OUTSOURCING PARA BPMO. Business Process Management Office (Oficina de procesos)

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1 OUTSOURCING PARA BPMO Business Process Management Office (Oficina de procesos) CONTENIDO I. DESCRICIÓN DE LA SOLUCION DE OUTSOURCING SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE LA FUNDAMENTACIÓN Y METODOLOGÍA BPM PARA EL MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL BASADA EN PROCESOS DE su Organización SERVICIO DE CONSULTORÍA EN DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN INTEGRAL BASADA EN PROCESOS (MGIP) SERVICIO DE MODELAMIENTO/DOCUMENTACION BPM... 5 II. DESCRICIÓN DE ROLES PROPUESTOS PARA CADA UNO DE LOS SERVICIOS PLANTEADOS... 6 III. MODALIDADES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO... 7 IV. METODOLOGIA DE TRABAJO... 8

2 I. DESCRICIÓN DE LA SOLUCION DE OUTSOURCING Acorde con la razón de ser misional de CIO S.A. centrado en la prestación de servicios para el Diseño e Implementación de Modelos de Gestión integral de Negocios basados en Procesos, nuestra solución BPO - Business Process Outsourcing es fundamental para la Operación de las BPMO (Business Process Management Office). El servicio comprende: ASEGURAMIENTO DE LA FUNDAMENTACIÓN Y METODOLOGÍA BPM PARA MODELOS DE GESTIÓN INTEGRAL BASADA EN PROCESOS SERVICIO DE CONSULTORÍA EN DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN INTEGRAL BASADA EN PROCESOS (MGIP) SERVICIO DE MODELAMIENTO/DOCUMENTACION BPM 1. SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE LA FUNDAMENTACIÓN Y METODOLOGÍA BPM PARA EL MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL BASADA EN PROCESOS DE su Organización Consiste en asegurar que la Fundamentación y Metodología BPM de su Organización se mantenga actualizada y correctamente aplicada, para garantizar la vigencia del Modelo de Gestión Integral basado en Procesos El servicio ofrecido se concreta con las siguientes actividades de ASEGURAMIENTO Y ACTUALIZACIÓN de: La Filosofía de Gestión por Procesos basada en el ciclo natural PHVA, direccionada desde la Planeación Empresarial de su Organización y reflejada en el Nivel Cero del Mapa de Procesos y su desagregación en los niveles establecidos hasta los procesos de Piso (o procedimientos), asegurando: La Operacionalización de la Estrategia mediante la ejecución de proyectos; habilitación, implementación y operación de procesos Monitoreo y Verificación del cumplimiento de los Objetivos Estratégicos La Articulación sistémica, integral y coherente de todos los componentes de la Arquitectura Empresarial:

3 Mapa de Procesos Sistemas de Gestión y demás Referentes Normativos Estructura Organizacional: Dependencias, Cargos, Planta de Personal y Talento Humano Líder y Ejecutor de los procesos Plataforma de Tecnología de Información y comunicaciones, TIC Plataforma de Tecnología Core Business Portafolio de Productos y Servicios De la metodología de modelamiento/documentación de Políticas y Normatividad Interna y Externa, Indicadores de Gestión y Acuerdos de Servicio entre procesos, y Documentación para Control del Flujo en la Automatización La Articulación de las implicaciones del desarrollo de Proyectos con el Mapa de Procesos De la metodología de modelamiento/documentación, Análisis y Mejoramiento de procesos, acorde con los requerimientos planteados para el logro de los Objetivos Estratégicos De la metodología a seguir para la Automatización de procesos acorde con los estándares que asuma la organización Del direccionamiento para la aplicación de los lineamientos de gestión por procesos en la herramienta de modelamiento/documentación que disponga la organización De la metodología de articulación con el Equipo de la BPMO (Oficina de Procesos) y demás equipos de su Organización De Manuales de Estándares Metodológicos del Modelo de Gestión Integral basado en Procesos

4 2. SERVICIO DE CONSULTORÍA EN DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN INTEGRAL BASADA EN PROCESOS (MGIP) Este servicio se establece para todas las actividades que se requieran realizar sobre el Mapa de Procesos de la organización y que impliquen labores de consultoría con líderes y ejecutores de procesos, aplicando los Estándares Metodológicos existentes en la organización. Este servicio plantea la realización de las siguientes actividades por parte de los respectivos consultores: Diseño y actualización de Cadenas de Valor de procesos y procesos de piso, resultantes del desarrollo de proyectos Aplicación de modelos de referencia y mejores prácticas para cadenas de valor de procesos desde nivel 0 hasta procesos de piso Diseño de modelos de gobierno a partir de mapas de procesos, incluyendo estructuras organizacionales, cargos y roles, y determinación de plantas de personal. Articulación de sistemas de gestión con procesos y modelamiento/documentación de los elementos respectivos. Diseño de políticas, indicadores de gestión y acuerdos de servicio, de los nuevos procesos / procesos actualizados y su interrelacionamiento en el Mapa de Procesos Determinación de Recursos (Tecnológicos, Organizacionales, Infraestructura, etc.), requeridos por los nuevos procesos o procesos actualizados Actualización de procesos por cambios en los diversos elementos de los actuales procesos Análisis de procesos: Cumplimiento de Objetivos Estratégicos Valor Agregado Causa Efecto

5 Simulación Dinámica para análisis de tiempo, número de ejecutores y costos de recursos Mejoramiento de procesos mediante técnicas de Reingeniería, Rediseño y Benchmarking Estructuración de planes y programas para el Mejoramiento Continuo de la Gestión Procesos Análisis de implicaciones de gestión de la organización en los procesos y decisión sobre el respectivo modelamiento/documentación 3. SERVICIO DE MODELAMIENTO/DOCUMENTACION BPM Este servicio se establece para la ejecución de las actividades de modelamiento/documentación sobre el Mapa de Procesos de la organización, utilizando las herramientas de modelamiento/documentación que disponga la organización, resultantes de necesidades de diversa índole relacionadas con las diferentes dimensiones organizacionales: Tecnología (Industrial / de Información), Estructura (Dependencias / Cargos), Talento Humano, entre otras.

6 II. DESCRICIÓN DE ROLES PROPUESTOS PARA CADA UNO DE LOS SERVICIOS PLANTEADOS Especialista BPM Consultor Sénior BPM Consultor Junior BPM Servicio para el que se ofrece Servicio No 1 Servicio No 2 Servicio No 3 Rol Formación profesional Responsable por el aseguramiento metodológico de BPM en su Organización, acorde con los lineamientos establecidos para el servicio 1 Responsable por las actividades de consultoría que se le asigne, acorde con los lineamientos establecidos para el servicio 2 Ingeniero Industrial, administrador de empresas, ingeniero de productividad, ingeniero de sistemas, o afín, con especialización en alguna de las ramas de gestión (sistemas de gestión, Talento humano, tecnología de información, entre otras) Responsable por las actividades que se le asignen acorde con los lineamientos establecidos para el servicio 3 Ingeniero Industrial, administrador de empresas, ingeniero de productividad, ingeniero de sistemas, o afín. Conocimientos Experiencia Formación en conceptos y metodologías BPM de CIO Formación en metodología de Gestión Integral por Procesos de su Organización En consultoría de proyectos BPM, de más de 10 años En consultoría de proyectos BPM, de más de 5 años En modelamiento/ documentación de procesos de más de 2 años Responsabilidades por parte de su Organización sobre el perfil del consultor: Suministrar toda la formación requerida sobre estrategia y operación de la organización Suministrar la formación requerida sobre metodologías propias

7 III. MODALIDADES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO Para la prestación de servicio de Outsourcing para la BPMO, se pueden utilizar las siguientes dos modalidades para las cuales presentamos sus características fundamentales: Características de Fábrica de procesos in house: El servicio provisto se realiza dentro de las instalaciones de su Organización, es decir, la empresa provee de espacio de trabajo al personal de CIO. La Contratación debe realizarse para más de dos meses de servicio, y CIO facturará mes vencido. El personal de CIO queda a completa disposición y dirección de su Organización durante el período contratado. Características de Fábrica de procesos off house: Su Organización no requiere proveer de espacio de trabajo al personal de CIO La contratación debe realizarse por un período mínimo de dos meses y su Organización podrá solicitar el número de días/horas que considere necesarias. Los servicios se prestan por solicitudes particulares, en las condiciones previamente acordadas por ambas partes, CIO facturará el número de días/horas prestados en el mes. En cualquiera de las dos modalidades CIO suministra equipo portátil con MS Office, y su Organización suministra cualquier licencia de software especializado requerido para la prestación del servicio.

8 IV. METODOLOGIA DE TRABAJO Las siguientes son las metodologías de trabajo propuestas para las modalidades expuestas en el numeral anterior: Metodología de trabajo para outsouring in house, en modalidad de fábrica de procesos: Las siguientes son las fases para el outsourcing in house: A continuación presentamos un resumen de los roles que intervienen en el outsourcing in house:

9 Metodología de trabajo para Fábrica de procesos off house: Su Organización presentará solicitud de servicio formal a CIO vía CIO S.A. acordará con su Organización el tiempo estimado de duración del servicio CIO S.A. atenderá el requerimiento en el tiempo estimado conjuntamente. El desarrollo del servicio podrá entregarse a su Organización vía o presencial. CIO llevará registro detallado de cada solicitud, con el tiempo empleado en la prestación de dicho servicio.

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