UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD - COGUI PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL PAGO DE NÓMINA A DOCENTES DE CÁTEDRA

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD - COGUI PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL PAGO DE NÓMINA A DOCENTES DE CÁTEDRA Página 1 de 8 Código: GH-P13 Versión: OBJETIVO: Definir y estandarizar los pasos a seguir en la liquidación de nómina para generar el pago mensual de salario de los profesores de cátedra que prestan sus servicios a la Universidad del Magdalena. 2. ALCANCE: Aplica a todos las personas que se encuentren vinculadas mediante Contrato de Horas Cátedras en la Universidad del Magdalena y va desde la recepción de los contratos y documentación enviada por la Vicerrectoría de Docencia hasta la remisión de la nómina a Presupuesto para el trámite del respectivo pago y la emisión de los desprendibles a Tesorería. 3. RESPONSABLE: El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente es el Coordinador del Grupo de. 4. GENERALIDADES: El procedimiento de nómina es aquel en el cual se realiza la administración del pago a las personas vinculadas mediante contrato de horas cátedras con la Universidad. Este procedimiento incluye el registro y modificación de las condiciones contractuales entre la Universidad y los docentes de cátedra. Adicionalmente, administra las diferentes novedades (devengados y deducciones) derivadas de la actividad dinámica de la Universidad, de acuerdo con las normas laborales legales vigentes. Este procedimiento permite la gestión, autoregulación y seguimiento de los procesos de pago de nómina por parte del Grupo de dentro de la Universidad del Magdalena. El desarrollo de los procesos del presente documento los ejecutará únicamente el personal asignado para ello por el Coordinador del Grupo de. El ingreso de novedades se efectúan conforme a su recepción. El último día para recepción de novedades es el día quince (15) de cada mes o el día hábil inmediatamente anterior. El pago de la nómina se efectúa en períodos mensuales y se hace a través de transferencia bancaria o por ventanilla. Elaboró Revisó Aprobó Mercedes de la Torre H. Responsable del Proceso de 20/08/2009 Emperatriz Zapata Zapata Grupo de Gestión de la calidad 20/08/2009 Ruthber Escorcia Caballero Rector 20/08/2009

2 Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. 5. DESCRIPCIÓN: No. Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad Secretaria/Grupo de Gestión del Auxiliar de Archivo/Grupo de Recepcionar las novedades de nómina: Recibe las novedades de las diferentes dependencias de la universidad, entidades financieras, crediticias, cooperativas y juzgados. Entrega las novedades al técnico de nómina. Recepcionar contratos de cátedra: Se reciben por parte de la Coordinación Docente los contratos de cátedra que ingresarán a la nómina. Se revisa que esté toda la documentación requerida para la celebración de contratos de cátedra. Crear nuevo período: Crea en el sistema SINAP el nuevo período a liquidar, por el módulo Mantenimiento Tipos. Ingresar personal y contratos al sistema: Recibe los contratos con la documentación anexa y procede así: Cuando la persona ingresa por primera vez a la universidad, se registra a través del SINAP módulo nómina mantenimiento personal la información personal así: Cédula Nombre Sexo Dirección Teléfono Fecha de nacimiento Estado civil Puntos (aplica para docentes en planta y ocasionales) Cargo Fecha de ingreso Información familiar Información bancaria Información académica Información laboral Programa Centro de Costo Registro (no aplica para servidores públicos y pensionados) Fondo de salud, pensión y cesantías (no aplica para contratistas, tutores y monitores). Se debe verificar que la cuantía (valor neto del contrato) mensual sea mayor o igual al salario mínimo mensual vigente, en su defecto ingresarían en nómina en el momento que este requisito se cumpla. Nota: Si el catedrático ya ha laborado en la institución se verifica que esté activo, si está desactivado es necesario activarlo. Código: GH-P13 Versión: 02 Página 2 de 8

3 No. Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad Recepcionar novedades de reporte de horas cátedras: Se reciben de la secretaria, las novedades de horas cátedras que envían cada una de las dependencias que poseen docentes de cátedra. Registrar novedades por deducciones: Cuando la novedad es por deducciones, se procede así: - Recibe de las instituciones externas: cooperativas, asociaciones, bancos, casas crediticias, etc., las libranzas o listados de deducción. - Verifica en el SINAP el documento y tipo de nómina. - Revisa en el SINAP si tiene capacidad de deducción, la cual no puede superar el 50% en deducciones. - Firma la libranza. - Incluye la deducción en el sistema SINAP por Movimiento Novedades y verifica que la liquidación esté correcta (si el servidor ya tiene el concepto de deducción en el SINAP, se realiza el cambio, se coloca como fecha de terminación el mes inmediatamente anterior, se ingresa nuevamente el concepto con la fecha de inicio, fecha de terminación y valor mensual registrado en la libranza). - Archiva la libranza o autorizaciones de deducción en el archivo de nómina. - Si el servidor desea retirarse de la entidad que le hizo el préstamo, solicita a ésta, la constancia de paz y salvo, se ingresa la novedad y se archiva la documentación en el archivo de nómina. Registrar embargos: Cuando la novedad es por embargos (civil, de alimentos o conciliación), procede así: a) Recibe de Tesorería fotocopia del oficio enviado por el juzgado. b) Verifica en el módulo de nómina del SINAP, si el empleado tiene otro embargo registrado; donde pueden darse los siguientes casos: Si tiene un embargo civil y llega uno de alimentos, se suspende el embargo civil y se informa a Tesorería para que envíe un oficio al juzgado informando la novedad. Si ya tiene comprometido el 50% del salario, se informa a Tesorería para que envíe un oficio al juzgado informando la novedad. c) Analiza el tipo de embargo y tramita de acuerdo a la información contenida en el oficio del juzgado. d) Realiza los cálculos manuales del porcentaje del embargo, de acuerdo a los términos establecidos por el juzgado. e) Ingresa la novedad al sistema SINAP (módulo novedades-conceptos) la información requerida. f) Se archiva el oficio del juzgado en la carpeta de Embargos Judiciales o de Alimentos, según sea el caso. g) Registra los embargos en una base de datos en Excel para controles posteriores y apoyo al sistema SINAP. Elaborar archivo con horas reportadas: Se crea un archivo en Excel con la información del catedrático como son: documento, nombre, centro de costo, asignatura y horas reportadas para el período. Código: GH-P13 Versión: 02 Página 3 de 8

4 No. Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad Coordinador de Grupo y Rector/Grupo y Rectoría Acumular conceptos de horas por centros de costo: Se exporta el archivo de Excel a Access y se realiza una consulta para acumular las horas reportadas por docente y centro de costo. Generar archivo.dbf para exportar al sistema: Con el resultado de la consulta se crea un archivo.dbf y se exporta al sistema de nómina SINAP así: se ingresa por el módulo Procesos Especiales Importar novedades, se selecciona el tipo de nómina, el código, la fecha y la ruta del archivo plano. Importar novedades de cooperativas: Tramita las novedades enviadas por las cooperativas y asociaciones, se procede así: - Se dividen los archivos de Excel enviados por las cooperativas por tipo de nómina y se guardan con la extensión.dbf. - Se ingresa por el módulo Procesos Especiales Importar novedades, se selecciona el tipo de nómina, el código, la fecha y la ruta del archivo plano. Liquidación de pre-nómina: Realiza la liquidación de prueba de cada una de las nóminas y procede así: - Ingresa a la ruta nómina movimiento liquidar del SINAP y digita la siguiente información: tipo nómina, tipo de liquidación (conceptos, primas o vacaciones) y periodo. - Inicia el proceso de liquidación haciendo clic en el botón continuar del sistema SINAP. Imprimir pre-nómina: Imprime una pre-nómina en original para revisión, ingresando a la ruta módulo de nómina administrativo informes prenómina. Revisar pre-nómina: Se confrontan las novedades procesadas con los documentos soporte, se validan algunas liquidaciones (generalmente se miran las que no son corrientes: renuncias, etc.). Si hay ajustes pasa a la actividad 15, sino, pasa a la actividad 16. Ajuste de nómina: Ajusta la nómina una vez termine la revisión. Se corre el programa de nómina una vez hechos los ajustes respectivos. Imprimir nómina definitiva: Imprime un original de la nómina y el informe resumen de liquidación para la firma por el Coordinador del Grupo de. Firmar nómina: Revisa aleatoriamente y firma las nóminas y se envían a Rectoría para la firma por parte del Rector. Generar orden de pago: Se solicita un número de orden de pago en la Dirección Financiera y se procede a generar la orden de pago, ingresando al módulo de nómina operativo movimiento generar orden de pago contratistas. Imprimir anexos de nómina: Imprime los anexos de nómina una vez sea firmada por el Rector, de la siguiente forma: Liquidación por conceptos Código: GH-P13 Versión: 02 Página 4 de 8

5 No. Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad (x2), Listado por artículos, Cuadros de nómina, Resumen de devengados y deducidos MARCO LEGAL: Enviar nómina a presupuesto: Envía la nómina a presupuesto con el número de la orden de pago para su impresión y firma. Pasa a proceso Orden de Pago de nómina Elaborar disquete para el banco: Elabora el archivo plano y se entrega a Tesorería para enviar al banco y realizar el débito correspondiente. Imprimir desprendibles: Imprimen los desprendibles de las nóminas ingresando por la ruta módulo nómina administrativo informescomprobantes de pago y se remite a Tesorería. TIPO DE NORMA NUMERO DE FECHA DE IDENTIFICACION EXPEDICION DENOMINACION LEY Asignación Básica DECRETO 1045: Art Auxilio por DECRETO enfermedad DECRETO profesional y común DECRETO 1406: Art DECRETO DECRETO Auxilio por Accidente de trabajo LEY Subsidio Familiar LEY ICBF LEY ICBF Salud y Pensiones LEY DECRETO REGLAMENTARIO DECRETO 1848:Art DECRETO REGLAMENTARIO DECRETO 1042:Art. 95, DECRETO 3135:Art DECRETO LEY 69:Art DECRETO DECRETO DECRETO Descuentos y aportes por pensiones Descuentos reportados por Cooperativa y Pagaduría Descuentos aporte por salud Embargos (inembargabilidad del salario mínimo y embargabilidad parcial) Licencia por Maternidad DECRETO 1950:Art Licencia Remunerada y no remunerada ESTATUTO TRIBUTARIO Retención en la Código: GH-P13 Versión: 02 Página 5 de 8

6 TIPO DE NORMA NUMERO DE IDENTIFICACION FECHA DE EXPEDICION DENOMINACION Fuente 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatuto Docente de la Universidad. 8. REGISTROS: Código Formato Identificación Nombre Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Medio Tiempo de Retención Protección Responsable de Archivarlo Recuperación (clasificación para consulta) Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) Contrato para vinculación de catedráticos Técnico Grupo Orden cronológico por fecha. Archivar Hoja de vida. Novedades reporte de horas cátedras 12 meses Técnico Grupo Orden alfabético por Facultad y cronológico por fecha. Archivo central. Oficio remisión de embargo Hasta el vencimiento de la obligación Técnico Grupo Orden alfabético por apellido. Archivar Hoja de vida. Libranzas o listados de deducción Hasta el vencimiento de la obligación Técnico Grupo Orden cronológico por fecha. Archivar Hoja de vida. Nóminas y Liquidación por conceptos 12 meses Técnico Grupo Orden cronológico por fecha. Empastar. El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento MC-P02 Procedimiento para el control de registros. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Sólo se conserva el historial de los últimos tres cambios. Versión Fecha Ítem modificado 01 20/08/2009 Píe de pagina Descripción Se modificaron los responsables en la construcción del documento. 10. ANEXOS: FLUJOGRAMA Código: GH-P13 Versión: 02 Página 6 de 8

7 Código: GH-P13 Versión: 02 Página 7 de 8

8 1 Secretaria/Grupo de Imprimir pre-nómina Secretaria/Grupo de Revisar pre-nómina NO hay ajustes? Secretaria/Grupo de SI Ajuste de nómina Gestión del Imprimir nómina definitiva Gestión del Generar orden de pago Gestión del Firmar nomina Gestión del Imprimir anexos de nómina Gestión del Enviar nómina a presupuesto Gestión del Elaborar disquete para el banco Gestión del Imprimir desprendibles FIN Código: GH-P13 Versión: 02 Página 8 de 8