Auditoría y Gobierno Corporativo. 5 de septiembre de 2012

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1 Auditoría y Gobierno Corporativo Jorge Piñeiro Assurance Managing Partner 5 de septiembre de 2012

2 Acerca de Ernst & Young Colombia Ernst & Young es un líder global en servicios de aseguramiento, impuestos, transacciones y asesoría. Mundialmente, nuestras 152,000 personas están unidas por nuestros valores compartidos y un permanente compromiso con la calidad. Nosotros marcamos la diferencia ayudando a nuestra gente, nuestros clientes y las comunidades que nos rodean a alcanzar su potencial. Para mayor información visite Ernst & Young Audit Ltda. Todos los derechos reservados. Esta publicación contiene información en forma de resumen y por lo tanto no tiene como objetivo sustituir la investigación detallada o el ejercicio de un juicio profesional. EYGM o ninguna de sus firmas miembro puede aceptar ninguna responsabilidad por pérdidas ocasionadas a cualquier persona o entidad por actuar o dejar de actuar como resultado de la información del material contenido en esta publicación. En cualquier caso específico, debe consultarse con el asesor indicado para el tema. 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

3 Agenda I. Introducción II. Control interno III. Esquema general de Gobierno corporativo y Comité de auditoría IV. Estructura de funcionamiento del Comité de auditoría 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

4 I. INTRODUCCIÓN 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

5 I. Introducción Buen Gobierno Corporativo Accionistas Gobierno Corporativo Trabajadores Conjunto de normas o sistema establecido para dirigir y gestionar los negocios y operaciones de una compañía; constituye los principios a los que debe atenerse el funcionamiento de los órganos de gobierno. 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

6 I. Introducción Principios para el Gobierno Corporativo Seguridad para las bases de un marco de gobierno corporativo eficaz Responsabilidad del consejo de administración Principios Los Derechos de los accionistas y las funciones clave de los propietarios Revelación y transparencia de la información corporativa relevante Trato equitativo para los accionistas Papel de los grupos de interés en el gobierno corporativo 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

7 I. Introducción Marco general de Gobierno Corporativo 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

8 I. Introducción Claves del Gobierno Corporativo efectivo Junta Directiva independiente y efectiva Comité de Auditoría fuerte y capacitado Comité de Remuneraciones que armonice la compensación de los ejecutivos con el valor de los accionistas Comité de Designación que asegure un gobierno efectivo de la Junta Directiva Un marco sólido de control interno Código de ética Políticas y procedimientos claros que se cumplan en la práctica Gestión de riesgo efectiva en la entidad Función de auditoría interna eficiente y con buenos recursos Auditoría externa independiente y efectiva Revelaciones transparentes, comunicación efectiva y sistemas para asegurar una medición y asignación de responsabilidad efectiva 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

9 I. Introducción Algunos beneficios del Buen Gobierno Corporativo Mejor acceso a financiación externa Menores costos de capital Mejor desempeño empresarial Mayor valor y desempeño patrimonial Menor riesgo de crisis corporativas y escándalos Reconocimiento reputacional en el mercado 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

10 I. Introducción Aspectos generales de la Ley SarbanesOxley 2002 (SOX) Crea nuevas figuras de responsabilidad penal para los ejecutivos Crea una Junta de Supervisión de las firmas de auditoría (PCAOB) Establece fuertes reformas en materia de Gobierno Corporativo Amplía el rol y los requerimientos de independencia de los comités de auditoría Establece mayores restricciones a los auditores en materia de independencia Establece nuevos criterios para los emisores y auditores en cuestiones de control interno y reporte financiero 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

11 II. CONTROL INTERNO 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

12 II. Control Interno Proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal de una entidad cuyo objetivo es proporcionar un grado de seguridad razonable. Elementos de Control Interno Entorno de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Herramienta clave que permite a las entidades contar con un Buen Gobierno Corporativo Información y Comunicación Supervisión 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

13 II. Control Interno (cont.) Ambiente de Control Criterio de Evaluación del Componente de Control Interno Evaluación Integridad, valores, ética y conducta de ejecutivos clave Conciencia de control de la administración y estilo de operación Compromiso de la administración en incentivar el ambiente de control Participación del Comité de Auditoría y la Junta Directiva en la supervisión del sistema de control interno Estructura Organizacional y designación de responsabilidad y autoridad Políticas y prácticas de personal 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

14 II. Control Interno (cont.) Evaluación de Riesgo Criterio de Evaluación del Componente de Control Interno Evaluación Existencia de proceso de evaluación de riesgos Inclusión de identificación de riesgos de fraude en el proceso El proceso incluye riesgos asociados a tecnología informática Existen mecanismos para anticiparse a eventos con impacto dramático en la Entidad Se han dispuesto procedimientos para identificar cambios significativos en la operación, incluyendo los regulatorios La Administración, incluyendo la Junta Directiva, supervisa y monitorea los procesos de valoración de riesgos y las acciones tomadas para responder a riesgos significativos 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

15 II. Control Interno (cont.) Actividades de Control Información y Comunicación Criterio de Evaluación del Componente de Control Interno Evaluación Existen controles físicos para salvaguardar datos y activos de la Entidad Se verifica la ejecución presupuestal Existe una adecuada segregación de funciones incompatibles en los procesos significativos de la Entidad Los usuarios de las plataformas tecnológicas están a gusto con las aplicaciones e infraestructura, incluyendo la generación de reportes y soporte El personal que ejecuta actividades en procesos significativos es idóneo y capaz Existen políticas y procedimientos adecuados para el desarrollo y modificación de los sistemas de información Existen políticas y procedimientos de control definidos y éstos son revisados para validar su efectividad periódicamente La Administración efectúa revisiones de indicadores clave de desempeño a diferentes niveles La alta gerencia es informada sobre las cifras financieras, acompañadas de revisiones analíticas Se hacen copias de respaldo de información crítica y se almacena en locaciones diferentes a la normal de la operación de la Entidad Existen manuales de procedimientos y funciones publicados y actualizados 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

16 II. Control Interno (cont.) Monitoreo Criterio de Evaluación del Componente de Control Interno Evaluación La administración responde oportunamente a los informes de Auditoría Interna y Revisoría Fiscal Se ejecutan procedimientos de monitoreo permanentemente Se percibe una supervisión efectiva por parte de las entidades de control El personal de Auditoría Interna es idóneo y adecuadamente entrenado para sus labores El área de Auditoría Interna es y parece ser independiente El alcance de las funciones de Auditoría Interna es suficiente para la naturaleza de la Entidad La gestión de monitoreo efectuada por el Comité de Auditoría y la Auditoría Interna es evidente Auditoría Interna tiene alcance suficiente para examinar todos los aspectos de la Entidad La Auditoría Interna efectúa su trabajo con base en los estándares aplicables Los resultados de la función de Auditoría Interna son informados directamente a la alta gerencia 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

17 III. ESQUEMA GENERAL DE GOBIERNO CORPORATIVO Y COMITÉ DE AUDITORÍA 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

18 III. Esquema general de Gobierno Corporativo y Comité de Auditoría Comité de Auditoría Sistema de control interno Órganos de control Funciones Información financiera Riesgo de fraude Evaluación de Riesgos 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

19 III. Esquema general de Gobierno Corporativo y Comité de Auditoría (cont.) Funciones Bajo SFC (CE 14 y 38 de 2009) Bajo SOX Sobre el sistema de control interno Proponer para aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del SCI. Presentarle a la junta directiva o al órgano que haga sus veces, las propuestas relacionadas con las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del SCI, incluyendo la gestión de riesgos. Evaluar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva u órgano equivalente, en relación con el SCI. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones. Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones. No contemplado. Indica que la Administración es responsable por establecer y mantener el sistema de control interno sobre el reporte financiero. Comparable con lo incluido en SOX 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

20 III. Esquema general de Gobierno Corporativo y Comité de Auditoría (cont.) Funciones Bajo SFC (CE 14 y 38 de 2009) Bajo SOX Sobre la información financiera Sobre la evaluación de riesgos Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios. Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la junta directiva, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos. Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada seis (6) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la junta directiva un informe sobre los aspectos más importante de la gestión realizada. Comparable con lo incluido en SOX. Discusión sobre las deficiencias significativas y debilidades materiales. Discusión con la Administración sobre la información financiera (estados financieros de cierre de ejercicio e interinos) Incluye además el informe de gestión, transacciones con partes relacionadas, anuncios de prensa, etc. Comparable con lo incluido en SOX. No indica plazos o frecuencia de revisión. 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

21 III. Esquema general de Gobierno Corporativo y Comité de Auditoría (cont.) Funciones Bajo SFC (CE 14 y 38 de 2009) Bajo SOX Sobre el riesgo de fraude Sobre los órganos de control (auditoría interna y revisoría fiscal) Proponer a la junta directiva programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala conducta la violación de leyes, reglamentos o políticas internas, y evaluar la efectividad de dichos programas y controles. Informar a la junta directiva u órgano equivalente sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones. Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad. Comparable con lo incluido en SOX. No indica plazos o frecuencia de revisión. Comparable con lo incluido en SOX. El comité de auditoría revisa y aprueba el plan anual de la función de auditoría interna, alcance, progreso y resultado de su plan, estructura y credenciales, hallazgos significativos, recomendaciones y respuestas de la gerencia, revisar anualmente el desempeño de la función de auditoría interna. 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

22 III. Esquema general de Gobierno Corporativo y Comité de Auditoría (cont.) Funciones Bajo SFC (CE 14 y 38 de 2009) Bajo SOX Sobre los órganos de control (auditoría interna y revisoría fiscal) Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, contraloría, contralor normativo u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones. Presentar al máximo órgano social, por conducto de la junta directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado. Comparable con lo incluido en SOX. 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

23 III. Esquema general de Gobierno Corporativo y Comité de Auditoría (cont.) Funciones Bajo SFC (CE 14 y 38 de 2009) Bajo SOX Sobre el informe del Comité de Auditoría Elaborar el informe que la junta directiva deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del SCI, el cual deberá incluir entre otros aspectos: Las políticas generales establecidas para la implementación del SCI de la entidad. El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCI, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos. Las actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoría. Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión. Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso. Si existe o no un departamento de auditoría interna o área equivalente. Si existe, presentar la evaluación de la labor realizada por la misma, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados. En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento o área. No es explícito en SOX. 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

24 IV. ESTRUCTURA DE FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

25 IV. Estructura de funcionamiento del Comité de Auditoría Herramienta de autoevaluación Permite a los miembros del Comité de Auditoría evaluar su propio desempeño en diferentes áreas. Las preguntas están relacionadas con: Composición, estructura y actividades del Comité de Auditoría Entendimiento del negocio y sus riesgos Mantenimiento de la vigilancia del proceso de reporte financiero Vigilancia sobre la función de auditoría Comunicaciones del Comité de Auditoría 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

26 IV. Estructura de funcionamiento del Comité de Auditoría (cont.) Composición Al menos 3 miembros Miembros independientes Designar un presidente Con conocimiento en asuntos financieros (financially literate) 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

27 IV. Estructura del Comité de Auditoría Revisando la información financiera Principales preguntas que nos debemos hacer al revisar información financiera Cómo se prepara la información financiera? Solicitar una descripción del proceso de cierre de estados financieros. Cuáles son los controles que aseguran la calidad de la información financiera? Qué ajustes manuales se hacen después del cierre? Por qué? Qué áreas o actividades son las más rezagadas en producir información? Existe un cronograma de cierre que asegure la oportunidad del reporte financiero? Se ha tenido que retransmitir estados financieros a la Superintendencia alguna vez? Por qué razón? Cuáles son los niveles de revisión y aprobación de la información financiera antes de su divulgación? 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

28 IV. Estructura del Comité de Auditoría Revisando la información financiera (cont.) Principales preguntas que nos debemos hacer al revisar información financiera (cont.) Cuáles son los indicadores clave de desempeño de la industria en general y de la entidad en particular? Definiciones estratégicas de la entidad en cuanto a metas financieras, segmentos de negocio, etc. Desarrollar una expectativa frente la evolución de los negocios y la economía antes del análisis de cifras. Análisis de información financiera y consistencia con la no financiera. Análisis de resultados por líneas o segmentos de negocio comparados con períodos anteriores. Análisis de volatilidades en resultados. Análisis de posición financiera. Activos: composición, clases, métodos de medición al cierre. Pasivos: composición. Comparativos con períodos anteriores. Complementar con reportes MIS, análisis de riesgo de crédito, liquidez, mercado, contraparte, etc. Indagación sobre transacciones inusuales. 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

29 IV. Estructura del Comité de Auditoría Relacionamiento con órganos de control Consideraciones para la evaluación de propuestas y planes de auditoría Proceso de auditoría y áreas que reciben el énfasis primario Independencia con respecto a la entidad Políticas de independencia de la firma y proceso relacionado para monitorear el cumplimiento de esas políticas Políticas de la firma sobre control de calidad. Resultados de las revisiones de calidad internas y de pares. Investigaciones, demandas, etc. en contra de la firma. Experiencia de la firma en la industria y personas especializadas en nuestra industria. Capacidades internacionales de la firma. Protocolos de comunicación y coordinación de procedimientos para otros países. La metodología es la misma globalmente? 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

30 IV. Estructura del Comité de Auditoría Relacionamiento con órganos de control (cont.) Consideraciones para la evaluación de propuestas y planes de auditoría (cont.) Equipo de trabajo y su experiencia. Involucramiento del socio, sus capacidades, habilidades y experiencia. Recursos técnicos en caso de consultas. Planes efectivos para rotar socios o equipo de trabajo. Monto de honorarios, base para determinarlos. Coordinación y acuerdos de trabajo con la auditoría interna para la auditoría del control interno sobre reporte financiero. Uso de tecnología en la auditoría Cómo se comparte el conocimiento y la experticia dentro de la firma? Resolución de asuntos de contabilidad y auditoría si los mismos no se atienden dentro del equipo de trabajo. 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

31 IV. Estructura del Comité de Auditoría Relacionamiento con órganos de control (cont.) Preguntas a formular en las sesiones privadas con los auditores externos. 1. El personal de la entidad ha sido colaborador? Hubo dificultades durante la auditoría? 2. Hubo presiones de tiempo en su trabajo? Qué efecto tuvo en la auditoría? 3. La Administración trató de influenciar su alcance de auditoría de alguna manera? 4. Considera que los auditores internos y la gerencia financiera están calificados para sus funciones? Necesitamos contratar algún especialista, por ejemplo un auditor de sistemas? 5. Ustedes tienen alguna inquietud sobre la competencia de la gerencia financiera en cuanto al reporte contable y financiero? 6. Tienen alguna otra inquietud sobre la gerencia financiera? 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

32 IV. Estructura del Comité de Auditoría Relacionamiento con órganos de control (cont.) Preguntas a formular en las sesiones privadas con los auditores externos (cont.) 7. Cuáles son sus observaciones sobre la calidad del ambiente de control de tone at the top) 8. Cuáles son sus observaciones relacionadas con la efectividad del Comité de Auditoría? 9. La Administración respondió adecuadamente a las observaciones y debilidades de control o a cualquier otra recomendación para mejora de las operaciones que ustedes hayan dado? 10. La gerencia financiera tiene adecuados recursos en cuento a gente experimentada y tecnología por ejemplo? 11. Cuáles fueron las diferencias de auditoría registradas y no registradas? Por qué no se registraron? Están ustedes de acuerdo con que no sean materiales para los estados financieros tomados en conjunto? Vienen de años anteriores? Por qué no se detectaron? Tienen efecto para años venideros? 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

33 IV. Estructura del Comité de Auditoría Relacionamiento con órganos de control (cont.) Preguntas a formular en las sesiones privadas con los auditores externos (cont.) 12. Cuál es su evaluación de los riesgos materiales de los estados financieros, incluyendo el riesgo de fraude, y su entendimiento de los controles mitigantes? 13. Tiene conocimiento de alguna instancia de fraude interno, pagos cuestionables o ilegales, o violaciones de leyes o regulaciones? 14. Cuál es su visión general de la calidad de la información financiera? 15. Usted cree que la gerencia se encuentra bajo presión para aceptar reportes financieros de baja calidad? 16. Cuáles son las áreas de su mayor preocupación? Han quedado suficientemente tratadas por este Comité de auditoría en otras reuniones o comunicaciones? 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

34 IV. Estructura del Comité de Auditoría Relacionamiento con órganos de control (cont.) Enfoque de análisis de los asuntos relacionados con control interno y fraude. Alcance y enfoque de las evaluaciones de control interno y fraude Auditoría Interna Auditores externos (revisores fiscales) Consideraciones de control interno a nivel de entidad y a nivel de procesos. Modelo COSO Ambiente de control Evaluación de riesgo Monitoreo Información y comunicación Actividades de control d i r e c t a i n d i r e c t a 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

35 IV. Estructura del Comité de Auditoría Consideraciones de fraude Se debe evaluar el riesgo de fraude incluyendo el riesgo de sobre paso en los controles por parte de la administración, utilizando el triángulo del fraude y considerando las acciones que la administración ha tomado en respuesta a tales riesgos. Considerar entre otros: El código de ética y conducta Supervisión efectiva e independiente por parte del comité de auditoría. - Actividades de supervisión por parte de la Auditoría Interna Procedimientos de evaluación de riesgos de la entidad Roles y responsabilidades de supervisión del Comité de Auditoría Valoraciones de riesgos de fraude efectuadas por la administración Programas y controles para mitigar los riesgos de fraude Comunicaciones de la administración a sus colaboradores, sobre las percepciones de ésta en relación con prácticas de negocio y conducta ética. actitud / racionalización Occupational Fraud and Abuse, by Joseph T. Wells, CPA, CFR (Obsidian Publishing Co, 1997); Fraud Examination, by W. Steve Albrecht (Thomson South-Western Publishing, 2003) 05/09/ Auditoría y Gobierno Corporativo

36 El marco de Gobierno Corporativo debe seguir unos principios no negociables y estar hecho a la medida de la empresa, generando valor para el accionista y otros interesados.

37 Gracias

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