ACTA DE CONFERENCIA PREVIA 2475 IAL 2015 ACUERDO A LARGO PLAZO (LTA) PARA LA PROVISIÓN DE SERVICIOS DE CATERING EN LA CIUDAD DE PANAMÁ

Transcripción

1 ACTA DE CONFERENCIA PREVIA 2475 IAL 2015 ACUERDO A LARGO PLAZO (LTA) PARA LA PROVISIÓN DE SERVICIOS DE CATERING EN LA CIUDAD DE PANAMÁ Fecha de la Conferencia Previa: 29 de mayo de 2015 Lugar: Ciudad del Saber, Casa de las Naciones Unidas, Edificio 128, Sala de Conferencia 005. Inicio de la reunión: 10:30 a.m. Finaliza reunión: 11:30 a.m. Siendo las 10:30 a.m. del día viernes 29 de mayo de 2015, se dio inicio a la Conferencia Previa relacionada al Proceso 2475 IAL ACUERDO A LARGO PLAZO (LTA) PARA LA PROVISIÓN DE SERVICIOS DE CATERING EN LA CIUDAD DE PANAMÁ. Se hizo una introducción sobre el Documento de Invitación a Licitar mediante una presentación en PowerPoint, indicando a los asistentes la importancia de la lectura, el diligenciamiento completo de los formularios de presentación de la oferta y de anexar los documentos solicitados, se aclaró además que el proceso se rige bajo normas y procedimientos de PNUD, se presentó el cronograma del proceso, se brindaron explicaciones para completar cada uno de los formularios que contiene el documento de invitación. Se aclara además que el proceso se basa en el cumplimiento de los requisitos solicitados en el documento de Invitación a Licitar y que se espera adjudicar el proceso a dos (2) empresas que cumplan con los requisitos técnicos y que oferten el precio más bajo. Se describe a continuación las preguntas y respuestas durante el Acto de Conferencia Previa para el Proceso en referencia: Pregunta 1: Se define un Menú o se ajusta a lo que se indica en el pliego. Respuesta a la Pregunta 1: Ajustarse a lo que indica el pliego y enmiendas que se apliquen al proceso 2475 IAL Pregunta 2: Los menú no llevan postre? Respuesta a la Pregunta 2: Se incluye en la lista de precios un renglón adicional para incorporar este alimento. Favor verificar la Enmienda 1, aplicable al proceso en referencia. Pregunta 3: Si no pasa la oferta se devuelve la garantía y si pasa, cuándo la devuelven? Respuesta a la Pregunta 3: Una vez cumplida la etapa de evaluación del proceso en referencia, la garantía de la oferta será devuelta a los licitantes que no quedaron habilitados para adjudicación; en el caso que de las empresas seleccionadas para adjudicación, se le devolverá la garantía de la oferta una vez el contrato sea firmado. Pregunta 4: El que no presentó la carta de reconocimiento puede presentar oferta? Respuesta a la Pregunta 4: Las empresas que no enviaron las carta de reconocimiento podrán enviar sus ofertas en las fechas establecidas. Página 1 de 2

2 Pregunta 5: Las empresas que no participaron de la conferencia previa pueden enviar su oferta? Respuesta a la Pregunta 5: Las empresas que no asistieron a la conferencia previa podrán enviar sus ofertas en las fechas establecidas. Pregunta 6: Se pueden reconsiderar los rangos de las cantidades? Respuestas a la Pregunta 6: Tal como se detalla en el documento de invitación para el Proceso 2475 IAL 2015, páginas 26, 27 y 38 de 50, se mantiene el rango de la solicitud de servicios catering para la realización de actividades de 5 a 100 personas y se solicita que se detalle el precio unitario por renglón. Pregunta 7: La Garantía de la Oferta podrá hacerse a través de una Fianza de Propuesta emitida en iguales condiciones que las de una nota de Garantía Bancaria de un banco reconocido; por una Compañía Aseguradora reconocida? Respuesta a la Pregunta 7: No, el documento de invitación para el proceso 2475 IAL 2015, página 19 de 50 indica lo siguiente: 10 B.9.5 Formas aceptables de Garantía de Oferta Garantía bancaria (véase plantilla en Sección 8), o Cheque emitido por cualquier banco/cheque de caja/cheque certificado. Pregunta 8: Todos los envases desechables que se proporcionen deben ser biodegradables? Respuesta a la Pregunta 8: Si, en el documento de invitación para el proceso 2475 IAL 2015, en el Punto d, referente a Servicios Conexos, páginas 28 y 39 de 50, detallamos que no se deben incluir productos de foam (icopor o espuma). ***FIN DEL ACTA*** Página 2 de 2

3 Invitación a Licitar ACUERDO A LARGO PLAZO (LTA) PARA LA PROVISIÓN DE SERVICIOS DE CATERING para la ejecución de actividades en la Ciudad de Panamá Conferencia Previa a la presentación de Ofertas Viernes 29 de mayo de 2015

4 OBJETIVO DE LA CONFERENCIA PREVIA EL OBJETIVO DE LA CONFERENCIA PREVIA ES INFORMAR A LOS PARTICIPANTES LAS CONDICIONES EMITIDAS EN EL DOCUMENTO DE INVITACIÓN A LICITAR (IAL).

5 CRONOGRAMA DEL PROCESO LANZAMIENT O DEL PROCESO 22/05/2015 CONFERENCIA PREVIA 29/05/2015 FECHA LIMITE PARA EL RECIBO DE ACLARATORIA S Y CONSULTAS RECEPCION DE OFERTAS 18/06/2015 APERTURAS DE OFERTAS 19/06/2015 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS NOTIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN 09/06/2015

6 Contenido de la Invitación LTA/ Acuerdo a Largo Plazo Un Acuerdo a Largo Plazo (LTA por sus siglas en inglés), es un acuerdo general que se podrá utilizar cuando se requieran los servicios de la empresa, sobre la base especifica de un precio previamente acordado. El LTA no exige que el PNUD ó la Agencia del SNU se comprometa financieramente al momento de suscribirlo. Los compromisos financieros se establecerán caso a caso, cada vez que se soliciten servicios que califiquen para el LTA, para lo cual se emitirá un contrato u Orden de Compra. La presente IaL está compuesta de los siguientes documentos: Sección 1 Esta Carta de invitación Sección 2 Instrucciones a los Licitantes (que incluyen la Hoja de Datos) Sección 3 Lista de Requisitos y Términos de Referencias Sección 4 Formulario de Presentación de la Oferta Sección 5 Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Licitante Sección 6 Formulario de Oferta Técnica Sección 7 Formulario de Oferta Financiera Sección 8 Formulario de Garantía de Oferta Sección 9 Formulario de Garantía de Ejecución NO APLICA Sección 10 Formulario de Garantía de Pago por Adelantado NO APLICA Sección 11 Modelo de Contrato a Largo Plazo, que incluye los Términos y Condiciones Generales

7 DE LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA La OFERTA deberá enviarse vía correo electrónico a la dirección: adquisiciones.rclac@undp.org La Oferta Financiera y la Oferta Técnica deberán presentarse conjuntamente y entregadas por un medio electrónico. El archivo debe contener una contraseña, la cual debe enviar en el día y hora señalada. Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) Ref.: 2475 IAL 2015 ACUERDO A LARGO PLAZO PARA LA PROVISIÓN DE SERVICIOS DE CATERING EN LA CIUDAD DE PANAMÁ Atención: Unidad de Adquisiciones Carta de acompañamiento al Formulario de Presentación de la Oferta (véase IaL, Sección 4); Documentos que avalan la elegibilidad y calificaciones del Licitante (véase IaL, Sección 5); Oferta Técnica (véase el formulario indicado en la IaL, Sección 6); Oferta Financiera (véase el formulario indicado en la IaL Sección 7); Garantía de la Oferta, Sección 8. Fecha y Hora de Apertura de la Oferta: Viernes 19 de junio a las 10;30 a.m.

8 DE LA PRESENTACIÓN Formulario de Presentación de la Oferta (de acuerdo a la Sección 4): Totalmente completado y debidamente firmado por el Representante Legal / la persona autorizada, acompañado de: Perfil de la empresa y breve descripción de las actividades actuales del Licitante. Deberá concentrarse en los servicios que se relacionen con los servicios detallados en el documento de invitación a licitar. No deberá exceder de diez (10) páginas, incluyendo folletos impresos y catálogos de productos de interés para los servicios que se vayan a adquirir.

9 DE LA PRESENTACIÓN Formulario de informaciones del Licitante (de acuerdo a la Sección 5) acompañado por los siguientes documentos; Copia del Acta Constitutiva, Estatutos, Registros de Comercio o cualquier otro documento que compruebe la existencia jurídica de la empresa licitante así como las modificaciones del Acta Constitutiva que se consideren relevantes. Constancia donde se indique el nombre de la(s) persona(s) autorizada(s) para firmar en nombre de la empresa o consorcio, de ser diferente(s) al representante legal, éste o la(s) persona(s) autorizada(s) que debe(n) firmar o quien(es) firme(n) la carta de presentación de la oferta. Constancia de acreditación para realizar los servicios de catering, experiencia mínima de cinco (5) años en la provisión de servicios catering y gestión de eventos. Hoja de Vida del Ejecutivo de Cuenta que atenderá todo lo relacionado al PNUD. Permisos / autorizaciones establecidas y reguladas por las autoridades panameñas para brindar el servicio de catering. Carné de Salud de los empleados. Constancia de Inspección Sanitaria emitido por el Ministerio de Salud de Panamá. Listado de Referencias Bancarias (Nombre del Banco, Dirección, Persona Contacto y Detalles del Contacto.). Estados Financieros auditados de los dos (2) últimos ejercicios sociales (Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas ).

10 DE LA PRESENTACIÓN Formulario de Oferta Técnica (de acuerdo a la Sección 6): Totalmente completado y debidamente firmado por el Representante Legal/la persona autorizada y acompañada de: Listado de trabajos desarrollados en los últimos 5 años (Nombre del Cliente, Dirección, Trabajo Realizado, Persona Contacto y Detalle del Contacto). Declaración del rendimiento satisfactorio debidamente certificado de cinco (5) clientes con una descripción de los servicios a satisfacción y en términos de valor de contratos en los últimos cinco (5) años. En esta sección también deberá describir el ámbito de suministros a proporcionar por la empresa; los mecanismos de garantía de calidad técnica; la(s) unidad(es) organizativa(s) que serán las responsables de la ejecución del contrato, así como el enfoque gerencial general para manejar servicios de esta naturaleza; también deberá señalar las instalaciones donde se prepararan los alimentos.

11 OFERTA FINANCIERA DE LA PRESENTACIÓN Formulario de la Oferta Financiera (de acuerdo a la Sección 7): Totalmente completado y debidamente firmado por el Representante Legal de la empresa ó la persona autorizada.

12 Garantía de la Oferta DE LA PRESENTACIÓN Formulario: Sección 8 Formulario de Garantía de la Oferta Obligatoria Monto: USD6, (Seis Mil dólares con 00/100) Garantía bancaria (véase plantilla en la Sección 8); ó Cheque emitido por cualquier banco/cheque de caja/cheque certificado

13 DE LA EVALUACIÓN El PNUD examinará la Oferta se encuentra completa en términos generales. Conformidad plena de la Oferta con los Requisitos Técnicos descritos en el Término de Referencia; (CUMPLE/NO CUMPLE) y menor precio ofertado.

14 ADJUDICACIÓN El PNUD espera poder suscribir un Acuerdo a Largo Plazo con hasta dos (2) Licitantes. Los Licitantes serán adjudicados en función de lograr ser técnicamente habilitados y oferten el menor precio.