PROCEDIMIENTO SISTEMA DE ALIMENTACION PARA ESTUDIANTES

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1 0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION MAR-09 Creación del documento ABR-14 Mejoramiento de procesos OCT-14 Actualización por sistematización del procedimiento 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto la gestión que debe llevar a cabo para el adecuado control del sistema de alimentación en la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud, con la colaboración del Hospital de San José y el Hospital Infantil de San José. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las dependencias, divisiones, departamentos, oficinas, decanaturas y vicerrectorías de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud, involucradas. Cubre desde que las Facultades envían a la información sobre los estudiantes que rotaran en el Hospital de San José, en el Hospital Infantil de San José o en otros Hospitales, con formación en diplomados clínicos, internos, residentes, estudiantes de movilidad y estudiantes de Pregrado ( Instrumentación Quirúrgica), hasta el momento en que se realiza el pago a las entidades prestadoras del servicio. 3. DEFINICIONES Sistema de alimentación de estudiantes: Software diseñado para administrar efectivamente la entrega de alimentación a los estudiantes que cuentan con el beneficio. Internos: Estudiantes del programa de Medicina de semestres once y doce. Residentes: Estudiantes que se encuentran en formación de especialidades Médico-quirúrgicas. Clínicos: Profesionales médicos con una primera especialización que desean actualizar o profundizar conocimientos en determinada área de su posgrado; rotan dos meses dentro de los diferentes servicios del Hospital San José y Hospital Infantil de San José. DIVISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 1 de 7

2 Estudiantes de pregrado: Estudiantes de Medicina (VI a X semestre), e Instrumentación Quirúrgica (VIII semestre), que realizan turnos dentro de los Hospitales en horarios diurnos y nocturnos según sea el servicio. Estudiantes de Movilidad: Estudiantes de otras instituciones que ingresan por la Dirección de -Movilidad Académica. Diplomados: Doctores que se encuentran dentro de la institución en formación de Diplomado. Turno: Es el tiempo nocturno comprendido entre las 6:00 pm y las 6:00 am, en el que un estudiante, residente o interno se encuentra en prácticas dentro de los Hospitales Rotación: Estudiantes que pasan y/o rotan por los diferentes servicios que presta el Hospital, con el fin de fortalecer los conocimientos adquiridos de manera teórica durante el transcurso de sus estudios. Servicio de los Hospitales: Área del Hospital enfocada y especializada en la prestación de un servicio en específico. Servicio de Alimentación: El Sistema de alimentación tiene como finalidad entregar diariamente servicios de alimentación (desayunos, almuerzos y cenas) a los estudiantes que se encuentran en el Hospital de San José, en el Hospital Infantil de San José o en otros Hospitales con formación en diplomados clínicos, internos, residentes, estudiantes de movilidad y estudiantes de Pregrado ( Instrumentación Quirúrgica) 4. CONDICIONES GENERALES La Facultad de Medicina e Instrumentación Quirúrgica, Posgrados,, envía la relación de estudiantes contenidos en las definiciones anteriores, al correo bienestar@fucsalud.edu.co, teniendo en cuenta la información recibida de cada servicio o rotaciones que el estudiante tenga durante el mes. Si es la primera vez en que el estudiante inicia una formación con la FUCS, cada División debe enviar el formato de creación de usuario correspondiente. Los servicios del Hospital de San José y el Hospital Infantil de San José, envía el formato F-SGB-SAE-01, planilla de turnos al correo bienestar@fucsalud.edu.co y hace llegar una copia física firmada y sellada por el Jefe del Servicio, a cinco días antes de iniciar la rotación. DIVISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 de 7

3 El Administrativo de la División de actualiza semestralmente la base de datos de los estudiantes. El Administrativo de la División de cita a los estudiantes desde VI semestre que inician la rotación y recibirán el beneficio de alimentación con el fin de realizar el enrolamiento de la huella. Los usuarios y tipos de alimentación que recibirá cada estudiante se relacionan a continuación en el siguiente cuadro: ACTIVIDAD ACADEMICA DESAYUNO LUNES A VIERNES USUARIOS Y ALIMENTACION QUE DEBEN RECIBIR ALMUERZO LUNES A VIERNES CENA "TURNO" DESAYUNO FIN DE SEMANA "TURNO" ALMUERZO FIN DE SEMANA "TURNO" TRASNOCHOS 1. Residentes X X X X X X FUCS 2. Internos X X X X X X FUCS OBSERVACION 3. Movilidad X x x x x X 4. Estudiantes VII a X 5. Residentes en Investigación 6. Diplomados x 7. Estudiantes Instrumentaci ón Quirúrgica x x x x X * El trasnocho solo aplica en rotación del Hospital de San José X Estudiantes que realizan rotaciones como residentes o internos. Solo recibe alimentación el día de turno. Residentes. Estudiantes de Continuada Trasnocho día de turno, Almuerzo en rotación de Dermatología. La entidad prestadora del servicio, brindará, desayunos, almuerzos y cenas en HIUSJ y HSJ de lunes a domingo, según sea el caso, en el HSJ se entrega adicionalmente el trasnocho, el cual se reclama a las 10:00 pm en la cafetería del HSJ, presentando el vale físico, este vale se reclama en la oficina de. La entidad prestadora del servicio conciliara reporte con, y enviara la factura de alimentación de los Residentes, Estudiantes, Internos, Estudiantes de Movilidad, y Diplomados, con visto bueno de a la oficina correspondiente del HIUSJ y HSJ, quienes validaran la información y generaran cobro del 50% del valor por concepto de alimentación a la FUCS. DIVISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 3 de 7

4 Las oficinas de Continuada y reportan mensualmente y envían mediante el formato F-SGB-SAE-02 de creación de usuario, un reporte a con el fin de crearlos en el sistema y posteriormente realizar las recargas. Si es la primera vez en que el estudiante inicia una formación con la FUCS, cada División debe enviar el formato F-SGB-SAE-02 de creación de usuario correspondiente. Cada facultad y/o dependencia asumirá el costo de alimentación de sus estudiantes en su presupuesto. solo aprobara facturación que provenga de un reporte del sistema de la entidad prestadora de servicio. realiza la verificación entre el número de servicios cargados y consumidos por cada estudiante y el informe que la entidad prestadora del servicio presenta. El auxilio alimentación, representado en el instructivo I-SGB-SAE-01 entrega de bonos de sodexo, está enfocado en beneficiar a los residentes que se encuentran realizando rotaciones de practica en los sitios de rotación con convenio docencia servicio (Turno completo 7:00 am a 5:00 pm) fuera del Hospital de San José y Hospital Infantil de San José y que no reciben alimentación. debe dar aprobación del reporte enviado por el proveedor del servicio. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Instructivo I-SGB-SAE-01 Entrega de bonos sodexo Formato F-SGB-SAE-01 Planilla de turnos Formato F-SGB-SAE-02 Creación de usuarios DIVISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 4 de 7

5 6. DESARROLLO No Flujograma Actividad Descripción Responsable 1 Solicitar Servicio 2 3 Enviar cuadro de turnos Enviar Formato de Creación de Usuarios 4 Enrolar Huella 5 Recarga Las Facultades envían la relación de estudiantes al correo bienestar@fucsalud.edu.co. El servicio envía planilla de turnos F-SGB-SAE-01 al correo bienestar@fucsalud.edu.co y hace llegar una copia física firmada y sellada por el Jefe del servicio, a para realizar la posterior recarga, esto cinco días antes de iniciar la rotación. Cada área envía mediante el formato F-SGB-SAE-02, de creación de usuarios con el fin de crearlos en el sistema y posteriormente realizar las recargas. Se cita a los estudiantes que iniciaran con el beneficio de alimentación para enrolar la huella en el sistema. Se elabora la recarga de almuerzos y desayunos para cada estudiante, partiendo del cuadro de turnos enviado por las facultades. Administrativo Facultad de Instrumentación Quirúrgica, Jefe de Servicio Facultad de Administrativo Administrativo DIVISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 5 de 7

6 6 7 Bonos Sodexo(Hospital diferente) Recibir Reporte de Ejecución 8 Verificar reporte Se realiza la entrega de bonos de acuerdo al instructivo I-SGB-SAE-01 entrega de bonos sodexo. EL proveedor enviara un reporte a la División de sobre la cantidad de desayunos, almuerzos y cenas entregadas durante el mes. Se revisa el reporte de ejecución y se renvía al proveedor con firma de aprobación para la elaboración de la factura. administrativo Proveedor del Servicio de Alimentación Administrativo y Gestión del Talento Humano 9 Radicar factura 10 Recibir factura 12 Elaborar cuenta de cobro 13 Radicar Factura 14 Ordenar pago 15 Aprobar cuenta de cobro Realizar factura y radicar en el Hospital correspondiente. Se recibe la factura y se envía a la dirección administrativa Elaborar cuadro de costos, detallando costo que debe cubrir cada Institución, y enviar la cuenta de cobro por el valor correspondiente a la FUCS para reembolso. Se recibe y se radica la factura y se envía a Servicios Administrativos para la orden del pago. Se recibe y verifica la cuenta de cobro, posteriormente se envía a para visto bueno. Se verifica la cuenta de cobro contra el reporte de ejecución del servicio y aprueba para tramitar el pago. Proveedor del servicio de alimentación HUSJ ó HSJ División de Costos HISJ y HSJ Recepción FUCS Directora Servicios Administrativos Directora DIVISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 6 de 7

7 16 realizar pago Se realiza el pago a el proveedor 17 Fin Director de Contabilidad 7. Tabla de registros: TABLA DE REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO CODIGO FORMATO F-SGB-SAE-01 Planilla turnos NOMBRE DEL FORMATO F-SGB-SAE-02 Creación usuarios RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO de Facultad de de Facultad de LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIV O DISPOSICIÓ N FINAL 2 años Archivo Inactivo 2 años Archivo Inactivo ELABORO REVISO APROBO Nombre: Julián Guillen Cargo: Analista de procesos Fecha: 06-OCT-2014 Nombre: Sandra Cely Cargo: Directora Fecha:28-MAY-2015 Nombre: Dr. Edgar Muñoz Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 4-JUN-2015 DIVISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 7 de 7