SOLUCIÓN SITUACIÓN ACTUAL

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1 SITUACIÓN ACTUAL La necesidad de las organizaciones de ser más competitivas en un mercado dinámico ha generado estructuras organizacionales complejas y exigentes en términos de calidad y eficiencia. Sobre la base de que es a través de los procesos como las organizaciones desarrollan de manera natural el trabajo que les permite generar los productos y servicios que entregan a sus clientes y teniendo presente que los procesos son transformadores, están orientados a objetivos, están presentes en todas las organizaciones sin importar el sector donde operan ni los fines que manejan y considerando que en su ejecución consumen tiempo y recursos se logren o no sus objetivos, es fundamental que las organizaciones le den la relevancia que tienen como ejes de la generación de valor. De lo anterior se desprende que mejorar la efectividad de los procesos redunda no solo en un mayor nivel de eficiencia operacional en la entrega de productos y/o servicios a los clientes sino que facilita la generación de nuevos de productos y fortalece la integración con clientes, proveedores y socios. Adicionalmente, orientar las organizaciones a procesos permite recoger una serie de elementos en su estructura que facilitan una participación activa y protagónica de sus integrantes, más cercana a su naturaleza y a sus necesidades, con resultados positivos en los niveles de eficiencia y productividad. SOLUCIÓN IBPM es la solución BPM de IBISCOM que permite analizar, modelar, definir, ejecutar, monitorear y optimizar los procesos organizacionales. La solución IBPM facilita: El Modelamiento y definición de los procesos a través de herramientas como el modelador gráfico en notación BPMN, el gestor documental y el constructor de flujos de trabajo. La generación de aplicaciones mediante el uso de un generador de formas que permite la construcción de la interfaz de usuario, las capas de lógica y de datos. El control de la ejecución de los procesos a través de un motor de flujos de trabajo que maneja las diferentes instancias de un proceso, ejecuta subprocesos, asigna las actividades a los responsables definidos, controla el direccionamiento del flujo, integra aplicaciones requeridas, controla el flujo documental, envía mensajes de alerta y maneja la seguridad controlando la autenticación y la autorización de usuarios. El monitoreo y administración de los procesos en ejecución mediante un monitor de ejecución que provee indicadores gráficos de las actividades pendientes o realizadas en un periodo determinado, un monitor de trazabilidad que provee información detallada de cada acción ejecutada en el proceso, un monitor de auditoria que permite visualizar la información registrada en las diferentes tareas y un generador de alarmas que facilita el envío de alertas ante diferentes situaciones.

2 La optimización o mejoramiento continuo de los procesos al proveer indicadores de tiempos y de encolamiento de actividades durante diferentes periodos, tiempos de respuesta de los diferentes responsables, trazabilidad detallada y la facilidad para realizar cambios en el flujo como en la interfaz de usuario. BENEFICIOS La automatización de procesos a través de la solución BPM ibpm permite aumentar los niveles de efectividad operacional, derivada de los siguientes beneficios: Eficiencia Mejora los índices de eficiencia de la organización, dado que: Aumenta el nivel de calidad al estandarizar los procesos y evitar interpretaciones individuales de los mismos. Disminuye el tiempo de transición entre la terminación de una tarea y el inicio de la siguiente al proveer de manera inmediata la información y los documentos para continuar la ejecución del proceso. Disminuye el volumen de desperdicio que ocurre cuando se realizan actividades que no agregan valor y cuando se realizan actividades duplicadas o reprocesos. Reduce esfuerzos para la coordinación de las actividades, herramientas y recursos, necesarios para logar el objetivo de los procesos. Asegura la participación oportuna y colaborativa del personal involucrado o relacionado con el proceso. Reduce los tiempos de automatización de los procesos de negocio. Adaptabilidad Aumenta los niveles de adaptabilidad ante necesidades de cambio o de automatización de nuevos procesos, puesto que: Reduce el tiempo de ajuste del sistema a cambios de ley y/u operativos - Time to Market. Facilita la integración y aprovechamiento de los sistemas actuales o legacy, en los diferentes procesos. Maneja una interfaz estándar que lo hace intuitivo y facilita el proceso de capacitación. Facilita la integración con terceros sean clientes, proveedores o aliados, donde cada uno hace parte de un procesos - B2B Business to Business. Reduce el tiempo y esfuerzo en la implementación de nuevos procesos que soportan el diseño, producción y entrega de nuevos productos y/o servicios para los clientes Eficacia Mejora la eficacia en la operación diaria de los negocios, dado que: Estandariza los procesos evitando interpretaciones individuales. Provee indicadores de ejecución e información que facilita la toma de decisiones y el mejoramiento continuo a través de la optimización de los procesos. Aumenta la integración entre áreas organizacionales al facilitar el trabajo cooperativo. Provee trazabilidad sobre la ejecución de cada proceso y provee información para un monitoreo oportuno.

3 Implementación rápida. Facilita la generación rápida de nuevas soluciones en la organización, puesto que: Es una solución BPM lo que hace que se puedan implementar procesos de negocio de manera natural. Permite la definición e implementación de los procesos en un lapso de tiempo corto basado en herramientas de usuario de alto nivel. Es una solución madura exitosamente implementada en el país. Se cuenta con una metodología de implementación conocida y probada No solamente es un controlador de flujos y/o integrador de aplicaciones existentes, sino que permite construir aplicaciones a integrarlas de manera rápida y confiable. Incluye una poderosa herramienta que facilita construir las aplicaciones o herramientas humanas que se integran con servicios web estándar ya existentes Es la solución BPM con mayor poder para crear herramientas humanas lo que reduce esfuerzos y costo de creación de aplicaciones La construcción de procesos usando IBPM no requiere de complejos conocimientos técnicos ni de un equipo especializado de técnicos. CARACTERÍSTICAS DE LA SOLUCIÓN Las características funcionales generales del sistema i-bpm, que son comunes a la implementación de cualquier proceso generado con el sistema son: Permite el acceso a los procesos desde cualquier sitio geográfico a través de Internet, dada su condición de sistema Web. Provee un módulo de ayuda altamente dinámico. Permite la definición paramétrica y/o gráfica de los procesos, facilitando la definición de los siguientes elementos: - Tareas del proceso indicando el servicio o herramienta mediante la cual se ejecuta, el rol responsable y los documentos que se deben adjuntar o capturar durante la ejecución. - Dependencias o condiciones de flujo existentes entre las tareas que conforman el proceso. - Servicios, herramientas o aplicaciones a través de las cuales se realizan las operaciones específicas de las tareas. - Roles responsables de ejecutar las diferentes tareas permitiendo la asignación y retiro dinámico de usuarios responsables. - Alarmas asociadas con la ejecución de las tareas que conforman un proceso. - Plantillas de los que se van a enviar. - Plantillas de cartas o documentos que se generan en el proceso. - Documentos que podrán adjuntarse en cada tarea. Facilita modelar gráficamente un proceso mediante el uso de la notación BPMN. Facilita ajustar dinámicamente el flujo del proceso ante cambios del negocio. Controla la ejecución de las diferentes instancias de un proceso y en consecuencia de las tareas que lo conforman; lo que incluye:

4 - Control del direccionamiento del flujo mediante la evaluación de las condiciones de flujo o direccionamiento definidas en la construcción del proceso. - Control del estado del objeto que fluye y se transforma a través del proceso. - Control de asignación de las instancias de las tareas a los usuarios responsables. - Envío de mensajes vía o con SMS sobre acciones en el flujo del proceso. - Inclusión de documentos digitales a una tarea y control de su organización. - Visualización del proceso durante la ejecución Monitorea la ejecución de las diferentes instancias de procesos y tareas por parte de los usuarios mediante la generación de estadísticas y datos de trazabilidad. Administra la autenticación y la autorización a través de un módulo de seguridad. Registra la gestión de los usuarios en un componente de auditoría. COMPONENTES El sistema está constituido los siguientes componentes que se integran de manera cooperativa para soportar la definición, ejecución y monitoreo de un proceso de negocio: IBPM CONSTRUCTOR: Permite definir o construir el modelo de un proceso de negocio para su posterior ejecución. La definición de un proceso incluye relacionar las actividades, las relaciones de flujo, los actores responsables, los objetos que se van a transformar o construir y las herramientas utilizadas para la ejecución y control de actividades. ibpm ENGINE: Permite controlar la ejecución de un flujo de trabajo asociado con un proceso de negocio que fue previamente definido. El control se hace sobre las diferentes actividades asociadas en el proceso, validando las características de los eventos que se presentan y diseccionando el flujo de acuerdo con las condiciones determinadas en el modelo. Incluye funcionalidad para: Informar a cada usuario las tareas que tiene pendientes por ejecutar, llevar un control de los responsables definidos para cada tarea y realizar la asignación a éstos utilizando diferentes métodos de asignación, controlar al interior del proceso el estado del objeto que fluye y se transforma, llevar un control de las herramientas informáticas de que disponen los usuarios o responsables para ejecutar las actividades o tareas humanas y proporciona mecanismos para lanzar automáticamente las herramientas en el momento oportuno, manejar las alarmas mediante el envío de correo electrónico cuando la duración de la tarea llegan a un porcentaje determinado del tiempo estimado para su ejecución. ibpm MONITOR: Permite la consulta de información almacenada por medio de la especificación de criterios de búsqueda, entregando información esencial de la ejecución de procesos, que incluye: Tareas ejecutadas, estado de las tareas en ejecución, Tiempo promedio de ejecución, tareas con alarma. Manejando criterios de selección como responsable, proceso, periodo. ibpm SECURITY: Permite controlar las acciones de autenticación y autorización del sistema, que incluye: definir usuarios, perfiles y grupos, controlar sesiones, monitorear usuarios activos, llevar un log de accesos al

5 sistema. Adicionalmente, permite registrar en un log de auditoria la información capturada, eliminada o actualizada en las diferentes tareas. FORMS GENERATOR: Permite construir herramientas para soportar la ejecución de las diferentes tareas de un proceso mediante la creación de formularios. Este componente facilita la construcción de herramientas humanas para gestionar las diferentes tareas del proceso. COMPONENTE DE INTERCONEXIÓN: Maneja el registro de los Servicios Web que consume o expone el sistema. Facilita la orquestación de servicios Web o su integración con herramientas humanas. HUMAN TOOLS MANAGER: Administra el registro de todas las aplicaciones y/o herramientas humanas usadas en los procesos. CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Las características funcionales de ibpm incluyen entre otras las siguientes: DEFINICIÓN DE PROCESOS Definir un proceso en el sistema equivale a definir las actividades, relación entre actividades, responsables y demás elementos que constituyen un proceso de negocio que se va a soportar en el sistema. A continuación se describen cada una las funcionalidades que incluye el i-bpm para la definición de un proceso: Permite definir el objeto del proceso (item de trabajo o token ) que va a ser procesado o transformado a través del proceso mediante aplicaciones, servicios o herramientas que serán invocadas en las diferentes tareas que conforman el proceso. El objeto del proceso está determinado por una serie de atributos que determinan las acciones y el flujo del proceso. Estos atributos pueden ser consultados y actualizados en las diferentes tareas de la instancia de un proceso. Permite definir las herramientas, servicios o aplicaciones a través de las cuales se realizan las operaciones específicas de las tareas. En la definición de la herramienta se relaciona el URL del servicio Web mediante el cual se invoca y los parámetros del objeto del proceso que se pasan a la herramienta para su ejecución. Permite construir herramientas para soportar la ejecución de las diferentes tareas mediante la creación de formularios usando el software de generación de formularios denominado Forms Generator. Permite asociar un formulario creado con el generador de formularios como una herramienta servicio o aplicación mediante la cual se ejecuta una tarea de un proceso. Permite asociar un formulario creado con el generador de formularios como una herramienta servicio o aplicación mediante la cual se ejecuta el evento de inicio de un proceso. Permite seleccionar los responsables de ejecutar las diferentes tareas. Estos responsables deben haber sido previamente creados en el módulo de seguridad denominado FrameSec.

6 Permite definir roles para los responsables de ejecución de las diferentes tareas que conforman un proceso. Una tarea la ejecuta un rol y un rol pude ejecutar varias tareas de uno o diferentes procesos. Adicionalmente, permite asociar uno o varios usuarios a un rol. Permite definir un conjunto de usuarios que conforman un grupo que a su vez será responsable de la ejecución de una tarea o tareas. Permite definir las tareas que conforman cada uno de los procesos, en la creación de tareas se identifica: - El tipo de tarea (manual, automática, terminal, especial). - La herramienta mediante la cual se ejecuta la tarea. - El rol que la ejecuta y el modelo de carpeta que define los documentos que se deben adjuntar o capturar en la tarea. - Los documentos que se deben o se pueden capturar. - El tiempo estimado para la ejecución de una tarea. - Las alarmas asociadas a eventos de la tarea (inicio, ejecución, finalización de la tarea). - Las alarmas asociadas el tiempo estimado de duración de la tarea. Permite definir un proceso como parte de otro proceso. Un proceso asociado con otro proceso constituye un subproceso del proceso principal Permite crear eventos de inicio y finalización de un proceso. Permite configurar las dependencias o arcos de flujo entre las tareas de un proceso. En la creación de dependencias se identifican: - Las condiciones o reglas de negocio que determinan la finalización de una tarea y el flujo a la tarea o tareas siguientes del proceso. - Las condiciones o reglas de negocio mediante el uso de expresiones lógicas. - Los patrones lógicos AND, OR y XOR para controlar condiciones de flujo entre una tarea o tareas y otra tarea o tareas. Permite configurar los festivos pertenecientes de un mes y año determinado, mediante selección de la una casilla correspondiente al día festivo en un calendario, para facilitar el cálculo de tiempo en la determinación de vigencias o términos de tiempo. Permite configurar las alarmas asociadas con las tareas que conforman un proceso. En la configuración de alarmas se identifica: - El medio de comunicación por el cual se enviará la alarma, el estado en que debe estar la tarea para ejecutar la alarma, el número de días en que la alarma debe generarse a partir del momento en que la tarea fue ejecutada. - La configuración asociada con el mail de aviso que incluye nombre de remitente, nombre destinatario, dirección de e- mails, asunto del y cuerpo del mensaje o contenido que se va a notificar. Permite definir los documentos y carpetas de documentos que podrán adjuntarse en cada tarea, indicando si un documento es obligatorio dentro de una tarea.

7 Permite modelar gráficamente un proceso mediante el uso de notación BPMN. Permite visualizar gráficamente en notación BPMN un proceso definido en el sistema. EJECUCIÓN DE PROCESOS La ejecución de un proceso de negocio consiste en propiciar y controlar la ejecución de las diferentes tareas que conforman el proceso, mediante la orquestación de tareas, responsables, herramientas, servicios, condiciones de flujo y demás elementos relacionados en el modelo de proceso que fue definido o construido a través del constructor. IBPM Administra la ejecución de diferentes instancias de un proceso, realizando las siguientes acciones: Controla la ejecución de las diferentes tareas que conforman un proceso controlando las condiciones de flujo definidas. Informa a cada usuario responsable de la ejecución de tareas, las tareas que tiene pendientes por ejecutar. Asigna las tareas para su ejecución a los responsables definidos utilizando métodos de asignación por balanceo, turno o fijos. Muestra la información de las tareas pendientes del usuario, que incluye: - Identificación de la instancia del proceso - Nombre del proceso - Nombre de la tarea - Estado de la tarea (asignada, En ejecución) - Fecha del estado - Indicador de alarma Lleva un control de las herramientas informáticas de que disponen los usuarios o responsables para ejecutar las actividades o tareas humanas y proporciona mecanismos para lanzar automáticamente la ejecución de estas en el momento en que son requeridas para su ejecución. Permite la ejecución de la herramienta, aplicación o servicio asociado con cada tarea. Controla al interior del proceso el estado del objeto que fluye y se transforma. Controla el direccionamiento del flujo mediante la evaluación de las condiciones de flujo o direccionamiento definidas en la construcción del proceso. Permite la ejecución de múltiples instancias de un subproceso o tarea dentro de otro proceso. Ejecuta las alarmas mediante el envío de correo electrónico ante situaciones como: la tarea ha finalizado, ha transcurrido un tiempo determinado después de que la tarea ha llegado a un estado específico o cuando la duración de la tarea a sobrepasado un porcentaje determinado del tiempo estimado para su ejecución. Valida las condiciones de terminación definidas para la tarea antes de permitir la finalización de la misma. Retira de la lista de tareas pendientes del usuario las tareas que van siendo ejecutadas. Permite anexar documentos digitales a una tarea y permite su control y organización. Permite generar plantillas o cartas utilizando información fija e información variable.

8 Permite la realización de actividades especiales de administración de los procesos, que incluyen: - Consulta de los roles que tiene un usuario dentro del sistema. - Consulta documentos que se adjuntaron en las diferentes tareas durante la ejecución de un proceso. - Redistribución de tareas de un usuario a otro - Terminación forzosa de procesos MONITOREO DE PROCESOS Permite realizar un monitoreo de las instancias de los procesos en ejecución mediante la ejecución de consultas de la información histórica de los procesos y tareas ejecutados y en ejecución. La información asociada incluye: Consulta por flujo o instancia de proceso Consulta por objeto Consulta por responsable Consulta por tarea Consulta de indicadores de flujo Consulta de indicadores de tareas nombre del proceso, No de tarea y nombre de tareas, responsable ejecutor, dirección IP, Nombre del atributo o campo, valor del atributo actual y anterior la fecha de registro y la acción ejecutada como ingreso o modificación. INTERCONEXIÓN El sistema provee un componente de interconexión que permite el registro de servicios Web para interactuar exponiendo y consumiendo servicios con sistemas externos e integrar de esta manera las aplicaciones externas SEGURIDAD Maneja un componente de seguridad para controlar la autenticación y autorización al sistema, que incluye: Permite definir usuarios, perfiles y grupos Permite el control de sesiones Permite monitorear usuarios activos Lleva un log de accesos al sistema. Permite registrar en un log de auditoria la información capturada, eliminada o actualizada en las diferentes tareas que incluye: fecha de registro, instancia,

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