SOLUCIONES INTEGRADAS INFORMATICA EMPRESARIALES ANALISIS DE SAP Y LAWSON WILLIAM FERNEY DELGADO HERNANDEZ

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1 SOLUCIONES INTEGRADAS INFORMATICA EMPRESARIALES ANALISIS DE SAP Y LAWSON WILLIAM FERNEY DELGADO HERNANDEZ DESARROLLO DE SISTEMAS DE APLICACIONES DE NEGOCIO, ADQUISICIÓN IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO Carlos Hernán Gómez Gómez UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA ESPECIALIZACION DE AUDITORIA DE SISTEMAS MANIZALES P a g e

2 CONTENIDO Pág. 1.. SOLUCION SAP Descripción general de la solución empresarial base Plataforma de Hardware y Software Estructura General de la Aplicación Estructura en detalle SOLUCION LAWSON Descripción general de la solución Plataforma de Hardware y Software Estructura en detalle de la solución Cuadro Comparativo entre las 2 soluciones PARTE Estructura General de una empresa industrial Estructura por procesos de una empresa industrial Propuesta de gerencia de sistemas para la empresa Solución informática integrada para la empresa Propuesta de sistema de información para la empresa 28 Web-grafía 29 2 P a g e

3 SOLUCIONES INTEGRADAS INFORMATICA EMPRESARIALES 1. SOLUCION SAP 1.1. Descripción general de la solución empresarial base Es el paquete de gestión integral de empresa ERP más implementado en el mundo. Independiente del motor de datos, plataforma y estructura de empresa. Refleja todos los requerimientos de las funciones y procesos de negocio de cualquier tipo de organización. Cabe destacar su fortaleza en los módulos financieros y de recursos humanos En el mundo de los negocios del siglo XXI, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y las tecnologías de Internet se apoyan mutuamente. Dentro de una estrategia de e-business los sistemas ERP ocupan una parte central. La correcta implantación de ambas tecnologías ofrecerá a las empresas nuevas opciones para mejorar la rentabilidad y para crear ventajas competitivas. Los beneficios derivados abarcan desde la planificación del negocio avanzada, a la optimización de recursos humanos, la reducción de costes o la capacidad de atender a los clientes más económica y rápidamente. La historia de SAP Breve Resumen Histórico 1972 Se funda SAP Se lanzan las soluciones SAP R/ Primeros clientes internacionales Se lanzan las soluciones SAP R/2. 3 P a g e

4 1988 La empresa sale a bolsa (Frankfurt ) Se lanzan las soluciones SAP R/ La versión 3.1 de SAP R/3 se adapta a Internet La empresa lanza las nuevas soluciones de gestión de relaciones con los clientes y de gestión de la cadena de suministro; SAP comienza a desarrollar soluciones específicas para cada sector La empresa cotiza en la Bolsa de Nueva York SAP presenta mysap.com SAP crea SAPHosting, una filial dedicada a la prestación de servicios de aplicaciones de Internet y a actividades de hosting de aplicaciones SAP forma una alianza estratégica con Commerce One para crear SAPMarkets, una filial dedicada a la creación e impulso de marketplaces de business-to-business interconectados globalmente a través de Internet SAP adquiere Top Tier y forma SAP Portals. CARACTERÍSTICAS SAP Las principales características de SAP son: Informaciónon "on-line Esta característica significa que la información se encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos de actualización y procesamiento habituales en otros sistemas. Jerarquía de la información Esta forma de organizar la información permite obtener informes desde diferentes vistas. Integración Esta es la característica más destacable de SAP y significa que la información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas. 4 P a g e

5 Beneficios empresariales Como nueva generación del software de SAP R/3, SAP R/3 Enterprise: Maximiza el retorno de su inversión, permitiéndole extraer un valor adicional y duradero de su sistema SAP R/3. Refuerza su infraestructura de ERP a través de funcionalidades mejoradas y nuevas características que mantienen su empresa en funcionamiento de forma fluida, efectiva y rentable. Admite la colaboración e integración con aplicaciones y sistemas externos a SAP, incluyendo los basados en tecnologías abiertas como los servicios Web, XML, SOAP, WAP y J2EE. Reduce el coste y la complejidad de las actualizaciones y el mantenimiento. Disminuye su coste de propiedad total, ofreciéndole la opción de implementar únicamente las funciones de negocio que necesita y cuando las necesita, de forma que usted invierte en las áreas que son fundamentales para el éxito de su empresa. Ofrece un rendimiento y una estabilidad sin precedentes en los que puede confiar para sus procesos de negocio críticos. 1.2 PLATAFORMA DE HARDWARE Y SOFTWARE Estas son las plataformas que podremos elegir para ejecutar nuestro SAP: Arquitecturas: o Alpha, Power PC, PA, Intel, MIPS, SPARC, IBM iseries y zseries. Sistemas Operativos: o Windows NT, 2000,IBM AIX, OS/400, OS/390, Z/OS,Sun Solaris, Siemens Reliant UNIX, Linux, HP/UX, Compaq Tru64 Unix. Bases de Datos: o IBM DB2, Informix,Microsoft SQL Server, Oracle, SAP DB. Además tenemos la posibilidad de trabajar con sistemas heterogéneos, es decir, utilizar un sistema operativo para el servidor de base de datos como por ejemplo UNIX y utilizar otro para los servidores de aplicación como por ejemplo Windows. 5 P a g e

6 1.3 ESTRUCTURA GENERAL DE LA SOLUCION El sistema SAP R/3(System, Applications and Products) tiene un conjunto de normas estándares en el área de software de negocios. El sistema SAP R/3 ofrece soluciones estándares para las necesidades enteras de información de una compañía. El sistema SAP R/3 consiste en funciones integradas en las siguientes áreas: Production Planning. PP Sales & Distribution. SD Office & Communication Controlling. CO Material Management. MM Human Resources. HR Quality Assurance. QA Asset Management. AM Plant Maintenance. PM Project System. PS Industry Solutions. IS Financial Accounting. FI SD Ventas y Distribución MM Materiales PP Producción QM Calidad PM Mantenimiento FI Finanzas CO Controlling TR Tesorería R/3 Cliente / Servidor ABAP HR Recursos Humanos WF Workflow IS Soluciones de Industria PS Proyectos 1.4 ESTRUCTURA EN DETALLE DE LA SOLUCION Gestión financiera (FI): Cuentas de Mayor, Consolidación de sociedades, Cuentas a Cobrar, Cuentas a pagar, Gestión de activos, Special Ledgers y Cierres Inversiones(IM): Gestión de inversiones Tesorería (TR): Programas de conciliación, Provisiones posicionamientos, Control de fondos, gestión presupuestaria, etc. Controlling (CO): Contabilidad por Centros Coste, Contabilidad Presupuestaria, Control de costes del producto, Analisis de rentabilidad, Ordenes Internas, Costes basados en actividades, Gastos generales, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc. Gestión de datos generales de Logística (LO): Datos básicos, gestión variantes de productos, modelos previsión y comportamientos y cambios de ingeniería de objetos SAP 6 P a g e

7 Gestión de mantenimiento(sm): identificación descripción, mantenimiento preventivo, ordenes de mantenimiento, proyectos de mantenimiento, gestión del servicio. Enterprise Controlling(EC): Contabilidad centros de beneficio, Planificación del negocio, Consolidación a nivel directivo, Executive Information System. Ventas y distribución (SD): Datos Maestros, Gestión de ventas, Gestión de tarifas y condiciones de precio, gestión de expediciones, facturación. Sistemas de información, intercambio electrónico. Gestión de proyectos (PS): Datos básicos, planificación del proyecto, plan de costes, proceso de aprobación, seguimiento y progreso del proyecto, sistemas de información. Gestión de materiales (MM): Planificación de necesidades de materiales, gestión de compras, gestión de inventarios, gestión de almacenes, verificación de facturas, sistema de información, intercambio electrónico de datos, sistemas de clasificaciones y gestión de lotes. Calidad (QM): Herramientas de planificación, proceso de inspección, control de calidad certificados de calidad, notificaciones de calidad. Producción (PP): datos básicos, gestión de la demanda, plan maestro, plan de capacidades, plan de materiales, ordenes de fabricación, costes de producto, sistemas de información, industria de procesos, configuración de producto. Gestión del Personal(HR): Datos Maestros de personal, Nomina, gastos de viaje, organización y planificación, desarrollo de personal, gestión de formación, selección de personal, gestión de tiempos Industry solution retail (IS-R): planificación de surtidos, reaprovisionamiento, formatos de presentación, sales retail, inventario de proveedores, compras retail, transportes, sistemas de información retail 7 P a g e

8 2. SOLUCIONES LAWSON Soluciones Lawson fundada en 1975, es una empresa que ofrece software, servicios y asistencia para ayudar a las compañías a realizar su trabajo; Es líder en el mundo por sus productos ERP (Enterprise Resource Planning) y algunos productos ofrecidos por los servicios de la computación en la nube con presencia en Estados Unidos, parte de Europa y Asia. El software se ofrece a organizaciones multinacionales y hasta pequeñas y medianas empresas pertenecientes a sectores de la salud, la Moda, industrias alimenticias, préstamo y venta de equipos (quirúrgicos, minería, construcción, agricultura), Industrias manufactureras y distribuidoras, transporte, sector público y de servicios. 2.1 ESTRUCTURA GENERAL DE LA SOLUCION La solución ofrece dos tipos de productos que son: Productos M3 (Make, Move, Mantain) Las soluciones Lawson M3 se destinan a las empresas "Make, Move, Maintain"; se trata de una solución global e integrada que se dirige al conjunto de procesos de la empresa; Estas aplicaciones se dirigen principalmente a industrias de capital intensivo, que incluyen: Ventas y servicios al cliente. Gestión de activos empresariales. Gestión de la cadena de suministros. Operaciones de fabricación. Gestión financiera. Esta es la solución para empresas de los sectores: Textil, moda y accesorios Alimentación y bebidas Distribución al por mayor Mantenimiento y equipos 8 P a g e

9 Producción Lawson también proporciona funcionalidad pre-configurada que responda a las necesidades específicas de ciertas industrias Productos S3 (Staff, Source, Serve) Aplicaciones en la línea de productos S3 están diseñados para ayudar a los clientes de las industrias de servicios que incluyen "el personal, la fuente y servir.": como son algunas de estas: Gestión del servicio. Operaciones específicas de la industria. Gestión de la cadena de suministros. Gestión del capital humano Gestión financiera de la empresa Estos productos se ofrecen para empresas de sectores tales como: De Sanidad. Ventas al por menor. Administración pública. Finanzas Servicios profesionales Igualmente estos módulos son pre-configurables para cada una de estos sectores 2.2 PLATAFORMA DE HARDWARE Y SOFTWARE Las soluciones de Lawson están desarrolladas en lenguaje Microsoft.Net y en complemento con Windows presentation foundation 1 lo que le da una ventaja cuando se instala sobre sistemas operativos de microsoft. En la actualidad se están enfocando al nuevo modelo de negocio como lo es la computación en la nube y así ahorrar costos a las empresas con adquisición de equipos de hardware para la implementación de estos servicios 1 Desarrollado por Microsoft, es un subsistema de software de computador para representar aplicaciones basadas en Windows; conocido anteriormente como Avalon 9 P a g e

10 2.3 ESTRUCTURA EN DETALLE DE LA SOLUCION INCLUYENDO LA PERSPECTIVA DESDE EL NEGOCIO La solución viene estructurada con los siguientes módulos: FINANZAS MAYOR GENERAL Incluye: Parámetros y estructuración; Estructura del plan contable; Creación y gestión de libros; Estructura de los reportes de la empresa; Reportes y entradas en el diario; Transacciones de los comprobantes; y otros CUENTAS POR PAGAR Incluye: Políticas y procedimientos; Datos principales de los proveedores; Procesamiento y antigüedad de las facturas; Procesamiento de los cupones del diario; Registro de cuentas por pagar en el libro mayor; Control de los pagos; y otros. ACTIVOS FIJOS Incluye: Registros de activos fijos; Transacciones de los activos; Depreciación de los activos; Registros de depreciación; Reportes fiscales. CONTABILIDAD DE COSTOS Incluye: Datos de los costos; Asignación de costos; Procesamiento de la distribución de costos; Gestión de costos. GESTIÓN DE TESORERÍA Incluye: Genera un reporte con la información más reciente del efectivo en caja (saldo en efectivo); Planea los recursos en efectivo provenientes de ventas, cuentas por cobrar, servicios posventa y fuentes misceláneas de efectivo; Planea el uso de los fondos en efectivo provenientes de compras, cuentas por cobrar y fuentes misceláneas de efectivo; Revisa los fondos designados, comparándolos contra las reservas de efectivo o el efectivo disponible; Actualiza y mantiene un programa de fechas de pago; Genera reportes sobre los pronósticos de flujo de efectivo, entre otros. 10 P a g e

11 PRESUPUESTOS Incluye: Control presupuestario; Contabilidad presupuestaria; Desarrollo de los presupuestos; Presupuestos; Asignación de presupuestos. CUENTAS POR COBRAR Incluye: Requisitos en línea; Requisitos de procesamiento; Requisitos de los datos; Requisitos de generación de reportes; Requisitos de las interfaces; Gestión de créditos y cobranzas. GENERACIÓN DE REPORTES FINANCIEROS Incluye: Requisitos en línea; Misceláneos CONTABILIDAD DE PROYECTOS Incluye: Estructura de codificación de los costos y los proyectos; Creación de proyectos; Generación y mantenimiento de las estructuras de codificación de los costos; Procesamiento de las transacciones; Captura de datos de las partidas; Herramientas de generación y formateo de reportes; y otros RECURSOS HUMANOS GESTIÓN DE PERSONAL Incluye: Gestión de las contrataciones; Perfil del personal; Estructura de la Empresa; Perfiles de los puestos e información de los salarios; Desarrollo profesional y capacitación; Gestión de recompensas; y otros PRESTACIONES SOCIALES Incluye: Prestaciones sociales estándar; Perfil para los planes de prestaciones sociales de los empleados; Administración de las prestaciones sociales. NÓMINA Incluye: Perfil de los empleados para la nómina; Ingresos y deducciones; Parámetros de admisibilidad de los empleados; Saldos de los usuarios; Ficha de asistencia automatizada; Seguridad y auditorías; y otros 11 P a g e

12 AUTOSERVICIO DE LOS EMPLEADOS Incluye: Revisa y mantiene información relacionada con diferentes sucesos en la vida de un empleado, como nombre, dirección, número telefónico, etc.; Los empleados pueden revisar o inscribirse a las prestaciones durante un periodo abierto de inscripciones; Cambia las prestaciones que se ofrecen a los empleados en relación con cierto suceso en su vida; Actualiza la información del formulario W4 2, como estado de la declaración de impuestos, número de excepciones e información sobre las retenciones; Permite visualizar la información del talón de pago, como salario bruto, impuestos, deducciones, salario neto, periodo de pago y totales anuales acumulados hasta la fecha; Mantiene los dependientes y los beneficiarios que están relacionados con cierto suceso en la vida de un empleado; y otros. PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LOS EMPLEADOS Incluye: Analiza el número de empleados, así como las tendencias de movimiento y rotación de los mismos, y genera reportes con dicha información; Genera reportes de planeación de la fuerza de trabajo; Genera reportes sobre la igualdad de oportunidades de empleo, la discriminación positiva y los empleados discapacitados; Genera reportes sobre la acumulación de ausencias y permisos de ausencia; Mantiene la información detallada de los salarios y los costos salariales, por ejemplo, sobre los ingresos, las deducciones y los desembolsos; Genera reportes sobe las vacantes y la eficiencia con la que se ocupan, por ejemplo, el tiempo que tardan en ocuparse, el costo por solicitante y el tiempo promedio que la persona mantiene el puesto SALUD Y SEGURIDAD Incluye: Investiga los incidentes en los que algún empleado o contratista resulte lesionado o esté enfermo y genera reportes con esta información; Da inicio a las medidas correctivas en relación con algún incidente; Mantiene la información sobre los registros y los reportes de primeros auxilios; Maneja las reclamaciones de heridas y enfermedades relacionadas con el trabajo; Genera reportes sobre los incidentes en los que se ven involucrados vehículos o maquinaria; Detecta y supervisa las condiciones (áreas) y los materiales peligrosos y exporta esta información a través de una interfaz para que sea procesada GESTIÓN DE LA FUERZA DE TRABAJO 2 Este formulario calcula cuánto dinero se le debe retener de cada cheque de sueldo para que usted no le deba mucho al gobierno cuando declare sus impuestos. 12 P a g e

13 Incluye: Identificación de proyectos; Identificación y clasificación de recursos; Pronósticos y planeación de la fuerza de trabajo (oferta y demanda); Análisis de las diferencias en la fuerza de trabajo; Asignación y análisis de recursos; Gestión y rastreo de proyectos CAPACITACIÓN Incluye: Planeación de la capacitación; Administración de la capacitación. GESTIÓN DE MANUFACTURA VALORACIÓN DE COSTOS DE LOS PRODUCTOS Incluye: Valoración de costos de los artículos; Actividad de asignación de costos; Asignación de costos de compras; Cálculos para la asignación de costos; Reportes de los costos y contabilidad del inventario; Asignación de costos reales; y otros CONTROL DEL TALLER Incluye: Fabricación en flujo; Calendario de la empresa; Centros de trabajo y máquinas; Procesamiento de las órdenes; Control y generación de reportes de las órdenes de producción; Gestión del trabajo en progreso; y otros SERVICIO POSVENTA Y REPARACIONES Incluye: Gestión de llamadas; Gestión de órdenes de servicio; Gestión del servicio posventa; Gestión de contratos de servicio; Procesamiento y establecimiento del estatus; Gestión de la capacitación para el servicio; y otros PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Incluye: Programación maestra de la producción (MPS); Planeación de la capacidad (RCCP); Planeación de requisitos de material (MRP); Planeación de los requisitos de la capacidad (CRP) y programación de los centros de trabajo; GESTIÓN DE PROYECTOS Incluye: Usa números de control para vincular los materiales, las existencias, las actividades de manufactura, etc. a las órdenes de venta; Rastrea los orígenes de 13 P a g e

14 los requisitos para los materiales, las existencias y las actividades de manufactura; Permite usar números de control para los materiales, las existencias y las actividades de manufactura; Da seguimiento a las transacciones de cada proyecto con un registro de auditoría en línea; Permite rastrear los orígenes de los requisitos de los artículos automáticamente en varios niveles; Calcula los requisitos netos para los proyectos y los contratos (lógica de compensación); y otros GESTIÓN DE DATOS DE LOS PRODUCTOS (PDM) Incluye: Permite editar y modificar las hojas de materiales que tienen una estructura de gráfica de árbol; Valida los datos antes de agregarlos a un archivo o una base de datos; Se integra con un sistema CAD o de gestión de los datos de los proyectos (PDM) que permiten agregar números de pieza directamente en la hoja de materiales; Define reglas para asegurarse de que sólo se agregan las piezas que están disponibles a la hoja de materiales; Incluye designadores de referencias en las hojas de materiales; Acepta un flujo de trabajo para la gestión de datos de los proyectos (PDM); y otros CONFIGURADOR DE PRODUCTOS O ARTÍCULOS Incluye: Toma en cuenta la variabilidad de los productos; Permite hacer selecciones directamente en el menú; Acepta restricciones para la selección; Acepta condiciones; Acepta la planeación automática de la hoja de materiales; Define varios tipos de opciones; y otros GESTION DE INVENTARIO REQUISITOS EN LÍNEA DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO Incluye: Mantiene la historia de uso planeado y no planeado de cada número de artículo y la purga de acuerdo a ciertas fechas; Permite realizar consultas y generar reportes sobre las transacciones de inventario por número de artículo, ubicación y tipo de transacción; Permite generar reportes por número de artículo (todas las transacciones relacionadas con él desde que se llevó a cabo el último conteo cíclico); Permite realizar consultas y generar reportes sobre el resumen de las transacciones de inventario que se llevan a cabo dentro de ciertas fechas; Permite realizar consultas y generar reportes sobre el estado del inventario de acuerdo al número de artículo y el número de serie; Permite realizar consultas y generar reportes para el inventario lento u obsoleto; y otros REQUISITOS DE PROCESAMIENTO 14 P a g e

15 Incluye: Permite tener diferentes instalaciones, almacenes, bodegas y ubicaciones de inventario; Lleva a cabo la gestión del inventario usando el método Kanban; Es flexible al asignar procesamiento de inventario por producto y pieza (método Kanban o punto de uso); Permite asignar materia prima e inventario de componentes para poner en firme las órdenes de trabajo planeadas o abiertas; Especifica las ubicaciones de inventario no disponible; Clasifica las piezas de acuerdo al esquema ABC, basándose en la actividad de la orden, el uso/costo histórico o el uso/costo proyectado; y otros REQUISITOS DE LOS DATOS Incluye: El archivo maestro de inventario contiene información sobre el código de la línea de productos; El archivo maestro de inventario contiene información sobre el número de artículo; El archivo maestro de inventario contiene información sobre la descripción del artículo; El archivo maestro de inventario contiene información sobre las unidades de medida; El archivo maestro de inventario contiene información sobre la vigencia (es posible asignar vigencia a las fechas mediante el número de artículo); El archivo maestro de inventario contiene información sobre la vigencia de las fechas, no obstante su uso total de la estructura de los productos; y otros REQUISITOS DE GENERACIÓN DE REPORTES Y ESTABLECIMIENTO DE INTERFACES (GESTIÓN DE INVENTARIO) Incluye: Produce documentos generados por el sistema para el material que sale a producción; Genera reportes sobre el inventario inactivo, excedente u obsoleto; Genera reportes de valuación de inventario por número de artículo, código de producto, almacén, instalaciones de producción, centro de distribución o bodega; Permite que un centro de distribución genere reportes o realice consultas sobre el estado del inventario, el estado de las órdenes abiertas (ventas y producción), los costos, las ventas y las cuotas de artículos que sólo pertenecen a sus instalaciones específicas; Genera reportes sobre el inventario por equipo, código de planeador y código de comprador; Establece una interfaz con el libro mayor para reenviar un diario que contiene toda la información de los ajustes al inventario; y otros UBICACIONES Y CONTROL DE LOS LOTES Incluye: Las ubicaciones de inventario pueden definirse como fijas, asignadas, manuales o asignadas por el sistema; Usa una convención estándar de diez cifras para identificar la ubicación de los artículos en existencia; Un artículo terminado puede aparecer simultáneamente en varias ubicaciones de almacenamiento en un sitio; Los usuarios definen la clasificación de las ubicaciones de almacenamiento, 15 P a g e

16 como almacén, bodega, sucursal, camión, consignación, devolución, reparación, inspección, departamento o granel; Utiliza ubicaciones aleatorias para almacenar los artículos; Utiliza ubicaciones estándar para almacenar los artículos; y otros PRONÓSTICOS Incluye: Evalúa las políticas mediante simulaciones; Usa un factor de estacionalidad beta para combinar los errores de los pronósticos; Compara los niveles reales de servicio con aquellos especificados en las políticas; Genera reportes de inicialización y control para crear y evaluar pronósticos; Genera reportes de inicialización o simulación para las existencias de seguridad; Mide la precisión de los pronósticos (ajustados o no ajustados); y otros RESERVACIONES Y ASIGNACIONES Incluye: Acepta días de las reservaciones (límite de tiempo entre asignaciones formales e informales); Muestra en línea y en tiempo real los recursos y las existencias que hay disponibles en cierta ubicación; Mantiene los saldos de los artículos por especificaciones del grado del material y el número de lote; Reduce las existencias disponibles al momento de recibir la orden de venta; Permite modificar las reglas para reasignar el inventario en todas las órdenes abiertas; Asigna existencias de forma inmediata a las órdenes detenidas; y otros AJUSTES DE INVENTARIO Incluye: Permite ajustar manualmente los valores de inventario; El usuario especifica códigos para las razones para ajustar el inventario, tales como conteo cíclico o mala calidad; Asegura el acceso al sistema para modificar las transacciones de inventario usando un número de control; Muestra el saldo del inventario antes y después de los ajustes; Da seguimiento a los ajustes de inventario para efectos de generación de reportes; Requiere autorizaciones para cada transacción; y otros GESTION DE COMPRAS PERFILES DE LOS PROVEEDORES Incluye: Incluye campos para introducir la información de los proveedores, como métodos de embarque, referencias de los artículos y condiciones; Los proveedores pueden tener más de un domicilio; Almacena las direcciones de correo electrónico, los sitios web y los números de fax en los perfiles de los proveedores; Relaciona los artículos con las descripciones de los proveedores; 16 P a g e

17 Mantiene códigos para los distintos tiempos de procesamiento de la producción que ofrecen los proveedores y toma en cuenta tiempo de procesamiento y tiempo de transporte; Incluye información sobre la entidad de facturación, como moneda, banco, número de cuenta y modo de pago; y otros CALIFICACIÓN DE LOS PROVEEDORES Incluye: Describe las compras de cada proveedor acumuladas durante el año hasta la fecha usando valores monetarios; Mantiene los tiempos de entrega de los bienes de cada proveedor como un valor estadístico; Incluye datos estadísticos de desempeño para un periodo de 24 meses; Calcula el promedio de los días anticipados y de vencimiento de las entregas; Especifica las cantidades de material recuperado rechazado en unidades y valores monetarios; Analiza el desempeño de los proveedores de acuerdo a puntos de datos significativos, como costo o precio y calidad; y otros REQUISICIONES Y COTIZACIONES Incluye: Los usuarios pueden introducir las requisiciones manualmente y al hacerlo estas se actualizan automáticamente; El sistema de aprovisionamiento permite tener varias partidas y varios programas de entrega; Las requisiciones de compra incluyen códigos de calidad; Permite aprobar las requisiciones en línea y en tiempo real; Procesa las solicitudes de cotización (RFQ); Maneja y actualiza las cotizaciones que hacen los proveedores para ciertos artículos; y otros ÓRDENES DE COMPRA Incluye: Convierte una requisición de compra en una orden de compra; Convierte una orden de compra planeada en una orden de compra que se reenvía automáticamente al proveedor por medio electrónico; Permite introducir y enviar las órdenes de compra de forma manual; Asigna números de secuencia automáticamente a las órdenes de compra; Considera varios tipos de órdenes de compra, como estándar, permanentes/por contrato, de subcontratación/operación, solicitud de compra y devolución de existencias; Órdenes de compra "Fast Path" para diversos artículos (no inventario); y otros ASIGNACIÓN DE PRECIOS Incluye: Contiene una tabla de precios y descuentos para cada proveedor y cada artículo; Actualiza automáticamente el registro de un artículo de acuerdo a su precio de compra más reciente; Permite descontar las órdenes manual o automáticamente de acuerdo a la partida de la misma; Utiliza una tabla de grados 17 P a g e

18 para determinar los ajustes a los precios, como descuentos a las cantidades; Permite cambiar el precio del proveedor para una clase de productos en varios contratos con los proveedores; Las tablas de precios y descuentos contienen fechas de vigencia; y otros CONTRATOS Y ACUERDOS CON LOS PROVEEDORES Incluye: Permite celebrar acuerdos con los proveedores en varios niveles, como general, por clase de productos y por producto; El número de acuerdo designa las condiciones comunes; Define dos tipos de contratos: normales y especiales; Define fechas de vigencia para los contratos (de inicio y fin); Los usuarios pueden introducir las fechas de inicio de vigencia de los contratos (firma del contrato); Las condiciones de los contratos pueden especificar rangos para las fechas de entrega y las cantidades que se entregarán; y otros GESTIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Incluye: Acepta entidades dentro de una empresa que tengan un vínculo con una entidad legal común (por ejemplo, unidades comerciales, plantas, sitios, etc.); Consolida las compras que se realizan en toda la empresa como una unidad central; Clasifica los productos en una clase de compra predefinida para uno de los proveedores principales; Verifica (y suspende si es necesario) las transacciones de recepción de acuerdo a los controles que se definan durante la compra; Define los tiempos de procesamiento internos de cada producto y cada almacén; Retiene la información de la orden de compra para realizar auditorías (las órdenes de compra que tienen aprobaciones electrónicas); y otros ENERACIÓN DE REPORTES DE APROVISIONAMIENTO Y GENERACIÓN DE REPORTES EN LÍNEA Incluye: Genera reportes de las requisiciones y las consultas; Genera reportes de las órdenes de compra y las consultas para las órdenes de compra planeadas y liberadas; Genera reportes sobre el estatus de las órdenes de compra y el seguimiento o las consultas; Recomienda acciones de compras de acuerdo a los requisitos de material; Los usuarios definen los parámetros para la generación de reportes de las órdenes de compra y las excepciones de las recepciones; Rastrea las órdenes de compra liberadas por número de pieza; y otros APROVISIONAMIENTO REPETITIVO 18 P a g e

19 Incluye: Los usuarios (autorizados) pueden emitir órdenes de compra generales para los artículos, las cantidades y los periodos que se especifiquen; Incluye fechas de vigencia en las órdenes y las partidas de los contratos; Da seguimiento a los rangos de cantidades o montos de los contratos; Un agente de compras puede definir condiciones especiales para las entregas que harán los proveedores; Las partidas de las órdenes de compra contienen información sobre las asignaciones, las entregas y las compras; Genera reportes físicos o electrónicos sobre los programas de envíos y entregas de los proveedores; y otros RECEPCIONES PARA APROVISIONAMIENTO Incluye: Genera reportes con la información sobre las recepciones de los bienes; Acepta números de recepción u órdenes de recepción; Crea recepciones con base en el contrato o el proyecto; Permite agrupar varias órdenes de compra como una sola recepción para un embarque; Asigna números en secuencia automáticamente a las recepciones; Llama las recepciones de las órdenes de compra en tiempo real y actualiza los datos de inventario; y otros REQUISITOS EN LÍNEA PARA GESTIÓN DE LAS COMPRAS Incluye: Crea y utiliza órdenes de compra generales; Proporciona una referencia a un contrato o un acuerdo maestro; Permite liberar los montos comprometidos; Permite liberar varios montos en cada partida; Proporciona una referencia a la orden de compra general que dio lugar a una orden de compra en particular; Permite generar las requisiciones de compra de forma manual; y otros REQUISITOS DE GENERACIÓN DE REPORTES Y ESTABLECIMIENTO DE INTERFACES EN GESTIÓN DE COMPRAS Incluye: Imprime la información detallada de la orden de compra por proveedor, número de artículo, fecha de vencimiento o valor monetario; Genera reportes vencidos por proveedor o número de artículo en secuencia de acuerdo a las fechas de vencimiento; Envía por fax o correo electrónico un recordatorio automático a los proveedores sobre los embarques vencidos; Imprime un reporte de desempeño del proveedor, basado en la historia de compras y de embarques; Imprime un reporte de desempeño del proveedor, basado en las entregas retrasadas; Imprime un reporte de desempeño del proveedor, basado en las órdenes que se han colocado; y otros GESTION DE LA CALIDAD 19 P a g e

20 Dentro de los procesos que sigue para asegurar la calidad de su software tiene los siguientes: Al procesar las devoluciones de material en exceso o defectuoso se deben actualizar las existencias. el proveedor recibe en línea la información sobre las medidas correctivas y el análisis de los fallos relacionados con el material dañado. se necesitan marcas para inspeccionar cierto artículo o los artículos de cierto proveedor. recibe los artículos y los registra como "inventario detenido" cuando la inspección de calidad está pendiente. identifica, mediante una consulta en línea, los artículos que están en espera o en proceso de inspección valida la disposición de la inspección usando criterios que especifican el proceso de inspección. da seguimiento a las disposiciones de inspección de los materiales da seguimiento a los rechazos de material que no están contemplados en las disposiciones y genera reportes con dicha información da seguimiento a la cantidad rechazada en la inspección asigna códigos a las descripciones de los rechazos da seguimiento a los rechazos que no se han resuelto procesa las recepciones de material que no aprobaron la inspección permite iniciar medidas correctivas, procesarlas y darles seguimiento da seguimiento a los artículos para los que no hay disposiciones o que se rechazaron al faltar la aprobación del proveedor da seguimiento a los artículos que están esperando una orden de repetición del trabajo da seguimiento a los artículos cuyo uso depende de un enunciado de aseguramiento de calidad para la variación aceptable da seguimiento a los artículos que están esperando un embarque de regreso al proveedor proporciona información de calidad de los proveedores permite realizar en línea las transacciones relacionadas con las devoluciones de material a los proveedores da seguimiento a los artículos que rechazaron los clientes y que esperan disposición del proveedor original actualiza automáticamente la información del programa de los artículos que se devolvieron a los proveedores genera una lista de alternativas autorizadas para la sustitutición de los artículos aprobados 20 P a g e

21 genera una lista de los proveedores autorizados para cada artículo imprime un documento en el que identifica el punto de devolución y la justificación imprime una nota de cargo como parte del proceso de devolución al proveedor vuelve a calcular el costo promedio del artículo los usuarios pueden ver en línea los datos de la calidad agrupa los requisitos usando planes de reunión vincula los documentos de calidad con el maestro de productos de gestión de datos de los productos (pdm). GESTION DE VENTAS REQUISITOS EN LÍNEA (GESTIÓN DE VENTAS) Incluye: Acepta un tipo de orden para una orden o una cotización nueva; Acepta un campo de estatus en el que especifica si cotización o una orden de venta son nuevas; Crea una orden a partir de una cotización, haciendo referencia a la cotización, para una orden o una cotización nueva; Crea una orden únicamente a partir de las partidas de la cotización que se seleccionen; Disminuye la cantidad cotizada; Permite consultar en línea la cuenta del cliente o el estatus de la orden de venta, por nombre del cliente o por número de la orden de venta; y otros REQUISITOS DE GENERACIÓN DE REPORTES Y ESTABLECIMIENTO DE INTERFACES (GESTIÓN DE VENTAS) Incluye: Permite procesar e imprimir las facturas, los reportes y los documentos de los embarques; Imprime los reportes de facturación por producto, número de factura y cliente; Genera reportes sobre las reservaciones de montos y unidades diarias, por número de artículo, cliente, tipo de cliente o totales de la acumulación mensual hasta la fecha; Genera reportes sobre los embarques o las facturaciones en unidades o montos diarios, por número de artículo y por cliente, incluyendo los totales acumulados en el mes hasta la fecha y los ordena por grupo de productos; Genera reportes sobre la historia de las reservaciones (unidades) por mes y muestra cada uno de los doce meses con su total; Genera reportes sobre la historia de la facturación y los embarques (unidades) por mes y muestra cada uno de los doce meses con su total; y otros DISPONIBLE PARA PROMESA (ATP) 21 P a g e

22 Incluye: Genera reportes sobre las asignaciones que especifican la demanda total y las existencias, así como la secuencia de las órdenes de venta; Permite visualizar los programas de los artículos disponibles para promesa; Permite visualizar la programación de los artículos disponibles para promesa por lapso de tiempo y por asignación; Importa las cantidades disponibles para promesa y las fechas en la orden de compra; El sistema especifica automáticamente los artículos disponibles para promesa; Los artículos disponibles para promesa se especifican de acuerdo a la capacidad; y otros ASIGNACIÓN DE PRECIOS Y DESCUENTOS Incluye: Permite introducir manualmente los descuentos para un solo artículo o para toda una factura; Aplica automáticamente descuentos a las órdenes por contrato de compra; Incluye plantillas para los descuentos por familia de productos; Los descuentos se realizan de acuerdo al monto, se aplican según el título o se asocian con las líneas del contrato; Permite asociar los descuentos de las promociones con los productos o los grupos de productos; Asigna fechas de inicio y fin a los descuentos de las promociones; y otros SERVICIO A CLIENTES Y MANEJO DE DEVOLUCIONES Incluye: Incluye procedimientos de consultas que los usuarios pueden personalizar; Proporciona el estatus del inventario y de las entregas de los productos en tiempo real; Vincula las consultas a las órdenes con el estatus de manufactura, la capacidad, la producción acumulada en el año hasta el periodo y el estatus de inventario; Permite acceder a los clientes y las órdenes de venta a través de una sola pantalla que incluye las órdenes abiertas, los detalles de las órdenes, el estatus, la historia, los detalles de los créditos de facturación y la aplicación de pagos; Permite visualizar o modificar las facturas en línea; Permite hacer embarques parciales de una orden de compra; y otros REQUISITOS DE GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES (CRM) Y COMERCIO ELECTRÓNICO Incluye: Permite almacenar las ventas pronosticadas y generar reportes con dicha información por vendedor y territorio, o de acuerdo a la probabilidad y la fecha de cierre proyectada para cada venta; Genera un reporte de las tendencias durante cada periodo de las ventas históricas y la actividad de los vendedores comparada con su desempeño en el pasado; Genera un reporte de los errores de pronóstico basados en los pronósticos pasados comparados con los resultados reales de las ventas pasadas; Genera automáticamente una lista de correo o llamadas de acuerdo a cualquier combinación de elementos de la base de datos; Proporciona una historia de las llamadas con los clientes; Proporciona acceso mediante teclas aceleradoras a la información contenida en las cuentas de los clientes; y otros 22 P a g e

23 2.4 CUADRO COMPARATIVA ENRE SAP Y LAWSON SOLUCION SAP SAP es un producto más generalista Si se necesita una aplicación especialmente para finanzas y fuera de esos sectores, SAP ofrece más funcionalidad porque es más competitivo fuera de esos sectores Con la parametrización es muy costosa, pero para grandes organización es muy posible que puedan asumir los costes, aunque para las pequeñas/medianas empresas pueden llegar a hundirlas económicamente. SOLUCION LAWSON focaliza en sectores más concretos (Moda, Alimentación, Distribución Profesional, empresas de servicio postventa y alquiler o fabricación discreta) ofrece soluciones pre configuradas con un buen número de referencias y a mejor precio que SAP Al igual que SAP la parametrización no beneficia a pequeñas empresas 23 P a g e

24 3. PARTE ESTRUCTURA GENERAL DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL Dentro de la estrucutra general de una empresa se puede guiar por el organigrama de la misma que nos muestra como se encuentra distribuida y asignada 3.2 ESTRUCTURA POR PORCESOS DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL GESTIÓN ESTRATEGICA Trata aspectos como la gestión estratégica, en el desarrollo de un modelo integral; identificación, diseño y optimización de los diferentes procesos de la organización; fortaleciéndola institucionalmente, afianzando el trabajo de equipo, elevando la eficacia y eficiencia del funcionamiento operativo como elementos fundamentales en la productividad delos recursos técnicos, financieros, humanos, logísticos y competitivos. LOGÍSTICA Diseño de estrategias, políticas, planes y programas que garanticen el suministro oportuno de insumos y materias primas para los procesos productivos de la ILC, desde los proveedores hasta la entrega de producto terminado a clientes. 24 P a g e

25 PRODUCCIÓN Producir y desarrollar en forma eficiente, segura y respetando el medio ambiente, Los productos que cumplan con los requerimientos y expectativas de nuestros clientes internos y externos en forma oportuna, así como los productos intermedios y maquilas que sean requeridos por estos. CONTROL DE CALIDAD Asegura y garantiza que la calidad de materias primas, productos en proceso y productos elaborados cumplen permanentemente requisitos legales y de los clientes, satisfaciendo sus expectativas y buscando superarlas mediante la aplicación de acciones de mejora continua. INGENIERIA Y MANTENIMIENTO Asegura el funcionamiento eficaz y eficiente de los equipos y la maquinaria que apoyan los procesos productivos de la empresa, a través del diseño de estrategias, políticas, planes y programas que conlleven a su modernización y perfecto estado de funcionamiento y disponibilidad. COMPRAS Y CONTRATACIÓN RESPONSABLE Garantizar la adquisición oportuna de bienes y servicios, de acuerdo a los procedimientos establecidos en la ley. MERCADEO Y COMERCIAL Diseñar estrategias, planes, programas y proyectos comerciales de mercadeo y ventas para el lograr posicionamiento de los productos en los mercados nacionales e internacionales. GESTIÓN INFORMÁTICA Diseñar estrategias, políticas, planes y programas de los recursos informáticos que conlleven al buen funcionamiento y/o mejoramiento de los diferentes TI Y SI de la empresa GESTIÓN FINANCIERA Realizar la planeación y ejecución financiera con base en las normas legales establecidas. Recibir, analizar y presentar la información financiera de la empresa en forma oportuna a la gerencia general y a los diferentes entes de control. 25 P a g e

26 PROCESO COMUNICACIÓN RESPONSABLE: Asesorar los actos y procesos jurídicos y salvaguardar los intereses institucionales de orden legal GESTIÓN HUMANA RESPONSABLE: Atraer, desarrollar y mantener un equipo humano proactivo y comprometido con el éxito de la organización. GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Asegurar, mediante el diseño de estrategias, políticas planes y programas, la custodia y mantenimiento de los activos fijos de la ILC, acorde con la normatividad legal vigente. CONTROL Y MEJORAMIENTO RESPONSABLE: Velar por el cumplimiento de los principios de eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. 3.3 PROPUESTA DE GERENCIA DE SISTEMAS PARA LA EMPRESA Para la empresa es importantes tener bien organizada su área de sistemas, dándole una todas las facultades necesarias para realizar su gestión, ya que con ello se podrán construir aspectos como: Dar el respectivo apoyo y la asesoría a las áreas administrativas para el correcto registro y procesamiento de datos sobre las actividades que realicen cada una de estas unidades administrativas. Implementar sistemas y la respectiva documentación de los mismos para que los usuarios aprovechen el rendimiento de estos. Velar por una adecuada administración y uso de los sistemas que tenga la organización y ejercer un control sobre estos. Como parte de la gerencia se de proporcionar información oportuna, rápida y confiable a todas las unidades administrativas del sistema para la toma de decisiones. 26 P a g e

27 Gestionar sistemas automatizados de administración, operación y control a las unidades administrativas, para el mejor desempeño de sus actividades. Tener en cuenta la gerencia de sistemas como aliado estratégico para ofrecer nuevo productos o mejorar los procesos de la entidad Asesorar a la alta gerencia en la toma de decisiones que involucren la tecnología como una estratégica para aumentar las ganancias Hacer control permanente sobre los activos de información de la entidad y usar la auditoria como mecanismo para gestionar riesgos de estos activos. 3.4 PROPUESTA DE SOLUCIONES INFORMATICAS QUE LA GERENCIA DE SISTEMAS DEBE PONER AL SERVICIO DE LA EMPRESA Como empresa industrial o manufacturera se recomienda que sus áreas funcionales cuenten con sistemas de información que permitan a estas áreas desarrollar sus procesos de forma más eficiente y eficaz. Por eso los sistemas ERP poseen ventajas como: La confiabilidad de los datos El monitoreo en tiempo real de la información que se procesa Disminución en el re-trabajo por la integración de sus módulos Al desaparecer la complejidad del acompañamiento de todo el proceso de producción, venta y facturación, la empresa tiene más recursos para ser planeados, disminuir gastos y rediseñar la cadena de producción. Puede ser una herramienta importante para la toma de decisiones, en el caso que se llegue a dar un cambio en las normas de seguridad de algún producto, puede llegar afectar el modo de fabricación de alguno pero con sistemas de estos todas las áreas pueden ser notificadas del cambio y se prepararan de forma integrada para el evento. Pero para escoger un buen sistema de ERP que coincida con las necesidades de nuestra empresa se deben tener en cuenta aspectos importantes como los que se enuncian a continuación Grado de integración entre los diferentes componentes del sistema Escalabilidad del sistema Nivel de complejidad de la solución Tiempo de implementación. 27 P a g e

28 Tecnología Disponibilidad de actualizaciones regulares El coste total del proyecto Es muy importante analizar cada uno de estos aspectos que hacen más fácil la elección del sistema que se desea elegir, es muy importante hacer socialización a toda la entidad de que se desea implementar un sistema de este tipo para que cada área sus recomendaciones pero lo más importante es que se logren adaptar a la solución que se escoge. 3.5 SOLUCION INFORMATICA INTEGRADA PARA LA EMPRESA Para la organización se ha decidido implementar el Sistemas LAWSAP ERP que contiene los módulos necesarios para la sistematización de los procesos de la compañía Dentro de los componentes necesarios que se deben implementar están los siguientes Gestión de Compras: Herramienta para el proceso de aprovisionamiento: movimientos de materiales, materias primas: desde su almacenamiento, producción, y distribución de los mismos. Gestión de Almacén: Programa para los Procesos de Ventas para la Pyme. Automatización de proceso de ventas, organización y fuente de información integrada: productos o artículos, clientes, pedidos, albaranes, almacén, facturación, etc. Gestión de Ventas: La Gestión del Almacenes estará perfectamente integrada con los procesos de compras y ventas, de forma que podrá realizar el seguimiento la localización, la valoración, trazabilidad, situación y movimientos de sus productos y la cantidad de stock existente en cada momento. Gestión Económica Financiera: Software de Contabilidad, Inmovilizado, Cartera de Efectos, Gestión de Cobros y Pagos. Además podrá integrar toda la actividad de la empresa, la información financiera y empresarial logrando una contabilidad segura y transparente. Gestión de Recursos Humanos: Gestión de personal, capacitaciones según áreas, cálculo de la nómina, contratación de personal, etc. 28 P a g e

29 Web-grafía idealprofile/discrete-manufacturing-erp/lawson-software-lawson-m3- Discrete-Manufacturing-Solutions/ideal_customer.html pdf 29 P a g e