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1 Descripción del ambiente de trabajo Entrar y salir de la aplicación Para ingresar a la aplicación Microsoft Access 97, los pasos que se deben seguir pueden ser los siguientes: A través del botón : 1. Seleccionar el botón Inicio localizado en la barra de tareas de Windows. 2. En el menú que se despliega, señalar la opción Programas. 3. Posteriormente y dependiendo de cómo estén configurados los grupos de programas, puede existir una opción de menú que agrupe las aplicaciones de Microsoft Office. En tal caso, señalar dicha opción la que desplegará un nuevo menú en el que se localiza una opción para Microsoft Access; y sobre ésta, hacer clic para su ejecución. A través de un Acceso directo: 1. También se puede acceder a Access utilizando un icono de programa que se localice sobre el escritorio de Windows. En tal caso, hacer doble clic sobre el mismo para ejecutar la aplicación. Ejecutando directamente un archivo asociado a la aplicación: 1. Abrir el Explorador de Archivos o Mi PC. 2. Buscar el archivo (representado por el icono que indica el tipo de archivo con extensión *.mdb), que se desea abrir conjuntamente con la aplicación que se utilizó para su creación. 3. Hacer doble clic sobre el archivo. Access se ejecutará abriendo dicho archivo, o sea presentándolo en pantalla para su posterior manipulación. Cuando se finaliza una sesión de trabajo con Access, se puede salir de la aplicación con alguna de las siguientes opciones: Seleccionar la opción de menú Archivo, y luego la opción Salir. Hacer doble clic sobre el cuadro Menú de control de la ventana Base de datos. Hacer un clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos. Guía del Usuario Página 15

2 Si al salir Access detecta que se tienen elementos que se han modificado y aún no se han guardado, pedirá confirmación para almacenar o no dichos elementos. Una vez resuelto, la aplicación terminará y se regresará al escritorio de Windows o a otra aplicación que se tenga abierta en ese momento. Partes de la pantalla de Access Cuando se entra en la pantalla de Access, es decir, cuando existe la posibilidad de crear y manipular objetos a través de los menús y ventanas que proporciona el programa, se dice que uno se encuentra en el ambiente Access. Desde aquí se efectúa, de forma individual, tanto el diseño como la ejecución de programas u objetos. Cuando se están realizando actividades sobre Access, estará presente una pantalla muy similar a la que a continuación se muestra. A partir de ella se puede acceder a numerosas ventanas y opciones que realizan funciones especificas sobre los datos. Barra de Menú Barra de Herramientas Ventana de la Base de Datos Barra de Estado Access 97 muestra en pantalla una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. Ventana de la Base de Datos. Es la ventana principal de Access la que aparece en el momento de abrir una base de datos. Contiene un listado con todos los objetos que conforman la base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en seis fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Conforme el usuario se mueve Página 16 Guía del Usuario

3 entre estas fichas, se ven listados todos los elementos de ese tipo de objeto que contiene la base de datos activa. Al lado de este listado aparecen tres botones: Abrir (permite ejecutar el objeto seleccionado), Diseño (permite editar un objeto ya creado para hacer modificaciones o revisiones) y Nuevo (permite crear un nuevo objeto, el que dependerá de la ficha que se encuentre activa en ese momento). En algunas de las fichas cambia el nombre de los botones, pero sus funciones son similares. Barra de Estado. La barra de estado, que se encuentra situada en la parte inferior de la ventana de la aplicación, muestra información acerca de un comando, un botón de una barra de herramientas o una operación que se esté ejecutando. En la figura se muestra la leyenda Preparado, para indicar que la base de datos se encuentra en espera de un comando del usuario. Barra de Menú. La barra de menú, que se encuentra situada debajo de la barra de título de la ventana, presenta los diferentes menús disponibles para la aplicación. Cada menú contiene una lista de diversos comandos que se utilizarán según las necesidades. A la derecha de alguna de las opciones de los distintos menús, se muestra la combinación de teclas que ejecutan de forma directa algunos de estos comandos. Otras opciones de menú tienen representado el botón localizado en algunas de las barras de herramientas. Barra de Herramientas. Las barras de herramientas contienen botones de acceso rápido de las operaciones más comunes o frecuentes que se pueden realizar. Estos permiten acceder o ejecutar una determinada acción u operación sin tener que recorrer las diferentes opciones en los distintos menús desplegables. Access dispone de varias barras de herramientas que pueden utilizarse para fines diversos. Dependiendo de la acción que se este efectuando en determinado momento, Access activa o desactiva la visualización de las barras de herramientas asociadas al elemento que se está creando, modificando, consultando, etc. Además las barras de herramientas pueden ser modificadas o personalizadas por el usuario según sus necesidades. Ayuda en Microsoft Access Siempre es bueno saber cómo manejar el sistema de Ayuda de cualquier programa. Una manera de hacer uso del sistema de ayuda de Access es por medio de la opción Ayuda del menú principal. Éste presentará un menú con distintas opciones donde se podrá escoger cual es el tipo de ayuda requerida. Guía del Usuario Página 17

4 Contenido e índice Al seleccionar la opción Contenido e índice, se despliega un cuadro de diálogo Temas de Ayuda. Este cuadro presenta tres fichas a través de las cuales se puede acceder a las diferentes partes del sistema de ayuda. La ficha Contenido despliega los más importantes niveles de información que presenta el sistema de Ayuda de Access. Para ver qué temas se encuentran dentro de una categoría específica, se debe hacer doble clic en el icono de libro que la representa. Para ver un tema en particular dentro de ésta, hacer doble clic sobre el mismo. Así mismo si se desea cerrar un libro abierto de la lista, hacer doble clic sobre el mismo. La ficha Índice ofrece una lista de temas de ayuda en orden alfabético. Este índice es bastante útil cuando no se puede localizar un tema de ayuda en particular en el contenido de temas de ayuda. Para localizar un tema de ayuda en particular, se debe escribir el tema o parte de él en el cuadro Escriba las primeras... Una vez que Access muestra la entrada del índice seleccionada en la lista, presionar el botón Mostrar o hacer doble clic sobre la entrada. Otra forma de localizar un tema, es desplazándose por la lista de entradas del índice utilizando la barra de desplazamiento, una vez localizado en dicha lista, hay que seleccionarlo y presionar el botón Mostrar o hacer directamente doble clic sobre el mismo. Access mostrará para el elemento seleccionado un cuadro de temas Página 18 Guía del Usuario

5 encontrados (si es que existen). En el mismo, se debe seleccionar el tema deseado y presionar el botón Mostrar o hacer directamente doble clic sobre dicho tema. Tener en cuenta que el sistema de Ayuda de Access es similar al sistema de Ayuda de Windows y de las otras aplicaciones de Microsoft Office. Sugerencias en pantalla Las sugerencias en pantalla muestran información acerca de los diferentes elementos presentes en la misma. Para ver una sugerencia en pantalla acerca de una opción de un cuadro de diálogo, se debe seleccionar el botón de signo de interrogación que se muestra y, a continuación, hacer clic en la opción que se desee. Si el cuadro de diálogo no presenta este botón, se debe seleccionar la opción deseada y, a continuación, presionar la tecla!. Para que aparezca una sugerencia en pantalla acerca de un comando del menú, un botón de la barra de herramientas o una región de la pantalla, se debe seleccionar el comando Qué es esto? del menú Ayuda y, a continuación, luego de que el puntero del ratón adopta la forma flecha con un signo de interrogación, se debe hacer clic en el elemento acerca del cual se desee una ayuda. Guía del Usuario Página 19

6 Página 20 Guía del Usuario

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