben hacerse por teclado numérico y respetar sólo el punto para los decimales; en caso de que ingresemos el número acompañado del símbolo $ por el teclado, notaremos que el valor ingresado se situó a la izquierda de la celda; esto significa que esa celda se transformó en texto porque dicho símbolo es interpretado como un carácter; en cambio, si ingresamos un valor y esta celda tiene un formato que definimos previamente, lo ingresado se mostrará como fue formateado. Si hiciéramos clic con el mouse en la letra de la columna, por ejemplo en A, toda la columna se pintará en celeste y podremos seleccionar el formato, al igual para una celda que para toda la columna; lo mismo podremos hacer para la fila o un conjunto de celdas seleccionadas (rango). La pestaña Alineación: nos permite darles distintas posiciones a los datos dentro de las celdas, para poder adecuarnos a cada situación. Ej. Alineación Horizontal, Vertical y Orientación. La pestaña Fuente: nos permite seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, color, efectos, etc. La pestaña Bordes: nos permite seleccionar contornos para la celda o conjunto de ellas seleccionadas. La pestaña Trama: nos permite rellenar o pintar la celda o conjunto de ellas seleccionadas

7 Pestaña Alineación Pestaña Fuentes La pestaña Alineación nos permite darles distintas posiciones a los datos dentro de las celdas, para poder adecuarlos a cada situación. El formato Fuente nos permite selecciona el tipo de letra, tamaño, estilo, color, efectos, etc

8 Pestaña Bordes Pestaña Trama La pestaña Bordes nos permite selecciona contornos de celda o conjunto de ellas seleccionadas. La pestaña Trama nos permite rellenar la celda o conjunto de ellas seleccionadas

9 Formatos condicionales y validación de datos. Formatos condicionales Mientras estamos diseñando la plantilla de cálculo, es muy importante tener conocimiento muy amplio sobre la información por utilizar, por ejemplo, cuantas columnas vamos a necesitar, el nombre de cada una saber qué particularidades se van a ir coleccionando, en qué formato va a estar el dato por guardar en cada celda (fecha, porcentaje, decimales, etc); como vimos hasta ahora, la parte estética de la hoja. También podemos condicionar los datos por ingresar, utilizando los formatos condicionales, que permiten ponerle límites a la información, logrando: Que la información ingresada se destaque por algún criterio que nosotros elijamos. Que la información ingresada sea validada por algún criterio que nosotros elijamos. Esta herramienta permite que la información ingresada se destaque por algún criterio que nosotros elijamos. Para acceder a esta herramienta ir al menú Formato, situado en la Barra de Menús. Luego seleccionar la opción Formato Condicional 17 18

10 Validación de datos Creación, diseño, formato y organización de s Esta herramienta nos permite limitar el ingreso de los datos. Ejercicio Práctico 1 Cada vez que nos posemos sobre alguna celda de la columna seleccionada y validada, aparecerá un cartel indicativo de qué tipo de dato se debe ingresar. Si el dato ingresado no cumpliera con la validación impuesta, podremos insertarle un cartel correctivo. Para acceder a esta herramienta ir al menú Datos, situado en la Barra de Menús. Luego seleccionar la opción Validación 19 20