Al igual que el resto de los programas de Microsoft Office, Excel muestra una serie de Fichas que agrupan las funciones que tiene para ofrecer.

Transcripción

1 Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas. Al igual que el resto de los programas de Microsoft Office, Excel muestra una serie de Fichas que agrupan las funciones que tiene para ofrecer. Sin embargo, se comienza a trabajar con un arreglo enorme de filas y columnas, cuyo número dependerá directamente de la cantidad de memoria que tenga la computadora con la que trabajes. En términos simples, Excel puede crear tantas filas y columnas la cantidad de memoria del equipo permita crear, pero, al menos con 512Mb de memoria, éste número alcanza 1 3 i (miles). Éste conjunto de filas y columnas se denomina HOJA y un conjunto de hojas se denomina LIBRO. Adicionalmente, se presenta la BARRA DE FÓRMULAS. Principalmente se utiliza para lograr la introducción de fórmulas matemáticas, estadísticas, financieras, científicas (cualquier tipo de fórmula) y valores. Excel cuenta con un CATÁLOGO DE FÓRMULAS que permite escoger cierta operación matemática, que posee demostración, pero se simplifica a la introducción de datos en dicha barra.

2 TRABAJO CON CELDAS Cada celda es poseedora de un único valor en el libro. Esto quiere decir que dentro de tu hoja o libro, no tendrás que preocuparte porque Excel de alguna manera confunda una celda con otra. FORMATO DE CELDAS Se puede aplicar un formato específico a cada celda o conjunto de celdas. Para ello, se requiere la Selección de las celdas que quieres modificar y luego invocar sus propiedades bien sea a través del teclado o el botón secundario del mouse. Cuando invoques la lista de propiedades, selecciona entonces FORMATO DE CELDA. Percibirás que se presenta un cuadro de diálogo como sigue a continuación: Se muestran entonces seis pestañas con las que puedes trabajar. Su uso se resume como sigue: Número: involucra la manipulación del tipo de dato que se introduce en la celda. El modelo general programa la celda para que se detecte, en la mayoría de los casos, el tipo de dato que se suministra. Pero, a veces cuando se trabaja con la celda y se introducen números (y no se desean operaciones matemáticas), Excel las realiza. Para evitar esto, se utiliza la selección TEXTO. Usa ésta pestaña para programar la celda al tipo de dato que deseas. Alineación: Funciona para ajustar la alineación del texto en la celda. Puede decidirse si el texto de una celda se muestra verticalmente u horizontalmente, al centro de la celda o pegado a sus bordes. Por otro lado, permite combinar celdas o ajustar el texto. Ajustar el texto funciona agrandando el tamaño de la celda según sea necesario para mostrar todo el texto (o datos) que ésta contiene. Fuente: Ídem al gestor de fuentes de Word, permite modificar la fuente con la que se presentan los datos de la celda. Bordes: Sirve para escoger el color, tipo, grosor y los bordes de la celda que serán visibles. Dado que una celda es un rectángulo, puedes escoger incluso por separado el formato del borde de cada lado. Relleno: Permite especificar el color de relleno de la celda. Proteger: Funciona para evitar modificaciones involuntarias de la o las celdas seleccionadas. También permite ocultarlas.

3 COMBINACIÓN DE CELDAS A pesar de que se puede ajustar el tamaño de la celda, a veces resulta más conveniente combinar dos o más celdas para que formen una de mayor tamaño. Para esto, basta con seleccionar las celdas a combinar y presionar el botón COMBINAR CELDAS ubicado en la ficha INICIO. ATENCIÓN: El combinar dos o más celdas, cada una con datos en su interior, va a provocar el sacrificio de la información. Esto significa que se combinarán, sí, pero se mantendrán sólo los datos de la primera celda y se descartarán los datos del resto. AJUSTE DEL ANCHO DE UNA COLUMNA Puedes ajustar el ancho de una columna. Recuerda que esto significa que se ajustará el ancho de todas las celdas que contiene la columna. Primero, debes saber que las columnas se codifican con LETRAS, es decir, existen columnas A, B, C, D, E, F..Z. Luego se repite la codificación: AA, AB, AC, AD y así sucesivamente hasta que Excel satisfaga el número de columnas que requieres. Bien, para ajustar el ancho de una columna en específico, deberás posicionar el puntero en uno de los bordes del cuadro con la codificación de la columna. Verás que el puntero toma esta forma entonces, necesitas hacer clic y mover a la dirección requerida. También puedes hacer clic con el botón secundario en el cuadro con la codificación y seleccionar ANCHO DE COLUMNA. Con este cuadro de diálogo que emerge puedes introducir un nuevo valor. Recuerda que el ancho de columna se expresa en PÍXELES. AJUSTE DEL ALTO DE FILA Las filas se codifican con NÚMEROS. Para ajustar el ancho de una columna en específico, deberás posicionar el puntero en uno de los bordes del cuadro con la codificación de la fila. Verás que el puntero toma esta forma (verticalmente) entonces, necesitas hacer clic y mover a la dirección requerida. También puedes hacer clic con el botón secundario en el cuadro con la codificación y seleccionar ALTO DE FILA. Con este cuadro de diálogo que emerge puedes introducir un nuevo valor. Recuerda que el alto de fila se expresa en PÍXELES. INSERCIÓN DE FILAS Para insertar una fila, sitúate en la fila de referencia. Luego haz clic con el botón secundario sobre el cuadro de codificación de la fila, entonces, selecciona INSERTAR. Percibirás que se insertó una fila por encima de tu celda de referencia. INSERCIÓN DE COLUMNAS Para insertar una fila, sitúate en la fila de referencia. Luego haz clic con el botón secundario sobre el cuadro de codificación de la columna, entonces, selecciona INSERTAR. Percibirás que se insertó una columna a la izquierda de tu celda de referencia.

4 TRABAJO CON FÓRMULAS La barra de fórmulas de Excel permite asignar fórmulas manualmente a una celda. Incluso puedes modificar una fórmula existente. Para indicarle a Excel que se trata de una fórmula, se tiene que obligatoriamente anteponer el signo igual a (=) a la fórmula establecida. NOMENCLATURA DE CELDAS Al momento de trabajar con fórmulas, normalmente se trabaja tanto con valores numéricos así como con variables. Las variables, por lo general, son las celdas. Entonces, se le tiene que indicar a Excel la ubicación de la celda que representa la variable en la fórmula. El nombre que recibe la celda dentro de la fórmula viene dado por la combinación de su letra de columna y su número de fila. Por ejemplo, la primera celda de la columna A, se denomina A1. La quinta celda de la columna E se denomina E5. Ejemplo de suma: Se desean sumar 5 litros de combustible de avión al valor que se le introduzca a la celda A1. Entonces, la fórmula correspondiente sería: =SUMA(A1+5). Con esto, se sumará 5 al valor que se le introduzca en la celda 1. CATÁLOGO DE FÓRMULAS Sólo la praxis te permitirá ser más hábil en la introducción de los comandos matemáticos en Excel, es decir, las fórmulas. Pero, afortunadamente dispones de un catálogo de fórmulas. Para acceder a él, basta con dirigirte a la ficha Fórmulas y luego hacer clic en INSERTAR FUNCIÓN. Percibirás que se apertura un cuadro de diálogo: Puedes localizar una fórmula en específico a partir de la lista desplegable denominada CATEGORÍAS. Selecciona la fórmula que requieres y presiona Ir. A partir de aquí, queda de tu parte la introducción de los datos (o celdas) para que Excel calcule el resultado por ti. Puedes seleccionar celdas (variables) ubicadas en otra hoja del libro. Para esto, cuando estés insertando la fórmula y Excel te pida el valor, haz clic en el botón y luego dirígete a la hoja que contiene la variable. También puedes seleccionar variables de manera simple haciendo clic sobre la celda

5 LIBRO DE EXCEL Un libro de Excel es la composición de varias hojas. Cada hoja contiene un conjunto único de celdas y filas. Las fórmulas en su interior pudieran estar o no conectadas con otras hojas. Esto se conoce como REFERENCIA. INSERCIÓN DE HOJAS Para esto, basta con presionar el botón Nueva Hoja ubicado en la parte inferior de la ventana de Excel. También puedes presionar Shitf+F11 MENÚ RÁPIDO DE HOJAS Puedes invocar un menú rápido haciendo clic con el botón secundario sobre la pestaña de la hoja que prefieras. Desde aquí puedes insertar nuevas hojas, renombrar, eliminar la hoja que cliqueaste, ocultarla o protegerla (tal como protegiste el documento de Word en su práctica) o incluso cambiar el color de la pestaña a uno de tu preferencia. Para los desarrolladores, también es posible ver el código fuente de la hoja y detallar bugs o establecer funciones por defecto a través de fragmentos de código. DUPLICADO DE HOJAS Puedes crear una copia de una hoja y todo su contenido. Esto se vuelve útil al momento de realizar ajustes en las cuentas que contenga la hoja (mayoritariamente una prueba de ensayo y error). Para esto, se puede hacer clic con el botón secundario sobre la pestaña en Excel (Hoja1, Hoja2, Hoja3) y seleccionar MOVER O COPIAR. Si se desea copiar, se debe cliquear el CheckBox Crear copia y presionar aceptar. Si se desea mover, se debe seleccionar la posición en la lista (la hoja se moverá a la izquierda del elemento que seleccionemos en la lista).

6 ACTIVIDAD PRÁCTICA Crea un libro de Excel contentivo de 5 hojas. Renombra cada hoja a su índice (1, 2, 3, n) y asigna un color de etiqueta propio para cada hoja. En la hoja 1, inserta los siguientes datos (en forma vertical), 1, 9, 75, 5. Luego, inserta en la celda debajo de l último valor, la función Desviación Estándar (DEVEST.P) que involucre esos valores. El resultado deberá ser como se muestra: , En la hoja 2, inserta los mismos valores por duplicado. Súmalos y multiplícalos individualmente. Utiliza el comando =SUMA(celda;celda celda) y =PRODUCTO(celda;celda celda). Estos valores pertenecen a la categoría Matemáticas. Para realizar el producto, reemplaza el por el En la hoja 3, inserta los mismos valores y asigna un estilo de celda diferente a cada una (el estilo involucra bordes, relleno y fuente). Utiliza el cuadro de diálogo FORMATO DE CELDA para tal fin. En la hoja 4, inserta 5 veces esos valores y combínalos, para probar el combinado de celdas: En la hoja 5, inserta esos valores. Modifica el alto de cada una de las filas. Incrementa el ancho en,7 unidades cada vez. Para esto, inserta una formula en Excel que sume n unidades, m veces al valor estándar de alto (15) y luego modifica el alto de cada valor, conforme al resultado, a través del cuadro de diálogo Alto de fila. Ejemplo: Se desean sumar 2 veces,7 unidades a un alto fijo de 15 píxeles. Respétese la jerarquía algorítmica (paréntesis para priorizar las operaciones). Pista: Veces Unidades Alto Resultado 2, ,4