Software Libre como factor de desarrollo para Pequeñas y Medianas Empresas

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1 Software Libre como factor de desarrollo para Pequeñas y Medianas Empresas Orlando Iparraguirre 1 y Andrés Epifania 2 Resumen El Software Libre puede transformarse en la solución tecnológica para las PYMES. Sin embargo hay que considerar que su adopción depende de muchos factores, entre los cuales se encuentra la disponibilidad de soluciones empresariales, capacidad de adaptación a las necesidades y requisitos con niveles de funcionalidad, comunidad y robustez adecuada, facilidad en el uso, etc. Todos sabemos cuándo emprendemos un negocio, en lo último que pensamos es invertir en Tecnologías de Información, o si decidimos hacerlo queremos que sea barato o gratis porque al inicio todo es gasto. Ante este panorama se recomienda el uso del software libre como factor de desarrollo para las Pymes, en el presente artículo se describe como evaluar, seleccionar un ERP que se adecue a las necesidades de la empresa. Palabras Clave Tecnologías de información y comunicaciones, pequeñas y medianas empresas, planificación de recursos empresariales Abstract El Software Libre puede transformarse en una solución tecnológica para las PYME. Sin embargo debemos tener en cuenta que su adopción depende de muchos factores, entre los que se que incluyen la disponibilidad de soluciones ERP, capacidad de adaptación a las necesidades y requisitos, los niveles de funcionalidad y robustez adecuada, y la facilidad de uso. Todos sabemos que cuando llevamos a cabo un negocio, en lo último que pensamos, es invertir en tecnología de la información, o si decidimos hacerlo, lo que queremos es que sea barato o gratis porque al principio todo es gasto. En este contexto se recomienda el uso de software libre como un factor de desarrollo para las PYME, en el presente artículo se describe cómo evaluar, seleccionar un ERP para satisfacer las necesidades de la empresa. Key Words Information and communications technologies, Small and medium enterprises and Enterprise Resource Planning. Orlando Iparraguirre, Esc. De ingeniería de Sistemas, Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote-Perú Andrés Epifanía, Departamento de Registros académicos, Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote-Perú

2 Software Libre como factor de desarrollo para Pequeñas y Medianas Empresas 1. Introducción Las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) están siendo ampliamente usadas en instituciones de diversa índole, para mejorar sus procesos productivos, labores administrativas y la gestión en general. sin embargo, por razones de costos, en la mayoría de los casos las Tics son sólo para un grupo muy particular de empresas, es decir, para aquellas que pueden solventar las fuertes inversiones que requiere la adquisición, implantación o incluso el desarrollo de una solución tecnológica[1]. 2. Materiales y métodos: En esta fase se describen los fundamentos teóricos del presente artículo, luego se describe la importancia del software libre en las Pymes, y las etapas de selección de un sistema empresarial basado en software libre Fundamentos Software Libre para pymes: actualmente estamos en la era de la transformación por medio de las tecnologías de la información y comunicaciones (Tics). Las Tics juega un papel muy importante en el desarrollo empresarial, esto significa que los riesgos y oportunidades que se derivan del rápido avance tecnológico nos obligan a estar atentos a los cambios y adoptar iniciativas que nos permitan situarnos en la carrera tecnológica, y así aprovechar el potencial de las Tics, y hacer de la innovación nuestra principal ventaja competitiva, sin embargo, por razones de costos, en la mayoría de los casos las Tics son sólo para un grupo muy particular de empresas, es decir, para aquellas que pueden solventar las fuertes inversiones que requiere la adquisición, implantación o incluso el desarrollo de una solución tecnológica. Por lo anterior, pareciera ser casi imposible que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pudiesen acceder a las bondades de las Tics. Sin embargo, en la última década, se ha producido un movimiento muy importante en el ámbito del desarrollo de software, que podrá transformarse en una solución real para las PYMES. Se trata del Software Libre (Open Source), el cual puede ser definido como cualquier programa cuyo código fuente fue escrito con la intención declarada de dejarlo disponible para ser usado, modificado, por terceros. El Software libre es usualmente desarrollado como 2

3 3 una colaboración pública entre la comunidad de desarrolladores y puesto a disposición del público de forma gratuita. De modo más preciso, se refiere a las cuatro libertades de los usuarios del software. La libertad de usar el programa, con cualquier propósito. La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a las necesidades. La libertad de distribuir copias, con lo que puedes ayudar a tu vecino. La libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad se beneficie. Un programa es software libre si los usuarios tienen todas estas libertada des. Esto quiere decir que se tiene la libertad de distribuir copias, sea con o sin modificaciones, sea gratis o cobrando una cantidad por la distribución, a cualquiera, y en cualquier lugar. El ser libre significa que no se tiene que pedir o pagar permisos [ 2 ] Qué ventajas tiene usar software libre en las Pymes? La ventaja más relevante salta a la vista, el coste de licencias, se estima por ejemplo que el gobierno peruano en el año 2008 tenía una multa de 18 millones de dólares por usar software pirata, multa impuesta por Indecopi (irónico verdad? el estado se multa solo), En el gobierno de Extremadura con solo dólares lograron desarrollar una distribución de linux (Linex) que resolvió todos sus problemas de software, sin ir muy lejos el gobierno brasileño el año pasado se ahorro 123 millones de euros al usar programas de software libre. Este es el beneficio principal para las pymes, otra ventaja es el soporte, actualmente el software libre cuenta con un soporte de alta calidad disponible de forma gratuita a través de Internet, en comunidades, redes sociales y foros, etc. El soporte para esta tecnología se puede adquirir si se desea de forma comercial. Existen empresas que basan su negocio del software libre en negocio de servicios. Ni que decir de la seguridad: el software libre es mucho más seguro con una muy baja tasa de infección por virus, troyanos, gusanos, software espía y otros códigos maliciosos. Esto se debe a que Linux y todos sus descendientes fueron diseñados desde un principio con la seguridad en mente, en lugar de tratar de parchear graves fallos de seguridad cuando es demasiado tarde, y así puedo ir en numerando las ventajas del software libre que son muchas. Ahora bien centrémonos un poco más en la utilidad que nos puede ofrecer esta tecnología en las pymes, no podemos negar que el uso de software libre es una de las tendencias más importantes que se viene dando en el campo

4 empresarial, cada día avanza con mayor fuerza y va tomando creciente importancia en el mundo de las Tics. Sin embargo su adopción se ve todavía limitado por el escaso conocimiento que existe sobre sus posibilidades, en particular entre las PYMES que potencialmente pueden beneficiarse en gran medida de su aplicación. Todos sabemos cuándo emprendemos un negocio, en lo último que pensamos es invertir en Tecnologías de Información, o si decidimos hacerlo queremos que sea barato o gratis porque al inicio todo es gasto. Ante este panorama se recomienda el uso del software libre como factor de desarrollo para las Pymes, si bien es cierto, que es una tecnología emergente, pero sabemos que en los últimos años ha demostrado ser una alternativa solvente a comparación de otros programas de software comercial. Actualmente existen muchas soluciones de software libre disponibles para las pymes, desde sistemas operativos, hasta comercio electrónico, recursos empresariales, relaciones con el cliente e inteligencia de negocios, como alternativas viables para el desarrollo de las pymes. Ahora bien, viene lo más importante, el saber elegir la solución correcta para nuestro negocio, no se trata de elegir por elegir, no por el hecho que se dispone de una suite de soluciones libres, voy elegir lo primero, antes de pensar en implementar o adquirir una solución hay que tener ciertas consideraciones como: el apoyo directivo, definir los objetivos de migración o implementación, y lo más importante analizar las principales soluciones existentes pensando en las necesidades de la empresa. De aquí en adelante tratare de explicar algunos factores que se debe de tener en cuenta para elegir correctamente un ERP (Planificación de recursos empresariales) en software Libre para pymes. 3. Eligiendo un ERP en software libre para Pymes Antes de pensar en buscar o implementar un sistema ERP debe tener en cuenta los siguientes aspectos. Es que permita a la empresa alcanzar los siguientes objetivos: optimizar los procesos, reducir los costos operativos, mejorar la eficiencia, tomar mejores decisiones empresariales, incrementar la satisfacción de sus clientes, minimizar los errores humanos y reducir el inventario y los faltantes Por qué usar el software Libre en las Pymes? El Software Libre aporta de muchas formas al desarrollo y crecimiento de las pymes, haciendo de ésta una estrategia para poder competir en esta carrera 4

5 tecnológica, a continuación algunas razones por las cuales las pymes deberían usar Software Libre: Propiedad: el software Libre es gratis desde el momento que se descarga, aun que no hayamos tecleado ni una sola línea de código. Costo: el software libre está disponible sin ningún costo. Soporte: cuenta con un soporte de alta calidad disponible de forma gratuita Madurez: no existe ningún temor a que las aplicaciones se queden obsoletas. Seguridad: es mucho más seguro con una muy baja tasa de infección. Competividad: El software libre puede conseguir hacernos más competitivos en nuestro sector. Compatibilidad: estándares de formato de archivos. Innovación: el software libre no solo puede aportar innovación en los productos, si no que observa que también está aportando innovación en la forma como se lleva acabo ciertas actividades Cuál es el mejor ERP en software libre Cuando se trata de sistemas empresariales (ERP) existen muchos como: Openbravo, openerp, AbanQ, Adempiere, Xendra, Open Licita, etc. Y así podemos seguir enumerando, pero muchas veces las Pymes no cuentan con los recursos necesarios para evaluarlas, esto se debe a que no asignan suficiente tiempo y recursos al proceso y no tienen metodologías de selección, lo cual contribuye a que quienes toman las decisiones puedan seleccionar un producto sin más investigación. El reto de un ERP se resume en brindar soporte y automatización a los procesos. 5 Figura 1: Procesos generales de un ERP

6 En la figura 1, podemos apreciar los procesos más relevantes de un ERP, el proceso de selección de un ERP tiene tres fases principales: la investigación, evaluación y selección. A continuación se describirá las actividades principales de cada uno de los ellos Investigación: Esta etapa inicial de investigación consiste en un estudio preliminar y en la definición de sus estrategias y tácticas empresariales. Las empresas en esta etapa deben empezar a comprender la estrategia general con respecto al tipo de software que pretenden implementar. Adicionalmente, la empresa debe saber cuáles son sus objetivos y restricciones de corto y largo plazo para sus procesos empresariales. Durante esta fase, es importante revisar los sistemas que se utiliza en la actualidad, para determinar si es mejor actualizar el sistema existente o si es preferible adquirir uno completamente nuevo, en el caso que se decidiera adquirir uno nuevo, el primer paso sería encontrar la solución ERP apropiada que se adecue a las necesidades de la empresa. Durante esta etapa es importante tener una buena comprensión de los procesos de la empresa y el por qué, no solo para ayudarle a encontrar el ERP indicado, sino también para definir o redefinir los procesos y flujos de trabajo. Para lograr el mayor compromiso y el uso eficiente de los recursos internos, a continuación tenemos los parámetros a seguir para la búsqueda de un sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP). Establezca quién hace qué en su empresa. Para ello, se debe hacer una lista de todos empleados de la empresa, junto con sus actividades más importantes y el tiempo que lleva realizarlas, por ejemplo. Día Departamento Frecuencia Tarea Lunes Martes Dura ción Carlos / Almacén Semanal Ingreso de Suministros 2h Zulema / Contabilidad Mensualmente Declaraciones contables 1h José / Sistemas Semanal Control de servicios 4h Pedro / Almacén Cada semana Recibe los suministros 1h 6 Por su puesto siempre va existir excepciones, no es fácil sacar el tiempo estimado de cada actividad. A pesar que los empleados deben de saber cuáles son los tiempos aproximados que toma realizar las operaciones principales. Una vez que tengamos la lista, se tiene que resumir para presentar las actividades más importantes, dependiendo de su prioridad, duración y

7 7 Software Libre como factor de desarrollo para Pequeñas y Medianas Empresas recurrencia. Por ejemplo, la conciliación bancaria puede tomar una hora, pero puede ser más importante que el ingreso de suministros, la cual puede tomar un par de horas semanales. Una vez obtenido la lista general de los procesos, lo cual es el punto de partida para el proceso de selección, la decisión no debe estar basado solamente en esto. Se debe profundizar en los detalles dependiendo de la complejidad de los procesos empresariales y del crecimiento futuro de la empresa. Para encontrar el mejor sistema ERP que se adecue a nuestra empresa, es muy importante tener claro cuáles son los procesos más apropiados. Apropiado, en este caso, significa el indicado para la empresa, pero también eficiente muchas veces los procesos son definidos en el camino por las personas que tratan de hacer sus vidas más fáciles, no siempre incluyendo a otros, y esto termina generando problemas. Tener bien definidos las actividades de la empresa nos ayudará a saber lo que necesitamos que haga una solución ERP, para terminar esta fase, a esta alturas ya debemos tener una idea bien clara sobre los requisitos para la solución que se requiere Evaluación: En esta fase de evaluación veremos las consideraciones que debemos tener en cuenta para evaluar un ERP, algunos pasos importantes en esta fase incluye: Recopilar y priorizar los requisitos Transformar los requisitos en un modelo de decisión Crear una lista de todos sistemas ERP Libres Evaluar los recursos disponibles Actualmente no existe una metodología establecida para la búsqueda de un sistema empresarial en software, es por la cual se recomienda realizarlo siguiendo los siguientes pasos: Asesorarse de personal experto, crear su propio catálogo de opciones para personalizar la solución. Ello se puede realizar internamente con la asistencia de personal que haya tenido experiencia en implementación de sistemas de este tipo, empezando con las funcionalidades generales que pueden detallarse en la medida en que se necesite, es la mejor opción para evaluar este tipo de sistemas Selección: en esta tercera fase ya tenemos una idea más clara sobre el tipo de sistemas que puede satisfacer las necesidades de nuestra empresa y su localización de los ERPs.

8 Principales pasos en la selección de un Sistema ERP: el beneficio de un sistema empresarial solo se da cuando se hace la elección correcta. Por medio del uso de criterios actualizados y relevantes sobre las funcionalidades del sistema empresarial, estaremos mejor informado sobre las opciones. Utilizando un proceso de análisis adecuado, el personal encargado de selección puede realizar una valoración precisa sobre la idoneidad de cada solución para satisfacer las necesidades de la empresa, lo cual asegure el ERP más apropiado. Los principales pasos a realizar en la fase de selección son las actividades relacionadas con la creación de escenarios guías, basados en los requisitos empresariales más importantes: Programar demostraciones y pruebas Evaluar las estrategias de implementación Realizar un análisis sobre el costo implementación Identificar la solución idónea Obtener la aprobación de los ejecutivos Realizar verificaciones sobre las referencias, si está localizado en nuestro medio, etc Demostraciones y pruebas: El aspecto más importante, las pruebas, para que tenga éxito deberá crear una guía con los procesos que se desea probar, de esta manera tendrá que demostrar como cubre el sistema las funcionalidades que son más importantes. Las demostraciones es igualmente una oportunidad para evaluar los aspectos cualitativos del software, como la facilidad de uso. Por otro lado, hay que calificar cada funcionalidad probada de forma tal que se puede comparar los resultados al fin del proceso. Aquí un ejemplo de una guía típica para ver algunas funcionalidades. 8 Criterio Ventas 1. Órdenes de Venta 1.1.Generar rápidamente una orden de venta desde cero 1.2. Crear rápidamente una orden de venta de una cotización 1.3. Crear rápidamente una orden de ventas desde una orden de venta existente(duplicado) 2. Facturación 2.1. Modifique los descuentos y los precios en la factura 2.2. Alerte a los usuarios cuando existan problemas con el crédito 2.3. Opción para imprimir la lista de artículos empacados cuando se genera la factura Evaluación cualitativa 1. Facilidad de uso Contenido (S/N)

9 2. Ajuste a los procesos de la empresa 3. Grado en el cual el sistema puede mejorar el proceso Una vez concluida esta parte, recuerde que las pruebas solo cubre las funcionalidades, de allí se debe tener en cuenta los factores técnicos para la solución, como por ejemplo los sistemas operacionales, soporte de la base de datos, integración con otros sistemas (como los de contabilidad, relaciones con los clientes, etc.), administración de múltiples localidades, seguridad, gestión de los dispositivos de la interfaz y las herramientas de la aplicación (los programas que permiten administrar o desarrollar el software). Los ERPs Finalistas: Antes de revisar las pruebas de los sistemas, es posible que tengamos una lista de 3 o más ERPs. Si se ha realizado apropiadamente, las pruebas y demostraciones y los criterios técnicos mencionados con anterioridad, habremos logrado evaluar y seleccionar la mejor solución empresarial que se adecue a nuestro negocio. 4. Conclusión No hay sistemas buenos o malos, pero solo unos de ellos serán ideales. Esta es la razón por la cual todas las fases descritas con anterioridad son sumamente importantes para la investigación, evaluación y selección de la mejor solución para las pymes. Con frecuencia, la selección de una solución ERP es un compromiso que debemos tener en cuenta, en no comprometer las funcionalidades o características de la solución que puedan generar un gran impacto sobre la empresa en el futuro y llevarnos a perder dinero si la inversión en el sistema no genera los resultados esperados. Los resultados que obtengamos mucho va depender si lo utilizamos o no en conjunto las tres fases, si alguna de ellas es tratada con ligereza, puede afectar el proceso y su resultado final puede no ser lo que estábamos buscando. 9

10 Referencias bibliográficas. [1]. Open PYME: es un proyecto promovido por la universidad de la Laguna, bajo el marco de colaboración científico-tecnológico, entre la cámara de investigación, innovación y sociedad de la información del gobierno de canarias y la universidad de la Laguna [2]. Metodología detallada y estructurada para un proyecto de implantación de OpenErp.http://www.openerpsite.com/erp-openerp-modulos/metodologia-ytecnologia [3]. Análisis de implantación de software libre en la sociedad española, en la administración pública y privada: [4]. OpenERP es un completo sistema de gestión empresarial (ERP) que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, y almacén e inventario, entre otras: [5]. 15 razones para usar Software Libre Orlando Iparraguirre Villanueva : 10

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