REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

Transcripción

1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA A LA ASOCIACIÓN CIVIL MESA TÉCNICA DEL AGUA LAS TORRES II OBRA: SISTEMA DE FILTRACIÓN DE AGUA POTABLE EN EL SECTOR LAS TORRES, CORAZÓN DE JESÚS, MUNICIPIO BARINAS, ESTADO BARINAS EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2013 Dirección de Control. Administración Descentralizada. Área. Asociación Civil Identificación. Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II Tipo y denominación de la Intervención. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La auditoría operativa, abarcó la evaluación exhaustiva de los procedimientos administrativos, financieros y técnicos aplicados por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta; así como, los mecanismos implementados para medir el impacto generado en la comunidad, por la ejecución del proyecto: Sistema de Filtración de

2 Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas, correspondiente al ejercicio económico financiero Objetivos de la Intervención. Objetivo general: Evaluar los procedimientos establecidos para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta, así como, los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad del proyecto: Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, municipio Barinas, realizado por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, durante el ejercicio económico financiero 2013 Objetivos específicos: Verificar los procedimientos establecidos por la Gobernación del estado Barinas, para la aprobación del proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas presentado por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II. Describir los procedimientos utilizados por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, para la escogencia del proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas. Evidenciar los procedimientos utilizados por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, para la recepción y manejo de los recursos financieros del proyecto, transferidos por la Gobernación del estado Barinas a través de la Secretaría General de Gobierno. Examinar la modalidad de contratación adoptada por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, para llevar a cabo el proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas. Verificar los procedimientos utilizados por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, para la ejecución del proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas. Pág. 2

3 Realizar inspección física a la ejecución del proyecto: Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas, con el fin de comprobar que se haya ejecutado conforme a los términos previstos en el correspondiente proyecto y/o contrato. Evidenciar los procedimientos establecidos por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, para la rendición de cuentas de los recursos asignados al proyecto: Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas. Especificar los medios utilizados por la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, con el fin de medir el impacto generado en la comunidad por el proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas. Características generales del objeto evaluado. La Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, fue creada mediante acta constitutiva y estatutaria protocolizada en fecha , bajo el número 29, folio 152, tomo 63, protocolo de transcripción del mismo año, en el Registro Público del Municipio Barinas, estado Barinas, ratificando sus miembros de la Coordinación General, mediante acta extraordinaria de fecha , siendo su número de Registro de Información Fiscal: J , con domicilio en la parroquia Corazón de Jesús, municipio Barinas del estado Barinas, con sede en el barrio las Torres, Sector II, Calle Principal; es una entidad privada con personalidad jurídica, sin fines de lucro, organizada para ejercer funciones específicas, atender necesidades y desarrollar las aspiraciones y potenciales de su comunidad. Resultados de la actuación. Observaciones relevantes Se constató que la Gobernación del estado, no cuenta con normativas internas que regulen los procesos para la solicitud de recursos de los diferentes proyectos presentados por los consejos comunales, donde se involucren las diferentes Secretarías. Al respecto se aplicaron entrevistas a diferentes funcionarios para conocer el proceso que se aplicó a la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Pág. 3

4 Torres II, y con los soportes presentado por la misma, los cuales se corroboraron y se detallan a continuación: 1. La Asociación Civil, solicitó recursos a través del Oficio s/n de fecha , para el proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas, y dicho oficio no presenta el sello de recibido por la Gobernación. 2. La Unidad de Control Presupuestario de la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto, no registró la referida asociación civil en la base de datos llevada a través de la herramienta de excel. 3. Se observó punto de cuenta Nº 020/13 de fecha , firmado por la Secretaria Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto, la Secretaria Ejecutiva de Administración Finanzas y Hacienda, el Secretario Ejecutivo de Infraestructura y Ordenamiento Territorial, Tesorera General del Estado y el Gobernador de estado, donde se propone la aprobación de recursos para el proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas. 4. La Secretaría Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto elaboró el convenio de financiamiento S/N de fecha , suscrito entre la Gobernación del estado Barinas y la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II. 5. La Procuraduría General del estado Barinas, visó el convenio con la documentación de la asociación civil y remitió a la Secretaría Ejecutiva del Despacho del Gobernador para su firma. 6. La Secretaría Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto elaboró el Decreto Número 142 de fecha , que otorga los recursos y procede a al fichaje de los recursos. El proyecto no fue aprobado ni revisado por parte de la Secretaria de Infraestructura y Ordenamiento Territorial (S.I.O.T); sin embargo, los recursos fueron otorgados. Pág. 4

5 Se evidenció que los integrantes de la Coordinación General de la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, no sometieron la escogencia el proyecto: Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, municipio Barinas, ante los ciudadanos y ciudadanas de la comunidad, con la finalidad de cumplir y satisfacer sus necesidades; sin embargo dicho proyecto fue presentado en físico a la comisión de auditoría, observándose que no se encuentra avalado por Hidroandes como empresa Hidrológica Regional prestadora del servicio de agua potable para la Asistencia Técnica ni por el Ejecutivo Regional. Se constató que la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, no posee registros contables ni soportes suficientes de la administración de los recursos por la ejecución del proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el sector Las Torres, Corazón de Jesús, municipio Barinas, correspondiente al ejercicio económico financiero Sin embargo, presentaron la siguiente documentación: 1. Estado de cuenta emanado del Banco Bicentenario, correspondiente a la cuenta bancaria Nº a nombre de la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres, donde se observó el pago de cuatro (04) cheques: cheques Nros , , y por los montos de ,00, ,00, ,00 y ,00 respectivamente de fechas , , y respectivamente. 2. Copia de recibos de pago a nombre del propietario de la contratista, por la cantidad de doscientos mil bolívares sin céntimos (Bs ,00) de fecha , suscrito por el presidente de la Asociación Civil y el propietario de la contratista, y no se evidenció copia del cheque. 3. Copia de cheque por la cantidad de cien mil bolívares sin céntimos (Bs ,00), soportado por el recibo de pago de fecha a nombre del propietario de la contratista, suscrito por el presidente de la Asociación civil y el propietario de la contratista. Pág. 5

6 4. Copia de cheque Nº a nombre de la administradora de la contratista, por la cantidad de cincuenta mil bolívares sin céntimos (Bs ,00) de fecha , soportado con recibo de pago de la misma fecha suscrito por la administradora de la contratista. 5. Se constató original de la factura Nº de fecha , por un monto de cuatrocientos mil bolívares sin céntimos (Bs ,00) emitida por la contratista, por concepto de Mejora del Sistema Eléctrico en el Barrio Las Torres parroquia Corazón de Jesús municipio Barinas, evidenciándose error en la descripción en la misma, por cuanto no se corresponde con el objeto del proyecto en estudio que es Sistema de Filtración de Agua Potable en el Sector Las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas. 6. Posteriormente, la contratista presentó original de la factura Nº de fecha , por un monto de cuatrocientos mil bolívares sin céntimos (Bs ,00), emitida por ésta a favor de la asociación, por concepto de Construcción de un Sistema de Filtración de Agua Potable en acueducto existente, Barrio Las Torres Parroquia Corazón de Jesús, Municipio Barinas, Estado Barinas, evidenciándose en el talonario de facturas de la contratista, que la copia correspondiente a la factura Nº de fecha , no fue anulada, tal como consta en copias de facturas. Se constató que los documentos presentados, por la asociación civil, la mayoría son copias simples y algunos de ellos tales como: acta de memoria y cuenta de los bienes del acueducto y demás actas, presentan tachaduras y enmendaduras. En el estado de cuenta del Banco Bicentenario correspondiente a la cuenta corriente Nº a nombre de la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, se evidenció el pago del cheque Nro por la cantidad de cincuenta mil bolívares (Bs ,00) de fecha que , y no se constató ningún tipo de soporte. De esta situación se dejó constancia en acta fiscal Nº 2 de fecha Se evidenció que las Actas de Asamblea celebradas por la asociación civil, no se encuentran en su mayoría firmada por la secretaria. Pág. 6

7 La asociación civil para el proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el sector las Torres, Corazón de Jesús, Municipio Barinas, no conformó el expediente que contenga toda la información relativa al proceso de selección, contratación y ejecución del mismo, lo que demuestra que no aplicaron ninguna modalidad de selección de contratistas. Se observó que para ejecutar el proyecto Sistema de Filtración de Agua Potable en el sector Las Torres, Corazón de Jesús, municipio Barinas, por un monto de cuatrocientos mil bolívares con cero céntimos (Bs ,00), equivalentes a tres mil setecientos treinta y ocho, con treinta y un unidades tributarias (3.738,31 U.T.), cuyo valor para el año 2013 correspondía a la cantidad de (Bs. 107) según (Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha ; los integrantes de la asociación civil debieron aplicar la modalidad de consulta de precios que correspondía por las unidades tributarias, y por el contrario procedieron a contratar de manera directa, sin exposición de motivos. Se evidenció que la asociación civil para la ejecución del proyecto, contrató con una empresa contratista a través de contrato de obra S/N de fecha ; y no se constató la documentación legal de la empresa, tales como: Registro Mercantil, Registro de Información Fiscal, Solvencias y Garantías requeridas; así mismo, no se observó el cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social. Se evidenció el incumplimiento de algunas clausulas contractuales, en cuanto al lapso de ejecución, por cuanto se tenía prevista la culminación del proyecto en un lapso de treinta (30) días continuos, y esta fue ejecutada desde el mes de junio hasta el mes de agosto, sin ningún tipo de justificación; así mismo en cuanto a la clausula relacionada con la forma de pago, no se presentaron las valuaciones correspondientes a cada pago. En documentos suministrados por la asociación civil, no se observa la existencia de Acta donde se compruebe la fecha de inicio y ejecución del proyecto, invitaciones a los proveedores, sólo se evidencia el presupuesto emitido por la empresa aprobada por los ciudadanos y ciudadanas, tal como consta en Acta de Asamblea de fecha Pág. 7

8 Se evidenció que para la ejecución del contrato de obra S/N de fecha , no se solicitó la fianza de anticipo y la garantía de fiel cumplimiento. Se evidenció que la asociación civil recibió de la empresa contratista tres (03) Bombas modelo 15 H JM, para la mejora del sistema de filtración de agua potable en acueducto existente, tal como consta en Acta de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas de fecha ; sin embargo, en revisión efectuada a la referidas Actas de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas se observó, que las mismas en algunos casos carecen de firmas, tienen errores en números de cédulas, números de cédulas incompletos y en muchos casos las firmas presentan tachaduras. En encuesta realizada a algunos habitantes de la comunidad en fecha , los ciudadanos manifestaron que actualmente no se están beneficiando del servicio de agua potable, por cuanto no está apta debido a la falta de mantenimiento. Se evidenció que a la fecha de la auditoría, la Asociación Civil no ha rendido cuenta, ante el organismo que le otorgó los recursos. Se constató que la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, no aplicó instrumentos de medición necesarios para determinar el impacto generado en la comunidad por el proyecto realizado, ni efectuó métodos estadísticos que muestren la cantidad de la población que resultó beneficiada con la ejecución del proyecto y los empleos directos que este originó. Este órgano de control aplicó encuesta a veinte (20) personas que habitan en la comunidad; en donde los resultados reflejaron completa insatisfacción, ya que el proyecto ejecutado no ha resuelto el problema primordial de la comunidad, como lo es el acceso al agua potable. Conclusiones. Como consecuencia de la evaluación de los procesos administrativos, financieros presupuestarios y técnicos realizados a la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, establecidos para la aprobación y otorgamiento de los recursos del proyecto: Sistema de Filtración de Agua Potable en el sector las Torres corazón de Pág. 8

9 Jesús, Municipio Barinas ; así como, la selección, contratación, ejecución física y financiera, control y rendición de cuenta de los recursos ejecutados por la referida asociación civil, y los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad del denominado proyecto ejecutado durante el ejercicio económico financiero 2013, se concluye lo siguiente: a) Los integrantes de la Asociación Civil Mesa Técnica del Agua Las Torres II, cumplieron en su totalidad con la ejecución del proyecto; no obstante, la obra actualmente no se encuentra en correcto funcionamiento ni solvento el problema de la comunidad, y surgieron debilidades al omitir procedimientos formales como la aprobación del proyecto a ejecutar por parte de la Asambleas de Ciudadanos y Ciudadanas. b) Los integrantes de la Coordinación General de la mesa técnica presentaron debilidades en la supervisión y custodia de la documentación relacionada con la administración de los recursos, no llevaron un control de los ingresos y egresos en libros contables ni en libro auxiliar de banco, pagos realizados que no corresponden a su legítimo beneficiario (contratista) y factura que no corresponde al objeto del proyecto; c) Actas de asamblea sin la firma de la secretaria de la asociación en incumplimiento de las funciones conferidas. d) Los integrantes de la asociación civil no conformaron el expediente de contratación donde se refleje la información referente al proceso realizado. e) omisión de la modalidad de consulta de precios para la adquisición de materiales y servicios para la ejecución del proyecto antes descrito. f) la asociación civil no solicitó documentación legal de la contratista, contraviniendo así los principios de legalidad y transparencia. g) omisión de seguimiento al cumplimiento de las clausulas contractuales, con el fin de asegurar la correcta ejecución del proyecto y la salvaguarda del patrimonio público. h) debilidades en la supervisión de la ejecución de la obra por la omisión de actas de inicio y culminación de la obra. i) omisión de solicitud de garantías de fiel cumplimiento. j) los integrantes de la asociación civil no rindieron cuenta de forma oportuna ante la Gobernación del estado Barinas como ente financiador. Recomendaciones. Los integrantes de la asociación civil deben resguardar y mantener bajo su poder toda la documentación correspondiente a los proyectos ejecutados. Pág. 9

10 Los integrantes de la Coordinación General, deben elaborar los registros contables donde se reflejen cada uno de los ingresos, gastos y pagos llevados a cabo por la asociación civil para la adquisición de bienes y materiales para la ejecución de los diferentes proyectos; así como verificar que los soportes justifiquen el manejo y destino de los recursos; con el fin de garantizar la legalidad, sinceridad y transparencia del manejo de los recursos. Los integrantes de la asociación civil, deben cumplir con lo previsto en el acta constitutiva con respecto a las funciones previstas de cada uno de sus cargos, con el fin de contribuir con el manejo eficiente de los recursos públicos. La asociación civil debe velar porque los procedimientos de contratación se realicen conforme a los estipulado en la normativa, aplicando la modalidad de selección de contratistas que corresponda según el monto de la contratación en unidades tributarias, con el fin de obtener precios justos y razonables que contribuyan con la correcta utilización de los recursos públicos. En la modalidad de contratación por consulta de precios, deben cumplir con lo siguiente: manejar un presupuesto base como referencia, elaborar las invitaciones con sus especificaciones técnicas, solicitar cotizaciones de precios como mínimo a tres (3) empresas, elaborar el análisis de precios e informe de recomendaciones, adjudicándole la contratación a la contratista cuya oferta presente la mejor relación precio calidad condiciones técnicas. La Unidad de Coordinación General debe conformar el expediente único de contratación y resguardarlo junto con los soportes exigidos en el artículo 32 Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, con la finalidad de demostrar que los recursos otorgados han sido utilizados para los fines previstos y que han sido manejados con apego a los principios de honestidad, transparencia, corresponsabilidad, eficiencia y eficacia que rigen el ejercicio del Poder Popular. La Unidad de Coordinación General como responsable del manejo de los recursos, debe verificar que en la adquisición de bienes y prestación de servicios se garantice el cumplimiento de los términos establecidos en el contrato, con el objeto Pág. 10

11 de cubrir los posibles daños o perjuicios que pudiera ocasionar un eventual incumplimiento por parte de la empresa contratista. La Unidad de Coordinación General debe, levantar las actas de inicio, paralización, reinicio, culminación, y las demás que sean necesarias durante la ejecución del proyecto, para garantizar la transparencia en la ejecución de las obras. Los cuentadantes deben rendir los recursos otorgados para los diferentes proyectos de forma oportuna ante el organismo que los aprobó, con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el convenio de financiamiento y tener accesibilidad a cualquier otro aporte en caso de ser necesario dentro de la comunidad. La Unidad de Coordinación General, debe aplicar instrumentos de medición que sirvan como mecanismo para medir en impacto de la comunidad por los proyectos ejecutados, con el fin de conocer exactamente que cantidad de personas serán beneficiadas con la ejecución de los mismos. DC/EM/AP//JV Pág. 11