Unidad 4 Fundamentos de Hoja de Cálculo.

Transcripción

1 FUNDAMENTOS DE HOJA DE CÁLCULO Los programas de hojas de cálculo sin aplicaciones que permiten manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas a partir de los datos. Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Entre las aplicaciones mas comunes para el manejo de hoja de cálculo se encuentran Excel que hace parte de Microsoft Office y Calc el correspondiente de software libre de Open Office. Dada su popularidad entre los usuarios, para efectos de este curso utilizaremos Excel, aunque la mayor parte de los conceptos se encuentran relacionados de manera análoga en ambas aplicaciones. PRESTACIONES: Mediante el uso de hojas de cálculo es posible solucionar un sinnúmero de problemas que involucran datos de diferente tipos, en especial numéricos, que responden a requerimientos como los siguientes: Recalcular datos, problemas y sus soluciones. Organizar datos (ordenar, categorizar, generalizar, comparar y resaltar los elementos claves) Realizar diferentes tipos de gráficas que agreguen significado a la información ayudando en la interpretación y análisis. Utilizar gráficas para reforzar diferentes conceptos de cuantificación. Identificar e interpretar para un conjunto de datos, el máximo y mínimo, media, mediana y moda. Utilizar elementos visuales concretos con el fin de explorar conceptos matemáticos abstractos (inteligencia visual y espacial). Descubrir patrones y tendencias. Comprender conceptos básicos pertinentes a diferentes disciplinas. Estimular las capacidades mentales de orden superior mediante el uso de fórmulas para responder a preguntas condicionales del tipo si... entonces. Solucionar problemas. Usar fórmulas para manipular números, explorar cómo y qué formulas se pueden utilizar en un problema determinado y cómo cambiar las variables que afectan el resultado. 22

2 ESTRUCTURA Y COMPOSICION Los archivos de trabajo que utilizamos en las aplicaciones de hoja de cálculo se denominan Libros. Los libros son en si los archivos que manejamos (guardamos, copiamos, transportamos, etc.), estos a su vez están compuestos por una serie de hojas (por defecto 3) y las hojas son un arreglo de filas y columnas. Las filas en cada hoja se encuentran identificadas por números (1, 2, 3, ). Las columnas se encuentran identificadas por letras (A, B, C, ). Esta composición de filas y columnas define en cada hoja una matriz de celdas, cada una de las cuales es identificable de manera inequívoca por la combinación columna-fila, por ejemplo existe una sola celda C3 que es la intersección entre la columna C y la fila 3. a la identificación de una celda se le acostumbra denominar referencia (Epj.: C4 F8, K9 etc.). El aspecto de Excel, sus partes, con un libro abierto (Libro 1) y en él seleccionada la Hoja 1 se puede apreciar en la siguiente figura: Es de anotar que en la imagen se pueden observar algunos elementos personalizables que por lo tanto no siempre estarán presentes, tales como algunas de las barras de herramientas (como las de Dibujo y Formato) y el panel de tareas. En adición, algunos de sus elementos que normalmente 23

3 siempre están presentes como la barra de Fórmulas y la barra Estándar pueden ser modificados añadiéndoles o quitándoles elementos o simplemente desactivándolas. El ancho de las columnas y el alto de las filas también es posible modificarlo, posicionando el puntero del Mouse en la línea que separa el identificador de cada columna en la fila de letras, o de cada fila en la columna de los números; haciendo click y arrastrando cuando el puntero de Mouse se vea así: Ampliar o Reducir Columnas Ampliar o Reducir Filas TIPOS DE DATOS Los tipos de datos que podemos colocar en cada celda de Excel son básicamente de tres tipos: Numérico, Carácter (Texto o dato de tipo cadena de caracteres) y Fórmulas. A los datos son aplicables diversos formatos por lo cual se puede asumir que se aceptan otros tipos de datos como fecha, moneda etc. Las fórmulas típicamente pueden incluir referencias (a celdas), rangos (grupos de celdas) y funciones tanto definidas por el usuario como predefinidas. Las fórmulas en general son recalculadas cada que se efectúa alguna modificación en los componentes que en ella intervienen, considerándose esto una de las mayores prestaciones ofrecidas por la hoja de cálculo. Respecto a las fórmulas, en la celda se visualiza el valor resultante, no la fórmula propiamente dicha, esta se visualiza en la barra de fórmulas al seleccionar la celda donde ha sido escrita. Por ejemplo en la gráfica se puede apreciar que en las celdas A1, A2 y A3 se han colocado los números 20,30 y 10 respectivamente y en la celda A5 (celda activa) se ha colocado la fórmula que suma tales celdas (=A1+A2+A3) pero mientras que en la celda A5 se aprecia el número 60 (el resultado) la fórmula se ve es en la barra de fórmulas. 24

4 Ahora bien, el tipo de dato que se ubica en una celda normalmente es identificado por la hoja de cálculo de manera automática para los tipos de datos Numérico y Texto y se pueden identificar por la alineación dentro de la celda. El tipo de dato Fórmula, debe ser precedido por un signo Igual ( = ) para ser identificado. Así en el ejemplo de la gráfica, los números 20 y 30 que se encuentran en A1 y A2 se justifican a la derecha de la celda, mientras que la palabra Resultado de la celda A3 se justifica a la izquierda de la celda. Las fórmulas deben ser precedidas por el signo = (Igual). CURSORES DE EXCEL Dependiendo del sitio de la celda o celdas activas que seleccionemos, obtendremos diversos cursores o punteros del Mouse y tendremos posibilidad de realizar allí por ende diferentes acciones, entre las cuales podemos distinguir de manera especial las siguientes: La esquina inferior derecha de las celdas, se distingue porque al ser seleccionada, allí aparece un punto. Al ubicar el puntero del Mouse sobre este punto, el cursor se transforma en una cruz negra y al hacer clic y arrastrar el Mouse, teniendo esta cruz, el contenido de la celda se copia hasta donde arrastremos el puntero. Cuando nos ubicamos sobre una celda, tendremos una cruz blanca como puntero del Mouse, al hacer clic y arrastrar el Mouse, las celdas sobre las que se pase son seleccionadas. 25

5 Cuando colocamos el puntero sobre el borde de una celda o rango seleccionado, nos aparece una cruz con flechas que nos permite, al hacer clic y arrastrar el Mouse, mover la celda o rango seleccionado a otra posición. SELECCIONAR, COPIAR, CORTAR Y PEGAR En Excel (y en general en las aplicaciones que soportan OLE Object Linking and Embelding) siguen siendo válidas las operaciones de cortar, copiar y pegar que se describen a continuación junto con sus atajos o formas abreviadas, para tal efecto debe considerarse que existe un sitio intermedio de memoria que se denomina portapapeles, donde se colocan temporalmente los elementos que han sido copiados o cortados hasta que se peguen en otro sitio. SELECCIONAR: Para tal efecto se utiliza el cursor de la cruz blanca, se ubica el cursor en la primera celda a seleccionar, se hace clic y se arrastra así sostenido hasta la última celda a seleccionar, luego si se suelta el botón del Mouse. COPIAR: CTRL+C (Mantener oprimida la tecla CTRL y oprimir una vez la tecla C) copia el contenido de la celda actual o de las celdas que se hayan seleccionado al portapapeles, dejando intactas las celdas seleccionadas. CORTAR: CTRL+X (Mantener oprimida la tecla CTRL y oprimir una vez la tecla X) copia el contenido de la celda actual o de las celdas que se hayan seleccionado al portapapeles y elimina dicho contenido de la celda actual o de las celdas seleciconadas. PEGAR: CTRL+V (Mantener oprimida la tecla CTRL y oprimir una vez la tecla V) copia el contenido que se encuentra en el portapapeles en la celda que se encuentre seleccionada actualmente. REFERENCIAS Una referencia a una celda podemos definirla como una llamada que hacemos al contenido de una celda estando situado en otra. Las referencias normalmente se usan para utilizar un contenido que se encuentra 26

6 almacenado en una celda en los cálculos o fórmulas que se encuentran en otra y esta operación es uno de los trabajos más comunes que potencializan la hoja de cálculo. Las referencias normalmente pueden apuntar a una celda como por ejemplo B9 o a un grupo de celdas, a ello se le denomina rango, del cual deben ser identificados el inicio y el fin del rango separados por el signo : (dos puntos), como por ejemplo B3:D8 que identificaría las celdas que se encuentran desde la celda B3 hasta la celda D8. Dependiendo de las operaciones de copiado y pegado que se pretendan realizar con las celdas, se distinguen adicionalmente tres tipos de referencias a celdas: Referencias Relativas (Son aquellas que varían si la fórmula es copiada a otra celda) Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de su posición) Referencias Mixtas o híbridas (Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la columna o bien la fila) La variación de los valores o identificadores de columna y fila de una referencia relativa depende de a cuantas columnas o filas de la original se ha copiado. Para referencias relativas basta indicar en ellas la columna y fila de las celdas, Ej.: A8. Para denotar una referencia absoluta o una mixta, basta anteceder el elemento columna o fila que se desea hacer absoluto con el signo $ (pesos). Si se anteceden tanto columna como fila, la referencia será absoluta, si se antecede solo fila o solo columna será mixta. Ej. $A$8 es una referencia absoluta, mientras que $A8 y A$8 serán referencias mixtas. Nótese que $A8 es absoluta en la columna, esto quiere decir que si a la fórmula que contenga dicha referencia se le cambia de columna (copiándola) la referencia no variará, mientras que si se le cambia de fila la referencia variará dependiendo del sitio al que se copie. Proceso análogo ocurriría con A$8. FORMULAS El trabajo de cálculo que se realiza en las hojas de Excel, se efectúa normalmente por intermedio de fórmulas. Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel 27

7 que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si por ejemplo la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, esta fórmula al ser calculada por Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula. Componentes de una fórmula: Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A = p R2, se puede escribir en Excel como: =PI( )*B1^2 En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente: Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1 en donde en este caso hemos supuesto se encuentra escrito el radio de la circunferencia. Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula. Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia y el operador * (asterisco) multiplica. Funciones: la función PI( ). Esta función al ser invocada devuelve el valor de PI: 3, OPERADORES: Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia. Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma A3+3 - (signo menos) Resta o Cambio de signo B3-B1-A1 28

8 * (asterisco) Multiplicación B3*C3 / (barra diagonal o slash) División D3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 35% ^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2 Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes: Operador de comparación Significado Ejemplo = ( igual ) Igual a A1=B1 > ( mayor ) Mayor que A1>B1 < ( menor ) Menor que A1<B1 >= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1 <= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1 <> (distinto) Distinto de A1<>B1 (Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO). Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo (& ampersand ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto Significado Ejemplo & ( "y" comercial) Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo. "Sierra"&" Nevada" Produce el valor: Sierra Nevada A3&B3 Crea un nuevo valor de texto formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor de texto que contiene la celda B3 Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones. 29

9 Operador de referencia : (dos puntos) ; (punto y coma) (espacio) Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas que se encuentran entre dos referencias a celdas. Operador de unión que combina varias referencias en una sola. Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias. Ejemplo B5:B15 Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 B5:B15;D5:D15 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las celdas en el rango D5 hasta D15 B7:D7 C6:C8 Hace referencia a la celda C7 Orden en que Excel realiza las operaciones en las fórmulas: Una fórmula está compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado. Precedencia de los operadores: Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda. La siguiente tabla ilustra el orden de ejecución de los operadores Orden Operador 1º : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) Descripción Operadores de referencia 2º - Cambio de signo (como en -A10) 3º % Porcentaje 30

10 4º ^ Potenciación 5º * y / Multiplicación y división 6º + y - Suma y resta 7º & Une dos cadenas de texto (concatenación) 8º = < > <= >= <> Comparación Uso de paréntesis: Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra. Por ejemplo, la siguiente fórmula: =5+2*3 Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado. Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como: =(5+2)*3 En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales. Estructura de las funciones: Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura: Nombre(arg 1 ;arg 2 ; ;arg n ) La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las diferencia unas de otras, este nombre es una 31

11 cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE. Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botón para insertar una función en la barra de fórmulas, si está activa esta barra de fórmulas; o se abre el menú Insertar y a continuación se selecciona la opción Función. Los argumentos son una lista de valores separados por punto y coma (;), pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre. Cuando se escribe la función, aparece la información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR( aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de las funciones sólo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel. INTRODUCIR UNA FÓRMULA Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ). Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento: Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas, escribir = (signo igual). Escribir a continuación la fórmula. Al finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se hace clic sobre el botón introducir. Fórmulas que contengan referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2 contiene la fórmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2. La siguiente tabla muestra una lista de ejemplos de referencias a celdas en la misma hoja y en otras. 32

12 Fórmula =C2 Utiliza el valor de la celda C2 =Hoja2!B2 =-A10 Acción Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2 Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda A10 =A1+23 Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23 Otra forma de introducir fórmulas, llamada apuntando a celdas es la siguiente: Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas, escribir = (signo igual). Comenzar a escribir la fórmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la fórmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección. Al finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir. Cuando se introduce una fórmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la fórmula =(C9*B9) se podrá observar algo como lo siguiente: Algunas fórmulas contienen funciones como las siguientes. Fórmula =SUMA(A:A) Acción Suma todos los valores numéricos en la columna A =PROMEDIO(A1:B4) Calcula el promedio de todos los valores numéricos en el rango A1:B4 33

13 Para introducir en Excel una fórmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento: Seleccionar la celda en que se desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic en Insertar función en la barra de fórmulas, o abrir el menú insertar y seleccionar la opción Función. Seleccionar la función que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función; si se hace difícil localizar el nombre de la función que interesa, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA). Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas para cada argumento. Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón Contraer diálogo, para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de cálculo, después se presiona el botón Expandir diálogo, para volver al cuadro de diálogo. Una vez que se tenga completa la fórmula se debe presionar el botón aceptar, para que la fórmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado. Si se está familiarizado con los argumentos de una función, se puede utilizar la información sobre funciones que aparece después de escribir el nombre de la función y el paréntesis de apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la función para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la función o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la fórmula. Para ocultar la información sobre funciones, en el menú Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificación Información sobre herramientas de funciones de la ficha o pestaña General. GRAFICOS Una de la experiencias más interesante a partir de la hoja de cálculo es la creación de gráficos a partir de una tabla de datos, este procedimiento, normalmente se realiza mediante la utilización del asistente para gráficos de Excel y se ilustra en los siguientes pasos: 34

14 1. Cree una tabla de gráficos de origen y seleccione el rango de datos sobre el cual planea crear el gráfico. 2. Hacer un clic en el botón del Asistente Gráfico. El diálogo del Asistente se abre en el paso 1 de 4. Experimentar: Seleccionar cada tipo de gráfico y hacer un clic en cada uno de los subtipos. Hacer un clic en el botón, Presionar para ver muestra, la barra debajo de los subtipos. El panel mostrará como se verán los datos que acaba de seleccionar al utilizar ese subtipo. 3. Seleccionar el tipo de Grafico Circular y el primer subtipo en la fila de arriba. Hacer un clic en el botón Presionar para ver muestra y mantener apretado el botón del ratón, mientras mira el panel con la vista preliminar en el diálogo. Muestra aproximadamente como se verán los datos en este tipo de gráfico. 35

15 4. Hacer un clic en Siguiente. Se abre el paso 2 del asistente, mostrando los rangos usados para el gráfico. Notar que el nombre de hoja está incluido en las celdas de referencia, seguidos por un signo de exclamación. Los rangos están separados por una coma. De manera que el formato correcto para el rango de datos es: =NombreHoja!$Columna$Fila:$Columna$Fila Ponga una coma entre cada rango usado en el gráfico. La ficha de Series es usada cuando se grafica más de un juego de datos a la vez. También es posible definir aquí si la serie de datos se encuentran en filas o columnas. 5. Hacer un clic en Siguiente. Paso 3 del asistente y se abre en el rótulo Títulos. El grafico circular variará de acuerdo a sus propios cambios. Para el Título del Gráfico escribir: Ingresos 6. Hacer un clic en la ficha Leyenda. Una variedad de leyendas le dicen que es lo que representan los colores del gráfico. Aquí también se puede elegir la ubicación de la leyenda. Hacer un clic en cada opción para ver que efecto produce. Terminar con la leyenda a la derecha. 7. hacer clic en el botón Siguiente para continuar. Se abre el paso 4. Aquí podemos seleccionar en donde queremos que quede nuestro gráfico. Hacer un clic en el botón Terminar y el gráfico quedará terminado y en donde lo hayamos ubicado. 36

16 Al crear gráficos, uno de los pasos mas importantes es la adecuada selección del tipo de gráfico a utilizar, pues de ello depende, que la representación obtenida sea fiel a lo que deseamos mostrar. Por otro lado es de vital importancia el considerar que no todo tipo de gráfico es aplicable a cualquier situación, así, un gráfico circular es consistente con la representación de los datos de una sola serie de datos. Para mostrar por ejemplo ventas de productos en diferentes meses, puede ser muy práctico un diagrama de barras en tres dimensiones, aunque en cifras fuera más claro el estudiar el comportamiento de todos los productos cada mes o de cada producto en los diferentes meses. Es de recalcar también, que es frecuente confundir la utilización de los tipos de gráfico de Líneas y XY Dispersión, mientras el de Líneas muestra tendencias más asociadas a una línea de eventos o de tiempo, el XY Dispersión se ajusta a la graficación en un plano cartesiano. ACTIVIDADES INDEPENDIENTES: Elabore una tabla de Excel de productos, cantidades en existencia y valores unitarios. Plantee las fórmulas de valores totales por producto y valor total del inventario. Calcule sobre la tabla del ejercicio anterior los promedios, máximos y mínimos de existencia, costo unitario y totales. Elabore una tabla de nómina de trabajadores efectuando cálculos tales como liquidación de días trabajados y horas. Defina qué fórmulas debe utilizar en cada paso y elabore la respectiva tabla en Excel. Elabore una tabla compuesta por equipos y cantidad de fallas presentadas en cada equipo en los últimos tres meses, elabore: a) Un gráfico tridimensional que muestre las fallas presentadas en cada equipo en cada mes, b) Un gráfico que represente la composición porcentual de las fallas en cada equipo en un mes, c) Un gráfico que consolide porcentualmente las fallas presentadas a cada equipo en los tres meses. Elabore una lista de sus actividades cotidianas susceptibles de levantamiento de información y registro en tablas, planee que indicadores o cálculos podría tomar acerca de tales datos. 37