MAXIMIZANDO LA EFICIENCIA DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA. Nombre del disertante Matías Sebastián Pesce

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1 MAXIMIZANDO LA EFICIENCIA DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Nombre del disertante Matías Sebastián Pesce

2 CONTENIDO MÓDULOS CONSIDERACIONES GENERALES ASPECTOS RELEVANTES MODELO PLANTEADO (CASO REAL) INDICADORES DE GESTIÓN CONCLUSIÓN ESPACIO PARA PREGUNTAS

3 CONSIDERACIONES GENERALES Función de AI altamente efectiva Garantizar GRC (ERM, Compliance, Gobierno) Altamente Eficiente Alta Eficiencia GRC Efectividad Orientado a la Mejora Rápida respuesta Rápido y flexible Rentable (eficiencia en costo) Orientado a la mejora Facilitador de mejora Promover el manejo del riesgo y control Visión rápida del problema Fomentar y compartir las mejores prácticas

4 CONSIDERACIONES GENERALES (Cont.) ASPECTOS QUE FACILITAN LA MEDICIÓN O GESTIÓN Claridad en los Objetivos a Medir Compromiso del Área de AI Hacia Dónde vamos (Planificar con LP) Qué y Para Qué nos queremos Medir Alinear Objetivos Ser Sinceros con las Mediciones Compromiso del Equipo (todos) Confort con los Indicadores Nivel de Madurez del Área Estandarización Soy consiente de Cómo estamos? Soy consiente de a Dónde vamos? Tengo los Procesos del Área Definidos? Tenemos Procesos Estandarizados? Procesos Datos (y su simple obtención) Información a ser medida Contenido y Formato de Informes Nivel de Implementación Comenzar con pocos Indicadores Revisar y Ajustar los mismos periódicamente Nuevos Indicadores Mejora Continua

5 ASPECTOS RELEVANTES PARA NUESTRA MEDICIÓN o Detallado por tipo de gasto o Apertura por período (mes, trimestre, anual) o Apertura por unidad o sector del área de AI (por Gerencia /Direcciones) Presupuesto Anual Informes de Auditoría Interna emitidos (estructura del informe: planes de acciones, fecha de implementación, etc.) Informes de Auditoría Interna Plan Anual de Auditoría o Detallado por proyecto, tipo de proyecto y recursos o Cronograma de ejecución de proyectos (fechas de inicio y cierre) Normas de Auditoría Interna Procedimiento de Auditoría Interna o Describe los distintos procesos y subprocesos de la función o Tiempos de ejecución esperado para cada actividad (ej. Planificación, trabajo de campo, etc.)

6 MODELO PLANTEADO (Caso Real) Factores Internos Gestión de Proyectos Skills de Auditores Capacitación Team Experiencia Team Otros factores Reporte Trimestral Reporte Mensual Reporte Quincenal Reporte Semanal BSC Comparativo Anual Factores Externos MC / DB Áreas de Cía. Disponer Recursos (según planeado) Otros factores

7 INDICADORES DE GESTIÓN INDICADORES A CORTO PLAZO Reporte Anual Reporte Trimestral Reporte Mensual Reporte Quincenal Reporte Semanal

8 INDICADORES DE GESTIÓN (Cont.) INDICADORES A CORTO PLAZO (Cont.) Estado de Revisiones REPORTE ANUAL/TRIMESTRAL Seguimiento de Objetivos Área Informes Emitidos a la Fecha Propuestos Planes de Acción derivados de Auditorías Planes de Acción Implementados Planes de Acción implementados (Follow Up) Participación en Proyectos de Auditoría Preventiva Auditoría Interna Operativa Proyectos de Auditoría Auditoría de Socios Auditoría Técnica TOTAL 2Q Objetivos de VP (40% de 294) 3 % de Cumplimiento 57% 51% 66% 33% Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo. 8

9 INDICADORES DE GESTIÓN (Cont.) INDICADORES A CORTO PLAZO (Cont.) REPORTE ANUAL/TRIMESTRAL (Cont.) Hallazgos Económicos Hallazgos Económicos (USD) AREA SUB-AREA Recuperado Potencialmente Recuperable No Recuperable TOTAL Auditoría Operativa Auditoría Operativa Contratistas C/S y N/D Auditoría de Proyectos Auditoría IT SOX / IT Auditoría Técnica Well Services Obras y Servicios Sub-Total Proyectos FY Área no Operad. Auditoría de Socios /Soc. Vinculadas TOTAL Proyectos 2Q Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo. 9

10 INDICADORES DE GESTIÓN (Cont.) INDICADORES A CORTO PLAZO (Cont.) REPORTE ANUAL/TRIMESTRAL (Cont.) ASPECTOS RELEVANTES DEL PERIODO Auditorías Emitidas 2Q 2013 Auditoría de Testing Control Auditoría Sistemas (Informe Interno FY 2012 Operativa (Informes BBB, CCC XXX): (Informe AAA): y DDD): Se identificaron problemas de segregación de funciones. Se observó mejora en el ambiente de control. Pagos por servicios duplicados por USD 3M. Accesos indebidos en Base de Datos de YYY. 92% de efectividad de los controles claves (FY %, FY % y FY %). Certificaciones en exceso por USD 5M. Exposición a posibles contingencias en ZZZ. Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo. Debilidad en el proceso de Certificación de Servicios. 10

11 INDICADORES DE GESTIÓN INDICADORES A CORTO PLAZO Reporte Anual Reporte Trimestral Reporte Mensual Reporte Quincenal Reporte Semanal

12 INDICADORES DE GESTIÓN (Cont.) INDICADORES A CORTO PLAZO (Cont.) REPORTE MENSUAL/QUINCENAL/SEMANAL Estado de Revisiones Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo. 12

13 INDICADORES DE GESTIÓN (Cont.) INDICADORES A CORTO PLAZO (Cont.) REPORTE MENSUAL/QUINCENAL/SEMANAL (Cont.) Seguimiento de Revisiones lanzadas 2013 (Kick Off) Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo. 13

14 INDICADORES DE GESTIÓN (Cont.) INDICADORES A CORTO PLAZO (Cont.) REPORTE MENSUAL/QUINCENAL/SEMANAL (Cont.) Tiempos estimados de etapas de Auditoría Trabajo de campo: Kick off del proyecto Análisis de muestra y pruebas de auditoría Identificación de Hechos Observados Elaboración de Informes de AI Elaboración de Borrador del Informe Revisión del Gerente Revisión del VP y emisión 32 días Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo. 14

15 INDICADORES DE GESTIÓN (Cont.) INDICADORES A CORTO PLAZO (Cont.) REPORTE MENSUAL/QUINCENAL/SEMANAL (Cont.) 171 días 104 días 211 días Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo.

16 INDICADORES DE GESTIÓN (Cont.) INDICADORES A CORTO PLAZO (Cont.) REPORTE MENSUAL/QUINCENAL/SEMANAL (Cont.) Tiempos Internos de Auditoría Emitidas 2013 (Promedio General de Primeras Revisiones) 32 días 55 días 32 días Gte y VP 20 días Resp. Auditado 116 días 3 días Otros 171 días 87 días Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo.

17 INDICADORES ESTRATÉGICOS (BSC) INDICADORES A LARGO PLAZO Mapa Estratégico (BSC) Comparativo Anual

18 MAPA ESTRATEGICO (BSC) Generar Valor a la Organización con Sustentabilidad y Rentabilidad del Área Relación entre hallazgos económicos cuantificados vs budget anual del Área F2 Monto de los Ahorro cuantificables obtenidos en las auditorias F1 % de cumplimiento del Budget F3 Oportunidad en la emisión final del Informe C1 % de aceptación de los hallazgos de Auditoría por parte del Auditado C2 % de recomendaciones implementadas por el Auditado C3 Cantidad de trabajos requeridos por MC / Auditados C4 Indicador de Seguimiento de auditorías ejecutadas (Follow Up) C5 Eficiencia en planificación y ejecución de tareas P1 Eficiencia en la respuesta del auditado P2 Eficiencia en elaboración del Borrador de Informe P3 Eficiencia en la revisión del Borrador de Informe P4 Eficiencia en la revisión del Informe Final para emitir al MC P5 % de Auditores Internos Certificados A1 Indicador de Capacitación Auditores A2 Rotación de Auditores Internos A3 Back Up

19 MAPA ESTRATEGICO (BSC) (Cont.) PERSPECTIVA DE RESULTADOS DEL NEGOCIO % de cumplimiento del Budget F2 Cumplir con los objetivos presentados en el Plan de Auditoría dentro del costo presupuestado para su ejecución. Total US$ incurrido en el periodo vs total US$ presupuestado = Menor al 110% Relación entre hallazgos económicos cuantificados vs budget anual del Área F3 Lograr ser un área de Auditoría Interna rentable para el accionista. Total observaciones que generen potenciales ahorros econom. vs budget del periodo = Mayor al 1 Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo.

20 MAPA ESTRATEGICO (BSC) (Cont.) PERSPECTIVA DE CLIENTES (AUDITADOS, COMITÉ DE AUDITORÍA, ETC.) % de aceptación de los hallazgos de Auditoría por parte del Auditado C2 Logramos desarrollar una imagen y reputación de confiabilidad ante terceros. Ser confiable significa ser reconocido por nuestros logros en los servicios prestados. % de las observaciones aceptadas / Total observaciones = Mayor 80% PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS Eficiencia en planificación y ejecución de tareas P1 Medir la eficiencia en la planificación ejecución de nuestras tareas en cada proyectos, desde el Kick Off hasta la finalización del trabajo de campo. El indicador mide el grado de cumplimiento de la ejecución del proyecto en relación con en el tiempo planeado o estimado. Tiempo Transcurrido vs Tiempo Estimado = Menor 110% Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo.

21 MAPA ESTRATEGICO (BSC) (Cont.) PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE & CRECIMIENTO % de Auditores Internos Certificados A1 Permite demostrar a nuestros clientes internos y al MC el grado de calidad profesional y compromiso del Área de Auditoría Interna. Los Auditores CIA/CISA/CRMA/etc., incrementan el valor para el área, demuestran ser auditores competentes, realzan su imagen profesional y tienen reconocimiento profesional internacional. Auditores Certificados / Total Auditores = Superior al 30% Nota: Los números reflejados son ficticios y a sólo modo de ejemplo.

22 CONCLUSIONES Es muy importante conocer los objetivos como para establecer un sistema de gestión o medición de nuestra eficiencia. Es importante que todo el equipo sea consiente del qué, cómo y para qué. Es importante que el sistema sea simple y concreto, que evolucione y madure junto con el área o función de AI. Es importante designar un responsable de la obtención y consolidación de la información a ser medida y su periodicidad. Es importante el uso inteligente de las herramientas/soportes informáticos para el tablero y su seguimiento. Es muy importante Tomar Acciones ante los resultados obtenidos de las métricas realizadas.

23 ESPACIO PARA PREGUNTAS