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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HABRÁ DE REGIR PARA LA CONTRATACIÓN POR PROCEDIMIENTO ABIERTO, DEL SERVICIO DE TRADUCCIÓN DE MANTENIMIENTO DE LOS CONTENIDOS WEB DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL (SEPE) Página 1 de 18

2 CONTENIDO 1 Objeto Necesidades Requerimientos técnicos Metodología de producción Volúmenes y plazos de entrega Calidad Informes Contador de palabras Certificaciones Penalidades De las ofertas Presupuesto de licitación y duración Anexo I. Árbol de valoración Anexo II. Metodología de valoración de los criterios de adjudicación Anexo III. Tarifas máximas de licitación Página 2 de 18

3 1 Objeto El objeto del presente contrato es dar cumplimiento a la Ley 56/2003, de 16 de diciembre, de Empleo, facilitando el acceso multilingüe a los portales de Internet del Servicio Público de Empleo Estatal, para lo que se contrata el servicio de traducción de contenidos de estos portales a las lenguas cooficiales del Estado, junto con el inglés y el francés. Página 3 de 18

4 2 Necesidades El alcance del proyecto consistirá en lo siguiente: Lenguas. o La traducción de contenidos redactados en idioma español (castellano) a las siguientes lenguas: catalán, euskera, gallego, valenciano, y algunos de los mismos a inglés y francés. o En todas estas lenguas se podrá requerir la traducción inversa. o Cada petición individualizada de traducción indicará las lenguas a las que debe traducirse cada unidad de contenido. o La producción de todas estas lenguas será siempre en paralelo. Áreas de conocimiento Formatos o Contenidos Web o Personas trabajadoras o Personas emprendedoras o Empresarios o Políticas activas y pasivas de empleo o Intermediación laboral o Protección por desempleo o Escuelas taller, casas de oficios, talleres de empleo o Formación ocupacional y continua (formación para el empleo) o Servicios Públicos de Empleo (Estatal, Autonómicos, Europeos y Extracomunitarios) o Cualquier otro contenido en las áreas de competencia del Organismo o XML, HTML, Microsoft Office, PDF, imágenes, y texto plano Página 4 de 18

5 o En su caso, otros formatos según se acuerde con la empresa adjudicataria Volúmenes: o Se prevé un volumen mensual total a traducir de palabras desde el castellano, en previsión de nuevas incorporaciones de contenidos y mantenimiento derivados de actualizaciones sobre lo ya publicado y traducido. o El SEPE podrá requerir la traducción a cualquiera otra lengua diferente a las indicadas anteriormente (chino, árabe, ) sin más que considerar el número equivalente de palabras en función de la tarifa de la lengua a traducir, que para estos casos especiales será establecida en el pliego de prescripciones técnicas. o Adicionalmente, se estima la necesidad de traducción y maquetación de unas 300 páginas PDF anuales. Tareas a realizar o Servicios de traducción y revisión. o Coordinación, gestión de proyectos y administración del servicio de traducción. o Mantenimiento de la terminología y guías de estilo aplicadas desde el SEPE. o Compilación de recursos, propios de cada idioma aplicado, usados en las áreas temáticas definidas. o Coordinación con organismos de política lingüística de las Comunidades Autónomas afectadas. o Adaptación (localization) multilingüe: maquetación, integración, retoque gráfico. o Cualquiera otra que durante la ejecución del proyecto se estime necesaria. Página 5 de 18

6 3 Requerimientos técnicos 3.1 Metodología de producción El SEPE cuenta con un gestor de contenidos (EMC Documentum) donde se almacenan la mayoría de los contenidos, aunque también existen aplicaciones y contenidos externos. Para que los contenidos del portal puedan ser traducidos a las diferentes lenguas, la empresa adjudicataria deberá proporcionar, como requisito imprescindible, una herramienta a través de la cual se realice el intercambio de contenidos originales y de traducciones. Este intercambio entre la empresa adjudicataria y el SEPE se hará preferentemente vía servicio web, y en formato XML. Estos ficheros XML tendrán una estructura prediseñada y serán enviados a la empresa adjudicataria mediante la herramienta proporcionada. En el siguiente dibujo se describe un esquema funcional del intercambio: En este esquema el servidor del SEPE (gestor de contenidos) albergará dos carpetas, una de envío y otra de recepción de ficheros XML (y otros formatos). La empresa de traducción proporcionará, para su instalación en el SEPE, la herramienta informática necesaria que se encargará de los envíos para su posterior traducción, y de la recepción de los contenidos traducidos en las rutas especificadas. Deberá ser de Página 6 de 18

7 obligado cumplimiento por parte del adjudicatario la disponibilidad al 100% de esta herramienta de intercambio de contenidos dentro de los primeros 30 días a partir de la firma del contrato, así como de los recursos necesarios para su mantenimiento en perfecto estado de funcionamiento. Esta herramienta deberá permitir consultas del estado de las comunicaciones, la planificación del envío, de la recepción y de las incidencias surgidas o detectadas en la traducción, así como su ejecución en cualquier momento bajo petición o por invocación desde aplicaciones desarrolladas por el SEPE. Aparte de ficheros en formato XML, se podrán enviar documentos en diferentes formatos (PDF, Microsoft Office, HTML, texto plano, etc.). La comunicación se realizará mediante protocolo seguro HTTPS y el intercambio de ficheros se hará en UTF-8 con posibilidad de utilizar ISO. Será de obligada utilización alguna función que permita garantizar la integridad de los mensajes que se intercambien durante el proceso de traducción en ambos sentidos. Para que los contenidos del portal puedan ser traducidos a las diferentes lenguas, se establecerán los siguientes mecanismos de intercambio entre el SEPE y la empresa adjudicataria: A través del gestor de contenidos, el SEPE solicitará la traducción de los contenidos, vía la herramienta suministrada por la empresa adjudicataria, proporcionando los contenidos a traducir. Cuando se termine la traducción, la herramienta de recepción recogerá los contenidos ya traducidos y los emplazará en una carpeta de recepción. Manualmente: se podrán realizar envíos de textos, imágenes o documentos (PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, etc.,) que tengan cierta urgencia o que estén fuera del flujo normal en el que se envían y reciben las traducciones, utilizando la misma herramienta informática que se utilice en el procedimiento automático, pero siendo invocados independientemente del flujo de trabajo (workflow) de publicación del mismo, es decir, de forma manual. Traducción de palabras: palabras o frases puntuales, que requieren un mecanismo específico, por ejemplo, traducción de términos lingüísticos del hilo de Ariadna o frases de contenidos HTML estáticos de las cabeceras. Éste también será un mecanismo manual. Cada solicitud de traducción indicará al menos: Idioma origen Idioma destino Página 7 de 18

8 Contenido a traducir Prioridad Fecha de lote Si se precisa la traducción a múltiples lenguas, se cursarán solicitudes de traducción independientes. Nótese que para algunos contenidos es posible que la traducción únicamente se requiera para un subconjunto de las lenguas habituales. Tal y como se ha expresado arriba, el intercambio manual deberá ser prestado por parte de la empresa adjudicataria vía Web, mediante un gestor de contenidos o una aplicación que permita la administración de este intercambio mediante control de usuarios, contemplando así mismo la emisión de estadísticas. También se podrá solicitar traducción manual a través de otros soportes físicos como CD, DVD, disco externo, etc. Para el tratamiento adecuado de contenidos a traducir que hubieran sido enviados en ocasiones anteriores, al menos una vez, y que necesitasen alguna modificación, con el objeto de reducir los costes de traducción y los tiempos de entrega, el SEPE pondrá a disposición de la empresa adjudicataria las memorias de traducción realizada, que a su vez se actualizarán y mantendrán con los datos que aporte la empresa respecto de la nueva traducción, con el fin de evitar que un texto que ya fue traducido anteriormente sea traducido de nuevo. En la oferta se detallará, además, la herramienta TAO (Traducción Asistida por Ordenador) empleada, que incluya funciones de filtrado de formatos y etiquetado, creación y aplicación de memorias de traducción, conteo de palabras y gestión de terminología integrada. Así mismo, la empresa adjudicataria estará obligada a importar las memorias de traducción facilitadas por el SEPE al comienzo del contrato, así como a suministrar las memorias de traducción vigentes a la finalización del mismo. 3.2 Volúmenes y plazos de entrega La empresa deberá garantizar la traducción simultánea a las cinco lenguas de un mínimo de palabras semanales por lengua, así como los siguientes plazos máximos de entrega para la traducción de dichas palabras en función de los siguientes niveles de prioridad: Bajo: 7 días hábiles a partir de la fecha de envío del documento por parte del SEPE. Página 8 de 18

9 Medio: 5 días hábiles. Alto: 3 días hábiles. Crítico: 1 ó 2 días hábiles (a criterio del SEPE según la prioridad específica del momento). La empresa podrá ofertar la realización de mayores volúmenes de traducción y la disminución de los plazos de entrega, en los términos y con los umbrales de saciedad que se indican en el Anexo II de este Pliego de Prescripciones Técnicas, en cuyo caso serán estos los que se consideren a efectos de ejecución del contrato, siendo acreedora, en caso de incumplimiento de los mismos, de las penalidades que en dicho pliego se especifican. 3.3 Calidad Las características formales del documento una vez traducido deberán ser las mismas del documento original remitido por el SEPE. Antes de su entrega, las traducciones serán debidamente revisadas y corregidas. Se presentarán sin errores de formato, tipográficos, mecanográficos, lingüísticos o estilísticos. Deberán contener un discurso natural y autónomo en la lengua de destino, de forma que parezcan redactados originalmente en dicha lengua. Como tareas básicas de control de calidad, la empresa adjudicataria realizará las tareas que se indican a continuación, para lo que entregará un Plan de Garantía de Calidad, a fin de considerar los aspectos indicados en dicho Plan para que puedan ser valorados adecuadamente: Filtrado y protección de etiquetas y código fuente. Revisión de la traducción por un segundo traductor. Controles de calidad técnica y lingüística. Control por parte de un director de proyecto designado por la empresa durante todo el proceso y previo a la entrega. Este director de proyecto deberá ser único y responsable de cara al SEPE de la ejecución técnica del objeto del contrato, actuando de interlocutor con absoluta capacidad decisoria, con el responsable que al efecto establezca la Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (SGTIC) del SEPE. Glosarios terminológicos: vocabulario clave y específico previamente identificado, traducido y validado de forma conjunta, y contrastado con las fuentes oficiales. Página 9 de 18

10 Guías de estilo específicas: normas de estilo y comunicación en cada una de las lenguas de trabajo. Sistema de notificaciones al SEPE en caso de fallo del sistema. Informes de los estados de las operaciones realizadas, incluyendo el envío y recepción, por la herramienta proporcionada por la empresa adjudicataria. Adicionalmente el SEPE podrá requerir al adjudicatario la realización, sin coste, de traducciones inversas de textos seleccionados al azar, de forma que no representen más del 1% del volumen total del concurso, para lo que la empresa proporcionará los medios necesarios, que deberán ser aprobados por la SGTIC del SEPE. En caso de que la traducción inversa arroje discrepancias fundamentales en más del 5% del texto traducido se procederá a la devolución del lote correspondiente que deberá ser nuevamente traducido por una persona diferente a la que realizó la traducción inicial. 3.4 Informes La Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (SGTIC) del SEPE podrá requerir a la empresa adjudicataria la presentación con periodicidad mensual de la siguiente información: Relación de los términos y denominaciones nuevas utilizados en la traducción de los contenidos del mes correspondiente. Relación de traductores y correctores participantes en la traducción. Estadísticas de volúmenes traducidos en el mes, desglosadas en tiempos de envío y de recepción, lotes, prioridades, volumen de palabras y palabras recogidas de históricos o memorias. Para el procedimiento manual, informe de los usuarios que han utilizado el sistema, archivos que se solicitan traducir, idiomas solicitados, fecha de envío y fecha de descarga. 3.5 Contador de palabras La empresa adjudicataria proporcionará al Servicio Público de Empleo Estatal un programa, (el programa se explotará por el SEPE) que permita efectuar la contabilidad de las palabras que se envían a traducir. Además informará al SEPE mensualmente del volumen de palabras traducido, desglosado por lenguas y con indicación de la parte relativa a palabras existentes en las memorias de traducción. Página 10 de 18

11 3.6 Certificaciones Será obligatorio que las empresas concurrentes aporten certificaciones vigentes en materia de: Gestión de servicios: ISO 9001 Traducción de contenidos: UNE-EN Penalidades Se aplicarán las siguientes penalidades para traducciones fuera del plazo establecido, y en función de la prioridad asignada a la traducción de contenidos: Criticidad % Reducción sobre facturación de dichos contenidos Baja 20% Media 30% Alta 40% Crítica 50% Página 11 de 18

12 4 De las ofertas La empresa deberá aportar, a tal fin, información sobre aspectos tales como: Informe o memoria descriptiva con la tecnología empleada en las traducciones: o Automatización del soporte a la traducción o Reutilización de traducciones, cómo se traducen textos modificados parcialmente, utilización de memoria de traducción o Herramienta informática a disposición del SEPE para la automatización del envío/recepción de contenidos, aplicación para la contabilización de palabras, etc. Informe o memoria descriptiva con la metodología empleada en las traducciones: niveles de revisión y corrección, glosarios terminológicos, normas de estilo y comunicación en cada una de las lenguas de trabajo, etc. Guías de traducción que recojan los modelos y pautas seguidos por los traductores de la empresa: directrices generales, sistema de asignación de traductores, instrucciones concretas que la empresa da a sus traductores y correctores: consejos, indicaciones, ejemplos, listas de errores, estilos, etcétera. Infraestructura de la empresa que deberá ofrecer datos concretos sobre los siguientes aspectos: o o o o o o Equipamiento técnico: programas, aplicaciones informáticas, acceso a bases de datos,... Dotación bibliográfica Medios de comunicación y transmisión de datos Organismos o academias de la lengua con los que está relacionada. Recursos disponibles para proporcionar y mantener la herramienta informática de intercambio de contenidos. Currículum vitae de la persona asignada a la dirección técnica de los trabajos objeto del contrato. Plan de calidad para la traducción y revisión de contenidos. Página 12 de 18

13 5 Presupuesto de licitación y duración El presupuesto de licitación asciende a ,00 (IVA incluido). Las ofertas económicas deberán presentarse desglosadas por importes unitarios de palabras a traducir de acuerdo con los máximos establecidos en el ANEXO III y por el importe de maquetación de páginas en formato PDF. Así mismo, incluirán los porcentajes de descuento aplicables a: Palabras que se encuentren en la memoria de traducción Descuento sobre la tarifa ofertada para el grupo 1 en caso de traducciones al valenciano, cuando se haya solicitado también la traducción de dichos contenidos a la lengua catalana. La duración del contrato será desde la formalización del mismo, hasta el 31 de diciembre de No obstante lo anterior podrá prorrogarse de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contratos del Sector Público. Página 13 de 18

14 6 Anexo I. Árbol de valoración DESCRIPCIÓN N1 N2 TOTAL 1. CRITERIOS EVALUABLES DE FORMA AUTOMÁTICA MEDIANTE FÓRMULA 1.1. Aspectos económicos Importe de licitación Memoria de traducción Descuento sobre lengua valenciana Aspectos técnicos Capacidad máxima semanal Reducción plazos de entrega CRITERIOS NO EVALUABLES DE FORMA AUTOMÁTICA MEDIANTE FÓRMULA 2.1. Metodología e infraestructura tecnológica Tecnología empleada Metodología empleada Guías de traducción Infraestructura Plan de calidad 20 2 Total Página 14 de 18

15 7 Anexo II. Metodología de valoración de los criterios de adjudicación El presente anexo detalla la metodología de valoración de cada uno de los criterios de adjudicación que son finales de rama en el árbol de criterios de adjudicación. El incumplimiento de los umbrales de satisfacción implicará la exclusión de la oferta del proceso de valoración. 7.1 CRITERIOS EVALUABLES DE FORMA AUTOMÁTICA MEDIANTE FÓRMULA Aspectos Económicos Importe de licitación Se valorará la diferencia entre el techo de licitación y el importe ofertado. Para el cálculo del importe ofertado, se valorarán las tarifas aplicando la siguiente fórmula, que incorpora las estimaciones de volumen de trabajo a dos años por cada categoría: Importe ofertado = palabras * Oferta tarifa grupo palabras * Oferta tarifa grupo palabras * Oferta tarifa grupo palabras * Oferta tarifa grupo páginas PDF * Oferta tarifa página PDF Unidad de medida: Euros Sentido: Maximizador. Umbral de satisfacción: 0 Umbral de saciedad Techo de licitación Memoria de traducción Se valorará el porcentaje de reducción ofertado, que la empresa aplicará a efectos de facturación, sobre el número de palabras tratadas que se encuentren en las memorias de traducción, es decir que ya hayan sido traducidas con anterioridad. Unidad de medida: Porcentaje (%) Sentido: Maximizador Umbral de satisfacción: 0% Umbral de saciedad: 100% Página 15 de 18

16 Descuento sobre lengua valenciana Se valorará el porcentaje de reducción ofertado sobre la tarifa del grupo 1, que la empresa aplicará a efectos de facturación, sobre el número de palabras traducidas al idioma valenciano, siempre que se solicite la traducción de contenidos conjuntamente con la lengua catalana. Unidad de medida: Porcentaje (%) Sentido: Maximizador Umbral de satisfacción: 0% Umbral de saciedad: 70% Aspectos técnicos Capacidad máxima semanal Se valorará la diferencia entre la capacidad semanal máxima de traducción ofertada por la empresa, medida en número total bruto de palabras tratadas y la prevista en el pliego ( palabras) Unidad de medida: Nº de palabras por semana Sentido: Maximizador Umbral de satisfacción: 0 Umbral de saciedad: Reducción plazos de entrega Se valorará el número de días descontados sobre los máximos indicados en el apartado 3.2. Para determinar este indicador, se sumarán las diferencias entre el techo indicado para cada prioridad, y el plazo máximo en días máximo ofertado para dichas prioridades. Unidad de medida: Días descontados Sentido: Maximizador Umbral de satisfacción: 0 Umbral de saciedad: 4 Página 16 de 18

17 Ejemplo: Prioridad Plazo máximo pliego Plazo máximo oferta Diferencia Baja Media Alta Crítica Diferencia acumulada: CRITERIOS NO EVALUABLES DE FORMA AUTOMÁTICA MEDIANTE FÓRMULA Metodología e infraestructura tecnológica Tecnología empleada Metodología empleada Guías de traducción Infraestructura Plan de calidad. Para estos 5 item, se valorará la profundidad con que se traten los diferentes aspectos, relativos a las propuestas realizadas, en el marco de cada uno de ellos, presentados por la empresa para asegurar las traducciones que se realicen: Se trata insuficientemente 0 puntos Se trata superficialmente: 0,5 puntos Se trata adecuadamente: 1 puntos Se trata con detalle: 1,5 puntos Se trata en profundidad 2 puntos Umbral de satisfacción: 0 Umbral de saciedad: 2 Página 17 de 18

18 8. Anexo III. Tarifas máximas de licitación En cumplimiento de lo establecido en el art. 197 del RGCAP, se hace constar que el precio del contrato se encuentra determinado mediante las tarifas unitarias que se indican a continuación (impuestos incluidos). Concepto Tarifa Palabra Grupo 1 0,125 Palabra Grupo 2 0,133 Palabra Grupo 3 0,141 Palabra Grupo 4 0,150 Página de documento PDF (maquetación y traducción) Los grupos de idiomas considerados son los siguientes: 9,000 Grupo 1: catalán, euskera, gallego, valenciano, francés e inglés. Grupo 2: polaco, rumano y ruso. Grupo 3: chino y ucraniano. Grupo 4: árabe y búlgaro. La tarifa tiene la consideración de máxima y comprende todo el tratamiento necesario para la prestación del servicio, localización y traducción al idioma correspondiente, gestión del proyecto y soporte técnico, incluido el informático, hasta su entrega al sistema de gestión de contenidos del Servicio Público de Empleo Estatal. En ella se consideran incluidos todos los gastos precisos que lleve consigo la prestación del servicio, conforme a las especificaciones del Pliego de Prescripciones Técnicas, así como los seguros, impuestos y gravámenes de todo tipo, de cualquier esfera fiscal y especialmente el Impuesto sobre el Valor Añadido. Madrid, 30 de noviembre de 2011 EL SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTIÓN FINANCIERA Jaime Noguerales Wandelmer Página 18 de 18