PROCEDIMIENTO PARA REVISION POR LA DIRECCION

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1 1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO PARA REVISION Página 1 de 5 Establecer la frecuencia y el contenido de las revisiones por parte, con el fin de evaluar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión y asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad y decidir sobre los aspectos relacionados con el Sistema. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable para las revisiones formales realizadas por la Dirección al Sistema de Gestión y sus resultados. 3. DEFINICIONES 3.1. Alta Dirección (NTC-ISO 9000:2009, Pág ): Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad Efectividad (NTC-ISO 9000:2009, Pág ): Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles Eficacia (NTC-ISO 9000:2009, Pág ): Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados Mejora Continua (NTC-ISO 9000:2009, Pág ): Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. 4. RESPONSABLE Son responsables de la aplicación de este documento el (la) Gerente y el (la) de Gerencia ante el SGI.

2 Página 2 de 5 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN a. La información, veraz, completa y oportuna, debe ser suministrada por el líder del proceso. b. La revisión dará cuenta del mejoramiento continuo del sistema y debe evidenciarse a través de los planes de mejoramiento. c. La frecuencia de las revisiones: El compromiso con el Sistema de Gestión conlleva a que por sus propios medios realice una revisión periódica del funcionamiento del mismo, buscando no solo la aplicación de lo descrito en los documentos, sino la utilidad y capacidad del Sistema para cumplir con los objetivos y metas propuestas. Para ello se cuenta con varios espacios para el seguimiento a la gestión como son: ESPACIO FRECUENCIA TEMAS A REALIZAR SEGUIMIENTO Comité de Dirección Mensual Semestral Temas puntuales del negocio Seguimiento indicadores plan de acción Seguimiento a la estrategia y planificación Seguimiento a las ventas Seguimiento al Sistema MECI Metas corporativas y direccionamiento estratégico Política de Gestión Reclamos - quejas, encuestas de satisfacción del cliente y producto o servicio no conforme Indicadores de los procesos Acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas y de mejora) Seguimiento a los resultados de las auditorias internas que se le realizan al sistema Cambios que afectan el Sistema Seguimiento a compromisos de otras Revisiones d. La Gerencia puede hacer otras revisiones que considere necesarias, de acuerdo con los resultados del funcionamiento del Sistema. e. Contenido de las revisiones: la siguiente tabla define los aspectos a evaluar dentro de la, los medios (Información utilizada) y los responsables de organizar, mantener y entregar al Comité de Gerencia dicha información.

3 Página 3 de 5 ASPECTO A REVISAR Política de Gestión Objetivos y metas del sistema de gestión Desempeño de los procesos Prestación de los servicios Resultados de las auditorias No conformidades detectadas y acciones emprendidas o propuestas. (Incluye quejas de los clientes o partes interesadas, preocupaciones de las partes interesadas, encuesta de satisfacción, Productos no conformes). Cambios que afecten el sistema de gestión Cumplimiento de lo definido en el acta anterior INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA EVALUACIÓN La Política de Gestión Resultados de Entendimiento de la Política Pertinencia de la política y los objetivos para las necesidades actuales de la empresa Medición de los procesos y su enlace con la estrategia Mediciones y análisis y mejora en cada uno de los procesos con los que cuenta la empresa. Necesidades de formación para el personal. Problemas con los proveedores y estado en que se encuentran. Estado del mantenimiento de la empresa. Ambiente de trabajo en la Empresa Estado de desarrollo de los servicios. Resultados de auditorías a los servicios. Estado de desarrollo del programa de auditorías internas y su resultado. Reportes de las auditorías externas y acciones emprendidas. Informe de retroalimentación con el cliente. Satisfacción del cliente y comunicación con las partes interesadas. Informe de No conformidades y acciones correctivas y preventivas (Acciones de mejoramiento). El estado en que se encuentran estas acciones. Cualquier cambio que afecte directamente el desempeño del Sistema. Seguimiento a las acciones emprendidas de la anterior y los resultados. RESPONSABLE Director de operaciones

4 ASPECTO A REVISAR Recomendaciones para la mejora PROCEDIMIENTO PARA REVISION INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA EVALUACIÓN Lo que se requiere mejorar en cada uno de los procesos. Página 4 de 5 RESPONSABLE 6. CONTENIDO Actividad Quien Descripción Registro 1. Planear la 2. Consolidación de la información. 3. Efectuar la 4. Levantar acta de la Revisión por la Dirección Solicita a los líderes de proceso la información de entrada para la revisión con la fecha de la reunión. Dicha información debe ser entregada en forma magnética antes de la reunión con plazo mínimo de 10 días hábiles. Inmediatamente se recibe la información, se revisa, si hay inconsistencias, se devuelve al respectivo líder del proceso para que haga las correcciones del caso. Si no hay inconsistencia, se consolida la información para ser presentada. Realizan la revisión por la dirección haciendo el seguimiento a los resultados de la información de entrada requerida para efectuar esta reunión. Se levanta el acta de la reunión la cual debe incluir los resultados de la mejora del servicio, la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión. Como también los cambios en la política, objetivos, metas y procesos y necesidades de recursos. Memorando interno o correo electrónico F-DO-02 F-DO-02 Documentos de Referencia NTCGP 1000: 2009 P-DO Realizar seguimiento a los compromisos Se establecen así mismo las acciones correctivas y preventivas y los planes de mejoramiento. Se realiza seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada uno de los líderes de procesos en las fechas establecidas para cada uno de ellos. De acuerdo a los resultados del seguimiento, presenta informe al Gerente para que tome las acciones del caso. P-MC-01

5 Página 5 de 5 7. PUNTOS DE CONTROL a. El acta de revisión por la dirección será firmada por todos los asistentes. b. El plan de mejoramiento institucional se debe elaborar por el de la Dirección y tener visto bueno por parte de todos los líderes de procesos. c. El seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento institucional se realizará cada seis meses. 8. NOTAS DE CAMBIO No. Versión Versión Breve Descripción del Cambio inicial Final 00 No aplica para esta versión 00 Se modifica el contenido y el alcance del procedimiento y se 1 00 amplía el punto de políticas de operación con los puntos c, d y e.. Se incluye el punto 4 de realización del acta de revisión por 01 la dirección. Se modifico la responsabilidad del procedimiento, incluyendo al de GErencia ante el SGI. Se modifico la Política de Calidad y el Sistema de Gestión de 2 01 Calidad, por la Política de Gestión y el Sistema de Gestión. 02 Se dismuniyo el tiempo minimo para solicitar la informacion de entrada para la a los Responsables de los procesos, de 15 a 10 días. Fecha ANEXOS Actualizó: Revisó: Aprobó: SANDRA VIVIANA MARTINEZ A. - de Gerencia ante el SGI SANDRA VIVIANA MARTINEZ A. - de Gerencia ante el SGI JAID OSWALDO BETANCUR LÓPEZ - Gerente Jaid Oswaldo Betancur López - Gerente