PART I: SOBRE LA FINALITAT DE LA/ES BASE DE DADES DE L AJUNTAMENT

Transcripción

1 DADES BÀSIQUES DE L ENTREVISTA Nom de l entrevistat: Data d entrevista: Ajuntament: Unitat gestora: Càrrec: Adreça: CP: Població: Telèfon: Web: PART I: SOBRE LA FINALITAT DE LA/ES BASE DE DADES DE L AJUNTAMENT 1. Quin és l origen del registre/s d organitzacions que tenen al seu Ajuntament? Per què es va crear? Per necessitats administratives Perquè hi havia diferents registres i es necessitava unificar-los Perquè és una de les finalitats de la nostra unitat de gestió Per gestionar les subvencions i convenis 2. Quin sistema informàtic utilitza/en? Arxius d excel que s elaboren les diferents persones del departament Bases de dades en Ms Access SAP ORACLE 3. Quina tipologia/es d organitzacions es troben inscrites al seu registre/cens?

2 4. Per quins motius es relaciona amb les associacions el seu Ajuntament? Per tràmits relacionats amb la concessió de subvencions Perquè gestionam els aspectes legals de les organitzacions Gestió de projectes 5. Per què utilitza la informació que recull l Ajuntament? Per fer estadístiques Per planificar activitats Altres Quins són els termes específics que utilitza en el seu dia a dia en referència a les associacions amb què es relaciona el seu Ajuntament? Com els definiria? VOLUNTARIAT: ASSOCIACIÓ: ASSOCIACIÓ ESPORTIVA:

3 7. Sap quins són els membres de les seves organitzacions federades? Quina és la informació que té d elles? És diferent segons la importància que tenen per vostè? 8. Qui té accés a la/es bases de dades? Per quins motius en tenen o no? PERSONES AMB ACCÉS MOTIU PERSONES SENSE ACCÉS MOTIU Confidencialitat de les dades No necessiten fer ús de la base/s de dades

4 PART II: SOBRE L APLICACIÓ QUE UTILITZEN 9. El seu Ajuntament compta amb una base de dades única dins o les diferents unitats gestores compten amb bases de dades independents? 10. Quantes organitzacions conté/enen? Podrien donar-nos si més no una xifra aproximada? 11. En el cas de què hi hagi més d una base de dades: estan coordinades entre sí? Hi ha alguna aplicació informàtica que els serveixi per fer la coordinació? Contenen informació complementària? 12. Podria dir-nos qui se n encarrega de la gestió de la/es bases de dades existents? PERSONA POSSIBILITAT CONTACTE TELÈFON o

5 13. Quines dades consten en el registre/cens? Dades de contacte bàsic de l organització (especificar quines) Dades econòmiques de l organització Informació sobre les activitats de l organització 14. Com es classifiquen les organitzacions? Quins són els criteris que utilitzen en classificar-les, etc)? Sectors d activitat Volum pressupostari Forma jurídica Àmbit d actuació geogràfica 15. En la classificació que fan servir estan reflectides totes les tipologies organitzatives? Caldria que se n reflectissin algunes noves? Quines? 16. Es fa un manteniment de la base de dades? 17. Si es fa, en què consisteix? Detecció d organitzacions repetides Detecció d organitzacions inactives Detecció d organitzacions emergents Detecció de canvis de seu social Canvis en la composició de la junta directiva Canvis d estatuts

6 18. Quin/s són els criteris que s utilitzen per determinar si una organització està viva o morta? Lliurament de la memòria anual Resposta a trameses postals Contacte per Contacte telefònic periòdic Participació en activitats organitzades Sol licitud de subvencions PART III: SOBRE LA IMPLANTACIÓ D UN SISTEMA DE GESTIÓ DE BASE DE DADES INTEGRAT 19. Com es relacionen amb la resta d administracions quant a coordinació en els temes de bases de dades? 20. Creu que es podria arribar a comptar amb una aplicació centralitzada amb tota la informació referida a les associacions catalanes? 21. Quina seria la informació que necessitaria que estigués inclosa en un registre centralitzat de les associacions de la Generalitat?

7 22. Proposta de classificació tipològica de les entitats no lucratives adaptades a l entitat entrevistada 23. Feu una valoració sobre el grau d utilitat de les bases de dades actuals Excel lent Molt bona Bona Regular Dolenta 24. Propostes generals de millora i possibles solucions als problemes habituals que es troba INFORMACIÓ ADDICIONAL: - Podrien mostrar-nos la base/s de dades que fan servir? - Podríem tenir exemples impressos de cadascun dels fitxers utilitzats? (poden ser registres buits).

8 QÚESTIONARI-GUIÓ ADREÇAT ALS DEPARTAMENTS DE LA GENERALITAT DE CATALUNYA PRESENTACIÓ DE L ESTUDI Aquesta recerca està impulsada per diversos departaments de la Generalitat de Catalunya i es duu a terme conjuntament entre l Observatori del Tercer Sector i la Fundació Pere Tarrés. Es pretén fer una fotografia dels diferents censos i registres existents als departaments de la Generalitat alhora que s elaborarà un glossari de termes i una classificació tipològica de les organitzacions. Objectius de l'estudi Els objectius de l estudi es concreten en: - Conèixer amb el màxim de detall possible, quant a composició i funcionament, els registres i censos d entitats existents en els departaments de la Generalitat de Catalunya. Es tracta d identificar els censos i registres, conèixer quina és la seva finalitat, l estructura i el grau d actualització i manteniment. - Elaborar un glossari de temes comuns relacionats amb les associacions i el voluntariat, per tal d unificar el significat d aquests termes en la relació del conjunt de la Generalitat amb les associacions no lucratives. - Disposar d una classificació tipològica per aplicar al registre d'associacions de la Generalitat, de manera que es pugui conèixer amb més detall la realitat associativa de Catalunya. - Definir els criteris d estructuració i funcionament del Registre d associacions de la Generalitat. - Orientar els criteris de relació i coordinació entre els diferents Departaments de la Generalitat i amb el món associatiu. Fases del projecte Cada fase empra una metodologia adaptada a cada moment de la recerca: - La primera fase consisteix en una revisió documental i una identificació de registres i censos existents en els diferents departaments de la Generalitat de Catalunya. També, en aquesta fase, es contactarà amb responsables d'ens locals que ens facin una aproximació a la situació dels registres d'organitzacions en els seu àmbit d'actuació municipal. - Amb la informació recollida passarem a la segona fase on es redactaran propostes base de: classificació tipològica, glossari de termes i diagnòstic i propostes de millora. - Mitjançant les sessions de treball en grup es pretén validar els resultats i fer una reflexió conjunta sobre les propostes base de glossari, classificació tipològica i millores. Aquests grups de treball comptaran amb la presència d'experts, entitats i administracions públiques. - La darrera fase s'elaboraran els informes finals i es farà una proposta de millores addicionals.

9 DADES BÀSIQUES DE L ENTREVISTA Nom de l entrevistat: Data d entrevista: Departament a què pertany: Unitat gestora: Càrrec: Adreça: CP: Població: Telèfon: Web: PART I: SOBRE LA FINALITAT DE LA/ES BASE DE DADES DEL DEPARTAMENT 1. Quin és l origen del registre/s d organitzacions que té al seu Departament? Per què es va crear? Per necessitats administratives Perquè hi havia diferents registres dins el departament i es necessitava unificarlos Perquè és una de les finalitats de la nostra unitat de gestió Per gestionar les subvencions i convenis que gestiona el departament 2. Quin sistema informàtic utilitza/en? Arxius d excel que s elaboren les diferents persones del departament Bases de dades en Ms Access SAP ORACLE 3. Quina tipologia/es d organitzacions es troben inscrites al seu departament?

10 4. Per quins motius es relaciona amb les associacions el seu Departament/Unitat de gestió? Per tràmits relacionats amb la concessió de subvencions Perquè gestionam els aspectes legals de les organitzacions Gestió de projectes 5. Per què utilitza la informació que recull al registre? Per tràmits relacionats amb la concessió de subvencions Perquè gestionam els aspectes legals de les organitzacions Gestió de projectes 6. Quins són els termes específics que utilitza en el seu dia a dia en referència a les associacions amb què es relaciona al Departament? Com els definiria? VOLUNTARIAT: ASSOCIACIÓ: ASSOCIACIÓ ESPORTIVA:

11 7. Sap quins són els membres de les seves organitzacions federades? Quina és la informació que té d elles? És diferent segons la importància que tenen per vostè? 8. Qui té accés a la/es bases de dades del seu departament? Per quins motius en tenen o no? PERSONES AMB ACCÉS MOTIU PERSONES SENSE ACCÉS MOTIU Confidencialitat de les dades No necessiten fer ús de la base/s de dades

12 PART II: SOBRE L APLICACIÓ QUE UTILITZEN 9. El seu Departament compta amb una base de dades única dins o les diferents unitats gestores compten amb bases de dades independents? 10. Quantes organitzacions conté/enen? Podrien donar-nos si més no una xifra aproximada? 11. En el cas de què hi hagi més d una base de dades: estan coordinades entre sí? Hi ha alguna aplicació informàtica que els serveixi per fer la coordinació? Contenen informació complementària? 12. Podria dir-nos qui se n encarrega de la gestió de la/es bases de dades existents en el departament? PERSONA POSSIBILITAT CONTACTE TELÈFON o

13 13. Quines dades consten en el registre? Dades de contacte bàsic de l organització (especificar quines) Dades econòmiques de l organització Informació sobre les activitats de l organització 14. Com es classifiquen les organitzacions? Quins són els criteris que utilitzen al seu Departament per classificar-les, etc)? Sectors d activitat Volum pressupostari Forma jurídica Àmbit d actuació geogràfica 15. En la classificació que fan servir estan reflectides totes les tipologies organitzatives? Caldria que se n reflectissin algunes noves? Quines? 16. Es fa un manteniment de la base de dades al seu departament? 17. Si es fa, en què consisteix? Detecció d organitzacions repetides Detecció d organitzacions inactives Detecció d organitzacions emergents Detecció de canvis de seu social Canvis en la composició de la junta directiva Canvis d estatuts

14 18. Quin/s són els criteris que utilitza el seu departament per determinar si una organització està viva o morta? Lliurament de la memòria anual Resposta a trameses postals Contacte per Contacte telefònic periòdic Participació en activitats organitzades des del Departament Sol licitud de subvencions PART III: SOBRE LA IMPLANTACIÓ D UN SISTEMA DE GESTIÓ DE BASE DE DADES INTEGRAT 19. Com es relacionen amb les administracions públiques locals quant a coordinació en els temes de bases de dades? 20. Creu que es podria arribar a comptar amb una aplicació centralitzada amb tota la informació referida a les associacions catalanes? 21. Seria possible integrar la informació que necessiten els diferents departaments de la Generalitat per funcionar? 22. Quina seria la informació que li agradaria que estigués inclosa en un registre centralitzat de les associacions de la Generalitat?

15 23. Creu que el funcionament amb bases de dades paral leles des dels diferents Departaments de la Generalitat de Catalunya té a veure amb la informació que necessita cadascun d ells? 24. Proposta de classificació tipològica de les entitats no lucratives adaptades a l entitat entrevistada 25. Feu una valoració sobre el grau d utilitat de les bases de dades actuals Excel lent Molt bona Bona Regular Dolenta 26. Propostes generals de millora i possibles solucions als problemes habituals que es troba INFORMACIÓ ADDICIONAL: - Podrien mostrar-nos la base/s de dades que fan servir dins del departament? - Podríem tenir exemples impressos de cadascun dels fitxers utilitzats? (poden ser registres buits).