TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 CONTABILIDAD CODIGO 6.2 HOJA 1 DE ACTIVOS FIJOS FICHAS DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 2 3 Cumplidos 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años, lapso en el 258 Ficha activo fijo 259 Factura INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS 2 3 Cumplidos 2 años en AG,se transfiere al AC por 3 años, lapso en el 254 Levantamiento físico de inventario de activos AD FT Libro auxiliar por tipo de activo x coordinación 256 Acta de préstamo de activos AD FT Acta de devolución de activos AD FT COMPROBANTES CONTABLES COMPROBANTES DE DEPRECIACIÓN 1 9 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 9 años, lapso en COMPROBANTES DE DESEMBOLSO 1 9 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 9 años, lapso en COMPROBANTES DE LEGALIZACION 1 9 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 9 años, lapso en Formato de legalización FI FT Cuadro de control de legalizaciones PP FT CUENTAS POR PAGAR 1 9 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 9 años, lapso en FACTURAS 1 9 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 9 años, lapso en NOTAS CONTABLES 1 9 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 9 años, lapso en 181

2 CONTABILIDAD CODIGO 6.2 HOJA 2 DE CONCILIACIONES CONCILIACIONES ÁREAS 1 1 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 1 año. Eliminación por pérdida de valores primarios para la entidad, es 99 Conciliación Presupuesto vrs Seguimiento y control FI FT Conciliación Recaudo vrs Contabilidad FI FT Conciliación Tesorería vrs Contabilidad FI FT Conciliación Presupuesto vrs Contabilidad FI FT Conciliación Presupuesto vrs Seguimiento y control FI FT Conciliación Contabilidad vrs Seguimiento y control FI FT Conciliación Activos fijos vrs Contabilidad FI FT CONCILIACIONES BANCARIAS 1 2 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 2 años, lapso en 275 Conciliación bancaria 276 Extracto 277 Libro auxiliar CONTRATOS CONTRATOS DE COMODATO 2 8 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años, lapso en 263 Contrato de comodato 264 Póliza 265 Recibo pago de la póliza 266 Factura 267 Acta de préstamo de activos AD FT Informe de visita 269 Registro fotográfico 751 Acta de devolución de activos AD FT Acta de liquidación del contrato DECLARACIONES TRIBUTARIAS DECLARACIONES DE RENTA 1 4 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años, lapso en 211 Declaración

3 CONTABILIDAD CODIGO 6.2 HOJA 3 DE Hojas de trabajo 215 Estados financieros Balance general 216 Estados financieros Estado de resultados 217 Notas a los estadios financieros 218 Estado de cambios del patrimonio 219 Estado de flujo de efectivo 220 Estado de cambios de la situación financiera 221 Informe de revisoría fiscal 222 Depreciación 278 Conciliaciones bancarias 279 Extractos bancarios de cierre anual 753 Certificados de retenciones IMPUESTO A LAS VENTAS IVA 1 4 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años, lapso en 201 Declaración INDUSTRIA Y COMERCIO ICA 1 4 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años, lapso en 191 Declaración RENCIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO ICA 1 4 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años, lapso en 206 Declaración RETENCIÓN EN LA FUENTE 1 4 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años, lapso en

4 CONTABILIDAD CODIGO 6.2 HOJA 4 DE Declaración ESTADOS FINANCIEROS Cumplidos 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años, lapso en 109 Balance general 230 Estado de resultados 231 Notas a los estados financieros 232 Estado de cambios al patrimonio 233 Estado de flujo de efectivo 234 Estado de cambios de la situación financiera 235 Informe de revisoría fiscal INFORMES que se digitaliza para consulta. Conservación total de ambos INFORMES AUDITORIA FINANCIERA 2 3 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Eliminar por pérdida de vigencia y valores primarios. La información se 245 Carta remisoria 246 Informe 247 Estados financieros 248 Balance general 249 Libro mayor 250 Análisis de deudores 251 Relación de activos 252 Cuentas pendientes por aclarar 253 Consolidación de prestaciones sociales 651 Ejecución por centro de costos INFORMES EMITIDOS A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTRO 2 3 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años, lapso en 26 Requerimiento 241 Informe LIBROS

5 CONTABILIDAD CODIGO 6.2 HOJA 5 DE LIBRO OFICIAL DE DIARIO 1 9 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 9 años, lapso en 244 Libro LIBRO OFICIAL DE MAYOR Y BALANCES 1 9 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 9 años, lapso en 243 Libro REPORTES REPORTES DE INFORMACIÓN EÓGENA DISTRITAL 1 4 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años, lapso en 224 Presentación de información 226 Acuse de recibido 227 electrónico 228 Consolidado de todos los formatos REPORTES DE INFORMACIÓN EÓGENA NACIONAL 1 4 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años, lapso en 223 Presentación de información 225 ML