MANUAL DE POLITICAS DE LAVADO DE DINERO CAPUAL

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1 MANUAL DE POLITICAS DE LAVADO DE DINERO CAPUAL

2 INDICE POLITICAS DE LAVADO DE DINERO 3 I.- CONSIDERACIONES GENERALES 3-4 II.- OFICIAL DE CUMPLIMIENTO 4-5 III.- DECLARACION DE ORIGEN DE FONDOS 6 A.- Objetivo 6 B.- Formulario Declaración Origen de Fondos 7-8 IV.- APORTES DE CAPITAL-PREPAGOS DE CREDITO 9-10 V.- REPORTE DE OPERACIONES ACTIVIDADES INUSUALES 10 A.- Objetivo B.- Marco Regulatorio 11 C.- Procedimientos y Formulario Operación Sospechosa E.- Señales de Alerta VI.- PROCESO DE MONITOREO OPERACIONES SOSPECHOSAS VII.- FUNCIONES DE RESPONSABILIDAD DE LAS AREAS VIII.- DECLARACION ANUAL IX.-APLICACIÓN DE POLITICA CONOZCA A SU CLIENTE 25 A.- Conozca a su Cliente 25 B.- Procedimiento C.- Capacitación X.- NEGOCIOS IMPEDIDOS DE OPERAR CON LA COOPERATIVA 27 XI.- COMITÉ DE PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS 28 A.- Objetivo 28 B.- Principales Funciones 28 C.- Integrantes del Comité 28 D.- Dependencia 28 Manual de Políticas de Lavado de Dinero 2

3 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIÓN AÉREA LTDA. POLITICAS DE LAVADO DE DINERO I.- CONSIDERACIONES GENERALES Capual, por la naturaleza de sus funciones, puede ser utilizada para adquirir y depositar fondos, cuyo objetivo sea intentar legitimar activos provenientes del narcotráfico o de otras operaciones ilícitas, o que sean utilizados, por ejemplo, para obtener materiales y / u otros elementos logísticos necesarios para el financiamiento del terrorismo. Definición: La Actividad de Lavado de Dinero consiste en el proceso de ocultamiento de dineros de origen ilegal en moneda nacional o extranjera y los subsiguientes actos de simulación respecto de su causa, para hacerlos aparecer como dineros legítimos. Por definición las actividades de Lavado de Dinero, incluyen actos ilícitos, fuera del entorno de la Ley abarcando una diversidad de actividades, las cuales bajo una fachada de supuesta legalidad su principal objetivo es la legitimación de dineros o capitales. Los fondos que son sometidos a las actividades de lavado de dinero comprenden actividades ilegales o criminales como: Tráfico de drogas o estupefacientes. Terrorismo. Contrabando de armas. Actividades de corrupción. Estafas. Fraude al fisco. Malversación de Fondos Públicos. Actividades extorsivas. Fuente laboral del mercado negro o ilegal. Las operaciones de Lavado de Dinero tienen como objetivo hacer que fondos obtenidos a través de actividades fuera del marco legal, puedan ser legitimados a través de operaciones financieras, sea tributable, y hacer de los mismos fondos limpios que puedan ser utilizados sin mayores problemas dentro del sistema financiero nacional e internacional. Se debe tener en cuenta que tanto el Lavado de Activos como el Financiamiento del Terrorismo dan origen a riesgos de reputación, operativos y legales a que puede exponerse la Cooperativa, comprometiendo su estabilidad y viabilidad económica. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 3

4 Capual en el desarrollo de sus funciones y responsabilidades cumplirá los principios éticos y las disposiciones legales que nos regulan, así como los estatutos y la normatividad interna. Para lograr esto se debe tener en cuenta los principios éticos sobre los cuales debemos basarnos y que son: Respeto, Lealtad, Honestidad, Equidad y Confidencialidad. Para lograr nuestro propósito se debe tener un adecuado conocimiento de sus Socios y Clientes, de las actividades que desarrollan y de las características más relevantes de las operaciones que éstos realizan. Estas indicaciones están inmersas dentro de las obligaciones que Capual debe cumplir, y que están indicadas en la Circular 123 Superintendecia de Bancos e Instituciones Financieras. II.- OFICIAL DE CUMPLIMIENTO La Circular 123, establece que las entidades financieras deberán designar un Oficial de Cumplimiento para coordinar los esfuerzos de vigilancia, detección, prevención y reporte de operaciones sospechosas. El Oficial de Cumplimiento es un funcionario nombrado por la Administración para ejercer el trabajo que se deberá enviar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), y otros tales como: mantener control de operaciones de Clientes y/o Socios, observar cumplimiento de manuales por parte de los trabajadores, conocimiento de casos sospechosos, comunicación a otras instancias, realizar visitas a las diferentes oficinas regionales para supervisar que se estén cumpliendo las normativas establecidas, informar a Gerencia todos los acontecimientos que sucedan, proveer a las unidades de atención de Publico un listado de señales de alerta que sirvan para detectar operaciones inusuales, etc. El Oficial de Cumplimiento es responsable de velar por la aplicación de los procedimientos específicos para la prevención y control de lavado de activos, establecidos al interior de Capual y del cumplimiento del código de ética y buenas conducta, por parte de todos y cada uno de los Colaboradores en el desarrollo de sus funciones. A continuación se indica funciones del oficial de cumplimiento: Verificar la aplicación de los procedimientos específicos para la prevención de lavado de activos, por parte de los Colaboradores. Verificar la observancia del Código de Conducta en la actuación del personal de la entidad. Estar actualizado y mantener informado al resto de la Cooperativa sobre las normas internas y reglamentos vigentes acerca de prevención contra el lavado de dinero. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 4

5 Servir de fuente de información en consultas relacionadas con lavado de dinero y leyes que regulan esta materia. Recibir los informes de operaciones sospechosas que remitan las oficinas regionales y, efectuar análisis de dichas operaciones para su posterior envío a los entes reguladores si así lo amerita. Verificar toda la Documentación que sustenta las Declaraciones de Orígen de Fondos y guardar debidos registros de dicha documentación. (alcance provisto en la Recopilación de Normas Cooperativas Cap. IV-11 punto 3) En caso de identificar operaciones sospechosas reportar a los niveles superiores que corresponde para la toma de decisiones. Velar por el adecuado reporte a los entes reguladores del tema. Verificar que los Colaboradores encargados de atención al cliente, apliquen la política de conocimiento del cliente, es decir, que actualicen información sobre sus datos personales, actividad económica, etc. Reportar a instancias superiores, las posibles fallas que comprometan la responsabilidad de los colaboradores de Capual. Su labor es verificar que se ha obtenido la información necesaria de los clientes que permita un control de sus operaciones. Si la información no contiene los datos suficientes para conocer al cliente, podrá solicitar que esta se complete. Realizar visitas a las oficinas regionales con el fin de conocer en terreno las debilidades que presentan los colaboradores referentes al tema de Lavado de Activos. Informar mensualmente a las Gerencia General y Gerencias de Administración y Finanzas y Comercial el cumplimiento semanal del envío de las declaraciones de Fondos por operaciones de montos iguales o superiores a los establecidos por CAPUAL, de todas las oficinas a lo largo del país. Entregar planilla trimestral a las gerencias de CAPUAL indicando comportamiento de cada oficina en el envío de documentación relacionada con las operaciones realizadas en cada una de ellas. El Oficial de Cumplimiento podrá solicitar en cualquier momento la documentación que estime conveniente, con el fin de verificar que los colaboradores encargados de vincular a los Socios y/o Clientes apliquen la política de conocimiento del cliente; es decir, que soliciten y documenten en formularios especialmente diseñados para el efecto y con visitas, la información sobre sus datos personales y su actividad económica. El Oficial de Cumplimiento continuamente deberá verificar que al interior de la entidad se adopten y apliquen mecanismos y procedimientos específicos adecuados y suficientes para disminuir la exposición al riesgo de Lavado de Activos. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 5

6 III.- DECLARACION DE ORIGEN DE FONDOS A.- Objetivo La declaración de origen de fondos, tal como lo indica su nombre, tiene por finalidad mantener información clara y certera acerca del origen de los fondos para ciertas operaciones captadoras de valores. Para ello se exigirá, bajo ciertas condiciones, que los inversionistas completen una Declaración del Origen de los Fondos al momento de efectuar transacciones con la Cooperativa. Dicha Declaración del Origen de los Fondos será exigible a Clientes y/o Socios que realicen operaciones en efectivo por montos iguales o superiores a 50 UF y, para operaciones en documentos por montos iguales o superiores a 100 UF y, para renovaciones con ingreso de dinero ya sea efectivo y/o documentos se aplicara los mismos criterios indicados en los párrafos anteriores. Además mismos montos se deberán considerar en la sumatoria de operaciones que realice un Cliente y/o Socio en un periodo no superior a 30 días y que involucre los montos señalados y que se refieran a las siguientes operaciones: Depósitos a Plazo Depósitos en Cuenta de Ahorro Abonos cuenta capital Prepago de Créditos Para el cálculo de las equivalencias de monedas se usará el valor de la UF del día (el valor diario de la UF se encuentra en la portada del sistema génesis). Manual de Políticas de Lavado de Dinero 6

7 DECLARACION PARA INVERSIONES TOMADAS EN EFECTIVO POR PERSONAS NATURALES I.- IDENTIFICACION Apellido paterno Apellido materno Nombres Domicilio Teléfono Actividad Rut Nacionalidad Empleador Dirección Teléfono II.- TIPO DE TRANSACCION Depósito a plazo Cuenta de ahorro Otros especificar: MONTO DE LA OPERACIÓN III.- ORIGEN DE LOS FONDOS Declaro que los fondos depositados en Capual provienen de las fuentes que se indica: Se adjuntan los siguientes documentos: IV.- TRAMOS DE RENTAS MENSUALES Menos de M$ 2 M$ 2 a M$ 3 M$ 3 a M$ 5 sobre M$ 5 V.- DECLARACION Declaro que el origen de los fondos en ningún caso involucra actividades ilícitas propias o de terceras personas y en todos los casos corresponde a fondos propios. La información aquí suministrada corresponde con exactitud a la realidad, y autorizo su verificación al Oficial de Cumplimiento de Capual. Eximo a Capual de toda responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que hubiere proporcionado en este documento, o de la violación del mismo. La presente Declaración de Fondos ha sido realizada bajo absoluta veracidad y exactitud de los datos consignados, obligándome a actualizar la información suministrada cuando me sea requerido. Firma cliente VI.- RECEPCION FECHA: Nombre, timbre y firma Ejecutivo(a) de Inversión Nombre, timbre y firma Jefatura Manual de Políticas de Lavado de Dinero 7

8 DECLARACION PARA INVERSIONES TOMADAS EN EFECTIVO POR PERSONAS JURIDICAS I.- IDENTIFICACION Razón social Domicilio Teléfono Actividad Rut Representante Legal Rut Teléfono II.- INVERSION Depósito a plazo Cuenta de ahorro Otros especificar: MONTO DE LA OPERACIÓN III.- ORIGEN DE LOS FONDOS Declaro que Los fondos depositado en Capual provienen de las fuentes que se indica: Se adjuntan los siguientes documentos: IV.- TRAMOS DE VENTAS MENSUALES Menos de M$ 3 M$ 3 a M$ 10 M$ 10 a M$ 40 sobre M$ 40 V.- DECLARACION Declaro que el origen de los fondos en ningún caso involucra actividades ilícitas propias o de terceras personas y en todos los casos corresponde a fondos propios. La información aquí suministrada corresponde con exactitud a la realidad, y autorizo su verificación al Oficial de Cumplimiento de Capual. Eximo a Capual de toda responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que hubiere proporcionado en este documento, o de la violación del mismo. La presente Declaración de Fondos ha sido realizada bajo absoluta veracidad y exactitud de los datos consignados, obligándome a actualizar la información suministrada cuando me sea requerido. Firma Representante legal VI.- RECEPCION FECHA Nombre, firma y timbre Ejecutivo(a) de Inversión Nombre, firma y timbre Jefatura Manual de Políticas de Lavado de Dinero 8

9 IV.- LINEAS DE CONTROL APORTES DE CAPITAL - PREPAGO DE CREDITOS En relación a los aportes de capital y los prepago de Créditos Capual establecerá normas de estudio sobre los movimientos con el fin de evitar que los dineros utilizados en estos movimientos provengan de acciones ilícitas. Con el fin de minimizar el riesgo de una operación ya sea de ingresos por cuotas de participación, abonos o prepago de créditos, se debe obtener una completa información para definir y documentar la procedencia del dinero con el cual se esta realizando la operación, con el fin de controlar con la mayor rigurosidad los ingresos de dinero efectivo a la Cooperativa, por tratarse de un tema de especial importancia y cuidado. a) Referente a los Aportes y retiros de Capital 1) Se podrá realizar aportes extraordinarios de cuotas de participación directamente en Caja, con cualquier medio de pago ya sea efectivo, cheque o vale vista, si este aporte es superior a los montos estipulados por Capual para la confección de la Declaración del Origen de Fondos, se deberá realizar dicho documento con la correspondiente firma del Socio y Colaboradores que realizaron el tramite. 2) Los depósitos a capital, ya sea en efectivo o documentos (cheques o vale vista), podrán realizarse sin límite, siempre y cuando el monto total que considera lo ahorrado mas lo que se va a ahorrar, no superen el limite individual establecido por la RAN (recopilación Actualizada de normas, emitida por el Banco Central y la SBIF). Sin embargo, cuando estos sean mayores a los montos establecidos por la Cooperativa, se regirá por las indicaciones estipuladas en las Normativas Vigentes. 3) Si el socio no presenta documentación sustentatoria que acredite la proveniencia del dinero y si el monto excede de los parámetros establecidos por la Cooperativa, el Oficial de Cumplimiento deberá estudiar y verificar si la procedencia del dinero proviene de una operación lícita o ilícita y proceder de acuerdo a las normativas vigentes si el trámite lo amerita. 4) Al realizar reiterados ingresos y retiros de la cuenta de capital sin argumento que valide la transacción y, que dichos montos sean sumas pequeñas (pitufeo) pero que en un periodo determinado de tiempo el monto sea superior a los determinados para reporte, el Oficial de Cumplimiento recopilara los antecedentes necesarios y estudiara la situación ante cualquier sospecha que denote que se esta usando la entidad para operaciones ilícitas. 5) Los Retiros de Capital en efectivo, no podrán exceder del máximo establecido por la Cooperativa para estas transacciones, sin embargo, cuando el monto a retirar sea superior a la cifra estipulada, la diferencia será cancelada de acuerdo a indicaciones señaladas en las normativas vigentes. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 9

10 b) Referente a los Prepago de Créditos 1) Al solicitar un abono o el prepago del total de deuda en efectivo, siendo este superior a las entradas del Socio, deberá presentar documentos que acrediten la proveniencia del dinero, de no contar con algún documento sustentatorio será sujeto de sospecha, lo que conllevara a ser informada la situación al Oficial de cumplimiento quien revisara los antecedentes e investigara la procedencia de este. 2) Cuando se presenten a cancelar saldo de deuda de una tercera persona, en efectivo, que no tenga parentesco con el involucrado, deberá presentar documentos acreditables del origen del dinero, caso contrario, el involucrado será sujeto de sospecha ya que si no presenta documentación que sustente la proveniencia del dinero, se deberá informar e investigar la procedencia de este. 3) Todos los prepagos o abonos a créditos por montos iguales o superiores a los montos establecidos por la Cooperativa deberán ser documentados con la Declaración del Origen de Fondos, estipulando en el documento el origen de la procedencia del dinero con el cual se esta efectuando la operación. 4) Todo ingreso, ya sean aportes de capital, abonos o prepago de créditos que realicen los socios en la Cooperativa, si estos superan los márgenes establecidos de acuerdo a Normativa Vigente, deberán firmar la respectiva Declaración del origen de los Fondos, esta reglamentación rige para cumplir con los requisitos solicitados por los entes reguladores que rigen a las Cooperativas. 5) Las instrucciones que se impartan en este documento en relación a los prepago de créditos, son para llevar un control estricto de todas las operaciones que realizan los socios exclusivamente para prevenir el lavado de dinero y que no guardan relación alguna con otras instrucciones internas relativas a los diversos controles y exigencias sobre márgenes de crédito. V.- REPORTE DE OPERACIONES ACTIVIDADES INUSUALES A.- Objetivo El reporte de transacciones inusuales es el instrumento mediante el cual todos los Ejecutivos y funcionarios de la Cooperativa deben informar al Oficial de Cumplimiento respecto a transacciones que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulten carentes de justificación económica o jurídica aparente, sea que se realicen en forma aislada o reiterada. Como política general se debe notificar por las operaciones respecto de las cuales: No se tiene total claridad respecto a la identificación de las personas que intervienen. No se tiene total claridad respecto a la actividad o negocio involucrado en la transacción Manual de Políticas de Lavado de Dinero 10

11 No se tiene total claridad respecto al origen de los fondos involucrados. Es importante reiterar que para minimizar la posibilidad de verse envueltos en operaciones potencialmente sospechosas será aplicada la política Conozca a su Cliente La preparación del reporte de transacciones inusuales es una actividad que bajo ningún motivo puede ser puesto en conocimiento de Socios o Clientes ni de terceros, y debe ser tratado como una materia de carácter confidencial y secreto. B.- Marco Regulatorio Ley que crea la Unidad de Análisis Financiero Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras Manual de Políticas de Lavado de Dinero 11

12 C.- PROCEDIMIENTOS Y FORMULARIO OPERACIÓN SOSPECHOSA Oficina Central Oficinas CAPTACIONES - CREDITOS Reporte de operaciones inusuales ID VERSIÓN FECHA ELABORADO POR /11/2009 Oficial de Cumplimiento PERIODICIDAD EJECUCION Cuando se Requiera RESPONSABLE(S) EJECUCION Ejecutivo Jefatura Oficial de Cumplimiento DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO Corresponde al proceso de llenado del formulario de operaciones inusuales ENTRADA Operación o Actividad Inusual SALIDA Reporte de Operaciones u Actividades Inusuales ACTIVIDADES Nº Tarea Descripción de actividad 1 Ante la detección de una actividad u operación inusual debe llenar el formulario Reporte de Operaciones/Actividades Inusuales, adjuntar los antecedentes sustentatorios y entregar a jefe de Oficina quien coordinara envío de documentos al Oficial de Cumplimiento. Encargado(s) de Sig. ejecución Act Ejecutivo 2 La entrega de la información debe ser en el más estricto secreto. 2 Debe revisar en detalle los antecedentes para validar la operación. De no ser factible validar la operación debe firmar el formulario y remitir en carácter de reservado al Oficial de Cumplimiento. Jefatura Oficina Encargada Captaciones 3 3 Coordinará las acciones según los antecedentes del caso e informara a la Gerencia General para análisis y determinación del caso. 4 Analizados antecedentes se determina el envío de estos a la entidad reguladora, Unidad de Análisis Financiero (UAF). Oficial de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento 4 FIN Manual de Políticas de Lavado de Dinero 12

13 REPORTE DE OPERACIONES / ACTIVIDADES INUSUALES Se entiende por operación inusual todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte carente de justificación económica o jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada. Debe informarse tanto operaciones efectivamente realizadas como asimismo aquellos intentos de efectuar operaciones inusuales. SECCION 1: IDENTIFICACION DEL CLIENTE 1. NOMBRE COMPLETO / RAZON SOCIAL 3. RUT 4. DIRECCION PARTICULAR 5. COMUNA 6. REGION 7. DIRECCION COMERCIAL 8. COMUNA 9. REGION 10. TELEFONO PARTICULAR 11. TELEFONO COMERCIAL 12. ACTIVIDAD ECONOMICA SEGÚN SII 13. FECHA DE VINCULACIÓN A LA INSTITUCIÓN 14. RELACIÓN DE LA PERSONA CON LA INSTITUCIÓN: (MARQUE LA ALTERNATIVA CORRECTA) A. CLIENTE C. SOCIO B. EMPLEADO D. OTRA (INDICAR) 15. REGISTRO DEL CLIENTE: ES CLIENTE VIGENTE? (MARQUE LA ALTERNATIVA CORRECTA) A. SI B. NO POR QUE? FECHA DE LA DESVINCULACION: 16. PROMEDIO INGRESO MENSUAL DECLARADO: MONTO (M$): FECHA DECLARACIÓN INGRESOS: SECCION 2: INFORMACION DE OPERACIÓN SOSPECHOSA 17. SUMA TOTAL DE LA(S) OPERACIÓN(ES) SOSPECHOSA(S) MONTO (M$): 18. PRODUCTO(S) FINANCIEROS) INVOLUCRADO(S) (MARQUE ALTERNATIVA CORRESPONDIENTE) 1. DEPÓSITOS A PLAZO 2. CUENTA DE AHORROS 3. CRÉDITO DE CONSUMO 4. CRÉDITO COMERCIAL 5. CAPITAL SOCIAL 19. DE ACUERDO A LA NUMERACIÓN ANTERIOR INDIQUE:: Nº FECHA ORIGEN FECHA DE CIERRE Nº DEL PRODUCTO MONTO OTRO Manual de Políticas de Lavado de Dinero 13

14 SECCION 3: DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN SOSPECHOSA 20. DESCRIPCIÓN: SECCION 4: INFORME PREPARADO POR 21. NOMBRE EJECUTIVO 22. FIRMA EJECUTIVO 23. FECHA 24. NOMBRE GERENTE 25. FIRMA GERENTE 26. FECHA E.- SEÑALES DE ALERTA Dentro de la temática del lavado de activos las Señales de Alerta son aquellos comportamientos de clientes poco usuales, o las características de ciertas operaciones financieras que nos podrían conducir a detectar una operación sospechosa de lavado de activos. A continuación encontraran algunas señales de alerta que servirán de gran ayuda para nuestro objetivo, Evitar la introducción de dinero sucio a la Cooperativa. 1.- Cliente que se rehúsa o evita entregar información, actual o histórica, relacionada con su actividad, acreencias o capacidad financiera, al momento de realizar una operación o transacción. 2.- Cliente que al efectuar una operación elude o definitivamente se rehúsa a entregar información respecto del propósito o del origen y/o destino de los fondos. 3.- Cliente que realiza transacciones de elevado monto y no declara un empleo remunerado o actividad acorde que justifique los montos involucrados. 4.- Cliente que realiza un alto número de depósitos, en el mismo día, en distintas cajas y/o sucursales. 5.- Cliente que presiona e insiste en que una operación se realice con extrema rapidez, evitando cualquier trámite burocrático sin justificar el motivo de su apremio. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 14

15 6.- Cliente que evita el contacto personal con la entidad con la que está realizando una transacción, llegando incluso a nombrar representantes o intermediarios encargados del manejo de sus inversiones. 7.- Cliente que no desea le sean enviados correos con sus estados de cuenta, y tampoco los retira personalmente o lo hace muy esporádicamente. 8.- Operaciones que no coinciden con la capacidad económica y perfil del cliente. 9.- Cliente que en un corto período de tiempo aparece como dueño de importantes y nuevos negocios y/o activos Cliente que apertura cuentas de ahorro a nombre de familiares cercanos Apertura simultanea de varias cuentas de Ahorro, con transferencias de altos montos de dinero efectivo Estructuración de depósitos a través de diversas sucursales de la Cooperativa Cliente que realiza reiteradas operaciones a nombre de terceras personas. 14. Cliente que entrega documentación inusual o incompleta o usa términos financieros que no se ajustan al lenguaje común o se identifican con nombres muy similares a los de reconocidas empresas Cambio repentino del comportamiento financiero de un cliente. 16. Clientes que intentan realizar operaciones con dinero falso Clientes que invierten grandes cantidades sin importar la rentabilidad asociada Cliente que presiona o intenta presionar para no presentar los antecedentes requeridos para realizar una transacción Clientes que presentan documentos de identificación inusuales o de mala calidad Cliente que liquida su inversión sin un propósito claro, o traslado de los fondos a cuentas de terceras personas Apertura de varias cuentas de ahorro conjuntas con una persona en común en todas ellas Clientes cuyas sociedades tienen como directivos a personas que no se ajustan al perfil de los cargos. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 15

16 23.- Clientes cuyo teléfono se encuentra desconectado, o el número telefónico al momento de efectuar la llamada de verificación, no concuerda con la información inicialmente suministrada Persona Natural o Jurídica que pretende ingresar como socio o adquirir productos de CAPUAL, sin el documento de identificación o dirección exigido, o se rehúsa a facilitar otro tipo de información que se le solicite Cliente preocupado especialmente por los controles y supervisiones a que deben someterse sus inversiones o transacciones Cliente que se rehúsa o suspende una transacción cuando se le informa que los antecedentes serán presentados a alguna entidad supervisora o reguladora Deposito o retiro de efectivo en cantidades que caen sistemáticamente justo por debajo de los límites de identificación de reporte Cambio de domicilio de manera frecuente sin motivo justificado Cliente cuya dirección para envío de correspondencia y/o estados de cuenta, no coinciden con las entregadas al momento de efectuar una operación con la entidad, o utiliza una casilla de correos para ello Operaciones solicitadas en cantidades pequeñas demostrando un claro esfuerzo por evitar que el monto supere los mínimos legales de reporte. Relacionadas con transacciones en efectivo en cuentas de ahorro u otras Los mecanismos utilizados para incorporar dinero en efectivo proveniente de actividades ilícitas al mercado formal implican variadas operaciones, generalmente estructuradas, e incluyen combinaciones de las señales de alerta que se señalan a continuación. 1.- Depósito de montos pequeños de dinero en efectivo en muchas cuentas, los que sumados se transforman en sumas considerables (Pitufeo). 2.- Frecuentes depósitos en efectivo en la cuenta de un mismo cliente, efectuados por personas sin vínculo ni relación comercial aparente con dicho cliente. 3.- Cambio de grandes cantidades de dinero en billetes de baja denominación por billetes de alta denominación. 4.- Depósito de billetes o instrumentos falsos, sucios, mohosos o alterados. 5.- Giros en efectivo inmediatamente después de depósitos en efectivo. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 16

17 6.- Reiterados giros realizados en las distintas sucursales de una institución. 7.- Depósito de grandes sumas de dinero en efectivo, realizadas por un apoderado en la cuenta de su representado. 8.- Depósitos efectuados con billetes de baja denominación y que realiza retiros con billetes de alta denominación. 9.- Cliente que mantiene altos saldos y realiza depósitos por importantes montos en su cuenta de ahorro,. Pero no solicita ningún otro tipo de servicios Apertura simultanea de varias cuentas de ahorro con montos elevados de dinero en efectivo Cuentas de Ahorro que muestran varios depósitos por debajo del monto limite establecido. Relacionadas con otros servicios financieros. Destacamos dentro de este grupo de señales, aquellas que guardan relación con inversiones, créditos y otras transacciones financieras. 1.- Cliente que realiza una operación de largo plazo y en el corto plazo retira los fondos y los traslada a otra cuenta, con la consecuente pérdida económica. 2.- Clientes que solicitan un crédito y el análisis de su situación financiera no refleja ninguna necesidad crediticia. 3.- Pago anticipado de deudas (total o parcial) sin una razón que lo justifique. 4.- El uso que se le da a un crédito no se ajusta a los propósitos para los que fue solicitado. VI.- PROCESO DE REVISION Y MONITOREO OPERACIONES SOSPECHOSAS. En relación al sistema de monitoreo de operaciones sospechosas Capual a través de su Oficial de Cumplimiento, adoptara un sistema que le permitirá efectuar un seguimiento frecuente de las operaciones del cliente para detectar operaciones que no se ajusten a su perfil y de acuerdo a información recopilada. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 17

18 Para ello Capual implementara un sistema que permitirá monitorear las operaciones efectuadas por los clientes de forma mensual, como también se revisara cuentas de clientes que presenten las siguientes discrepancias en su actuar: a) Cliente que se niega o intenta no entregar información relevante para la elaboración de su perfil, sin justificación con respecto de su actividad habitual. b) Cliente que durante su relación con Capual realiza operaciones que no se ajustan a su perfil de acuerdo a antecedentes entregados, y que el tipo de justificación al que alude no corresponde. c) Cliente que en un mes presenta varios ingresos en su cuenta de ahorro que superan los montos establecidos y no presenta documentación que sustente actividad de la que proviene el dinero. d) Si la actividad de un cliente fluctúa significativamente en relación a otras empresas del mismo rubro, será necesario investigar la razón de estas diferencias. e) Se deberá prestar especial atención a la existencia de clientes que realicen en forma reiterada operaciones por montos reducidos, o sea, bajo los parámetros establecidos por la entidad, como también que estos se realicen en diferentes oficinas. f) Si el estudio de los antecedentes del Cliente indican que la operación que está cursando en Capual es sospechosa, los antecedentes serán reportados a quién corresponda para su seguimiento y posterior reporte, si el caso así lo amerita. El Oficial de Cumplimiento llevara a cabo un análisis exhaustivo de los reportes mensuales cuyo objetivo será, detectar operaciones o situaciones que resulten llamativas o también que no se ajusten a la actividad que desarrolla el cliente involucrado. En los casos de clientes que resulten ser objeto de análisis (estudios), los antecedentes deberán quedar archivados, dejando constancia de la acción tomada en un archivo especial creado en el sistema para estos casos. VI.- FUNCIONES DE RESPONSABILIDADES ÁREAS DE CAPUAL Responsabilidades de la Empresa: - Anualmente se realizara una capacitación con la totalidad de los temas relacionados con la Prevención de Lavado de Activos, y se ajustara a las necesidades del personal involucrado directamente con los clientes, quienes tendrán una capacitación más exigente, con el fin de capacitarlos íntegramente y que sean capaces de detectar actos o acciones que pretendan involucrar a Capual en el delito de Lavado de Activos y/o Financiamiento del Terrorismo. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 18

19 - Esta capacitación se evaluara anualmente con el fin de conocer las debilidades de los Colaboradores y se reforzara la parte que no se entendió al 100%, con el fin de que todos cuenten con los mismos conocimientos de Prevención de Lavado de Activos como también sus implicancias. - Las Políticas y Procedimientos indicados en el Código de Conducta, el Manual de Políticas de Prevención Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo en su conjunto y las Disposiciones Legales Vigentes, son de obligatorio cumplimiento y se incorporan a las funciones y responsabilidades asignadas a cada trabajador, en consecuencia, el incumplimiento de estas serán sancionados según Reglamento Interno de la Empresa, sanciones que recaerán sobre todas las personas involucradas de la empresa, como: Colaboradores, Gerencias, Subgerencias, Directores, Socios y/o Clientes, Proveedores, etc. - El sistema de Prevención de Lavado de Activos involucra a todos los Departamentos de la Empresa, delegándose las responsabilidades en base a las funciones que ejerce cada uno de ellos, por lo que a continuación se detallan responsabilidades de cada área de la Empresa: a) Responsabilidad del Área Comercial: Los Colaboradores encargados de la atención en esta área son las personas en las que recae una mayor responsabilidad por ejercer una atención directa con los involucrados. Esta área deberá preocuparse de analizar y verificar que los datos, documentos, y otros que entreguen nuestros Clientes y/o Socios, sean verídicos, no sean documentos adulterados, etc., deberán demostrar una actitud firme ante los clientes/socios, como también prestar atención a la existencia de alguna actitud que genere sospecha, la que deberán informar al Oficial de cumplimiento de inmediato a través del documento de operaciones sospechosas. Es responsabilidad del colaborador de la plataforma comercial el revisar y actualizar los datos de los clientes y/o socios de Capual. b) Responsabilidad del Área de Operaciones: Los Colaboradores de esta área, deberán informar al Oficial de Cumplimiento cualquier anomalía que se presente en la revisión de documentos como: cheques, transferencias bancarias que generen sospecha, como también verificar que las transferencias que sean igual o superiores a los parámetros establecidos por Capual, ya sea en efectivo o documentos, estén respaldados con La Declaración del Origen de los Fondos como también con todos los documentos pertinentes antes de efectuar el abono a los productos solicitados. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 19

20 c) Responsabilidad del Área de Tesorería: Los Colaboradores de esta área, tienen la responsabilidad de revisar minuciosamente las transacciones que se generen y reciban en Capual por y para nuestros clientes/socios, como también proveedores, esto, con el fin de evitar que la entidad sea presa de algún tipo de fraude por parte de los involucrados. De existir algún caso de esta naturaleza que llame la atención de alguno de los Colaboradores de esta área, se deberá informar de inmediato al Oficial de Cumplimiento, a través de formulario existente para estos casos. d) Responsabilidad del Área de Recursos Humanos: Los Colaboradores de esta área, tendrán la responsabilidad del proceso de selección del nuevo personal a contratar para la Empresa, teniendo especial cuidado de asegurar la idoneidad del postulante como también que sus cualidades personales le brinden un alto nivel de integridad. Para mayor seguridad el Área de recursos Humanos, deberá exigir antecedentes personales, comerciales y laborales del postulante, con el fin de minimizar el riesgo de reclutar personas que se encuentren involucradas en Lavado de Activos. Al momento de contratar un nuevo colaborador se le entregara una copia del código de Conducta y el Manual de Procedimientos para la Prevención del lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. Como también al igual que las áreas mencionadas anteriormente, de presentarse algún caso de sospecha en algún colaborador de Capual, se deberá informar de inmediato al oficial de cumplimiento a través de formulario existente para estos casos. e) Responsabilidad del Área de Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento tiene la responsabilidad de velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad de la totalidad de los mecanismos diseñados en relación al Lavado de Activos, estar atento a cualquier caso de sospecha en las distintas áreas de la empresa, como también su deber es informar a la administración el cumplimiento de las Oficinas a nivel nacional en forma mensual y trimestral, informar a la UAF trimestralmente operaciones iguales o superiores a 450 UF en efectivo, informar clientes que merezcan sospecha por su actuar en la entidad a la UAF cuando la situación lo amerite, mantener procedimientos actualizados aplicando mejoras de acuerdo a observaciones de los entes reguladores, participar en conjunto con el área de Recursos Humanos, en el desarrollo de programas internos de instrucción y capacitación. Estudio y revisión de casos que llamen la atención del Oficial de cumplimiento y su posterior informe a quien corresponda (mensual). Manual de Políticas de Lavado de Dinero 20

21 f) Responsabilidad del Área Informática: Esta es el área de mayor responsabilidad de Capual, ya que es la encargada de recibir y guardar toda la información de las oficinas a nivel nacional, por lo que deberá tener una mayor seguridad en cuanto al resguardo de la información. Como también es el área encargada de proveer de consultas a todas las demás áreas de la empresa. Asimismo, será la encargada de brindar en un corto tiempo, un mejoramiento y mantenimiento de los mecanismos, filtros y herramientas que requiera el área de Cumplimiento para mejorar el trabajo en la prevención de Lavado de Activos. g) Responsabilidad del Área de Contabilidad: Los Colaboradores del área contable son los encargados de mantener la contabilidad de la empresa, como también revisar y mantener informada a la alta administración de los posibles fraudes que se pudiesen presentar en la empresa, de suceder algún caso de fraude se deberá comunicar al Oficial de cumplimiento esta anomalía en el respectivo documento para estos casos con el fin de realizar el seguimiento correspondiente y su posterior informe a los entes correspondientes, si el caso lo amerita. h) Responsabilidad de la Junta Directiva: designar al oficial de Cumplimiento de acuerdo a los requisitos para ocupar dicho cargo, conformar el Comité de prevención de Lavado de Activos de acuerdo a lo estipulado por los entes reguladores. Además de prestar el máximo de colaboración al Oficial de Cumplimiento en el trabajo de prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo en relación a exigencias impartidas por la SBIF. i) Responsabilidad del área de Auditoria: Los Colaboradores del área de auditoría deberán apoyar al Oficial de Cumplimiento en el cumplimiento de sus funciones con el fin de evitar que se realicen transacciones fraudulentas, como también si llegasen a observar alguna señal de sospecha en algún documento auditado, se deberá informar de inmediato al Oficial de cumplimiento a través de formulario existente para este tipo de casos. j) Responsabilidad del Área de Caja: Los Colaboradores del área de caja deberán tener claras las Normativas, Procedimientos y el Código de Conducta que existen en Capual, como también deberán verificar que el dinero que el cliente está ingresando a caja no sea de alguna operación ilícita, es de responsabilidad del Cajero verificar con carnet en mano que los datos y firma de la transacción sean los mismos del documento. Es muy importante que el cajero verifique información antes de realizar el abono a alguna operación de un cliente. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 21

22 Como también es responsabilidad del cajero informar al Oficial e Cumplimiento alguna situación de algún cliente que le merezca sospecha a través de documento existente para estos casos y que se encuentra en la página de CAPUALNET. k) Responsabilidad del Área Logística: Es de responsabilidad de los Colaboradores del área de Logística el informar algún caso sospechoso de algún proveedor que presta servicios a Capual, de existir algún caso en sospecha se deberá informar al Oficial de Cumplimiento dicha situación a través de documentos existente para estos casos y que se encuentra en la página de CAPUALNET. l) Responsabilidad de las Oficinas Regionales: Es responsabilidad de los Jefes de Oficina y Jefes o Encargados de Operaciones el mantener informado a sus Colaboradores de las Políticas, Procedimientos y Código de Conducta existente en Capual con relación a Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del terrorismo, además de verificar que se estén cumpliendo al 100% estas Normativas en cada Oficina, como también dar cumplimiento con el trabajo que se solicita en el tiempo estipulado. Es responsabilidad de cada Oficina informar al Oficial de Cumplimiento de alguna situación que merezca sospecha en operaciones realizadas en Capual, utilizando el documento existente para estos casos y que se encuentra en la página de CAPUALNET. m) Responsabilidades del Área de Gerencia y Subgerencia: En estas áreas se deberá verificar que los Colaboradores estén cumpliendo con las Políticas de Lavado de Dinero en los diferentes departamentos del área, como también el cumplimiento de lo dispuesto en el Código de Conducta de Capual. De existir alguna situación detectada por alguna de las áreas mencionadas que merezca sospecha, ya sea de Directivos, Colaboradores, Socios, Proveedores, etc., se deberá informar al Oficial de cumplimiento en el más breve plazo a través del documento existente para estos casos y que se encuentra en la página de Capualnet, para efectuar seguimiento correspondiente y posterior informe a quien corresponda, si el caso lo amerita. n) Responsabilidades Área de Cobranza: los Colaboradores del área de Cobranzas deberán tener claras las Normativas, Procedimientos y el Código de Conducta relacionados con Lavado de dinero y Financiamiento del Terrorismo que existe en Capual y aplicar estos en el procedimiento de la Cobranza, cumpliendo con la realización de los documentos pertinentes de los casos solucionados y entregando Manual de Políticas de Lavado de Dinero 22

23 estos con sus respectivos respaldos (documentación anexa) al área que corresponda en los tiempos estipulados. El incumplimiento de las Normativas existentes en Capual en relación a Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo, dará origen a la aplicación de medidas disciplinarias evaluando el grado de la falta cometida, aplicándose las sanciones de acuerdo a lo siguiente: 1) Amonestación Verbal: (no cumplir en plazos estipulados envío de información, hacer caso omiso de indicaciones que se entregan en base al cumplimiento óptimo en la Prevención de Lavado de activos). 2) Amonestación Escrita: (no asistir a capacitación obligatoria impartida por la empresa, incumplimiento de las políticas de Prevención de Lavado de Activos). 3) Suspensión: (adulterar o falsear datos, incumplimiento Código de Conducta). 4) Despido: (no informar operaciones sospechosas, utilizar recursos de la empresa a favor personal). VII.- DECLARACION ANUAL 1.- La declaración anual es el instrumento mediante el cual la totalidad de los Ejecutivos y Empleados de la Cooperativa deben certificar que: Están en conocimiento de la legislación vigente relacionada con la prevención de lavado de activos. Conocen y aplican los procedimientos establecidos en el Manual de Prevención de Lavado de Dinero. Conocen y aplican la política Conozca a su Cliente Capual. 2.- Se enviará un formato de carta a todos los ejecutivos y empleados de la Cooperativa para certificar la toma de conocimiento de las políticas y procedimientos para prevenir el lavado de dinero. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 23

24 FORMATO MEMORANDUM A : OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE : MAT. : Declaración Anual respecto a Prevención de Lavado de Dinero FECHA : Mediante el presente certifico que: Estoy en conocimiento de la legislación vigente relacionada con la prevención de lavado de activos, y entiendo que su incumplimiento constituye un delito. Conozco y aplico los procedimientos establecidos en el Manual de Prevención de Lavado de Dinero de la Cooperativa Conozco y aplico la política Conozca a su Cliente Capual Atentamente, FIRMA: NOMBRE: RUT: CODIGO FUNCIONARIO: Manual de Políticas de Lavado de Dinero 24

25 VIII.- APLICACIÓN DE POLITICA CONOZCA A SU CLIENTE A.- Conozca a su Cliente El principio Conozca a su Cliente es la clave para minimizar el riesgo que la Cooperativa sea utilizada para actividades de Lavado de Dinero. Este conocimiento constituye la esencia de la actividad financiera y permite que la entidad pueda: Identificar al cliente, Determinar la legitimidad de sus transacciones y conocer el real origen de los fondos, Evitar por acción u omisión que los servicios Financieros sean utilizados por sujetos que conforman la criminalidad. El proceso de conocimiento del cliente implica varias etapas que concluyen con la posibilidad de contestar quién es el cliente, qué actividades desarrolla, cuál es su patrimonio y volumen de operaciones, su moralidad y reputación comercial. En el caso de personas jurídicas esto se extiende a sus socios, clientes, directivos, administradores, representantes legales o mandatarios, etc. En síntesis, este Principio señala que se debe operar con un cliente ya sea persona natural o jurídica una vez que se ha obtenido y analizado toda la información disponible para tener una cabal identificación del cliente y para comprobar la estructura, propósito e identidad del negocio, la legitimidad del origen de los fondos y la razonabilidad de las transacciones que se realicen. Las indicaciones y modos de operar estarán identificados en el Manual de Políticas Conozca a su Cliente de Capual. Este documento estará en constante modificación permitiendo a la institución estar en línea y observación de los cambios y de lineamientos de los mercados nacionales e internacionales, como también de las indicaciones de las instituciones reguladoras. B.- Procedimiento La aplicación de la política Conozca a su Cliente no está referida a un procedimiento específico sino que se entiende como la filosofía que debe aplicarse en toda operación, y por lo tanto esta política debe estar presente en todos los procedimientos que se aplican en la Cooperativa Siempre identifique al Socio y Cliente. Identifique el origen de los fondos. Determine la legitimidad de la transacción. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 25

26 Cuando se encuentre entrevistando al Socio o Cliente, entienda la estructura, propósito e identidad del negocio / individuo. Conozca los volúmenes y frecuencia de los ingresos/negocios que realiza su cliente. Asegúrese que el origen de los fondos sea establecido y legítimo. Asegúrese de conocer cómo el cliente llevara a cabo las transacciones y su razonabilidad. Asegúrese que las transacciones que se soliciten, tengan coherencia con el negocio. Efectúe una continua supervisión de las actividades de los clientes para detectar situaciones sospechosas. Corrobore la información con: Visitas a terreno, Información de publicaciones, etc. Referencias de terceros. Algunas Situaciones Sospechosas Cualquier transacción que este fuera de la actividad normal de un cliente conocido. Cualquier transacción que involucre grandes cantidades de dinero en efectivo o instrumentos financieros, de personas naturales o jurídicas. Un significativo incremento en el número o monto de las operaciones. Ejercer presión para que un trámite se realice con rapidez, con el fin de no entregar la información solicitada y no presentar documentación sustentatoria. Usted debe analizar la transacción que le pide que ejecute, con base en toda la información disponible para determinar si es consistente con los legítimos propósitos comerciales o personales de su cliente. En caso que se detecte una transacción inusual o sospechosa, y el cliente no es capaz de aclararla, usted debe notificar la operación. Usted no debe discutir sus sospechas con el cliente ni con terceros. Solamente debe usar los canales oficiales indicados en este Manual. Los Colaboradores de las distintas áreas de Capual, tienen la obligación de verificar responsablemente los datos de los Clientes y/o Socios y actualizarlos cada vez que estos se presenten a realizar alguna transacción en las oficinas de Capual. Mantener actualizados los registros de los socios y/o Clientes, nos permite cumplir con los Lineamientos exigidos por los Entes Reguladores. C.- Capacitación Capual en favor de cumplir con las indicaciones de las Entidades reguladores, y con la necesidad de estar atento a los continuos cambios de los mercados financieros y actividades de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, mantendrá una continua actividad de Capacitación y Transmisión de información a todos sus Colaboradores. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 26

27 Esto permitirá a Capual mantener alertas a sus unidades de atención a Socios y Clientes minimizando la posibilidad de disponer de la institución como medio de actividades ilegitimas. IX.- NEGOCIOS IMPEDIDOS DE OPERAR CON CAPUAL CAPUAL, no debe entablar relaciones comerciales con personas o entidades involucradas en negocios impedidos. Los negocios impedidos de operar pueden definirse como aquellas actividades comerciales que implican operaciones ilícitas, fraudulentas o inadecuadas que podrían exponer a la Cooperativa a riesgos legales y normativos o dañar su reputación. El área comercial debe determinar con que negocios o tipos de negocios no desea establecer ninguna relación comercial. Deben tomarse las debidas precauciones al tratar con antiguos clientes que puedan estar involucrados en negocios impedidos. Las actividades de clientes impedidos deben ser vigiladas y reportadas de inmediato a través del Reporte de Operaciones Inusuales. La siguiente es una lista no excluyente de negocios impedidos, a modo de ejemplo: Bancos y Empresas Ficticias, es decir, que no tienen presencia física en Chile. Servicios de Acompañamiento, servicios de líneas telefónicas para adultos, salones de masajes y negocios similares. Casinos clandestinos. Negocios dedicados a la venta y/o distribución de material pornográfico u obsceno, páginas Web para adultos o cualquier otro tipo de material con contenido sexual. Financieras ilegales. Empresas que propaguen publicidad o críticas negativas sobre la Cooperativa Vendedores de copias no registradas, marcas conocidas de ropa o productos farmacéuticos, con el fin de evadir impuestos. Personas con estrecha vinculación con el terrorismo o lavado de dinero. Bares, Restaurantes, Clubes Nocturnos, etc. Compañías off-shore ubicadas en paraísos fiscales. Todas aquellas cuentas que presenten señales de alerta. Casas de cambio. Clientes que sean funcionarios públicos de alto nivel. Cualquier persona natural que quiera llevar a cabo una operación en dinero efectivo superior a los márgenes establecidos sin la documentación sustentatoria. El no cumplimiento de estas indicaciones, expone al infractor a las sanciones indicadas en el reglamento interno de Capual. Manual de Políticas de Lavado de Dinero 27