POLÍTICA TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Transcripción

1 POLÍTICA TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BMC BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A. Bogotá, Julio de 2013.

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN 4. DEFINICIONES 5. PRINCIPIOS REGULADORES 6. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN 8. MECANISMOS DE CONTACTO Y PROCEDIMIENTO 9. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y LA BASE DE DATOS Página 2 de 7

3 1. INTRODUCCIÓN BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A. (en adelante Bolsa Mercantil) es una sociedad de economía mixta regida por las reglas del derecho privado. Por su naturaleza de proveedor de infraestructura bursátil, la Bolsa Mercantil se encuentra sometida a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, organismo técnico, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público de Colombia. La Bolsa Mercantil, se reconoce como Responsable del Tratamiento de la información y se encuentra comprometida con el manejo adecuado de la información de sus grupos de interés. Por lo anterior, ha diseñado la presente Política de Tratamiento de la Información, la cual aplicará en relación con los Datos Personales que ha venido recolectando y recogerá a futuros de sus diferentes grupos de interés, de acuerdo con las definiciones que para el efecto se establecen en el numeral 3º de la presente Política, en concordancia con las disposiciones del Código de Buen Gobierno de la Entidad. 2. OBJETIVO Las reglas dictadas en esta Política tienen como fin proteger la información de sus grupos de interés. Asimismo, determinar las normas que se aplicarán al tratamiento de cualquier información personal que se encuentre en poder y control de la Bolsa Mercantil, extendiéndose a cualquiera que sea su tipo de almacenamiento (físico, digital o digitalizado). 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Política se extiende a todos los grupos de interés de la Bolsa Mercantil. Para efectos de la presente Política se consideran grupos de interés los siguientes: 3.1. Accionistas de la Bolsa Mercantil 3.2. Las personas naturales vinculadas a las sociedades comisionistas miembros 3.3. Empleados de la Bolsa Mercantil 3.4. Personas naturales que de manera directa o indirecta tengan relaciones legales, estatutarias o reglamentaria con la Bolsa Mercantil 4. DEFINICIONES a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Página 3 de 7

4 Responsable del Tratamiento. Para efectos de la presente Política, la Bolsa Mercantil tendrá la calidad de Encargado del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de la presente Política, la Bolsa Mercantil tendrá la calidad de Responsable del Tratamiento; f) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 5. PRINCIPIOS REGULADORES 5.1. Los principios reguladores de la presente Política aplicarán el Tratamiento de los Datos Personales de los que tenga control la Bolsa Mercantil y serán los siguientes: a. Principio de legalidad: El Tratamiento de la información se regirá por lo reglado en la Constitución Política de Colombia, los acuerdos y convenciones reconocidos y firmados por el Estado colombiano, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que los desarrollen, modifiquen o adicionen. b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual se informa al Titular; c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e. Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener de la Bolsa Mercantil, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan una vez éste lo solicite por cualquiera de los mecanismos de contacto señalados en el numeral 7 de la presente Política; f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas debidamente autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley; 5.2. De la misma manera los principios relacionados con la información objeto del Tratamiento serán los siguientes: Página 4 de 7

5 a. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Bolsa Mercantil, referida en la normatividad precitada en el literal a) del subnumeral 5.1 de la presente Política, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; b. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. 6. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN El Tratamiento que la Bolsa le dará a los Datos Personales de sus Grupos de Interés se realizará de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley para fines operativos, comerciales, de prevención, de administración, estadísticos, de riesgo y en especial para todo lo que se considere pertinente en desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro del objeto social autorizado de la Bolsa, las funciones otorgadas por la Ley o el giro ordinario de los negocios de ésta plaza bursátil. 7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN Los derechos que le asisten a los Titulares de la información son los señalados en la Ley 1581 de 2012 y en la Política de Tratamiento de la Información. En particular, se reconocen como derechos inalienables de los titulares de la información, objeto de Tratamiento, señalados en el numeral 3 de la presente Política, los siguientes: 7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Bolsa Mercantil. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Bolsa Mercantil, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 7.3. Ser informado por la Bolsa Mercantil, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales; 7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; Página 5 de 7

6 7.5. Los Titulares podrán en todo momento solicitar al Responsable o Encargado la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de Sin embargo, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución; 7.7. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 8. MECANISMOS DE CONTACTO Y PROCEDIMIENTO El Procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, será únicamente el de remitir solicitud a la Bolsa, la cual se podrá hacer a través de medios físicos, electrónicos, correo, fax y teléfono al Departamento de Comunicaciones de la Bolsa, los cuales serán respondidos en los plazos que se señalan a continuación: Página 6 de 7

7 Debe advertirse que mientras se mantenga vigente la relación entre la BMC y cualquier persona que por sus calidades se encuentre dentro de los definidos Grupo de Interés, no será procedente la solicitud de supresión de la información, evento en el cual subsistirá el deber legal de permanecer en nuestra base de datos. Los correos habilitados para recibir directamente estas solicitudes son: servicioalcliente@bolsamercantil.com.co BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A. Nit: Dirección: Calle 113 No Torre A Piso 15 Edificio Teleport Business Park PBX: (1) Fax: PBX + Ext. 165 Bogotá, Colombia. Línea de atención al cliente: VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y LA BASE DE DATOS La presente Política rige a partir de su promulgación. La información objeto de Tratamiento de los titulares de información tendrá vigencia de 1 año contado a partir del momento de su completa recolección por parte de la Bolsa y en todo caso, cuando resulte procedente, mientras se encuentre vigente la relación legal, reglamentaria o contractual que de origen a la recolección de los Datos Personales. El tratamiento que la Bolsa Mercantil le dará a sus Datos Personales se realizará en todo momento de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley para fines operativos, comerciales, de prevención, de administración, estadísticos, de riesgo y según la autorización dada para el tratamiento, conforme con la presente Política. Página 7 de 7