TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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- Lorenzo Montero Cano
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1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD Citación al consejo (electrónica) Solicitudes de estudiantes Solicitudes de profesores Respuestas a solicitudes Planes de contingencia académica ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL DE INVESTIGACIONES Propuesta de investigaciones docentes- estudiantes Modificaciones ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL CURRICULAR Propuestas ACTAS DE COMITÉ MISIONAL DE ETENSION Y PROYECCION SOCIAL Portafolio Propuesta Convenios PAGINAS: 1-8 Gestión se conserva la serie en forma permanente por Gestión se conserva la serie en forma permanente por Gestión se conserva la serie en forma permanente por conserva en soporte digital.
2 PAGINAS: ACTAS DE GRADO Individuales (Electrónica) Colectivas ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL DE BIENESTAR UNIVERSITARIO Comunicaciones ACTAS DEL COMITÉ DE INVESTIGACIONES Y DE TRABAJO DE GRADO Propuestas de Investigación Aclaraciones Modificación Asignación de Evaluación de Sustentación INVENTARIOS INVENTARIOS DE EQUIPOS DE MUEBLES Y ENSERES Inventarios RESOLUCIONES RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE FACULTAD Resoluciones Anexos RESOLUCIONES DE DECANATURA Resoluciones Anexos Gestión se entrega la serie en soporte papel al departamento de Gestión de Bienes y se conserva el soporte digital.
3 PAGINAS: SOLICITUDES SOLICITUDES CURSOS VACACIONALES Solicitud SOLICITUDES DE MATERIAL PUBLICITARIO Solicitud PLANES PLANES DE ACCIÓN Estudios de necesidades Plan de acción Informe de gestión Socialización del plan de acción PLANES DE ESTUDIO Plan Contenidos programáticos Evaluaciones Resolución de aprobación y modificación de planes Acta de aprobación consejo de facultad PLANES DE ACCION COMITÉ DE ETENSION Plan Informe de Gestión Archivo Central se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Archivo Central se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.
4 PAGINAS: INFORMES INFORMES LOGROS ACADEMICOS Y DESERCION ESTUDIANTIL Informe Anexos INFORMES DE ACADEMICO - ADMINISTRATIVO Informe de Gestión Anexos y Soportes REGISTROS REGISTROS CALIFICADOS DOCUMENTALES DE PROGRAMA Resoluciones del ministerio de educación aplicado Acuerdos Académicos Acuerdos del Consejo Superior Acuerdos del Consejo de la Facultad Resolución de aprobación Acreditación Planes de mejoramiento Seguimiento del plan Gestión se conserva toda la serie por que registra memorias Institucionales, la serie se organiza por programas (pregrados y postgrados)
5 PAGINAS: ASIGNACIONES ASIGNACIONES ACADEMICAS Y HORARIOS POR DOCENTES Asignaciones Académicas por Docentes EGRESADOS Formulario de inscripción Fotocopia de la cedula Fotocopia de diploma Paz y salvo Volantes de consignaciones Matricula financiera Ficha antecedentes egresados de sustentación de trabajo de grado (copia) Sabana de notas Informe de evaluación Archivo Central se conserva toda la serie de forma permanente CERTIFICADOS CERTIFICADOS DE ESTUDIOS Certificado CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO ACADEMICO Certificado
6 PAGINAS: CONSTANCIAS CONSTANCIAS DE ESTUDIO s CONSTANCIAS DE PASANTIAS ACADEMICAS CONSTANCIA TERMINACION ACADEMICA CONSTANCIAS TRABAJO DE GRADO CONSTANCIAS A EGRESADOS CONTROLES CONTROL ASISTENCIA DE DOCENTES Control CONTROL DE INASISTENCIA DE LOS DOCENTES Control permanentemente porque soportar el ciclo de vida de los docentes.
7 PAGINAS: PROYECTOS PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO Propuesta Acta de sustentación Proyecto 10 Archivo Central y se conserva toda la serie por que registra memorias institucionales PROYECTOS DE INVESTIGACION Informe docente Certificados de cumplimiento Proyecto EVENTOS EVENTOS ACADEMICOS, CULTURALES E INTERNACIONALES Solicitud Cronograma de actividades Publicaciones Invitaciones Listado de asistencia 3 10 Archivo Central y se conserva toda la serie por que registra memorias institucionales. Finalizado su tiempo de Gestión la serie se selecciona y se conserva en soporte digital la solicitud, el cronograma, el listado de asistencia y la constancia como soporte de de la actividad programada.
8 PAGINAS: CAJA CAJA MENOR Informe Anexos (soportes) Auditoria Legalización de rubro Acta de arqueo movimientos Legalización del rubro Solicitud de reembolso EVALUACIONES EVALUACIONES RENDIMIENTO ACADEMICO DOCENTES encuestas informes anexos PRACTICAS PROFESIONALES FORMATIVAS Solicitud Hoja de vida y soportes Distribución de practicas Remisión de hoja de vida PERSONAL DE APOYO Certificado Hoja de vida 1 Al terminar su tiempo de Gestión se selecciona la serie enviando los originales al departamento de Gestión Financiera, por poseer valor probatorio. permanentemente porque soportar el ciclo de vida de los docentes. Gestión se conserva toda la serie por que hace parte del Archivo Histórico de la Universidad. Al terminar su tiempo de. Por que se encuentra en soporte digital.
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GESTION CENTRAL 4200-0 ACTAS 4200-0-04 ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD Citación al consejo (electrónica) Solicitudes de estudiantes Solicitudes de profesores Respuestas a solicitudes Planes de contingencia
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PAGINAS: 1-7 400-0 400-0-04 400-0-0 400-0-07 ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD Citación al consejo (Electrónica) es de estudiantes es de profesores Respuestas a solicitudes Planes de contingencia académica
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PAGINAS: 1-7 400-0 400-0-04 400-0-0 400-0-07 ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD Citación al consejo (Electrónica) es de estudiantes es de profesores Respuestas a solicitudes Planes de contingencia académica
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PAGINAS: 1-9 410-0 410-0-04 410-0-0 410-0-07 ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD Citación al consejo (electrónica) Solicitudes de estudiantes Solicitudes de profesores Respuestas a solicitudes Planes de
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CÓDIGO: FOR- GD-00 PAGINAS:1-6 4000-01 4000-01-03 4000-0 4000-0-4 4000-0-47 4000-07 4000-07- 4000-09 4000-09-01 DOCUMENTOS INSTITUCIONALES Directivas ACTAS ACTAS DE COMITÉ INTERNO DE ASIGNACIONES Y RECONOCIMIENTO
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HOJA 1 DE 7 0000-002 ACTAS 2 años 3 años X 0000-002-003 Acta Acreditación Voluntaria 0000-002-035 Acta de Comité Evaluación Docentes 0000-021 CONVOCATORIAS (Docentes) 2 años 3 años X - Solicitud para la
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 5 A02 ACTAS A02.02 Actas de Calificación Definitiva P 0 X Documentos de carácter permanente A02.08 Actas de Comité de Admisiones 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas
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TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 1 de: 14 A02 ACTAS A02.12 Actas de Comité de Conciliación P 0 X X A02.33 Actas de Consejo Académico P 0 X X A02.38 Actas de
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TABLA DE DOCUMENTAL HOJA 1 DE 6 0024-002 ACTAS 0024-002-030 Acta de Comité de Revisión de Matrícula Financiera 3 años 7 años X - Cuadro de decisiones 0024-002-048 Acta de Grado General 5 años 15 años X
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Pág. 1 de: 5 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 11 A01 ACREDITACIÓN A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación
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HOJA 1 DE 5 0021-001 ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL 2 años 3 años X - Lineamientos Iniciales para acreditación - Informe de factores - Proyecto educativo 0021-002 ACTAS 0021-002-012 Actas de Comité Central
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE IDIOMAS Pág. 1 de: 9 A01 ACREDITACIÓN A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 9 A02 ACTAS A02.45 Acta de Comité Primario 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo A02.46 Actas de Coordinadores 3 7 X X A02.47 Acta de Reunión de Grupo 3 0 X
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TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE INGENIERÍA DE PETRÓLEOS Pág. 1 de: 9 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades
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Pág. 1 de: 6 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A02 ACTAS A02.02 Actas de Calificación Definitiva 1 0 X Se elimina porque el original reposa en Admisiones y Registro Académico A02.46 Actas
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Pág. 1 de: 11 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación Informe de evaluación
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN DE POSGRADOS Pág. 1 de: 14 A01 ACREDITACIÓN A01.05 Acreditación de los Programas de Posgrados 10 0 X A02 ACTAS A02.56 Actas Coordinación de Posgrados 3 7
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UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 1 de: 10 A01 ACREDITACION A01.05 Acreditación de los Programas de Posgrado 7 3 X X A02 ACTAS A02.56 Actas Coordinación de Posgrados 3 7 X
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UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE ENFERMERÍA Pág. 1 de: 10 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación
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UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 1 de: 19 A02 ACTAS A02.30 Actas de Comité Operativo de Investigación y 3 7 X X Extensión A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas
3 años 10 años x x. 3 años 10 años x x. 2 años 5 años x x
Tabla de retención Entidad Productora Oficina productora RADICACION SEDE LAS TORRES 021 FACULTAD DE DERECHO Código Series, SubSeries y tipos documentales 010 ACCIONES JUDICIALES 010.01 010.02 030 ACTAS
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Pág. 1 de: 7 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado P 0 X X Estos documentos se consideran Archivos Especiales Informe de autoevaluación y reposaran en la Oficina de Vicerrectoría
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 5 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación
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Pág. 1 de: 6 A02 ACTAS A02.01 Actas de Alta y/o Baja de Material Bibliográfico 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo A02.49 Actas de Consejo de Sede 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
pagina 1 de 6.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES.01 Acciones de Tutelas.02 Derechos de petición.02 ACTAS.01 Acta de acción de seguimiento.02 Acta de celebraciones eventos institucionales.03 Acta de comportamiento.04
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 5 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 0 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 1 de: 8 A02 ACTAS A02.65 Actas de Confidencialidad 2 3 X X A02.70 Actas Académicas 2 3 X X A02.71 Actas Administrativas 2 3 X X A06 AUXILIATURAS
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Pagina: 27-180 4. VICE RECTORIA ACADEMICA Versión:0 Fecha de Actualización: 20-11-2015 RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES DOCUMENTAL 4-1 ACTAS 2 5 x x 4-1.8 Actas de Comité Asignacion
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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
CÓDIGO: FGDO-003 EMISIÓN: 10/10/2011 1 de 135 INSTITUCIONAL OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Académica 02 OFICINA PRODUCTORA: División de Postgrados y Educación Continuada 05 OFICINA PRODUCTORA: División
03 Acta de consejo académico. 04 Acta de consejo directivo. 05 Acta de comité administrativo. 06 Acta de comité de archivo
02 Actas 02 Acta de Consejo de Escuela 03 Acta de consejo académico 04 Acta de consejo directivo 05 Acta de comité administrativo 06 Acta de comité de archivo 07 Acta de Reunión 08 Acta de comité de biblioteca
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL RETENCIÓN ARCHIVO CENTRAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA CUAL DEPENDE: 100 OFICINA PRODUCTORA: GESTION GERENCIAL DE LA OFICINA PRODUCTORA: 200 01-1 Actas de Asamblea General de Accionistas 01-2 Actas de Comité de Archivo 01-3 Actas
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Pág. 1 de: 9 A02 ACTAS A02.11 Actas de Comité de Gestión Integrado 3 5 X X A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 5 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
CÓDIGO: FGDO-003 EMISIÓN: 10/10/2011 1 de 123 INSTITUCIONAL OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Académica 2 OFICINA PRODUCTORA: Oficina de Postgrados y Educación Continuada 5 OFICINA PRODUCTORA: División
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DOCUMENTOS Y REQUISITOS PARA GRADO DE PREGRADO
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NOMBRE DEL PROCESO: Docencia RESPONSABLE DEL PROCESO: Vicerrector Académico OBJETIVO DEL PROCESO: Formar profesionales con competencias generales y especificas en las diferentes áreas del conocimiento
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CÒDIGO: P-F-03 PROCESO UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA CUAL DEPENDE: 100 OFICINA PRODUCTORA: GESTION GERENCIAL DE LA OFICINA PRODUCTORA: 200 01-1 Actas de Asamblea General de Accionistas 01-2 Actas de Comité
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UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA CUAL DEPENDE: 100 OFICINA PRODUCTORA: GESTION GERENCIAL DE LA OFICINA PRODUCTORA: 200 01-1 Actas de Asamblea General de Accionistas 01-2 Actas de Comité de Archivo 01-3 Actas
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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900.10 ACTAS 5 5 x x 900.10-70 Actas consejo distrital de patromonio 900.10-71 Actas consejo distrital de musica 900.10-72 Actas consejo distrital de teatro 900.10-73 Actas consejo distrital de artes plasticas
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Pág. 1 de: 7 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES
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UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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