SISTEMA DE GESTIÓN (Usuario)

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTIÓN (Usuario)

2 CONTENIDO PRESENTACIÓN INFORMACIÓN QUE PROCESA EL SISTEMA ESQUEMA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO... 1 REQUERIMIENTOS PARA OPERAR EL SISTEMA INGRESO AL SISTEMA PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA MÓDULO SEGUIMIENTO MÓDULO REPORTES REPORTES GENERALES REPORTES DE PRODUCTIVIDAD REPORTE POR DOCUMENTOS ASIGNADOS REPORTE POR TURNOS INDIVIDUALIZADOS MÓDULO CONFIGURACIÓN SALIR DEL SISTEMA... 29

3 PRESENTACIÓN La Unidad de Servicios de Informática (UNICOM) ha diseñado el Sistema de Gestión (SG), cuyo objetivo primordial es facilitar el manejo y seguimiento de la documentación que llega a la Oficialía de Partes de cada Área, Dirección o Unidad del Instituto. El sistema de Gestión se conforma de cuatro subsistemas o módulos que son: Registro de Documentos, Seguimiento, Reportes y Configuración. El nivel de acceso al sistema está determinado por el rol que el Área haya definido para cada uno de los usuarios del Sistema, sin embargo, solo uno de los roles, el de Oficialía de Partes, tiene habilitada la opción Registro de Documentos. La presente guía estará enfocada al usuario que no tiene habilitado el módulo de registro y que realiza actividades propias del seguimiento o atención a los documentos. 1. INFORMACIÓN QUE PROCESA EL SISTEMA El Sistema de Gestión, como ya se mencionó, en la versión de usuario cuenta con tres módulos diseñados para realizar seguimiento de la documentación y generar reportes. Los aspectos que se han tomado en cuenta son: Seguimiento de la documentación a partir del número de folio y/o número de documento. Generación de reportes a partir del número de folio y/o número de documento. Configuración del acceso al sistema. 2. ESQUEMA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO Por medio de los módulos que componen el sistema, las diferentes áreas podrán dar seguimiento a cada uno de los documentos que le sean asignados, hasta obtener una solución y dar respuesta a cada uno de ellos. REQUERIMIENTOS PARA OPERAR EL SISTEMA Navegador Internet Explorer 6.0 ó superior Acrobat Reader versión 5.0 ó superior 1

4 3. INGRESO AL SISTEMA Abra el navegador Internet Explorer y en el campo de dirección escriba la siguiente: después presione la tecla ENTER. Aparece la ventana: Alerta de seguridad debido a que la información del Sistema de Gestión se encuentra cifrada como medida de seguridad. Presione el botón Sí. Fig. 1 Ingreso al Sistema de Gestión de Documentos Posteriormente, aparece una pequeña ventana con más información de seguridad, donde deberá presionar el botón Sí para continuar: Fig. 1a 3.1. Pantalla Principal del Sistema Una vez que haya presionado el botón Sí de la ventana ilustrada en la figura 1a, se desplegará la pantalla principal del Sistema de Gestión, como se muestra en la Figura 2. 2

5 Observe que en la pantalla principal se encuentran listadas las áreas que operan actualmente el Sistema de Gestión, deberá elegir, con un clic, la que le corresponda: Fig. 2 Pantalla de Inicio Una vez que haya seleccionado su área, presione el botón para acceder al sistema. Aparecerá la ventana de claves de acceso, introduzca correctamente su clave de Usuario y Contraseña: Después de ingresar su Nombre de Usuario y Contraseña, presione Aceptar. Fig. 3 Claves de acceso NOTA: Las claves de acceso son las mismas que utiliza en su correo electrónico institucional. 3

6 Visualizará la pantalla que contiene el menú principal del sistema, el cual cuenta con las siguientes secciones: En esta sección se observan los tres módulos con los que cuenta, a nivel usuario, el Sistema de Gestión. En esta sección, se puede observar el nombre del usuario activo. Por medio de estas ligas se tiene acceso a INTERNET, INTRANET, CORREO y al sitio del CAU. Fig. 4 Pantalla Principal e inicial del sistema 4. MÓDULO SEGUIMIENTO Por medio de este módulo se asignarán los documentos, que previamente hayan sido registrados en el Sistema, a las áreas correspondientes para su atención y respuesta. De igual forma se dará seguimiento a las actividades para su solución, por medio de su registro en este módulo. Para ingresar al módulo Seguimiento presione la liga: de la pantalla principal del Sistema (Figura 4). A continuación se presentará una pantalla como la siguiente: Por medio de estos combos, usted podrá consultar los documentos registrados, ya sea por Origen, No. de Documento ó Folio, Tipo, Estatus, así como la selección de un criterio de ordenamiento. Fig. 5 Seleccione alguno de los filtros y presione el botón Consultar. 4

7 En las siguientes figuras se muestra el contenido de los combos y las definiciones de algunas de las opciones que ahí se presentan: Este combo le permitirá conocer el origen del documento, es decir, si proviene de un área interna o bien, de la Presidencia. En esta opción usted podrá consultar cualquier documento introduciendo el mismo número con el que fue registrado en el Sistema. Este combo cuenta con los tipos de documento que pueden ser registrados. Este combo contiene los tres diferentes estatus que puede tener un documento, que también coincide con la ubicación donde se encuentra. Al seleccionar alguna de estas opciones ordenará de forma ascendente o descendente. Fig. 6 Por ejemplo si en el combo Estatus, seleccionamos la opción Registrado, únicamente obtendremos los documentos que han sido registrados en el Sistema y no han tenido ningún otro movimiento. En este combo puede seleccionar un criterio para ordenar los documentos producto de la consulta. Fig. 7 5

8 Para nuestro ejemplo vamos a seleccionar la información para la búsqueda del documento, como se muestra en la siguiente figura: Seleccione el Origen del documento. Ingrese el No. de Docto o Folio. Seleccione el Tipo de documento. Seleccione Estatus Registrado Seleccione un criterio de Ordenamiento del documento De manera Ascendente (Asc) o bien Descendente (Desc). Fig. 8 Búsqueda de la información para el seguimiento de documentos Haga clic en Consultar. NOTA: Cabe mencionar que la opción que aparece en la fig.8 solo será visualizada por aquellos usuarios que así lo necesiten para su seguimiento. El resto de los usuarios podrán visualizar las demás opciones, así como los tres botones siguientes en la parte inferior de la pantalla: Puede emplear los criterios de búsqueda que desee para localizar un documento determinado, pero considere que entre más precisa sea la búsqueda podrá localizar más fácilmente el (los) documento(s). Incluso puede emplear el campo No. de docto. ó Folio de la sección superior derecha, ingresado el dato respectivo, por ejemplo: 6

9 Al hacer clic en el botón Consultar el sistema le mostrará la información del documento, misma que puede visualizar en la figura siguiente: Información de seguimiento del documento seleccionado. Fig. 9 Seguimiento del documento Al hacer clic en el icono, se presenta la siguiente pantalla, en la cual se despliega la información referente a los usuarios y/o áreas a quienes se les ha asignado y turnado un documento. Como se observa en la siguiente figura: En esta pantalla se encuentran diferentes iconos que permiten realizar algunas acciones para el seguimiento del documento. Usuarios a los que se ha asignado o turnado el documento. Fig. 10 Usuarios asignados o turnados 7

10 Al hacer clic en el icono Vista rápida del documento se presenta el documento en formato PDF. A continuación se muestra un ejemplo de esta pantalla: Fig. 11 Vista rápida del documento El icono Ver datos del documento muestra la información completa capturada al momento del registro: los Datos del Documento y los Datos de Recepción de éste. En la siguiente figura se presenta un ejemplo de lo que se observaría en esta pantalla: Fig. 12 Ver datos del Documento 8

11 El icono: Ver el histórico del documento presenta una lista con todas las actividades realizadas desde el registro del documento. Fig. 13 Ver histórico del documento El icono Ver archivo(s) que integran el documento/adjuntar muestra una pantalla en la que se listan los documentos que se han anexado al registro, incluyendo el documento principal, de igual manera da la posibilidad de adjuntar otro archivo. A continuación se muestra la pantalla: Haga clic en esta liga, para cerrar la ventana. Icono del archivo adjunto, para visualizarlo haga doble clic sobre éste. Puede adjuntar otro archivo por medio de esta liga Fig. 14 Archivos que integran el documento 9

12 Para turnar el documento haga clic en el botón. Vea la Fig. 10. El sistema le mostrará la siguiente pantalla, donde podrá turnar el documento definiendo las responsabilidades que le correspondan a cada área de atención: Observe que aquí aparecen los posibles responsables a quienes se puede turnar el documento 1. Haciendo clic en el recuadro correspondiente, asigne las actividades para cada responsable de acuerdo con el listado de las actividades. Listado de las Actividades disponibles. 2. Una vez seleccionadas las actividades que deberá realizar cada uno de los responsables del documento, presione el botón Generar Turno. Fig. 15 Crear Turno NOTA: El botón que aparece en la pantalla de SEGUIMIENTO, vea la figura 10, solo es observable por los usuarios que así lo requieren, como es el caso, por ejemplo, de los directores de área. Los demás usuarios que no tengan este botón podrán CREAR turnos como se detalla en la sección siguiente. Si quien genera el turno es el Director Ejecutivo o Director de Área, podrá marcar la opción de Requiere respuesta por escrito, y definir el número de días para realizar esta acción, la fecha calculada se mostrará a todas las personas que consulten el turno. Una vez realizado lo anterior haga clic en el botón ; el sistema desplegará la siguiente pantalla donde le informa que se ha creado un turno, observe la figura siguiente. 10

13 Fig. 16 Turno creado. Al turnar un documento, éste pasa de forma automática a la Bandeja de Salida, desapareciendo de la ventana de SEGUIMIENTO mostrada en la figura 9. No obstante podrá ser consultado con las opciones ya mencionadas. La ventana del módulo SEGUIMIENTO representa en sí la Bandeja de Entrada, donde podrán visualizarse todos los documentos que, dependiendo del perfil de usuario, requieren ser turnados o bien han sido turnados por el jefe inmediato superior. Para los usuarios que no puedan visualizar el botón de la fig. 9, podrán observar el botón de la Fig. 10, en donde el sistema mostrará los turnos creados al documento, como se muestra a continuación: Haga clic en este icono para visualizar los TURNOS creados al documento. Fig. 17 Turnos. Después de hacer clic en cualquiera de los iconos: se mostrarán las actividades asignadas a los responsables de dar atención al turno, como se ve en la siguiente figura. 11

14 Iconos que permiten ver el histórico del documento y obtener la versión para impresión respectivamente. Color representativo del estatus del documento: ROJO: No enterado AZUL: Enterado VERDE: Concluido También puede conocer el estatus colocando el puntero del ratón sobre la viñeta. Haga clic en el icono para regresar a la pantalla de crear turno. Haga clic en este icono para enviar el documento a la bandeja de salida. Fig. 18 Actividades turnadas a los responsables. A continuación se detalla cada acción de los iconos que se presentan en la pantalla de turnos creados al documento. El icono Ver el histórico del Turno presenta una lista con todas las actividades realizadas desde el registro del documento. Fig. 19 Historial de Atención al Turno. 12

15 El icono Versión para Impresión presenta la información de los responsables y las actividades asignadas para posteriormente imprimirlo. Fig. 20 Versión para impresión. Observe que en las Fig. 18 y 20, se observa una viñeta que notifica sobre el estatus de atención del documento, si ésta se encuentra en color rojo significa que la persona a la que se le turnó el documento aún no esta enterada, si se presenta en color azul indica que está enterada, en color gris significa que está rechazado, en naranja que está en espera y el estatus de color verde significa que las actividades de atención han terminado y el documento ha sido concluido. Un indicador del estatus aparecerá para cada una de las personas o áreas responsables. Cabe mencionar que si el documento fue turnado a la Secretaría Ejecutiva y desea conocer los turnos generados, seleccione el documento y presione el botón Turnos (fig.10), posteriormente el icono expandir para observar los turnos y en la parte inferior de la pantalla se observará un icono Generar turno personalizado, como se muestra a continuación: 13

16 Presione el icono Generar turno personalizado. Fig. 21 Turnos generados Al presionar el icono Generar turno personalizado, el sistema desplegará una ventana emergente para Redactar un turno personalizado, dicha ventana cuenta con una herramienta de revisión ortográfica para asegurar una redacción libre de faltas de ortografía, como se muestra en la siguiente figura: 14

17 1. Redacte su descripción de turno personalizado. 2. Oprima Revisar ortografía para corregir algún error. Fig. 22 Redacción del turno personalizado 3. Oprima el botón Registrar para ingresarlo al seguimiento. Al registrar la redacción del turno, el sistema desplegará la siguiente ventana, avisándole que se ingresado correctamente la descripción del turno, como se observa a continuación: Fig. 23 Notificación del ingreso ó actualización del turno personalizado Una vez integrada la descripción del turno, el sistema le indicará al usuario su actividad a través del icono Vista preliminar de turno personalizado como a continuación se muestra: 15

18 Haga clic en el icono Vista preliminar de turno especializado. Fig. 24 Visualización del registro del turno personalizado 16

19 Para visualizar la descripción realizada, sólo presione el icono Vista preliminar de turno personalizado como se muestra a continuación. Fig. 25 Vista preliminar del turno personalizado Al pulsar el botón Documentos de respuesta de la fig. 10, el sistema desplegará una ventana emergente para visualizar aquellos documentos que han sido adjuntados como oficios de respuesta al documento, como se muestra posteriormente: Fig. 26 Ver Documentos de Respuesta Al presionar el botón Ver Doctos. de Respuesta, el sistema le mostrará los datos de aquellos oficios que han sido adjuntados como respuesta al documento, como se presenta en la siguiente figura: Fig. 27 Oficios de respuesta adjuntos 17

20 Al hacer clic en el botón de la figura 10, el sistema mostrará la siguiente pantalla donde podrá hacer anotaciones sobre el documento. Cabe mencionar que las notas podrán ser vistas por todas los usuarios y/o áreas. 1. Ingrese una Nota 2. y haga clic en el botón Agregar Fig. 28 Notas Al hacer clic en el botón Agregar se presentará la siguiente pantalla informando que la nota ha sido registrada. Esta ventana se cierra automáticamente. Fig. 29 Nota registrada Para observar la Nota, solo haga clic en el icono de seguimiento de la figura10 y así podrá conocer el contenido de ella, como se muestra a continuación: Fig. 30 Detalle de notas 18

21 5. MÓDULO REPORTES En este módulo se pueden generar tres tipos de reportes: Reportes Generales, Reportes de Productividad Por Documentos Asignados Por Turnos Individualizados Para ingresar al módulo Reportes haga clic en la liga que se encuentra en la pantalla principal del sistema (Fig. 4), la pantalla que se muestra es la siguiente: Reportes que se pueden generar en el sistema. Fig. 31 Reportes 5.1 Reportes Generales En este tipo de reportes se tiene la posibilidad de seleccionar la información que se quiere presentar en él, una vez seleccionados los criterios de búsqueda. Al hacer clic en la liga correspondiente del tipo de reporte se presenta la pantalla de búsqueda, en donde se deben introducir los criterios para que el reporte pueda ser desplegado. 19

22 Seleccione los criterios para que el sistema pueda realizar la búsqueda del reporte que se va a desplegar. En esta sección puede seleccionar la información que desea que se presente en el reporte. Haga clic en el botón Consultar>>. Fig. 32 Selección de criterios Los campos para la selección de criterios de búsqueda son: Buscar en: Seleccione este filtro si la búsqueda será en Documentos de Entrada o bien en Documentos de Salida. Folio Oficialía: Ingrese el folio que oficialía de partes le asignó al documento. Folios: Capture el rango de búsqueda de los documentos a través del folio inicial y del folio final. No. Documento: En este campo introduzca el número que se le ha asignado al documento según su área. 20

23 Copia de Conocimiento: Presenta dos opciones para seleccionar: Sí o No. Presione Sí cuando el documento sea una copia de conocimiento (c.c.p) hacia el titular de la Dirección Ejecutiva o Unidad. Asunto: En este campo debe anotar una descripción del asunto al que se refiere el documento. Periodo: Ingrese el periodo de Registro Inicial y Final para consultar los Reportes. Puede seleccionar basándose en el periodo de registro o en el periodo de recepción. Tipo: Seleccione el Tipo de documento a consultar, puede ser Oficio, Circular, Atenta nota, Carta o Invitación. Estatus: Seleccione el Estatus del documento (Registrado, Asignado, En turno o Contestado). Área Remitente: Seleccione el remitente, puede ser Oficinas centrales, Órganos desconcentrados o remitente Externo. Seleccione las áreas y/o entidades según sea el caso. Remitente: Ingrese el Nombre del Remitente. Destinatario: Ingrese el Nombre del destinatario. Categoría: Seleccione del listado del combo la categoría que corresponda al tipo de documento. Ordenar por: Le permite ordenar los documentos por: Fecha de registro, Estatus, No. de documento, Tipo, Folio, Fecha del documento, Área remitente, Nombre remitente, Categoría, Personal que registra, Nombre del destinatario, Ubicación física del documento, Hora de registro, Fecha recepción, Asunto, Área destinataria, Hora recepción, Documento origen. 21

24 Al hacer clic en el botón Consultar se presenta una pantalla con el reporte del documento que se seleccionó, observe el ejemplo que se muestra en la figura siguiente: Se muestra el reporte general del documento, con los campos seleccionados previamente. Fig. 33 Reporte General Observe que en el reporte únicamente se muestran los campos con la información seleccionada en la Fig. 32. Para descargar el reporte en Excel haga clic en la liga Exportar a Excel o en el Icono. (Ver figura 33). Haga clic en la liga para Exportar a Excel o en el icono. Enseguida se presenta una ventana en donde debe seleccionar qué es lo que desea realizar con el archivo: abrirlo con la aplicación por defecto que en este caso es Excel o bien si desea guardarlo en disco: 1. Seleccione una de las dos opciones para descargar el archivo: abrirlo desde su ubicación actual en Excel, o bien guardarlo en disco. 2. Haga clic en el botón Aceptar. Fig. 33a Opciones para descargar el documento 22

25 NOTA: Es posible que la ventana visualizada al presionar la liga Exportar a Excel no sea la mostrada en la figura 33a, sino la que se ilustra a continuación: Fig. 33b Opciones para descargar el documento En cuyo caso tiene las mismas posibilidades, es decir, abrirlo con Excel o bien guardarlo en su disco duro. Al presionar el botón Aceptar, figura 33a, (habiendo seleccionado previamente la opción Abrir este archivo desde su ubicación actual), o el botón Abrir de la figura 33b, se presenta el reporte en Excel como se ilustra en la figura siguiente: Fig. 34 Reporte en Microsoft Excel Puede proceder a guardarlo en su disco duro como un archivo de Excel. 23

26 Si selecciona la opción Guardar en disco, se presenta una ventana en la que debe seleccionar la ubicación en la que va a guardar el archivo, como se muestra a continuación: 1. Seleccione la ubicación en donde desea guardar el archivo del reporte. 2. Si desea puede renombrar el archivo. 3. Haga clic en el botón Guardar. Fig. 35 Guardar en disco 5.2 Reportes de Productividad Estos reportes se encuentran divididos en: Por Documentos Asignados Por Turnos Individualizados. y Reporte Por Documentos Asignados En este tipo de reportes se muestra un listado con la información relacionada a los documentos que han sido asignados directamente a una determinada área. Permite realizar una consulta por todas las áreas, alguna en particular, por rango de fecha de asignación y por estatus del documento. Haga clic en la liga Por Documentos Asignados de la pantalla mostrada en la figura 31, observará la ventana siguiente: 1. Seleccione los criterios de búsqueda deseados. 2. Presione el botón Examinar Fig. 36a Reporte por Documentos Asignados 24

27 Enseguida se mostrarán en pantalla los resultados de la búsqueda, observe el ejemplo siguiente: Fig. 36b Resultados de la búsqueda Reporte Por Turnos Individualizados En este tipo de reportes se muestra la información que ha sido turnada, esto es, los documentos que han sido asignados a algún responsable. Haga clic en la liga Por Turnos Individualizados de la pantalla mostrada en la figura 31, observe el ejemplo siguiente: 1. Seleccione los criterios de consulta de los turnos que requiera o desee 2. Haga clic en el botón Examinar Fig. 37a Reporte por turnos individualizados 25

28 Observe el reporte que se obtiene como resultado de los criterios aplicados en el ejemplo de la figura anterior: Periodo de la creación de turno seleccionado del 4 al 5 de abril de Fig. 37b Resultado del Reporte por turnos individualizados 6. MÓDULO CONFIGURACIÓN La función del módulo configuración permite indicar qué persona o personas adquirirán los mismos privilegios que el usuario original, que en este caso es el usuario de Oficialía de partes, por un periodo de tiempo indicado. Al seleccionar la liga configuración de la pantalla principal del sistema o bien por medio de la barra de acceso a los cuatro módulos, se presenta la siguiente pantalla. 1. Nombre de los responsables activos. 2. Seleccione al (los) corresponsable (s) 3. Indique la fecha de inicio y fin del periodo en el cuál tendrá(n) funciones el usuario de Oficialía. 4. Haga clic en el botón Asignar. Fig. 38 Corresponsabilidad 26

29 Nota: Es necesario mencionar que la primera sección que corresponde a Categorías existentes y Movimientos al catálogo de la figura 31, sólo podrán ser visualizadas por los usuarios que así lo requieran para el seguimiento de sus documentos. Una vez que haya seleccionado al corresponsable y el periodo correspondiente de funciones, haga doble clic en el botón Asignar. Enseguida observará una pantalla notificando la asignación exitosa del corresponsable: Fig. 39 Asignación de corresponsable Si regresa al módulo de configuración puede observar que el corresponsable seleccionado aparece en la siguiente pantalla. Corresponsable seleccionado. Fig. 40 Corresponsable 27

30 Desde esta pantalla es posible desmarcar o borrar a un corresponsable. Para realizar esto seleccione el nombre del corresponsable que desea quitar y haga clic en la liga Desmarcar como se ilustra en la figura siguiente: Seleccione el corresponsable y haga clic en la liga Desmarcar. Fig. 41 Desmarcar corresponsable Enseguida el sistema mostrará un mensaje: Fig. 42 Corresponsable desmarcado 28

31 7. Salir del Sistema Para salir del sistema, solo haga clic sobre el icono de la barra de acceso a los diferentes módulos, esta barra se encuentra en cualquier pantalla del sistema: Fig. 43 Salir del sistema Visualizará la pantalla inicial de acceso al Sistema de Gestión: Fig. 44 Pantalla principal 29