PAR SERVICIOS S.A. Manual de Usuario. Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol. Rol: Proveedor 15/07/2014

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1 Capítulo: Introducción PAR SERVICIOS S.A. 15/07/2014 1

2 Capítulo: Introducción Contenido 1. Introducción Objetivos Alcance Registro Proveedores con actividades Consumibles y necesarias Registro Proveedores con actividades Críticas y Habilitadoras Finalizar el Registro Información Básica Contactos del Proveedor Registro Mercantil Información Financiera Información de Experiencias Información de Certificaciones Información HSE

3 Capítulo: Introducción 1. Introducción Este manual pretende ser una guía en el uso del Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol (SIPROE), en su contenido podremos observar los aspectos más esenciales para poder utilizar de una manera muy fácil la herramienta. El SIPROE es una herramienta que fue concebida con el objeto de proveer información en línea a la compañía de potenciales proveedores de bienes y servicios requeridos para su operación. 3

4 Capítulo: Objetivos 2. Objetivos Proporcionar al usuario la información necesaria para utilizar el Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol (SIPROE). Dar a conocer al usuario las características y el funcionamiento del Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol (SIPROE). 4

5 Capítulo: Alcance 3. Alcance Este manual aplica para todas aquellas personas y empresas que deseen dar a conocer su oferta de productos y servicios a ECOPETROL S.A. 5

6 Capítulo: Registro Proveedores con actividades Consumibles y necesarias. 4. Registro Proveedores con actividades Consumibles y necesarias. Este registro aplica para los proveedores que ofrecen bienes o servicios catalogados como Consumibles o Necesarios (Bajo Riesgo). Para registrarse en el Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol (SIPROE), acceda a través de la siguiente dirección electrónica: Diligencie los campos de la sección Nuevo Registro. 1. Nit: Ingrese el número Nit del proveedor. 2. Digito de verificación: Ingrese el número de verificación del Nit. 3. Nombre / Razón Social: Ingrese el nombre o razón social del proveedor Ingrese el de contacto. 5. Persona Contacto: Ingrese el nombre de contacto. 6. Teléfono Contacto: Ingrese el número de teléfono del contacto. 7. Ciudad: Ingrese el nombre de la ciudad. Una vez diligenciado el formulario, para consultar los términos y condiciones de uso de clic sobre la 6

7 Capítulo: Registro Proveedores con actividades Consumibles y necesarias. frase Términos y Condiciones. Si está de acuerdo con los términos y condiciones de clic sobre el Check box Acepto los Términos y Condiciones y seleccione la opción Ingresar. El sistema despliega una ventana para seleccionar la categoría, grupo y actividad que desempeña el proveedor. 1. Título de Registro: Se muestra la información de registro del proveedor. 2. Actividades Seleccionadas: Muestra un listado de las actividades de bienes o servicios 7

8 Capítulo: Registro Proveedores con actividades Consumibles y necesarias. seleccionadas. Icono Eliminar ( ): Este icono permite eliminar actividades seleccionadas. 3. Búsqueda de actividades: Seleccione las actividades de bienes o servicios que ofrece a ECOPETROL, dando clic sobre el Check Box de la columna Seleccione la Actividad. Una vez seleccionadas las actividades de clic sobre la opción Guardar. El sistema muestra una ventana indicando que la vinculación no requiere ningún pago, seleccione la opción Continuar para completar el registro. También puede seleccionar la opción Regresar para modificar las actividades de bienes o servicios seleccionadas. El sistema emite un mensaje para confirmar que este seguro de enviar la solicitud, seleccione la opción Aceptar. Por último el sistema emite un mensaje informando que el registro se ha completado. 8

9 Capítulo: Registro Proveedores con actividades Críticas y Habilitadoras 5. Registro Proveedores con actividades Críticas y Habilitadoras Este registro aplica para los proveedores que ofrecen bienes o servicios catalogados como Críticos o Habilitadores (Alto Riesgo). Para registrarse en el Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol (SIPROE), acceda a través de la siguiente dirección electrónica: Diligencie los campos de la sección Nuevo Registro. 1. Nit: Ingrese el número Nit del proveedor. 2. Digito de verificación: Ingrese el número de verificación del Nit. 3. Nombre / Razón Social: Ingrese el nombre o razón social del proveedor Ingrese el de contacto. 5. Persona Contacto: Ingrese el nombre de contacto. 6. Teléfono Contacto: Ingrese el número de teléfono del contacto. 9

10 Capítulo: Registro Proveedores con actividades Críticas y Habilitadoras 7. Ciudad: Ingrese el nombre de la ciudad. Una vez diligenciado el formulario, para consultar los términos y condiciones de uso de clic sobre la frase Términos y Condiciones. Si está de acuerdo con los términos y condiciones de clic sobre el Check box Acepto los Términos y Condiciones y seleccione la opción Ingresar. El sistema despliega una ventana para seleccionar la categoría, grupo y actividad que desempeña el proveedor. 10

11 Capítulo: Registro Proveedores con actividades Críticas y Habilitadoras 1. Título de Registro: Se muestra la información de registro del proveedor. 2. Actividades Seleccionadas: Muestra un listado de las actividades de bienes o servicios seleccionadas. Icono Eliminar ( ): Este icono permite eliminar actividades seleccionadas. 3. Búsqueda de actividades: Seleccione las actividades de bienes o servicios que ofrece a ECOPETROL, dando clic sobre el Check Box de la columna Seleccione la Actividad. Una vez seleccionadas las actividades de clic sobre la opción Guardar. El sistema muestra una ventana indicando que la vinculación no requiere ningún pago, seleccione la opción Continuar para completar el registro. También puede seleccionar la opción Regresar para modificar las actividades de bienes o servicios seleccionadas. El sistema emite un mensaje para confirmar que este seguro de enviar la solicitud, seleccione la opción Aceptar. Por último el sistema emite un mensaje informando que el registro se ha completado. 11

12 6. Finalizar el Registro Una vez esté completo el registro, el sistema envía un correo informándole el nombre de usuario y contraseña con el que podrá acceder a la plataforma para finalizar el registro. Para finalizar el registro de inscripción acceda a través de la siguiente dirección electrónica, acepte los términos y condiciones e ingrese con su nombre de usuario y contraseña: En la ventana que aparece de clic sobre la opción Ingresar, para completar la información. 12

13 Se muestra el formulario para finalizar el registro. 6.1 Información Básica En este paso se ingresa la información básica, con excepción de la Razón Social, Nombre Comercial, Nombre Corto y NIT, que los toma por defecto. 1. País: Seleccione el país. 2. Ciudad: Seleccione la ciudad. 3. Departamento: Seleccione el departamento. 4. Código Postal: Ingrese el número del código postal. 5. Dirección: Ingrese la dirección. 13

14 6. Teléfono 1: Ingrese un número telefónico de contacto. 7. Teléfono 2: Ingrese un número telefónico de contacto adicional. 8. Celular: Ingrese un número de celular. 9. Fax: Ingrese el número del fax. 10. Página Web: Ingrese la URL del sitio web de la empresa. 11. Catálogo: Ingrese una URL donde se puedan consultar los productos de la empresa. 12. Usuario: Se muestra el nombre de usuario (No editable). 13. Contraseña: Si requiere modificar la contraseña, ingrese la nueva contraseña. Una vez diligenciado el formulario de clic sobre la opción Guardar Cambios. 6.2 Contactos del Proveedor En este paso se ingresa la información de los contactos y sucursales del proveedor. Para ingresar un nuevo contacto o sucursal de clic sobre el icono Ingresar nueva información. Formulario Contactos del Proveedor 14

15 1. Documento identidad: Ingrese el número de documento de identidad del contacto. 2. Nombre: Ingrese el nombre completo del contacto. 3. Tipo documento: Seleccione el tipo de documento del contacto. 4. Tipo representante: Seleccione el tipo de representante que es el contacto. 5. Teléfono: Ingrese el número telefónico del contacto. 6. Ciudad de expedición documento: Ingrese la ciudad donde fue expedido el documento de identidad del contacto. 7. Capacidad Negociación: Ingrese el monto máximo que puede negociar el contacto. 8. Sin límite: Seleccione si el contacto tiene o no un límite de negociación Ingrese el de contacto. 10. Anexar Doc. Rep. Legal: Para anexar documentación del representante legal, de clic sobre la opción Examinar, seleccione el archivo y luego de clic sobre la opción Anexar Documento. Una vez diligenciada la información del contacto de clic sobre la opción Grabar Información, que se encuentra en la parte superior derecha. Formulario Sucursales 1. Nombre: Ingrese el nombre de la sucursal. 2. Dirección: Ingrese la dirección de la sucursal. 3. Ciudad/Estado/País: Ingrese la ciudad, estado o país donde se encuentra la sucursal. 4. Teléfono: Ingrese el número telefónico de la sucursal. 5. Fax: Ingrese el número del fax de la sucursal. 6. Nombre representante: Ingrese el nombre del representante de la sucursal. 15

16 7. Ingrese el de contacto del representante. 8. Página Web: Ingrese la URL del Sitio Web de la sucursal. Una vez diligenciado el formulario de clic sobre la opción Grabar Información, que se encuentra en la parte superior derecha. 6.3 Registro Mercantil En este paso se ingresa la información mercantil, tal como información de la cámara de comercio, información fiscal e información bancaria. 1. Fecha de Constitución: Seleccione la fecha de constitución de la empresa. 2. Fecha de Vigencia: Seleccione hasta que fecha tiene vigencia la empresa. Si es indefinida de clic sobre la opción Indefinido. 3. Departamento: Seleccione el departamento en donde se constituyó la empresa. 4. Ciudad de Inscripción: Seleccione la ciudad donde se inscribió la empresa. 5. Número de Matrícula: Ingrese el número de matrícula. 6. Anexo de Certificado de Existencia y Representación Legal: Para anexar el certificado de clic sobre la opción Examinar y seleccione el archivo del certificado. 7. Fecha de expedición del certificado: Seleccione la fecha en que fue expedido el certificado. 8. Representante Legal: Ingrese el nombre del representante legal. 9. Facultad de Aprobación: Ingrese el número de facultad de aprobación del representante. 10. Moneda: Seleccione el tipo de moneda Nombre: Ingrese el primer nombre del representante legal. 16

17 12. 2 Nombre: Ingrese el segundo nombre del representante legal Apellido: Ingrese el primer apellido del representante legal Apellido: Ingrese el segundo apellido del representante legal. 15. Objeto Social: Ingrese una breve descripción de los bienes y servicios prestados por la empresa. Una vez ingresados los datos de clic sobre la opción Guardar Cambios. Para ingresar información referente a la cámara de comercio, información fiscal o información bancaria, de clic sobre la opción Ingresar nueva información, que aparece en cada una de las secciones. Formulario Cámara de Comercio 1. Nombre: Ingrese el nombre de la persona encargada de administrar la información de Cámara de Comercio. 2. Número de Cédula: Ingrese el número del documento de identidad. 3. Cargo: Seleccione el cargo asociado de la persona encargada. Para guardar la información de clic sobre la opción Grabar Información. Formulario Información Fiscal 17

18 1. Tipo persona: Seleccione de la lista desplegable el tipo de persona. 2. Gran contribuyente: Seleccione si es o no gran contribuyente. 3. Gran_Cont_Recibo: Si es gran contribuyente ingrese el número del recibo. 4. Gran_Cont_Fecha: Si es gran contribuyente ingrese la fecha de la última contribución. 5. Autorretenedor: Seleccione si es o no autorretenedor. 6. Autorretenedor_Cont_Recibo: Si es autorretenedor ingrese el número del recibo. 7. Autorretenedor_Cont_Fecha: Si es autorretenedor ingrese la fecha del último pago. 8. Tipo entidad: Seleccione de la lista desplegable el tipo de entidad. 9. IVA: Seleccione si aplica o no IVA. 10. Tipo régimen: Seleccione de la lista desplegable el régimen. 11. ICA: Seleccione a que categoría del ICA pertenece. 12. Anexar RUT: Para anexar el RUT de clic sobre la opción Examinar, seleccione el archivo y de clic sobre la opción Anexar Documento. 13. Anexar Doc. Gran. Cont.: Para anexar documentos de gran contribuyente de clic sobre la opción Examinar, seleccione el archivo y de clic sobre la opción Anexar Documento. 14. Anexar Doc. Autorret.: Para anexar documentos de autorretenedor de clic sobre la opción Examinar, seleccione el archivo y de clic sobre la opción Anexar Documento. Para guardar la información de clic sobre la opción Guardar Información. Formulario Información Bancaria 18

19 1. Banco: Seleccione de la lista desplegable el banco donde tiene registrada la cuenta. 2. Tipo de Cuenta: Seleccione de la lista desplegable el tipo de cuenta. 3. Número cuenta: Ingrese el número de la cuenta bancaria. 4. Titular cuenta: Ingrese el nombre del titular de la cuenta. 5. Dirección del banco: Ingrese la dirección del banco. 6. Activa: Seleccione si se encuentra o no activa la cuenta bancaria. 7. ABA: Ingrese el código para transferencias internacionales. 8. SWift: Ingrese el código internacional del banco para transferencias internacionales. 9. Anexar documento: Para anexar un documento de clic sobre la opción Examinar, seleccione el archivo y de clic sobre la opción Anexar Documento. 10. IBAN: Ingrese el código del banco de la Unión Europea. Para guardar la información de clic sobre la opción Grabar Información. 6.4 Información Financiera En este paso se ingresa la información de los balances del proveedor. Para ingresar un balance de clic sobre la opción Crear nuevo balance. 19

20 Se despliega el formulario para ingresar la información del balance. 20

21 1. Año del balance: Ingrese el año del balance. 2. Anexar balance: Para adjuntar un documento con el balance, de clic sobre la opción Examinar y seleccione el archivo. 3. Activos: Ingrese la información de los activos de la empresa. 4. Pasivos: Ingrese la información de los pasivos de la empresa. 5. Patrimonio: Ingrese la información del patrimonio de la empresa. 6. Estado de resultados empresa: Ingrese la información del estado de resultados de la empresa. Para guardar la información de clic sobre la opción Guardar Balance General. 6.5 Información de Experiencias En este paso se ingresa la información de las experiencias de la empresa en la Gestión de Proveedores, Cursos, Seminarios, Simposios, Talleres y Entrenamientos. Para crear una experiencia de clic sobre la opción Crear Nueva Experiencia. 21

22 Se muestra el formulario para ingresar la información de la experiencia. 1. Tipo de contrato: Seleccione el tipo de contrato que se utilizó. 2. Moneda: Seleccione el tipo de moneda que se manejó. 3. Fecha Inicial: Seleccione la fecha de inicio del contrato. 4. Fecha vencimiento: Seleccione la fecha de vencimiento del contrato. 5. Cliente: Ingrese el nombre del cliente. 6. Documento: Ingrese el número de contrato u orden de compra. 7. Valor: Ingrese el valor del contrato. 8. Operación Limpia: Seleccione la opción No aplica. 9. Teléfono: Ingrese el número telefónico del cliente. 10. Anexar documentos: Para anexar documentos relacionados, de clic sobre la opción Examinar y seleccione el archivo. 11. Objeto: Ingrese el objeto del contrato. 12. Relación de Actividades: Muestra un listado con el tipo de actividad prestado. Para guardar la información de clic sobre la opción Guardar Experiencia. 22

23 6.6 Información de Certificaciones Este paso muestra la información de las certificaciones de la empresa, para consultar una certificación de clic sobre el icono de la columna Documentos. 6.7 Información HSE En este paso se ingresa toda la información respecto a salud, seguridad y medio ambiente, y el reporte LTIF. Para ingresar información de clic sobre la opción Ingresar nueva información. 23

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