Planeación de Bienestar Universitario

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1 Planeación de Página 1 de 7 1. Objetivo y Alcance Definir las actividades necesarias para cumplir con la adecuada satisfacción de los requerimientos de la comunidad universitaria, teniendo en cuenta la planeación para la prestación de los servicios en el proceso de Gestión de (Atención a la Salud Física, Mejoramiento de la Calidad de Vida y Fomento de las Expresiones Artísticas y Deportivas). El alcance va desde la reunión para la Planeación de las actividades hasta el Archivo de los Informes. 2. Responsable El responsable de garantizar la planeación, aplicación, ejecución y evaluación adecuada es director de. 3. Definiciones 3.1 Hace referencia a la persona humana, que permita generar el medio que apoye el bienestar que llegue a toda (integral) y a todas (universal) las personas que conforman la comunidad universitaria. 3.2 Salud Física Se refiere al estado de bienestar biológico integral y no sólo a ausencia de enfermedad. Por ello, también contiene actividades que propendan por la promoción de la salud y la prevención de enfermedades Establecer los lineamientos necesarios y ofrecer al usuario un servicio médico odontológico y de enfermería con calidad humana que llene las expectativas esperadas, garantizando una atención oportuna en el servicio. 3.3 Calidad de Vida El ser humano está destinado a vivir su propia existencia en un nivel de desarrollo integral, tanto a nivel personal como comunitario, en la búsqueda del cumplimiento del propio proyecto de vida. Establecer las actividades adecuadas para garantizar el Mejoramiento de la Calidad de Vida de toda la comunidad universitaria desde diferentes parámetros ( Espiritual, Psicológico, Proyecto de Vida y Convivencia Comunitaria). Elaboró Aprobó Validó Firma Firma Firma Pbro. Luis Ernesto Mendoza Suárez. Pbro. Luis Ernesto Mendoza Suárez. Ing. María Victoria Bautista Fecha 06 de Abril de 2010 Fecha 06 de Abril de 2010 Fecha 09 de Abril de 2010

2 Planeación de Página 2 de Expresiones Artísticas y Deportivas Hacen referencia a todo el bagaje de aptitudes que la persona tiene para embellecer su entorno, tanto desde el punto de vista de las artes como del desarrollo físico, dando buen uso a su tiempo libre y creando lazos comunitarios más firmes. Promover la participación de toda la comunidad Universitaria en las actividades organizadas por, en el fomento de las Expresiones Artísticas y Deportivas: Deporte Competitivo, Recreación Comunitaria y Grupos Culturales Representativos. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000/2000. Sistemas de Gestión de La Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Planeación de Actividades Dirección de El Proceso de comprende tres áreas: - Atención a la Salud Física - Mejoramiento de la calidad de vida. - Fomento de las expresiones artísticas y deportivas. Cada una de estas áreas tiene asignado un coordinador. Al finalizar el año, una vez terminada la actividad académica presencial de los estudiantes según calendario académico, se organiza la reunión de inicio de planeación de actividades en las instalaciones de la Dirección de, con cada uno de los coordinadores de las áreas. En esta reunión, el líder del proceso de solicita a los coordinadores de cada área construir el plan de actividades de su área teniendo en cuenta las normas que aplican tanto externas como internas a los servicios de bienestar; se elabora el FDE-01 Elaboración de Planes Operativos y da un plazo para la entrega de ocho días (8) a partir de la fecha. Cumplido ese plazo, se realiza una reunión en las instalaciones de la Dirección de con todo el personal que forma parte del proceso, para elaborar el FDE-01 Elaboración de Planes Operativos consolidado del proceso, para la socialización de cada una de las actividades y para determinar su factibilidad. La socialización se consigna en el FAC-08 Acta de Reunión. El FDE-01 Elaboración de Planes Operativos de la Dirección de se envía a la oficina de Interacción Social para su conocimiento y aval; recibido el visto bueno de la Oficina de Interacción Social se inicia el proceso de gestión. El FDE-01 Elaboración de Planes Operativos de la Dirección de se envía a la oficina de Planeación para su aprobación. Una vez recibido con las correcciones o el aval de la oficina de Planeación se informa a los responsables de cada área, para

3 Planeación de Página 3 de 7 realizar los ajustes necesarios, si es el caso, y queda consignado en el FAC-08 Acta de Reunión, se elabora nuevamente, si es el caso, el FDE-01 Elaboración de Planes Operativos para ser reenviado a Planeación y el aval definitivo para su implementación y ejecución. 4.2 Gestión de Recursos Dirección de Teniendo en cuenta el FDE-01 Elaboración de Planes Operativos, solicita: Talento Humano: Ante la Oficina de Gestión del Talento Humano se solicita el personal requerido para el desarrollo de las actividades planificadas, (previo visto bueno, por correo electrónico, de de la Oficina de Interacción Social), a través de correo electrónico a la dirección diligenciando el FGH-06 Solicitud Vinculación del Personal, para su firma y aprobación de la solicitud presentada. Infraestructura: El líder del proceso gestiona vía correo electrónico los horarios ante las diferentes dependencias, la planta física, espacios en los medios de comunicación y la infraestructura tecnológica requerida para la ejecución del plan operativo de las tres áreas del servicio e informará de las respuestas a los coordinadores de las áreas de servicios para que inicien la ejecución del FDE-01 Elaboración de Planes Operativos Implementos: El líder solicita al Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios los implementos necesarios y el personal de OPS para la realización de las actividades contempladas en el FDE-01 Elaboración de Planes Operativos diligenciado por cada responsable del área de servicio, se diligencia el FAD-02 Requerimiento de Bienes y Servicios. Las solicitudes de Talento humano, Infraestructura e Implementos estarán soportados con las disponibilidades según: - IGP-01 Preparación, Presentación y Aprobación del Presupuesto. - IGP-06 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal - PGP-02 Ejecución Presupuestal de Gastos

4 Planeación de Página 4 de Desarrollo de las Actividades Dirección de Las actividades de los servicios de Salud Física, Mejoramiento de la Calidad de Vida y Fomento de las Expresiones Artísticas y Deportivas se ejecutan de acuerdo a lo planificado en el FDE-01 Elaboración de Planes Operativos. Además la oficina de Dirección de tiene como responsabilidad el recibir, estadísticamente diligenciados ya, todos los servicios de bienestar de la institución e informar cuando le sea requerido: Información de los estímulos de pregrado y postgrado de la Universidad de Pamplona, como son: Madre Cabeza de hogar, Por hermanos, Por desplazados, Becas trabajo, Becas por Excelencia, Convenios y Resguardo Indígena, Culturales, Recreación, Deporte, los tres últimos se asignan en su totalidad, de proceso, la dirección de bienestar universitario. La secretaria de diligencia los paz y salvos en lo que respecta a bienestar universitario para transferencia y interna y externa, aplazamiento de semestres académico, cancelación de semestres y reingreso. Las secretarias de registran, de manera aleatoria, el contacto primero con los clientes en el formato FBU-39 Atención al Cliente y consolidará los totales de servicio de atención a docentes, administrativos, estudiantes o externos. 4.4 Seguimiento y Control Dirección de Se programan reuniones mensuales con todo el personal de para verificar el cumplimiento de las actividades presentadas en el FDE-01 Elaboración de Planes Operativos. La estructura del acta de reunión de seguimiento y control estará en estos términos básicos, se trataran todos los temas o solo algunos que sean más prioritarios según la situación: Seguimiento y Control al proceso Análisis de quejas, reclamos y sugerencias según FAC-06 Quejas, Reclamos y Sugerencias, si es el caso. Implementación de acciones correctivas o preventivas si es necesario. Seguimiento al Plan de Mejoramiento, si se requiere por auditorias internas o externas Medición de la satisfacción del cliente. Según FAC-14 Medición de la Satisfacción del Cliente Análisis de indicadores Varios. Los responsables de las tres áreas de deberán socializar la ejecución de las actividades del mes y situaciones del proceso de Gestión de

5 Planeación de Página 5 de 7 para establecer conclusiones y posibles recomendaciones. Se elabora, si se necesita, el FCI-19 Plan de Mejoramiento con el fin de dar respuesta a las dificultades que se hayan presentado. Toda esta información queda consignada en el FAC-08 Acta de Reunión y luego se remite el acta y el FCI-19 Plan de Mejoramiento al SGC con memorando cuando se presenta producto o servicio no conforme y a control interno cuando se realiza las auditorías internas o externas. Se mantendrá un informe mensual actualizado para citaciones de la Oficina de Interacción Social cuando sea requerido. Al final de cada semestre, el líder del proceso convoca a todo el personal de para diligenciar el FDE-02 "Informe de Avance de Ejecución de los Planes Operativos" que se envía luego a la Oficina de Planeación. Esto queda evidencia en el FAC-08 Acta de Reunión. Se reporta a la Oficia de Interacción social el FDE-02 "Informe de Avance de Ejecución de los Planes Operativos" para su conocimiento y observaciones que serán insumo válido para la planeación del siguiente semestre 4.5 Evaluación y Elaboración del Informe Dirección de El líder del proceso de cita a los coordinadores de cada área, terminada la labora académica de estudiantes; para evaluar las actividades planificadas, teniendo en cuenta el FDE-01 Elaboración de Planes Operativos y según el FAC-14 Medición de la Satisfacción del Cliente, y se elabora el FDE-02 "Informe de Avance de Ejecución de los Planes Operativos" del proceso. Se deja constancia en el FAC-08 Acta de Reunión y se envía el FDE-02 "Informe de Avance de Ejecución de los Planes Operativos" diligenciado a la Oficina de Planeación y a la oficina de Interacción Social- 4.6 Archivo de los Informes Presentados Secretaria Finalmente, la secretaria de recibe el informe del líder de cada área y organiza el documento de acuerdo a normas de secretaria y la conserva en el Archivo de. Reporta la documentación a solicitud de los procesos que requieren de la información como insumo.

6 Planeación de Página 6 de 7 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario - NTC ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos - NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública. - IGP-01 Preparación, Presentación y Aprobación del Presupuesto. - IGP-06 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal - PGP-02 Ejecución Presupuestal de Gastos 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio Documento Documento Documento Documento. Acta N /06/10 Aprobación del Cambio 24 de Enero de Febrero de de Noviembre de de Noviembre de de Julio de de Julio de de Abril de Abril Administración de Registros Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso FAC-06 FAC-08 FAC-14 FCI-19 FAD-02 FGH-06 FDE-01 Quejas, Reclamos y Sugerencias Acta de Reunión Medición de la Satisfacción del Cliente Plan de Mejoramiento Requerimiento de Bienes y Servicios Solicitud de Vinculación del Personal "Elaboración de Planes Operativos" Secretaria Archivo Archivo Archivo Archivo Archivo Archivo Archivo Tiempo de Retención Disposición Final

7 Planeación de Página 7 de 7 Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso FDE-02 FBU Anexos No Aplica "Informe de Avance de Ejecución de los Planes Operativos" Atención al Cliente Secretaria Secretaria Archivo Archivo Tiempo de Retención Disposición Final

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