Guía rápida de la Oficina Virtual Área Web y Administración Electrónica

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1 Guía rápida de la Oficina Virtual Área Web y Administración Electrónica

2 HOJA DE CONTROL Títul Nmbre del Ficher Autres Guía rápida de la Oficina Virtual UHU_GuiaRapidaSlicita_V5_ext_v01r02.pdf Área Web y Administración Electrónica Versión/Edición v01r00 Fecha Versión 20/12/2010 v01r01 v01r02 Fecha Versión Fecha Versión 18/01/ /04/2011 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambi Fecha del Cambi v01r00 Versión Inicial 20/12/2010 v01r01 Inclusión nta infrmativa en página 27 18/01/2011 V01r02 Nuev diseñ de la Oficina Virtual 07/04/11

3 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) 1.- INTRODUCCIÓN 2.- ACCESO CON CERTIFICADO 4.- ACCESO SIN CERTIFICADO Versión v01r02 1

4 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) 1.- INTRODUCCIÓN En esta guía se describe el prces de presentación de slicitudes de frma telemática mediante la herramienta versión 5» cn las nuevas funcinales desarrlladas dentr del pryect Plan Avanza2, entre las que se encuentran: Habilitación a tercers cn históric de ls 5 últims habilitads y cn psibilidad de permitir el acces ttal al trámite permitir sól acces de firma de slicitud, además de incrprar búsqueda de habilitads pr el LDAP (directri de la Universidad). Nueva funcinalidad Históric para pder cnsultar el seguimient del trámite. Ordenación de ls trámites pr prcedimients. Nueva pestaña de Mis Cmunicacines y mejra de las existentes. Filtrs de búsqueda. Filtr de acces a la Oficina Virtual según el perfil cn el que se acceda. Versión v01r02 2

5 2.- ACCESO CON CERTIFICADO Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) En este punt se detalla el prces de presentación telemática de slicitudes mediante la herramienta V5+Ext»: El slicitante accede al Prtal de Administración Electrónica a través de la dirección Accede al catálg de prcedimients: Seleccina el prcedimient: Versión v01r02 3

6 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Se recmienda que el slicitante lea tda la infrmación relativa al prcedimient y a cntinuación haga click sbre el acces «Cn certificad»: En el Prtal de Administración Electrónica está publicada tda la infrmación referente a ls prcedimients, ls requisits técnics necesaris y dcumentación de ayuda para el us de las platafrmas. Se muestra la siguiente pantalla de la «Oficina Virtual»: Versión v01r02 4

7 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Una vez que se indique que la máquina virtual Java del navegadr funcina crrectamente, presinar el btón «Acceder al sistema», apareciend una ventana en la cual debems seleccinar el certificad digital que vams a usar. Tras haber seleccinad el certificad crrect, se accede a la pantalla principal del prcedimient. Junt al nmbre del usuari que está usand la aplicación se encuentra el btón ( ), que se utilizará para salir de la Oficina Virtual. Versión v01r02 5

8 Las pcines principales de la aplicación sn las siguientes: Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Tramites dispnibles: sn ls que el usuari puede slicitar. Se mstrará una pantalla cn el listad de prcedimients cn ls que el usuari puede iniciar un trámite administrativ, rdenads alfabéticamente. A la hra de mstrar ls prcedimients a un usuari cncret se establece un filtrad de ésts en función del perfil del usuari. En la misma línea del nmbre del prcedimient puede verse que además de pder crear un nuev trámite, se puede acceder al BOJA para visualizar en una nueva ventana la publicación de este prcedimient. También se puede acceder a infrmación adicinal sbre el prcedimient. Junt al nmbre del usuari que está usand la aplicación se encuentra el enlace que se utilizará para salir de la Oficina Virtual. Versión v01r02 6

9 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Mis brradres: esta pción mstrará ls trámites que actualmente se encuentran en prces de realización, tant ls prpis cm en ls que estams autrizads. La rdenación que se sigue para la presentación de esta infrmación es la siguiente: ls prcedimients tant en Trámites en brradr cm en Trámites autrizads aparecen Versión v01r02 7

10 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) rdenads alfabéticamente. Dentr de cada prcedimient, ls trámites están rdenads pr códig de slicitud en rden descendente. Ls dats que se muestran para cada un de ls trámites sn ls siguientes: Vigencia, es la fecha de vigencia del prcedimient Acción Eliminar, pulsand el icn ( ) para eliminar el brradr Acción Duplicar, pulsand el icn ( ) para duplicar el brradr Pr tr lad, existen ls siguientes criteris de filtrad, a la hra de facilitar la búsqueda de brradres: Prcedimient Códig de slicitud Fecha de vigencia del prcedimient (cn entradas desde y hasta ) Versión v01r02 8

11 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Mis trámites: esta pción mstrará ls trámites que ya han sid presentads, prpis de tr usuari que ns haya autrizad cm tercer cuand el tip de habilitación l requiera. Ls prcedimients tant en Mis Trámites cm en Trámites autrizads presentads aparecen rdenads alfabéticamente. Dentr de cada Prcedimient, ls trámites están rdenads pr fecha de registr en rden descendente. Al seleccinar un prcedimient para filtrar, aparece un desplegable cn el Estad del trámite. Este estad se recupera de la fase en la que se encuentra el trámite. Ls dats que se muestran para cada un de ls trámites sn ls siguientes: Estad Númer de registr Versión v01r02 9

12 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Fecha de registr Acción Duplicar, pulsand el icn ( ) para duplicar la slicitud Pr tr lad, existen ls siguientes criteris de filtrad, a la hra de facilitar la búsqueda de trámites: Prcedimient Estad Códig de slicitud Fecha de presentación del trámite (cn entradas desde y hasta ) Para cnsultar el detalle de un trámite, el usuari debe pulsar sbre el códig de la slicitud. Versión v01r02 10

13 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Ls dats que se listan sn ls siguientes: Códig de Registr Fecha de Registr DNI del Presentadr Descargar Justificante Históric del trámite Qué pued hacer ahra? Dcumentación aprtada en el prcedimient, cn la pción de visualizarla: Slicitud Anexs Dcumentación a aprtar Listad de habilitads para el trámite En el Históric se mstrarán las fases y tareas infrmables. Para ell se presenta una tabla árbl en la que vendrán en un primer nivel las fases infrmables y dentr de cada una de ellas, las tareas infrmables de cada fase. Ls camps que muestra la tabla sn ls siguientes: Estad: se crrespnde cn la descripción de la tarea fase. Inici: fecha de inici de la tarea fase. Fin: fecha de fin de la tarea fase. Versión v01r02 11

14 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Se muestra el nmbre del prcedimient debaj del títul Históric del Trámite. El códig de slicitud se muestra en la esquina superir derecha, siguiend el mism patrón que se ha seguid en el rest del aplicativ. Mis Dcuments: esta pción mstrará ls dcuments adjuntads pr el usuari en ls trámites y ls dcuments generads. La rdenación es la siguiente: ls prcedimients aparecen rdenads alfabéticamente. Dentr de cada prcedimient, ls trámites están rdenads pr códig de slicitud en rden descendente. Dentr de cada trámite, aparecerán en primer lugar ls dcuments de tip GENERADO rdenads pr fecha de generación en rden descendente y a cntinuación ls de tip INCORPORADO, rdenads pr fecha de incrpración en rden descendente. En esta pestaña se mstrarán ls siguientes elements: Dcuments incrprads pr el usuari. Dcuments generads durante la tramitación. Versión v01r02 12

15 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Dcuments incrprads durante la tramitación que sean infrmables. Ls dats que se muestran para cada un de ls trámites sn ls siguientes: Descripción, si se ha cnsignad. Tip de dcument ( Incrprad Generad ). Fecha de incrpración generación. Estad del trámite. Acción Ver, pulsand el icn ( ) para ver el dcument. Acción Descargar, pulsand el icn ( ) para descargar el dcument. Pr tr lad, existen ls siguientes criteris de filtrad, a la hra de facilitar la búsqueda de trámites: Prcedimient. Códig de slicitud. Fecha de presentación del trámite. Versión v01r02 13

16 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Mis Cmunicacines: en esta pestaña aparecen listadas las cmunicacines que el sistema realiza al usuari, tant las relacinadas cn prcedimients cm las particulares. Para las Cmunicacines internas las cmunicacines aparecen agrupadas pr DNI del usuari. Dentr las cmunicacines aparecerán rdenadas pr fecha de publicación. Para las Cmunicacines asciadas a slicitudes aparecen agrupadas pr prcedimient, estand ésts rdenads alfabéticamente. Dentr de cada un de ls prcedimients, ls trámites vendrán rdenads pr códig de slicitud en rden descendente (el trámite cn códig de slicitud más alt el primer y a cntinuación ls demás rdenads en rden descendente de fecha hasta llegar al códig de slicitud más antigu) y dentr de cada un de ls trámites, las cmunicacines rdenadas pr fecha de publicación. En la pantalla de Mis Cmunicacines aparecerán resaltadas en negrita al desplegar el árbl tdas aquellas cmunicacines que aún n hayan sid leídas pr el usuari. Así mism se acmpañará el mensaje Tiene cmunicacines pendientes de cnsultar. Ls dats que se muestran para cada una de las cmunicacines sn ls siguientes: Códig de la cmunicación. Títul. Fecha de publicación. Pr tr lad, existen ls siguientes criteris de filtrad, a la hra de facilitar la búsqueda de trámites: Versión v01r02 14

17 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Prcedimient. Códig de slicitud. Títul de la cmunicación. Cntenid. Códig de la cmunicación. Fecha de publicación. Mis Pags: esta pción mstrará ls pags pendientes pagads pr el usuari en ls trámites que requieran pag telemátic: Ls prcedimients aparecerán rdenads alfabéticamente. Dentr de cada prcedimient, se rdenarán ls trámites pr el códig de slicitud en rden descendente de éste. Dentr de cada trámite, se mstrarán en primer lugar ls PENDIENTES sin criteri específic de rdenación y a cntinuación ls PAGADOS POR INTERNET rdenads pr fecha de pag en rden descendente. En el cas de que existan pags pendientes de realizar, se mstrará antes de ls btnes de expandir/cntraer el siguiente mensaje: Tiene pags pendientes de realizar. Ls dats que se muestran para cada una de las cmunicacines sn ls siguientes: Slicitud y su estad. Versión v01r02 15

18 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Estad del pag. Fecha del pag, que será vací en el cas de que n se haya realizad aún. Accines, pagar pulsand el icn ( ), ver el justificante de haber pagad pulsand el icn ( ). Versión v01r02 16

19 2.1. Dcuments que cmpnen un trámite Un trámite está cmpuest pr ls siguientes dcuments: Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Slicitud: frmulari que se debe rellenar y firmar pr un varis Usuaris. Anexs: anex anexs que puede tener un trámite y que es psible que tengan que firmarse. Dcumentación requerida: tr tip de dcuments, que sean requerids para presentar un trámite y que deben firmarse para presentarl. Otrs Dcuments: dcuments adicinales que pueden adjuntarse al trámite Cumplimentación de la slicitud En primer lugar, pulsams sbre el btón Iniciar : Versión v01r02 17

20 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) En la pantalla se muestra el frmulari que el usuari desea rellenar. En la cabecera del frmulari ns muestra un text infrmativ ( La infrmación cntenida en este frmulari será almacenada en ls sistemas de la Universidad. Pulse guardar para cntinuar ) junt cn el btón Guardar. De esta frma, el slicitante tiene cncimient de que ls dats que está intrduciend quedarán almacenads en ls sistemas de la Universidad. Dará su cnfrmidad pulsand sbre el btón Guardar, bien pulsand sbre el btón para salir del frmulari y n guardar el dcument. Cuand el Usuari rellene tds ls dats de la slicitud y pulse sbre el btón Guardar, se mstrará un mensaje de cnfirmación que indica que la slicitud se ha guardad crrectamente y se psibilitará vlver al trámite actual pulsand el btón cntinuar. Si bien se puede guardar el dcument sin realizar las validacines existentes (dad que el usuari puede querer rellenarl en varias veces), sí que se realizarán éstas cuand se trate de firmar, en cuy cas se presentará un mensaje cm el siguiente: Versión v01r02 18

21 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) En este cas, en la pantalla del trámite, se seleccinaría la pción editar pulsand el icn ( ), y una vez cumplimentada crrectamente la slicitud el dcument se pdrá firmar Firmar un dcument La firma permite validar y certificar la identidad de la persna que está rellenad ls dats, y crrbra que ésts se pueden enviar crrectamente. En el cas de que se haya rellenad una slicitud, esta debe ser firmada para que el trámite pueda ser presentad. Debe indicarse que, para que una slicitud/anex se pueda firmar, este debe estar crrectamente guardad. La firma de una slicitud/anex puede ser simple múltiple, es decir, que puede ser firmada sól pr una persna pr varias. Una slicitud/anex tendrá firma múltiple cuand junt al btón Firmar aparezca un asterisc. El prces de firmar una slicitud/anex es el que se expne a cntinuación. Pulsams sbre el btón icn firmar ( ) Versión v01r02 19

22 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) y a cntinuación aparecerá una pantalla cn el dcument y un btón para firmarl: Pulsarems sbre el btón Firmar y al igual que al acceder a la Oficina Virtual aparecerá un cuadr de diálg cn ls Certificads Digitales cn ls que pdems firmar el dcument. Seleccinarems el certificad digital (el mism que cn el que se accedió a la Oficina Virtual) y pulsams Aceptar. A cntinuación aparecerá un mensaje, a través del cual se infrmará de que la firma del dcument se ha realizad crrectamente. Versión v01r02 20

23 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Presinams sbre Cntinuar para regresar a la pantalla principal del prcedimient. Ahra la slicitud cambia al estad Firmad Habilitación a tercers La habilitación a tercers se necesita cuand una slicitud tiene que ser firmada pr una varias persnas además del slicitante antes de presentarla. Pr ejempl, el prcedimient de «Cmisión de Servicis Persnal de Administración y Servicis» necesita ser firmad pr el slicitante, el respnsable de la unidad administrativa y el respnsable de la unidad de gasts. Hay que hacer ds habilitacines para que el slicitante pueda presentar la slicitud (acceder al prtal para ver ls prcedimients que requieren habilitación a tercers). Se diferencian, cn esta nueva funcinalidad, ds tips de habilitación: - La tradicinal, en la que el habilitad puede firmar, presentar y seguir el trámite. En este cas, en la pestaña Mis trámites en Listad de tramites autrizads presentads el habilitad pdrá ver tds ls trámites que ha firmad y hacer un seguimient de ls misms. - La excepcinal, en la que el habilitad sól puede firmar, n pdrá presentar ni hacer el seguimient del trámite para el que se requirió su firma. Esta es la que nrmalmente se utiliza en ls prcedimients de la UHU. Ls pass cuand se requiere habilitación a tercers sn: Versión v01r02 21

24 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) PASO 1.- El slicitante rellena la slicitud, la firma y habilita a tercers (ls que sean necesaris). PASO 2.- La persna habilitada pdrá acceder al trámite y firmar el dcument en el que esté autrizad y pdrá presentarl n en función del tip de habilitación. PASO 3.- El slicitante cmprbará que se han realizad tdas las firmas requeridas y pdrá presentar la slicitud. Cuand un trámite requiera habilitación pulsams el btón Habilitar : Se muestra las siguientes áreas dentr de la pantalla: Versión v01r02 22

25 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Para pder autrizar a un tercer existen tres psibilidades, que n sn excluyentes entre sí: 1. Búsqueda en el Directri de la Universidad. En este cas, se presentan ls siguientes camps, ningun de ells bligatri (se pueden cumplimentar un varis): Nmbre Primer apellid Segund apellid Departament / Servici Crre electrónic Versión v01r02 23

26 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Cn ls dats intrducids, se lanza una búsqueda en el Directri de la Universidad, bteniéndse en la pantalla un listad de usuaris que cumplen cn ls criteris de búsqueda: En este cas, el btón de acción existente es AÑADIR, que añade a la persna al listad de habilitads. Previamente a ell, le realiza la siguiente pregunta para seleccinar el tip de habilitación: Pulsand Aceptar, se da al habilitad permis ttal de acces al trámite (es la denminada Habilitación Tradicinal ), mientras que pulsand en Cancelar únicamente se permitirá al habilitad la firma de la slicitud (es la denminada Habilitación Excepcinal ). En el cas de que la búsqueda en LDAP n devuelva resultads, aparecerá el mensaje: N se han encntrad resultads para ls parámetrs intrducids. 2. Añadir habilitad manualmente. En este cas, se deben cnsignar ls siguientes camps bligatris de la persna a la que se autriza: Primer apellid Versión v01r02 24

27 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Segund apellid Nmbre NIF Crre electrónic Pulsand AÑADIR y a cntinuación ACEPTAR, se da al habilitad permis ttal de acces al trámite (es la denminada Habilitación Tradicinal), mientras que pulsand en CANCELAR únicamente se permitirá al habilitad la firma de la slicitud (es la denminada Habilitación Excepcinal). 3. Listad de ls cinc últims habilitads: se muestra una lista cn las cinc últimas persnas que se han habilitad. Pulsand AÑADIR y a cntinuación ACEPTAR, se da al habilitad permis ttal de acces al trámite (es la denminada Habilitación Tradicinal), mientras que pulsand en CANCELAR únicamente se permitirá al habilitad la firma de la slicitud (es la denminada Habilitación Excepcinal). Sea del md que sea, en el mment que se indica el tip de habilitación, se enviará al habilitad un crre electrónic cn el siguiente cntenid: Tiene una slicitud para firmar cm habilitad. Slicitud: [Códig de slicitud] Slicitante: [Nmbre y Apellids del slicitante] Recuerde: 1.-Entrar en el prtal y acceder al prcedimient [Nmbre del Prcedimient] cn certificad. 2.-En la carpeta "Mis brradres" seleccinar el prcedimient a firmar que aparece en el apartad "Trámites autrizads". 3.-Firmar la slicitud. 4.-Salir. Cuand un habilitad ha firmad, se envía un crre electrónic al slicitante avisándl de tal hech, cn el siguiente frmat: Asunt: Firma de habilitad en slicitud: CODIGO_SOLICITUD Mensaje: La slicitud del trámite CODIGO_SOLICITUD perteneciente al prcedimient NOMBRE_PROCEDIMIENTO ha sid firmada pr NOMBRE APELLIDO1 APELLIDO2 Finalmente, indicar las ds tablas que se generan en la habilitación, que se bservan en la siguiente figura: Versión v01r02 25

28 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) En la de persnas habilitadas se añaden aquellas habilitadas para el trámite, cuya única acción psible es ser eliminads. En la de ls cinc últims habilitads se muestra el históric de ls últims habilitads que el usuari ha añadid, cn la pción Añadir para añadirls en la habilitación. Independientemente del tip de habilitación y de haber recibid un crre electrónic, en la zna privada de ls habilitads, en la pestaña Mis Brradres, les aparecerá en la tabla de Trámites Autrizads el trámite, cn la única pción de acceder al mism. Versión v01r02 26

29 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) 2.5. Adjuntar trs dcuments En algunas casines, ls prcedimients requieren una serie de dcumentación adicinal. Para ell, en la ventana del trámite, se permite la pción de adjuntar más dcumentación, mediante la siguiente pción: Que abrirá una pantalla cm la siguiente: En este punt, se añade la funcinalidad a las ya existentes de pder adjuntar un dcument del listad de ls dcuments adjuntads, de manera que el usuari n necesitará adjuntarl de nuev desde su equip ni buscarl en él. El slicitante puede adjuntar dcumentación de frma pcinal u bligatria mediante el btón «Adjuntar dcument», que también tiene que firmar. Versión v01r02 27

30 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) El dcument que ha sid adjuntad debe ser firmad siguiend ls misms pass que se han descrit anterirmente para la firma de la slicitud Presentar el trámite Para presentar un trámite, ls dcuments requerids deben estar firmads pr el firmante (firma simple) númer de firmantes mínims (firma múltiple). Cumplid este requerimient se pulsará sbre el btón Presentar. Versión v01r02 28

31 Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Una vez presentad el trámite aparecerá el siguiente mensaje cn el códig de registr telemátic y la fecha de registr, cm se puede bservar en la siguiente imagen: Una vez presentad el trámite, éste sigue su curs administrativ. Nta: Ls dcuments generads durante la tramitación (reslucines, certificads, etc.) pdrán recgerse directamente de la ficina virtual cuand ls prcedimients estén preparads para ell. Estams trabajand en est para que en breve esta funcinalidad sea efectiva. L mism curre cn el Históric del támite, se infrmará de las fases y tareas pr las que pasa el trámite. Versión v01r02 29

32 5.- ACCESO SIN CERTIFICADO Mediante este acces se permiten varias pcines: Guía rápida de la Oficina Virtual V5+Ext) Descargar ls frmularis establecids pr la Universidad, para rellenarls en papel y presentar en el registr general. Rellenar ls frmularis desde la aplicación, imprimirls y entregarls físicamente en el registr general. Rellenar ls frmularis desde la aplicación para psterirmente acceder a la entrada cn certificad para la firma y presentación de ls misms. Si se accede a la Oficina Virtual sin Certificad Digital a través del prtal de administración electrónica, se muestra la siguiente pantalla. Cn este tip de acces, se permite editar, guardar ls frmularis de la Slicitud y/ Anexs a entregar a la Oficina de Registr crrespndiente. Una vez guardad ls dcuments crrectamente se finalizará (pulsand Finalizar) la slicitud para btener el PDF. A cntinuación, se imprimirá el PDF mstrad en la imagen, que ns servirá para entregarl en la ficina de registr crrespndiente. Otra pción del usuari es acceder en la entrada cn certificad a la pestaña de brradres para recuperar esta slicitud para firmarla y presentarla pr vía telemática. Versión v01r02 30

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