Cómo organizar un evento 2.0?

Transcripción

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2 Antes de empezar Acerca de Francesc Hernández García Soy autor del blog corporativo de Solé & Hernández y socio fundador de la agencia SOLÉ & HERNÁNDEZ Consultors de Comunicació con sede en Barcelona. Tengo 41 años, nací en Barcelona y vivo en la población costera de Castelldefels (en la provincia de Barcelona). Soy licenciado en Publicidad y Relaciones Públicas, Máster en Relaciones Relaciones Públicas y Postgrado en Community Manager & Social Media. Trabajo desde hace casi 20 años en el mundo de la comunicación corporativa, y desde octubre de 2006 soy Director Adjunto de la agencia de comunicación y gabinete de prensa SOLÉ & HERNÁNDEZ Consultors de Comunicació. En qué puedo ayudarte? Si eres empresario o trabajas en departamentos de marketing, comunicación o relaciones públicas, y deseas dar a conocer tus eventos, actividades, productos o servicios, puedo ayudarte en la definición de la estrategia comunicativa y las acciones tácticas necesarias para convertir tus actividades y tu empresa o entidad en noticia. Somos expertos en comunicación corporativa, actuamos como organizadores de eventos y eventos 2.0 para todo tipo de empresas e instituciones, que precisan de nuestros servicios de manera puntual o continuada. Además de la organización de todo tipo de eventos corporativos, también actuamos como gabinete de prensa corporativo de múltiples empresas y disponemos de un departamento

3 especializado en diseño gráfico corporativo que complementa nuestro equipo de comunicación multidisciplinar. El ebook Cómo organizar un evento 2.0? Este ebook breve te podrá servir como guía práctica para la difusión de tus eventos mediante las herramientas 2.0 más populares existentes en el mercado. Soy muy consciente de que hay muchas más herramientas por explotar actualmente y que no he desarrollado en este ebook, ya que no son mi especialidad (Podcast, Pinterest o Instagram, Foursquare, etc), y espero que lo comprendas. Por otro lado estoy seguro que muy pronto aparecerán muchas más, por lo que es conveniente que estemos siempre al día de las últimas tendencias 2.0. aplicadas al mundo de los eventos. Comentarte que lo he redactado de manera simple y directa (no me gustan los preámbulos), se trata más de una guía práctica que un manual literario, válido para todo tipo de empresas, instituciones o particulares que quieran tenerlo en cuenta en la organización de sus eventos. Por último decirte que espero que sea de tu interés y quedo a tu disposición para cualquier dura, aclaración, recomendación o lo que precises. Espero que sea de tu utilidad. Un cordial saludo, Francesc Hernández García Director Adjunto SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicació SL solehernandez@solehernandez.com

4 SUMARIO 1. Qué es un evento 2.0? 2. Qué nos permite hacer la comunicación 2.0 en la organización de eventos? 3. Inconvenientes, y motivos por los cuales fallan muchos eventos Las herramientas: 4.1. La web del evento 4.2. El Blog 4.3. Twitter 4.4. LindekIn 4.5. Facebook 4.6. Youtube o Vimeo 4.7. Slideshare o Issuu 4.8. Streaming 4.9. Otras redes sociales Nuevas tendencias 5. Un evento 2.0., paso a paso.

5 1. Qué es un evento 2.0.? Un evento 2.0. utiliza una estrategia de comunicación on-line, y suele ser un complemento informativo, audiovisual, gráfico y/o interactivo de un evento, mediante el uso de Internet y las redes sociales más adecuadas. Los eventos ya no se centran en un día y una hora concreta, la estructura hoy en día es diferente, ya que ahora es posible iniciarlo mucho antes mediante la comunicación 2.0, generando expectativa, debate, motivación, información, suspense... y una vez finalizado el evento, también permite seguir recordándose y potenciando la imagen de la empresa o institución organizadora. Las principales actividades del evento pueden ser retransmitidas al momento mediante el uso de plataformas 2.0, utilizando posts, comentarios, vídeos, streaming, imágenes, etc. Nos permite informar sobre todo aquello que vaya aconteciendo en cada instante: llegada de los invitados..., parlamentos iniciales..., agradecimientos..., premiados..., actuaciones..., etc. Los llamados eventos tradicionales llegan a un número limitado de personas, pero desde la introducción del 2.0 se puede ampliar el mensaje a un número ilimitados de interesados. Utilizar este tipo de comunicación permite aumentar la visibilidad (reconocimiento y mejora de reconocimiento de marca), además,

6 es mucho más económico (pudiendo ser gratuito) que mediante el uso de cualquier medio tradicional (Tv, radio, revistas, etc). Además, la difusión 2.0, en su mayor parte quedará guardada on-line, y perdurará en el tiempo, pudiendo amplificar su valor de marca. La comunicación 2.0. se puede hacer servir para la práctica totalidad de eventos, por ejemplo: jornadas de formación, congresos y convenciones, conferencias, actuaciones, ruedas de prensa, actividades deportivas o culturales, junta de accionistas, participaciones feriales, etc. Un evento organizado por una empresa o entidad, puede multiplicar su repercusión y grado de participación on-line y offline, si hacemos un uso correcto de las herramientas 2.0. Dichas herramientas permiten aumentar de manera espectacular el feedback con el público en general, así como el de los posibles interesados en participar. A modo de ejemplo, un evento puede hacer que multipliquemos el número de visitas a nuestra web o blog corporativo, en el cual ofrezcamos información relativa al mismo. Es muy importante, que en la organización de eventos 2.0, los primeros y más activos en participar sean los miembros de la plantilla de la empresa organizadoras, sus familiares, amigos,etc. La mejor manera de conseguir un primer grupo de seguidores

7 en las redes sociales vinculadas al evento, es comenzar por los grupos más afines al mismo. Así pues, un evento nos permite: - Generar expectativas - Motivar - Captar interesados en participar - Fidelizar Etc. Antes de pasar a describir aquellos aspectos que nos permite la tecnología 2.0 en la organización de eventos, quiero remarcar la importancia de la planificación estratégica del mismo. Sin planificación estratégica, no podemos organizar un evento, sea 2.0 o no lo sea. Un evento debe partir de unos objetivos iniciales, el estudio de los targets o públicos objetivos a los cuales nos dirigimos, saber que acciones vamos a desarrollar para lograr los objetivos y en ese momento, y no antes, podremos analizar si las redes sociales y la tecnología 2.0 son las adecuadas para conseguir dichos objetivos. Como podéis ver, la definición de las acciones 2.0 y la ejecución de las mismas (o fase táctica) debe ir precedida siempre de una fase analítica (fase estratégica).

8 2. Qué nos permite hacer la comunicación 2.0 en la organización de eventos? Nos permite dar a conocer con anticipación el evento, podemos ir calentando motores, generar expectativa, promocionarlo antes de la fecha del mismo... todo ello bien gestionado nos puede ayudar a incrementar el número de asistentes presenciales al mismo. La presencia en la red nos permite aumentar el grado de exposición de la empresa, entidad o evento, entre los posibles asistentes o participantes del mismo. Existen una infinidad de cosas que podemos hacer, a modo de ejemplo, podemos: - Crear debates participativos en torno a la temática del evento. - Colgar fotografías en directo o en diferido del mismo - El día del evento, si disponemos de un photo-call en el que posan las diferentes visitas, podemos ir colgando las fotos realizadas al momento en las diferentes plataformas seleccionadas.

9 - Difundir vídeos pre-evento promocionales: entrevistas con los participantes, actuaciones preliminares, vídeo-noticias, anuncios, entrevistas asistentes pasadas ediciones, etc. - Podemos hacer streaming en directo, es decir, grabar con una videocámara y transmitir lo que esté pasando directamente por la red. - Crear una página web o blog del evento, en la cual podamos ofrecer toda la información del mismo, y que se convierta en un canal de participación. En el caso de eventos importantes (por ejemplo una convención o congreso), recomiendo la creación de una web específica para el mismo, en la que, por ejemplo se informe de: programa de actividades, reservas de plaza, ponentes, programa social, etc Uno de los aspectos más interesantes en la comunicación 2.0 es que prácticamente todo lo que hagamos en ella es posible medirlo y obtener su ROI (Retorno de la Inversión realizada). Medir los resultados no sólo es posible sino que es imprescindible.

10 3. Inconvenientes, y Por qué motivo fallan muchos eventos 2.0? En primer lugar hay que decir que muchos eventos no tienen en cuenta las posibilidades comunicativas del 2.0, si bien su implementación es cada día mayor dadas sus innumerables ventajas si está bien gestionado. Sin duda, el principal motivo por el cual la mayoría de eventos que utilizan el 2.0 no funcionan es porque no utilizan ninguna estrategia previa de implementación. Otro aspecto real, es el miedo a recibir comentarios negativos o a los reventadores o trolls on-line. Para ello hemos de estar preparados y tener un plan para saber reaccionar a tiempo. Se debe actuar rápido y, por tanto, se tiene que estar atento de manera continuada de todo aquello que publiquen terceros. En algunos casos el error es de carácter más técnico. En eventos en los que vayamos a utilizar la retransmisión on-line en directo, deberemos cerciorarnos de la idoneidad de las instalaciones, la red WIFI, y la potencia de subida de la información a la red.

11 4. Las herramientas: 4.1. La web del evento En eventos muy potentes, puede llegar a estar justificado el hecho de desarrollar una web propia del evento, o una microsite. Por ejemplo, en la organización de una convención, feria, congreso o campaña, podríamos diseñar una web con un contenido del tipo: temario, programa, ponentes, participantes, ediciones anteriores, imágenes, vídeos, acreditaciones, etc. Realizar una web de un evento requiere prepararse con suficiente antelación, y nos permite generar expectativas sobre el evento, así como ir informando y motivando a los posibles interesados en participar. La web puede convertirse en el punto de partida o plataforma, desde la cual podemos vincular la información en las redes sociales. Puede llegar a interesarnos el convertirlo en el centro de la campaña 2.0 y gestionarlo de manera que ciertos vínculos que pongamos en las redes sociales apunten a dicha web.

12 Ejemplos de apartados de una web propia de un evento: Título Programa del evento Fecha y duración Lugar (con mapa interactivo) Medios de transporte Participantes Formulario de inscripción Cómo colaborar o participar Elementos de difusión: cartel, programa, flyer, logotipo, banners, etc. Elementos de prensa: notas de prensa, dossier de prensa, imágenes del evento, etc. Las FAQ Noticias Vídeos promocionales o explicativos Vinculación en las redes sociales del evento Botón de Me gusta de Facebook o FanBox Entradas o caja de actividad de Twitter Posibilidad de compartir documentos Insertar el código de Google Analytics para el control de visitas Etc El blog del evento

13 Es necesario diferenciar entre el blog de la entidad o empresa organizadora (que también podemos aprovechar para promocionar el eventos), de un blog específico del acontecimiento. El blog exclusivo de un evento se recomienda para eventos muy relevantes, con gran volumen de participantes. Una de las ventajas que tiene un blog es que es más fácil de crear que una web de evento. El blog del evento puede tener un papel fundamental como herramienta pre-evento, puesto que puede ser de gran ayuda para su promoción y para ir calentando motores. Además, los blogs tienen un gran posicionamiento SEO o natural, por lo que puede repercutir positivamente en su difusión. También es cierto que si creamos un blog de evento requiere publicar frecuentemente información de interés. Podemos empezar 1 o 2 veces por semana si comenzamos muchos meses antes, e ir incrementando el número de post a medida de que se acerca la fecha del evento. Unas 2 o 3 semanas antes recomiendo un mínimo de 1 post por día, con información relevante.

14 Durante el día/días del evento, el blog corporativo tiene que estar muy activo. Hay que colgar noticias, imágenes, fotografías,... y todo aquello que sea relevante para el mismo. El blog también puede tener un papel relevante una vez finalice el evento, puede servirnos para rememorar los mejores momentos, las mejores fotografías o anécdotas del acto, etc. Si el evento tendrá continuidad o tendrá nuevas ediciones es probable que interese mantener vivo el blog, e ir alimentándolo con información hasta la próxima edición. Recomiendo utilizar plataformas blog como Blogger (muy fácil de utilizar y adaptar a la imagen del evento) o wordpress (más difícil, pero a la vez más profesional) El Twitter en los eventos Twitter es la herramienta por antonomasia del microblogging (140 caracteres) Es la herramienta de moda en la organización de eventos. Twitter aporta información a los seguidores y les permite palpar, con mensajes breves,

15 Se suele utilizar como una herramienta de difusión del evento en tiempo real. Se dice que cerca del 60% de los tweets tienen lugar durante un evento, la mayoría de ellos por parte de los propios asistentes. Twitter ayuda a crear comunidad mediante una lista de participantes. Pero hay que ser cuidadoso, ya que es muy fácil caer en un uso exagerado y acabar siendo considerados spammers. Recomiendo crear un #hashtag del evento que sea fácil de reconocer y que no contenga demasiados caracteres. El hastag ha de crearse antes del evento y se debe incluir en toda comunicación en las redes sociales (Twitter,Pinterest, Instagram, etc). Puedes crear una cuenta de Twitter específica para el evento con el logotipo o imagen específica como avatar. Las comunicaciones que realices en otros medios sociales deben ser cortas (titular) de manera que también puedas difundirlas mediante Twitter. Twitter también te servirá como difusión y como escucha activa de la actividad de los participantes.

16 En algunos eventos se colocan pantallas en las que se pueden ir retransmitiendo lo que se va comentando en la cuenta creada en Twitter. Unos días después del eventos aún podrá existir un volumen de post vinculados con las publicaciones del día del evento. Cuanto mayor sea el grado de material 2.0 disponible, y más interactivo sea el evento, mayor será el número de interacciones de los participantes. Resulta imprescindible monitorizar el seguimiento de las apariciones, saber que usuarios son más activos, que es lo que genera mayor interés, etc. Hay herramientas gratuitas que podéis probar para la monitorización, como SocialMention o Mention LinkedIn en los eventos LinkedIn es una herramienta profesional, que la mayor parte de usuarios cree que únicamente sirve para buscar u ofrecer trabajo. LinkedIn ofrece grandes ventajas, ya que también puede ayudarnos en la difusión de eventos corporativos. LinkedIn

17 agrupa a profesionales por temáticas o grupos de interés, y dichos profesionales son susceptibles a las aportaciones de calidad de sus miembros. Una buena selección de grupos, vinculados con la temática del evento, puede ayudarnos a difundir los contenidos específicos del mismo. Podemos compartir artículos sobre el evento, el programa, crear debates sectoriales, etc. Actualmente LinkedIn se utiliza poco en la organización de eventos, pero puede llegar a resultar muy interesante si localizamos correctamente el target al cual dirigirnos. Bien utilizado puede ser muy interesante como herramienta de marketing viral Facebook en eventos La gran pregunta que muchos nos hacemos, es si debemos crear una página propia del evento, o crear un evento dentro de nuestra página corporativa. La respuesta no es fácil, ya que ambas opciones pueden ser buenas, ya que la finalidad de cada opción es diferente. Más adelante explicaré las particularidades de cada opción.

18 Para qué nos puede servir Facebook en un evento? Facebook nos permite actualizar contenidos tantas veces como deseemos, así como motivar a la participación y compartición de los mismos. El feedback es importante, y resulta muy importante que se responsa siempre a los comentarios que se hagan en cada momento. Cuanto antes contestemos mejor. También debemos gestionar los comentarios negativos, los problemas o las dudas que se vayan generando. En situaciones conflictivas, tal vez nos convenga ofrecer la posibilidad de solucionar el conflicto offline. El lenguaje que se utiliza en Facebook es coloquial, próximo, sin tecnicismos, directo... como si estuviésemos hablando ante un amigo o grupo de conocidos. Es importante no caer en vulgaridades. No recomiendo hacer servir la opción de aprobación preliminar de los posts, ya que dicha acción hace bajar drásticamente la participación e interés de los miembros de la página. Es importante que los seguidores de Facebook reciban documentación exclusiva por esta vía. También puedes crear expectativa, motivarlos, etc.

19 Recuerda esto: una página o evento en Facebook no tiene que servir como un canal de comunicación unidireccional. Facebook es sinónimo de participación, por lo tanto de Feedback. Se tiene que incentivar la participación de los miembros, Facebook te permite hacer encuestas, concursos, etc. Errores a evitar en el uso de Facebook: Saturar a los seguidores con uso excesivo de los mensajes, fotografías, etc. Ofrecer información que no sea relevante. No motivar a la participación y hacerlo servir únicamente como un canal promocional. Una página: Te recomiendo que realices una página específica para un evento, cuando el evento sea realmente relevante. También te recomiendo una página específica en Facebook cuando organices campañas continuadas en el tiempo o de larga duración. Si la campaña se repite cada año, es posible que te

20 convenga mantenerla continuada todo el año y potenciarla los meses próximos y posteriores al evento. El nombre de la página es muy importante. Si ponemos un nombre temporal, únicamente tendrá relevancia durante éstas fechas. Un nombre genérico podrá tener más continuidad en el tiempo. Por ejemplo: si ponemos de nombre a la página Día Mundial Contra la Diabetes tendrá una vigencia muy corta, que si por ejemplo ponemos Todos juntos Contra la Diabetes que puede ser a temporal. Cuando tengamos una página, deberemos planificar toda la comunicación previa al evento, la que realicemos durante el evento, y la que tengamos prevista comunicar una vez finalice el evento. También es posible continuar creando debate y Me gusta una vez ha finalizado el evento. Si, además de la página específica de tu evento, también dispones de una página exclusivamente corporativa, es interesante realizar acciones que te permitan captar seguidores en tu página corporativa.

21 Un Evento dentro de tu página corporativa: Como te dije en un inicio, al difundir tu evento en Facebook tienes dos posibilidades. Por un lado crear una página exclusiva de tu evento (que te acabo de explicar), y por otro crear un evento específico dentro de tu página corporativa en Facebook. Crear un Evento dentro de tu propia página te permite difundirlo entre los miembros de tu página corporativa. Con lo que no necesitas crear una base de seguidores para tu evento. Un Evento dentro de tu página tiene menos personalidad que una página específica, pero te permitirá saber si la personas a las que invites y que ya son seguidores de tu página, estarán interesados en asistir, o no, al mismo. Importante: NO te fíes nunca de las personas que confirman su asistencia a eventos mediante éste método. No es fiable y por regla general siempre confirman su asistencia muchos más de los que finalmente asisten. Los Eventos dentro de tu propia página corporativa son recomendables como refuerzo a otro tipo de campañas, y sirven a modo informativo para tus seguidores corporativos.

22 4.6. YouTube/Vimeo del evento Los vídeos se pueden utilizar como elementos promocionales (pre-evento) o como vídeos resumen (post-evento). Los videos pre-eventos: Se pueden editar una vídeo-noticia previa al evento, un anuncio promocional, la rueda de prensa de presentación, entrevistas con los organizadores del evento, testimonios, participantes, vídeos de ediciones anteriores, información del lugar, del programa de actividades, etc. La finalidad de los vídeos pre-evento, es la de captar personas interesadas, para que asistan presencialmente al evento o para que puedan seguirnos online. También nos permite crear notoriedad y relevancia, informar o concienciar, etc. Además, posiciona a la empresa o entidad que lo utiliza como moderna. Los vídeos post-evento: Los vídeos post-eventos también pueden tener muchos formatos así como diversas finalidades, por ejemplo: noticias resumen del evento, reportaje, entrevistas post-evento, e incluso se puede utilizar para la retransmisión en directo (streaming) o en diferido de la actividad.

23 Los vídeos post-evento ayudan a posicionar y fidelizar la marca, entidad o empresa entre sus seguidores y el público en general. Este tipo de vídeos suelen tener una gran difusión a través de las redes sociales. (En el caso de utilizar el formato noticia, debe colgarse el mismo día del evento que queremos que tenga vigencia). Los vídeos on-line perduran en el tiempo y tienen un gran posicionamiento natural o SEO en el buscador Google Slideshare o Issuu del evento Slideshare o Issuu son plataformas que nos permiten colgar online presentaciones en diferentes formatos. Por ejemplo, podemos colgar el programa de actividades, el catálogo o folleto promocional, el dossier de prensa, el dossier fotográfico, etc. Las presentaciones en estos formatos tienen una transición parecida al Powerpoint (Slideshare) o el efecto de ir pasando páginas como en una revista (Issuu). Permiten poner vínculos, imprimir, compartir por , entre otras.

24 Tienen una gran integración en diferentes formatos, pueden colgarse directamente en blogs o webs, y se pueden compartir en redes sociales como Facebook o Twitter Streaming del evento El streaming consiste en la distribución de archivos de audio o de vídeo en directo mediante Internet o las redes sociales. El usuario puede consumir el producto al tiempo que se va descargando. El streaming de vídeo se ha popularizado mucho en EEUU, pero el ancho de banda en el Estado Español aún dificulta su expansión generalizada. Este formato es muy interesante para los eventos, ya que nos permiten retransmitirlos en directo de manera que podemos llegar a internautas de todo el mundo en tiempo real. Ofrece una experiencia muy completa del evento, y actualmente existen un gran número de plataformas populares que permiten realizarlo con cámaras tipo usuario. Si quieres realizar algunas pruebas puedes comenzar utilizando la retransmisión en streaming que nos ofrece gratuitamente la plataforma YouTube. Para formatos más profesionales puedes probar Ustream.tv.

25 4.9. Otras plataformas o redes a tener muy en cuenta De imágenes: Flickr, Picassa, Pinterest, Instragram. Geolocalización: Foursquare Genéricos: Google +, Tuenti, Utilización de códigos QR Nuevas tendencias El crecimiento imparable del uso de Internet y las redes sociales, desde tablets y smartphones (cercano ya al 50% del total) han permitido el desarrollo de APPS específicas para eventos concretos, y se trata de una tendencia que irá a creciendo en los próximos meses. Las APPS específicas se han comenzado a utilizar con gran éxito en eventos tipo congresos, convenciones y ferias, ya que permiten la interacción con los participantes en tiempo real. La mayor parte de dichas aplicaciones ofrecen información muy interesante a los participantes durante su asistencia a este tipo de eventos.

26 Existen aplicaciones que permiten conocer quienes son los participantes que participan en tu eventos, su geolocalización, en que stand se encuentran y que información ofrecen, sus redes sociales, enviarles un mensaje privado para concertar una reunión o visita, etc. 5. Un evento 2.0, paso a paso 1. Gestión y planificación estratégica 2. Promoción y participación 4. El día del evento 5. Finalización 1. Gestión y planificación estratégica Elaboración de una estrategia preliminar Análisis del potencial del evento Selección de los canales o redes sociales más adecuadas Selección de los mensajes y la cantidad de los mismos a difundir Preparación de los contenidos textuales a emitir Preparación del material promocional Creación y planificación de una agenda de comunicaciones

27 Selección de los responsables de difusión y de aquellos que tengan que realizar el seguimiento y respuestas, así como interactuar con los participantes Preparar del perfil (alta y diseño) de las plataformas en las que se participará Determinar que herramientas de seguimiento utilizaremos Determinar que herramientas de medida de resultados y valoración continua utilizaremos 2. Promoción y participación Difundir los mensajes y acciones pre-establecidas Dar respuesta a los participantes e interactuar Analizar grado de participación (monitoriza continuamente) Cambia las acciones que no funcionen y potencia aquellas que tengan una mayor participación 3. El día del evento Participa activamente en las redes sociales seleccionadas Ofrece información relevante: mensajes, imágenes, vídeos, etc. Puedes tener diversos enfoques, en función de la red social y la tipología de los participantes Controla los mensajes propios y de terceros

28 4. Finalización Realiza un informe final de tu evento en las 2.0 Mide el grado de participación y volumen de interacciones Valora el grado de actividad en cada red social o canal utilizado Difunde los mensajes post-evento, bien sean documentos, vídeos, imágenes, etc.

29 OTROS EBOOKS GRATUITOS Ebook Cómo organizar un evento? Ebook Cómo redactar notas de prensa? Ebook Cómo organizar una rueda de prensa? ENLACES DE INTERÉS Visita la web de la agencia SOLE & HERNANDEZ Visita el blog de la agencia SOLE & HERNANDEZ Si contactas conmigo, prometo responder Mi perfil en Facebook Mi perfil en Twitter Mi perfil en LinkedIn SOLÉ & HERNÁNDEZ Consultors de Comunicació Vía Laietana, 54 2º Barcelona