Trabajos de Investigación

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1 N 01 Octubre 2005 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL Trabajos de Investigación ACADEMIA DE GUERRA NAVAL Hugo Fontena Faúndez Octubre

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3 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PRESENTACIÓN La logística, como actividad empresarial, ha experimentado un crecimiento explosivo en estos últimos quince años. En efecto, su estudio reúne constantemente a expositores, expertos y usuarios, deseosos de aprovechar esa herramienta para poder maximizar sus beneficios económicos. Pero, mientras arrastrados por la globalización e Internet, la actividad se dinamiza en el área empresarial qué sucede a nivel de la logística milita y muy especialmente de nuestra logística institucional en la Armada de Chile? Hugo Fontena, estudioso de la materia, expone primero que nada el estado del arte a nivel de los países altamente desarrollados, para derivar a la situación militar y nacional de la logística. Con mucha valentía hace aseveraciones que invitan a una necesaria reflexión, especialmente en los aspectos propositivos con que finaliza su ensayo. Recorriendo la lectura de este artículo y más que eso, su estudio. Tratar de ponernos al día con la logística actualizada y emplearla como herramienta para una mejor gestión no sólo es deseable, sino que también es obligatorio. Valparaíso, Octubre de Germán GODDARD Dufeu Jefe del Departamento de Investigaciones de la Academia de Guerra Naval ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 03

4 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Logística civil y Logística militar INTRODUCCIÓN La logística a nivel empresarial involucra una serie de elementos indispensables para cualquier actividad económica, que siempre han estado presentes en la gestión de estas empresas, aún cuando sólo en estos últimos cincuenta años ha adquirido una estructura conceptual adecuada. Esta preocupación ha estado en el foco de atención de los especialistas y de los responsables de todas aquellas empresas e instituciones que administran recursos, lo que ha motivado un conocimiento más completo de sus potencialidades, una mejor comprensión de las interrelaciones entre sus componentes y la búsqueda y aparición de nuevas técnicas y modelos derivados de ese mayor conocimiento y de la incorporación de los increíbles adelantos tecnológicos, sobre todo en el área informática. Lo anterior se explica por la necesaria búsqueda de eficiencia y la oportunidad de que mediante esta disciplina se puede realizar una mejor coordinación de las actividades de las empresas y ha sido posible por las ventajas económicas que conllevan estos adelantos, por su incidencia en los resultados finales, tanto así, que hoy en día, a la logística, o con mayor propiedad, a la gestión logística, se la considera un factor de competitividad que asegura y contribuye a la obligación permanente de todo ejecutivo de obtener mejores resultados. Por lo anterior, decir que la logística es un factor clave de éxito para las empresas, es una sentencia cada vez más aceptada, y no constituye una declaración de entusiasmo o de sobrevaloración de esta actividad de parte de sus estudiosos, en realidad, es aquello que permite explicarse el porqué de dos empresas similares en tecnología, mercado y personal, sólo una de ellas destaque o sobreviva. Lo anterior es extensible a todo tipo de empresas, indistintamente que estas sean privadas, públicas, civiles o militares, que estén orientadas a la producción, a la distribución o a los servicios. Dada la naturaleza de este trabajo, y para entender el problema en mejor forma, es conveniente revisar el origen de la logística, los elementos que intervienen en ella, las distintas aproximaciones, derivadas de diferentes áreas de aplicación, en particular, una suerte de contrapunto entre la logística empresarial y la militar, la evolución que ha tenido la logística que ha derivado en la muy conocida Supply Chain Management. Por último, no podemos dejar de mencionar las tendencias actuales de la actividad logística e intentar una mirada prospectiva referida a su futuro previsto o visualizado. ACADEMIA DE GUERRA NAVAL

5 I. REVISIÓN DEL CONCEPTO A. Origen de la Logística La Logística tiene un origen militar, origen en cuanto a su desarrollo como disciplina de estudio y elaboración de un conjunto de conocimientos y teoría aún cuando hoy sea usado indistintamente en ámbitos empresariales, comerciales y militares. La expresión Logística se deriva de la voz griega logistikos que significa aptitud para el cálculo. En los ejércitos romanos y bizantinos existía el logista que era un administrador o intendente de estos. Posteriormente, en el siglo XVII en el ejército francés de Luis XIV se introduce el cargo de maréchal-général des logis como responsable de planificar las marchas, seleccionar los campos y regular los transportes y suministros. En un sentido más moderno, la logística empezó a destacar cuando Jomini publica su Compendio del Arte de la Guerra, a comienzos del siglo XIX y define a la Logística como el arte práctico de mover los ejércitos.... Los principales autores que han escrito de logística son Thorpe que en 1917 publicó Logística Pura, una ciencia de preparación para la guerra que conceptualizó la logística; posteriormente Eccles, en 1959 publicó Economía, Guerra y Logística en que se refirió muy apropiadamente a lo que entendemos por logística de alto nivel. En 1977 van Creveld dio a conocer un excelente trabajo con comentarios y críticas logísticas en Los abastecimientos en la guerra, trabajo que fue criticado por Lynn en su libro Alimentando a Marte que es un estudio de la logística en la guerra desde la Edad Media hasta nuestros días. Hoy en día, Benjamín Blanchard es un autor contemporáneo que ha abordado el tema de la logística militar desde una perspectiva científica con especial propiedad, centrando su posición en el ciclo de vida de los sistemas y los costos asociados a este período. Volviendo a los aspectos semánticos, el diccionario de la Real Academia Española se refiere a ella como: Parte de la organización militar que atiende al movimiento y mantenimiento de las tropas en campaña. Por su parte, el diccionario ingles Webster la define como: la parte de la ciencia militar que tiene que ver con la obtención, mantención y transporte de material militar; infraestructura y personal. En general, todos los diccionarios o enciclopedias consultadas coinciden en el origen militar de esta actividad. Después de haber revisado numerosas definiciones militares, de distintas instituciones y países, hemos llegado a la conclusión que ellas se diferencia sólo en la forma de expresar el contenido, no en cuanto a su implicancia y ámbitos. La logística militar es un negocio y uno muy grande por cierto de planificación, de preparación y de provisión de apoyo ACADEMIA DE GUERRA NAVAL

6 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN material para las fuerzas, para permitir que estas subsistan, se movilicen y se entrenen en operaciones características o de entrenamiento en su ámbito de acción en tiempo de paz y se movilicen y desplieguen durante una emergencia, también en tiempo de paz, o para las operaciones que sean necesarias en tiempo de guerra, para cumplir los objetivos planteados por el Estado. A pesar de lo indicado precedentemente, existe un aspecto en que no hay unanimidad, y es aquel que se refiere a las actividades de la logística y a su ámbito de aplicación. Las actividades más tradicionales son Abastecimiento, Transporte, Instalaciones y Servicios aún cuando algunas instituciones definen otras actividades tales como el mantenimiento, finanzas, planificación, ingeniería, etc. En todo caso ello es materia de cómo se organiza cada fuerza. La otra gran diferencia es la consideración del personal como una actividad propia de la logística y aquellas asociadas a este, como los aspectos sanitarios por ejemplo. Sin perjuicio de su origen militar, y teniendo en cuenta la difusión y aplicación actuales, derivados de la globalización y la vasta competencia derivado de ello, ha obligado a las empresas a optimizar al máximo todas las áreas de gestión susceptibles de aplicar mejoras que sean rentables en el resultado final, por lo que pareciera que el state of art de la logística, hoy está liderado por las aplicaciones y desarrollo realizado en el área de los negocios, o más propiamente, en el ámbito empresarial- basta observar la cantidad de seminarios y la oferta académica y de ocupación que tiene la Logística - siendo entonces una necesidad y obligación para los militares, rescatar y aplicar, cuando ello sea atinente, las mejoras que se produzcan, sobre todo en el ámbito de la gestión logística. 1. La Concepción de la Logística Sin ánimo de pretender en este trabajo, plantear una nueva definición de la Logística, para puntualizar y acotar el concepto de Logística, con un sentido universal, no restringido sólo a lo militar, debemos aceptar que existen diversos nombres o denominaciones para la logística, derivadas de los distintos enfoques o ámbitos en que ésta se desarrolla, tal como lo hemos indicado precedentemente, más allá de si nos referimos a una logística comercial, civil, o militar, distinción que haremos más adelante. Podemos señalar, entre otras, las siguientes áreas logísticas: Gestión de negocios Distribución Gestión Logística Logística industrial Logística estratégica Administración logística Gestión de Materiales 4 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 06

7 Sistemas de respuesta rápida Sistemas de Abastecimiento Gestión de la cadena de suministros (Supply Chain Management) Gestión de suministros Gestión de bodegas Transporte Gestión de Calidad Mantenimiento Es relevante constatar que todas las actividades indicadas tienen en común el hecho de que consideran un flujo de materiales desde un punto de origen a un consumidor y que involucran procesos de planificación, previsión, ejecución y satisfacción de necesidades para permitir que la empresa alcance sus objetivos. En cuanto a sus atributos, es muy gráfico, para entender lo esencial del concepto, lo que se denomina las cinco R de la Logística, que es una forma mnemotécnica en inglés, de las acciones adecuadas o correctas con relación a ella:...the right items needed for consumption or production to the right place at the right time end in the right conditions at the right price. 1 La situación anterior la podemos visualizar en el siguiente gráfico: El Council of Logistic Management, máximo organismo que en USA se preocupa de este tema, visualiza a la Logística como aquella parte del proceso de la cadena de suministros que planifica, implementa y controla el flujo eficiente y almacenamiento de bienes, servicios e información atinente, entre el 1 STOCK, James R. y LAMBERT, Douglas M.; Strategic Logistics Management. Pag. 11 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL

8 punto de origen y de consumo, con el propósito de satisfacer los requerimientos de los usuarios. 2 La ASLOG (Association des Logisticiens d Enterprises de Francia) por otra parte, define a la Logística como el conjunto de actividades que tienen por objetivo la colocación, al menor costo, de una cantidad de producto en el lugar y en el momento en donde existe una demanda. 3 Las FF.AA. de EE.UU. definen a la logística como La ciencia de planificar y ejecutar los movimientos y el mantenimiento de las fuerzas 4. La Armada de Chile finalmente, considera que la Logística es la parte del arte y ciencia de la guerra que tiene por objeto proporcionar a las FF.AA. los medios de personal, material y servicios necesarios para satisfacer en cantidad, calidad, momento y lugar adecuado, las exigencias de la guerra. 5 Lo que se desprende de las definiciones y precisiones anteriores es que la Logística dice relación con la provisión de productos demandados (físicos o virtuales) y algo muy importante, que el objeto de ésta es procurar el mejor producto acorde a un nivel de servicio deseado a un costo aceptable, es decir, el bien (producto o servicio) que mejor satisfaga los requerimientos, lo cual no implica lo más barato ni tampoco lo mejor existente en el mercado, sino que lo que el usuario o demandante necesita a un costo que está dispuesto a pagar por él. Esta relación: servicio deseado y costo aceptable es la clave de todas las decisiones para la adquisición de un bien demandado y está presente en todos los ámbitos, empresariales, comerciales, públicos y privados. No es exagerado enfatizar la importancia de la comprensión de lo anterior dado que la correcta identificación del servicio deseado (que consiste en definir perfectamente lo que se desea, lo que se quiere) contrapuesto a los recursos disponibles, va a proporcionar la justificación para el gasto o inversión que se va a realizar. Ni lo más barato, ni lo mejor, sino que aquello que equilibre lo que se desea, lo que hemos definido como nivel de servicio deseado con lo que se está dispuesto a pagar, lo que hemos llamado como costo aceptable. B. Distintos Enfoques Es la logística civil similar o es distinta que la logística militar?. Antes de dar respuesta a la interrogante, conviene precisar que si bien muchas veces se usa la expresión civil y militar para referirse a ellas como sujetos antinómicos, en cuanto representan ámbitos distintos, me parece que en este caso, es más propio hablar de una logística empresarial y militar, dado que lo civil tiene una connotación distinta y que se aleja del tema en cuestión. En una primera 2 Council of Logistic Management, Definition of Logistics. 25 de Junio de 2003 < 3 RICO Galeana, Oscar. Síntesis del documento: Antún Callada, Juan Pablo. Logística: Una visión sistémica. en < 4 Naval Doctrine Publication 4. Naval Logistics. Pág. 5 5 ARMADA DE CHILE, Manual de Logística, pag ACADEMIA DE GUERRA NAVAL

9 aproximación, haciendo abstracción del sujeto consumidor en el cual podría radicar una diferencia podemos decir que ambas logísticas son similares, si pensamos en su objeto, cual es proveer de los elementos o recursos necesarios para desarrollar las actividades propias de cada organización particular. Sin perjuicio de lo anterior, objetivamente existen algunas diferencias, derivadas del escenario en que actúan, la percepción de la actividad logística de parte de sus integrantes y del enfoque diferente en cuanto a como impacta la actividad en la organización. La logística militar, tuvo su origen en su formato actual, en las necesidades generadas producto de un esfuerzo de magnitud desconocido, durante la Primera Guerra Mundial y sobre todo, en la Segunda Guerra Mundial. Se generaron demandas de inmensas cantidades de material, durante un período muy largo de tiempo y en lugares muy alejados de los centros de producción, constituyendo ello el incentivo para su desarrollo en cuanto a aliciente para encontrar una solución científica para dar satisfacción eficiente a esos requerimientos. Después de ese período, las empresas adoptaron, tímidamente al principio, las experiencias ganadas durante ese período, y digo tímidamente porque la gran demanda a nivel mundial hizo que los problemas de gestión logística estuvieron radicados en pocas áreas, producción principalmente. Cuando aparecieron las crisis mundiales, del petróleo en los setenta y económicas en las dos décadas siguientes, unido a una situación de globalización y competencia creciente, se generó un escenario que se volvió tremendamente incierto para las empresas, escenario esencialmente cambiante, en el cual su existencia no estaba garantizada. Esto sirvió, tal como lo fueron las guerras mundiales anteriormente, como incentivo para buscar mejoras en la gestión de las empresas y produjo un salto cualitativo importante en ese ámbito. En el intertanto, la logística militar, durante este período se dedicó a mejorar la conceptualización de los métodos, procedimientos y modelo adoptado, introduciendo mejoras en algunas áreas específicas, aquellas que le eran más sensibles, tal como la planificación, mantenimiento y distribución, que son las áreas, que en mi opinión, han tenido un mayor desarrollo comparativo. Veamos ahora lo del enfoque distinto. En primer lugar, la actividad militar proporciona un producto final, que es seguridad, lo que es propio de una empresa de servicios; los procesos productivos que eventualmente pueden existir son ínfimos. Lo principal es que los militares perciben a la logística con un enfoque de ciclo de vida de sistemas, los que son bastante definidos y muy característicos del quehacer militar (buques, aviones, sistemas de armas), sistemas materializados por equipos que los componen y sustentan y una infraestructura que les proporciona el apoyo necesario para su operación. En el sector civil, la logística tiene un enfoque netamente comercial, orientado a un ciclo de vida que dice relación con la vida de los productos a comercializar (producidos o distribuidos), más que a sistemas. Las instituciones de la defensa pudiéramos decir que son intensivas en capital, con un horizonte de análisis, de décadas el tiempo en que los sistemas estarán en servicio luego las ACADEMIA DE GUERRA NAVAL

10 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN consideraciones de costos, para que sean válidas deben ser analizadas en ese horizonte de tiempo, lo que es posible visualizar con claridad en el gráfico Nº 6 que se muestra más adelante (en la página 27), en que períodos más, períodos menos, muestra que el grueso de los costos está centrado en las etapas de operación fundamentalmente. Benjamín Blanchard ha desarrollado esta aproximación, con énfasis en el tema de los costos asociados. Lo anterior nos conduce a la existencia de una segunda característica, que dice relación con la rentabilidad de las actividades, en cuanto a motor de ellas. En la logística empresarial civil, se lleva a cabo sólo aquello que tiene una rentabilidad comercial, lo que no lo tiene, sencillamente no se hace y ello es lógico por cuanto alguien tiene que sustentar esa actividad; en el ámbito empresarial, los clientes, y estos pagan sólo por aquello que desean. Para los militares en cambio, la actividad logística que apoya y sostiene a la Defensa, es un bien público y como tal, es financiada por el Estado, dado que las instituciones de la Defensa son instituciones permanentes. Lo dicho en el párrafo precedente denota una aproximación diferente. Para la empresa, lo que no es rentable, aquello que no es sustentable, simplemente no se puede realizar porque compromete la existencia misma de la empresa, y es por lo tanto, una materia de supervivencia. Para las instituciones de la Defensa en cambio, el criterio es distinto; la rentabilidad económica no es algo que les interese, se asume que existen algunas actividades que deben realizarse, independiente de si son o no rentables, incluso, hasta cierto punto, hay actividades o inversiones en que el costo no es de una importancia vital (como si lo es para lo empresarial civil). En el ámbito civil, se reitera, las actividades comercialmente no rentables, no se ejecutan o dejan de realizarse cuando se alcanza dicha situación, los militares en cambio no pueden dejar de realizar ciertas actividades, lo que produce una diferencia en el énfasis de la consecución de los objetivos de las organizaciones. En ambos casos, la logística procura la satisfacción de las metas u objetivos de la organización. Otra diferencia en el enfoque de la logística militar y empresarial civil, derivada del enfoque precedente, radica en el tema de la calidad de servicio, definida anteriormente como el equilibrio entre lo que se desea y lo que se está dispuesto a pagar por ello. Derivado del hecho de que los recursos, si son propios, y de ellos depende la supervivencia de la empresa, el cuidado que se tiene de ellos es, obvia y literalmente, vital, por lo que la calidad de servicio deseada y el costo aceptable es un equilibrio casi perfecto (si es más bajo de lo realmente requerido, se pierden clientes y por ende ingresos, si es más alto de lo realmente requerido, se pierden recursos, luego, cualquier desbalance perjudica económicamente a la empresa). Se puede inferir entonces que el enfoque prioritario definitivamente, es el costo, por lo tanto, podemos decir que la aproximación empresarial civil va por el lado de la eficiencia. Los militares en cambio administran recursos proveídos por el Estado, y en una situación en que la existencia de la institución no está en juego, al revés, el Estado depende en cierta forma, de que sus instituciones lo preserven, por ende, la presión por ACADEMIA DE GUERRA NAVAL

11 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN alcanzar exactamente la ecuación de la calidad de servicio no tiene la misma urgencia que veíamos precedentemente. Adicionalmente, la prueba real de las instituciones de la Defensa tiene lugar en una situación de guerra, que entraña peligro para el Estado mismo, por lo cual, no debiera existir margen de error o equivocación, de lo que también podemos inferir que los militares, por formación, están enfocados fuertemente a la eficacia de sus acciones, lo que implica un alto grado de calidad de servicio, en algunos casos, con niveles cercanos al 100 %, lo que conlleva obviamente un alto costo. De lo anterior no se puede deducir que la gestión de los recursos por parte de los militares sea conceptualmente deficiente, sólo pretendo señalar que fallas o deficiencias en la calidad de servicio simplemente no son aceptables, dada las consecuencias de ello. Por esto el enfoque para unos está dado por la eficiencia (maximización de los recursos) y para los otros, por la eficacia (obtención de los objetivos). Un ejemplo de eficacia en un caso civil podría ser de el transporte de un órgano que será trasplantado, en este caso, dada la importancia y trascendencia (de vida o muerte o de un alto costo de oportunidad desde una aproximación económica) que tiene el que se cumplan los plazos, las condiciones, los protocolos, etc., aconsejaría que se tomaran muchas más medidas que aseguren el objetivo del servicio, aunque implique un costo más alto. En este caso, la ecuación referida al nivel de servicio a un costo aceptable también se cumple cabalmente; el énfasis en este caso está puesto en el nivel de servicio, aceptándose que el costo sea más alto, nuevamente, existe un equilibrio en los términos. Cuando se habla de eficacia y de eficiencia, existe una fuerte componente económica detrás, y ello es percibido con distinta connotación por el sector privado y el público, lo que es ilustrado bastante bien por el concepto de nivel de servicio. El sector público, posee instituciones que son permanentes, que perdurarán a pesar del entorno que se viva; el sector privado en cambio, tiene el riesgo permanente que es inherente a la actividad privada; puede desaparecer, debido a causas internas de mala o incorrecta administración o externas derivadas de la competencia o de cambios en el entorno lo que puede significar su desaparición como entidad productiva. C. Visión sistémica Desde una perspectiva sistémica, podemos decir que, existe una logística de entrada, una logística de producción o transformación y una logística de salida o de distribución 6. Los componentes de la Logística, desde un punto de vista sistémico, pueden ser vistos como se muestra en la Figura 1, destacando los inputs que dicen relación con todos los recursos que alimentan al sistema o cadena de aprovisionamiento, la cual se centra en gestionar la materia prima y los componentes o productos semielaborados, considera la gestión de pedidos, el transporte, almacenaje y suministro a fábrica. La cadena interna, que es la 6 Cabe señalar que algunos autores incluyen en este sector a la llamada Logística Reversa, que cada vez toma mayor importancia con la creciente problemática de la eliminación y las consideraciones ecológicas que ellas implican ACADEMIA DE GUERRA NAVAL

12 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN etapa intermedia entre los inputs y los outputs, entre la cadena de entrada y la de salida, se responsabiliza de gestionar el stock de producto semielaborado (para las empresas productivas) o los insumos para las necesidades de los procesos internos (empresas de servicios); su alcance considera el flujo de materiales dentro de la empresa, los pañoles intermedios, el aprovisionamiento de los puestos de trabajo y el retiro de los resultados. En cuanto a los outputs, también son dependientes del tipo de empresa, pero en forma genérica se orientan a la satisfacción del usuario en cuanto este demande nuevamente el bien que produce o genera esa empresa, esto es parte de lo que también se conoce como cadena de distribución. Figura 1. Visión sistémica de la logística En la figura 2 que se muestra a continuación, podemos visualizar las relaciones y los flujos de productos e información en las distintas etapas. La logística elabora una planificación, la implementa y controla estos inputs de diversas formas, desarrollando un ciclo distinto según sea el giro o actividad de la empresa - que permite que el sistema se mantenga en el tiempo. Figura 2 10 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 12

13 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Una representación similar, es decir, que muestra argumentos de entrada, de salida y uno que realiza las funciones y tareas propias de la naturaleza de la empresa, en que aparecen las actividades logísticas que se realizan para alcanzar los objetivos de la organización, la encontramos en la figura que se muestra a continuación, que representa lo necesario para dar solución a los problemas logísticos derivados de las exigencias operativas, que se puede describir como la aplicación de las funciones de dirección (en este caso planificación y ejecución), que se aplican sobre una agrupación de actividades técnicas similares (en este caso, Gestión de inventarios, de bodegas, transporte, etc.), en un proceso continuo y repetitivo, que denominamos Ciclo logístico y una solución que se materializa por medio de los órganos de apoyo logístico (instalaciones) FUNCIONES DE LA GESTIÓN INPUTS Recursos Naturales Recursos Humanos Recursos Financieros Informaciones Planificación Materias Primas PROVEEDOR GESTIÓN LOGÍSTICA Materiales en proceso Ejecución ACTIVIDADES LOGÍSTICAS Bienes terminados OUTPUTS Ventajas Competitivas (Orientación al Marketing, eficiencia y efectividad operacional) Lugar y Momentos adecuados Movimiento eficiente al usuario Bienes patentados Servicio al cliente Previsión de demanda Gestión de inventarios Comunicaciones logísticas Manejo de materiales Procesamiento de órdenes Embalaje Apoyo de partes y Servicio Selección de lugar y tipo de almacén Gestión de Adquisición Logística Reversa Transporte Gestión de almacenes Figura 3. Visión sistémica de la Logística 1. Empresas de Servicio y de Manufactura La mayoría de las publicaciones logísticas se refieren a empresas que son organizaciones productivas, quedando la sensación de que las empresas de servicios, como lo son las de la defensa, están ajenas a estos procesos, o al menos, no son tan permeables a este tema. 11 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 13

14 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Las operaciones de servicio y de producción tienen semejanzas y diferencias, las cuales se pueden inferir de las características de estas operaciones. Lee J. Krajewsky en su libro Administración de Operaciones 7, se refiere a este tema y hace una suerte de contrapunto al referirse a las características referidas al producto, a la naturaleza física del producto, el grado de contacto con el cliente, demandante o usuario, el tiempo de respuesta a la demanda, ubicación y dimensión de las operaciones y por último, la forma en que se puede medir la calidad del producto o proceso final. Más semejante a una organización manufacturera Más semejante a una organización de servicio Figura 4 Producto físico, durable La producción se puede inventariar Poco contacto con el cliente Tiempo de respuesta largo Mercados regionales, nacionales o internacionales Instalaciones grandes Intensivo en capital Calidad fácil de medir Producto intangible, perecedero La producción no se puede inventariar Alto contacto con el cliente Tiempo de respuesta corto Mercados locales Instalaciones pequeñas Intensivo en trabajo No es fácil de medir la calidad A pesar de las diferencias indicadas precedentemente, las semejanzas entre las operaciones de manufactura y de servicios son notables. Todas las organizaciones tienen procesos que deben ser diseñados, planificados y gestionados con eficiencia. En todos los procesos se usa algún tipo de tecnología A todas las organizaciones les interesa la calidad, la productividad y la satisfacción de sus usuarios o demandantes 7 KRAJEWSKY, LEE J. y RITZMAN, Larry P. Administración de Operaciones. Estrategia y Análisis, p 7 12 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 14

15 OCTUBRE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Todas las organizaciones deben adoptar decisiones estratégicas referidas a su capacidad, tamaño y ubicación de sus instalaciones. Todas las organizaciones se relacionan con proveedores de materiales y servicios, Todas tienen el problema de acoplar niveles y capacidades del personal con las demandas previstas. Las empresas no son planas respecto a lo que ofrecen, es decir, no producen sólo manufacturas o servicios, en general, lo que entregan es una combinación de ambos tipos. Las organizaciones, tanto si son productivas como de servicio, deben mantener inventarios. Estas últimas aun cuando no pueden almacenar su producto, los servicios, sí necesitan almacenar insumos para producirlos, cuando ellos sean requeridos. En lo referido al poco contacto con el cliente, que era una característica de las empresas manufactureras, también hay que verlo con precaución por cuanto en la teoría organizacional y sistémica moderna, en todas las organizaciones existen clientes externos e internos, por lo que lo que caracterizaba a este tipo de empresas era correcto si se piensa en los clientes externos solamente. Finalmente, y como corolario de lo visto precedentemente, se puede concluir que hay procedimientos y operaciones que se llevan a cabo en todas las empresas, independiente del tipo o características que estas tengan, por lo que el estudio de estos procedimientos y operaciones es útil para alcanzar sus objetivos de la mejor forma posible, el mejor nivel de servicio con un costo aceptable para la organización. Las áreas logísticas, consideradas como actividades básicas, genéricamente, podemos considerar las siguientes: Gestión de Compras o logística de adquisición. Gestión de materiales o logística de producción Gestión de Transporte o logística de distribución Gestión de almacenes Gestión de Inventarios Información logística Planificación logística Debe quedar claro que si bien las actividades indicadas precedentemente son genéricas, es decir, están presentes en todos los tipos de empresa, la preponderancia de algunas de ellas dependerá obviamente, del giro de la empresa. D. La logística comercial Hasta aquí nos hemos referido a la logística empresarial, a la logística civil y a la logística comercial sin mayor distinción, como contrapuntos a la logística militar. Quiero esbozar una aproximación en cuanto a que la logística 13 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 15

16 empresarial es una suerte de sinónimo de gestión logística por cuanto lo empresarial trata de las empresas, y cuando hablamos de empresas, todas ellas tienen cabida, independiente del tipo de actividades que ellas realicen y fines que pretendan alcanzar. Por ende, la gestión es empresarial, tanto para las empresas productivas, como la de servicios, para las civiles, las comerciales y las militares por lo que no es correcto referirse a ella en contraste a la militar, toda vez que en rigor, la incluye. La expresión civil se deriva del latín civilis, que significa perteneciente a la ciudad o a los ciudadanos, sin embargo, la Real Academia Española también define lo civil como aquello Que no es militar ni eclesiástico o religioso 8, en cuyo caso si hay un contraste con lo militar aun cuando también excluye a lo religioso o eclesiástico. Finalmente, lo comercial se define como Perteneciente o relativo al comercio o a los comerciantes, 9 en cuyo caso, dado que normalmente los militares no se dedican al comercio (eventualmente realizan algunas actividades que son pagadas, ello es extraordinario y en todo caso, ese no es su giro principal), parecería que también se puede establecer un contraste con lo militar. En resumen, cuando se compara la logística militar, se lo puede hacer con la logística civil o la comercial, siendo ello más correcto que compararla con la logística empresarial. Este sector, motivado por la tremenda presión por maximizar resultados, derivado de una expansión del comercio y de una globalización creciente, ha realizado enormes esfuerzos para desarrollar la gestión de los procesos en la empresa y cooperar a mejorar los resultados de esta. Lo que ha cambiado es que han aumentado exponencialmente las líneas de productos, se han acortado los ciclos de vida de estos, las cadenas de distribución están cambiando permanentemente y las nuevas tecnologías aparecen con un ritmo no imaginado; también se debe señalar que los clientes, mayoristas y distribuidores son más exigentes y los niveles de servicio exigidos son cada vez mayores. Es tal la variedad de elementos que interactúan que un sistema logístico mal administrado puede crear una variedad interminable de problemas; por lo que la mejor respuesta es hacer eficiente al sistema, equilibrarlo, rediseñarlo y hacerlo receptivo a los cambios permanentes, de forma ordenada, para aceptar las mejoras propuestas sin que signifique desorden y retroceso en otras partes de esta cadena logística. (Más adelante con referiremos al concepto de cadena logística) 8 Real Academia Española. DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Vigésima segunda edición. 20 Julio 2005 < > 9 Real Academia Española. DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Vigésima segunda edición. 20 Julio 2005 < > 14 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 16

17 E. Evolución de la Logística 1. El pasado Después de la 2ª Guerra Mundial, hasta fines de los años 50, la función de producción era por mucho, la función más importante de la empresa. La idea era producir al máximo; la gestión de la empresa se medía por el grado de ocupación del equipamiento y las instalaciones. La función de la Logística en ese esquema consideraba solamente una labor de adquisición, de apoyo a la producción, de almacenamiento y de transporte posteriormente. El escenario de esa época consideraba una demanda con un crecimiento ascendente, simplificando un poco, todo se vendía. El Marketing y las Finanzas, otras dos herramientas fundamentales de los negocios hoy en día, tenían un papel marginal en el escenario descrito. Durante las décadas de los 60 y 70, el mundo empresarial empezó a preocuparse mayormente del Marketing, entendiendo que era más importante vender que producir; la función de producción en este nuevo esquema había que orientarla para evitar la acumulación de inventarios que tenían un costo que era imperioso disminuir en un ambiente en que la demanda se hizo más selectiva y sin las tasas de crecimiento de los años anteriores. La proliferación de productos y la comercialización sin orden, forzaron a los administradores a buscar nuevas formas que ayudaran a controlar los costos de distribución, lo que derivó en la administración de la distribución física. A fines de esta década, Peter Drucker, el gurú de la administración moderna, identificó el problema y enfocó su atención en los retos y oportunidades que ofrecía el campo de la logística y la distribución. Las soluciones y propuestas a partir de entonces, se han sucedido sin tregua hasta ahora. Durante los 80, el mundo vivió una crisis económica que generó un escenario de contracción de la demanda, inflación y escasez de capital. La respuesta de las empresas fue prestar más atención al área de Finanzas, la que tuvo un papel mucho más activo, toda vez que era responsable de la supervivencia de la empresa en un ambiente muy complicado. En esta época se empiezan a aplicar en forma intensiva la tecnología informática y se desarrolla una mayor integración con la gestión de materiales, y se da inicio al proceso de globalización. Los responsables logísticos empezaron a tener una mayor participación en las decisiones de inventarios que al reducir la longitud del ciclo de procesamiento de pedidos, acortaba los tiempos de cobro, lo que tenía un efecto positivo en el flujo de efectivo. A contar de los años 90, las nuevas tecnologías de los equipos y de las comunicaciones (EDI, 10 PC s, Laptops) significaron un cambio tremendo en la forma de gestionar las empresas, permitiendo ser más proactivos al tener una mayor visibilidad de los elementos claves de los procesos. En este ambiente, la 10 EDI: Electronic Document Interchange 15 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 17

18 Logística empezó a tener cada vez una mayor preponderancia, al asumir la responsabilidad integral de lo que sucedía en las empresas; en este sentido, la producción quedó subordinada a la Logística. En forma simple, la idea, ahora, es que nada se debería producir no sólo si no hay un respaldo de la demanda detrás, sino que tampoco acaso no está asegurado el abastecimiento de los insumos requeridos. Como podemos ver, la función inicial de la logística de ser una suerte de agencia de compras se ha ido transformado en el motor de la empresa, debido a que el contar con información transversal le permite coordinar y dirigir las actividades en todas las áreas. Otro aspecto que toma un desarrollo muy importante es el tema de la Calidad, con todo el impacto que este tiene en toda la cadena logística y en la gestión, en que el enfoque está puesto en el Cliente y en el servicio que se le presta. Finalmente, en este período, se inserta con fuerza el tema de Internet, que ha permitido globalizar las comunicaciones, las relaciones y el comercio en general, con una inmediatez no concebida hasta un tiempo atrás, situación que no amerita una mayor explicación. La gran revolución en la logística, desde un punto de vista tecnológico, ha sido sin duda, el advenimiento de Internet. 2. El Presente En la actualidad, el término logística combina el manejo de materiales y la distribución física, haciendo presente que incluye el flujo tanto interno como externo de materiales. Lo otro que está claro es que el propósito de la logística se realiza para cumplir las demandas de los clientes, ya sean demandas de servicio o de instalaciones adecuadas para la fabricación. La comprensión del término cumplir con los requerimientos del cliente orienta perfectamente el esfuerzo a desarrollar. Otro aspecto importante que ha ocurrido es la identificación de cuatro estados o etapas en el desarrollo de la actividad logística según lo propone John Langley en su libro Emergiendo de la recesión: el rol de la administración logística. La primera etapa corresponde a la mayoría de las empresas que están centradas en una gestión logística, que es vista como un área de control de costos, su importancia en la empresa no califica como un elemento clave en sus actividades estratégicas. Las empresas que están en la etapa dos ven la logística como una herramienta que tiene un impacto positivo y favorable en los ingresos por ventas, lo que les permite justificar una orientación hacia los centros de utilidades. La etapa tres está reservada para las empresas que han avanzado más allá de del concepto de los centros de utilidades y que ven en la logística una manera de diferenciar sus productos y ofertas de servicios de aquellos que ofrecen sus competidores, de forma que la logística de la empresa es un insumo clave para la formulación de estrategias en la segmentación de mercados. La última etapa está reservada para las empresas cuyas ventajas estratégicas giran alrededor de su actividad logística, es decir, que su logística orienta la visión estratégica de esa empresa en su área de negocios y es un medio para desarrollar ventajas comparativas. 16 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 18

19 Otro avance se puede apreciar en la integración de los sistemas, con información apropiada que ha permitido medir correctamente los costos logísticos, asociándolos a las actividades y no a las funciones como había sido lo tradicional, permitiendo entender los intercambios, administrar un gran número de actividades y tomar decisiones informadas y con buenos fundamentos. 3. El Futuro Hacia donde va la logística hoy en día?. La respuesta deberíamos obtenerla del análisis de los elementos y escenarios nuevos o diferentes que existen hoy en día, teniendo presente que el objetivo último es disminuir costos. Lo primero es constatar que el cambio, en sus diferentes versiones: tecnológico, sociológico y por ende de gestión, ha sido una constante. Junto con ello se pueden identificar dos elementos principales que han sido claves en cuanto a modificar y transformar el entorno de los negocios: la globalización de los mercados y el impacto de Internet como herramienta de comunicación, que ha permitido ampliar los horizontes de las empresas y que le proporciona un timing de mucha inmediatez a las relaciones, comerciales o de cualquier tipo. El punto es que actualmente no hay una limitación física para acceder a proveedores, o clientes, según sea donde se encuentre el observador. La barrera de la ubicación de la oferta ya no existe por cuanto se puede comprar en cualquier parte del mundo que ofrezca lo que se requiere, con la única limitación del precio y tiempo de entrega. El desafío entonces, es adecuar la organización, procedimientos y personas para operar en este ambiente, de mucha información y de respuesta rápida, donde el tiempo y el espacio son conceptos que se combinan perfectamente. Esta nueva economía se rige por parámetros distintos a la tradicional y la logística del comercio electrónico debe dar respuesta a los nuevos requerimientos, el desafío es dar una solución eficiente a la desintermediación, a la eliminación de las barreras físicas en los procesos de compra, a la capilaridad global o a los nuevos horarios de entrega. La internacionalización de los mercados es un hecho a tener en cuenta, más allá de si se quiere vender en el exterior, lo cual responde a una decisión estratégica de la empresa, la adquisición en una escala internacional, o más allá de lo local, en un sentido más estrecho, debe ser considerado como un asunto de necesidad económica. Otro tema importante, que está presente en los temas de gestión actuales, es el tema de la calidad. La razón de ello es muy simple y tiene un origen económico, se ha comprobado que hacer las cosas bien, a la primera, aunque ello implique algunos costos iniciales, en una visión de costo total, es más económico. Este tema está bien representado con la importancia que han tomado las normas ISO del año 2.000, las cuales deben ser consideradas en un ambiente de Calidad Total (Total Quality Management. TQM), que debe 17 ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 19

20 ser consideradas mucho más que una técnica o meros procedimientos, más bien, como una verdadera filosofía de vida para las empresas y su personal. Siguiendo con el tema de gestión logística, la concepción de que la logística trasciende la entidad en que se desarrolla, visualizándola ahora como una cadena de gestión, SCM (Supply Chain Management), yendo más allá que la logística integral, ha cobrado una importancia y reconocimiento creciente. Dentro de este esquema, se han introducido prácticas de colaboración, que permiten aprovechar integralmente las ventajas del enfoque de la SCM, a lo largo de toda la cadena, lo que entrega resultados sinergéticos. La verdad es que es muy mezquino hablar de la SCM en un apartado de este trabajo, pero la verdad es que la visión hoy de la logística, que es una visión de un proceso que se maneja en la empresa, ha sido traspasada a una visión de una cadena global, que considera a todos los actores, desde los proveedores de materias primas hasta los usuarios finales, no importando demasiado en que lugar de esta cadena se encuentra la empresa. También se debe señalar que la mayor conciencia y aprecio por el tema de preservación del medio ambiente, el desarrollo del consumo a nivel individual y el mejoramiento del servicio de posventa, han sido el origen de todo un desarrollo de lo que se ha dado en llamar Logística Inversa, en la cual el producto recorre un camino contrario, esto es, del consumidor al productor, que se convierte en recuperador. El año 2003 se realizó una reunión en el Council of Logistics Management (CLM) que es la mayor organización de profesionales de la logística del mundo para analizar la logística que viene, y cuyas conclusiones pueden resumirse en cuatro ideas fuerza: Externalización de servicios, Inversión en Software, Velocidad en la Cadena de Abastecimiento y Colaboración entre los distintos actores de la Cadena de Abastecimiento 11. Comentemos brevemente estos puntos: La externalización de las operaciones logísticas es una tendencia mundial debido a los beneficios que esta reporta a las empresas, permitiéndoles que sean más eficientes al enfocarse en su negocio principal (core business), contratando los aspectos accesorios a su quehacer, obteniendo de paso, dobles economías, en ambas actividades. Cuál es el límite en esta externalización? No es posible determinarlo a priori, dependerá del giro del negocio y de la existencia de actores competentes que puedan asumir la responsabilidad a un costo conveniente. 11 GONZÁLEZ, Cristina, La logística que viene, Logística y Distribución, (19): pp , Abril ACADEMIA DE GUERRA NAVAL 20