UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD ESCUELA DE CIENCIAS ADMISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS MODULO CURSO ACADEMICO

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD ESCUELA DE CIENCIAS ADMISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS MODULO CURSO ACADEMICO LOGÍSTICA COMERCIAL LUZ DARY CAMACHO RODRIGUEZ BOGOTA COLOMBIA

2 COMITÉ DIRECTIVO JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR Rector GLORIA C. HERRERA SÁNCHEZ Vicerrector Acádemico ROBERTO SALAZAR RAMOS Vicerrector de Medios y Mediaciones Pedagógicas MARIBEL CÓRDOBA GUERRERO Secretaría General LEONARDO URREGO Director de Planeación EDGAR GUILLERMO RODRÍGUEZ D. Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios Decano MODULO CURSO ACADÉMICO LOGÍSTICA COMERCIAL La edición de este módulo estuvo a cargo de la Escuela de Ciencias Administrativas, Económicas, Contables y de Negocios de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. Derechos reservados: 2009, Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Vicerrectoria de Medios y Mediaciones Pedagógicas, Bogotá D.C. Tel (57)

3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN PROPÓSITOS DE APRENDIZAJE...8 UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA Generalidades de la logística Historia y origen de la logística Definición del Sistema Logístico Componentes del Sistema Logístico Objetivos y Funciones del Sistema Logístico Ubicación de la logística dentro de la empresa Los costos logísticos Concepto de los costos logísticos Clasificación de los costos logísticos Incidencia de los costos logísticos para la empresa Los costos logísticos y la externalización Índices de la gestión logística El servicio al cliente y los Sistemas de Información Logísticos Servicio al cliente CRM Logística de Servicio al Cliente Flujos de información en la logística Sistemas de Información Logísticos Sistema logístico y el comercio virtual

4 UNIDAD II CADENA DE ABASTECIMIENTO LOGISTICA DE PRODUCCIÓN Sistemas de Producción Tipos de Producción La Productividad, Eficiencia y Eficacia del Proceso Productivo Planificación de la Producción MRP y DRP De la Producción JIT y CIM EL APROVISIONAMIENTO Concepto e importancia del Aprovisionamiento Componentes de la Cadena de Aprovisionamiento La calidad en el Aprovisionamiento Los proveedores La negociación en la Gestión de Compras GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO El stock La previsión de salidas de Stock Sistemas de Stock de Materia Prima Sistemas de Stock de Productos Terminados Indicadores de Gestión de Aprovisionamiento UNIDAD III LA DISTRIBUCIÓN EN PLANTA Y EL ALMACENAMIENTO LA DISTRIBUCION EN PLANTA Definición de la Distribución en Planta Tipos de Distribución en Planta El equilibrado en Línea Métodos de Distribución en Planta Teorías de Colas o Líneas de Espera

5 3.2. EL ALMACÉN Definición del Almacén Los Objetivos del Almacén Funciones del Almacén La Áreas del Almacén La Distribución del Almacén EL ALMACENAMIENTO Nociones de Almacenamiento Sistema de Almacenaje Elementos de Manipulación Clasificación ABC de las Referencias Sistemas de Picking UNIDAD IV LA DISTRIBUCIÓN FISICA NOCIONES DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA Importancia de la Distribución Física Tipos de Distribución Diseño del Modelo de Distribución Los Operadores Logísticos Reabastecimiento Continuo EL TRANSPORTE Importancia de la Función del Transporte Modalidades de Transporte La Selección del Medio de Transporte La Organización de los Recorridos El transporte Multimodal TENDENCIAS LOGÍSTICAS La Logística Internacional

6 La gestión de la Calidad E Logistics La Logística Inversa Las Plataformas Logísticas BIBLIOGRAFIA 319 6

7 INTRODUCCION La logística comercial como integrador de las gestiones operacionales sobre los recursos materiales es hoy en día un generador de cadena de valor para las empresas. El modulo tiene como propósito presentar los conceptos claves de la logística y su funcionamiento, temas que serán desarrollados en cuatro unidades que inicia con la definición y proceso logístico, continua con el tipo de producción y el sistema de transporte y finalmente las líneas de espera. En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologías para el manejo de materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de manejo de materiales. Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificación, control y logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y localización de los materiales. Con el contenido del presente modulo, el estudiante construirá el marco conceptual y metodológico que conlleve al desarrollo de competencias para el análisis, diseño y evaluación de un sistema logístico. Formación clave en el actual mercado empresarial, en donde la administración del flujo de materiales desde los distribuidores hasta los clientes es vista como una ventaja competitiva. El contenido se presenta de forma flexible, autónoma, dinámica y pertinente para el sistema de educación a distancia, y el alcance de la filosofía de la UNAD, promoviendo una formación integral de forma autónoma. 7

8 Bienvenidos a este nuevo mundo de conocimientos para explorar, aprender y aportar. OBJETIVO GENERAL Generar en el estudiante competencia y habilidades en el ámbito de la gestión logística comercial, tanto en la conceptualización básica, como en la elaboración de diagnósticos del sistema logístico en las empresas para proponer soluciones viables y factibles que contribuyen con la competitividad y satisfacción de las necesidades del mercado. OBJETIVOS ESPECIFICOS Comprender el concepto de Logístico y su impacto en el desarrollo, crecimiento y competitividad de las empresas Determinar los factores que generan los costos logísticos y estrategias de minimización de los mismos Valorar la Información y el Servicio al Cliente como elementos sustancias de los procesos logísticos Conceptualizar los diferentes tipos de producción y las herramientas de competitividad dentro de ellos. Conceptualizar y proponer sistemas de aprovisionamiento eficientes y su impacto dentro del proceso logístico Conceptualizar las diferentes formas de distribución en planta y las herramientas de mejoramiento Identificar y reconocer las características, funciones y objetivos de los almacenes dentro del proceso logístico Reconocer el papel que juega el almacenamiento y su gestión en pro de los beneficios logísticos 8

9 Reconocer y evaluar sistemas de distribución y los medios de transporte que hagan el sistema logístico más eficiente Reconocer y comprender las diferentes tendencias logísticas y su incidencia en el contexto actual UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA 9

10 1.1. GENERALIDADES DE LA LOGÍSTICA HISTORIA Y ORIGEN DE LA LOGÍSTICA. A pesar de que la logística siempre es una parte esencial en cualquier actividad económica, solo hasta estas dos últimas dos décadas se ha sentido un vivo interés por el desarrollo de la misma, al punto de que un número creciente de empresas la están adoptando como herramienta gerencial en vista de los resultados positivos que arroja la aplicación. La logística como actividad empresarial es antigua y se podría decir que el concepto anteriormente se conocía como distribución, es decir, el proceso de entrega del producto final desde el momento en que sale de la producción hasta que llega al cliente final, pues los productos quela gente desea no se producen en el lugar donde se requieren consumir o no están disponibles cuando se desea consumirlos, por ende, la importancia de la distribución con el fin de acercar el producto del punto de producción al punto de consumo. Sin embargo, la logística vista desde sus orígenes dejaba de lado la relación con los proveedores, el traslado interno del producto y almacenamiento. Los orígenes de la logística provienen del campo militar, relacionado con la adquisición y suministro de materiales requeridos, implicaba la organización del movimiento de las tropas en campaña, su alojamiento, transporte y avituallamiento. El teórico militar Baron de Jomini elevó la logística al rango de las tres ramas principales del Arte de Guerra, para él la logística es el arte de práctica 10

11 de mover los ejércitos, los pormenores materiales de las marchas y formaciones y el establecimiento de los campamentos y acantonamiento sin atrincherar, en una palabra la ejecución de las combinaciones de la estrategia y la táctica sublime. En sucesivas guerras como las de mediados y finales del siglo XIX en que las tropas en campaña alcanzaban efectivos inmensos, como resultado de la perfecta ejecución logística y sobre todo a partir de la I y más tarde II Guerra Mundial, se puso ya en absoluta evidencia la necesidad de una discurrida y trabajada disposición logística de los ejércitos de las diversas naciones para que el plan estratégico pueda recoger en el campo de la táctica la victoria deseada. Tras la Segunda Guerra Mundial, los profesionales que habían gestionado la logística militar se incorporaron al mundo empresarial y las técnicas logísticas evolucionaron rápidamente. En sus inicios la logística era vista como la distribución física de los productos. Con la proliferación de productos, en los departamentos de mercadeo, optaron por vender cualquier artículo en cualquier lugar posible, y los canales de distribución comenzaron a ser obsoletos. Por tanto la alta gerencia, consciente de que la distribución física tenía que ser eficiente y representar rentabilidad en lugar de gastos, comenzó a probar modificaciones sustanciales en los sistemas de distribución y esta comenzó a tener identidad propia dentro de la estructura de la organización. Así se dan los orígenes de la logística en los que el departamento de distribución controlaba el almacenamiento, el transporte y en parte el manejo de pedidos. A principios de la década de los 60, Peter Drucker, el llamado gurú de la administración, identificó el problema y enfocó su atención en los retos y oportunidades que ofrecía el campo de la logística y la distribución. En su memorable artículo escrito en 1962 El continente negro de la economía. Drucker 11

12 dijo: Sabemos ahora un poco sobre la distribución que lo sabían los contemporáneos de Napoleón sobre el interior de África. Sabemos que está ahí y que es grande; eso es todo. Hay muchos expertos en las fases individuales: transporte, etiquetado y empacado, factoraje y seguros. Pero cuando una importante dependencia gubernamental solicitó dos o tres consultores sobre la distribución, de mucha gente a la que se preguntó en la industria, en el gobierno y aun en las universidades nadie pudo nombrar un solo candidato calificado. A mediados de los sesenta, los empresarios comenzaron a comprender que la reducción de inventarios y cuentas por cobrar aumentaba el flujo de caja y vieron que la rentabilidad podía mejorar si se planeaban correctamente las operaciones de distribución. En el año 1965, la logística tuvo como énfasis la logística de costos. Los administradores comenzaron a evaluar los inventarios como factor decisivo en el flujo de efectivo, puesto que reducía la longitud del ciclo de procesamiento de los pedidos y por tanto, acortaba el tiempo de recuperación de las cuentas por cobrar. En este periodo también se reconoció la necesidad de coordinar los movimientos de los productos e información dentro de sus propios límites como fuera de ellos, y el resultado fue una estructura de organización más efectiva y con mayor capacidad de respuesta. A finales de esta misma década, aparece el concepto de gestión de materiales, desarrollado a partir de una situación de escasez y discontinuidad de los suministros, pero cuyo fin era el mismo: proporcionar un determinado nivel de servicio con un costo social mínimo. Este período que va hasta 1979 se conoce como el de la "madurez" de la logística, porque la empresa se concientiza de la importancia de ella. 12

13 Con el tiempo la logística se convirtió en centro de utilidad, por su impacto positivo y favorable en los ingresos de las empresas, pues de la efectividad y satisfacción de las demandas de los clientes se evidencia un impacto positivo de los ingresos, acompañado de un manejo equitativo de los costos de inventarios y de almacenamiento se mantendrán niveles de utilidades satisfactorios. A principios de los 80, la logística es vista como una herramienta para diferenciar sus productos y oferta de servicios de aquellos que ofrecen sus competidores. De esta manera las capacidades logísticas de la empresa pueden considerarse como un insumo clave para la formulación de estrategias en el área de segmentación de mercados en búsqueda de oportunidades. En los años 90, la logística representa una función importante dentro de la empresa y ha hecho que los altos niveles ejecutivos la vean como una herramienta estratégica. La logística está siendo utilizada como un medio para desarrollar ventajas competitivas, ya sea como una mediante la reducción de costos unitarios como un medio para obtener diferencias en el mercado. Hoy en día ha ganado terreno en el campo de la formación, con el surgimiento y desarrollo de programas académicos enfocados a aspectos y temas de administración logística, preparando profesionales que tengan conocimientos y aptitudes en áreas valiosas para el mundo de los negocios hasta llegar a la profesionalización de la función logística en las empresas y en sostener esa posición para obtener mayores ventajas competitivas. 13

14 La logística ya no es vista como una función individual para cada empresa, sino que esta la tendencia a la conformación de alianzas estratégicas, que genere sistemas integrales logísticos y especializados con las necesidades de cada cliente. Adicional, la habilidad para integrar los conceptos de tiempo y espacio en conjunto y no por separado. Con la globalización, el desarrollo de la logística en el contexto internacional es cada día más urgente. Mientras que el mercadeo internacional puede verse como algo opcional, la búsqueda a nivel internacional de proveedores y fuentes de abastecimiento de materias primas podrá, en muchos casos, ser considerada como un asunto de necesidad económica. Conforme muchas empresas en varios ramos industriales amplían su capacidad para obtener materias primas, componentes y mercancías, las empresas competidoras se ven presionadas para al menos investigar la forma de adquirir una capacidad similar. No responde a este tipo de retos puede significar el suicidio económico de la empresa que se rehúsa a cambiar sus formas ancestrales de comercio. Destacando la evolución de la logística desde los años cincuenta, se puede presentar las siguientes épocas y sus características relevantes: Época Características Relevantes. Desarrollo del análisis de costo total de las operaciones logísticas. Una Década de Conceptualización de la Logística. Enfoque de sistemas al análisis de las interrelaciones del sistema logístico. Mayor preocupación por el servicio al consumidor al 14

15 mínimo costo logístico Atención a canales de distribución. Desarrollo fragmentado; Administración. de Materiales / Distribución Física. Prueba del Concepto de Logística. Los sistemas de medición del desempeño fomentaban la optimización local, evitando la integración Crisis energética impulsó el movimiento hacia la mejora del transporte y almacenamiento. operaciones logísticas. Un Período con Cambio de Prioridades. Preocupación ambiental/ecológica impacta las Altos costos de capital y recesión. Fuerte orientación hacia la administración de materiales por la incertidumbre en la obtención de los insumos. La computación impulsó el desarrollo de modelos logísticos. Liberación del transporte fomentó el incremento de la productividad a través de una mejor coordinación de la 1980 s Impacto distribución, manufactura y abastecimientos. La tecnología de la microcomputación fomentó la descentralización e intercambio de información, Tecnológico. acercando los clientes a la empresa. Revolución de la tecnología de la comunicación y código de barras, impulsa la coordinación e integración de los elementos del sistema logístico s Ciclos de productos cada vez más cortos. 15

16 Hacia el Futuro: Fuerzas Integradoras de la Incremento en la Segmentación del mercado y variedad de opciones. Mayores expectativas en el nivel de servicio al cliente. Avances en tecnología de proceso, producto e Logística. informativa. Globalización de los mercados Procesos de manufactura y administración. El balance de poder está cambiando del productor al distribuidor. Incremento en competitividad en todas las dimensiones y de presión sobre los márgenes de utilidad. Fuente: Hoy en día abarca desde la administración de las relaciones con los proveedores hasta la administración de la demanda a través de intermediarios y del cliente final. 16

17 AUTOEVALUACION LECCIÓN 1 1. A finales de los años sesenta aparece el concepto de materiales, el cual consistía en: a. Realizar una distribución adecuada de los productos en el mercado b. Proporcionar un determinado nivel de servicio de materiales c. Analizar las situaciones de escasez y discontinuidad de los materiales d. Concientizarse de la importancia de los costos 2. En sus inicios la logística era vista como la distribución física de los productos, pero con la proliferación de productos, el departamento de mercadeo opto por vender el producto en cualquier lugar posible, dando origen a los primeros a la necesidad de: a. Del transporte y el manejo de materiales b. De la logística inversa c. De zonas de almacenamiento d. De cobertura de mercado 3. La logística comercial se diferencia de la distribución por: a. La logística comercial busca llevar únicamente el producto desde el punto de fábrica hasta el cliente final b. La distribución comercial se encarga del flujo del producto desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo c. La distribución comercial busca acercar el producto desde el punto de fabrica al cliente final d. La logística comercial busca evaluar el producto que sale desde el proveedor 17

18 DEFINICIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO Partiendo del hecho que un sistema es un conjunto de partes que interactúan a partir de un proceso dinámico para alcanzar un objetivo señalado, y cuyas partes se ven influenciadas por factores internos y externos, el sistema logístico es se puede definir como el conjunto interrelacionar de estructuras orgánicas, medios, recursos, procesos y métodos que permitan desarrollar la función logística. El sistema logístico es una poderosa herramienta que les brinda a las empresas desarrollar ventajas competitivas sobre las demás. Aunque las empresas cuenten con productos de calidad y altamente competitivos, muchas no cuenta con la capacidad necesaria para ofertarlos en el tiempo y en lugar que el mercado lo exige o no se cuenta con un adecuado diseño del proceso de creación de los productos y servicios, dentro de la cual el sistema logística desempeña un papel decisivo. Es claro que el logro de la competitividad se convierte en una necesidad para las organizaciones, debido a la existencia de un entono con un alto grado de dinamismo y al crecimiento continuo de las exigencias del mercado. El mercado exige de empresas que logren la satisfacción de las necesidades de sus clientes y logren la eficacia, eficiencia y competitividad requerida para mantener su posición en el mercado. Por ello, el sistema logístico debe partir de los requerimientos de los clientes. Si la logística es una función de la organización que abarca el flujo y movimiento de los recursos materiales, partiendo de la entrega con calidad y justa a tiempo, desde los proveedores hasta los clientes, las empresas debe definir e identificar a sus clientes, su ubicación geográfica, las expectativas de servicio de entrega, entre otras variables, para decidir sobre las estrategias de abastecimiento, producción, almacenamiento, transporte y distribución de los bienes y servicios ofertados. La logística viene del vocablo francés, se refiere al proceso de planificar, ejecutar y controlar eficientemente, el flujo de materias primas, inventarios, productos terminados, servicios e información relacionada, con el fin de satisfacer las 18

19 necesidades del cliente. Al revisar bibliografía, se pueden encontrar muchas definiciones sobre la logística. A continuación se relacionan algunas de ellas. Según Council of Supply Chain of Management Professionals, CSCMP (anteriormente conocido como Council of Logistics Management, CLM)1 «la Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Abastecimientos que planifica, implementa y controla el flujo -hacia atrás y adelante- y el almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los requerimientos de los consumidores». Según Gambino (2005)2 se entiende como logística al conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en tiempo, forma y al costo más oportuno en un marco de productividad y calidad. Para Ramos (2005) logística es el proceso de generar estratégicamente el movimiento y almacenamiento de materias primas, partes y productos terminados, desde los proveedores a través de la empresa hasta el usuario final. De acuerdo con Edward H Frazelle y Ricardo Sojo la logística va más allá de un solo proceso; es la interacción de varios procesos. La logística es el flujo de materiales, información y dinero entre los proveedores y los consumidores. El Centro Español de Logística la define como la interdisciplina que pretende, mediante una gestión integral de los flujos de materiales e información, optimizar, en calidad de servicio y costo, los procesos correspondientes a las gestión de materiales, la producción y distribución. Partiendo de esta definición se pude identificar los elementos claves de toda gestión logística. Estos son: 1. Afecta a diferentes tipos de proceso: comercial, producción y aprovisionamiento 2. Supone la gestión integrada de dos flujos, uno de materiales y otro de información 1 2 Council of Supply Chain Management Professionals, CSCMP. Consultado el 4 de septiembre de gambino A. (2006). La logística de hoy. Disponible en logística de hoy.htm 19

20 3. Persigue como objetivo la optimización de los procesos en términos de servicios y costos El concepto de logística se ha confundido con el término cadena de suministro (o de abastecimiento), aunque cuentan con definiciones diferentes cada vez son más similares que es muy común utilizar ambos términos indistintamente. Al analizar el concepto de Cadena de Suministro (o en inglés Supply Chain Manegement SCM) como aquel proceso de planificación, puesta en ejecución y control de las operaciones para satisfacer los requisitos del cliente con tanto eficacia como sea posible, mediante el movimiento y almacenaje de materias primas, el correspondiente inventario que resulta del proceso y las mercancía acabadas desde el punto del origen al punto de consumo, la logística es considerada como una parte de la cadena de suministro, como una alternativa estratégica para la optimización de los procesos, tiempos y movimientos de los materiales, las transformaciones de las mismas en productos finales y la satisfacción del cliente final, es decir, como un elemento fundamental de planeación y de acción, a través de la cual se genera una red de cooperación y control que interrelaciona de manera muy unidad proveedores, productores y el cliente final. De acuerdo con ello, se puede concluir que la logística es una parte de la gestión de la cadena de suministro, que gestiona tanto los flujos de producto como de información desde los proveedores hasta los clientes y que consiste en ofrecer la máxima calidad de servicio a los consumidores a unos costos totales mínimos. Todo producto se produce, se almacena, se transporta y se distribuye, constituyendo un sistema logístico. Se coinciden que el sistema logístico exige de: a. Una comunicación directa y abierta entre el mercado y la producción b. El plan de suministros, que cubra la producción y la distribución c. La rapidez en la información y comunicación, en la producción, en el cumplimiento de tiempo de entrega y distribución. Si la finalidad de la gestión logística es el proceso de planificar, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con el flujo completo de materias primas, componentes, productos semielaborados y terminados, así como la información asociada. Ante esta situación, la logística se divide en dos dimensiones: logística interna y logística externa. La logística interna se encarga de planificar y gestionar todos los flujos de materiales y productos que tienen lugar en el interior de la empresa. Se busca que todas las funciones y procesos actúen de forma 20

21 coordinada e integrada, a partir del intercambio de información constante y continua entre ellos. La logística externa, se centra en la planificación y gestión de flujos de materiales y productos entre la empresa y los demás agentes que intervienen en la cadena de suministro. En este sentido se debe tratar de alcanzar el mayor nivel de integración posible entre las empresas y sus proveedores, distribuidores, clientes, transportistas y operadores logísticos, para lo cual sería necesario habilitar las vías de información y comunicación más adecuadas. Dentro de los problemas que la empresas busca dar solución mediante la logística están relacionados con los excesos de inventarios, la insatisfacción del cliente al no recibir los productos deseados con la calidad y en la cantidad requerida en el momento oportuno, el perfeccionamiento de las condiciones del sistema logístico, la selección de los medios apropiados de transporte y las condiciones de distribución más eficientes y efectivas. El contenido de las lecciones futuras pretende desarrollar las herramientas de las cuales se apoyan la gestión logística para cumplir con sus objetivos y con los objetivos de la organización. 21

22 AUTOEVALUACION LECCIÓN 2 1. La competitiva se convierte en una necesidad para las organizaciones, debido a que el contexto actual es dinámico y exigente. Por ende la logística permite: a. Eficacia y eficiencia en cada uno de los procesos de la empresa b. Economía e inversión en cada actividad que desarrolla la empresa c. Mayor mercado y liderazgo ante la competencia d. Recordación del producto y de la marca 2. Se dice que el sistema logístico debe partir de los requerimientos de los clientes, es decir: a. Identificar su ubicación geográfica para la entrega del producto b. Que debe partir de identificar las necesidades y expectativas del cliente c. Reconocer al cliente para determinar sistemas de almacenamiento d. Analizar sus gustos y poder determinar los medios de transporte 3. El concepto de Logística Comercial se confunde con el término Cadena de Suministro, pero ésta encierra todo el proceso de planificación mientras que la logística es una alternativa estratégica. Es decir, a. Que la cadena de suministro planifica el aprovisionamiento y la logística optimiza el proceso de aprovisionamiento b. Que la cadena de suministro se encarga de la optimización y la logística la encargada de planificarlas c. Que la cadena de suministro diseña sus acciones a partir del uso del logística d. Que la logística encierra al cadena de suministro, por ser esta una sola parte 22

23 COMPONENTES DEL SISTEMA LOGÍSTICO La logística como función operativa que comprende todas las actividades y procesos necesarios para la administración del flujo y almacenamiento de la materia prima y los productos (semiterminados y terminados), desde el proveedor hasta el consumo final, de tal manera que éstos lleguen en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y el momento apropiado, está compuesto por cinco componentes o subprocesos (ver figura 1). Estos son: las compras y los suministros, la producción, el transporte y la distribución, el almacenamiento y el servicio al cliente. Cada uno de ellos está interrelacionados hasta tal punto que cada uno de ellos es, en ciertos aspectos, causa y consecuencia de los otros. Todos constituyen la administración logística. De la eficiencia de cada uno de ellos dependerá la competitiva de la empresa frente a la oferta de los productos. A continuación se analizará cada una de ellas. Las Compras y los suministros Abarca a todos los proveedores y comprende los procesos necesarios para poner materias primas, piezas y partes adquiridas al servicio del subsistema de producción y están estrechamente relacionados con las necesidades de los clientes. Las compras determinan el cómo, dónde cuándo se consiguen y suministran las materias primas y los insumos necesarios para el proceso 23

24 productivo. Se convierten en la fuente de abastecimiento que alimenta y soporta el engranaje competitivo de los diferentes productos que serán ofertados en el mercado. Su objetivo es suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de producción. La importancia de la función de compras, dentro de la cadena logística, se puede plantear según las 7 metas globales de las compras definidas por el Doctor Joseph R. Carter, en Estas son: 1. Proveer el flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operación 2. Mantener la inversión en inventarios al mínimo 3. Maximizar la calidad 4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros 5. Estandarizar materiales disponibles a bajo costo 6. Comprar materiales al más bajo costo total de adquisición 7. Fomentar las relaciones interfuncionales La determinación de las necesidades de compras dependerá de las políticas y de la administración de los inventarios, al igual que la programación de producción. Otra de las actividades que implica este subproceso logístico esta la selección de los proveedores. Una inadecuada selección puede traducirse en el incremento de los costos, poca calidad del producto final e insatisfacción del cliente final. El proceso productivo Esta etapa se convierte las materias primas en productos terminados. Se encarga de gestionar los procesos mediante los cuales una serie de elementos (entradas) se transforman en productos que tienen un valor para los clientes. Implica la producción de los bienes y servicios ofertados por las empresas para satisfacer las necesidades del mercado. Implica que se analice aspectos como la distribución en planta, la eficiencia y efectividad y la productividad. 24

25 Aunque las empresas industriales se diferencian de las empresas de servicios es evidente que en el contexto actual, las empresas necesitan combinar aspectos tangibles con intangibles, no solo deben ofrecer un producto físico de excelente calidad, sino que también necesitan actuar con servicios para lograr diferencias competitivas en el mercado. Por ejemplo, una empresa que ofrece los servicios odontológicos especializados, como empresa de servicios puede contar con elementos tangibles que generan ventajas sobre sus competidos y niveles de aceptación de sus usuarios. Tales elementos tangibles pueden ser la ubicación de la empresa, las instalaciones y la limpieza del lugar; de igual forma, una empresa industrial que elabora muebles en madera puede contar con servicios de mantenimiento, reparación y transporte que pueden hacer que sea más exitosa en el mercado. La distribución y el transporte La distribución asegura que los productos finales lleguen al consumidor final a través de una red de distribuidores, almacenes y el comercio minorista. Es el ciclo final de la cadena logística, ya que implica el flujo final del producto hasta llegar al cliente final. El efectivo funcionamiento de la distribución física puede ser un factor esencial para mantener una ventaja competitiva, sobre todo para las empresas que llevan a cabo una distribución intensiva y que el mercado exige velodicad en la entrega de los productos. El transporte se origina con la preparación del pedido hasta el retorno del servicio. Implica actividades relacionadas con la selección de los medios de transporte acorde con la demanda y el producto, y la planificación de rutas óptimas de reparto con el fin de lograr la mejor movilidad, seguridad y productividad del transporte y optimizar la utilización de la infraestructura existente para cubrir las necesidades de demanda de los clientes de la empresa. La selección de los medios de transporte dependerá de los objetivos planteados por la empresa y de las características de las mercancías. Hay que tener presente que los problemas de distribución ocasionan incrementos de los volúmenes de mercancías almacenadas o ruptura en el inventario. 25

26 El almacenamiento Es el subsistema encargado de controlar físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Implica acciones para definir de manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento. La gestión de almacén busca optimizar los flujos físicos de los productos y reabastecimiento en las zonas de preparación a partir de stock. Su importancia dentro del proceso logístico se debe a que constituye decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos servicios del sistema logístico de una empresa. Cualquier reducción en el costo de almacenamiento incidirá a la hora de definir el costo final del producto y por ende en el precio final del mismo. Existen razones básicas por las cuales el almacenamiento es fundamental dentro del proceso logístico, alguna de ellas son: a. La reducción de los costos de producción transporte b. Coordinación de la demanda y el suministro c. El apoyo al proceso de producción d. Apoyar el proceso de comercialización La gestión del almacén busca mejorar la densidad de almacenamiento, el manejo de las existencias y el control de la rotación de los artículos. Los almacenes son vitales dentro de la cadena logística, pues son los encargados de la manipulación de las mercancías y de los encargados de procesar, recibir y despechar los productos. Implica acciones de recepción, preempaque, acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos, empaque y/o marcado de precios, clasificación y/o recolección, embalaje y despacho. El servicio al cliente Dentro del proceso logístico el servicio al cliente implica dar cumplimiento a las demandas de los clientes y esto implica el manejo de aspectos tales como la certeza, la confiabilidad, la flexibilidad, aspectos cuantitativos y la mejora continua. Los productos no tienen valor hasta que están en las manos del cliente en el 26

27 tiempo y en los lugares requeridos por ellos. Por consiguiente la rapidez de entrega, la confiabilidad, la flexibilidad y la mejora continua son algunas formas de servicio. El servicio al cliente tiene como finalidad mantener, iniciar y aumentar los pedidos de los productos reduciendo los costos económicos y administrativos por unidad de producto. Ser eficiente y eficaz contribuiría con la satisfacción del cliente, considerando aspectos tales como atender justo, en la hora y en el lugar preciso. Esto exige mayor velocidad de inventario y una mayor competitividad en el almacenamiento y transporte. En resumen, el servicio al cliente debe velar por el cumplimiento de: Cuando los clientes pidan, haya, lo que implica procesamiento de pedidos, gerencia de inventarios y gestión de aprovisionamiento Que lo que los clientes pidieron, llegue a tiempo, lo que exige transporte, distribución y almacenamiento 27

28 AUTOEVALUACION LECCIÓN 4 1. El área de aprovisionamiento determina el qué, cómo, dónde, cuándo se consiguen y suministran las materias primas y los insumos necesarios para el proceso productivo. El qué significa: a. Las políticas de compras b. Los posibles proveedores c. Las necesidades de compras d. Las características de los producto 2. El componente del proceso logístico que se encarga de transformar la materia prima en un producto final para satisfacer las necesidades del mercado, corresponde a: a. Servicio al cliente b. Distribución c. Producción d. Almacenamiento 3. Quienes mantienen físicamente todos los artículos del inventario, en condicione óptimas es el componente de: a. Producción b. Almacenamiento c. Aprovisionamiento d. Compras 28

29 OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL SISTEMA LOGÍSTICO La logística es una poderosa herramienta gerencial que agrupa las actividades que ordenan los flujos de materiales, coordinando recursos para asegurar y maximizar la satisfacción del cliente y maximizar la flexibilidad de respuesta. Tiene como objetivo entregar el bien al consumidor final y justo en la secuencia al productor. Es una estrategia necesaria para manejar de forma integral la cadena logística, de tal forma que logre el balance óptimo de satisfacción de las necesidades del cliente y los recursos disponibles de la empresa. Tiene la responsabilidad de entregar de manera planeada y controlada toda una red de información y a su vez llevar los productos al mercado e incentivar la demanda de los mismos por de acciones para coordinar, optimizar, eliminar, automatizar y sistematizar los pasos y procedimientos todas las actividades necesarias para alcanzar los niveles deseados de servicio y calidad. Los objetivos de la logística son responder a la demanda, obteniendo un óptimo nivel de servicio al menor costo posible. De igual forma, suministrar los productos necesarios en el momento oportuno, en las cantidades requeridas, con la calidad demandada y al mínimo costo, mediante la identificación de prioridades del cliente, con la flexibilidad necesaria ante un mercado cambiante, eliminando el stock innecesario y manteniendo un servicio al cliente ideal. Los objetivos que persigue la logística se puede agrupar en 4 grupos3, estos son: Objetivos de tipo financiero Mercado / clientes 3 Disminución de costos financieros de los stocks Optimización de los costos de almacenamiento y de transporte Reducción de los costos de planificación y puesta en marcha Reducción de los costos de producción Reducción de los plazos de entrega Mantener relaciones más estrechas con los clientes (fabricantes, mayoristas, minoristas, consumidor PAU COS, Jordi y NAVASCUES, Ricardo De. Manual de la logística Integral. Editorial Diaz de Santos 29

30 Gestión de stocks y del transporte Dentro de la empresa final) Creación de una logística multinacional orientada a los mercados Flexibilidad frente a las variables exigencias de todos los clientes en general Satisfacción de los clientes Rapidez en la cadena de distribución Mayor competitividad en los mercados Disminución de los tiempos de respuesta Reducción de los plazos e itinerarios de entrega Creciente rotación de stocks Reducción de los stocks, costos de manutención (manipulación de los productos o mercancías dentro del almacén) y de preparación de pedidos. Optimización de la utilización de las capacidades de almacenamiento y de transporte. Optimización de la utilización de las capacidades de almacenamiento y de transporte Disminución de los costos de control de toda la logística Transparencia creciente dentro de la cadena logística Definición y reparto claro de tareas Estructuras de información eficaces Crecimiento del control operativo Incremento en la eficiencia Agilidad en el procesamiento de productos La función logística gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los flujos financieros y de información asociada, comprende la planificación, organización y control de todas las actividades relacionadas con la obtención, traslado y almacenamiento de materiales y productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través del desarrollo de actividades tales como la compra, la producción, el transporte, el almacenaje, la manutención, la organización y la planificación de estas actividades. Las actividades que desarrolla son la clave para productos o servicios con valor tiempo y valor espacio, estas actividades son: La previsión de la demanda El aprovisionamiento La gestión de las órdenes de pedido 30

31 La expedición de productos del almacén al consumidor La gestión de los stocks La manutención de los productos El transporte interno (materia prima) y externo (producto final) El acondicionamiento y embalaje La programación de las necesidades de fabricación La administración de los almacenes Cálculo de las necesidades Las funciones que desarrolla la logística se pueden resumir en cinco subgrupos, tales como: Planificación y control Planificación y control de los niveles de stock de materias primas y productos terminados Planificación de las necesidades de almacén (situación geográfica, volumen o capacidad del almacén, implantación, etc) Normalización y compra de material para la manutención Coordinación de estudios sobre logísticos organización informática y servicios técnicos con Control de la facturación de transporte Previsión y control de la gestión y costos logísticos Diseño de embalajes Programación Programación de las necesidades de fabricación de productos terminados, semielaborados y la compra de materias primas Coordinación de programas de producción, marketing y compras. 31

32 Supervisión del control administrativo del stock de materia prima Distribución Gestión de stocks de productos terminados Ordenación de expediciones a fábrica y los servicios que ofrecen los fabricantes a los distribuidores Operatividad general Supervisión del control administrativo del stock de productos terminados Administración de los Gestión y organización de la operatividad global almacenes Transporte Planificación de la red de transporte de materias primas y productos terminados Política de transporte y transportistas Tarificación de transportes Coordinación de los distintos medios de transporte 32

33 AUTOEVALUACION LECCION 4 1. Este tipo de pregunta consta de dos proposiciones así: una afirmación y una razón, unidas por la palabra PORQUE. Usted debe examinar la veracidad de cada proposición y la relación teórica que las reúne. La logística tiene como responsabilidad entregar de manera planeada y controlada toda una red de información PORQUE la optimización y eliminación de de acciones permitirá alcanzar niveles de servicio y calidad. a. La afirmación y la razón son verdaderas, y la razón es una explicación correcta de la afirmación b. La afirmación y la razón son verdaderas, pero la razón no es una explicación correcta de la afirmación c. La afirmación es verdadera, pero la razón es una proposición falsa d. La afirmación es falsa, pero la razón es una proposición verdadera 2. La logística es una poderosa herramienta gerencial y que tiene como objetivo: a. Entregar el bien al consumidor final en un balance optimo de satisfacción de las necesidades de éste y del productor b. Determinar cuáles son las necesidades de infraestructura del entorno c. Responsabilizar por el manejo de los recursos económicos de la empresa d. Determinar el costos más alto para eliminar los proceso 3. La función logística gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los flujos financieros y de información. Las actividades que desarrolla son la clave para productos o servicios con valor tiempo y valor espacio. Entre estas actividades se encuentra: a. Las proyecciones de las compras b. El aprovisionamiento c. La gestión de capital d. El cálculo del precio 33

34 UBICACIÓN DE LA LOGÍSTICA DENTRO DE LA EMPRESA El sistema logístico está ubicado en una posición entre la producción y el marketing, debido a las intercepciones de actividades que suelen tener entre ellas. La logística debe responder con eficacia y eficiencia a las necesidades operaciones y estratégicas de estas funciones. La planeación y ejecución del sistema logístico dependerá en gran parte de la información concerniente a las ventas y al uso del producto. El área de mercadotecnia es la encargada de diseñar y planificar los productos que el mercado requiere y que garanticen una oferta exitosa para la empresa, para que el área de producción los elabore con las características y calidad que dé respuesta a las expectativas del mercado. Nuevamente el área de mercadeo retoma el producto y lo hace llegar al mercado a través de un sistema de distribución y mediante el empleo de medios de transporte. Significa mantener en almacenamiento una variedad de artículos disponibles, que inciden en el espacio para los almacenes y distribución. La logística está más relacionada con el área de producción y su objetivo es lograr niveles de stock de materiales de acuerdo al requerimiento del proceso productivo, manteniendo la visión de minimización de los costos. Durante el proceso productivo se evidencian actividades específicas de planta, el manejo de materiales involucrados en el proceso productivo, así como las cargas de trabajo para la maquinaria, manteniendo la mayor productividad posible. De esta forma la logística tiene una doble relación con la producción y con el marketing. Ya que los productos ofrecidos tiene una gran influencia sobre los costos de producción, la planificación del aprovisionamiento, el proceso productivo y la programación de producción, y por otra parte, influye en el almacenamiento, la selección del medio de transporta y en las estrategias de distribución a emplear. La distribución física constituye una parte del marketing, ya que en su búsqueda de satisfacer las necesidades del mercado, la logística de distribución ayuda a poner a disposición el producto en el momento, cantidad y calidad requerida por el mercado. Si se incumple con el cliente y con sus preferencias podría ocasionar 34

35 para la empresa pérdida de clientes, participación en el mercado y en los ingresos de las empresas. Para los clientes no les interesa cómo se mueve un producto, o se almacena, o cuáles son las políticas de aprovisionamiento, de almacenamiento o de transporte, ni lo que el intermediario tuvo que hacer para poner a disposición el producto, al cliente solo mide los resultados reflejados en el nivel de servicio, en la rapidez y confiablidad que pueden ofrecerle. Por consiguiente, la logística y el marketing van de la mano para entender todo el concepto y el punto de vista del cliente y la forma cómo va a cumplir con los requerimientos exigidos por el mercado. A mayor tamaño de la empresa o la importancia estratégica del servicio al cliente, mayor será la importancia dada a la gestión logística y su ubicación dentro de la estructura de la organización hasta estar a la par de otras áreas funcionales. Por ende, de acuerdo con el enfoque de las actividades logísticas, las estructuras organizativas de las diferentes empresas pueden ser muy diversas. Hay que tener presente que el sistema logístico pretende alcanzar un nivel de servicio óptimo con el costo total menor posible, por ende, a mayor autonomía mayores resultados. Algunas empresas optan por mantener dispersas las actividades logísticas y no cuenta con una posición especifica dentro del organigrama sino que se evidencia puestos funcionales teles como aprovisionamiento o de almacenamiento de aprovisionamiento, se conoce con el nombre de organización tradicional. Para otras, conocida como organizaciones funcionales, las responsabilidades logísticas aparecen consolidadas en una unidad específica. 35

36 AUTOEVALUACION LECCIÓN 5 1. Este tipo de pregunta consta de dos proposiciones así: una afirmación y una razón, unidas por la palabra PORQUE. Usted debe examinar la veracidad de cada proposición y la relación teórica que las reúne. La logística depende del área de mercado para tomar decisiones como el volumen de inventarios almacenado o el medio de transporte PORQUE dependiendo de las estrategias de mercadeo se requerirán más o menos productos en inventarios a. La afirmación y la razón son verdaderas, y la razón es una explicación correcta de la afirmación b. La afirmación y la razón son verdaderas, pero la razón no es una explicación correcta de la afirmación c. La afirmación es verdadera, pero la razón es una proposición falsa d. La afirmación es falsa, pero la razón es una proposición verdadera 2. Cuando la logística de distribución ayuda a poner a disposición un producto en el momento, cantidad y calidad requerida por el mercado, se podría decir que está colaborando con: a. Los ingresos de la empresa b. La inversión de capital c. El posicionamiento de la empresa d. La competitividad de la empresa 3. A mayor tamaño de la empresa, mayor será la gestión logística, debido a: a. Una empresa pequeña puede contar con una sola persona que desarrolle el proceso logístico b. Una empresa grande llega a necesitar mayor integración del personal que desarrolla cada una de las actividades logísticas c. Una empresa grande no requiere mecanismos de comunicación directos y confiables para el proceso logístico d. Una empresa pequeña tendrá que hacer uso total de la tecnología 36

37 CAPITULO 2: LOS COSTOS LOGÍSTICOS CONCEPTO DE COSTOS LOGÍSTICOS Uno de los objetivos de la logística es mantener el equilibrio entre la satisfacción de la demanda del mercado y los costos que implica dicho proceso, lo que exige la cuantificación del sistema logístico. Los costos logísticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones de la empresa, para gestionar y controlar los flujos materiales y de productos y los flujos de información asociados. Los costos logísticos constituyen una de las funciones más crítica en el diseño y operación de un sistema logístico, y más el entendimiento y la cuantificación de los mismos, pues de ellos depende la valoración de eficacia y eficiencia económica del sistema, ya sea desde el punto de vista de los costos totales o desde los ingresos por ventas. Los costos totales de la logística es el resultado de los costos individuales de cada uno de sus componentes, por lo tanto, es necesaria estudiar cada uno de los componentes por separado con el fin de identificarlos y reducirlos. Sin embargo, es importante entender que al modificar un costo de alguno de los componentes puede tener una influencia positiva o negativa en el costo de otro componente. Por ejemplo, si una empresa desea reducir sus costos de transporte, éste podrá ser a costa de los costos de inventarios o del almacenamiento. El análisis de cada uno de los costos se define como el centro de costos, y sus resultados contribuirán directamente con acciones de mejoramiento. Al identificarse se cuenta con la ventaja de poder controlarlos mediante la planificación de inventarios, las compras, las recepciones de productos, la transportación y distribución, los servicios a manejar mediante outsourcing y la determinación de políticas de servicio al cliente. De esta forma la actividad 37

38 logística cuenta con una gestión proactiva y juega un papel determinante en la competitividad de la empresa. Las empresas no pueden seguir realizando tareas que no le generen valor, deben evaluarse todas las tareas logística y su gerencia en forma adecuada las actividades que causan costos. Lo importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añaden valor. Las fuentes pueden partir de retomar cada uno el proceso logístico requerido para el flujo de los productos, materias primas y productos semielaborados. Estas son: a. El aprovisionamiento de las materias primas: mediante las metas de venta se fijan los planes de producción y a partir de ellos las necesidades de aprovisionamiento requeridas. Una inadecuada proyección en las ventas podrá generar costos como exceso de inventarios (tanto de materia prima como de productos terminados), mayores órdenes de pedido, incumplimiento en las entregas y pérdidas de los clientes. b. Las características de los productos: de las características físicas del producto depende el envase, empaque o embalaje requerido, sin embargo su definición puede afectar la ocupación de espacios y el almacenamiento. La finalidad es que se aproveche al máximo las instalaciones de los almacenes y se haga un buen uso de los elementos de almacenamiento, con el fin de minimizar los costos dentro de su gestión. Otro aspecto a analizar es el comportamiento de demanda del producto, pues dependerá la evaluación de la obsolescencia del producto, implicando tomar decisiones para mejorar la rotación del producto y el manejo de las existencias. c. Unidades de venta y gama de productos: de la primera depende costos tales como el picking, las condiciones de embalaje y los medios de transporte. En el caso de la gama de productos influirá en el almacenamiento y la preparación de pedidos para el cliente final. 38

39 d. El proceso productivo: implica el estudio de actividades como el suministro de materiales a los puestos de trabajo, la conexión y cadencia entre líneas de producción, el control de volúmenes de pedido acordes con las exigencias del mercado, los recorridos y manipulaciones de la materia prima y de los productos en proceso, el mantenimiento de las instalaciones, el control y el transporte del producto terminado a la zona de almacenamiento. e. La distribución del producto: implica evaluar la toma de pedidos, las devoluciones de productos y las reclamaciones de los mismos. f. La estructura del mercado: se requiere analizar el marco geográfico del mercado, el tamaño de pedidos, el tipo de canal de venta y la estacionalidad de los pedidos, con el fin de determinar el tamaño de los envíos, los medios de transporte, los recorridos y los stock requeridos para cumplir con las expectativas exigidas por el mercado. g. La calidad del servicio: medido por el plazo de entrega, el porcentaje de envíos, la adaptación de los servicios o productos a las necesidades de los clientes y la sistematización empleada para determinar las necesidades de pedidos de los clientes. El análisis de cada una de las fuentes anteriormente indicadas servirá como punto de partida encontrar la eficiencia y productividad de cada una de las funciones logísticas y de esta forma mantener los costos al mínimo posible sin sacrificar la calidad del producto, la entrega oportuna y el momento que el cliente lo exige. 39

40 AUTOEVALUACION LECCION 6 1. Los costos constituyen un de la funciones más críticas del proceso logístico. Esto se debe porque: a. Los costos generan perdidas de dinero b. Los costos miden la eficiencia del proceso c. Los costos es punto de partida del costo total d. Afectan el precio final del cliente 2. El análisis de cada uno de los costos se define como: a. Costo total b. Centro de costos c. Outsourcing d. Políticas 3. Para determinar el costo total logístico se debe analizar cada uno los costos que genera cada los componentes de la cadena logística. Si el costo total aumento como resultado de una modificación en la presentación del producto. La fuente de costo es: a. La calidad del servicio b. La distribución del producto c. Las características de los productos d. De la estructura de los mercados 40

41 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS Los costos logísticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones de la empresa que controla y gestionan los flujos materiales y sus flujos informativos asociados. Su clasificación está asociada las funciones del sistema logístico. A continuación se relacionan cada uno de ellos: a. Costos de aprovisionamiento: representados en los costos de pedido. Corresponden al conjunto de gastos en que se incurre al realizar las operaciones de reaprovisionamiento de mercancías e independiente de la cantidad que se compra. La estructura de este costo afecta a muchas áreas de la empresa y habrá que tener en cuenta el porcentaje de recursos de dichas áreas empleadas para llevarlas a cabo. Algunos de los elementos que influyen son: costos de personal (salarios, prestaciones sociales y parafiscales) encargado de la labor directa de aprovisionamiento, impresos de pedidos y número de pedidos/líneas, material de oficina, informática, administración (contabilización, facturas, pagos, etc.) y las comunicaciones (aquellos relacionados con la emisión, envió y control de los pedidos realizados a los proveedores). El costo se mide en relación al número de pedidos realizados en un lapso de tiempo, generalmente un año. b. Los costos de espacio: se entiende por el costo derivado de la utilización de un espacio físico en donde se almacenan los productos. Estos costos depende si los almacenes son propios o alquilados. En su determinación se analizan aspectos tales como alquileres, depreciación, amortización, financiación, mantenimiento y reparación de edificios, seguros de edificios e impuestos que ocasionan dichos espacios. En el caso de ser ajeno el espacio, su costo es el valor del alquiler, y de ser propio, la depreciación o la amortización. Esta última es la cantidad de 41

42 dinero a recuperar de los fondos que se hayan invertido en la adquisición. Puede ser por las construcciones y las adecuaciones de las instalaciones. c. Costos de las instalaciones: Conjunto de inversiones realizadas en elementos empleados en el recinto donde se almacena los productos con el objeto de mejorar su capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de cargas. Este costo se encuentra ligado al costo de la estantería, los almacenes rotativos, los muelles, puertas y abrigos, también se incluirán las instalaciones fijas como los elevadores o sistemas automatizados de extracción o salida. Al igual que el costo de espacio implica costos como alquileres, amortizaciones, financiación, mantenimiento e instalaciones. Hay que destacar que este costo depende del número de referencias en stock, debido a que distintas familias de productos conllevan tratamientos diferentes, necesitando condiciones de acceso y almacenaje y distintas exigencias en las instalaciones. Además en la medida que los productos se adapten más a las dimensiones de los embalajes mayor aprovechamiento de las instalaciones. De igual forma, el tipo de embalaje, pues dependiendo de su calidad y características se podrán utilizar distintas técnicas de almacenamiento con clara influencia en la ocupación del espacio. Así mismo dependiendo de la resistencia se podrán tener diferentes posibilidades de remontar la mercancía, cada una de ellas deberán estar asociada a la necesidad o no de utilizar otros medios complementarios. Otro aspecto a analizar es la caducidad de los productos, pues para productos perecederos se requieren de atención en cuanto a su rotación, cuidando el orden de las entradas y las salidas, así como el plazo de caducidad. Las necesidades de instalaciones para identificar y mantener separados lotes diferentes harán crecer los costos de las instalaciones. Sin embargo también hay que tener en cuenta en este costo la operatividad de preparación de pedidos. Según sea el sistema operativo de preparación de pedidos, las instalaciones fijas deberán diversificarse, principalmente en estanterías de reserva y picking (preparación de pedidos). 42

43 d. Costos de manipulación: Corresponde a los recursos empleados tanto humanos como técnicos, destinados a cubrir esta labor en el almacén. Incluye los costos de las carretillas elevadoras, carretillas de preparación de pedidos, transpaletas, así como cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en manipulación y manutención, tales como caminos de rodillos para preparación o traslado de mercancías, máquinas de embalar, etiquetar, etc. Los factores que tienen influencia importante sobre este costo son: e. - El número de referencias: en la medida que la diversidad de artículos a manipular con características diferentes se va incrementando, las funciones propias de manipulación se van complicando ya que son necesarios mayores desplazamientos, mayor atención, diferentes elementos, etc. - Tamaño y composición de pedido, cuando el número de productos por pedido se amplia y las cantidades por producto disminuyen las operaciones de manipulación se van complicando y, en consecuencia, es más costosa. Este incremento de costos se encuentra justificado al realizar una serie de operaciones comunes que requieren el mismo tiempo, para un menor número de acciones concretas. Ejemplos de esas operaciones comunes serán el desplazamiento entre diferentes ubicaciones de picking, desplazamientos a la zona de cargas, paradas, etc. - Transporte de mercancía paletizada: tanto en el transporte de larga distancia como en el de distribución. Costos de stock: Poseer en los almacenes diversos productos implica incurre en unos costos relacionados con la correcta gestión de existencias. Habitualmente, en el almacén suelen identificarse cinco grupos de tareas ligadas a la administración de los stocks: - Las tareas relacionadas con los entradas (creación de etiquetas de ubicación, identificación de las mercancías llegadas, control de la calidad y cantidad de esas mercancías - Tareas relacionadas con las salidas y expediciones: ordenes de pedido, facturas, picking, remesas y otros documentos que deban acompañar a 43

44 las mercancías. Edición de órdenes de salida y órdenes de picking. Control de calidad de los productos que salen. - Tareas relacionadas con el control de las existencias: recuento e inventario - La organización y el control de los transportes, tanto si son realizados por medios propios como si es por proveedores externos. El tratamiento de las devoluciones, - Al reubicaciones y los movimientos internos dentro del mismo almacén. La determinación de este costo esta dado por el costo de las personas dedicadas a estos trabajos de administración, incluyendo jefes y responsables de la coordinación de tales trabajos, como pertenecientes a la estructura de personal indirecto de logística. También es preciso añadir el costo de hardware como de software que este dedicado a trabajos relacionados con los servicios logísticos. f. Costos de transporte: Los factores a analizar para determinar este costo esta dado por costos fijos y variables. Dentro de los costos fijos se encuentran los costos de personal de conducción (salarios, las cargas fiscales y prestacionales), las Primas anuales de los seguros, los gastos financieros (de ser el caso para la adquisición de los vehículos), la depreciación y las amortizaciones. Los costos variables son: Combustible, Mantenimiento, Neumáticos, Aceites y Reparaciones. g. Costos ocultos: Las existencias que forman parte del inventario están sujetas a diversas circunstancias que suponen una pérdida de su valor real. Las principales causas de estas pérdidas suelen ser: - Obsolescencia o anticuación: la obsolescencia de un articulo puede producirse de un modo repentino debido a un cambio tecnológico; pero también puede tratarse de un tipo de pérdida de actualidad o novedad, como gorros de baño. Fuera de su correspondiente temporada, estos artículos pierden valor y hay que venderlos a un precio de saldo. - Deterioros: en las diversas manipulaciones a que son sometidos los artículos, puede producirse deterioros tanto en el propio artículo como 44

45 en los envases o embalajes que lo hacen invendibles. Un artículo deteriorado es irrecuperable, el costo de su deterioro equivale a la totalidad del costo del artículo. - Diferencias de las cantidades inventariadas, generalmente dividas a errores de anotación o a hurtos. Es necesario establecer un control sistemático sobre las diferencias halladas en los inventarios para poder determinar la constancia y la valoración de estas diferencias. - Los costos de los tratamientos de los pedidos devueltos, las reposiciones, las rectificaciones en los envíos, las urgencias y los retrasos que una deficiente organización generan. Además de los proceso administrativos y contables que tales circunstancias obligan a rehacer. h. Costo de ruptura (falta de inventario): están representados por la carencia de stock en un momento determinado. Usualmente son el resultado de una mala gestión de existencia en el almacén, una mala gestión en la planeación de manufactura o en el plan de abastecimiento. Estos costos pueden generar pérdidas de tiempo en maquinaria y equipo, o en el mejor de los casos forzará a los un abastecimiento a menor calidad o mayor precio. Los costos ruptura se reflejan en: Costo de espera en la entrega de la mercancía al cliente, y en el peor de los casos la pérdida del cliente. Costo por perdida o beneficio económico de la compra solicitada pro el cliente. En el caso que no encuentre el producto o no le hagan entrega del mismo, el cliente puede optar por comprarlo en otro lugar, es así como la empresa puede perder una venta y por ende unos ingresos. Costo de pérdida definitiva del cliente: estaría representado en la pérdida del beneficio económico por la venta inmediata y las futuras derivadas de la misma. 45

46 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN 7 1. Aquellos costos que se derivan de la utilización del espacio físico, como el alquiler, la depreciación y la amortización, son: a. De espacio b. Instalaciones c. Manipulación d. Stock 2. Los costos correspondientes al manejo de carretillas, máquinas de embalar y de etiquetar puede genera costo de: a. De espacio b. Instalaciones c. Manipulación d. Stock 3. El poseer en los almacenes las cantidades correctas de existencias, es la labor de los stocks. Una forma para mantener los costos bajos puede ser: a. Generar mayores ordenes de pedido b. Reducir los tiempos de alistamiento de pedidos c. Aumentar el control de los productos d. Aumentar el número de documentos necesarios 46

47 INCIDENCIA DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS PARA LA EMPRESA El responsable logístico de una empresa busca llevar a la empresa hacia las metas establecidas, desarrollando un sistema logístico capaz de lograr el mayor retorno posible de los fondos invertidos en la empresa. Esto implica un impacto sobre los ingresos y el costo total del producto. Los costos tienen una incidencia en la rentabilidad de la empresa y en el cumplimiento de los objetivos empresariales. Cuando una empresa cuenta con costos excesivos en su aprovisionamiento, con un desconocimiento de sus inventarios, excesivos tiempos muertos y desperdicios, al igual que incumpliento en las entregas es probable que los costos variables sean altos y su margen de utilidad sea mínima. Si a ello se le suma la insatisfacción del cliente, esto puede ocasionar que obtén por irse a otras empresa y perder no solo ventas a corto plazo sino también las futuras. Los costos logísticos son la suma del total de costos involucrados en actividades de movimiento y almacenamiento de materiales, productos o mercancías desde los proveedores hasta los clientes. Al influir sobre los costos que enfrentan las empresas en sus procesos logísticos estos tienen un efecto positivo sobre la eficiencia de la empresa y de la competitividad de la misma. Las fuerzas actuantes en los mercados han colocado a las empresas en cambio permanentes, los procesos necesariamente se adaptan a las nuevas realidades. Que han presiona a hacer que la empresa revise sus procesos logísticos y plante acciones de mejoramiento que conduzca a procesos más agiles, productivos y rentables. Hoy en día, los clientes son más exigentes y cada día los competidores ofrecen mayor valor en sus productos y servicios a un menor costo. Un alto nivel de calidad de servicio logístico de una empresa es una herramienta de ventas muy importante, debe ser manejada con criterio a la hora de ofrecer ese nivel de servicio a los clientes o se termina convirtiendo en un costo inmanejable. 47

48 Una empresa puede reducir sus costos mediante el control del flujo de productos, reduciendo la manipulación de productos, mediante sistemas de información agiles y confiables o través de sistemas de aprovisionamiento eficiente. Sin embargo, existen variables que pueden influir en la toma de decisiones frente al control de los costos logísticos. Una empresa que carece de poder de negociación o de capital de trabajo, tendrá menores probabilidades dentro de su sistema de aprovisionamiento. O una que carece de tecnología de punto, estará en el riesgo de tiempos muertos o de productos defectuosos, que se traducen en costos mayores unitarios por producto. El éxito de la logística está en encontrar el equilibrio en el uso eficiente de los recursos y la satisfacción de las necesidades del cliente. Los inventarios pueden ser otro factor que afecta la rentabilidad de la empresa, ya que tener un conocimiento acertado que lo que hay en bodega es de vital importancia al momento de suministrar los productos. Al tener controlado el sistema se evitará tener pérdidas importantes y así se podrán tener mayores utilidades beneficiosas para la empresa. Pero hay que tener mucho cuidado, pues una reducción indiscriminada de los costos logísticos puede atentar contra la maximización de las utilidades. Una empresa que se obsesiona por la reducción de los costos sin una análisis previo de cada uno de ellos, puede ocasionar situaciones sacrificio de calidad del producto, deterioro de producto, vencimiento de productos que implicarían riegos tales como pérdidas de venta, participación en el mercado y menores márgenes de rentabilidad. Es evidente que cada uno de los procesos logísticos implican una serie de costos que pueden el costo total de un producto, y en donde la logística entra como mediadora para hallar el punto de equilibrio en que la empresa minimice costo pero maximizando al rentabilidad de la empresa y la satisfacción del mercado de la empresa. 48

49 AUTOEVALUACION LECCION 8 1. Los costos logísticos pueden afectar la rentabilidad de una empresa. De las siguientes acciones cuál NO afecta la rentabilidad de la empresa: a. Incumplimiento en la entregas b. Devoluciones de los pedidos c. Retrasos en la entregas d. Control de los inventarios 2. El reto para las actuales empresas es que deben ser ágiles, productivas y rentables. Por ende, la empresas deben ofrecer: a. Productos de alta calidad y precios altos b. Productos con valor a precios competitivos c. Productos y servicios completos d. Productos lideres en el mercado 3. El éxito de la logística está en encontrar el equilibrio en el uso eficiente de los recursos y la satisfacción de las necesidades del cliente. Una empresa que carece de poder de negociación o de capital de trabajo, tendrá mayores posibilidades de que sus costos de sean más altos. a. Almacenamiento b. Distribución c. Almacenamiento d. Producción 49

50 LOS COSTOS Y LA EXTERNALIZACIÓN Como se ha indicado hasta el momento la función primordial de la logística es hacerle llegar a los clientes los productos en tiempo y forma al menor costo. Una forma de lograr reducciones de costos es mediante la Externalización (outsourcing), el cual consiste (de acuerdo con la definición dada por Council of Suplly Chain Management Professionals) en una técnica administrativa en la que se transfiere a terceros ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles. Es decir, es la práctica de la planificación, administración, operación y responsabilidad de la función a una tercera empresa independiente. Muchas veces se confunde con la subcontratación, pero esta se diferencia de la externalización en que solo consiste en delegar una tarea a un tercero, que utiliza su recursos para su ejecución, en otras palabras es un medio empleado para ejecutar una tarea de la logística, pero la responsabilidad del resultado no es de la empresa contratada sino del contratista. Por ejemplo, una empresa puede contratar el servicio de transporte, pero no significa que haya delegado la gestión del transporte. En definitiva la externalización se delega la misión de la operación, mientras que las subcontratación se delegan el proceso. Claro está que en ninguna de la dos se delega la responsabilidad con el cliente final, pero si una forma de suministrarle un servicio más eficiente y competitivo, ya que la posibilidad de un outsourcing de sus procesos parcial o totalmente a un operador con un correcto desempeño se redunda en una agilizada gestión. La externalización no está sujeta al tamaño de la empresa, sino a las funciones claves, es decir, a aquellas que proporcionen una ventaja competitiva. Dentro de los servicios claves están la recepción, descarga, colocación e identificación de la mercancía; la preparación y expedición de pedidos; la distribución y entra de pedidos; la gestión de equipos de manutención; la gestión de stock; tráfico; facturación; depósito; toma pedidos, hasta tarea más complejas como Centros de Distribución. La determinación de las actividades a externalizar depende del análisis de los procesos claves de la empresa, desde el flujo de bienes hasta llegar al consumidor final de acuerdo al nivel de servicio acordado y al menor costo compatible. 50

51 Por lo tanto, el outsourcing constituye una estrategia que mejora el rendimiento global de la empresa y que disminuye costos, al tiempo que permite estar a la vanguardia en sus productos y en su propio mejoramiento. El menor costo, en el tiempo posible y con un conocimiento más profundo de los productos y servicios son los retos que pueden alcanzar la externalización, ya que permite pasar los costos fijos a variables, a mejorar los servicios ofrecidos, a la reducción del riesgo de inversión y el aumento potencial en la especialización de proceso logísticos. Según un estudio realizado por Arthur Andersen y The Economist Intelligence Unit, en que han participado más de 300 altos ejecutivos norteamericanos y europeos y más de 50 organizaciones con actividades internacionales, el outsourcing como estrategia empresarial más que un simple medio de control de costo, es vista como la antesala de lo que están siendo hoy las empresas virtuales, sociedades sin estructuras pesadas, ágiles y orientadas al cliente. Dentro de los beneficios que traduce la externalización dentro de los costos son: Mayor flexibilidad para minimizar los costos fijos y maximizar los costos variables Ajustar las operaciones con los volúmenes de producción y de esa forma maximizar recursos En caso de variaciones en el volumen de producción se puede variar el número de personas y activos de la empresa. Liberar capital operativo y maximizar recursos Operar con menos inventarios y capital operativo, trabajando en tiempo real con la mayor flexibilidad Minimizar el flujo de materiales a costo unitario mínimo Evitar inversiones propias en actividades logística y las mejoras en el nivel de servicio En Colombia se empezando a romper el mito de autosuficiencia que impedía a las empresas aceptar servicios de terceros. Ahora se está convirtiendo en una 51

52 práctica habitual para las organizaciones por sus ventajas en cuanto a costos, finanzas y competitividad. También ha dado paso a la generación de operadores logísticos que buscas satisfacer las exigencias de las empresas y de sus clientes. El éxito de la externalización depende del nivel de confianza en cuanto al manejo de la información y las responsabilidades. Esto supone no solo una visión estratégica previa a la elección del operador, sino también una detallada tarea de planificación conjunta durante las gestiones operativas entre sí. El trabajo en equipo es importante al igual que las definiciones de funciones. Dentro de los riesgos que ofrece el outsourcing se presenta la desconexión respecto al cliente final por ausencia de comunicación fluida entre empresa y operador o por ausencia de un sistema que permita controlar los niveles de servicio y la satisfacción del cliente. Otros riesgos podrían ser la pérdida de confidencialidad, la ausencia de un análisis interno previo, la organización y seguimiento de las operaciones y la gestión y la no evolución del operador al ritmo de las necesidades de la empresa. Todos estos riesgos deben ser analizados previamente o de lo contrario pueden afectar el nivel de costo total logístico de la empresa. En conclusión, aunque el outsorcing es una opción para las empresas que buscan reducir sus costos totales, es fundamental hacer un estudio profundo que incluya un análisis interno, estudios de viabilidad de la externalización y selección y contratación del operador. 52

53 AUTOEVALUACION LECCIÓN La determinación de las actividades a externalizar depende del análisis de los proceso de la empresa para determinar aquellos en los cuales es: a. Competente b. Poco eficiente c. Eficaz d. Confiable 2. En Colombia la externalización se ha convertido en una práctica empresarial. Este nueva estrategia se debió a que se rompió con el mito de: a. Liderazgo b. Autosuficiencia c. Finanzas d. Costos 3. Aunque el outsourcing ofrece una cantidad de bondades, también ofrece riesgos. Uno de ellos es: a. Reducción de costos b. Desconexión con el cliente final c. Confiabilidad d. Especialización 53

54 INDICES DE GESTIÓN LOGÍSTICA Un indicador es una expresión cuantitativa que permite medir el cumplimiento o desempeño de un servicio para un cliente y que, al ser comparado con una referencia, permite tomar decisiones objetivas del funcionamiento de los procesos logísticos. Los indicadores de gestión es un instrumento gerencial por excelente que mide los resultados de la operacionalización del sistema logístico. Dentro de los principales indicadores de gestión se encuentran4: - ABASTECIMIENTO IMPACTO (COMENTARIO) Cortes de los problemas inherentes a la generación Número y errática de pedidos, porcentaje de como: costo del pedidos de Productos Generados sin lanzamiento de Calidad de los compras Problemas x 100 pedidos rectificadores, Pedidos generadas sin esfuerzo del personal Generados retraso, o sin Total de pedidos de compras para necesidad de generados identificar y resolver información problemas, incremento adicional. del costo de mantenimiento de inventarios y pérdida de ventas, entre otros. Entregas Número y Pedidos Costos de recibir perfectamente porcentaje de Rechazados x 100 pedidos sin cumplir las recibidas pedidos que no especificaciones de cumplen las Total de Órdenes de calidad y servicio, especificaciones Compra Recibidas como: costo de de calidad y retorno, coste de servicio volver a realizar INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA 4 54

55 pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc. Identifica el nivel de efectividad de los Consiste en proveedores de la calcular el nivel empresa y que están de efectividad en Nivel de Pedidos Recibidos Fuera afectando el nivel de las entregas de cumplimiento de Tiempo x 100 recepción oportuna de mercancía de de mercancía en la los proveedores Proveedores Total Pedidos Recibidos bodega de en la bodega de almacenamiento, así producto como su disponibilidad terminado para despachar a los clientes - TRANSPORTE IMPACTO DESCRIPCIÓN FÓRMULA INDICADOR (COMENTARIO) Medir el costo Sirve para tomar la Comparativo unitario de Costo Transporte propio decisión acerca de del transportar una por unidad contratar el transporte de Transporte unidad respecto al mercancías o asumir la (Rentabilidad ofrecido por los Costo de contratar distribución directa del Vs Gasto) transportadores del transporte por unidad mismo. medio. Sirve para conocer el Consiste en nivel de utilización real Capacidad Real determinar la de los camiones y así Utilizada Nivel de capacidad real de determinar la necesidad Utilización de los camiones de optimizar la los Camiones respecto a su capacidad instalada y/o Capacidad Real capacidad instalada evaluar la necesidad de Camión (kg, mt3) en volumen y peso contratar transporte contratado definidas, con desglose por proveedor 55

56 - INVENTARIOS IMPACTO (COMENTARIO) Las políticas de inventario, en general, Proporción deben mantener un entre las ventas elevado índice de y las rotación, por eso, se existencias requiere diseñar promedio. políticas de entregas Índice de Ventas Acumuladas x 100 Indica el muy frecuentes, con Rotación de número de tamaños muy Mercancías Inventario Promedio veces que el pequeños. Para poder capital invertido trabajar con este se recupera a principio es través de las fundamental mantener ventas. una excelente comunicación entre cliente y proveedor. Altos niveles en ese Proporción indicador muestran entre el demasiados recursos inventario final empleados en y las ventas Índice de Inventario Final x 30 días inventarios que promedio del duración de pueden no tener una último período. Mercancías Ventas Promedio materialización Indica cuantas inmediata y que está veces dura el corriendo con el riesgo inventario que de ser perdido o sufrir se tiene. obsolescencia. Exactitud del Se determina Valor Diferencia ($) Se toma la diferencia Inventario midiendo el en costos del costo de las Valor Total de Inventarios inventario teórico referencias que versus el físico en promedio inventariado, para presentan determinar el nivel de irregularidades confiabilidad en un con respecto al determinado centro de inventario distribución. Se puede lógico hacer también para valorizado exactitud en el número cuando se de referencias y INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA 56

57 realiza el inventario físico - ALMACENAMIENTO unidades almacenadas IMPACTO (COMENTARIO) Consiste en Sirve para comparar relacionar el costo el costo por unidad Costo de del almacenamiento almacenada y así Costo de almacenamiento y el número de decidir si es más Almacenamiento unidades rentable subcontratar por Unidad Número de unidades almacenadas en un el servicio de almacenadas período almacenamiento o determinado tenerlo propiamente. Porcentaje de Sirve para costear el Costo Total Operativo manejo por unidad porcentaje del costo Costo por Bodega sobre las gastos de manipular una Unidad operativos del unidad de carga en la Despachada Unidades centro de bodega o centro Despachadas distribución. distribución. Consiste en conocer el nivel de Sirve para medir el Número de despachos efectividad de los nivel de cumplimiento cumplidos x 100 despachos de de los pedidos Nivel de mercancías a los solicitados al centro Cumplimiento clientes en cuanto a de distribución y Del Despacho Número total de los pedidos conocer el nivel de despachos enviados en un agotados que maneja requeridos período la bodega. determinado. Sirve para costear el Costo Total Operativo valor unitario de metro Consiste en Bodega x 100 cuadrado y así poder conocer el valor de Costo por Metro negociar valores de mantener un metro Cuadrado arrendamiento y cuadrado de Área de comparar con otras bodega almacenamiento cifras de bodegas similares. INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA 57

58 - SERVICIO AL CLIENTE INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situación impacta fuertemente al servicio al cliente y el recaudo de la cartera. Consiste en calcular el Nivel de porcentaje real cumplimiento de las entregas entregas a oportunas y clientes efectivas a los clientes Total de Pedidos no Entregados a Tiempo Total de Pedidos Despachados Número y porcentaje de facturas con Calidad de la error por Facturación cliente, y agregación de los mismos. Generación de retrasos Facturas Emitidas con en los cobros, e imagen Errores de mal servicio al cliente, con la consiguiente Total de Facturas Emitidas pérdida de ventas. Sirve para controlar los errores que se presentan Consiste en Total Notas Crédito en la empresa por errores calcular el en la generación de la Causales de porcentaje real facturación de la empresa Notas Crédito de las facturas Total de Facturas y que inciden con problemas Generadas negativamente en las finanzas y la reputación de la misma. Consiste en calcular el Se utiliza para medir el Total Pedidos Pendientes número de impacto del valor de los Pendientes por Facturar pedidos no pendientes por facturar y por Facturar facturados su incidencia en las Total Pedidos Facturados dentro del total finanzas de la empresa de facturas 58

59 - FINANCIEROS INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA Está pensado para controlar los Costos Totales gastos logísticos Logísticos Costos en la empresa y Logísticos medir el nivel de contribución en la Ventas Totales rentabilidad de la de la Compañía misma. Consiste en calcular el Venta Real porcentaje real Producto de los márgenes Márgenes de de rentabilidad Contribución de cada Costo Real referencia o Directo Producto grupo de productos Consiste en determinar el Valor Pedidos porcentaje del no Entregados Ventas costo de las Perdidas ventas perdidas Total Ventas dentro del total Compañía de las ventas de la empresa De cada 100 Costos pesos que se Costo por Operativos despachan, que cada 100 Bodegas porcentaje es pesos atribuido a los despachados Costo de las gastos de Ventas operación. IMPACTO (COMENTARIO) Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor interés. Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y así tomar correctivos a tiempo sobre el comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la empresa. Se controlan las ventas perdidas por la compañía al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos generados. De este manera se mide el impacto de la reducción de las ventas por esta causa Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las ventas de la empresa. 59

60 AUTOEVALUACION LECCION Un indicador que mide: a. Nivel de cumplimiento de Proveedores b. Costo por Unidad Despachada c. Costo de Almacenamiento por Unidad d. Índice de Rotación de Mercancías 2. Uno de los indicadores que mide el almacenamiento es: a. Costo por Metro Cuadrado b. Exactitud del Inventario c. Comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto) d. Calidad de la Facturación 3. El indicador que sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las ventas de una empresa es: a. Costos de despacho b. Costos por facturas pendientes c. Costos de duración de la mercancía d. Costos de utilización de vehículos 60

61 CAPITULO 3: EL SERVICIO AL CLIENTE Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN LOGÍSTICO EL SERVICIO AL CLIENTE El servicio al cliente dentro de la logística se traduce en satisfacer las necesidades del cliente con mayor eficiencia posible. Es una oportunidad para mantener, iniciar y aumentar la demanda de producto, reduciendo así el costo por unidad de producto. El objetivo es mayor velocidad de atención y al menor costo. Es por ello, que el sistema logístico de la empresa debe responder a los principios de atender justo, en la hora, lugar y condiciones exigidas por el cliente. Esto exige mayor velocidad del inventario y una fuerte alianza entre el almacenamiento y el transporte. Si la empresa cuenta con un tipo de almacenamiento lento, afectará la entrega del producto y por ende el servicio al cliente. No hay que olvidar que un producto adquiere valor hasta que el cliente lo encuentra el en momento correcto, en el lugar correcto y en las condiciones correctas. Es así que dentro el sistema logístico se debe analizar factores como el tiempo de respuesta la solicitud, disponibilidad de producto, flexibilidad, soluciones a reclamaciones, tiempos de entrega, cumplimiento con los requerimientos del pedido, entre otros muchos factores que se presentan durante el aprovisionamiento, producción, almacenamiento y distribución del producto. Uno de las primeras labores para focalizar el sistema logístico hacia el servicio al cliente, es diferenciar las características del segmento de mercados al que se atiendo. Su estudio podrá darle información clave a la empresa para determinar el servicio esperado por el cliente y de esa forma proporcionar en los producto o servicios los que él aspira o desea recibir. Este estudio implica conocer sus preferencias. A un grupo de clientes puede que le interese que la empresa cuente con el producto que él demanda durante todo el año, pero a otros les preocupará más la capacidad de producción o los tiempos de entrega. La meta no es que se 61

62 tenga que personalizar el proceso logístico al cliente, sino diseñarlo pensando en satisfacer las necesidades de todos. Una vez se conozcan los criterios que el cliente valora como servicio al cliente, se procederá a analizar los costos asociados a cada nivel de servicio. Se tratará de establecer la relación costo ingreso contra el nivel de servicio prestado como punto de referencia para evaluar la eficiencia económica del mismo. La logística enfocada al cliente concentra su mayor atención en el cumplimiento de la demanda de los clientes y esta comprende aspectos fundamentales como cubrir las necesidades de servicio al cliente, el desarrollar servicios específicos por cliente y llevar a cabo una planeación de la cadena de suministro que contemple desde el inicio del diseño del producto, su abastecimiento, manufactura y distribución. El servicio al cliente es sin lugar a dudas, una oportunidad para aprovechar las ventajas de consolidar pedidos, reduciendo así el costo económico y administrativo por unidad de producto entregado y por reclamo o devolución atendida. 62

63 AUTOEVALUACION LECCIÓN El sistema logísticos debe garantizar Servicio al Cliente, y esto se evidencia en: a. Elaborar el producto de acuerdo con el mercado b. Tener el producto en el lugar indicado c. Realizar un estudio de expectativas d. Generar confianza en el cliente 2. Para focalizar el sistema logístico hacia el servicio al cliente es importante analizar las características del mercado porque: a. Se puede determinar el volumen de demanda b. Se puede determinar los lugares de compra del cliente c. Se puede analizar la infraestructura necesaria d. Se puede hallar el precio que están dispuestos a pagar 3. Este tipo de pregunta consta de dos proposiciones así: una afirmación y una razón, unidas por la palabra PORQUE. Usted debe examinar la veracidad de cada proposición y la relación teórica que las reúne. La logística enfocada al cliente exige mayor cumplimiento de la demanda PORQUE un sistema logístico exige que cada actividad este enfocada en alcanzar la satisfacción de los clientes a. La afirmación y la razón son verdaderas, y la razón es una explicación correcta de la afirmación b. La afirmación y la razón son verdaderas, pero la razón no es una explicación correcta de la afirmación c. La afirmación es verdadera, pero la razón es una proposición falsa d. La afirmación es falsa, pero la razón es una proposición verdadera 63

64 CRM, LOGISTICA DEL SERVICIO AL CLIENTE La logística que tiene como objetivo determinar y coordinar en forma optima el producto correcto, el lugar correcto, la cantidad correcta y el tiempo correcto, en otras palabras busca la satisfacción de las necesidades del cliente. Se puede afirmar que es un modelo de gestión que coloca al cliente en el centro del negocio. Para alcanzar este objetivo, es indispensable desarrollar nuevas relaciones entre proveedor empresa canales de distribución, como eslabones de una misma cadena de aprovisionamiento; compartiendo información y desarrollando objetivos de valor hacia el cliente. Dentro de este contexto surge el CRM como una nueva forma de hacer la cosas, administrando el valor para el cliente. El CRM o Customer Relationship Management (Gestión sobre las relaciones con el cliente o estrategia de negocios basada en el cliente) es una estrategia para identificar, atraer y retener a los clientes con unos proceso eficaces que ayuden a satisfacer las necesidades actuales y conocer las necesidades potenciales de los mismos. Se caracteriza porque permite: Tener una visión integrada y única de los clientes, pudiendo emplear herramientas de análisis Gestionar las relaciones con los clientes de una manera única, independientemente del canal de contacto con ellos: teléfono, sitio web, vista personal, etc. Mejora la eficiencia y eficacia de los proceso implicados en la relaciones con los clientes. Entonces el CRM permite a las empresas llevar a cabo una comunicación interactiva, personalizada y relevante con los clientes en dos tipos de canales: Tradicionales: puntos ventas, call center Electrónicos: internet, , portales, tiendas virtuales 64

65 Se puede afirmar entonces que el CRM es una mezcla entre la tecnología y los recursos humanos para crear una sinergia que verdaderamente logre entablar una comunicación eficaz con los clientes. Es un tipo de solución complementaria a las soluciones de centros de llamada de soporte técnico que se dirige a la coordinación de actividades de personal técnico remoto o fuera de oficina que debe acudir a las instalaciones de cliente para solucionar un problema o proveer un servicio general. Únicamente cuando un problema no puede ser resuelto por el centro de llamadas de soporte, un técnico es enviado al sitio del cliente. Se trata de una solución. El CRM permite darles seguimiento a las actividades de los clientes, mejorar la efectividad de ventas, proporcionar un mejor servicio al cliente y crear relaciones rentables con los clientes, puesto que se hace presente desde el primer contacto hasta el servicio posterior a la venta. Además puede ayudar a la empresa a transformar la forma en que mercadea, vende y ayuda a sus clientes. Otros beneficios que ofrece el CRM es tener un marketing efectivo, introducir nuevos productos o marcas e incrementar la lealtad con el cliente. 65

66 La evolución de Internet ha abierto un nuevo mundo a los clientes. Ahora es más fácil para éstos el manejo de servicios más sofisticados, lo que les hace estar más y mejor informados sobre todo lo que les rodea. Por ello, el CRM es una estrategia fundamental para el desarrollo de cualquier empresa y que a puesta a disposición de ésta una amplia gama de soluciones para gestionar la relación con los clientes y orientar los caminos más adecuada para optimizar sus estrategias comerciales. De la capacidad de las empresas para tratar adecuadamente a sus clientes, reconocer su individualidad y satisfacer sus necesidades, depende no solo el futuro de la empresa y poder competir en el mercado. La web, y los call center permiten que el cliente este bien informado, pero esto obliga a las empresas a responder eficientemente a esta demanda de atención. Es allí donde la CRM permite reunir y analizar información sobre los clientes y distinguir sus preferencias. Llegar a la implementación de CRM no es un proceso fácil, ya que lograr un conocimiento profundo de las actividades del consumidor tiene una finalidad común, optimizar el valor entre la empresa y los clientes. 66

67 AUTOEVALUACIÓN LECCION La logística debe es un modelo de gestión que coloca al cliente en el centro del negocio, esto exige: a. Coordinación entre la empresa b. Liderazgo en el mercado c. Relación cliente / empresa d. Cadena de aprovisionamiento 2. La Gestión de las Relaciones con el Cliente puede hacerse a través de medios tradicionales o electrónicos. Un medio tradicional es: a. b. Tiendas virtuales c. Internet d. Call Center 3. Este tipo de pregunta consta de dos proposiciones así: una afirmación y una razón, unidas por la palabra PORQUE. Usted debe examinar la veracidad de cada proposición y la relación teórica que las reúne. El CRM permite hacer un seguimiento de las actividades de los clientes y crear relaciones rentables con los clientes PORQUE el CRM puede ayudar a la empresa a transformar la forma en que mercadea, vende y ayuda a sus clientes. a. La afirmación y la razón son verdaderas, y la razón es una explicación correcta de la afirmación b. La afirmación y la razón son verdaderas, pero la razón no es una explicación correcta de la afirmación c. La afirmación es verdadera, pero la razón es una proposición falsa d. La afirmación es falsa, pero la razón es una proposición verdadera 67

68 FLUJO DE INFORMACIÓN EN LA LOGÍSTICA La logística vela por la optimización y el mantenimiento de los recursos de la cadena logística a través de sistemas de información compartidos por los que intervienen en ella y mediante la aplicación de indicadores de desempeño que permitan conocer los niveles de inventarios, los tiempos de procesamiento, la rotación de los productos en los supermercados. La información es un elemento esencial en el proceso de intercambio. Como resultado de los avances tecnológicos, las TIC s han influido en la forma como se llevan a cabo las operaciones en los diferentes componentes de la logística. Estableciendo bases de datos que permiten almacenar y recuperar la información que se genera al transcurso de la cadena logística. El ordenar, coordinar o compartir información a través de métodos basado en reglas entre los miembros del canal logístico hace que se cuente con información sistematizada. Considere el caso en el cual un fabricante de telas que conoce cuáles son los productos que se le han agotado al distribuir minorista, podrá determinar su plan de distribución y la oferta de productos a tener en inventario. Tal es el caso de algunos almacenes que se reabastecen automáticamente a medida que llega al stock de seguridad algún producto. Cada vez se hace necesario el compartir información entre fabricantes, proveedores y distribuidores para crear ventajas competitivas en el sitio de mercado. Los sistemas de información sistematizada contribuyen al flujo eficiente de bienes y servicios desde el punto de origen hasta el punto de consumo. La logística exige que los miembros del canal logren altos niveles de coordinación entre sí, mediante el intercambio de información. Determinar la información que se necesita para la gestión De la información existente, que información puede asimilar Qué información puede utilizar 68

69 La logística se encarga de apoyar los proceso de transformación que tiene lugar dentro de la organización, garantizando que cada etapa del este ciclo se realice satisfactoriamente, ya que identifica y proporciona los recursos materiales y financieros con los que cuenta y los que se necesitan para realizar la actividad. Estos procesos están apoyados de una serie de actividades secundarias que generan información clave para la toma de decisiones. Dentro de ellas están: La gestión de inventarios que arroja información como niveles de inventarios, rotación de inventarios o previsiones de inventarios. Datos que facilitan tomar decisiones sobre dichos aspectos. La gestión de almacenamiento, concentrándose en información sobre costos de almacenamiento, aprovechamiento por metro cubico, requerimiento de embalaje, medios de manutención necesarios. La planeación del aprovisionamiento y del plan de producción, apoyándose en estudio de mercado. Mediante los sistemas de información, la logística puede comprender el ambiente interno y externo de la organización. A través de la recopilación, el mejor aprovechamiento y la utilización de la información, a la empresa puede ir en busca de mejores resultados que logren una alta competitividad. Los sistemas de información logísticos deberán: Recoger los datos básico en el lugar y momento que se producen Transformarlos en un formato útil para la toma de decisiones Almacenarlos hasta que sean requeridos Transportarlos hacia los puntos de la cadena logística que se necesiten 69

70 AUTOEVALUACIÓN LECCION La herramienta que se encarga de ordenar, coordinar y compartir información a lo largo del proceso logístico se conoce con el nombre de: a. Sistemas de comunicaciones b. Organización autónoma c. Información sistematizada d. Logistica E 2. Una de la ventajas de los Sistema de Información Sistematizadas es que: a. Todos los participantes del proceso logístico puede hacer uso de ellas b. Se conocen el nivel de desempeño alcanzado con exactitud c. Se determinan los bienes y servicios de cada punto de venta d. Se generan relaciones duraderas por la digitalización 3. Dentro de las siguientes actividades que se presentan cuál es una fuente de información: a. El conteo del recurso humano b. La determinación del capital de trabajo c. Cualificar al personal d. Hacer un conteo de los inventarios 70

71 SISTEMAS DE INFORMACIÓN LOGÍSTICO En el mundo actual el predominio de la tecnología de la información ha ido en ascenso y ha presionado al surgimiento de sistemas de información en procesos logísticos. A través de ellos se busca obtener una reducir en los tiempos de respuesta y una mayor calidad en los productos y servicios. A continuación se presentan alguna de las herramientas que se utilizan en la gestión logística: Sistemas de gestión de almacenes WHS (warehouse management system) Es un programa informático destinado a gestionar la operatividad de un almacén, no solo de la ubicación de los productos, sino también los movimientos de los operarios y de las maquinas encargadas de la manutención de los artículos. Su función es asegurar la gestión y la optimización de uno o varios almacenes a nivel operacional y de ejecución. Dentro de sus subfunciones principales están: e. La documentación y parámetros: implica determinar las reglas que rigen las entradas, los movimientos, el almacenamiento y las salidas de los productos. Para ello se requiere una documentación de: los productos, indicando referencia del producto, descripción, clasificación ABC, familia logística, etc.; del almacén, dimensiones, emplazamientos, estantería, etc.; y del embalaje, tamaño, capacidad. Recepción: encargada de verificar la mercancía recibida y encaminar la mercancía recibida hacia el almacenamiento. Generalmente se hace por lectura de código de barras y de su cantidad. g. Gestión de existencias: permite contabilizar las entradas y salidas producidas. Y así tener una visión del estado de las existencias en cualquier momento: al nivel de productos, cantidad y localización en el almacén. h. Preparación de pedidos: señala cuales productos debe escoger, donde escogerlos y en cual embalaje debe reagruparlos. Abastece los documentos asociados con etiquetas. f. i. Expedición: controla los productos que salen, su preparación y la identificación del medio de transporte encargad de su distribución. 71

72 Edita los documentos de transporte y envía al sistema de facturación las informaciones logísticas necesarias para el establecimiento de la factura. j. Reportes e indicadores: permite medir la gestión del almacén haciendo uso de indicadores tales como nivel de existencias, optimización metro cubico. Sistemas de gestión de transporte TMS (Transportation Management system) Es la herramienta complementaria de los procesos logísticos y aumenta su importancia cuando más y aumenta su importancia cuando más compleja es la red de transporte de la empresa. Su funcionalidad incluye aspectos tales como: Control de documentación de los transportistas Asignación de los viajes a los transportistas Control de los viajes realizados Cálculo del precio de los viajes según las tarifas negociadas con cada empresa de transporte Control de las rendiciones de las entregas de los transportistas Seguimiento de las entregas Estadísticas de la gestión para la optimización en la red (camiones utilizados, porcentaje de llenado de los camiones, costo por kg transportado) Modelos de planeación avanzada APS Como su nombre lo indica permite determinar planes y/o escenarios óptimos para algunos componentes de la cadena de suministro, considerando restricciones de cada tipo de industria y empresa. Su aplicación se evidencia en escenarios tales como: 72

73 Análisis de oportunidad de compra / Optimización de materias primas Racionalización del inventario Simulaciones de estacionalidad vs. precio vs. margen Análisis de oportunidad de compra Substitución y mezcla de ingredientes Maximización de ingredientes cercanos a expirar? Qué, cuándo, cuánto, dónde, almacenar MP, ST o PT con el propósito de maximizar el nivel de servicio? En qué condiciones se minimiza el costo de mantener en el inventario? Optimización de planes de distribución Diseño de la red logística Cómo optimizo los recursos de capacidad que tienen restricciones (fabricación, almacenamiento, distribución, transporte, etc.)? Cuál es la capacidad para comprometer? Cuál es la ruta más barata? Optimización de niveles de inventario vs. niveles de servicio Cuándo y dónde debo ampliar las instalaciones? Conviene centralizar o descentralizar operaciones de almacenamiento, fabricación, distribución, etc.? Cuáles son los productos y clientes que maximizan la utilidad? Cuál es el impacto en el negocio por cambios en costo, volumen, tiempo, demanda Sistemas de seguimiento y rastreo GRP Es una herramienta que se utiliza en redes complejas con esquemas de distribución extensivo y con muchos puntos de entrega. Estos sistemas buscan reducir el costo de transporte optimizando el aprovechamiento de los vehículos, maximizando la cantidad de puntos de entrega a atender y la cantidad de productos a colocar en los mismos. Utilizan modelos matemáticos que consideran las restricciones que afectan la distribución, como tiempo del viaje, tiempo de demora en entrega, tipo de vehículo que permite el cliente y la zona donde está ubicado. 73

74 AUTOEVALUACION LECCIÓN Un Sistema de Gestión de Almacenes, como su nombre lo indica, permite gestionar la operatividad del almacenamiento, además de: a. La ubicación del almacén b. La ubicación de los productos c. El tamaño del almacén d. La inversión en el almacén 2. El Sistema de Gestión del Transporte, incluye dentro de su funcionalidad: a. El seguimiento de la entregas b. La recepción de los producto c. El ingreso al inventario el producto d. Los recorridos dentro del almacén 3. La herramienta de Planificación Avanzada permite crear escenarios sobre: a. El comportamiento del mercado b. Diseño de la red logística c. Factores económicos d. Situaciones del entorno 74

75 1.3.5 SISTEMA LOGÍSTICO Y COMERCIO VIRTUAL Como resultado de la revolución tecnológica el internet ha pasado a jugar un papel importante, no solo para intercambiar información, sino que permite comprar y vender, es decir, realizar transacciones comerciales. Es un espacio que ha dado el surgimiento a negocios como la venta de software y hardward y la posibilidad de manejar estrategias promocionales. El comercio virtual no es otra cosa que la compra y venta de productos y servicios por un medio electrónico. Es una forma de comercio que está creciendo a pasos agigantados y que exige de sistemas logísticos eficientes, pues aunque elimino fronteras físicas, los procesos aduaneros aun siguen existiendo. Se puede inducir que el crecimiento del comercio electrónico va de la mano con la distribución de los productos (para algunos lo consideran como el Talón de Aquiles) y es claro la necesidad de sistemas de distribución acertadas y eficientes. El retraso en la entrega de los productos podrá ser una de las desventajas que se evidencia en el comercio electrónico, adicional a otras como la desconfianza en el pago, la credibilidad de la empresa o la cobertura del servicio. Si olvidar la facilidad con la que el cliente puede seleccionar una empresa u otra, pues con un solo clic encontrarán una infinidad de opciones. El tiempo y forma en que cada producto llegará al comprador, constituirá la experiencia de compra y futuras transacciones por este medio. Por este motivo, se debe desarrollar una estrategia de logística que contemple en forma global, todas las necesidades de distribución de productos, a partir de las características del cliente, ya que no es lo mismo la distribución de productos B2B (negocios entre empresas) y B2C (ventas al consumidor final), pues las condiciones de embalajes, centros de distribución y transporte varían de una a otra. La oferta y compra en Internet, a diferencia del tradicional puede darse en espacios de tiempo y espacio diversos, de ahí la necesidad de generar iniciativas para mejorar la capacidad de almacenamiento, mantenimiento de inventarios y distribución en plazo cortos. Dentro de los desafíos más grandes son la distribución y al preparación de los pedidos. La distribución se ve impactada por: 75

76 El cambio de relación con los canales de distribución tradicionales La necesidad de diferenciar estrategias de distribución por zonas de alto y bajo consumo, como forma de contrarrestar la dispersión. La necesidad de encontrar transportista expertos en cobranzas, montaje insitu (realización de documentación de ingreso de mercancía y su posterior entrega), devolución La falta de automatización de los procesos logísticos pueden ser un dolor de cabeza, y los retrasos en las entregas junto con otros problemas como errores en los despachos, mercancías entregadas y no pedidas, productos defectuosos o una mala atención al cliente final, producen quejas y descontentos que no ayuda para nada a que exista confianza de los usuarios de este comercio en línea. La logística para el comercio virtual debe estar enfocado a dar soluciones a las formas de envíos; las fechas y horarios de entrega; las políticas de devoluciones y servicio posventa y a la forma de pago. De igual forma, determinar las características de consumo de acuerdo con la cobertura geográfica, pues como resultado de un proceso de globalización, el mercado ya no es solo local, sino también internacional, y desde esta perspectiva exige estrategias logísticas en cuanto a forma de distribución eficientes y al menor costo posible. En el mercado ha surgido operadores logísticos que se han ido especializando en la distribución de los productos, ofreciendo servicios como organizar la recolección de los productos y su empacado, la recolección y almacenamiento de productos y el seguimiento de su entrega. Algunos servicios que prestan los operadores logísticos a para los mercados virtuales se enfocan en: Brindar mayor poder a los consumidores, otorgándoles una información completa sobre el camino que realiza el producto, con la posibilidad de hacer correcciones en los datos de envío. Este servicio exige que todos componentes logísticos se encuentren en línea. Generar un flujo de piezas que les permitan entregar paquetes pequeños a consumidores individuales, antes de llegar a grandes depósitos de distribución. Para ello deben manejar todo su inventario hasta agotarlo y gestionar fuentes de provisión rápidas. La tendencia es a incluir servicios de valor agregado como ensamble individualizado, envoltura de regalos o entregas especiales. 76

77 Generar diferentes formas de entrega tales como comerciales, residenciales, con consumidor no presente, etc. Esto exige la generación de acuerdos con firmas o empresas que puedan cubrir el último trabajo a pie hasta la puerta del consumidor. Al hablar de distribución no solo se realiza a nivel físico, sino también digital, y su aclaración se debe al análisis de tiempos de entrega, costos de distribución y seguridad. Una distribución física requiere de un empaque, preparación del envió y cuidados en su movimiento y manipulación, por el contrario, la distribución digital, se emplea para información, música, informes, elearning, software y todos aquellos productos que se puedan distribuir por la misma Internet. Este tipo de productos tiene más ventajas sobre los físicos. Evidentemente la logística está desarrollando servicios orientados al comercio electrónico, incluyendo el almacenamiento, envío y seguimiento de la mercancía, enlazando transportista, cargadores y clientes. En este sentido algunas de las tendencias de la logística incluye la distribución al igual que: Acortamiento a la cadena de aprovisionamiento a partir de la consolidación de relaciones con proveedores El fortalecimiento de negocios electrónicos, como forma de un mejor servico al menor costo posible Ser proveedores de información en tiempo real sobre el paradero de las mercancías Es claro que una distribución física eficiente perfecciona la operación del comercio electrónico, además de determinar la calidad del servicio ante el cliente. En este sentido en el planteamiento de soluciones logísticas integrales será un factor de éxito dentro del comercio virtual. 77

78 AUTOEVALUACION LECCION La comprar de bienes y servicio a través de medios electrónicos, se conoce con el nombre de: a. Comercio tradicional b. Comercio globalizado c. Comercio virtual d. Comercio ambiental 2. El tiempo y forma en que llegue el producto influirá en el comercio virtual. Para un cliente institucional que compró por internet, espera que su producto llegue: a. En seis meses b. En el menor tiempo posible c. En el tiempo pactado d. A un punto de recepción 3. La falta de automatización en los procesos logísticos pueda hacer que el comercio electrónico no funciones para una empresa. Ya que, a. Ocasionaría devoluciones por la mala calidad del producto b. Generaría una base de datos adecuada del mercado c. Conectaría de forma fácil a clientes y empresas d. Entregas inadecuadas o sin condiciones exigidas por el cliente 78

79 UNIDAD II CADENA DE ABASTECIMIENTO 79

80 CAPITULO 4: LOGÍSTICA DE LA PRODUCCIÓN SISTEMA DE PRODUCCIÓN La producción es la unidad económica de la empresa cuyo objetivo es la obtención de uno o más productos o servicios, para satisfacer las necesidades de los consumidores. Es el conjunto de actividades desarrollada con la utilización de unos medios o recursos convenientemente seleccionados, organizados y gestionados, para la obtención o adición de valor de cada uno o varios productos, a través de un proceso de producción. Este proceso está sujeto a los métodos de operación más adecuados y la gestión y control económicos que traten de logar la máxima eficiencia, minimizando el tiempo y el costo de producción (con lo que se hará máxima la productividad) y maximizando la calidad del producto, de forma que se optimice con ello el valor añadido obtenido. La creación de bienes, bien sea por la extracción a partir de recursos naturales o por la manufactura industrial y la prestación de servicios de todo tipo, incluyendo actividades como el transporte, la comercialización, espectáculos, entre otros, serán actividades de producción. La producción se lleva a cabo mediante por medio de la ejecución de un conjunto de operaciones integradas en proceso conocido como el sistema productivo. Un sistema productivo adecuado será aquel que puede llevar a cabo la producción, de forma que se cumplan los objetivos fijados: obtención del producto o servicio deseado, cantidad y ritmo de producción planificados, tiempo de proceso y costos minimizados y máxima ocupación de los medios de producción. Los elementos que conforman el sistema productivo son: los medios humanos, los medios materiales y la Maquinaria, instalaciones y elementos de capital productivo. Cabe destacar que la organización de un sistema productivo esta en relación con un conjunto de factores tales como: 80

81 - Cantidad de elementos y subconjunto de ellos que componen el producto - Cantidad y diversidad de operaciones que componen los procesos productivos - Nivel de dependencia técnica o temporal de cada elemento o subconjunto de operaciones del producto - Posibilidad de preparación y adquisición rápida de las maquinaras a distintas clases de trabajo - Complejidad de la relación entre los pedidos de materiales, plazos de entrega de éstos y cantidad y pedidos diferentes que puedan comportar el producto - Nivel de existencia en las fechas de finalización y entrega de productos La optimización del sistema producto se logra mediante el alcance de las siguientes acciones fundamentales: a. Niveles de producción, existencia y mano de obra b. Plazos de programación c. Calidad d. Máxima eficiencia en el uso de instalaciones, mano de obra y otros medios productivos e. Costos de materiales, mano de obra, equipos (amortizaciones), energía y consumibles, calidad, mantenimiento y otros. Tal como se ha indicado, el sistema productivo se plasma en un proceso sujeto a una organización y planificación y al que se aplicarán los medios y recursos adecuados. Dicho proceso está formado por un conjunto de actividades coordinadas para efectuar la producción con la determinación correcta de medios, de acuerdo con los métodos más adecuados, de manera que ser obtenga el producto con la máxima productividad y calidad y el mínimo tiempo y costo. La planificación e implementación de la producción en un sistema productivo implica llevar a cabo las siguientes etapas: 81

82 2) Previsión de la demanda: la cual se obtiene por medio de los sistemas elaborados a tal efecto series temporales, medias móviles, alisado exponencial, entre otros. Esta información se integrará habitualmente en un plan maestro de producción con las cantidades a producir (si no se hallan en stock), de cada producto que pueda obtenerse en el sistema productivo. 3) Planificación de la capacidad: se refiere a la previsión de los medios o factores de la producción necesarios para cubrir la producción de un volumen dado de producto por unidad de tiempo. Por tanto, la adecuada planificación de la capacidad de producción exige dimensionar las inversiones, así como la plantilla. 4) Diseño de procesos y distribución en planta: la capacidad que precisará el sistema productivo según la evaluación anterior, deberá dar paso a la planta donde se llevará a cabo la producción, distribuida de forma que está pueda efectuarse de forma correcta, pero en un tiempo y con un costo mínimo. 5) Implantación de los procesos de acuerdo con los métodos de trabajo más eficaces: de forma que, estos procesos y sus actividades y, por tanto, las operaciones del sistema productivo, se desarrollen de forma que se alcance el máximo valor añadido con el mínimo consumo de recursos; ello supondrá, minimizar la presencia de actividades que no añaden valor al producto conocidos como despilfarros. 6) Planificación de la producción: referida a las cantidades a obtener en el sistema productivo de los productos y componentes. Las cantidades de productos se obtendrán del Plan Maestro de Producción, a partir de la previsión de ventas o de pedidos en firme. 7) Gestión de los materiales y existencias: llevará al conocimiento de las cantidades a disponer de cada material a utilizar en el sistema productivo, de acuerdo con la planificación de la producción. Los modelos a utilizar para ello, pueden basarse en las previsiones de producción (gestión de materiales) o basarse en la disposición de existencia en almacén evaluadas de acuerdo con el llamado lote económico, optimizando el nivel de stocks conjuntamente con el nivel ocupacional. 8) Programación y control de operaciones: la planificación se plasmará en un programa, que a su vez implicará: - Determinar la relación carga/velocidad a corto plazo y por supuesto de trabajo 82

83 - Determinar las necesidades de personal y en su caso, de subcontratación y otros recursos - Establecer la secuencia de lanzamiento de órdenes de producción 9) Integración de las actividades de suministro de materiales y de producción junto a la distribución del producto acabado: de forma que el conjunto de toda esta cadena de actividades tenga la necesidad fluidez y flexibilidad para suministrar el producto adecuado a cada cliente, al menor costo y con la máxima rapidez. 10) Gestión y control de la calidad y mantenimiento adecuado: que permitan que se obtengan productos correctos (calidad) utilizando medios productivos eficaces (mantenimiento), de forma que el sistema productivo se ajusta a un modelo de cero defectos y cero averías (además de cero despilfarros). Las empresas pueden llevar a cabo actividades de producción mediante las cuales suministran a sus clientes, bienes y servicios con el objetivo de obtener al máximo valor añadido como fruto de su actividad productiva mediante estrategias adecuadas. Algunas estrategias que se pueden tener en cuenta dentro del proceso productivo son: - Calidad-Nivel de prestaciones: el proceso productivo exalta la calidad, especializada y la elección de un mercado especifico dispuesto a pagar por calidad. Ante este tipo de estrategia las empresas requieren de marca, prestigio y recursos para ello. - Funcionalidad- costo: el producto a obtener puede llevarse a cabo pensando exclusivamente en cubrir una función específica al mínimo costo y por tanto con la máxima productividad. El costo determinará el mercado accesible y requiere que la empresa disponga de una máxima ventaja competitividad. - Diferenciación: consiste en distinguir el producto propio del que ofrecen los competidores, a partir de algún elemento diferenciador, de forma que pueda tener algunas ventajas sobre la competencia. Ejemplo. Servicios específicos para los clientes. - Innovación: esta estrategia puede ser ofrecida por las empresas que cuentan con un departamento de I + D dedicado a desarrollar nuevas variantes de producto o incorporar a los mismos características innovadoras, sin embargo, la innovación es significativo cuando se traduce 83

84 en beneficios para la empresa y se mantienen por encima de la competencia. - Fiabilidad: es una variante de la calidad, que consiste en garantizar unas prestaciones sin fallo o problema alguno. - Tiempo: es la tercera de las grandes componentes de la competitividad y en ocasiones, se convierte en la estrategia adoptada, cuando se trata de cubrir con rapidez una actividad productividad y ayudar al ahorro del tiempo la cual valoran de manera positiva los clientes. - Flexibilidad: está basada en ofrecer al cliente el producto con las características que más se ajusten a sus necesidades y la posibilidad de ajustar éstas a los requerimientos del cliente. - Servicio: resulta determinante y clave para que el cliente se decida por los productos y servicios. Se destaca por procesos productivos que ofrecen productos que aunque no se destaca sobre la competencia, cuenta con servicio al cliente de muy alto nivel, por ejemplo, el servicio posventa. 84

85 AUTOEVALUACION LECCIÓN El conjunto de operaciones integradas en proceso para la obtención de producto finales, se llama: a. Producción o manufactura b. Actividad económica c. Sistema económico d. Sistema productivo 2. La optimización de un proceso productivo se logra mediante niveles de producción, además de: a. Aprovechamiento de los medios productivos b. Utilización innecesaria de los factores de producción c. Baja utilización de los recursos y maquinarias d. Alta rotación del personal 3. Todo proceso productivo debe ser planificado de forma tal que garantice su ejecución. El orden lógico para su planificación es: a. Previsión de la demanda, planificación de la producción y la distribución en planta b. Definir la capacidad, hacer una planificación de la producción y determinar el control c. Diseño del proceso, planificación de la capacidad y realizar la previsión de la demanda d. Planificación de la producción, implantación de los proceso y determinación del control 85

86 TIPOS DE PRODUCCIÓN Las decisiones respecto a la elección y diseño de procesos productivos determinan el tipo de proceso que se va a utilizar y su extensión; son decisiones de carácter estratégico, por consiguiente con consecuencias a largo plazo. Para la elección de un determinado tipo y tamaño de proceso productivo y de una tecnología concreta, se deben tomar decisiones basadas en estudios de pronóstico de demanda y su evolución a largo plazo, así como las características de los productos a fabricar. Además de consideraciones relacionadas con las capacidades y disponibilidades financieras, organizativas y comerciales de la empresa, con el fin de elegir el proceso más adecuado. Esto implica una serie de factores tales como necesidades de capital, demanda actual y futura, disponibilidades de mano de obra cualificada y su costo, capacidad administrativa y de gestión, disponibilidades y costo de materia prima, situación tecnológica, todo ello con un enfoque global. El producto o servicio a fabricar o prestar condiciona de forma muy especial el tipo de proceso productivo a emplear por la empresa. No es lo mismo la construcción de un barco (producción por proyectos) a la fabricación de un detergente (producción en línea). Así existe una estrecha relación entre la selección y diseño de producto y la selección y diseño del proceso productivo. Los costos totales de producción que se asocian a cada uno de los tipos de producción se pueden representar en la figura 2. (basado en Bueno, Cruz y Durán). 86

87 FIGURA 2. Tipos de procesos y costes totales de producción Dentro la elección del tipo de proceso productivo se distingue: configuración por talleres, cuando se obtienen diferentes productos en las mismas instalaciones; la configuración en línea, cuando se obtiene siempre un mismo producto en las mismas instalaciones; y la configuración por proyectos, cuando se obtiene uno o unos pocos productos con un largo periodo de fabricación. A continuación se describirás las características, ventajas y desventajas de cada uno de ellos. a. Producción tipo taller Conocida también como producción intermitente. Se caracteriza por ofrecer un flujo de producción en lotes o series cortas, a intervalos intermitentes, se producen lotes variables de una amplia gama de productos diferentes de escasa o nula especialización y el hecho que utiliza las mismas instalaciones para la obtención de diferentes productos. Es un sistema de producción en el cual los equipos, la maquinaria y los puestos de trabajo son poco especializados, muy versátiles y se agrupan, en base a la función que desarrollan, en unidades técnicas 87

88 especializadas en la realización de una clase de tareas homogéneas y diferenciadas de los otros grupos. Estas unidades se denominan secciones, talleres o centros de trabajo. Hay una prioridad en la fabricación de los lotes que viene dada por la fecha de entrega prometida al cliente. Además existe una secuencia de operaciones que hay que respetar y que viene dada por la ruta que deba seguir la fabricación del producto. La configuración por talleres requiere de mano de obra muy calificada, capaz de poder realizar diversas operaciones y de manejar equipos de escaza automatización. Es el adecuado para la fabricación de lotes o series de producción de tamaño reducido, de productos bastante variables con demanda relativamente pequeña, como juguetes, confección. Esto da lugar a un patrón de flujo mezclado, variado y distinto para cada lote de productos, en el que es fácil que se den interferencias y acumulaciones de stocks cuando aumentan el nivel de ocupación. La programación de la actividad productiva resulta bastante complicada, ya que los distintos lotes de productos requerirán programas específicos. Otro problema que se plante a la secuenciación de actividades, de carga de trabajo, de asignación de tareas a personas, máquinas y de congestión. El control también se hace más complejo, ya que el flujo no es continuo y es más difícil detectar las irregularidades del mismo. Se reciben frecuentes órdenes de pedidos de los clientes que dan lugar a órdenes de producción o trabajo. Estas son generalmente de variada índole y se complementan con los recursos disponibles, que a veces resultan insuficientes y otras quedan en gran medida ociosas. Es común que en ciertas estaciones se hallen abarrotadas y en otras muy poca o ninguna labor. 88

89 Ante este tipo de producción la elección de cursos de acción de la programación de la producción se basa en un criterio económico, en donde se busca maximizar los recursos con los que se cuenta. Algunas acciones pueden ser: - Cumplimiento de plazos de pedidos - Minimización de la inversión en instalaciones - Estabilidad de la fuerza de trabajo - Máximo nivel de producción - Atención de prioridades: grandes clientes, urgentes, etc - Flexibilidad - Contabilidad de los procesos críticos - Calculo preciso de costos para presupuestar los trabajos - Utilización a pleno de las fuerzas de trabajo - Minimización de horas extras - Adquisición de materiales en forma oportuna y económica - Control de costos de la producción de stock b. Producción lineal Es aquella en la cual los elementos que componen el proceso productivo están ordenados según la secuencia lógica de operaciones sucesivas desde la entrada del marial hasta concluir en el producto acabado. Por lo tanto, los puestos de 89

90 trabajo, las maquina, almacenes, etc, están ordenados según la secuencia de tareas que componen la actividad total de procesamiento, de forma que las unidades de producto fluyen de un puesto a otro en un movimiento lineal. Es la más adecuada para la fabricación de grandes cantidades de un solo producto. Las maquinas y los equipos están ordenados según la secuencia de operaciones que componen los procesos de fabricación de los productos que se van a elaborar, de forma que las unidades de producto fluyen de un puesto a otro en un movimiento lineal. Las maquinas que se utilizan son mucho más especializadas y de un mayor nivel de automatización que en la configuración por talleres. Los equipos son más versátiles que cuando se fabrica un solo producto, pues en este caso las máquinas están diseñadas para realizar una sola operación. La especialización de los trabajadores también es mayor. Es adecuado para productos estables, poco variados y que se fabrican en grandes cantidades, bien de forma continuo o en series largar, como, ejemplo, cerveza, automóviles. Se caracteriza por una estructura productiva a base de una abundante maquinaria especializada, puestos y tareas especializadas y pocas herramientas, lo que supone de un algo grado de capitalización, ya que se trata de instalaciones costosas que representan un gran volumen de inversión. Ofrece una elevada confiabilidad en las operaciones, pero, por el contrario, presenta el inconveniente de su poca flexibilidad ante los posibles cambios en los productos, en los factores y componentes, en los volúmenes de producción o en la técnica de procesamiento. 90

91 En este sistema de producción, la previsión es fundamental pues a partir de ella se regula el ritmo productivo. La programación y el control de la producción son sencillos, ya que se realizan de una vez y para un horizonte temporal muy amplio y se requiere pocas modificaciones en los programas durante su ejecución. Sin embargo, la desventaja que presenta son la insatisfacción en el trabajo, debido a lo rutinario de las tareas; asimismo, se dan riesgos de obsolescencia del producto o de la tecnología empleada y, en general, todos los efectos sinérgicos negativos que la acumulación de muchas personas, maquinas y factores productivos en general. Entre las empresas que se caracterizan por operar bajo este sistema productivo se cuentan las que elaboran productos tales como: papel, azúcar, envases, productos alimenticios, etc. En términos generales se caracteriza por: - Producción de grandes volúmenes - Orientación hacia el producto, tanto en la distribución en planta como en el volumen de unidades por línea de productos. - Cada producto es procesado a través de un método idéntico o casi idéntico. - Los equipos están dispuestos en línea, con alguna excepciones en la etapa de preparación de materiales. - El capital de producción es intensivo, por lo que resulta prioritario el aprovechamiento de la capacidad instalada. - Consecuentemente, el grado de automatización y mecanización es alto 91

92 - Los inventarios predominantes son los de materias primas y productos elaborados, dado que los materiales en proceso suelen ser mínimos - El planteamiento y control de la producción se basan, en gran medida, en información al uso de la capacidad instalada y el flujo de los materiales. c. Producción por proyectos Este tipo de producción se utiliza para la obtención de productos únicos y de cierta complejidad que se elaboran por demanda de un cliente concreto y de acuerdo con unas especificaciones dadas. Por ejemplo, la construcción de edificios, la construcción de una vía, un puente, buques, películas, decoraciones, etc. El producto se obtiene a partir de una serie de recursos que suelen ser numerosos y de gran tamaño. Requieren la coordinación de un gran número de actividades y recursos relacionados, de tal forma que se satisfagan las necesidades de los clientes a la vez que se minimiza el costo de los recursos empleados. No existe un flujo de producto, ya que el producto es único, tanto en sus características, como en su número, pero si existe una secuencia de operaciones individuales que debe realizarse de forma sucesiva o simultanea para concluir el producto final. En este sistema es prácticamente imposible estandarizar y automatizar el proceso. La producción por proyectos requiere un volumen considerable de mano de obra bien cualificada, poca cantidad de equipos que suelen ser de usos generales y gran cantidad de herramientas. Los productos resultan, por consiguiente, a un costo elevado. Es un sistema de producción basado fundamentalmente en la mano de obra, que participan desde los costos de diseño e investigación hasta el desarrollo del producto final. Generalmente el tiempo de elaboración de cada unidad es grande, por que el principal problema es la programación de actividades, máxime si se considera que no siempre los proyectos están perfectamente definidos de antemano y que los tiempos de ejecución de las tareas no están estandarizados. La programación se hace buscando la secuenciación que minimice el tiempo total de ejecución, tanto en el cado de tiempos ciertos, como si se trata de actividades de duración aleatoria. Para ello se emplean una serie técnicas, denominadas genéricamente técnicas PERT. 92

93 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN Dentro de la elección del tipo de proceso productivo se distinguen 3. Aquel que a través del cual se obtiene un mismo producto en las mismas instalaciones es: a. Lineal b. Por proyecto c. Por servicios d. Taller 2. Es un sistema de producción en el cual los equipos, la maquinaria y los puestos de trabajo son poco especializados, muy versátiles y se agrupan, en base a la función que desarrollan, en unidades técnicas especializadas en la realización de una clase de tareas homogéneas y diferenciadas de los otros grupos, es: a. Lineal b. Por proyecto c. Por servicios d. Taller 3. Este tipo de producción se caracteriza por que las maquinas y los equipos están ordenados según la secuencia de operaciones que componen los procesos de fabricación de los productos que se van a elaborar. La definición corresponde a: a. Lineal b. Por proyecto c. Por servicios d. Taller 93

94 LA PRODUCTIVIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN La competitividad actual del mercado exige de calidad, eficiencia y productividad para crecer, aumentar la rentabilidad y satisfacer las necesidades del mercado. El concepto productividad hace referencia a la relación que existe, por periodo de tiempo, entre los bienes y servicios y los recursos en el proceso de producción. Implica la mejora del proceso productivo, es decir, una mejora significativa entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de bienes y servicios producidos. En otros términos comparar las entradas (mano de obra, materia prima, maquinaria, energía, capital) frente a una salida (productos). Entonces para determinar la productividad se parte por: En donde, u.f. producidas = número de unidades finales producidas u.f. de factores empleados = número de factores de producción empleados. Los factores de producción son los elementos requeridos para la transformación del producto. Puede ser fijo y variable: Factores de producción fijos: son aquellos que permanecen constantes o relativamente constantes a medida que se producen más unidades, es el caso generalmente de las máquinas de fabricación industriales o de los empleados administrativos, que se deben comprar/contratar ya sea que la empresa produzca mucho o poco. De aquí salen los costos fijos -costo de mantenimiento de las máquinas, costos salariales en empleados administrativos, respectivamente-. Factores de producción variables: son aquellos que varían en la medida que se producen más unidades, es el caso de las materias primas o el 94

95 número de trabajadores en el área producción; sin contratar más trabajadores o comprar más materia prima no se puede aumentar la producción. De aquí salen los costos variables -costos de materia prima, costos salariales en el área producción, respectivamente-. La productividad es sinónimo de rendimiento, ya que a través de ella se maximiza la cantidad de productos con el uso de una cantidad de recursos en un periodo dado. Pero además de la cantidad producida, también entra en juego el tiempo o velocidad a la cual los bienes y servicios se producen por unidad de trabajo. La productividad se puede presentar: aumentando los productos sin aumentar las entradas; disminuyendo los insumos, pero manteniendo los mismos productos; y aumentando los productos y disminuyendo las entradas. También hablar de productividad significa eliminar desperdicios: cero defectos, cero stocks, cero retrasos, cero papeles y cero averías. En otras palabras, toda empresa tiene como objetivo aprovechar los recursos productivos en la elaboración de sus productos o servicios y de esta forma contar con una mayor rentabilidad. En consecuencia la empresa, también puede, a través del análisis de la eficacia o rendimiento y de la eficiencia, busca medir que tanto aprovechamiento hace de sus recursos. La eficiencia Se relaciona con la capacidad de producir. Es el uso racional de los recursos disponibles en la consecución del producto, en otras palabras, es el equilibrio entre la producción y la capacidad de producción. Estos recursos son: Materiales: corresponde a la materia prima requerida durante la obtención del producto La maquinaria: son las horas máquina utilizada durante el proceso de un producto La mano de obra: son la hora hombre utilizadas en la obtención de un producto. 95

96 Los medios físicos (áreas), de servicios (energía, teléfono..), de transporte, entre otros. Los métodos: son las horas utilizadas en el ciclo de obtención de un producto Para obtener el nivel de eficiencia de una empresa una vez obtenidas la unidades de recursos requeridos en la producción se comparan frente a un resultado esperado definido y resultado es multiplicado por cien para obtener el porcentaje de eficiencia en el manejo de recursos. Si una empresa definió los recursos para 500 unidades de producción y solo se obtuvieron 460, puesto que 40 fueron rechazada por defectuosas, su eficiencia fue de: Eficiencia = 460 unidades / 500 unidades predeterminadas Eficiencia = 0.92 x 100% = 92 % Eficacia Se relaciona con la producción planeada. Corresponde al logro de loa objetivos propuestos. El cálculo de la eficacia esta dado por la relación entre el número de logros sobre el número de intentos, es decir, el número de aceptaciones sobre el número de producción. La eficacia mide: Calidad: es la relación existente entre el número de productos que cumplen las especificaciones de orden del cliente, sobre el número de productos realizados. Costo: es la relación existente entre el valor percibido por el cliente y el valor real del producto Oportunidad: es la relación existente entre el tiempo de entrega y el tiempo requerido por el cliente. Confiabilidad: es la relación entre el número de reclamos después de entrega el producto y el número de productos entregados. Comodidad: es la relación de satisfacción que el cliente siente por la comodidad facilitada por la empresa. Amabilidad: es el porcentaje de satisfacción que el cliente siente por la atención recibida durante la prestación del servicio o producto. 96

97 CUADRO COMPARATIVO ENTRE EFICACIA Y EFICIENCIA EFICIENCIA o Se entiende por eficiencia el uso racional de los recursos disponibles en la consecución del producto. o Está relacionada con aspectos internos de la empresa. o Esta dada por el número de unidades producidas por unidad del recurso utilizado, con respecto al número esperado de unidades producidas por unidad de recurso. o No es eficiencia la relación existente entre variables: número de aulas por profesor. o Esta dada en porcentaje, como una relación de número de veces por cada cien. o Esta dada como una medida del manejo de los recursos o las variables existentes en el proceso. EFICACIA o o o o o o Se entiende por eficacia el logro de los resultados propuestos. Está relacionada con los aspectos externos de la empresa. Esta dada por el número de unidades logradas, con respecto al número de unidades esperadas. Los resultados son cualitativos y por ello no se pueden medir sino contar. Lo que se hace es contar el número de veces que el cliente está satisfecho con los resultados. Esta dada en porcentaje como una relación de número de veces por cada cien. Los atributos de los productos son: calidad, costo, confiabilidad, comodidad y amabilidad Los o recursos o variables presentes en el proceso son: materiales, maquinaria, mano de obra, medios logísticos y métodos. Las empresas en su constante lucha por permanecer y, de ser posible, crecer, en un mercado tan competitivo como el actual, debe dedicar los esfuerzos necesarios en buscar el equilibrio entre la eficiencia y la productividad, y a la vez ser eficaces. 97

98 AUTOEVALUACION LECCIÓN En todo proceso productivo hay unas entradas y unas salidas. Una salida es: a. La mano de obra b. La materia prima c. El capital d. El producto 2. Dentro de la eficiencia es necesario es necesario hacer un uso racional de los recurso. El recurso que corresponde a las áreas, servicios y medios de transporte, es: a. Los materiales b. La maquinaria c. Los recursos humanos d. Los recursos físicos 3. Se entiende por el logro de los resultados propuestos, al número de unidades logradas, con respecto al número de unidades esperadas y Los resultados son cualitativos y por ello no se pueden medir sino contar. a. Equilibrado en línea b. Eficiencia c. Eficacia d. Productividad 98

99 PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN: MPR y DRP Tal como se indico en la lección anterior, los sistemas de producción deben ser eficientes y competitivos. Una forma de hacerlo es mediante la planificación de la producción y la gestión de los materiales, la cual consiste en que los productos, componentes y materiales de dichos procesos productos estén disponibles en la clase, cantidad y momento en que son requeridos. Los métodos más aplicados en la actualidad, para la planificación de la producción son el sistema MRP (planificación de requerimiento de materiales), el DRP y el JIT. MRP PLANIFICACION DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES Uno de los objetivos de la producción es obtener el producto con la calidad, cantidad y en el momento que se requiere, para ello lo ideal es contar con los materiales e insumos necesarios para el proceso productivo. La Planificación de requerimiento de materiales (Material Requirement Planning o MRP), es un sistema de planificación de componentes de fabricación que, mediante un conjunto de procedimientos lógicamente relacionados, traducen un Programa Maestro de Producción (PMP), en necesidades reales de materiales con fechas y cantidades. Sin embargo, presenta la debilidad de no permite conocer que actividad ha de desarrollar cada unidad productiva en cada momento de tiempo para fabricar los pedidos planificados en el orden establecido, ni tampoco si se cuento o no con la capacidad suficiente para hacerlo. Dentro de sus principales características se encuentran: a. Está orientado a los productos, a partir de las necesidades de estos se planifica la necesidad de materia prima. b. Es prospectivo, pues la planificación se basa en las necesidades futuras de los productos c. Realiza una medida de tiempo de las necesidades de componentes en función de los tiempos de suministro, estableciendo las fechas de emisión y entrega de los pedidos. El tiempo de suministro se toma como un dato fija (días, semanas) d. No tiene en cuenta las restricciones de capacidad, por lo que no asegura que el plan de pedidos sea viable 99

100 e. Es una base de datos integrada que debe ser empleada por las diferentes áreas de la empresa. f. Requiere de una descripción clara y precisa de los materiales que estructuran el producto, las cantidades necesarias de cada uno de ellas (por unidad de producto) y la secuencia de en que los distintos componentes se combinan para obtener el articulo final. El MRP es un sistema de planificación de necesidades de materiales y se lleva a cabo, con la filosofía push, a partir del Plan Maestro de Producción. Éste permite establecer la planificación de la producción de la gama de productos finales de un sistema productivo, para un plazo de tiempo, en clase, cantidad y momento para cada uno. Se basará en pedidos ya recibidos con entregas más o menos largas y, de acuerdo con las necesidades de demanda. Es un sistema que permite reducir el inventario así como sus costos porque maneja el número de solo aquellos artículos y componentes que se necesitan para la producción. También disminuyen los retrasos en el procesamiento de las órdenes de trabajo porque al mirar hacia el futuro asegura que los materiales estén disponibles para cuando se necesitan. Sin embargo, exige conocer con exactitud el comportamiento futuro de la demanda para la planificación de la producción. Las empresas suelen manejar sus órdenes de pedido a partir del control de inventarios, pero una de las ventajas que ofrece el MRP es el manejo para artículos con demanda dependiente o aquella en donde los componentes son los mismos para cada producto, pues al conocer la demanda se va a conocer aproximadamente cuantos materiales serán necesarios para la producción, omitiendo las grandes existencias de seguridad. El MRP permite planear y programar los requerimientos de los materiales en el tiempo de producción para las operaciones de producción. Además permite que la empresa adquiera los componentes para la elaboración del producto a medida que se necesita, evitándose así costos de almacenamiento y manejo excesivo de stock. Al coordinar las decisiones sobre inventarios, compra y producción resulta de gran utilidad para evitar las demoras en la producción e incumplimientos de entrega de pedidos, pues al darle prioridad a la producción puede dar información oportuna sobre las probables fechas de entrega a los clientes. Todo esto implica 100

101 una estrecha coordinación entre los departamentos y los centros de trabajo a medida que el producto avanza a través de ellos. Los componentes del sistema MRP son tres: programación maestro de producción, un archivo del estado legal del inventario y un archivo de las listas de materiales que estructuran el producto. A partir de ellos resulta tres tipos de información: requerimientos para emitir órdenes, nueva programación de órdenes y órdenes planeadas. Ver cuadro 1. El programa maestro de producción: se inicia a partir de los pedidos de los clientes de la empresa o de pronósticos de la demanda. Como sistema diseñado para satisfacer la demanda del mercado, identifica las cantidades de cada uno de los productos terminado y cuándo es necesario producirlo durante cada periodo futuro dentro del horizonte de planeación de producción. Lista de materiales (BOM): identifica como se manufactura cada uno de los productos terminados, especificando todos los artículos subcomponentes, su secuencia de integración, su cantidad en cada una de las unidades terminadas y cuales líneas de producción realizan la secuencia de integración en las instalaciones. Cada elemento en la estructura del producto tiene un número único de identificación. Archivo del estado legal de inventario: este archivo proporciona la información precisa sobre la disponibilidad de cada artículo controlado por el MRP. Contiene número de identificación, cantidad disponible, nivel de existencias de seguridad, cantidad asignada y el tiempo de espera de adquisición de cada uno de los artículos. Lógica de procesamiento del MRP: la lógica de procesamiento del MRP acepta el programa maestro y determina los programas componente para los artículos de menores niveles sucesivos a lo largo de las estructuras del producto. Calcula para cada uno de los periodos de tiempo, cuantas unidades del inventario existentes se encuentran ya disponibles, la cantidad neta que se debe de planear al recibir las nuevas cargas (recepción de ordenes planeadas) y cuanto deben colocarse las ordenes para los nuevas órdenes planeadas, de manera que los materiales lleguen exactamente cuando se necesitan este procesamiento de datos continua hasta que se ha 101

102 determinado los requerimientos para todos los artículos que serán utilizados para cumplir con el programa maestro de producción. A continuación se presenta un ejemplo del proceso de MRP (tomado de la página web dónde se presenta los componentes del sistema: Lista de Materiales Para comprender mejor el funcionamiento del MRP, imaginemos que se necesitan 2 tornillos para fabricar la tijera, con lo cual ahora la lista de materiales sería la siguiente: Plan maestro de Producción (MPS) El Plan Maestro de Producción indica que se necesita fabricar 400 tijeras en la 3ª semana, en la 4ª semana 600 tijeras, en la 6ª semana 800 tijeras y en la 7ª semana 300 tijeras. Denominaremos Necesidades Brutas (NB) a la demanda de fabricación de los productos, para los productos finales (en este caso tijeras) corresponde con las cantidades que aparecen en el Plan Maestro de Producción (MPS), para los productos intermedios o semiterminados (en este caso los tornillos) corresponde a multiplicar la cantidad necesaria para fabricar el producto final con la cantidad demanda del producto final. 102

103 Necesidades Brutas del MRP. Fichero de Registro de Inventarios (FIR) El fichero de registros de inventarios nos indica que disponemos desde la 1ª semana un total de 550 tijeras en stock, además nos indica que el stock de seguridad no debe de ser menor a 50 tijeras. Denominaremos Disponibilidad (D) al stock inicial del producto final o semiterminado que disponemos para satisfacer las necesidades brutas descritas anteriormente. Denominaremos Stock de Seguridad (SS) aquella cantidad de producto final o semiterminado que no se puede utilizar para satisfacer las necesidades brutas. Denominaremos Necesidades Netas (NN) a la cantidad que realmente debemos de realizar para satisfacer las necesidades brutas, teniendo en cuenta la Disponibilidad (D) y el Stock de Seguridad (SS), se calculará de la siguiente manera: Lógica de Procesamiento Si la disponibilidad es mayor que 0; NN =NB-D+SS Si la disponibilidad es igual a 0; NN=NB Cálculo de las Necesidades Netas del MRP. SEMANA 1: Las necesidades brutas son nulas, la disponibilidad es de 550 unidades, dentro de las cuales el 103

104 stock de seguridad es de 50, al no existir necesidades brutas no existen necesidades netas. NB=0 D= 550 ; SS=50 NN =0 SEMANA 2: Ocurre lo mismo que la semana 1, con lo cual nos encontramos con una Disponibilidad de 550 unidades y con un Stock de Seguridad de 50 unidades. SEMANA 3: Las necesidades brutas son de 400 unidades, pero disponemos de una disponibilidad de 550 unidades "heredadas" de la anterior semana, con lo cual satisfacemos las 400 unidades con las 550 disponibles, nos cercioramos que nos sobran mas de 50 unidades para el Stock de Seguridad. NN=NB-D+SS; NN= ; NN=-100 Al ser negativo las NN, no necesitaremos fabricar tijeras, además nos sobran 150 tijeras de disponibilidad pues =150. SEMANA 4: Necesitamos fabricar 600 tijeras, pero disponemos únicamente de 150 unidades que sobraron de la semana anterior, con lo cual las necesidades netas son: NN = NB-D+SS; NN= ; NN=500 Debemos de fabricar en la 4ª semana 500 tijeras, nos aseguramos que mantenemos el Stock de Seguridad en 50 unidades. SEMANA 5: Como las NB son nulas, no necesitamos fabricar con lo cual las NN son nulas. SEMANA 6: Las Necesidades Brutas son de 800 unidades, como la disponibilidad es nula aplicaremos para el cálculo de las Necesidades Netas NN=NB; NN=

105 Debemos de fabricar 800 Unidades en la 6ª semana, seguimos manteniendo el SS de 50 unidades. SEMANA 7: Ocurre lo mismo que la semana 6, con lo cual las necesidades netas son de 300 unidades. NN=NB; NN=300. Cálculo de las Necesidades Netas del MRP. Emisión de Ordenes Planificadas El último paso a aplicar es convertir las Necesidades Netas (NN) en Emisión de Órdenes Programadas (EOP) mediante el Lead Time. Denominaremos Lead Time como el tiempo necesario para pasar de un estado inicial a otro estado final, lo veremos mejor con varios ejemplos: El lead time puede ser tanto tiempo de procesado en maquina como el tiempo necesario para adquirir un producto, o la suma de ambos tiempos, en el presente caso nos fijamos que en la semana 4 debemos de tener 500 tijeras, el lead time seria el tiempo necesario para poder fabricarlas, puede ser 1 semana, 2 semanas, etc..., es muy importante mantener el Lead Time constante, esto presupone mantener una capacidad infinita, pero mediante el MRPII, consideraremos la capacidad y la carga de trabajo para ajustarla en el tiempo indicado por el Lead Time. La Emisión de Órdenes Planificadas (EOP) consiste en indicar la cantidad y la fecha a la cual se ha de lanzar el aviso de fabricación o compra para cumplir las necesidades netas, la EOP se calcula trasladando en 105

106 tiempo las cantidades resultantes del cálculo de las Necesidades Netas, dicha traslación viene definido por el Lead Time. Consideramos por tanto que el Lead Time para el código TJ es de 2 semanas, con lo cual las Emisiones de Ordenes Planificadas (EOP) se calcularía trasladando en tiempo 2 semanas las Necesidades Netas (NN). Cálculo de la emisión de órdenes planificadas del MRP. El análisis final sería que en la semana 2 necesitamos de 500 unidades de materia prima para fabricar las 500 unidades en 2 semanas de tal forma que en la semana 4 satisfagamos las Necesidades Netas, estas 500 unidades de materia prima se refiere a las tuercas, lado izquierdo y lado derecho de la tijera, pero según la lista de materiales, para fabricar 1 tijera necesitamos 1 lado derecho, 1 lado izquierdo y 2 tuercas, con lo cual para fabricar 500 tijeras necesitaremos 500 lado derecho, 500 lado izquierdo y 1000 tuercas., en la segunda semana., para asegurarnos de que la materia prima se encuentre disponible en la segunda semana debemos de EXPLOSIONAR el MRP con los artículos del nivel inferior. 106

107 DRP PLANEACIÓN DE LAS NECESIDADES DE DISTRIBUCIÓN El sistema de MRP es un sistema que buscaba la planificación de las necesidades de materiales desde una empresa externa, ahora el sistema de Planificación de las necesidades de Distribución (Distribution Requirement Planning o DRP) es un sistema que planifica las necesidades de producto del centro de producción a puntos de distribución de la empresa, es decir, planificar la distribución hacia el mercado. Como se sabe no todas las unidades de producción distribuyen directamente sus productos hacia los consumidores finales, sino también a lo largo de una red de distribuidores situados a distintos niveles (mayoristas, minoristas) a través de los cuales va pasando el producto hasta llegar a los clientes finales. Con esta información se obtiene el Plan Maestro de Producción, en donde el tiempo de entrega al consumidor final será la suma de la planificación del DRP y del MRP, es decir el tiempo de producción y de distribución. El cálculo de necesidades del DRP se basa en la aplicación de los conceptos de MRP a distribución, de forma que cada centro emite sus pedidos al nivel superior con la antelación suficiente para que sean recibidos en la cantidad y momento adecuados. Estos cálculos habrían de realizarse para cada producto de la empresa, de forma que se tendrán una programación para cada artículo y para cada centro de distribución. Aunque el procedimiento sea análogo al del MRP, existe, sin embargo, una diferencia fundamental, esta procede del hecho de que, con DRP se desarrolla programación de los componentes de cada producto. El DRP es funcional para aquellas empresas que encuentran integradas en las operaciones de fabricación y de distribución. Dentro de las funciones principales del DRP son: Planificación y emisión de los pedidos de abastecimiento, realizados en base aún sistema de programación maestra Seguimiento de los pedidos de abastecimiento, con el que se pretende controlar los pedidos que se encuentran en camino entre el almacén de suministro y el de recepción. La asignación de suministros cuando se da escasez de un ítem dentro de la red de distribución. El método empleado es un reparto equitativo entre el centro para suministrar a los que están por debajo del mismo en la red de distribución, se puede realizar una transferencia entre almacenes. 107

108 Generación de una previsión de demanda futura Calculo de los niveles de stock de seguridad de cada centro AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN El MRP requiere una descripción clara y precisa de la necesidades de materiales para cada unidad de producción, además: a. Es retrospectiva, es decir, determina las necesidades de producción a futuro b. Realiza una medida de tiempo de las necesidades de componentes para la producción c. Planifica la producción futura que compense con la demanda proyectada d. Está orientada hacia el proceso de producción más que a los productos 2. Sin el MRP buscan planificar la necesidades de materiales, el DRP planifica las necesidades de: a. Listas de chequeo b. Identificación de necesidades c. Productos d. Maquinaria 3. El DRP es funcional para aquellas empresas que encuentran integradas en las operaciones de fabricación y de distribución. Dentro de las funciones principales del DRP son: a. La planificación del plan maestro b. El seguimiento de los pedidos de abastecimiento c. La generación de previsión de costos d. El cálculo de los materiales e insumos 108

109 DE LA PRODUCCIÓN: JIT Y CIM JIT (JUST IN TIME JUSTO A TIEMPO) El JIT forma parte de las actividades logísticas. Es un sistema de gestión de producción cuyo objetivo es poder los materiales y productos a disposición de cada proceso o del cliente final, justo en la clase, cantidad y momento preciso, y por tanto está en la base de una eficiencia sobre el proceso y su producto. Se fundamenta en dos características básicas: por una parte, la flexibilidad en productos, procesos, puesto de trabajo y polivalencia del trabajador; y por otra parte, la eliminación del despilfarro de todo tipo. Es una filosofía de gestión cuyo objetivo principal es la eliminación del despilfarro y la utilización al máximo de las capacidades de los obreros. Un despilfarro son aquellas actividades que no añaden valor al producto, los despilfarros pueden ser debido a sobreproducciones, tiempos muertos, transporte, procesos inadecuados, stock, movimientos inoportunos y productos defectuosos. Surgió en el seno de Toyota en los años 50 y se le atribuye a Taiichi Ohno. Se caracteriza por la producción en flujo continuado, la ausencia de stocks de materias primas, materiales en proceso y producto acabado y la flexibilización de los elementos básicos del proceso de producción. Para Taiichi surgió del esfuerzo por la superación y mejora continúa de los procesos, cuyo comienzo fue la eliminación de funciones no necesarias en la empresa y de igual modo las operaciones asimismo innecesarias. Para el desarrollo de JIT se recomienda: Utilizar el menor número de proveedores, desarrollar y certificar los proveedores, seleccionar a los mejores proveedores y desarrollarlos en los conceptos JIT y aseguramiento total de la calidad. Organización de los procesos con orientación al producto, minimizando o eliminando recorridos o esperas. Mejorar los procesos (estudio de métodos) y reducir en consecuencia los tiempos de ejecución 109

110 Reducir al máximo los tiempos de preparación de máquinas para el cambio de producto Trabajar en lotes unitarios o pequeños de producción con el nivel de variedad conveniente Usar gráficos de control para vigilar el proceso, parar el proceso cuando se producen fallas de calidad, producir en lotes pequeños y prevenir la producción masiva de defectos usando mecanismos automáticos de verificación en los equipos. Toma de decisiones descentralizada, los operarios deben poder decidir por sí mismo la mejor respuesta a situaciones que les conciernan Planificar adecuadamente los suministros y puntos en que son necesarios Asegurar al máximo la calidad de los productos y el buen funcionamiento de las máquinas y equipos de producción. los paros y las piezas defectuosas suponen una lamentable pérdida de tiempo Rapidez en la innovación y en su trasmisión a la cadena de valor Hacer a los operarios responsables de la calidad y permitir a los operarios participar en la discusión de problemas relacionados con la calidad y en la implantación de métodos para mejorarla. Mejorar las prácticas de orden y limpieza de la planta de fabricación Tal como se ha indicado, el Justo a Tiempo busca eliminar los despilfarros; pues bien, en todos ellos el tiempo resulta, en definitiva, un elemento esencial. Algunas acciones que generan despilfarros de tiempo son dentro del proceso logístico pueden ser: Producción excesiva: supone un empleo de tiempo en tareas no necesarias Tiempos de espera Transportes innecesarios o con trayectos innecesariamente altos Procesos inadecuados El stock por el tiempo de inmovilización a la espera de ser utilizados Movimientos innecesarios 110

111 Calidad, la pérdida de tiempo corresponde a subsanar el defecto o producir otra nueva. Como el JIT pretende satisfacer las necesidades de los clientes, entregando los productos en el momento preciso, con la cantidad requerida, con la máxima calidad, mediante un proceso que utilice el mínimo inventario posible y que se encuentre libre de cualquier despilfarro o costo innecesario, como consecuencia surge los 5 ceros. Estos son: Cero defectos: la calidad bajo la filosofía JIT significa un proceso de producción sin defectos en el que esta se incorpora al producto cuando se fabrica Cero averías o cero tiempo in operativo: evitar cualquier retraso por fallo de los equipos durante las horas de trabajo Cero stocks: la empresa debe manejar un nivel adecuada de inventarios, ya que se considera a los stocks como el derroche más dañino, sin embargo se manejan por la incertidumbre en las entregas de los proveedores, paradas de máquinas, ruptura de stocks, etc. Cero plazos: elimina al máximo todos los tiempos no directamente indispensables, en particular los tiempos de espera, de preparación y de transito. Cero papel o cero burocracia: el JIT busca la sencillez y la eliminación de costos superfluos. En este sentido intenta eliminar cualquier presencia de burocracia en la empresa. MANUFACTURA INTEGRADA POR COMPUTADOR CIM La manufactura integrada por computadora (Computer Integrated Manufacturing CIM) es un sistema de producción que incluye la tecnología a la manufactura. Consiste en la automatización del proceso completo de manufactura mediante el uso de computadoras. La acuñación del nombre se atribuye al fallecido Dr. Joseph Harrington quien publicó en 1973 un libro con ese nombre y en que describía la manufactura asistida por computadora. Para comprender con mayor claridad el concepto sería importante definir manufactura, integración y la aplicación de las computadoras. 111

112 Manufactura: son todas las actividades necesarias para transformar la materia prima en producto terminado, para entregar el producto al cliente y soportar el desempeño del producto en el mercado. Integración: significa que la información requerida por cada departamento esté disponible oportunamente, exactamente en el formato requerido y sin preguntas. Los datos deben venir directamente de su origen, que incluye a las actividades de cada una de las áreas de la empresa. Las computadoras son herramientas que se seleccionan para las actividades de automatización y también ser seleccionadas para la integración automatizada. A partir de estas tres palabras se evidencia como CIM significa el uso de la tecnología por medio de las computadoras para integrar las actividades de la empresa. La tecnología computacional incluye todo el rango de hardware y de software. Algunas tecnología del sistema CIM incluyen: diseño asistido por computadora, control numérico, Robótica, Sistema experto, Vehículo guiado automáticamente, Análisis asistido por computadora, Ensamble automático, Redes de comunicación, Sensores remotos e Instrumentación digital. La CIM es aplicativa a tres funciones principales dentro de la empresa: diseño de producto y proceso, planeación y control, y el proceso de manufactura. Claro está que su aplicación influye y se interrelaciona directamente con el funcionamiento de todas las áreas de la empresa. Para las empresas que estén evaluando la implementación de CIM, los beneficios que ofrece esta herramienta son: Beneficio Descripción Capacidad de responder más rápidamente a cambios en los Flexibilidad requerimientos de volumen o composición Resultante de la inspección automática y mayor consistencia en la Calidad manufactura Reducciones importantes resultantes de la eficiencia en la Tiempo perdido integración de información Reducción de inventario en proceso y de stock de piezas Inventarios terminadas, debido a la reducción de pérdidas de tiempo y el acceso oportuno a información precisa 112

113 Control gerencial Espacio físico Opciones Reducción de control como resultado de la accesibilidad a la información y la implementación de sistemas computacionales de decisión sobre factores de producción Reducciones como resultado de incremento de la eficiencia en la distribución y la integración de operaciones Previene riesgos de obsolescencia, manteniendo la opción de explotar nueva tecnología El sistema CIM involucra el uso de una serie de herramienta de software que auxilian las actividades de plan e implementación del sistema de producción. Algunas de estas herramientas son: Ingeniería Auxiliada por computadora CAE: como su nombre lo indica, consiste en emplear un sistema computacional para desarrollar y auxiliar las especificaciones de productos, piezas componentes y procesos de fabricación. Diseño Auxiliado por computadora CAD: es un sistema computacional empleado para la elaboración de dibujos, lista de materiales y otros conjuntos de instrucciones, como una base de datos gráfica de piezas, dibujos, simulación gráfica iterativa, almacenamiento y acceso a documentos, edición de documentos técnicos, etc. Plan del Proceso Auxiliado por Computadora CAPP: es un sistema computacional encargado de generar el flujo productivo de las piezas y componentes a través del sistema de producción, conocidos como el itinerario de producción. Normalmente, las piezas son catalogadas en familias, agrupadas por sus características similares de fabricación, permitiendo el desarrollo de planos patrones de proceso para cada familia. Fabricación Auxiliada por Computadora CAM: Desarrolla las actividades de generación, transmisión y control de ejecución de los programas de control numérico aplicados a las máquinas herramientas y robots, sistema de manipulación de materiales, inspección y prueba de la producción. 113

114 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN El JIT como una filosofía de gestión cuyo objetivo principal es la eliminación del despilfarro y la utilización al máximo de las capacidades de los obreros. Dentro de las actividades que afectan el desempeño de JIT esta: a. Movimiento inoportunos b. Productos con calidad c. Producciones precisas d. Aprovechamiento del tiempo 2. El sistema de producción que incluye la tecnología a la manufactura, es decir, en la automatización del proceso completo de manufactura mediante el uso de computadoras, corresponde a: a. CIM b. JIT c. DRP d. CAM 3. CIM significa el uso de la tecnología por medio de las computadoras para integrar las actividades de la empresa, por ende, sus componentes son: a. La manufactura, la integración y el capital b. La manufactura, la integración y las computadoras c. La integración, la producción y la capacidad d. La capacidad, la integración y la comunicación 114

115 CAPITULO 5: EL ABASTASTECIMIENTO CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL ABASTECIMIENTO El aprovisionamiento es el proceso logístico que abarca el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios para la actividad de producción y/o venta de la empresa y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización. Comprende las funciones de planificación y la gestión de compras, el almacenaje y el control de los inventarios al menor costo posible. Como su nombre lo indica, el aprovisionamiento busca abastecer o suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materia prima, envases, insumos, etc) para la fabricación y al departamento de ventas de los productos que ha de comercializar. Además organiza las existencias que se generan en este proceso. Sus funciones están muy interrelacionadas con las demás áreas de la empresa, puesto que para llevar a cabo el aprovisionamiento parte de los presupuestos elaborados por el departamento financiero, las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción, los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y del almacén, y por las ventas proyectadas por el departamento comercial. Generalmente se confunde el concepto aprovisionamiento con la gestión de compras, pero esta última solo es una parte del aprovisionamiento que se encarga de adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destina, conseguir la mejor relación calidad precio un bien, buscar los proveedores competitivos, mantener relaciones eficientes con ellos, en términos generales adquirir y conseguir el suministro a tiempo. La función de aprovisionamiento supone un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico, que parte de la realización de la compra y llega hasta el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes. El ciclo 115

116 puede variar de una empresa productora a una empresa comercializadora. Para una empresa productora parte de la compras que no van a ser utilizadas permanecen en las existencias, prosigue el proceso de producción, donde pasa el producto final a la almacén y finalmente las ventas, mientras que para una empresa comercializadora el ciclo de aprovisionamiento implica menos movimientos, ya que la misma actividad de la empresa el producto no sufre ninguna transformación, reduciendo el ciclo a dos movimientos, entradas pro compras y salidas por ventas. Para el caso de las empresas de servicios deben contar con los materiales necesarios para realizar el servicio, ya que deben tener unas existencias en sus almacenes, los materiales necesarios para realizar el servicio que ofrecen. Éste sería el caso de una lavandería, que tiene un almacén con los productos de limpieza y otros suministros necesarios para prestar el servicio. Dentro de los principales objetivos que busca alcanzar el aprovisionamiento dentro del proceso logístico se encuentran: Proporcionar el flujo interrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo Mantener unos estándares de calidad adecuadas Buscar y mantener proveedores competentes Mantener la posición competitiva de la organización Minimizar la inversión en inventarios Establecer un sistema de información eficiente tanto de las existencias como de los productos en proceso. El abastecimiento o suministro implica una serie de funciones, entre ellas están: a. Calcular las necesidades: es una actividad propia del planeamiento logístico. Implica determinar las cantidades específicas para un determinado periodo de tiempo de todos aquellos materiales e insumos que requiere la empresa para su funcionamiento en unas fechas señalada. El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o las requisiciones, que se originan por el consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iníciales y necesidades para proyecto. Es fundamental considerar el factor tiempo durante esta función. 116

117 Algunas otros factores que influyen en el cálculo de las necesidades son las políticas de la empresa, tales como emplear en la producción materiales nacionales o extranjeros, tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se produzca o aplicar un sistema de compra exclusivamente a contado o a crédito. También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para determinar mayores niveles de abastecimiento, de consumo o se reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación. b. Compra o adquisición: esta actividad implica realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias (definidas en el punto anterior), con la calidad exigida, en el momento oportuno y al precio más conveniente. Se pretende con esta función mantener la continuidad del abastecimiento, mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa (evitar deterioros, duplicaciones, desperdicios, etc,) buscando calidad en el producto final. De igual forman buscar fuentes de suministro, alternativas y localizar nuevos productos y materiales, manteniendo costos bajos, sin desmejorar la calidad. Procurar estudiar e investigar nuevos procedimientos y mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento. c. Obtención: empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de los que recibe. d. Almacenamiento: este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Esta función implica actividades tales como el control de la exactitud de sus existencia, mantenimiento de la seguridad, conservación de los materiales y reposición oportuna. e. Despacho o distribución: consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercancía solicitada en la calidad requerida, lo que se hace necesario pensar en 117

118 empaques y embalajes adecuados que la aseguren. El control es fundamental para garantizar la entrega exacta de los artículos solicitados, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos de entrega. f. Control de stocks: como lo indica, consiste en asegurar una cantidad exacta de abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad instalada. g. Utilización de desperdicios: esto con el fin de tomar las medidas ventajosas para la empresa y hacer un aprovechamiento de los mismos en la obtención de otros ingresos o manejo de la responsabilidad social de la empresa. En términos generales el responsable del área de aprovisionamiento debe llevar a cabo la planificación, la programación de la producción, la investigación de los materiales, la programación de compras, del tráfico de entrada y salida de los almacenes y la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permite el funcionamiento de la empresa de acuerdo a los objetivos trazados. Es una labor orientada a buscar la máxima utilización de los recursos económicos, físicos y humanos de los que hace uso el aprovisionamiento. 118

119 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN Otra de las funciones que realiza el abastecimiento es la organización de las existencias, es decir: a. Verificar que se tienen en productos terminados b. Verificar que hay de materia prima c. Comprobar que se haya comprado lo correcto d. Analizar el costo de la adquisición. 2. Dentro de los objetivos que pretende alcanzar el aprovisionamiento está el proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización, además de: a. Mantener estándares bajos de calidad de suministros b. Mantener altas inversiones en existencias c. Reducir las pérdidas de las existencias d. Buscar y mantener proveedores económicos 3. El responsable del área de aprovisionamiento debe llevar a cabo dentro de sus funciones la programación de la producción, así como la investigación de los materiales, porque: a. Él debe aprovisionarse de acuerdo con las ventas b. Él deben analizar posibles cambios en productos c. Él debe estar atento a mejores suministros d. El debe estar pendiente de las ventas 119

120 COMPONENTES DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios. Las compras: Consiste en adquirir de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para satisfacer las necesidades del proceso productivo de la empresa. Las compras o adquisiciones se tornan en el elemento fundamental para el desarrollo productivo, ya que se convierte en la fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporta el engranaje competitivo de los diferentes productos que más tarde se ofertaran en el mercado. La importancia de la función de compras en las empresas se puede resumir en los siguientes ítems: - Las compras aseguran una fuente constante de materiales para nutrir el área productiva de las empresas - Las compras tienen inherencia directa en las funciones de tiempos y movimientos productivos de la organización ya que maneja de manera directa tanto la periodicidad como la cantidad de adquisiciones. - Definen junto con la producción y mercadeo la calidad de los materiales adquiridos para los productos, según las características de la demanda - La previsión de materiales adquiridos para suministrar a producir está directamente relacionada con la cuantía del producto que mercadeo oferta - Las compras influyen directamente en el incremento o decremento de las utilidades de la empresa, ya que de sus adquisiciones depende la calidad y el tipo de producto que se oferte en el mercado - Asegura el funcionamiento global de la empresa, a través del cumplimiento en las adquisiciones tanto de soporte como de producción 120

121 - Se torna en la mayoría de las organizaciones en el epicentro que centraliza solicitudes y distribuye elementos a los diferentes departamentos o divisiones. Los responsables de la función de compras han de garantizar la adquisición de materia prima e insumos necesarios teniendo en cuenta la cantidad, el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago y servicio posventa. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores y de negociación para rentabilizar al máximo estas variables. El almacenamiento Implica disponer de los almacenes y de la infraestructura adecuada para guardar los productos comprados hasta que el proceso de producción los necesite o los productos terminados una vez se haya fabricado. Incluye todas las actividades necesarias para guardar y mantener la materia prima, los insumos, los productos en semiterminados y productos desde que son adquiridos hasta que son entregados para la producción o a los clientes finales. Su misión es mantener en todo momento los productos necesarios para satisfacer la demanda de los clientes. En la mayoría de los casos, el no disponer de un material o de un producto en un momento determinado conduce a la pérdida de tiempo o de ventas, por ende, la función de almacenamiento se convierte en un regulador del flujo de productos desde la producción hasta el consumidor final. El almacenamiento es necesario para regular y compensar las discrepancias que se producen entre la oferta y la demanda. Dentro de sus funciones implica la adecuación entre las cantidades compradas y usadas o vendidas. Implica tomar decisiones sobre las condiciones, localización, tipo y características del almacén. La función de almacenamiento se debe disponer en todo momento de los productos necesarios para satisfacer las demandas internas (producción) y externas (mercado). Al margen de cualquier decisión de almacenaje, se sugiere tener presente los siguientes principios: 121

122 - El almacén no puede ser un ente aislado de la empresa, en consecuencia debe planificarse acorde con las políticas generales de ésta e insertarse en la planificación y operatividad de los objetivos empresariales - La gestión del almacenamiento se verá reflejada en la eficiencia frente a las decisiones de tráfico, movimientos y riesgos. La gestión de inventarios Tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades para la producción y la comercialización. Aunque se ha destacado que los inventarios pueden ser desperdicios para las empresas, en ocasiones se puede presentar dificultades en el flujo del aprovisionamiento, lo que conllevaría a contar con un inventario por razones tales como: - Mantener el equilibrio entre lo que se necesita y los que se procesa. Para controlar y establecer el cronograma de producción, es necesario controlar cuánta materia prima, cuántas piezas y cuántos subemsamblajes se procesan en un momento dado. - Una reserva de inventario a la mano supone protección ante fluctuaciones. No siempre se sabe cuánto se va a necesitar en un momento dado, pero aún debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes y de la producción. - Inestabilidad en el suministro. El inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artículo o se difícil asegurar una provisión constante. - La compra acertada en inventario en los momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos. Hay que tener presente que contratar para asegurar el precio no exigen necesariamente recibir la mercancía en el momento de compra. Muchos proveedores prefieren hacer envíos periódicos en lugar de despachar de una vez el suministro completo para un año, de una unidad particular de existencia. - Con frecuencia se ofrecen descuentos cuando se compra en cantidades grandes en lugar de pequeñas. 122

123 - Menores costos de pedido, debido a que si se compra una cantidad mayor pero con menor frecuencia, los costos de pedido son menores sin se compra en pequeñas cantidades pero con mayor frecuencia. Es claro que la gestión de inventarios controla y maneja las existencisa de los materiales y productos, para lo cual requiere de métodos y estrategias que puedan hacer más rentable y productivo la tenencia de estos bienes y para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichas mercancías. La gestión de inventarios implica actividades tales como: a. Consolidación de la información referente a las existencias físicas de los productos mediante la toma física de inventarios, auditoria de existencia, evaluación de procedimientos de recepción y salidas y conteos cíclicos. b. Realizar análisis de inventarios a través de análisis estadísticos para establecer si las existencias que fueron determinar previamente son las que deberían tener en la empresa, es decir, aplicar aquello que nada sobra y nada falta, pensando siempre en la influencia económica a favor o en contra que pueden producir las existencias para la empresa. Para ello se hace uso de métodos como Formula Wilson y Just in time. c. Evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en el departamento de producción. los métodos más utilizados son el MRP y el Plan Maestro de Producción. 123

124 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN Las compras tienen una inherencia directa en las funciones de tiempos y movimientos productivos de la organización, ya que maneja de manera directa tanto la periodicidad como la cantidad de adquisiciones. Por periodicidad se entiende: a. La cantidad de productos a adquirir b. El tiempo de recompra c. El tiempo del pedido d. El tiempo en existencias 2. La misión del almacenamiento es mantener en todo momento los productos necesarios para satisfacer las demandas de los clientes. En caso de alguna ausencia del producto puede generar: a. Costos de almacenamiento b. Costos de reaprovisionamiento c. Costos de oportunidad d. Costos de compras 3. Es claro que los inventarios dentro del aprovisionamiento controlan y manejan las existencias, con el fin de: a. Hacer más fácil la labor de conteo b. Manejar costos fijos bajos c. Analizar el comportamiento de demanda d. Hacer rentable el proceso productivo 124

125 2.2.3 LA CALIDAD EN EL APROVISIONAMIENTO La calidad dentro del proceso de aprovisionamiento hace referencia a abastecer o suministrar materias primas e insumos que conduzcan a la oferta de productos o servicios que satisfagan las necesidades del cliente final. Para ello es indispensable determinar las expectativas de los clientes frente al producto o servicio y aplicar sistemas generales de calidad. Un sistema general de calidad (SGC) son procesos y procedimientos que se planifican y diseñar para estructurar y facilitar las acciones, tomando como base métodos productivos, asociados, que generan medios de seguimiento y control de las tareas operativas de producción y prestación de servicio en el marco de estándares de calidad. Un estándar de calidad se define como una norma cualitativa y cuantitativa, que sirve como patrón y/o guía de medida del objeto o situación a evaluar. Los sistemas generales de calidad facilitan en las empresas los procesos de gestión, desarrollo, seguimiento y control de la producción y de la prestación del servicio, según las actividades económicas a la que se dedique la organización, a través de las siguientes posibilidades: Realizar los seguimientos de clientes reales, para medir niveles de satisfacción Incrementa la confianza de los clientes sobre la calidad de los productos fabricados Analizar el posible crecimiento del mercado, a través de estudio de mercado potencial Seguimiento de los niveles de participación Identificar las nuevas oportunidades de competir en los mercados Observar las ejecuciones de la competencia Acompañamiento cuidadoso en todos los procesos relacionados con la producción y comercialización del producto Establecer directrices organizacionales congruentes con las exigencias del mercado 125

126 Seguimiento de las especificaciones técnicas relacionadas con el producto Control de las condiciones y/o característica de los materiales relacionados con la producción Desarrollar en los empleados el compromiso responsable con la empresa y con el cliente En el contexto nacional e internacional se han creado una serie de certificaciones de la calidad, a las cuales las empresas pueden acceder y demostrar que cumplen a cabalidad con las exigencias técnicas nacionales y/o internacionales bajo parámetros de calidad eficientes y confiables. A continuación se relacionan los principales sistemas de aseguramiento de la calidad más usados en el contexto empresarial: Tipo de productos Clase Certificación de Características Perecederos Sistema de Calidad Es un conjunto de normas Codex Alimentarius alimentarias internacionales de carácter voluntario que son aceptadas y presentadas de modo uniforme. Abarca alimentos elaborados, semielaborados y crudos. Perecederos HACCP Contiene normas de calidad que garantizan alimentos perecederos totalmente inocuos por medio de sistemas de Análisis de Riesgos y Puntos de Control. Este sistema garantiza la salud de los seres humanos que consumen alimentos que han tenido algún proceso, ya sea en productos elaborados, semielaborados y crudos. Perecederos SQF 2000 (SAFE Y Surge como una respuesta efectiva a QUALITY FOOD) las crecientes necesidades organizacionales sobre el manejo técnico eficiente en el campo de los perecederos. Es un sistema de calidad que incluye principios 126

127 generales tomados de las normas ISO y códigos específicos del sistema HACCP. Está especialmente diseñado para negocios agrícolas, alimenticios y en general abarca todos los niveles durante la cadena de suministro. Productos servicios y/o ISO Son normas al servicio que enuncian parámetros y requisitos mínimos en materia de manejo y de la garantía de la calidad en una organización. Está constituida por tres normas básicas complementadas con otros documentos como guías, informes técnicos y especificaciones técnicas y aplican tanto para un producto como para un servicio. Las normas son: sistema de gestión de la calidad: fundamentos y vocabulario; sistemas de gestión de calidad: requisitos; y sistemas de gestión de la calidad: directrices para mejorar el desempeño. Productos servicios y/o ISO Es una serie de estándares internacionales, que especifica los requerimientos para preparar y valorar un sistema de gestión que asegure que la empresa mantiene la protección ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las necesidades socio económicas, así como, la biodegradación de sus productos. 127

128 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN 23 Un Sistema General de Calidad, busca realizar los seguimientos de clientes para medir: a. El proceso de recompra b. El nivel de satisfacción c. La calidad de la producción d. El precio del mercado En el contexto nacional e internacional se han creado una serie de certificaciones de la calidad. Una de ellas es la ISO , que es la encargada de: a. Establecer los estándares de aseguren que la empresa mantiene la protección al medio ambiente b. Son normas al servicio que enuncian parámetros y requisitos mínimos en materia de manejo y de la garantía c. Es un conjunto de normas alimentarias internacionales de carácter voluntario que son aceptadas y presentadas de modo uniforme. d. Son estándares perecederos. sobre el manejo técnico eficiente en el campo de los En el contexto nacional e internacional se han creado una serie de certificaciones de la calidad. Una de ellas es la HACCP, que es la encargada de: a. Establecer los estándares de aseguren que la empresa mantiene la protección al medio ambiente b. Son normas al servicio que enuncian parámetros y requisitos mínimos en materia de manejo y de la garantía c. Es un conjunto de normas alimentarias internacionales de carácter voluntario que son aceptadas y presentadas de modo uniforme. d. Son estándares sobre el manejo técnico eficiente en el campo de los perecederos. 128

129 2.2.4 LOS PROVEEDORES Los proveedores forman parte fundamental en los procesos de aprovisionamiento y son directamente responsables de que se cumpla a cabalidad con la función de la gestión de compras. Las empresas deben adquirir bienes y servicios para satisfacer las necesidades productivas y comerciales y comerciales y deben cerciorarse de que sus proveedores les suministren los elementos requeridos con altos estándares de calidad, dentro de sus tiempos programados y en las condiciones pactadas. Se consideran fuentes de abastecimiento y se definen como personas naturales o jurídicas, que proveen o abastecen de materiales y/o servicios a personas naturales o jurídicas. Los proveedores son los directamente responsables de los procesos de suministro en las empresas. Ellos suministran tanto bienes y servicios, sobre ellos recae gran parte de la acción y manejo de los estándares de calidad en la producción y distribución. Cuando no se satisfacen las exigencias de los productores, se generan en las empresas cuellos de botella y ruptura que repercuten en las fallas de producción, entrega y pérdidas económicas para la empresa. Además, los proveedores se constituyen en una fuente muy importante de información acerca del mercado y de sus nuevas oportunidades, articulando de manera efectiva a la organización productora con el mercado consumidor. Los proveedores se pueden clasificar de diferente manera, según los intereses de la organización y la relación con la satisfacción de sus necesidades, éstas pueden ser: a. Tipo de Abastecimiento: los proveedores, con clasificados de forma general, tomando en cuenta su objeto social. Aunque es una forma muy práctica de realizar la clasificación, descuida algunos aspectos fundamentales del proceso de compras. Se subdividen en: - Proveedores de insumos - Proveedores de servicios de ingeniería y/o consultoría - Proveedores de otros servicios generales 129

130 b. A través de clasificación de proveedores: consiste en una secuencia de fases en la que se recopila información completa y relevante con el objetivo de clasificar a los proveedores. Las fases que implica son: - Fase uno registro: elaboración y análisis de la ficha general de identificación del proveedor para la acreditación de la capacidad jurídica, de los elementos materiales, económica y financiera. - Fase dos clasificación: es la evaluación del sistema de gestión del proveedor por medio de la ejecución de la ficha de calificación de proveedores y la verificación de la información suministrada para tal fin. - Fase tres cualificación: es el análisis del proceso a través de la información complementaria relativa al sector de actividad. Para tal fin se requiere también de proporcionar información concerniente a las certificaciones de las normas ISO. - Fase cuatro final: se toma como base de análisis integral de los puntajes arrojados por las tres fases anteriores, generando la ubicación final. c. Por medio del CIIU (Código de Identificación Industrial Unificado): esta clasificación de proveedores, es la más empleada actualmente en la gestión de compras, porque además de ser de fácil uso y de proporcionar información concreta, es la requerida por la DIAN, para los aportes tributarios al Estado. Aunque las clasificaciones de los proveedores es voluntaria para las empresas, la selección de los proveedores es una actividad fundamental dentro de la gestión de compras, pues los proveedores deben garantizar seguridad para los procesos posteriores de la empresa. Los proveedores son evaluados y seleccionados respondiendo a criterios previamente establecidos por la empresa compradora con mirar al manejo integral de la calidad y del mejoramiento continuo. Con el fin de hacer una selección más óptima, objetiva y eficiente, se recomienda que este enmarcad en un solo criterio de selección, sino en la combinación estratégica de varios factores. Algunos de ellos son: Calidad Experiencia Tecnología Normatividad y legislación 130

131 Fortaleza financiera Actitud gerencial Confianza que inspire Capacidad de respuesta Tiempo de respuesta Modelo de comunicación Disponibilidad de instalaciones Manejo de inventario Precios Proyección a largo plazo Trayectoria en el medio Imagen de sus productos en el mercado Condiciones financieras de negociación (descuentos, tiempos y formas de pago) Conocimiento del área y del producto Disponibilidad de respuesta Impacto en el proceso productivo Características físicas y técnicas Se es claro que para garantizar la competitividad de las empresas se requiere implementar políticas estratégicas de logística, con estándares de producción y distribución eficientes, así como el establecimiento de relaciones duraderas con los proveedores. De ésta depende el éxito o fracaso del aprovisionamiento y de la producción. Por ende, la empresa debe estar en constante comunicación con todos y cada uno de sus proveedores generando así un ciclo comunicativo continuo, donde los aspectos más relevantes estén centrados en los estándares de calidad. 131

132 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN La fuentes de abastecimiento ya sean naturales o jurídicas, que proveen o abastecen materiales y/o servicios a las empresas, se conoce con el nombre de: a. Clientes b. Mercado c. Proveedores d. Compras 2. Es aconsejable realizar una clasificación de los proveedores, que implica recopilar una información completa y relevante de cada uno de ellos. Dentro dicha clasificación uno de los pasos es la Cualificación, el cual consiste en: a. Elaborar una ficha general de identificación del proveedor b. Realizar un sistema de evaluación de la gestión del proveedor c. Una comparación del proveedor dentro del sector en el que participa d. Registrar los puntajes arrojados en cada fase del proceso 3. Aunque las clasificaciones de los proveedores es voluntaria para las empresas, la selección de los proveedores es una actividad fundamental dentro de la gestión de compras. Uno de los criterios a tener en cuente dentro de su selección es: a. Calidad b. Ubicación geográfica c. Manejo de Inventarios d. Normatividad y legislación 132

133 LA NEGOCIACIÓN EN LA GESTIÓN DE COMPRAS La negociación ha sido parte del comportamiento del ser humano desde su existencia primitiva, desarrollada para lograr acuerdos en los que obtenga beneficios a nivel individual como social. Negociar es la relación de acuerdo entre dos o más que con unos intereses comunes, buscan beneficios mutuos, ventajas individuales o colectiva o procuran obtener resultados que sirvan a sus intereses mutuos. En las lecciones anteriores se ha visualizado la importancia que tiene las compras dentro del proceso logístico de la empresa y su impacto en las demás áreas de la empresa. Las acciones del responsable de la compras pueden determinar un incremento o decremento de las utilidades de la empresa. Una mala decisión en cuanto a qué, cómo, cuándo, dónde y a quién se compra, afectan el producto final y esto a la vez su aceptación en el mercado. Por ende, saber negociar es un factor clave para lograr ventajas competitivas en la adquisición de los elementos necesarios (de materias primas, productos, servicios ) para llevar a cabo el proceso productivo. Desde esta perspectiva, se puede afirmar que el responsable de la función de compras, deberá tener competencias y habilidades de negociación, ya que debe estar en negociaciones permanentes con clientes internos y proveedores. Una buena negociación garantiza el éxito y eficiencia de esta función dentro del proceso logístico. Los proveedores como participe generador de los materiales con los que se alimenta la cadena productiva, actualmente se busca que sean un socio de negocios, ya que su acción afecta directamente áreas de vital importancia para la empresa. Llegar a acuerdo satisfactorio y lucrativo con los proveedores, será el resultado de un eficiente proceso de negociación. Para que se lleve a cabo una excelente negociación, los expertos argumentan que se debe contar con estrategias claras y definidas, seguida de un paquete de tácticas efectivas que aseguren el éxito de los objetivos iníciales. Las estrategias y tácticas que se relacionarán a continuación no son camisa de fuerza, solo son 133

134 alternativas que se pueden implementar o que se pueden tomar de orientación durante la negociación. Estrategias El MAAN Significa mejorar alternativa al acuerdo negociado y como su nombre lo indica toma la mejor solución de negociación. Esa estrategia puede llevar a los participantes a no llegar a un punto en común Torbellino de Ideas (Brainstorming) Busca por medio de la exposición inicialmente desordenada de ideas, identificar los intereses de los participantes, como aproximaciones a la solución del problema. Es considerada altamente productiva y generadora de excelentes resultados. El PAAN Hace referencia a la peor alternativa al acuerdo negociado, donde los participantes toman la posibilidad de la peor que pudiera suceder si no se llega a feliz término. Ampliar la torta Se trata de tomar en cuenta para la negociación, el enriquecimiento de la meta final, con otras situaciones de interés para los participantes, para facilitar las decisiones. El BOGEY Consiste en la evaluación constante del opositor, mediante algunas sencillas técnicas como: elevar el ego y observar sus reacciones, esperar el momento oportuno para demostrar lo que se sabe sobre el tema o mantener viva la posibilidad de negociación partiendo de la voluntad de acuerdo entre las partes. De GANAR GANAR Busca básicamente el acuerdo beneficioso para ambas partes, es decir, que en la negociación todas las partes obtienen claras ganancias. De GANAR PERDER Es la estrategia en la que todos los participantes luchan fuertemente por lograr cada uno un cumplimiento de sus metas, en la mayoría de los casos a costa del beneficio de los demás. Tácticas De convencimiento Preguntar sin atacar Escuchar activamente 134

135 De comportamiento Desarrollo De Presión Engañosas Constante actitud positiva Línea integral de pensamiento Generar posibilidades dentro y fuera de la mesa de negociación Ceder poco ganar mucho Policía bueno policía malo Autoridad limitada Manejo de tiempo Presión / poder Trabajo en equipo Escasez de dinero Tomar la iniciativa Facilitar la información Hacer concesiones De desgaste: confundir, intimar o debilitar las acciones del oponente De ataque: intimidar, atacar, presionar Información falsa Oferta de cosas que no se van a cumplir Manifestaciones de ambiente irreal La negociación está basada en seis pilares básicos: Poder, Información, Tiempo, Unidad, Filosofía y Organización, que forma la sigla (PITUFO): Poder: es la capacidad de influencia que se tiene sobre el otro. Información: es uno de los pilares claves de la negociación, dado que si se maneja adecuadamente los datos y se dispone de conocimiento para aplicarlos puede contribuir a mejorar el proceso de negociación. Una de las cuestiones más importantes que deban manejarse en la negociación es conocer las necesidades, los intereses, los deseos y/o los objetivos de los participantes. Tiempo: la administración del tiempo es fundamental, dado que cuando ya no se dispone de más plazo, la negociación concluye con lo acordado hasta ese punto o directamente sin lograr convenir. Unidad: la unidad en la negociación es permanente coherente y confiables, durante todo el proceso. Cuando se trabaja en equipo el líder del mismo debe tener el control para mantener la unidad de criterio y acción. Filosofía: está compuesto de un conjunto de aspectos que va desde el combativo o duro, pasando por el competitivo, por el de intercambio, por el colaborativo, hasta el baldo en el otro extremo. Otro aspecto de la filosofía 135

136 negociadora es la adopción del comportamiento que estratégicamente es más conveniente en cada situación, y donde se tiene tres comportamientos: el dominante, el dependiente y el distante. Organización: implica informarse, prepararse, capacitarse, ordenarse, tomar todas las previsiones necesarias, disponer el lugar, entre otras, antes de llegar a la negociación. 136

137 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN Las acciones del departamento de compras puede determinar un incremento o decrecimiento de las utilidades de la empresa, por ende, la negociación permite: a. Lograr acuerdos b. Lograr ventajas competitivas c. Aumentar la demanda d. Hacer compras constantes 2. Para que se lleve a cabo una excelente negociación, los expertos argumentan que se debe contar con tácticas claras y definidas. La táctica de presión es aquella que: a. Se da información falsa b. Se realizan concesiones c. Se escucha activamente d. Se debilitan la acciones del oponente 3. De acuerdo con la filosofía PITUFO dentro de un proceso de negociación, la letra O, significa: a. Organización b. Oportunidad c. Obsolescencia d. Objetivos 137

138 CAPITULO 6: GESTIÓN DE COMPRAS EL STOCK Los stocks o inventarios están constituidos por sus materias primas, los productos en proceso, lo suministros que se utilizan en las operaciones de la empresa y los productos terminados. Los inventarios de acuerdo a las características físicas de los objeto a contar, pueden ser de los siguientes tipos: Materias primas o insumos: son todos aquellos elementos que se utilizan para producir artículos parciales o productos terminados. Productos terminados: son productos listos para la venta a los clientes. También se utilizan para ajustar la producción a la demanda, predecible o impredecible del mercado en un momento dado. Productos en proceso: se consideran que los artículos son productos en proceso durante el tiempo en que las materias primas se convierten en productos parciales, subensamblajes y productos terminados. Los productos en proceso se deben mantener en el menor nivel posible. Se incrementan por demoras en la trabajo, tiempos prolongados de movilización entre operaciones y generación de cuellos de botella. Artículos de consumo: los elementos que no hacen parte del proceso productivo pero que influyen en su desarrollo, tales como bombillas, los materiales de limpieza, los lubricantes, y cosas por el estilo. Con frecuencia se les trata como materias primas. Artículos para servicio, reparación, reemplazo y repuestos: son artículos de posventa que se utilizan para mantener las cosas en marcha. En tanto que una máquina o equipo se siga usando y necesite servicio o reparación en el futuro, no será obsoleto. Los artículos para servicio y reparación deben basarse en las consideraciones como los programa de mantenimiento preventivo, los índices de falla previstos y la vida útil de los diversos elementos de los equipos. Por ejemplo, si una empresa solo cambio los tunos fluorescentes en la medida que solo fuere indispensable, 138

139 necesita tener una mayor provisión de los mismos en un momento dado. Por el contrario, si la empresa contará con la política de cambiarlos al inicio del año, compraría una gran cantidad una vez y solo mantendría una pequeña provisión de ser necesario. De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se hará más énfasis en algunos de estos inventarios. Una empresa distribuidora, por ejemplo, solo tendrá inventarios de productos terminados y de piezas y repuestos; mientras que una empresa manufactura que posee unos veinte artículos de materia prima, pudiera tener más de diez mil tipos diferentes de piezas y repuestos así como de productos terminados y productos en proceso. Existe otra clasificación de inventarios que se refiere a la concepción logística del mismo, los cuales son los siguientes: Inventario de amortización o seguridad: como su nombre lo indica, el propósito de este tipo de inventario es hacer frente a las incertidumbres de oferta y demanda. Inventario de anticipación: comprende el inventario que se produce en previsión de una temporada que se acerca, ejemplo, navidad, día de la madre, amor y amistad. No venderlas en el periodo sería desastroso porque quedaría una cantidad de existencias, más allá de su vida prevista en los estantes de venta. También derivan cuando se espera un aumento de precios superior a los costos de acumulación de inventarios. Inventario en tránsito: es el inventario que están en circulación desde la empresa hasta el canal de distribución o entre las diferentes fases de proceso de aprovisionamiento y producción. Inventario de recuperación: está conformado por artículos usados pero que son susceptibles de nueva utilización. Inventario muerto: artículos viejos o nuevos que ya no sirven para cubrir las necesidades para los cuales fueron adquiridos. Es muy importante mantener un nivel de stock que guarde equilibrio con el ritmo de producción o las ventas de cada producto. Un stock excesivo supone un costo añadido que puede resultar caro, pero también lo puede un stock insuficiente. Para conseguir un stock equilibrado se deben lograr los siguientes objetivos: 139

140 Cubrir la producción o las ventas durante el periodo que transcurre entre dos aprovisionamientos Hacer frente a la producción o las ventas durante el plazo de entrega de los proveedores Tener la cantidad suficiente de stock para hacer frente a la demanda Estar preparado ante los posibles oscilaciones del ritmo de producción o ventas y los posibles retrasos en la entrega del suministro La gestión de stock o existencias tiene como objetivos determinar la cantidad de unidades de cada artículo que se debe tener almacenada, determinar la cantidad que se debe solicitar en cada pedido y determinar cuándo se debe emitir un orden de pedido. Sin embargo la gestión de stock no tienen presente los siguientes problemas como la dificulta de prever con exactitud el comportamiento futuro de la demanda y la ventas; la necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de cada artículo, y los problemas de entrega y suministro y los costos periódicos y repetitivos. Existen tres sistemas de reposición de stock, estos son: Sistema de Revisión Continua: Se denomina también a Nivel y consiste en revisar el nivel de Stocks de un artículo cada ver que se produce una recepción o una venta. De esta forma se tiene permanente conocimiento de las existencias. El pedido se cursa cuando las existencias han llegado al nivel determinado por el Punto de Pedido con este sistema no existe una periodicidad predeterminada para realizar los pedidos cuando la demanda es alta los pedidos se realiza con mucha frecuencia y al revés (cuando la demanda es baja se realizan con muy poco frecuencia). Sistema de Revisión Periódica: denominado también por Cobertura. Consiste en realizar el pedido en fechas prefijadas y constantes. La cantidad que solicita en cada pedido es variable de manera que al recibir la mercancía siempre llegamos al stock máximo necesario para cubrir la demanda del próximo periodo. El Stock máx. se determina por la Demanda durante el plazo de entrega + la Demanda entre 2 revisiones consecutivas + el Stock de Seguridad. El inventario o revisión del stock se hace en una fecha fija que se corresponde con el punto de pedido. Al revisar las existencias se observa la cantidad que se necesita de cada producto para llegar al nivel de stock máx. 140

141 Sistema de Revisión Perfecto: Es un modelo mixto que consiste en conocer el ritmo de la demanda para de esta forma prever el momento en que se van a agotar las existencias. Cuando las Existencias llegan al punto de pedido se hace la solicitud de reaprovisionamiento y la cantidad que se solicite en cada pedido es variable, siendo esta la necesaria para que en el momento de su recepción el stock Total coincida con una cantidad fija, el stock máx. que permite el almacén. Controlar en unidades físicas los stocks almacenado no es suficiente, ya que representa salida de dinero para la empresa. El control de existencias a nivel contable se hace mediante tres métodos que registran las entradas, salidas y las existencias con unidades, precios y costos. Estos son: Método de costo promedio: Consiste en valorar las existencias mediante el cálculo del costo unitario promedio de todas las compras disponibles para la venta durante un periodo de tiempo. Presume que el inventario final está conformado por todas las mercancías disponibles para la venta. FIFO: También se puede llamar PESP (primeras en entrar primeras en salir): Presume que las primeras mercancías que se adquieren son las primeras que utilizan o se venden, independientemente del momento real de su utilización o venta. Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades que entran son las primeras en salir. Se encontrarán, por tanto, distintas partidas con precios de adquisición distintos y momentos de compra distintos, que se van agotando de forma sucesiva hasta consumir los stocks. Según este método, las existencias finales quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas. LIFO: También se llama UEPS (ultimas en entras primeras en salir): Presume que las mercancías compradas o adquiridas más recientemente son las primeras que se utilizan o se vende, independientemente del momento real de su utilización o venta. puesto que los artículos que se acaban de comprar suelen constar más que aquellos que se adquirieron en el pasado, este método establece una mejor correspondencia entre los costos corrientes y los ingresos corrientes. Supone que las últimas unidades que entran en almacén, son las primeras en salir, por lo que los consumos de materiales están valorados con relación a las últimas unidades adquiridas, mientras que las existencias finales tienen un menor valor según las primeras entradas. Mediante la aplicación de este método, si los precios están en alza, 141

142 el coste de las ventas se determina a precios reales de reposición, es decir, a precios elevados. El beneficio se determina con cierta corrección AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN Los inventarios que se utilizan para mantener las cosas en marcha, se les conoce con el nombre de: a. Artículos para servicios, reparación, reemplazo y repuestos b. Artículos de consumo c. Productos terminados d. Materia prima e insumos 2. Existe otra clasificación de inventarios que se refiere a la concepción logística del mismo, los cuales son los siguientes, entre estos se encuentra el inventario muerto, que es aquel que: a. Está conformado por artículos usados pero que son susceptibles de nueva utilización b. Son artículos viejos o nuevos que no cubren las necesidades para los cuales fueron adquiridos c. Son productos que están en circulación entre las diferentes fases del proceso de aprovisionamiento y producción d. Comprende el inventarios que se posee en previsión a una temporada 3. La gestión de stock o existencias tiene como objetivos determinar la cantidad de unidades de cada artículo que se debe tener almacenada. Existen 3 sistemas de Revisión de reposición de stock, estos son: a. Anual, mensual y trimestral b. Continua, Periódica y Perfecto c. FIFO, LIFO y Promedio d. Permanente, Esporádica y Ocasional 142

143 LA PREVISIÓN DE SALIDAS DE STOCK Para planificar correctamente la cantidad de stock que se debe mantener a lo largo de la cadena de suministro que garantice una buena calidad de servicios a un costo mínimo, se deben tomar en consideración el ritmo de salidas de los stocks y la capacidad de rotación de los stocks. Stock = salidas / índice de rotación La rotación del inventario es un concepto básico cuyo conocimiento resulta imprescindible para poder mejorar la gestión logística de la empresa. Se define como el número de veces que se ha renovado el stock en un proceso determinado durante un periodo de tiempo. Se calculo es la relación existente entre las salidas y la cantidad de stock de un proceso empresarial: Índice de Rotación = salida / stock Ejemplo: supóngase que una empresa consume unidades anuales de la materia prima X en su proceso de fabricación. El proveedor que suministra este material lo hace en lotes de unidades, por lo que parece lógico que el almacén de materia prima, en relación con la materia prima A, se renueve 5 veces al año, por ende el índice de rotación es de 5. Dentro de los métodos empleados para prever de la forma más fiable las posibles salidas de las mercancías están el método de la media móvil y el método del alisado exponencial. A continuación se describe cada uno de ellos. 143

144 Método de la media móvil5 El método de la media móvil es seguramente, por su sencillez, la técnica más empleada para prever el volumen de las salidas de stock desde un determinado proceso empresarial. Su mecánica consiste en calcular el valor promedio de las salidas de los últimos T periodos, a través de la siguiente fórmula: Pt = (St-1 + St S t-t) / T Donde: St = serie de salidas Pt = Previsión Cada vez que se calcule una nueva previsión, la salida más antigua es excluida del cálculo, mientras que la observación más reciente pasará a ser utilizada en el cálculo del promedio. Cuando mayor sea T, el método para el cálculo de las previsiones resultará ser más estable, es decir, más reciente a cambios bruscos, ya que el nuevo valor incluido en el cálculo deberá ser promediado con mayor cantidad de observaciones. Por contra, cuanto menor sea T, el modelo será menos estable, es decir, reaccionará de forma más rápida ante cambios producidos en el patrón de las salidas. Ejemplo: este es el comportamiento de las salidas en una empresa, y en la columna 3 y 4 las previsiones con tiempo de 3 y 9 semanas. 5 semana Salidas Tres semanas Nueve semanas URZELAI INZA, Aitor. Manual Básico de Logística Integral. Díaz de Santos

145 Previsión de las salidas para tres meses P6 = ( ) / 3 = P7 = ( ) / 3 = Previsiones de las salidas para 9 meses: P6 = ( ) / 9 = P7 = ( ) / 9 = Método del alisado exponencial6 El método del alisado o suavisado exponencial utiliza dos datos para prever las salidas de stock. Por un lado, se basa en la última previsión realizada (Pt-1) y por otro, en la última salida real observada (St-1). En este caso, a cada uno de los dos valores se les asigna un ponderación (a), en función de la importancia que se le quiera otorgar a cada uno de ellos a la hora de calcular el promedio. La fórmula de cálculo empleada en el cado del alisado exponencial es la siguiente: Pt = α St-1 + (1- α) Pt-1 = P t-1 + α (S t-1 - P t-1 ) Donde, 6 Ibid 145

146 St = Serie de salida Pt = Previsión α = alfa Uno de los aspectos a determinar en relación con este modelo consiste en fijar el valor de alfa, es decir, definir el peso o ponderación que se da a la última salida con respecto a la última previsión. En este sentido, cuando mayor sea el valor de alfa, el modelo estimado será más sensible a los cambios que se puedan producir en los patrones de consumo, mientras que cuando menor se alfa, el modelo será estable o menos sensible a los cambios. semana Salidas Alfa = Alfa = Partiendo que la previsión1 es de: 875 Para la semana 2 sería: ( ) = 860 Para la semana 3 (previsión= 860) = ( ) = 968 Para la semana 4 (previsión= 968) = ( ) = 974 Para la semana 5 (previsión= 974) = ( ) =

147 Igual procedimiento se realiza con el alfa 0.4. AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN El número de veces que ha sido renovado un stock, es la definición de: a. Salidas de Stock b. Cantidad de Stock c. Rotación de Stock d. Capacidad de Stock 2. Este tipo de pregunta consta de dos proposiciones así: una afirmación y una razón, unidas por la palabra PORQUE Usted debe examinar la veracidad de cada proposición y la relación teórica que las reúne. La confiabilidad de los resultados arrojados por la Media Móvil está dada por el número de periodos tomados PORQUE el promedio puede variar dependiendo del número de periodos dados a. La afirmación y la razón son verdaderas, y la razón es una explicación correcta de la afirmación b. La afirmación y la razón son verdaderas, pero la razón no es una explicación correcta de la afirmación c. La afirmación es verdadera, pero la razón es una proposición falsa d. La afirmación es falsa, pero la razón es una proposición verdadera 3. El método del alisado o suavisado se caracteriza por emplear: a. Una ponderación de importancia para la previsión b. Las salidas de los stock c. El promedio de las salidas d. Proyecciones de producción 147

148 SISTEMAS DE STOCK DE MATERIA PRIMA Sistema de punto de pedido Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar por debajo del stock de seguridad. E X IS TE N CIA S S to c k m á xim o N ive l de sto c k P unto de pe dido S to c k de se gurida d TIE M PO La gestión de inventarios debe determinar cuál es el stock máximo, el stock de seguridad y el punto de pedido para establecer el momento y la cantidad de pedido que va a realizar la empresa. Lo que se pretende es aproximarse lo máximo posible al nivel de stock óptimo, que es aquel en que los costes de gestión son mínimos. Los productos abastecidos se van consumiendo hasta llegar a un nivel, denominado punto de pedido, en el que se debe causar una nueva orden de pedido que reponga las salidas. Lógicamente el punto de pedido se establecerá en una cantidad de stock que garantice el cumplimiento de los compromisos con los clientes durante el plazo de reposición y evitar así las rupturas de stock, para ello la reposición de stocks tiene lugar antes que se produzca el desabastecimiento. Cuando se ha llegado a un nivel de existencias que no permite cubrir la demanda durante el plazo de entrega del proveedor se debe emitir n pedidos. Este momento 148

149 se denomina Punto de Pedido (Pp). Este se define como el nivel de existencias que obligan a emitir un pedido de reposición. Se calcula multiplicando la Demanda Media por el Plazo de entrega (Pe) o nº de días que tarda el proveedor en servir el pedido, siendo la Demanda Media (Dm) igual al cociente entre el Consumo anual (Q) y el nº de días del consumo o actividad. No obstante, resultaría necesario tomar en consideración cierta cantidad de stock de seguridad que prevé la fluctuaciones e imprevistos en el ritmo de las ventas y en el tiempo de fabricación, respectivamente. En consecuencia, el cálculo del punto de pedido será: El stock de seguridad es igual a la Demanda media por la diferencia entre el Plazo máximo de Entrega (Pme) y el Plazo de Entrega Normal (Pe) Cuando se trata de artículos de fabricación propia el plazo de entrega es el tiempo que dura el proceso productivo y puede ser conocido previamente aunque se produzcan pequeñas variaciones. Pero cuando las mercancías son suministradas por un proveedor exterior el plazo de entrega dependerá de las siguientes circunstancias: Que pactemos con el proveedor un contrato de suministro y en el mismo establezcamos un plazo de entrega Que hagamos pedidos periódicos y con regularidad por Ej.: pactando por escrito que la entrega se realice cada cierto tiempo Que los pedidos sean esporádicos y verbales, en cuyo caso tendremos que hacer un seguimiento de los tiempos de suministro del proveedor. EJEMPLO: Supongamos que la empresa Ziber mantiene su actividad durante 280 días al año y necesita anualmente u. Del articulo x. El plazo de entrega del proveedor es a los 5 días emitido el pedido pero se puede retrasar hasta 4 días, por lo que el PMc = 5 +4 = 9. Qué stock de Seguridad se necesitaría y a que nivel de existencias deben emitir un pedido de reposición? 149

150 DM = Pp/Pe / 280 = 3500 u. Al día de Demanda media Stock de Seguridad (Ss) = (Pme - Pp) x Dm ( 9-5 ) x 3500 = u. el Ss Pp = Ss + ( Pe x Dm ) (5 x 3500) = u. Entonces tenemos que volver a hacer un pedido Volumen optimo de pedido El modelo de Wilson tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios. El modelo parte de las siguientes hipótesis en las que se asienta el modelo: a) Todas las variables que intervienen en la gestión son conocidas. b) La demanda o necesidades de salida del almacén son conocidas y constantes a lo largo del periodo de tiempo estudiado. c) Los precios de adquisición o costes de fabricación son constantes (no existen descuentos). d) El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio de inventario (stock medio). e) Las entradas al almacén de las existencias se realizan por lotes o pedidos constantes. Además el coste de realización del pedido es constante e independiente de su tamaño. f) No existen restricciones de espacio ni de presupuesto. 150

151 La representación gráfica del modelo de pedido óptimo es la siguiente: E X IS TE N CIA S P unto de pe dido S to c k de se g urida d E m isió n de pe dido R e c e pc ió n físic a de l pe dido TIE M PO Pla zo de a pro visio na m ie nto Cuando el nivel de las existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción física del material es el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que tarda el proveedor en entregar el material (parámetro que es fijo y conocido). Mientras la empresa espera a que se le entregue el pedido, el nivel de existencias baja (sin llegar a ser más bajo que el stock de seguridad) hasta que lo recibe. El modelo de Wilson determina que el pedido óptimo es aquel que minimiza los costes de gestión de inventarios. Cálculo de la cantidad de pedido óptima: Q : Cantidad a pedir t : Periodo de tiempo al que nos referimos n : nº de pedidos durante el tiempo t C : Consumo o demanda (salidas de almacén durante t) S : Coste de realización del pedido I : Coste de mantenimiento o almacenamiento (unidad de producto en la unidad de tiempo). En ocasiones este coste de mantenimiento se calcula como el coste de oportunidad de los recursos financieros inmovilizados por mantener un cierto nivel de stocks. Habitualmente es muy parecido al tipo de interés, por tanto I = p i T : Tiempo entre pedidos 151

152 Siendo C la cantidad de artículos utilizada durante el tiempo t, cuanto mayor sea Q el volumen de cada pedido ( Q ) mayor será el stock medio de almacén ( ); 2 entonces mayor será el coste de almacenamiento pero menor será el número de C pedidos a realizar durante el periodo t ( n = ) y menores los costes de Q realización del pedido. Con el modelo de Wilson se intenta determinar el volumen óptimo de pedido que suponga unos costes de gestión totales mínimos, es decir Costes de pedido + Costes de mantenimiento se es mínimo. Los costes de gestión está formados por: Q Costes de mantenimiento = I 2 C S Costes de pedido: n S = Q C Q Costes Total de Gestión = + Ss I + S Q 2 ( Ss = Stock de seguridad) Para obtener el pedido óptimo se debe optimizar la función que representa el coste total de gestión de inventarios respecto a la variable que representa el volumen de pedido. Matemáticamente supone minimizar esta función, derivándola respecto a Q e igualando a 0 para encontrar un mínimo asociado al pedido óptimo: CGT SC I = + = 0 2 Q 2 Q SC I = 2 2 Q Si despejamos Q obtenemos el valor del pedido óptimo: 152

153 Q= 2CS I Co ste To ta l de Ge stió n COS TE Co ste de A lm a c e na m ie nto Co ste de P e dido P e dido ó ptim o V o lum e n de pe dido 153

154 AUTOEVALUACION LECCIÓN El método de previsión de materia prima que determina cuál es el stock máximo, el stock de seguridad y el punto de pedido para establecer el momento y la cantidad de pedido que va a realizar la empresa, se conoce con el nombre de: a. Puntos de Pedido b. Media móvil c. Cantidad Económica de Pedido d. ABC 2. El Método óptimo de pedido o modelo de Wilson tiene como objetivo: a. Cuantificar el valor de las compras a futuro b. Determinar el volumen o la cantidad de periodo que se quiere realizar c. Hacer unas proyecciones de las compras futuras d. Determinar el presupuesto para las compras 3. El modelo de Optimo Pedido parte de considerar que todas la variables que intervienen son conocidas y la demanda es constante, además: a. Que los costos de fabricación son constantes b. Que los pedidos no generan costos c. Que lo existan restricciones de espacio y presupuesto d. Los costos de almacenamiento son variables 154

155 2.3.4 SISTEMAS DE STOCK DE PRODUCTOS TERMINADOS Dentro de los sistemas empleados para el manejo de los stocks de los productos terminados se emplean dos métodos: sistema de punto de pedido y cálculo del lote económico de producción. Sistema de punto de pedido Este método consiste en determinar cuándo ordenar. Los modelos sencillos de inventarios suponen la recepción de una orden en forma instantánea, pero en la realidad esto no ocurre porque los artículos no se recibe inmediatamente, ya que hay un tiempo entre la colocación y la recepción de la orden, llamado tiempo de entrega, que puede ir desde unas cuanta horas hasta varios meses. Por lo tanto, la decisión de cuándo ordenar esta expresada en términos de punto de reorden, que es nivel de inventario en el cual se debe colocar una orden. El punto de reorden se da como: ROP = (demanda diaria)(tiempo de entrega para una nueva orden) ROP = d x L 155

156 En el caso que la demanda no sea constante y uniforme, se debe añadir a la formula el inventario extra, conocido como inventario de seguridad. La demanda diaria, d, se encuentra al dividir la demanda anula D, entre el número de días laborales al año. d = D / número de días laborados Ejemplo: Para una empresa que tiene una demanda anual de unidades de la Ref. 300 y labora 300 días al año. Determine el punto de reorden sabiendo que la empresa proveedora entrega cada 8 días el pedido. d = / 300 = 500 unidades demanda por día Entonces: ROP = 500 x 8 = 4000 Por lo tanto, cuando el inventario llegue a 4000 unidades, se debe colocar la orden de pedido. Así el pedido llegará 8 más tarde cuando el inventario de la empresa se ha agotado. 156

157 Cálculo del lote económico de producción El modelo básico de Cantidad Económica de Pedido (CEP): es un instrumento para determinar la cantidad óptima de un artículo de inventario. Puede utilizarse para controlar los artículos A de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros y determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de la inversión total. Este modelo parte de una serie de supuestos fuertes, los cuales se van suavizando a medida que se avanza en la teoría, sin embargo sus aplicaciones y utilidad son importantes y es un punto de referencia obligado en todos los campos donde se hable de inventarios. Los supuestos sobre los que se este modelo se construye son: o La demanda se conoce con certidumbre y es constante o Los costos relacionados con el modelo permanecen constantes o La cantidad de pedido por orden es la misma o El pedido se recibe en el momento que se ordena o El inventario se restablece en el momento en que se agota o El proveedor surte las cantidades solicitadas en un solo lote o Se considera un horizonte infinito y continuo en el tiempo El comportamiento de este modelo se aprecia fácilmente en la siguiente gráfica: 157

158 Para poder tomar una decisión sobre la altura del triángulo (cantidad de pedido), el número de triángulos (número de pedidos en el periodo), la base del triángulo (tiempo entre pedidos) y conocer el valor asociado con esas decisiones es necesario conocer los siguientes datos: o Demanda: normalmente se trabaja anual, aunque el modelo permite otros manejos, se calcula a partir de los presupuestos de la empresa. o Costo de pedido, este se genera cada vez que la compañía efectúa una compra, en su cálculo debe involucrarse desde el tiempo que se toma para efectuar el pedido, hasta los gastos de transporte y recepción de la mercancía, sin olvidar los gastos administrativos pertinentes al pago de la factura. o Costo de mantenimiento (conservación): este indica cuánto vale tener una unidad de inventario en la bodega, debe tenerse en cuenta desde el costo del dinero, hasta los seguros en caso de tenerlos, el de la bodega y el del personal que maneja los inventarios, este costo se debe dar en la misma unidad de tiempo en que se estima la demanda. La parte compleja del modelo es precisamente la definición de costos anteriores, si se calculan objetivamente el modelo da unos resultados validos, así no sean absolutamente exactos. El objetivo del modelo no es minimizar uno de estos costos, ya que su comportamiento es inverso y en caso de minimizar uno solo de ellos, el otro se dispara por lo que los costos asociados serán más altos, lo importante es minimizar la suma de los costos de pedir y de mantener, lo que se conoce con el nombre de costo asociado. En la siguiente gráfica se observa como dicho costo en los valores cercanos al mínimo, no cambia considerablemente, sin embargo si nos alejamos de éste, los costos pueden incrementarse de forma importante, por lo que la idea consiste en pedir un valor muy cercano a la cantidad económica de pedido. 158

159 La fórmula para determinar la cantidad económica de pedido es: La simbología responde a: o o o o o o o o D : Demanda Co: Costo de pedido Cc: costo de conservación Q: Cantidad Económica de Pedido N : número de pedidos Tc : Tiempo entre pedidos CA : Costo asociado a la política de inventarios CT: Costo total, involucra valor de los artículos y el costo asociado Calculando las primeras automáticamente dados. tres variables, los demás valores quedan El sistema ABC El sistema ABC: en cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita un manejo particular, dependiendo de su importancia en los proceso de la compañía y de las posibilidades de adquisición. El pensar que todos los productos se deben controlar de la misma manera, es una visión limitada de la realidad, que implica desgaste y sobrecostos innecesarios. El sistema divide su inventario en tres grupos A, B y C. En los productos A se ha concentrado la máxima inversión. En el 159

160 grupo B está formado por los artículos que siguen a los A en cuanto a su magnitud de inversión. Al grupo C, lo componen en su mayoría una gran cantidad de productos que solo requieren una pequeña inversión. A debe ser el más cuidadoso dado que la magnitud de inversión comprendida, en tanto que los productos B, C estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos. Existencias A. Son los artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20 % de los artículos del almacén y, en conjunto, pueden sumar del 60 al 80 % del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante para el aprovisionamiento. Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. A pesar de ello, se debe mantener un sistema de control, pero mucho menos estricto que el anterior. Pueden suponer el 30 % de los artículos del almacén, con un valor de entre el 10 y el 20 % del almacén. Existencias C. Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. Por tanto, no hay que controlarlas específicamente, es suficiente con los métodos más simplificados y aproximados. Representan aproximadamente el 50 % de las existencias de la empresa, pero menos del 5 o 10 % del valor total del almacén. 160

161 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN El sistema de Punto de Pedido consiste en determinar cuándo ordenar, de forma tal que no se presenten desabastecimientos durante el proceso de producción. Para ello, debe determinar el tiempo de reorden, está dada por: a. El número de unidades de la orden de pedido al proveedor b. El tiempo necesario para la elaboración del pedido c. La demanda diaria por el tiempo de entrega de la nueva orden d. El tiempo que transcurre para que el proveedor entregue el producto 2. El método Cantidad Económica de Pedido, busca determinar el número de unidades para aprovisionar en un momento dado minimizando los costos de pedido. Una de los datos que no hace parte de la fórmula del método QEP es: a. La demanda b. El costo de pedido c. El tiempo entre pedidos d. El valor de previsión 3. El sistema ABC realiza el proceso de previsión de acuerdo a la magnitud de la inversión, por ende su clasificación en producto A, producto B y Productos C. El producto C, es aquel que: a. Son aquellos que representan el 30% de los artículos dentro de la lista de aprovisionamiento b. Son aquellos que tienen un peso relevante dentro del número de artículo a aprovisionar c. Son aquellos que representan el 80% de las compras dentro de la gestión de aprovisionamiento d. Son existencia que tienen muy poca relevancia dentro para la gestión de aprovisionamiento 161

162 INDICADORES DE GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO Es notoria la responsabilidad de la gestión de aprovisionamiento dentro del proceso logístico y dentro del cumplimiento de los objetivos organizaciones, ya que de ella depende en gran parte del éxito del producto y el cumplimiento de las expectativas del cliente. Compras / ventas: el costo asociado a las materias primas a los demás materiales necesarios para la obtención del producto final constituye el mayor indicado. Para una empresa de manufactura, este puede oscilar entre un 25% y un 78% de la cifra de ventas Costo total de adquisición: es la suma de todos los costos incluidos en el m omento que se necesita el material hasta el momento en que el material es usado, incluyen el costo de deshacerse de él. Periodo de pago: es la diferencia media entre el momento que se reciben los materiales y aquel en que se abona a los proveedores. Costo de aprovisionamiento : costo de departamento / volumen de compras No. De proveedores activos / No. De compradores Concentración de aprovisionamiento: valor total / No. De pedidos Pedidos retrasados / volumen de compras Rotación de stocks: es el cociente entre el consumo de material y el stock de dicho material. Indica el número de veces que rotan los materiales en la empresa a largo de un ejercicio económico. 162

163 AUTOEVALUACIÓN LECCION Uno de los costos que podría generar un mal aprovisionamientos seria la obtención de sobrecostos por determinar erradamente la cantidad optima de existencias, y generar situaciones tales como: a. Las subutilización de la zona de almacenamiento b. La subutilización de la capacidad instalada al tener que producir menos c. La adquisición de productos de excelente calidad d. La adquisición de producto de emergencia a un mayor costos 2. Uno de los criterios de medición de la gestión de aprovisionamiento es la Rotación de Stock, pues a través de ella se puede determinar qué: a. Los encargados del área de aprovisionamiento tuvieran el inventario de manera estático por más tiempo b. Los encargados del área de aprovisionamiento hicieron que el inventarios rotara más que el número de pedidos c. Que las cantidades de consumo fuero inferiores a las cantidades de existencias d. Que las existencias no alcanzaron a satisfacer las demandas requeridas 3. Los costos fijos que genera un departamento de aprovisionamiento debe esta compensado con su nivel de desempeño. Para medir cual fue su labor en un rango de tiempo lo ideal es analizar el costo de: a. Costo de pedido b. Costo de aprovisionamiento c. Costo de almacenamiento d. Costos de inventarios 163

164 UNIDAD III LA DISTRIBUCIÓN EN PLANTA Y EL ALMACENAMIENTO 164

165 CAPITULO 7: DISTRIBUCION EN PLANTA DEFINICION DE DISTRIBUCION EN PLANTA La distribución en planta es un concepto relacionado con la disposición de las maquinas, los departamentos, los centros de trabajo, las áreas de almacenamiento, los pasillo y los espacios comunes dentro de unas instalación productiva propuesta o ya existente. La finalidad fundamental consiste en organiza estos elementos de manera que se asegure la fluidez del flujo de trabajo, materiales, personas e información del sistema productivos. Es claro que la distribución en planta busca unos intereses económicos y unos sociales. Los económicos en miras de aumentar la producción, reducir los costos, satisfacer al cliente mejorando el servicio y mejorar el funcionamiento de las empresas. Y social, ofreciendo seguridad al trabajador y satisfacción al cliente. Dentro de la información clave que se requiere para llevar a cabo la distribución en planta se encuentran: Tipo de Productos Lista de materiales y partes, diagrama de operaciones Diagrama de flujo de operaciones y lista de equipo requerido Servicios requeridos Necesidades de mantenimiento, almacenes, vestidores y otros Programa de producción Definición de cuánto producir y cuándo 165

166 Una buena distribución en planta es aquella que integra las actividades auxiliares, así como cualquier otro factor, de modo que resulte el compromiso mejor entre todas las partes, Los principios que rigen la distribución en planta: Principio de la mínima distancia tanto de materiales como de las personas Principio de circulación o flujo de materiales, que este en mismo orden o secuencia en que se transforma, tratan o montan los materiales. Principio de espacio cúbico, aprovechamiento del espacio tanto vertical como horizontal. Espacio de la satisfacción y de la seguridad, buscando que el trabajo sea más satisfactorio y seguro para los productores Espacio de la flexibilidad, que pueda ser ajustada o reordenada con meno costos o inconvenientes. El estudio de la distribución en planta es una de las tareas de suma importancia en la gestión. Su misión es encontrar la mejor ordenación de las áreas de trabajo y del equipo en aras de conseguir la máxima economía durante el proceso productivo y de esa forma en el costo variable y fijo del producto. Las características de una adecuada distribución en planta son: Minimizar los costos de manipulación de materiales Utilizar el espacio eficientemente Utilizar la mano de obra eficientemente Eliminar cuellos de botella Facilitar la comunicación y la interacción entre los propios trabajadores, con los supervisores y con los clientes Reducir la duración de ciclo de fabricación o el tiempo de servicio al cliente Eliminar los movimientos inútiles o redundantes Facilitar la entrada, salida y ubicación de los materiales, producto o personas. Incorporar medidas de seguridad Promover las actividades de mantenimiento necesarias 166

167 Proporcionar un control visual de las operaciones o actividades Proporcionar la flexibilidad necesaria para adaptarse a las condiciones cambiantes Las decisiones de distribución en planta pueden afectar significativamente la eficiencia con que los operarios desempeñan sus tareas, la velocidad a las que se pueden elaborar los productos, la dificultad de automatizar el sistema y la capacidad de respuesta del sistema ante los cambios en el diseño de los productos, en la gama de productos elaborados o en el volumen de la demanda. Por ende, es importante estar pendiente de: Materiales (materias primas, productos en curso, productos terminados). Incluyendo variedad, cantidad, operaciones necesarias, secuencias, etc. Maquinaria Trabajadores Movimientos de personas y materiales Espera en almacenes temporales, permanentes o salas de espera Servicios de mantenimiento, inspección, control y programación Elementos y particularidades de interiores y exteriores de las instalaciones 167

168 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN La distribución en planta busca tanto unos intereses económicos como unos intereses sociales. Un interés económico es: a. Aumentar la productividad b. Satisfacer al cliente interno c. Crear un ambiente de trabajo agradable d. Ofrecer la seguridad necesaria al trabajador 2. Una buena distribución en planta es aquella que integra las actividades auxiliares con las del proceso productivo. Un acción ideal es: a. Contar con el personal en un solo lugar para evitar circulaciones innecesarias b. Colocar todos los materiales y equipos en lugares de fácil circulación c. Colocar todo lo necesario en lugares altos para aprovechar los espacios d. Reunir en un solo lugar todo con el fin de mantener un orden 3. Las decisiones de distribución en planta puede afectar la eficiencia del sistema logístico. Una situación que puede ser entendida como tal puede ser: a. Productos defectuosos por mala manipulación en su uso b. Interrupciones constantes en el proceso de producción c. Movimientos de personas de un lugar a otro d. Trabajadores motivados y con niveles de productividad 168

169 TIPOS DE DISTRIBUCION EN PLANTA Distribución orientada al proceso o de posición fija Es la estrategia típica de bajo volumen y gran variedad. En este método cada producto o cada pequeño grupo de productos tienen una diferente secuencia de operaciones. Un producto u orden se manufactura al moverlos de un departamento a otro en la secuencia requerida para por este producto. Es ideal para manejar una amplia variedad de productos o servicios. De hecho es la más eficiente cuando se fabrican productos que tienen diferentes requerimientos o cuando se manejan clientes que tienen diferentes necesidades. Un ejemplo de la distribución física orientada al producto es un hospital. El flujo continuo de entrada de pacientes, cada uno con su propia solicitud, requiere ser enviado a través de áreas de registros, admisiones, laboratorios, salas de operación, área de cuidados intensivos, farmacia, y así sucesivamente. Una gran ventaja de este tipo de distribución es la flexibilidad en el equipo y las asignaciones de mano de obra, en el caso de una máquina dañada, por ejemplo, no detienen totalmente el proceso, puesto que puede ser transferido a otras máquinas en el departamento. Es especialmente adecuada para manejar la manufactura de partes en lotes pequeños y para la producción de una amplia gama de partes de diferentes tamaños o formas. Las desventajas que ofrece la distribución física por producto vienen de la utilización del equipo para propósitos generales. Dificultad para la programación, preparación y manejo de los materiales. Adicionalmente los requerimientos de habilidades de trabajo y los inventarios en proceso debido a lo desbalances en el proceso de producción. La táctica es acomodar los centros de trabajo en las localidades más económicas, es decir, la minimización de costos y manejo de materiales y de los recorridos. La ubicación se hace identificando los centros de trabajo con mayores flujos interdepartamentales de partes o de personal. 169

170 Distribución física orientada al producto Están organizadas alrededor de un producto o de una familia de bienes similares de gran volumen y baja variedad. Para la viabilidad de este sistema de distribución lo ideal es que: El volumen es adecuado para la utilización de gran equipo La demanda del producto es lo suficientemente estable para satisfacer la gran inversión en equipo especializado. El producto se ha estandarizado o alcanzó una fase en su ciclo de vida, que justifica la inversión en equipo especializado Las provisiones de materia prima y componentes son adecuadas y la cantidad uniforme para garantizar que trabaja en forma apropiada con el equipo especializado. Se puede identificar dentro de esta forma de distribución física las líneas de fabricación y las líneas de ensamble. Una línea de fabricación construye componentes, tales como llanas o partes metálicas, en una serie de maquinas. Mientras que una línea de ensamble junta las partes fabricadas en una serie de estaciones de trabajo. Las líneas de fabricación tienden a estar medidas por la máquina, y requieren cambios mecánicos y de ingeniería para facilitar el balanceo. Por otro lado las líneas de ensamble tienden a ser medidas por tareas de trabajo asignadas a individuos o a estaciones de trabajo. Las líneas de ensamble, por lo tanto, pueden ser balanceadas moviendo las tareas de un individuo a otro. De esta manera, la cantidad de tiempo requerido por cada individuo o cada se iguale. Es ahí donde se presenta la desventaja de este tipo de distribución. El problema central es balancear la salida de cada estación de trabajo en la línea de producción, de tal forma que sea casi igual, mientras se obtiene la cantidad de salida deseada. 170

171 Dentro de las ventajas que ofrece es el bajo costo variable por unidad, generalmente asociado con los productos estandarizados y de gran volumen; mantiene bajo los costos de manejo de materiales; reduce los inventarios en proceso; y facilita el entrenamiento y al supervisión. Distribución física de posición fija o por proyectos Es aquella en la cual el proyecto permanece estacionario y requiere que los trabajadores y los equipos se desplacen hacia el área de trabajo. Está restringida a: Existe espacio limitado en prácticamente todos los lugares En diferentes etapas, el proceso de construcción, se necesita diferentes materiales; en consecuencia, los diversos componentes llegan a convertirse en críticos, conforme se desarrolla el proyecto. Esto aumenta la dinámica de la programación. El volumen de los materiales necesarios es dinámico. Debido a que la distribución de posición fija es tan difícil de resolver en el sitio, se puede utilizar una estrategia alterna, que consiste en completar el proyecto, cuando sea posible, fuera del sitio. Esta es una estrategia para atraer eficiencia adicional a la construcción. 171

172 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN Una de las grandes ventajas que ofrece la distribución por procesos es su flexibilidad, es decir: a. Dejar de aprovechar toda la capacidad de producción de la maquinaria b. Contar con personal para actividades especificas c. Adaptar la elaboración de un producto a las necesidades del cliente d. Conocer con exactitud los tiempos y movimientos de cada proceso 2. La distribución por productos solo es posible cuando el producto a alcanzado una fase en su ciclo de vida que se justifica altos volúmenes de producción, además que: a. Hay una subutilización del equipo b. La demanda del producto es poca c. El demanda del producto es con tendencia d. Las previsiones de materia primas son pocas 3. Debido a que la distribución de posición fija es tan difícil de resolver en el sitio, se puede utilizar una estrategia alterna, que consiste en completar el proyecto, cuando sea posible, fuera del sitio. Un ejemplo donde se evidencia esta situación es: a. Construir por parte una vez se haya terminado la anterior b. Dividir el trabajo en secciones donde cada uno responde solo por su parte c. Elaborar algunas partes en un sitio diferente al del proyecto y luego traerlo d. Mandar a hacer todo lo necesarios una vez se haya terminado la obra 172

173 EQUILIBRADO EN LINEA Generalmente se lleva a cabo para minimizar el desbalance entre las máquinas o el personal, mientras se logra la salida requerida en la línea. Con el fin de producir a una tasa específica, la administración debe conocer las herramientas, equipo y métodos de trabajo utilizados. También se debe conocer la relación precedente entre las actividades, esto es, la secuencia en que se necesitan desarrollar todas las tareas. Se construye una grafica de precedencia para los datos de las tareas. Supóngase 3 puestos funcionales A, B y C: Una vez se ha grafica la secuencia de la línea, los pasos siguientes son: a. Tomar la demanda (o tasa de producción) por día y dividirla entre el tiempo productivo por día (en minutos o segundos). Esta operación genera lo que se conoce como tiempo de ciclo, es decir, el tiempo en que el producto está disponible en cada estación de trabajo. tiempo de producción disponible por día Tiempo de ciclo (TC) = Demanda por día o tasa de producción por día b. Calcular el número teórico minino de estaciones de trabajo. Este es el tiempo total de duración de la tarea, dividido entre el tiempo del ciclo. Las fracciones se redondean al siguiente entero número superior. Tiempo total de la tarea # de estaciones de trabajo = Tiempo del ciclo 173

174 Imagínese que el proceso es para fabricar caramelos y éstos precisan tres operaciones distintas A, B y C y ordenadas como lo indica la figura anterior. El tiempo que se tarda en fabricar un caramelo corresponde al ciclo de fabricación. El ciclo de fabricación es igual a: TC = t A +t B + t c = = 6 u. t. Es decir, se tarda seis unidades de tiempo en fabricar un caramelo. Entonces, Cuánto se tardará en fabricar 60 unidades de caramelos?. Desde luego, la respuesta no es 60 x 6= 360 unidades de tiempo, ya que se está produciendo en línea y eso significa que hay varios caramelos a la vez en proceso de producción y en cada puesto. Para comprenderlo con claridad a continuación se relaciona el cronograma de producción: Empieza a procesarse el primer caramelo. Está en el puesto A durante una unidad de tiempo y luego pasa al puesto B. Queda libre A, mientras B sigue todavía con el primer caramelo. Como B tarda 3 unidades de tiempo, el puesta A puede procesar mientras tanto otros tres caramelos, es decir, 6. Se creará así un stock intermedio o cuello de botella entre A y B para el que hará falta disponer un contenedor. El primer caramelo se termina a las 6 unidades de tiempo. Cuando el puesto B termina con el primer caramelo, lo pasa a C, que lo procesa en 2 unidades de tiempo. B toma el segundo cuando A está tomando ya el quinto (a las 4 unidades de tiempo). Al contrario que B, el puesto C tiene que esperar a que aquel le sirva, originándose así un tiempo muerto para este puesto (tm). Y así sucesivamente ocurren las cosas. Entonces el número de estaciones adecuado para este proceso será: 174

175 Tiempo total de la tarea 6 # de estaciones de trabajo = = = 2 Tiempo del ciclo 3 c. Llevar a cabo el balanceo de la línea, al asignar tareas de ensamble específicas para cada estación de trabajo. El balance eficiente será aquel que completará el ensamblaje requerido, seguir la secuencia específica y mantener el mínimo de tiempo ocioso en cada estación de trabajo. Se define la eficiencia del sistema en línea según la expresión E SISTEMA= CF / CT. N Donde: CF = capacidad de fabricación CT = Ciclo de tiempo N = Número de puestos funcionales De acuerdo con el ejercicio, la eficiencia seria actual es de: E SISTEMA= CF / CT. N = 6 /(3x3) = = 66.66% Los tiempos muertos de cada puesto funcional puede darse respecta a CT como complementarios de las eficiencias de cada puesto: T M= (CT - top) / CT ó 1 (top / CT) Tiempo muerto (T M) Puesto A (3 1) / 3 = 66.66% Puesto B (3-3) /3 = 0% 175

176 Puesto C (3 2) / 3 = 33.33% Se aprecia que cada 3 unidades de tiempo sale un nuevo caramelo. Precisamente el tiempo de proceso del puesto funcional más lento, B. este es el ciclo de trabajo o tiempo de producción de una nueva unidad. tiempo de proceso más lento = tiempo de operación mayor= 3 u.t. Ahora, ya se puede saber en cuánto tiempo se produce 60 unidades. El resultado sería: Primer caramelo = 6 u.t. 59 restantes = cada 3 u.t. un caramelo Tiempo total = 6 + (59 x 3) = 183 u.t. Al determinar la eficiencia para cada puesto del sistema, los resultados serían: Eficiencia Puesto A Puesto B Puesto C Tiempo Operación A / ciclo de trabajo CT 1/3 = 33.33% Tiempo Operación B / ciclo de trabajo CT 3/3 = 100% Tiempo Operación C / ciclo de trabajo CT 2/3 = 66.66% Es decir, el puesto B no para nunca. El puesto C tiene un tiempo muerto de 1 unidad de tiempo, luego para obtener una producción sin stocks intermedios, el puesto C trabaja 2 unidades de tiempo de cada 3 unidades de tiempo, y el puesto A necesitará trabajar la tercera parte del ciclo de tiempo. 176

177 Retomando nuevamente el concepto de equilibrado de línea, esta será máxima cuando sea máxima la eficiencia del sistema. Con un poco de intuición, es lógico pensar que la eficiencia será máxima cuando todos los puestos funcionales tengan el mismo tiempo de operación. Hasta ahora no se ha hablado de operarios en los puestos funcionales, peo se supone que cada uno dispone de un operario. Obviamente, la eficiencia del operario con esa disposición secuencial es la misma que la de su puesto. Sin embargo, nada impide agrupar los puestos funcionales en estaciones. Dos estaciones con actividades o puesto cuya suma de tiempo de operación sea el ciclo de operación. Fácilmente, se puede deducir que: tpuesto A + t pusto B = = 3 u.t. CT tpuesto C = 3 u.t. CT La solución es: En donde la eficiencia para el nuevo sistema es: E SISTEMA= CF / CT. N = 6 /(3x2) = 0.10 = 100% Por supuesto las eficiencias de los puestos no han variado, pero si las de los operarios. Ahora sólo se cuenta con dos operarios de tres que estaban y están totalmente ocupados, con el consiguiente ahorro de mano de obra. 177

178 AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN El primer paso es realizar la grafica que demuestre la secuencia del proceso productivo y el nivel de producción de cada uno de ellos. El siguiente paso es determinar la tasa de producción, es decir: a. Tomar la demanda futura b. Determinar la producción diaria c. Determinar el tiempo de producción por unidad d. Analizar el comportamiento de producción por puesto de trabajo 2. Llevar a cabo el balanceo de la línea, significa asignar las tareas de ensamble especificas para cada estación de trabajo. Para determinar si se llego al balanceo óptimo se hace a través de: a. La efectividad del sistema, es decir, el volumen de producción alcanzado b. La capacidad de producción vs el ciclo de tiempo y los puestos funcionales c. La eficiencia del puesto funcional por cada unidad de producción d. El número de puestos funcionales vs el nivel de producción alcanzado 3. Para llevar a cabo el equilibrado en línea es necesario conocer: a. La secuencia de cada actividad y el número de empleados b. La secuencia de las actividades c. El nivel de producción de cada puesto de trabajo d. Los costos de producción 178

179 MÉTODOS DE DISTRIBUCIÓN 1. MINIMOS FLUJOS NO ADYACENTES Se trata de estudiar el número de movimientos realizados en la unidad de tiempo entre diversos puesto de trabajo o de almacenamiento, según se trate de producción o de stocks. Para ello se confecciona una tabla de recorridos en primer lugar, examinando al mismo tiempo un croquis de planta. El procedimiento se describirá a continuación a través de un ejemplo. Sea un almacén con seis áreas distintas de almacenamiento. Un encargado cuenta el número de movimientos entre cada área al día, cuyos resultados se relacionan a continuación: 179

180 Los pasos del método de mínimos flujos no adyacentes es: Etapa 1: Determinar el número de asignaciones para cada departamento o área. Hay que sumar para cada áreas las asignaciones en la fila y en la columna correspondientes (una asignación puede tener varios movimientos). Por ejemplo, desde 1 hay movimientos 4 departamentos: 2, 3, 5 y 6 y hacia 1, hay movimientos desde 3. En total hay cinco asignaciones. Así, se construye la siguiente tabla de asignaciones: Área Asignaciones Etapa 2: Las áreas con mayor número de asignaciones se colocan en las posiciones centrales. Las áreas con mayor número de asignaciones son la 3 y la 1, con 7 y 5 asignaciones respectivamente. Así pues, la distribución inicial a verificar será: 180

181 Etapa 3: Si se han eliminado los flujos o movimientos no adyacentes, la solución básica puede considerarse óptima. Obsérvese que no existen movimientos entre áreas no adyacentes o no juntas. Luego la solución es óptima, No hay flujo entre 2 y 5, entre 4 y 6 y 4 y 5?. Lo mismo para 5 y 6. La solución es correcta puesto que no se presentan movimientos no adyacentes. Etapa 4: Si no pudiera alinearse totalmente los movimientos no adyacentes, minimícense. Sea el caso que se le ha añadido 10 movimientos desde 4 hasta 6, para la misma localización de áreas, la representación de flujos es la siguiente: 181

182 En esta distribución es evidente que se presenta un movimiento no adyacente, que debe ser eliminado. La tarea es modificar nuevamente la localización hasta encontrar la solución óptima. 2. ANÁLISIS CARGA - DISTANCIA Supóngase un almacén con cuatro zonas como muestra la figura siguiente. Las acotaciones indican la distancia entre ellas, considerando que pueden traerse distintas rutas sobre su superficie. La carga diaria transportada entre las distintas áreas se presenta en la matriz, al igual que los cálculos de carga distancia. 182

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