FOCO GESTIÓN DE GRUPOS

Transcripción

1 FOCO GESTIÓN DE GRUPOS MANUAL DE USUARIO BECAS

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN BÚSQUEDA DE BECAS ALTA DE BECAS INCORPORAR ALUMNO MODIFICACIÓN DE ALUMNO ELIMINAR ALUMNO MODIFICACIÓN DE UNA BECA ENVIAR BECA CONSULTA DE BECAS Pag 2 de 16

3 1. INTRODUCCIÓN Desde este apartado, los usuarios con perfil Entidad podrán acceder para dar de Alta, Modificar, Consultar, Enviar becas de grupos de Modalidad II. Existen dos tipos de becas según la subvención, las de tipo Curso y las de tipo Prácticas. A su vez, pueden ser de dos tipos, mensuales y de curso completo. Si una entidad decide dar de alta una beca de tipo curso completo para un grupo para un tipo de subvención, ya no podrá dar de alta más becas para ese grupo y tipo de subvención. El otro tipo de beca, la mensual, se puede dar de alta una por mes y una vez que se da de alta una beca de tipo mensual para un tipo de subvención, sólo se pueden dar de alta más becas del mismo tipo. En el documento de beca, el usuario tiene que especificar los alumnos que van a ser incluidos en esa beca, indicando para cada alumno unos datos relativos a las subvenciones que puede recibir y el número de días para los que debería de recibir dicha subvención. El acceso a la gestión de becas se realiza a través del menú lateral pulsando el enlace Gestión de Becas una vez se ha accedido al módulo de Gestión de Grupos en la subopción de gestión de becas. En la parte superior de la pantalla se muestra la siguiente cabecera: Figura 1. Cabecera. Pulsando sobre el enlace Inicio (o el icono situado a su lado) retorna a la pantalla de selección de módulo (donde aparecen los módulos disponibles para el usuario). Pulsando sobre el enlace Contacto (o el icono situado a su lado) se abre una ventana emergente para realizar el envío de una FAQ. Pulsando sobre el enlace Tablón (o el icono situado a su lado) se redirige al tablón de noticias de la aplicación. Pulsando sobre el enlace Ayuda (o el icono situado a su lado) muestra el manual de ayuda concerniente al apartado bajo el que se está trabajando. Pulsando sobre el enlace Cerrar (o el icono situado a su lado) cierra la sesión del usuario retornando a la pantalla de validación del mismo para el acceso a la aplicación. Pag 3 de 16

4 2. BÚSQUEDA DE BECAS Desde la pantalla de búsqueda de Becas se realiza la búsqueda de becas que han sido dadas de alta en el sistema según unos criterios de búsqueda. La pantalla de búsqueda de becas es la primera que se muestra al acceder a la gestión de becas. La apariencia de la pantalla de búsqueda es la siguiente: Figura 1. Pantalla de Búsqueda de Becas. Los criterios de búsqueda que forman la pantalla son los siguientes: - Entidad: Lista desplegable deshabilitada con la entidad a la que está asociado el usuario validado con perfil Entidad. - Num. Expediente: es un campo para introducir texto con el número de expediente concreto del grupo para el que queremos buscar becas. - Año del grupo: lista desplegable donde seleccionar un año. Es el único criterio obligatorio, salvo que se introduzca un número de expediente en el criterio Num. Expediente. - Provincia: lista desplegable con las provincias de Castilla-La Mancha. - Estado del Grupo: lista desplegable con los posibles estados de grupo, para los que pueden existir becas (iniciado, finalizado, suspendido y suspendido temporal). - Estado del Documento: Lista desplegable con los posibles estados en los que se puede encontrar el documento de una Beca. El perfil entidad puede ver becas en estado EN ELABORACIÓN, ENVIADO, REFORMULADO y VALIDADO. - NIF Alumno: es un campo para introducir texto con el NIF del alumno para el que queremos buscar becas. Salvo el criterio de Año del grupo o la introducción directa de un número de expediente en Num. Expediente el resto de criterios no son obligatorios siendo opcionales en la búsqueda. Bajo los criterios de búsqueda se localizan los botones Buscar y Limpiar. Pag 4 de 16

5 Pulsando el botón Limpiar se reinician los criterios de búsqueda que hubiesen sido introducidos por el usuario previamente. Pulsando el botón Buscar se procede a realizar la búsqueda en el caso de que se haya introducido el criterio Años o Num. Expediente junto con los criterios opcionales que el usuario necesite (en el caso de no seleccionar uno de los criterios obligatorios la aplicación mostrará un mensaje avisando al usuario). Si en la búsqueda no se encuentran resultados, se mostrará un mensaje por pantalla avisando de ello al usuario. En caso contrario se mostrará bajo de los criterios de búsqueda un listado con aquellas becas que cumplen los criterios introducidos por el usuario tal y como se refleja en la pantalla siguiente: Figura 2. Pantalla de Búsqueda de Becas tras realizar una búsqueda. Por cada beca obtenida en la búsqueda se muestra la siguiente información: - Sel: Columna donde se encuentra el radiobutton con el que seleccionar una beca. - Nº Expediente: Número de expediente del Grupo al que pertenece la beca. - Denominación: Denominación del Grupo al que pertenece la beca. - Est. Grupo: Estado en el que se encuentra el Grupo. - Est. Doc: Estado en el que se encuentra el documento Beca. - Curso/Prác.: Indica si el tipo de subvención asociado a la beca es de Curso o de Prácticas. - Tipo F-25: Mensual o Curso Completo. - Año: Año al que pertenece la beca (si la beca es de tipo Curso Completo y aún no ha sido enviada, en esta columna se muestra un - para la beca. - Mes: Mes al que pertenece la beca (si la beca es de tipo Curso Completo y aún no ha sido enviada, en esta columna se muestra un - para la beca. Una vez buscada la beca con el que se quiere trabajar (para realizar la acción deseada con la beca), se selecciona y se pulsa sobre el botón correspondiente a la acción que quiera realizar sobre la misma (para el alta de una beca no es necesario realizar una búsqueda previa). Pag 5 de 16

6 Pulsando el botón Volver se retorna a la pantalla de selección de módulos. Pag 6 de 16

7 3. ALTA DE BECAS No se podrá dar de alta una beca si el grupo al que pertenece tiene incidencias en proceso de tipo Eliminación F25 asociadas a una beca del mismo tipo (Curso / Prácticas) que la que se quiere dar de alta. Tampoco se podrá dar de alta una beca en un grupo si existe otra del mismo tipo (Curso / Prácticas) en proceso, es decir, una beca que no haya sido validada aún. Otra restricción a tener en cuenta es que para un mismo grupo sólo puede haber DOS becas de tipo Curso Completo por tipo (Curso / Prácticas). Para realizar el alta de una beca para un grupo se tiene que pulsar sobre el botón Alta de la pantalla de búsqueda de becas de la Figura 1, accediendo a la pantalla de alta de becas de la siguiente figura: Figura 3. Pantalla inicial para el alta de becas. En la pantalla de la figura anterior, se aparece una caja de texto con para introducir un número de expediente junto a un icono en forma de lupa. El primer paso para dar de alta una beca es buscar el grupo al que se va a asociar dicha beca. Para ello se tienen dos opciones: Si se conoce el número de expediente del grupo, se puede introducir directamente en la caja de texto Número de expediente y pulsar sobre el icono de la lupa. Si no se conoce el número de expediente del grupo, se puede buscar dicho grupo pulsando directamente en el icono con forma de lupa. En este caso se abrirá una ventana emergente para la búsqueda de grupos como la que se muestra en la Figura 4. Pag 7 de 16

8 Figura 4. Pantalla de búsqueda de grupos para el alta de becas. En la anterior pantalla el usuario puede realizar una búsqueda del grupo, para lo que dispone de una serie de criterios que se muestran en la figura. Una vez que ha encontrado el grupo al que asociar la beca se debe de seleccionar y pulsar sobre el botón seleccionar. Si introduce el número de expediente y es incorrecto o no existe en el sistema, se notificará esta situación al usuario. Tanto si el grupo se ha introducido de forma manual como desde la pantalla de búsqueda de grupos (el grupo debe estar en estado iniciado, finalizado, suspendido temporal o definitivo), al seleccionar el grupo, se recargará la pantalla de alta de beca, en la que se mostrará inicialmente los datos del grupo: Figura 5. Pantalla inicial del alta de becas, tras seleccionar un grupo. En la pantalla de la figura anterior, se muestran algunos datos del grupo en modo sólo lectura tales como la denominación, entidad solicitante, fecha de inicio y fecha de fin. El número de Pag 8 de 16

9 expediente aparece también en modo sólo lectura y junto a él aparece un icono con forma goma de borrar, que al pulsar borrará los datos del formulario y se volverá a la pantalla de la Figura 3. El campo Curso / Prácticas, permite seleccionar el tipo de subvención que se va a asociar a la beca. Los diferentes campos del formulario se irán mostrando conforme se vaya completando la información. Y en función de si es posible o no continuar con el alta, se irán mostrando mensajes informativos al usuario. Se debe tener en cuenta lo siguiente mientras se rellena el formulario: Si se selecciona un tipo de subvención (Curso / Prácticas) y el grupo tiene otra beca del mismo tipo seleccionado en proceso, no se permitirá continuar con el alta hasta que la otra beca sea validada. Si se selecciona un tipo de subvención (Curso / Prácticas) y el grupo tiene otra beca del mismo tipo seleccionado y es de tipo Curso Completo, no se podrán dar de alta más becas de este tipo de subvención. Si se selecciona un tipo de subvención (Curso / Prácticas) y el grupo tiene una incidencia de tipo Eliminación F25 en proceso para una beca del mismo tipo del subvención del seleccionado, se mostrará un mensaje indicando que no se puede dar de alta la beca hasta que la incidencia esté finalizada (validada o rechazada). Si se selecciona un tipo de subvención (Curso / Prácticas) y el grupo tiene otra beca validada del mismo tipo de subvención y ésta era de tipo Mensual, se recargará el formulario de alta de modo que en el campo Tipo F-25 se marca por defecto el valor Mensual. Si se selecciona como tipo de F-25 el valor Mensual, para este tipo de becas se permite dar de alta una beca por mes, para el grupo, teniendo en cuenta que para un mes sólo puede haber dada de alta una beca por tipo de subvención. Si ya se tienen dadas de alta otras becas para el grupo de este tipo la lista desplegable para el campo Tipo F-25 aparecerá deshabilitada y con el tipo mensual seleccionado. Si se selecciona el tipo mensual (o ya estaba seleccionado por el motivo anterior), se tiene que indicar el año para la beca, en las lista desplegable que aparece una vez que se tiene el valor Mensual en el campo Tipo F-25. En la lista de años aparecen los años que para los que dura el curso. Una vez seleccionado el año, aparecerá la lista desplegable de meses, en la que se debe seleccionar el mes para el que se quiere dar de alta la beca. En dicha lista aparecerán aquellos meses para los que no se tiene dada de alta ya una beca, pues sólo se puede tener una beca por mes. Además, no se permite dar de alta becas mensuales con fecha anterior a otras becas ya existentes. Una vez que se ha seleccionado el tipo de beca o el año y mes en caso de tratarse de una beca mensual, se mostrará el resto del formulario como se observa en la siguiente figura: Pag 9 de 16

10 Figura 6. Pantalla de alta de beca mensual una vez seleccionado el tipo F25 y el año y mes de la misma. Como se observa en la figura anterior, se ha mostrado los siguientes elementos nuevos: o Un campo Total días lectivos: en el que la entidad, tiene que indicar el total de días lectivos que se imputan para la beca. o Un apartado Datos Alumnos que normalmente aparecerá sin alumnos en el alta. o Un pie de página en el que se debe indicar el representante legal de la entidad que certifica los datos expuestos en la beca. La casilla de verificación que aparece junto al nombre del representante legal debe ser marcada antes de enviar el documento para verificar que el documento es correcto. o Unos botones que permiten incorporar, modificar o eliminar alumnos de la beca. Para el tipo de beca mensual, se tiene una funcionalidad de copia de datos automática, que permite una vez seleccionado un año y un mes, obtener los datos de otra beca mensual anterior, si se tiene dada de alta. Es decir si se selecciona, un año y un mes y se tiene una beca validada del mismo tipo para ese grupo, de un mes anterior al seleccionado, se toman los datos de dicha beca y aparecen en el formulario para la beca que se está dando de alta. Por ejemplo si se ha seleccionado una beca para el mes de febrero de 2010 y para el grupo ya hay dada de alta una beca para el mes de enero, la aplicación tomará los datos de la beca de enero y los volcará sobre el formulario de la beca que se está dando de alta. Si no hubiera beca para enero, la aplicación buscaría becas de meses anteriores y si encuentra una tomará la del mes anterior más cercano al seleccionado. Si no existen becas de meses anteriores, la función de copia no actuará y el formulario permanecerá inalterado al seleccionar el año y mes. Los datos que se copian mediante la función de copia automática, son el total de días lectivos, los datos de los alumnos y el dato del representante legal. Para guardar una beca es necesario que se tengan alumnos asociados y, además, que estén completos todos los datos obligatorios: o El tipo de subvención, si es Curso o Prácticas. o El tipo de F-25, si es Mensual o Curso Completo. o El año y mes si el tipo de beca es mensual. o El dato total días lectivos. o El representante legal de la entidad. La funcionalidad de incorporación, modificación y eliminación de alumnos, se explica a continuación y es común al alta y modificación de una beca. Como ya se comentó un mismo Pag 10 de 16

11 alumno puede aparecer varias veces en una misma beca. Se comprueba al guardar, que el dato Días Asistencia Entidad que se explica en los subapartados siguientes, sea para todas las ocurrencias de un mismo alumno (es decir si un alumno aparece varias veces en la beca se suma este dato) inferior al dato Total días lectivos de la beca. Si se tienen todos los datos obligatorios cumplimentados y se cumple la restricción anterior, se realizará el guardado del documento correctamente y se regresará a la pantalla de búsqueda de becas de la Figura 1. en la que aparecerá el nuevo F25 dado de alta en estado EN ELABORACIÓN. 3.1 INCORPORAR ALUMNO Pulsando el botón incorporar alumno de la Figura 6, el usuario podrá asociar un nuevo alumno al documento de la beca. Los alumnos que se pueden asociar son aquellos alumnos que forman parte del grupo y se encuentran en estado distinto a No Iniciado y en situación de desempleo. Si seleccionó como tipo de beca CURSO, no aparecerán los alumnos solo de prácticas en el caso de que los tuviera. Para la selección del alumno a incorporar, se abrirá una ventana emergente con un listado de los posibles alumnos a incorporar, como el que se muestra en la siguiente figura. Figura 7. Listado de alumnos en la incorporación de alumno. En la ventana de la figura anterior, el usuario tiene que seleccionar el alumno que desea incorporar al documento de la beca y pulsar sobre el botón Seleccionar. Una vez hecho esto, se abrirá una ventana para insertar los datos del alumno en la beca, como la que se muestra en la siguiente figura: Pag 11 de 16

12 Figura 8. Ventana Datos Alumno Beca. En la figura anterior se observa como aparecen los datos NIF, nombre, primer apellido y segundo apellido del alumno seleccionado en modo sólo lectura. El resto de datos del alumno en la beca son los siguientes: o o o Datos bancarios: Los campos Entidad, Oficina, DC y Nº de cuenta, forman los datos bancarios en los que se ha de ingresar la ayuda objeto de la subvención. Estos datos son obligatorios y la aplicación comprobará si el número introducido conforma un número de cuenta correcto. Campos de subvención: En estos campos, se tiene que especificar cuantitativamente, el valor de las ayudas que se solicitan para el alumno. Los campos de que se dispone son Becas, Transporte, Manutención, Alojamiento y Manutención y Conciliación. Al menos se debe indicar una cantidad monetaria para alguno de estos campos. Total Subvención Diaria: este campo no es modificable por el usuario y se recalcula al modificar o introducir cualquiera de los datos de subvención anteriores. Este dato es la suma de todas las subvenciones introducidas para el alumno. Una vez que se tiene todos los datos obligatorios completados y correctos, se debe pulsar sobre el botón Guardar de la ventana para que los datos del alumno pasen a formar parte del documento de la beca. Dichos datos aparecerán en forma de registro en la tabla de datos de los alumnos que se tiene en el apartado Datos alumnos del documento de la beca y se cerrará la ventana de Datos Alumno Beca. Los datos incorporados del alumno no serán guardados definitivamente mientras el usuario no guarde los datos del documento de la beca. 3.2 MODIFICACIÓN DE ALUMNO Mediante esta funcionalidad el usuario podrá modificar los datos de un alumno que ya forme parte del documento de la beca, para ello debe seleccionar un alumno del apartado Datos Alumnos del documento de la beca y pulsar sobre el botón Modificar Alum. En este momento se abrirá una ventana similar a la Figura 8 pero con los datos cargados del alumno. En esta pantalla el usuario podrá modificar los datos que estime conveniente del alumno (excepto el NIF, nombre y apellidos) y pulsar en guardar. La aplicación comprobará que se tengan cumplimentados los datos obligatorios, que la beca y que sean correctos (por ejemplo se comprueba que el número del dígito control de la cuenta bancaria introducido sea correcto) y quedarán actualizados en el documento de la beca en la fila correspondiente al alumno como se muestra en la figura siguiente: Pag 12 de 16

13 Figura 9. Detalle de los datos de un alumno en una beca tras incorporar o modificar un alumno. Cada vez que el usuario modifica el campo Días Asistencia Entidad, se recalculará el campo Total Subvención que será el producto del Total Subvención Diaria por Días Asistencia Entidad siempre y cuando la beca esté en estado EN ELABORACIÓN. 3.3 ELIMINAR ALUMNO El usuario podrá eliminar un alumno de un documento de beca si lo considera necesario. Para ello, deberá seleccionarlo de la lista de alumnos asociados a la beca, y una vez hecho esto, solicitar su eliminación pulsando en el botón Eliminar Alum. El sistema solicitará confirmación al usuario antes de proceder a la eliminación del alumno, y si éste responde de manera afirmativa, se eliminará al alumno del grupo. Si el alumno se ha podido eliminar del documento de la beca, esta eliminación no se hará efectiva en base de datos hasta que el usuario no ejecute la acción de guardar pulsando en el botón Guardar del formulario de una beca. Pag 13 de 16

14 4. MODIFICACIÓN DE UNA BECA En este apartado se explica cómo se pueden modificar los datos de una beca. Una beca puede ser modificada en dos momentos distintos: Cuando ha sido dada de alta y se encuentra en estado EN ELABORACIÓN. Cuando ha sido reformulada por un Gestor provincial y se encuentra en estado REFORMULADA. Para realizar la modificación de los datos de una beca se debe de seleccionar una beca en uno de los estados anteriores en la pantalla de búsqueda de becas y pulsar el botón modificar. Al solicitar la modificación se redirigirá al usuario a la pantalla de modificación de beca, similar a la pantalla de alta de la Figura 6 en la que se mostrarán los datos de la beca que se tuvieran guardados. Desde esta pantalla se pueden incorporar, modificar y eliminar alumnos (ésta última operación no se permite si la beca está reformulada) como se ha explicado en el apartado de alta. Los datos tipo F-25, año y mes (estos dos últimos si la beca es mensual) no son modificables desde este apartado. Si se está modificando un documento de beca que ha sido reformulado por un Gestor provincial, se mostrarán algunos datos adicionales que fueron rellenados por el gestor como se muestra en las siguientes figuras: Figura 10. Detalle de los datos de alumnos de una beca reformulada. Figura 11. Detalle de las causas de no validación de una beca reformulada. En la Figura 10 se muestran dos nuevas columnas que aparecen para los alumnos: o o Días asistencia gestor: es el dato que el gestor introduce para cada alumno y que puede diferir del dato Días asistencia entidad que la entidad introdujo. Hay que tener en cuenta que para el cálculo de la subvención total de un alumno, se está presente este dato, prevalece sobre el dato de la entidad. Este dato se muestra en modo sólo lectura. Al lado de cada subvención de un alumno, se muestra un lista desplegable que indica si ha sido validada o no por el gestor. Este dato se muestra en modo sólo lectura. Si una subvención está como no validada además se mostrará un enlace Causas, pinchando en el cual, se podrán ver las causas que el gestor introdujo para no validar la subvención del alumno. Si se pulsa sobre este enlace, se abrirá una ventana como la que se muestra a continuación: Pag 14 de 16

15 Figura 12. Ventana emergente de las causas de no validación de un alumno. En la Figura 11 se muestra un botón para acceder al histórico de reformulaciones de la beca, con el que podremos consultar las causas de no validación de la beca que el gestor introdujo al reformular en modo sólo lectura. Figura 13. Histórico de Reformulaciones Para que las modificaciones realizadas por el usuario queden registradas, el usuario deberá realizar la acción de guardado, ya que las modificaciones que haya realizado se han registrado con carácter temporal y para que queden registradas de manera definitiva deberá solicitar el guardado de las mismas, pulsando el botón Guardar. Las comprobaciones que se realizan son las mismas que las expuestas en el apartado del alta. Pag 15 de 16

16 5. ENVIAR BECA En este apartado se explica el envío de una beca para su revisión por el gestor provincial correspondiente. Una beca puede ser enviada en dos momentos distintos: Cuando ha sido dada de alta y se encuentra en estado EN ELABORACIÓN. Cuando ha sido reformulada por un Gestor provincial y se encuentra en estado REFORMULADA. Para el envío de una beca el usuario debe realizar una búsqueda en la pantalla de la Figura 2, seleccionar una beca en uno de los estados descritos anteriormente y pulsar el botón Enviar. Para poder enviar la beca se debe tener marcada la casilla de verificación del pie de página en la que el usuario indica que el documento es correcto. Si se tiene marcada, la beca pasa a estado ENVIADA y se envía un correo de notificación al gestor asignado al grupo y otro de confirmación de envío a la entidad que ha realizado el envío. Si la beca es de tipo mensual, en estos correos se informa del mes y año al que pertenece la beca. 6. CONSULTA DE BECAS. Con esta acción, los usuarios podrán consultar los datos de un documento de beca que haya sido dado de alta previamente, independientemente del estado en el que se encuentre en el momento de la consulta. Para consultar la beca, el usuario deberá realizar una búsqueda previa en la pantalla de búsqueda de becas (Figura 1) y seleccionar la beca que desea consultar. Al pulsar el usuario el botón Consultar se le dirigirá a la pantalla de Consulta de beca. La pantalla es similar a la vista en el alta de becas, con la salvedad de que en este caso todos los campos se muestran en modo sólo lectura y los botones de que se dispone son Imprimir y Volver. Si la beca se encuentra en estado reformulada, cuando se consulte, además se mostrará en la parte inferior del formulario el botón para acceder al histórico de reformulaciones con las causas por las que se ha reformulado (Figura 11). Si ha sido validada, se mostrará el campo Validado por el Técnico chequeado en la parte inferior del formulario y no aparecerán las causas de No validación. Tanto si la beca está en estado Validada como Reformulada, en el apartado de alumnos se mostrarán las columnas vistas en el apartado de modificación de becas (ver Figura 10) El usuario podrá imprimir el formulario de beca desde este apartado. Para ello, deberá pulsar en el botón Imprimir ubicado en la parte inferior de la pantalla. Se abrirá entonces un fichero en formato PDF con el formulario de la beca. El usuario podrá guardar el fichero en disco si lo considera oportuno o imprimirlo sin necesidad de guardarlo. Pag 16 de 16