ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN LIBRO

Transcripción

1 UNIDAD DIDÁCTICA ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN LIBRO Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a crear un nuevo libro de trabajo de Excel para empezar a trabajar. 2. Saber cómo guardar los cambios realizados en un libro. 3. Abrir y trabajar con un libro existente. 4. Conocer la opción guardar y la diferencia con guardar como. 5. Aprender a crear una copia de seguridad del libro INTRODUCCIÓN En este tema vamos a estudiar cómo crear un libro nuevo, cómo abrir un libro ya existente, cómo guardar los cambios que realices en un libro y cómo cerrar el libro. Para ello ofrece un nuevo interfaz a través de la ficha Archivo. Al hacer clic sobre ella aparecerá una ventana que ofrece todas las posibilidades de almacenamiento y recuperación de libros, así como las opciones para imprimir una hoja. 5.1

2 5.2. CREACIÓN DE UN NUEVO LIBRO Cuando se inicia Excel, automáticamente se crea un nuevo libro de trabajo vacío donde empezar a trabajar. Para abrir un nuevo libro de trabajo en sólo se tiene que ir a la ficha de Archivo y elegir la opción Nuevo, recordar que esta opción en Excel 2007 se puede encontrar en el botón de Office. Haciendo clic en la opción Libro en blanco y en el botón Crear, Excel creará un nuevo libro. El libro que se crea al abrir Excel es el Libro1 por lo tanto al añadir uno nuevo se le llamará automáticamente Libro2, se puede ver en la barra de título. Al intentar abrir un nuevo libro también da la opción de abrir una nueva plantilla; una plantilla es un modelo de hoja de Excel que puede servir como base de trabajo para crear otras hojas de cálculo. Una primera introducción a las plantillas de Excel lo puedes ver en el profundiza de este apartado, también lo estudiaremos en el Tema 16 de este curso. 5.2

3 PROFUNDIZA Puedes crear un nuevo libro de Excel pulsando las teclas CTRL+u Por ejemplo en la opción Plantillas de Office.com hay una plantilla llamada Facturas, si la abrimos tendríamos un ejemplo de hoja de cálculo que contiene una factura y que podemos utilizar por ejemplo para realizar una factura a un cliente. Elige la opción Factura IVA - precio con impuesto incluido. 5.3

4 Solamente habría que rellenar los datos, ya que las fórmulas, formatos y diseño ya están creados. Es importante si se utiliza una plantilla saber que a la hora de guardar los cambios realizados hay que hacerlo en un archivo diferente, veremos en un próximo capítulo cómo hacerlo. 5.4

5 5.3. GUARDADO DE LOS CAMBIOS REALIZADOS EN UN LIBRO Una vez hemos trabajado en el libro de Excel abierto, introduciendo datos en las celdas, dando un formato a la hoja, creando fórmulas para resolver operaciones, etc. Necesitaremos guardar ese libro con los cambios realizados. Para ello en volvemos a la ficha Archivo y elegimos la opción Guardar como. Aparecerá una ventana donde poder elegir dónde guardarlo. Guardar en, le debes dar el Nombre de archivo al libro de Excel en el que se han realizado los cambios y se debe elegir el tipo de archivo para guardarlo Guardar como tipo. Las ventanas que se muestran en este apartado son del entorno de Windows XP, pueden cambiar con otras versiones aunque los pasos son siempre los mismos. A continuación describimos las diferentes partes que se ven en la ventana. 5.5

6 1. Guardar en: en este cuadro se puede elegir la carpeta donde guardar el archivo, es este ejemplo lo guardamos en Mis documentos Archivos Excel. 2. Nombre del archivo: en este cuadro se escribe el nombre que se quiere dar al libro, en este ejemplo aparece Libro3.xlsx porque al crear un libro nuevo lo abrió con este nombre, simplemente se puede borrar y escribir el nuevo nombre, por ejemplo Factura a clientes. 3. Guardar como tipo: aquí se tiene la opción de elegir el tipo de archivo, por defecto aparecerá Libro de Excel o Libro de Excel (*.xlsx). Se pueden elegir otros tipos de archivos como por ejemplo Libro de Excel que lo hace compatible con estas versiones, Plantilla de Excel que permitiría guardar el libro como plantilla para un posterior uso, etc. Una vez realizados los pasos anteriores y elegida la carpeta, haz clic sobre el botón Guardar. PROFUNDIZA Si se utiliza una versión anterior a Excel 2007, para abrir archivos con extensión (.xlsx,.xltx, etc.), es decir guardados con necesitarás instalar en tu equipo un paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007, tienes el enlace para descargarlo dentro de las RSS. De esta forma podrás abrir por ejemplo con Excel 2003 un archivo de. 5.6

7 5.4. ABRIR UN LIBRO YA EXISTENTE Cuando se quiere recuperar un libro de trabajo ya guardado, se puede hacer desde la ficha Archivo y la opción Abrir. Aparecerá una ventana donde elegir cómo buscarlo, Buscar en, localiza la carpeta donde esté guardado, en el ejemplo anterior recordar que lo hicimos en Mis documentos Archivos Excel, una vez localizado es este ejemplo Tabla de clientes.xlsx, lo seleccionamos y hacemos clic en Abrir. Indicar de nuevo, que las ventanas que ves en este apartado son del entorno de Windows XP, pueden cambiar con otras versiones aunque los pasos son los mismos. 5.7

8 ofrece otra opción de abrir libros guardados, dentro de la ficha Archivo haciendo clic en Reciente. En caso de querer abrir un libro guardado anteriormente, se debe seleccionar el libro que se quiere abrir y hacer clic con el botón izquierdo del ratón. El primer documento de la lista es el último que se abrió. Si se quiere que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes debes hacer clic sobre el icono lista. que se encuentra a la derecha, esto hará que aparezca siempre en esta El número de libros a ver se puede configurar dentro de Archivo>Opciones>Avanzadas>Mostrar>Mostrar este número de documentos recientes. PROFUNDIZA 1. Abrir varios libros de trabajo a la vez, se puede hacer desde el cuadro de diálogo Abrir. Para ello debes seguir los pasos vistos anteriormente y seleccionar un archivo para abrir. Pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada seleccionar otro archivo. Repetir este último paso hasta que estén seleccionados todos los archivos que se desean abrir, para finalizar se debe hacer clic sobre el botón Aceptar. Todos los archivos se abrirán, solo que uno de ellos se visualizará en pantalla y los demás estarán por debajo. 5.8

9 2. Abrir libros de trabajo como de sólo lectura. A veces para evitar modificar la versión de un archivo al guardarlo en disco, se puede abrir como archivo de sólo lectura, para ello, se deben seguir los pasos anteriores para abrir un archivo pero en este caso hacer clic sobre el desplegable que aparece a la derecha de abrir. Seleccionar la ficha Archivo y la opción Abrir, en Excel 2007 recuerda que está en el Botón Office. Seleccionar el archivo a abrir y hacer clic sobre la flecha de la derecha que hay en el botón Abrir para que se abra la lista desplegable. Elige la opción Abrir como de sólo lectura, se abrirá el archivo elegido, se podrá leer e incluso modificar, pero no se podrá guardar con el mismo nombre. A la hora de guardarlo pedirá otro nombre mediante un cuadro de diálogo OPCIÓN GUARDAR Para guardar los cambios que se hayan realizado en un libro abierto al que anteriormente se le había dado un nombre y que ya se había guardado con la opción guardar como, simplemente se tendrá que ir a la ficha Archivo y elegir la opción Guardar. 5.9

10 Esta opción guardará el libro con las modificaciones que se hayan realizado sobre él, hay que tener en cuenta que cuando se guarda el libro con esta opción si se ha modificado algún dato éste desaparece quedando el último dato cambiado, para ello hay que considerar las opciones Guardar y Guardar como antes de realizar esta acción. Si se está trabajando sobre un libro nuevo no guardado como por ejemplo sobre el Libro3, al seleccionar la opción guardar se activará la ventana Guardar como, en este caso se deben seguir los pasos vistos en el apartado anterior, Guardado de los cambios realizados en un libro CREACIÓN DE UNA COPIA DE SEGURIDAD DEL LIBRO Se puede tener siempre una copia del archivo abierto por si se quiere recuperar en algún momento. Para ello se selecciona la ficha de Archivo, y se elige la opción Guardar como... haciendo clic sobre el desplegable de la derecha del botón Herramientas. Elige la opción Opciones generales... Aparecerá una nueva ventana, activa la casilla Crear siempre una copia de seguridad. 5.10

11 Debes hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones y hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar la ventana Guardar como. Se puede comprobar su utilidad desde la carpeta donde se ha guardado el libro, al abrirlo, realizar modificaciones y guardarlo una vez marcada esta opción anterior, Excel crea automáticamente una archivo que lo llama Copia de seguridad y el nombre del archivo guardado, con la extensión (.xlk) 5.7. CERRAR UN LIBRO DE EXCEL Una vez que se haya terminado de trabajar con un libro se puede salir de él, bien para cerrar Excel, para no ocupar memoria o simplemente para guardarlo. Veamos las tres formas de hacerlo: 1- Para cerrar un libro desde la ficha Archivo y elegir la opción Cerrar. Recuerda que si en el libro nuevo o abierto se han realizado cambios preguntará una nueva ventana si se desean guardar los cambios efectuados. 5.11

12 Veamos las diferentes opciones: Guardar: esta opción guardará los cambios realizados en el libro. No guardar: esta opción no guardará las modificaciones realizadas, manteniendo el archivo original abierto. con esta opción crea un archivo temporal. Cancelar: con esta opción no cerramos el libro. 2- Otra forma para cerrar un libro, sería haciendo clic en el botón Cerrar de la barra de menú, atención no el de la barra de título, este cerraría el programa Excel. 3- Cerrar todos los libros abiertos. También se pueden cerrar todos los libros de trabajo abiertos en el programa Excel. Si se tienen abiertos varios libros de trabajo, se pueden cerrar todos ellos con una sola operación, en este ejemplo están abiertos los archivos Libro1.xlsx y -Base de Datos.xlsx Para ello desde la ficha Archivo se selecciona la opción Salir. 5.12

13 Si al cerrar alguno de los libros, éste tiene alguna modificación no guardada, aparecerá la ventana Desea guardar los cambios efectuados en Libro...? Recuerda que si es un Libro nuevo que no se ha guardado nunca, Excel abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, donde se debe dar el nuevo nombre al libro. Una vez pulsado guardar Excel se cerrará. 5.13

14 RESUMEN A través de la ficha Archivo se ofrecen todas las posibilidades de almacenamiento y recuperación de libros, así como las opciones para imprimir una hoja. En este tema hemos estudiado cómo crear un libro nuevo, cómo abrir un libro ya existente, cómo guardar los cambios que realices en un libro y cómo cerrar el libro. Una plantilla es un modelo de hoja de Excel que puede servir como base de trabajo para crear otras hojas de cálculo. 5.14