Plan de Calidad para Entrega de Becas

Transcripción

1 Fecha de emisión: 13/08/2015 Versión N. 2 Página: 1 de 5 Plan de Calidad para Entrega de Becas Elaboró Revisó Arq. David Martínez Trujillo Jefe del Departamento de nivel media y media Licda. Verónica Alejandra Arguelles Ramírez Coordinadora Aprobó Lic. Rigoberto Salazar Velasco Secretario de Desarrollo Social y Coordinador del Gabinete de Desarrollo Social

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Otorgar becas o estímulos económicos a jóvenes de escasos que estudien en los niveles de escolaridad media y en escuelas públicas del Estado, con el fin de fomentar su inscripción e incentivar la terminación de dichos niveles. 2. ALCANCE Jóvenes estudiantes de escuelas públicas de los niveles media y de los diez municipios del estado de Colima. 3. POLÍTICAS 3.1 No contar con otro tipo de Beca. 3.2 Ser originario del estado de Colima o demostrar tener mínimo de radicar en el Estado. 3.3 Estar inscrito en alguna institución pública de nivel media y del estado. 3.4 Ser estudiante regular con un promedio mínimo de 8 en sus calificaciones del semestre inmediato anterior. 3.5 La convocatoria aplica en los casos de primera vez. 3.6 En caso de no contar con recibo de inscripción presentar una constancia que se encuentra inscrito en el plantel y esta deberá contar con la firma y sello del director. 3.7 En caso de no contar con calificaciones presentar un análisis y constancia firmada y sellada por el director. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Plan Nacional de Desarrollo. 4.2 Plan Estatal de Desarrollo. 4.3 Ley General de Desarrollo Social. 4.4 Ley de Transparencia y acceso a la información pública del Estado de Colima. 4.5 Ley de Protección de datos personales del Estado de Colima. 4.6 Ley de ingresos para el estado de Colima. 4.7 Presupuesto de Egresos del estado de Colima. 4.8 Reglas de Operación del Programa Social Becarte Me Late 5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES C.G.B:. C.P.V: Coordinación de Promoción y Vinculación.

3 Página 3 de 5 C.O: Coordinación. C.S: Coordinación de Sistemas. C.A: Coordinación Estímulo económico educativo o beca: Consiste en un pago único, cuyo monto será determinado por la Secretaría de Finanzas y Administración. Padrón de : Base de datos con el nombre de becarios. PEF: Presupuesto de egresos de la federación, son instrumentos legales propuestos anualmente por el Presidente de la República y aprobados por la Cámara de Diputados. S. F. y A.: Secretaría de Finanzas y Administración. SEJUV: Secretaría de la Juventud. SEDESCOL: Secretaría de Desarrollo Social del Gobierno del Estado de Colima. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Inicio Convocatoria Autorización del arranque del programa Autorización del presupuesto Difunde inicio del programa Coordinación de Promoción y Vinculación Escuelas media y SEJUV Aprobación y autorización del Secretario y/o Oficio con firma del Secretario y/ o con leyenda y conocimiento del.correo electrónico Fotografías Vigencia del periodo de registro de solicitudes Requisitos Ubicación y horarios de ventanillas Solicitudes de beca en físico y digital. Documentos Solicitudes de beca física y digital. Documentos Integra expedientes Valida documentación Coordinación Coordinación Escuelas media y SEJUV Coordinación de Sistema CPV Solicitud de beca en físico: Firma del Coordinador de becas o responsable de ventanilla externa Firma del aspirante Solicitud de beca digital: Validación en Sistema de Becas. Rubrica del validador en el expediente Nombre de validador. Solicitud de beca (Requisitada por el aspirante) Documentos Expediente validado Documentos : Boleta de calificaciones Comprobante de ingresos familiar (carta del patrón, empleador ó declaración de ingresos). Acta de nacimiento CURP Credencial de elector Comprobante de domicilio Solicitud de beca requisitada Expedientes con documentos completos Expedientes validados Genera padrón de becarios Coordinación de Sistemas Coordinación CPV Padrón de Nombre completo del beneficiario Municipio del plantel Nivel de escolaridad Monto del apoyo 2 CONTINUACIÓN

4 Página 4 de 5 ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Padrón de Tarjetas bancarias o cheques Listado de firmas 1 Gestiona Entrega de becas Comprueba Coordinación Coordinación Coordinación Secretaría de Finanzas y Administración CPV Escuelas media y SEJUV Coordinación SFyA Oficio de trámite: Autorización de Secretario o Resumen de becas: Firma de recibido de cheque y/o tarjeta bancaria Firma de recibido del beneficiario Firma del Secretario o Oficio en trámite Resumen de becas (Entregarecepción de cheques o tarjetas bancarias) Listado de firmas Acta de entrega y recepción de tarjetas. Oficio de comprobación Oficio de trámite Listado de firmas por orden alfabético, nivel de escolaridad y municipio Monto Fecha de entrega de la beca Partida del recurso Listado de firmas Nombre Numero de tarjeta ó cheque Cuenta Neto Firma de recibido Acta de entrega y recepción de tarjetas Municipio de entrega Responsable de mesa Número de tarjetas recibidas en físico Número de copias de identificación. FIN Requisitos descritos en la Guía 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Porcentaje de becas entregadas Becas entregadas entre becas programadas x 100 Anual C.G.B. 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Oficio C.G.B. Correo electrónico C.P.V. Fotografías C.P.V FO Carta de declaración de ingresos

5 Página 5 de 5 FO Carta del patrón o empleador FO FO Acta de entrega y recepción de tarjetas Formato solicitud de beca Estatal Expediente con documentos Padrón de C.S. Oficio en trámite C.A. Resumen de becas (Entregarecepción de cheques o tarjetas bancarias) C.A. Listado de firmas Oficio de comprobación de Base de datos de Copia de listado de firmas de la secretaría de Finanzas y Administración. C.A. C.S. 9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Línea y/o ventanilla Entrega de becas Ventanilla 10. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 2 13/08/ /03/14 Se modificó el diagrama incorporando el registro de solicitudes en forma digital y documentos de requisitos. Se modificó el diagrama y se actualizó con clave los registros internos controlados de acuerdo a las observaciones de Auditoría Interna del 07 de marzo de /12/13 Inicia su uso