MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIÓN

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIÓN Gerencia de tecnología

2 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM.01 Versión: 2 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos INDICE I. INTRODUCCIÓN... 9 II. OBJETIVOS III. BASE LEGAL IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN V. MISIONES, OBJETIVOS Y FUNCIONES COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN DEPARTAMENTO DE DISEÑO PUBLICITARIO DEPARTAMENTO DE DISEÑO ELECTRÓNICO COORDINACIÓN DE ENLACE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN VI. POLÍTICAS Generales VII. PROCEDIMIENTOS Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Objetivo Alcance Políticas.... 2

3 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM.01 Versión: 3 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4. Definiciones Desarrollo Diagrama de flujo Descripción de actividades Referencias o documentos relacionados Anexos y registros usados Lista maestras relacionadas al procedimiento Lista de distribución Control de cambios Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Objetivo Alcance Políticas Definiciones Desarrollo Diagrama de flujo Descripción de actividades Referencias o documentos relacionados Anexos y registros usados Listas maestras relacionadas al procedimiento Lista de distribución Control de cambios

4 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM.01 Versión: 4 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE Objetivo Alcance Políticas Definiciones Desarrollo Diagrama de flujo Descripción de actividades Referencias o documentos relacionados Anexos y registros usados Listas maestras relacionadas al procedimiento Lista de distribución Control de cambios Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentación de libros, autores y programas especiales Objetivo Alcance Políticas Definiciones Desarrollo Diagrama de flujo Descripción de actividades Referencias o documentos relacionados.... 9

5 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM.01 Versión: 5 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7. Anexos y registros usados Listas maestras relacionadas al procedimiento Lista de distribución Control de cambios Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros Objetivo Alcance Políticas Definiciones Desarrollo Diagrama de flujo Descripción de actividades Referencias o documentos relacionados Anexos y registros usados Listas maestras relacionadas al procedimiento Lista de distribución Control de cambios PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR MATERIAL DE PRENSA Y DAR SEGUIMIENTO A LA PRESENCIA DEL FCE EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN OBJETIVO ALCANCE DIAGRAMA DE FLUJO REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.... 7

6 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM.01 Versión: 6 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS LISTA DE DISTRIBUCIÓN CONTROL DE CAMBIOS PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DE PRODUCTOS Y ESTUDIOS DE MERCADOTECNIA OBJETIVO ALCANCE POLÍTICAS DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ANEXOS Y REGISTROS USADOS LISTA DE DISTRIBUCIÓN CONTROL DE CAMBIOS PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Y REVISTAS OBJETIVO ALCANCE POLÍTICAS DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES LISTA DE DISTRIBUCIÓN.... 7

7 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM.01 Versión: 7 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 9. CONTROL DE CAMBIOS PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTRATACIÓN DE MEDIOS OBJETIVO ALCANCE DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ANEXOS Y REGISTROS USADOS LISTA DE DISTRIBUCIÓN CONTROL DE CAMBIOS PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOS PARA DIFUSIÓN OBJETIVO ALCANCE POLÍTICAS DEFINICIONES DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ANEXOS Y REGISTROS USADOS LISTA DE DISTRIBUCIÓN CONTROL DE CAMBIOS.... 7

8 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM.01 Versión: 8 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo Objetivo Alcance Políticas Definiciones Desarrollo Diagrama de flujo Descripción de actividades Referencias o documentos relacionados Anexos y registros usados Listas maestras relacionadas al procedimiento Lista de distribución Control de cambios.... 7

9 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: 01 9 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos I. INTRODUCCIÓN Desde sus inicios, el FCE concentró una parte sustantiva de sus esfuerzos en la distribución y venta de libros, incorporando paulatinamente, desde los años cuarentas, las mejores técnicas para la promoción comercial incluyendo la edición de boletines y catálogos así como la capacitación de los vendedores; fue hasta los años noventas en que se plantea el diseño en la estructura orgánica de áreas dedicadas a la mercadotecnia y publicidad. Al inicio de su gestión, la administración detectó como uno de sus grandes retos, lograr que el público lector no sólo identificará al FCE como la editorial de mayor tradición en el país, sino que conociera a través de diversas acciones de difusión, qué títulos y qué autores edita día con día nuestra institución; y que esta presencia fuera respaldada por una presencia constante en los medios de comunicación. Para lograr estos fines, fue creada la Gerencia de Comunicación y Mercadotecnia, la cual articula de manera consistente esfuerzos encaminados a fortalecer la imagen institucional y la presencia de la oferta editorial ante el público lector y librero. La Junta Directiva aprobó su creación el 11 de julio de 20 durante la segunda sesión ordinaria de ese año; en esa misma sesión, se autorizó la emisión de un nuevo Estatuto Orgánico; el trámite del registro correspondiente (junto con el de toda la estructura del FCE) ante la Secretaría de Educación Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, estableció su vigencia organizacional a partir de diciembre de 20. En 2003, se realizó al interior de la Gerencia la reubicación interna del Departamento de Difusión que pasó de la Subgerencia de Comunicación y Relaciones Públicas a la Subgerencia de Mercadotecnia; dicha modificación fue vigente desde el 16 abril de 2003, y fue autorizada por la Junta Directiva el 13 de marzo, en su primera sesión ordinaria de Con base a las modificaciones Genéricas del Estatuto Orgánico del FCE se realizó la modificación del nombre de la Gerencia de Comunicación y Mercadotecnia por el de Coordinación General de Comunicación con una estructura vigente desde el 1 de enero de En la actualidad la Coordinación General de Comunicación, cuenta con seis jefaturas y una Coordinación de enlace; Departamento de Relaciones Públicas, Departamento de Comunicación, Departamento de Mercadotecnia, Departamento de Difusión, Departamento de Diseño publicitario, Departamento de Diseño Electrónico. La Coordinación General de Comunicación, ha establecido, para cada tipo de lanzamiento, criterios de clasificación que permiten articular las diferentes acciones que realizan las áreas

10 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos involucradas en estas actividades (diseño gráfico, comercialización así como las áreas de la propia gerencia). De igual forma, ha implementado campañas publicitarias y estrategias de mercadotecnia destinadas a mejorar la posición de las ofertas editoriales del FCE así como impulsar las librerías propias como atractivos puntos de venta en el mercado librero. A la fecha, la Coordinación General de Comunicación, muestra resultados favorables en cuanto a la oportunidad y realización de sus actividades con respecto a lo programado; de manera ilustrativa se mencionan las principales: Análisis diario de prensa, realización de expedientes de prensa, emisión de comunicados y boletines de prensa, actualización de información en página de internet, campañas de mercadotecnia, actividades de promoción, publicidad en medios, acervo de difusión, elaboración de síntesis de prensa, edición de reseñas de libros, Presentación de libros y Actividades especiales. Los retos de la Coordinación, son renovar constantemente, de acuerdo con los cambios en el entorno cultural y en el mercado librero, sus estrategias y mecanismos de trabajo, garantizando la calidad en la atención del FCE a sus autores y su presencia en la vida cultural del país.

11 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos II. OBJETIVOS De la Coordinación General de Comunicación - Fortalecer la imagen del Fondo de Cultura Económica a nivel nacional e internacional, mediante la difusión y promoción de sus títulos. - Instrumentar estrategias, políticas y programas de la coordinación, calendario de relaciones públicas, mercadotecnia y publicidad. - Establecer mecanismos y campañas para mantener informada a la sociedad sobre las actividades del FCE. Del Manual - Proporcionar información sobre la integración y operación de la Coordinación General de Comunicación del Fondo de Cultura Económica, así como la ubicación de las áreas que la componen y sus relaciones de dependencia y coordinación dentro de la organización. - Delimitar las responsabilidades y funciones del personal adscrito a la Coordinación. - Presentar los principales procedimientos de trabajo y los documentos empleados en los mismos. - Constituir una base administrativa que apoye la agilización y simplificación de los procesos. - Servir como material de consulta para la inducción y capacitación del personal.

12 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos III. BASE LEGAL Disposiciones normativas internas: Disposiciones de carácter general, capitulo XIV Marco Normativo del portal de transparencia del Fondo de cultura Económica: ccionado=true&_iddependencia=11249

13 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN

14 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos V. MISIONES, OBJETIVOS Y FUNCIONES COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN Misión: Que el Fondo de Cultura Económica cuente con las estrategias de comunicación y mercadeo que permitan entre los lectores y público en general el acervo editorial, promover a los autores y consolidar la imagen institucional. Objetivos: Planear y coordinar el programa anual de comunicación social en el Fondo de Cultura Económica, que permita mantener un posicionamiento en lectores y público en general. Establecer soluciones de mercadeo que faciliten una distribución y promoción de obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal editada por el Fondo de Cultura Económica, Determinar y establecer la imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica para mantener la uniformidad en las librerías y filiales. Funciones: -Planear y establecer las políticas en materia de comunicación social del Fondo de Cultura económica, con el propósito de que sean observadas por las áreas involucradas. -Establecer las estrategias de comunicación social y difundir el acervo editorial, para promover a los autores y consolidar la imagen institucional del Fondo de Cultura Económica. -Determinar un programa de medios de comunicación para lograr una identificación, diferenciación y preferencia con lectores y público en general. -Determinar el programa de actividades culturales, presentaciones de libros y autores, exposiciones, ferias y actos académicos para dar a conocer el acervo editorial del Fondo de Cultura Económica. -Supervisar el desarrollo del plan anual de comunicación social del Fondo de Cultura Económica, para verificar que se lleve a cabo de acuerdo con la programación y en su caso efectuar las correcciones pertinentes. -Representar a la Dirección General por acuerdo expreso para efectos de comunicación social.

15 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos -Determinar la integración de contenidos de la página de Internet del Fondo de Cultura Económica en lo relativo a mercadotecnia, comunicación y actividades culturales para consolidar la imagen institucional. -Controlar el programa de relaciones públicas para cuidar la imagen institucional. -Determinar y establecer estrategias para conocer el impacto que tiene en el público la imagen del Fondo de Cultura Económica. -Establecer vínculos con instituciones culturales del Sector Público y privado para llevar a cabo intercambios culturales. -Coordinar y autorizar el presupuesto y el manejo de partidas restringidas que se reportan a la Coordinadora sectorial, Secretaría de Gobernación y oficina de la Presidencia de la República. -Planear y establecer las políticas en materia de mercadotecnia, publicidad y difusión del Fondo de Cultura Económica con el propósito de que sean observadas por las áreas involucradas. -Establecer el programa de mercadotecnia que proporcione elementos de decisión con base en el análisis y evaluación del entorno editorial para establecer benchmarking -Determinar el perfil de los nichos de mercado y los medios publicitarios a utilizar para dar a conocer los títulos, autores y actividades del Fondo de Cultura Económica. -Determinar el plan anual de medios y cubrir los espacios culturales para dar a conocer el acervo editorial del Fondo de Cultura Económica. -Controlar el cumplimiento de las pautas publicitarias contratadas por el Fondo de Cultura Económica. -Evaluar propuestas de comercialización en coordinación con el área comercial para las librerías. -Planear y establecer las políticas en materia de imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica con el propósito de que sean observadas por las áreas involucradas. -Establecer la imagen corporativa para consolidarla en las librerías y filiales del Fondo de Cultura Económica.

16 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS Misión: Ser un vínculo para las relaciones con el entorno exterior y las áreas que conforman el Fondo de Cultura Económica con el fin de facilitar la operatividad y cumplimiento de sus objetivos Objetivo: Apoyar a la Coordinación General de Comunicación en material de Relaciones Públicas para fortalecer y estrechar las relaciones con diferentes instituciones públicas y privadas y personas del ámbito cultural del país. Funciones - Promover los títulos y autores del FCE de acuerdo con el programa editorial, con la finalidad de apoyar en el cumplimiento de los objetivos de Comunicación. - Organizar las actividades en las que se presentan y promueven la institución y sus productos, considerando criterios de racionalidad en el uso del gasto público, con el fin de que el FCE tenga mayor presencia. - Operar las relaciones públicas del FCE con sus autores y coeditores, así como con instituciones de carácter público o privado con el fin de facilitar las relaciones institucionales. - Concertar la participación de autores e intelectuales en los eventos promocionales, académicos y culturales de esta casa editorial, para dar a conocer a la institución. - Elaborar y mantener actualizados los directorios de intelectuales, autores y coeditores de los títulos a presentar, con el propósito de tener información confiable y oportuna, para futuros requerimientos. - Impulsar el interés de los autores del FCE a fin de que participen en la promoción de sus obras publicadas por esta casa editorial. - Coordinar la logística de relaciones públicas en los eventos promocionales de los autores y productos del FCE, para tener una optima participación y actuación en dichos eventos. - Elaborar el programa de relaciones públicas y supervisar su adecuada realización, con el fin de contar con información confiable y oportuna que ayude en la toma de decisiones. - Aportar la información que se considere pertinente para el contenido de la página de Internet del FCE en lo relativo a relaciones públicas y actividades culturales.

17 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos - Coordinar la participación del FCE en lo relativo a comunicación, relaciones públicas y actividades culturales en las ferias del libro y diversas actividades donde se programe participar.

18 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Misión: Dar a conocer entre los lectores y el público en general, a través de los diversos medios de comunicación, las actividades del Fondo de Cultura Económica, su acervo editorial y sus autores, para consolidar la imagen institucional. Objetivos: Desarrollar y operar las estrategias de comunicación que permitan posicionar al Fondo de Cultura Económica, su acervo editorial y sus autores, en los medios de comunicación. Evaluar permanentemente y registrar la presencia del Fondo de Cultura Económica en los medios de comunicación. Funciones: - Difundir la labor de la institución, sus autores y el acervo editorial en los medios de comunicación para que el público especializado y el público en general, se acerquen a los diversos productos editoriales del Fondo. -Elaborar materiales informativos tales como comunicados de prensa, reportajes, crónicas y páginas editoriales, para ser difundidos a través de los medios de comunicación. -Gestionar y organizar entrevistas y ruedas de prensa para los autores y funcionarios del Fondo, a fin de difundir las obras y actividades. -Sugerir a los medios de comunicación temas que permitan consolidar la imagen institucional del FCE, sus autores, títulos y actividades, para que el público tenga un mayor conocimiento de las mismas. -Atender las solicitudes de los medios de comunicación en cuanto a reseñas, datos sobre autores y obras, invitaciones, material promocional y ejemplares de cortesía, para lograr el mejor posicionamiento de la institución en los medios de comunicación. -Mantener actualizado el portal electrónico Prensafondo a fin de que sirva de plataforma de información para los trabajadores del Fondo y para los usuarios externos. -Servir de enlace con los usuarios externos del portal Prensafondo, para aclarar sus dudas o

19 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos solventar sus necesidades de información. -Integrar los acervos periodísticos relacionados con la institución para mantener actualizado el archivo de medios. -Integrar y mantener actualizados los directorios de medios de comunicación para el uso del personal de la Coordinación General de Comunicación y, por extensión, del Fondo de Cultura Económica. -Establecer contacto con las filiales para intercambiar información de interés periodístico a fin de lograr presencia tanto en México como en el Extranjero. -Apoyar la difusión en los medios de comunicación de las iniciativas de las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica, para darlas a conocer al mayor número de posibles usuarios.

20 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA Misión: Proporcionar las herramientas mercadológicas necesarias para la comercialización y promoción de las obras editadas por el Fondo de Cultura Económica y sus autores. Objetivos: - Definir las estrategias de mercadotecnia y publicidad con base en las metas institucionales de venta, imagen y difusión. - Determinar la imagen corporativa del FCE de acuerdo a lo que establezca la Coordinación General de Comunicación en conjunto con la Dirección General para su posicionamiento en el mercado. Funciones: -Elabora y ejecutar el programa de mercadotecnia, para coordinar y dar seguimiento a los proyectos establecidos por el área. -Analizar fuentes informativas internas y externas para realizar proyecciones de mercado sobre las obras editadas por el FCE. -Identificar oportunidades en materia mercadológica y publicitaria para incentivar las ventas. -Analizar nichos de mercado específicos para incrementar el número de lectores del acervo editorial del FCE. -Evaluar la frecuencia y alcance de los impactos publicitarios con el fin de medir el cumplimiento de los objetivos de comunicación. -Ejecutar el programa de comunicación del FCE con estricto apego a las disposiciones gubernamentales vigentes sobre publicidad y utilización de medios, vigilando su ejercicio presupuestal. -Elaborar y mantener actualizado un banco de datos con el acervo publicitario y promocional del FCE, con la finalidad de contar con información confiable y oportuna para futuros requerimientos. - Elaborar el programa de publicidad de la institución y una vez aprobado, supervisar su adecuada realización, verificando que el ejercicio presupuestal sea de acuerdo con las disposiciones aplicables en la materia. - Detectar oportunidades de promoción y convenios de colaboración para difundir el catálogo del

21 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos FCE, con otras editoriales y librerías. - Proporcionar estrategias de mercado para las librerías como herramientas para impulsar las ventas - Supervisar el contenido de la página de Internet del FCE en lo relativo a mercadotecnia a fin de que los elementos gráficos sean apropiados para el mensaje publicitario o de comunicación que se desea difundir. - Coordinar los programas que se instrumenten para fortalecer el vínculo entre los lectores frecuentes y la institución y proponer acciones para su difusión. - Elaborar y desarrollar el programa anual de medios del FCE para dar cumplimiento a los objetivos de comunicación establecidos en el área. - Proponer estudios de mercado con el fin de identificar mercados potenciales, el comportamiento de la competencia y el comportamiento en el mercado de las obras que edita el FCE. - Supervisar la integración de los elementos gráficos y de información que se utilicen para difundir el acervo editorial y la imagen del FCE en la publicidad y promociones. - Coordinar la elaboración de los materiales necesarios para difundir a los autores y el acervo editorial. - Realizar los trámites contractuales con los medios de comunicación para promover a la institución y sus productos. - Vigilar el cumplimiento correcto y oportuno de las pautas publicitarias contratadas por el FCE para la difusión de sus productos.

22 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Misión: Que el FCE cuente con los contenidos para todos los elementos gráficos que se generen como herramienta de las estrategias promocionales que el área implemente para dar a conocer el acervo editorial del Fondo de Cultura Económica y sus autores. Objetivos: Garantizar información confiable en las aportaciones de contenidos de difusión y promoción que genera la Coordinación General de Comunicación para promover los libros que publica el Fondo de Cultura Económica y sus autores. Mantener un archivo histórico de reseñas de novedades y reimpresiones del catálogo así como de autores y sus fotografías para su consulta y uso para difusión tanto en medios internos como externos. Funciones: - Recabar e integrar los elementos de difusión necesarios para promover masivamente a los autores y al acervo editorial del FCE. - Elaborar los materiales de difusión necesarios para el adecuado desarrollo de los programas de comunicación, relaciones públicas y mercadotecnia. - Conformar archivos individuales de los autores del FCE, con el fin de contar con una base de datos que permita obtener información para los fines de difusión que requiera el FCE. - Integrar un archivo de fotografías de autores del FCE con el fin de contar con imágenes para utilizarlas en los materiales de difusión y para facilitarlas a los medios de comunicación que los requieran. - Elaborar los contenidos de difusión de las actividades culturales para su inserción en las páginas de intranet e Internet. - Servir de enlace con las filiales para obtener información de autores y ediciones locales para su difusión y promoción en México. Recabar información de las novedades y de las reimpresiones a editar, así como del proceso de producción en que éstas se encuentran.

23 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos DEPARTAMENTO DE DISEÑO PUBLICITARIO Misión: Proveer todo el material gráfico necesario para difundir y promover la identidad gráfica, supervisando su aplicación en las actividades, eventos públicos y productos editoriales de la institución. Objetivos: Coordinar la realización de las actividades relativas al diseño publicitario del FCE para lograr los objetivos de comunicación, mercadotecnia y publicidad. Desarrollar y manejar la imagen institucional con base en las estrategias de comunicación y objetivos del FCE en todos los elementos gráficos que se generen. Funciones: -Elaborar el diseño gráfico de forros e interiores de los catálogos, folletos y encartes de prensa solicitados por la Coordinación General de Comunicación para lograr sus objetivos promocionales. -Diseñar las inserciones para periódicos y revistas, páginas promocionales, invitaciones y carteles requeridos para la difusión de actividades y productos editoriales de la institución. -Elaborar los volantes, trípticos, anuncios, material promocional y de apoyo para las actividades culturales del FCE. -Elaborar el diseño de la imagen gráfica del FCE en su ámbito de promoción para los medios de comunicación masiva y actividades públicas. -Diseñar la imagen del FCE que se aplicará en las ferias del libro en las que se considere pertinente participar con el fin de mantener una identidad gráfica. -Verificar que el material de diseño publicitario se ajuste a los lineamientos de imagen corporativa, con la finalidad de que el FCE cumpla con la normatividad establecida. -Supervisar los proyectos gráficos de los proveedores del FCE para asegurar su óptima producción.

24 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos DEPARTAMENTO DE DISEÑO ELECTRÓNICO Misión: Planear y desarrollar las actividades relativas el diseño electrónico de acuerdo con los lineamientos y políticas establecidas para el uso de la imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica, con la finalidad de proporcionársela a las diferentes áreas Objetivo: Diseñar la imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica que se aplicará en los diversos espacios y productos de la Web. Funciones: -Diseñar y recomendar las políticas en materia de diseño de imagen en la página Web del Fondo de Cultura económica para autorización de la Coordinación General de Comunicación. -Elaborar y proporcionar el diseño de la imagen gráfica del Fondo de Cultura Económica para los diversos espacios de la Web (Internet/intranet). -Verificar que el personal que realiza diseño gráfico en las diversas páginas de Internet del Fondo de Cultura Económica se ajuste a los lineamientos de imagen institucional correspondientes para q conserve su estándar de acuerdo a los lineamientos y políticas establecidos en la institución. -Supervisar la elaboración de productos especialmente diseñados para los espacios de Internet con el fin de promocionar y difundir las novedades, los autores y las actividades del FCE. -Desarrollar herramientas de promoción novedosas para la Web de; libros, autores y actividades del FCE para apoyar a la Gerencia de Comercialización en la difusión de sus productos para su venta en Internet y en las librerías del Fondo de Cultura Económica. -Asesorar y Supervisar la elaboración de diseños corporativos a las páginas de Internet de las filiales en el ámbito de su competencia para estandarizar diseños de acuerdo a sus necesidades y con apego a nuestras políticas de imagen corporativa. -Supervisar la actualización de las páginas de Internet que realizan las diferentes áreas del FCE para estandarizar diseños de acuerdo a sus necesidades y con apego a nuestras políticas de imagen corporativa. -Proponer y supervisar la elaboración de materiales gráficos para las pantallas de las librerías, ferias, etc. Para cuidar, fortalecer y mantener el estándar de la imagen corporativa de la institución de acuerdo a sus políticas.

25 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos -Rediseñar y supervisar que el personal de las diferentes áreas mantenga la página corporativa actualizada de acuerdo con el diseño y políticas establecidas. -Desarrollar y proporcionar Banners de página a las diferentes áreas para optimizar tiempos de captura y diseño. -Supervisar al personal de las diversas áreas que realizan la actualización del archivo de gráficos de todos los productos elaborados para la Web.

26 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos COORDINACIÓN DE ENLACE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN. Misión. Obtener en materia de logística los insumos necesarios para llevar a cabo los eventos del centro cultural bella época. Objetivos. Dar seguimiento, organizar, difundir y elaborar programas de actividades para los diferentes espacios del centro cultural bella época. Funciones. -Realizar en enlace entre Departamentos de Comunicación y relaciones públicas con el centro cultural bella época. -Estudiar en materia artística los requerimientos técnicos y de cualquier otra índole y solicitarlos, para llevar a cabo los diversos actos culturales que se presentan en el centro cultural bella época. -Apoyar el desarrollo de los programas culturales y presentaciones que se lleven a cabo en el centro cultural bella época y coordinar al personal del FCE involucrado. -Entrevistar a las personas que deseen organizar actividades en el centro cultural bella época con el objeto de proponerlo en su programa de actividades, siempre y cuando cumpla con los requisitos de difusión de la cultura que tiene el centro y el FCE. -Obtener, elaborar y proponer un calendario anual de actividades para los diferentes espacios como. Cine, galería, presentación de libros, exposiciones diversas y otras actividades relacionadas con la actividad cultural. -Verificar y validar que se cumplan los lineamientos y criterios del manual de imagen corporativa e identidad gráfica del Fondo de Cultura Económica de las actividades programadas. -Comprobar que la logística de relaciones públicas en eventos promocionales de los autores y productos del FCE se lleve a cabo en forma oportuna y completa. -Realizar informes periódicos a las autoridades del FCE, sobre el tipo de eventos realizados, procedencia, costos y recuperación de gastos en su caso para que éstas evalúen la correcta utilización del centro cultural bella época.

27 Fecha de revisión: Coordinación General de Comunicación FCE-CCM.01 Revisión: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos -Prestar apoyo logístico y de supervisión de eventos externos del FCE. -Solicitar el abastecimiento de los productos y servicios que se requieran para la realización de los eventos programados. -Coordinarse con el responsable de promoción de lectura para elaborar un programa de talleres y Cuentacuentos constante en la librería y de supervisar que éstas se lleven a cabo de acuerdo a lo programado, prestando todo el apoyo logístico necesario.

28 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM-PR.01 Versión: 28 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos VI. POLÍTICAS Generales 1. El personal de Mando Medio y Superior deberá supervisar la ejecución de las operaciones de tal manera que se asegure un control interno eficiente y eficaz que abarque actividades de registro, autorización, verificación, revisión y resguardo de archivo, asimismo evaluar los mecanismos implementados para mejorar su funcionamiento y en su momento difundir el documento actualizado. 1 1 En atención al oficio GAF/317/2014 del 23 de mayo de 2014, derivado de la recomendación de la Auditoría Superior de la Federación respecto del estudio general de la situación que guarda el sistema de control interno en el Sector Público Federal para implementar una política general que establezca la obligación para los Mandos Medios y Superiores para la evaluación, actualización y fortalecimiento del control interno en sus ámbitos de competencia.

29 Fecha de versión: Comunicación FCE-CCM-PR.01 Versión: 29 Procedimientos VII. PROCEDIMIENTOS

30 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 1 Procedimiento Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad

31 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 2 Procedimiento El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo. Elaborar y dar seguimiento al programa anual de promoción y publicidad del FCE, con objeto de contar con los medios necesarios para anunciar algún evento o publicación y lograr una mayor participación del público en general contribuyendo a la meta de ventas. 2. Alcance. El procedimiento tiene influencia en áreas que proporcionan información para la realización del programa, y las áreas que forman parte de la estructura vigente del FCE registrada ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública. La Dirección General y la Junta Directiva, en lo correspondiente en la aprobación y conocimiento del programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente y del plan de erogaciones de las partidas y De manera externa, al proporcionar la información que solicitan las Dependencias responsables del Programa: Secretaría de Educación Pública (Coordinadora de Sector), Secretaría de Gobernación (autorización). 3. Políticas. 1. El titular del áreas de comunicación realizará el programa anual de promoción y publicidad basado en las obras, autores y actividades a promover y difundir en coordinación con las gerencias Editorial y Comercial. La elaboración de propuestas se realizará por la valoración del nivel de trascendencia del contenido. 2. Es responsabilidad del titular del área de comunicación la aplicación y atención de los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF emitidos por la Secretaria de Gobernación, así como atender con oportunidad los compromisos que se generen con su implementación en el FCE. 3. El titular del área de comunicación elaborará el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente con autorización de la Dirección General y conforme el presupuesto autorizado.

32 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 3 Procedimiento 4. La fecha límite para entregar la estrategia anual de promoción y publicidad y solicitud de autorización del programa anual de promoción y publicidad a la Secretaría de Gobernación a través de la SEP, será de acuerdo a los lineamientos publicados en el DOF en cada ejercicio fiscal. 5. El titular del área de comunicación deberá generar contenidos que eviten la discriminación de cualquier tipo o tengan como propósito difundir estereotipos de género. Traspasos de recursos 6. El titular del área de comunicación no podrá gestionar o solicitar que se efectúen traspasos de recursos de otros capítulos de gasto al concepto de servicios de comunicación social y publicidad, ni podrá incrementar, salvo en el caso de mensajes para atender situaciones de carácter contingente o cuando se requiera para promover la venta de productos o servicios que generen mayores ingresos. 4. Definiciones. En ambos supuestos, se requerirá de la autorización presupuestaria de la SHCP y de la Secretaría de Gobernación en el ámbito de sus competencias. DGNC: La Dirección General de Normatividad de Comunicación de la Secretaría SINC: Sistema de Información de Normatividad de Comunicación Plan de medios: Es la selección diversificada de medios de comunicación, necesarios para difundir una campaña de manera eficaz a la población objetivo que forma parte del programa anual de promoción y publicidad. DOF: Diario Oficial de la Federación. SEP: Secretaría de Educación Pública. SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Programa anual de promoción y publicidad: Conjunto de campañas derivadas de la estrategia anual de promoción y publicidad, encaminadas al objetivo institucional. Estrategia anual de promoción y publicidad: Instrumento de planeación que expresa los principales temas de promoción de los productos o servicios de las entidades, tendientes a incrementar sus ventas.

33 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 4 Procedimiento 5. Desarrollo Diagrama de flujo. Inicio Instruye al AE para que revise la publicación del DOF para conocer los lineamientos. TAC 1 Acuerdo Instruye al AE a que verifique si la partida cuenta con el presupuesto asignado. TAC 2 Correo electrónico o vía telefónica Instruye al AE a revisar medios del año anterior, presupuesto asignado y a elaborar propuesta de programa anual de promoción y publicidad. TAC 3 FCE-CCM-RE.05 Acuerdo Recibe del AE la propuesta de programa anual de promoción y publicidad. TAC 4 FCE-CCM-RE.05 Solicita al AE realizar cambios al programa. TAC 5 No Está completo? Si Aprueba el programa en formato Excel y solicita reunión con el DG para su validación. TAC 6 FCE-CCM-RE.05 No El programa fue validado? Si Por medio del AE envía la estrategia y el programa a la DGNC de forma electrónica y a la SEP de forma impresa. TAC 7 SINC Oficio con estrategia anual de promoción y publicidad y programa anual de promoción y publicidad. A través del AE solicita tarifas vigentes a los medios que integran el plan de medios y el programa anual de promoción y publicidad. TAC 8 Correo electrónico Vía telefónica Responsable de la actividad Ajusta el plan de medios y el programa anual de promoción y publicidad con las tarifas vigentes a través del AE. TAC FCE-CCM-RE.05 AE: DOF: DG: DGNC: SEP: SICN: TAC: Analista Especializado. Diario Oficial de la Federación. Dirección General. Dirección General de Normatividad de Comunicación. Secretaría de Educación Pública. Sistema de Información de Normatividad de Comunicación. Titular del Área de Comunicación.

34 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 5 Procedimiento

35 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 6 Procedimiento 5.2 Descripción de actividades. Paso Responsable Actividad Documento Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Instruye al analista especializado para que revise la publicación del DOF con el fin de conocer los lineamientos y requerimientos a cubrir para la estrategia y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente. Instruye al analista especializado para que verifique con la subgerencia de finanzas que la partida cuente con el presupuesto asignado. Instruye al analista especializado para que revise los medios del año anterior y en base a estos y al presupuesto asignado elaboré propuesta del programa anual de promoción y publicidad conforme a los lineamientos publicados en el DOF. Recibe del analista especializado la propuesta del programa anual de promoción y publicidad y revisa que este completo. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF del año correspondiente. Correo electrónico ó vía telefónica Plan de medios y Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF del año correspondiente. Plan de medios y Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Está completo? Si, va al paso 6. No, continúa. Solicita al analista especializado elaborar cambios al programa anual de promoción y publicidad. ir al paso 4, (corrige) Aprueba el programa anual de promoción y publicidad en el formato Excel y solicita reunión con el director general para su validación. Plan de medios y Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05)

36 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 7 Procedimiento Paso Responsable Actividad Documento Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación El programa fue validado? Si, continúa. No, va al paso 5. Instruye al analista especializado para que envíe la estrategia y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente a la DGNC de forma electrónica por medio del SINC y de forma impresa a la SEP (Coordinadora de Sector). Instruye al analista especializado para que solicite tarifas vigentes a los medios que integran el plan de medios y programa anual de promoción y publicidad. Ajusta el plan de medios y programa anual de promoción y publicidad con las tarifas vigentes a través del analista especializado. Recibe del analista especializado nuevamente el plan de medios y programa anual de promoción y publicidad con las tarifas vigentes para su aprobación. Sistema de Información de Normatividad de Comunicación (SINC) Oficio con la estrategia anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente Correo electrónico Vía telefónica Plan de medios y Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Plan de medios y Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Es aprobado? Si, ir al paso 12. No, continúa. Negocia tarifas con algunos medios. Ir al paso 9. Una vez que se cuenta con la aprobación de la estrategia y programa anual de promoción por parte de la DGNC de la Secretaría de Gobernación y con las tarifas vigentes, instruye al analista especializado para que notifique a los medios que formaran parte del programa. En caso de ser nuevo medio solicita la documentación necesaria para su contratación. Oficio de notificación Correo electrónico. Documentación necesaria para contratación Proceso 4.2 contratación del manual administrativo de

37 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 8 Procedimiento Paso Responsable Actividad Documento Titular del área de comunicación Jefe del departamento de diseño publicitario Consulta con las áreas editoriales las novedades a publicarse y en base a estas prepara reseña y la envía al jefe del departamento de diseño publicitario para que elaboré el diseño de la inserción. Elabora diseño para la inserción y la envía al titular del área de comunicación para su aprobación. aplicación general en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público Correo electrónico Reseña Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Fue aprobada? Si, continúa. No, corrige. Instruye al analista especializado para enviar inserciones a la SEP para su aprobación por medio de correo electrónico Recibe respuesta por parte de la SEP sobre las inserciones. Correo electrónico Correo electrónico Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Fue aprobado? Sí, continúa. No, corrige, va al paso 15. Envía a la SEP por medio de oficio el formato de presentación de campaña con la inserción, el correo de aprobación antes recibido y el anexo Recibe oficio con el número de clave para la inserción por parte de gobernación con copia para SEP. Instruye al analista especializado a enviar inserciones al medio para su publicación. Da seguimiento al programa y presupuesto de las inserciones publicadas a través del analista especializado. Oficio Presentación de campaña de promoción y publicidad Inserción Oficio Correo Teléfono Orden de inserción FCE-CCM-RE.06 Plan de medios Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Estado de cuenta

38 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 9 Procedimiento Paso Responsable Actividad Documento 21. Titular del área de comunicación Recibe del analista especializado el estado del presupuesto para su conocimiento. Fin del procedimiento. Estado de cuenta.

39 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 10 Procedimiento 6. Referencias o documentos relacionados. Anexo Núm. Documento Título 6.1 S/N Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF para el ejercicio correspondiente. 6.2 S/N Estrategia anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente (Electrónico: S/N Programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente (Electrónico: Proceso de contratación del manual administrativo de aplicación general en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público 7. Anexos y registros usados. Anexo Núm. Documento Título 7.1 FCE-CCM-RE.04 Orden de inserción 7.2 FCE-CCM-RE.05 Plan de medios y programa anual de promoción y publicidad 7.3 FCE-CCM-RE.11 Estado de cuenta 7.4 S/N Presentación de campaña de promoción y publicidad 8. Lista maestras relacionadas al procedimiento. Id. No. Documento Título 8.1 No aplica No aplica

40 Comunicación Fecha de versión: FCE-CCM-PR.01 Versión: Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 11 Procedimiento 9. Lista de distribución. Copias Distribución Área Original No aplica No aplica V.E Intranet (Versión electrónica-sólo lectura) Gerencia de Tecnología (Departamento de Gestión de Calidad) 10. Control de cambios. Fecha Versión Páginas afectadas Todas Todas Todas Originador del cambio Titular del área de Comunicación Coordinación General de Comunicación Coordinación General de Comunicación. Naturaleza del cambio Se cambió el nombre del procedimiento. Se actualizó el procedimiento conforme a la operación interna actual. Se agregó: -La leyenda sobre discriminación. - Las políticas 1, 2, 3 y 5. - Definiciones. - Los documentos relacionados. - Los registros de estado de cuenta y presentación de campaña de promoción y publicidad. - Las referencias o documentos relacionados. - El punto 8 de listas maestras. Se modificó el término revisión por versión. Se modificaron las políticas y se actualizó el procedimiento conforme la actividad actual. Se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General.