SINDICATURA MUNICIPAL. NORMA TÉCNICA No. 04

Transcripción

1 SINDICATURA MUNICIPAL DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD NORMA TÉCNICA No. 04 CONSUMO DE COMBUSTIBLE. 1

2 CONTENIDO Antecedentes... 3 Marco legal... 4 Objetivos... 5 Dependencias y areas de aplicación... 6 Diagrama de flujo... 7 Descripción de actividades... 8 Politicas de operación Formato de bitacora de consumo de combustible Vigencia y período de revisión

3 ANTECEDENTES La presente Norma Técnica Administrativa relativa al consumo de combustible, tiene como propósito primordial funcionar como una herramienta normativa que, al tiempo de regular el consumo de combustible, brinde apoyo al usuario para que cuente con la dotación de combustible necesario en el momento oportuno para llevar a cabo su actividad. Esta norma técnica deberá ser utilizada por toda aquella dependencia o delegación que utilice unidades de transporte propiedad del Ayuntamiento y/o aquellas que se encuentren bajo contrato de comodato. El presente documento deberá estudiarse detenidamente y seguir los pasos que se indican, cuidando de hacer extensivos los lineamientos que se establecen ante las demás personas que intervienen, para garantizar la correcta aplicación de la norma y la participación tanto de las dependencias como de las personas involucradas. 3

4 MARCO LEGAL La presente Norma Técnica se encuentra fundamentada en lo dispuesto y ordenado por: La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículos 108 párrafo primero, 115 fracción II párrafo segundo; Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Baja California, artículos 76, 82 apartado A fracciones I y II y artículo 91; Ley del Régimen Municipal para el Estado de Baja California, artículos 3 y 8 fracciones III y IV; Ley del Presupuesto y Ejercicio del Gasto Público del Estado de Baja California, artículos 83 y 91; Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California, artículo 34 fracciones II, V, VII, XV, XVI y XVII; El Reglamento Interno de la Secretaría de Administración y Finanzas, artículos 21 fracción IV y 35 fracción III, y Reglamento Interno de la Sindicatura Municipal, artículos 4, 8 fracciones II, V y artículo 12 fracciones I y IV. 4

5 OBJETIVOS La presente norma técnica persigue los siguientes objetivos: 1.- Controlar correctamente la aplicación del gasto del combustible (diesel, gasolina y gas), programada en distintos periodos según la petición de las Dependencias y delegaciones involucradas. 2.- Racionalizar el gasto por concepto de consumo de combustible. La necesidad permanente de hacer que un proceso sea eficaz y menos costoso es una de las preocupaciones que esta norma busca atender. 3.- Estandarización de reportes para auditoría y control. La información que se presente en el formato que se anexa, así como los reportes que se generen por conducto de Oficialía Mayor, constituyen en conjunto una herramienta de apoyo para orientar las decisiones que en esta materia se requieran. 4.- Emisión de informes comparativos de consumo. La retroalimentación dentro de este proceso es un factor esencial que permitirá evaluar y emprender acciones preventivas y correctivas. 5.- Eficiencia en el servicio del usuario. La atención, la cordialidad en el trato, la calidad y el tiempo de respuesta al servicio que se demanda de nuestros proveedores, son factores que no están exentos de ser mejorados o perfeccionados manteniendo así un elevado nivel de satisfacción para el usuario de la tarjeta electrónica para combustible. 6.- Reforzar las actividades del supervisor del combustible. Es necesario reforzar la aplicación de la presente Norma con las actividades que de manera aleatoria realizara el controlador o supervisor del combustible a las estaciones de servicio, de tal manera que exista un mejor control en el suministro y despacho de combustible y en la facturación presentada al Ayuntamiento por la estación de servicio contratada. La función del supervisor es muy importante, de su honesta y cuidadosa participación depende en buena medida que los objetivos de esta norma se cumplan. 5

6 DEPENDENCIAS Y AREAS DE APLICACIÓN Las unidades administrativas que participan en este procedimiento son: Todas las dependencias o delegaciones que, habiéndolo justificado, requieran combustible, será de su competencia el acatar los pasos de esta norma técnica en lo que concierne a la solicitud y control del combustible. a) Dependencia y Delegación: De acuerdo al Presupuesto de Egresos autorizado y conforme al programa de abastecimiento de combustible, solicita vía oficio y recibe del Departamento de Inventarios de Oficialía Mayor, el combustible necesario para dotar las unidades asignadas a las diferentes dependencias, direcciones y delegación, entrega al operador de la unidad la cantidad de combustible de acuerdo a las necesidades de transporte de cada, cuidando en todo momento la optimización del consumo de combustible. b) Usuario: Cuando considera que necesita transporte, solicita un vehículo al funcionario responsable de las unidades, verifica las condiciones en que se encuentra, si necesita gasolina, recibe chip, tarjeta, código de barras o vale, según la cantidad que requiera. Posteriormente se dirige a la estación de gasolina para el suministro del combustible en la modalidad que se le fue otorgada presentando una identificación de la dependencia a la que se encuentra adscrito. Al entregar el vehículo actualiza la bitácora anotando, la fecha, kilometraje o millas de la unidad y los litros de gasolina que fueron surtidos, incluyendo en el comprobante de carga que le entrega la estación de gasolina, el nombre, numero de empleado y firma del usuario. c) Oficialía Mayor: Su responsabilidad es la impresión y distribución de los vales, chip, tarjeta o código de barras para combustible; el control administrativo que esta actividad requiere; la emisión de los informes comparativos que serán usados por las direcciones o dependencias y la negociación con las estaciones de servicio de combustible que surten al Ayuntamiento. d) Sindicatura: Su función es la de evaluar y auditar los resultados de la presente norma técnica y presentar a la Síndico, todas aquellas correcciones y recomendaciones que la Dirección de Normatividad reciba de los usuarios o aquellas producto de las auditorias practicadas por la Dirección de Contraloría, para que una vez aprobadas se implementen y se hagan extensivas a todas las dependencias involucradas. 6

7 DIAGRAMA DE FLUJO. JEFE ADMINISTRATIVO DE DEPENDENCIA O DELEGACIÓN OFICIALIA MAYOR USUARIO ESTACIÓN DE SERVICIO Necesidad de combustible para desempeño de sus actividades 1.- Solicita vía oficio a Oficialía Mayor la dotación de combustible necesaria para llevar a cabo su actividad. 2.- Recibe oficio, revisa petición, presupuesto y programa de trabajo. Asigna dotación por medio de chip, tarjeta, código de barras o vale, dando de alta en el sistema. 7.- Es responsable de revisar la unidad antes de usarla, así como del abastecimiento y uso correcto del combustible de la unidad a su cargo. 9.- Revisa que la unidad tenga el engomado de Oficialía Mayor y que las placas correspondan a la dependencia, para posteriormente cargar el combustible. 5.- Revisa la unidad oficial o aquella otorgada en comodato antes de cada salida e ingreso a los espacios de guarda de vehículos, para cuidar y administrar el combustible. 3.- Verifica que la unidad tenga engomado oficial y placas de circulación. Se programa por horario, día y semana para controlar las cargas. Facturando por semana. 8.- Es responsable de abastecer la unidad del combustible, al término del suministro escribirá su nombre, firma y número de empleado en el comprobante respectivo debiendo entregar copia del mismo al jefe inmediato Envía cada semana al Departamento de inventarios de Oficialía Mayor la factura de consumo de combustible de cada dependencia Entregara al usuario, en caso de ser necesario, vales de combustible, los cuales llevaran sello de la dependencia y leyenda con la vigencia y número de unidad, mismos que deberá de controlar por medio de bitácora. 4.- Asigna supervisor para que de manera aleatoria supervise el abastecimiento de combustible a los vehículos del Ayuntamiento Los titulares de los s enviaran las bitácoras de abastecimiento del combustible a la administración respectiva para su control Recibe semanalmente, a través del Departamento de Inventarios, las facturas del consumo de combustible de cada dependencia y delegación enviadas por la estación de gasolina Revisa semanalmente la bitácora del registro de consumo diario de combustible para llevar el control Recibe la factura los primeros días de cada semana, teniendo que coincidir con la bitácora de control. El combustible será cargado al programa que el administrador asigne A través del Depto. De Inventarios, remite los primeros días de cada semana a las dependencias o delegaciones las facturas para su revisión Recibe factura las revisa y envía al de Egresos para revisión y pago Envía las facturas al Depto. De inventarios de Oficialía Mayor, 2 días después de haber sido recibidas. TERMINA 7

8 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. ACT PUESTO DEPTO. DEPENDENCIA A C T I V I D A D E S 1 Jefe del 2 Jefe de 3 Jefe de 4 Jefe de 5 Jefe de 6 Jefe del Dependencia o - Necesidad de combustible para el desempeño de sus actividades. Administrativo Dependencia o - Solicita vía oficio a Oficialía Mayor la dotación de combustible necesaria para llevar a cabo su actividad. Inventarios Oficialía Mayor - Recibe oficio, revisa petición, presupuesto y programa de trabajo. Asigna dotación por medio de chip, tarjeta, código de barras o vale, dando de alta en el sistema. inventarios Oficialía Mayor - Verifica que la unidad tenga engomado oficial y placas de circulación. Se programa por horario, día y semana para controlar las cargas. Facturando por semana. inventarios Oficialía Mayor - Asigna supervisor para que de manera aleatoria supervise el abastecimiento de combustible a los vehículos del Ayuntamiento. Administrativo Administrativo Dependencia o Dependencia o 7 Usuario Dependencia o 8 Usuario Dependencia o 9 encargado Estación de servicio - Revisa la unidad oficial o aquella otorgada en comodato antes de cada salida e ingreso a los espacios de guarda de vehículos, para cuidar y administrar el combustible. - Entregara al usuario, en caso de ser necesario, vales de combustible, los cuales llevaran sello de la dependencia y leyenda con la vigencia y número de unidad, mismos que deberá de controlar por medio de bitácora. - Es responsable de revisar la unidad antes de usarla, así como del abastecimiento y uso correcto del combustible de la unidad a su cargo. - Es responsable de abastecer la unidad del combustible, al término del suministro escribirá su nombre, firma y numero de empleado en el comprobante respectivo debiendo entregar copia del mismo al jefe inmediato. - Revisa que la unidad tenga el engomado de Oficialía Mayor y que las placas correspondan a la dependencia, para posteriormente cargar el combustible. 8

9 10 encargado Estación de servicio 11 Jefe de 12 Jefe del 13 Jefe del 14 Jefe del 15 Jefe del 16 Jefe del 17 Jefe de Administrativo Dependencia o Dependencia o - Envía cada semana al Departamento de Inventarios de Oficialía Mayor la factura del consumo de combustible de cada dependencia. Pasa al número Los titulares de los s enviaran las bitácoras de abastecimiento del combustible a la administración respectiva para su control. - Revisa semanalmente la bitácora del registro de consumo diario de combustible para llevar el control. Inventarios Oficialía mayor - Recibe semanalmente, las facturas del consumo de combustible de cada dependencia y delegación enviadas por la estación de gasolina. Inventarios Oficialía mayor - Remite los primeros días de cada semana a las dependencias o delegaciones las facturas para su revisión. Administrativo Administrativo Dependencia o Dirección o Delegación - Recibe la factura los primeros días de cada semana, teniendo que coincidir con la bitácora de control. El combustible será cargado al programa que el administrador asigne. - Envía las facturas al Depto. De inventarios de Oficialía Mayor, 2 días después de haber sido recibidas. inventarios Oficialía Mayor - Recibe factura las revisa y envía al de Egresos para revisión y pago. TERMINA 9

10 POLITICAS DE OPERACIÓN 1).- Política sobre abastecimiento de combustible de manera extraordinaria. 2).- Política sobre suministro de combustible fuera del presupuesto autorizado de cada dirección o delegación. 3).- Política sobre abastecimiento de combustible en situación de contingencia (Desastres naturales, incendios, etc.). 4).- Impresión de vales de gasolina con fecha de caducidad no mayor a 7 días naturales con la cantidad de litros de combustible impresa. La Dirección de Licitaciones, Adquisiciones y Suministros de Bienes y Servicios, será quien tendrá la responsabilidad de definir las 4 políticas anteriores. 5).- Tratándose de equipos diversos los cuales son necesarios para las labores propias de las dependencias y delegaciones municipales que requieran combustible para su funcionamiento se deberá anotar en la bitácora, la leyenda otros equipos así como fecha, cantidad en litros, tipo de combustible a ser surtido, nombre del operador, número de inventario y/o número oficial. 6).- Se adiciona la palabra otros equipos para quedar como sigue: Unidad u otros equipos a los cuales se surtirá combustible. Se entiende por otros equipos, a todos aquellos que son propiedad del H. Ayuntamiento de Tijuana y que se requieren para las labores propias del mismo. 7).- La presente Norma Técnica Administrativa será de observancia general para todas las dependencias y/o delegaciones del Ayuntamiento de Tijuana. 8).- El abastecimiento del combustible será solo en los horarios establecidos por las propias dependencias y delegaciones, de tal modo que las unidades operativas y administrativas no podrán cargar fuera del horario establecido. 9).- Para los casos no previstos en la presente norma, se solicitara autorización por escrito a la Sindicatura municipal. 10

11 ANEXO UNICO.- FORMATO DE BITACORA DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE. DEPENDENCIA: BITACORA DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE PERIODO: DEL AL DEL DEPARTAMENTO: DATOS DEL VEHICULO No. DE OFICIALIA No. ECONOMICO AREA DE TRABAJO TIPO DE COMBUSTIBLE: TIPO DE UNIDAD GASOLINA GAS DIESEL FECHA KILOMETRAJE CONSUMO (Litros) NOMBRE DEL USUARIO TOTAL DE LITROS. NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE DEPTO, ENC. DE AREA O RESPONSABLE DE LLENADO NOMBRE Y FIRMA DEL ADMINISTRADOR 11

12 VIGENCIA Y PERIODO DE REVISIÓN El presente instrumento será evaluado periódicamente por la Sindicatura a través de la Dirección de Normatividad, con la finalidad de incrementar su eficiencia y facilitar su aplicación. Su actualización se realizará cuando sea necesario, tomando en consideración las sugerencias y observaciones manifestadas por las dependencias involucradas, por consiguiente, dichas observaciones y sugerencias deberán ser enviadas a la Síndico Procuradora, con copia a la Dirección de Normatividad. La presente Norma Técnica se evalúa y refrenda el 22 de Febrero del 2012 y permanecerá vigente mientras no se emita una nueva versión de la misma. Arq. Yolanda Enríquez de la Fuente Síndica Procuradora del H. XX Ayuntamiento de Tijuana, B. C. 12