El rol estratégico de los Sistemas de Información. ING. CESAR AUGUSTO CARDENAS ORTEGA

Transcripción

1 El rol estratégico de los Sistemas de Información. ING. CESAR AUGUSTO CARDENAS ORTEGA

2 Introducción Caso inicial : Orchis Paper Products Compañía de fabricación de servilletas, papel sanitario, pañuelos (fund.1950). La compañía sufre una serie de problemas en los 90 s. causa Estrategia de alto costo (incursión en un mercado privado en CA.) se declara en quiebra en 1992 y 1995 Los nuevos gerentes que llegaron optaron por otra estrategia que se basa en el costo mínimo, maximizando la producción, para ello han tenido que implantar un Sistema Contable y en MRP (Manufacturing Resources Planning) logrando ser un empresa rentable y ocupando un lugar privilegiado en el mercado.

3 Introducción Caso inicial : Orchis Paper Products Esta compañía consiguió una ventaja competitiva usando SI? Podrá mantener esta ventaja en forma sostenible Se necesita buscar nuevas formas de mantener dicha ventaja y para lograrlo se necesita enfrentar ciertos retos.

4 Retos Gerenciales de Orchis Paper Products Integración - Se puede dar utilizando sistemas ERP - Son difíciles de implementar Mantenimiento de la ventaja competitiva Para mantener la ventaja competitiva se debe tener en consideración: Las condiciones cambiantes del mercado Las formas de hacer negocios por Internet (comercio electrónico). Expectativas de los clientes (Servicios). La tecnología.

5 Clases de Sistemas de Información Clases de SI Nivel estratégico Nivel administración Grupo al que sirve Administradores de nivel superior Administradores de nivel medio Clase de apoyo Planes a largo plazo Control y seguimiento Nivel conocimientos Trabajadores de conocimientos Diseño de Prod. Manejo de Info. Nivel operativo Administradores operativos Monitoreo de tareas diarias Ventas Producción Finanzas Contabilidad Recursos Y marketing Humanos

6 Clases de Sistemas de Información Sistemas en el nivel operativo Monitorea Actividades y Transacciones elementales de la org. seguimientos, avances, operaciones rutinarias de la organización y reportes frecuentes Sistemas en el nivel conocimientos Ayuda descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio Controlar Flujo de documentos y organización y control de operaciones Sistemas en el nivel de administración Reúne los datos operativos procesa Salidas: informes periódicos Control, Toma de decisiones, Administración de los administradores del nivel medio

7 Clases de Sistemas de Información Sistemas en el nivel estratégico? Congruencia de entorno exterior y capacidades competitivas de la Org. Se busca Resolver con tendencia a largo plazo largo Se busca Satisfacer las nuevas necesidades encontradas SOPORTE A: EMPRESA Decisiones estratégicas Internas Decisiones estratégicas Externas MERCADO, COMPETENCIA, PROVEEDORES

8 Ejemplo de Sistemas de Información en forma de niveles Nivel estratégico Pronóstico de Tendencias de ventas (t) Nivel administración Rastrea las cifras De ventas mensuales Nivel conocimientos Busca formas de Promocionar los productos Nivel operativo Registra las cifras diarias de ventas y pedidos Área funcional : Ventas Tipo de Sist. : Sistema de Ventas

9 Tipos de sistemas de información Sistemas de Información Sistemas de apoyo a las operaciones Sistema de apoyo De Conocimiento Sistemas de Apoyo Gerencial Sistemas de apoyo estratégico Sistema de Procesamiento De transacciones TPS Sistema de trabajo De conocimiento KWS Sistemas de Información Gerencial MIS Sistema de Apoyo a Ejecutivos ESS Sistema de Automatización De Oficinas OAS Sistema de Apoyo a Decisiones DSS Sistema de Apoyo a Ejecutivos (ESS, Executive Support Systems ) Sistemas de Información Gerencial (MIS, Management Information Systems) Sistema de Apoyo de Decisiones (DSS, Dicision Support Systems) Sistema de Trabajo de Conocimientos (KWS, Knowledge Work Systems) Sistema de Automatización de Oficinas (OAS, Oficce Automations Systems) Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS, Transaction Procesing Systems)

10 Características de los Sistemas de Información TIPO DE SISTEMA ENTRADAS DE INFORMACIÓN PROCESAMIENTO SALIDAS DE INFORMACION USUARIOS ESS Datos clasificados Externos o internos Gráficos y simulaciones Proyecciones Respuestas Administradores De nivel superior DSS Datos de bajo vol. Modelos analíticos Herramientas para el análisis de datos Simulación y análisis Informes especiales Análisis de decisiones Respuestas Profesionales administradores MIS Data de transac. Modelos simples Informes rutinarios Modelos simples Informes sinópticos Administradores De nivel medio KWS OAS Especificaciones de Diseño, datos Documentos Programas Modelado Simulación Adm. De doc s Programación TPS Transacciones Clasificación, Listado, Actualización Modelos Gráficos Documentos Programas Correos Informes resúmenes Profesionales Personal técnico Ingenieros oficinistas Personal operativo, supervisores

11 Sistemas de Nivel Operativo Sistema de Procesamiento de transacciones (TPS) QUE ES LO QUE HACE? Registran y procesan datos resultantes de transacciones comerciales. Operaciones rutinarias (Trans.) Sistema computarizado marcha del negocio(informes,resumenes) En este nivel las tareas, recursos y metas están muy bien definidos y estructurados EJEMPLO Sistema de procesamiento de transacciones de nómina Datos del empleado DATABASE Contabilidad General Informes gerenciales Elementos de Datos De la BD nómina Empleado Número Nombre Dirección... Restricciones Impuestos Sistema de nómina Documentos del gobierno Cheques de empleados Consultas Nomina N empleado Nombre Salario Impuesto...

12 Sistemas de Nivel Operativo Tipos de TPS CATEGORIAS FUNCIONALES DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES SISTEMAS DE MARKETING/ VENTAS SISTEMAS DE PRODUCCION SISTEMAS DE FINANZAS Y CONTABILIDAD SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS OTROS (unu) Adm. De ventas Programación Presupuestos Expedientes personal Admisiones PRINCIPALES FUNCIONES DEL SISTEMA Investigación de mercados Promoción Compras Contabilidad general Prestaciones Calificaciones Embarques/recepcio nes Fijación de precios Ingeniería Contabilidad de costos Facturación Compensación Cursos Relaciones laborales Ex alumnos Productos nuevos Operaciones capacitación Sistemas de info. De pedidos Sistemas de planificación de recursos materiales Contabilidad general Nómina Sistema de registro PRINCIPALES SISTEMAS DE APLICACION Sistemas de investigación de mercados Sistemas de fijación de precios Sist. De control de ordenes de compra Sistemas de ingeniería Cuentas por pagar y cobrar Presupuestos Expedientes de empleados Sistemas de prestaciones Sistemas de control de planes de estudio Sistemas de control de calidad Sistemas de manejo de fondos

13 Sistemas de Nivel de Conocimiento Sistema de trabajo de conocimientos (KWS) QUE ES LO QUE HACE? Apoya la creación de nuevos conocimientos Satisface necesidades de información de la empresa EJEMPLO Sistemas CAD (Diseño Asistido por Computadora) Sistema de Imágenes de Documentos DATABASE DE DOCUMENTOS MACROCOMPUTADORA Índice de imágenes Almacenamiento en disco Sistema que digitaliza documentos recibidos, lo almacena y distribuye en forma electrónica Documentos del gobierno LAN WorkStation Digitalizadora Discos ópticos (CD) en línea

14 Sistemas de Nivel de Conocimiento Sistema de Automatización de Oficinas (AOS) QUE ES LO QUE HACE? Manejan y controlan documentos procesamiento de texto, auto edicion y archivado digital Programan actividades calendarios electronicos Comunican correo electronico, voz o teleconferencia EJEMPLO Sistemas de procesamiento de textos(soft, hard que manipula doc s)

15 Sistemas de Nivel de Administración Sistema de Información Gerencial (MIS) QUE ES? Tipo de interés: Resultados semanales, mensuales Dependientes De datos TPS para obtener sus Informes y resúmenes SOPORTE administración Toma de decisiones MIS: Poco flexibles, capacidad analítica reducida, Carencia de algoritmos complejos, orientación interna

16 Sistemas de Nivel de Administración EJEMPLO CODIDO DE DESCRIPCION REGION DE VENTAS VENTAS REALES VS. PLANEADAS PRODUCTO DE PRODUCTO VENTAS REALES PLANEADAS 4469 Limpiador Noroeste 4,006,700 4,800, de alfombras Sur 3,778,112 3,750, Medio Oeste 4,867,001 4,600, Oeste 4,003,440 4,400, TOTAL 16,715,253 17,550, Informe producido por un MIS

17 Sistemas de Nivel de Administración Figura: Relación MIS con TPS TPS MIS Sistema de Procesamiento de pedidos Datos de venta Archivo de pedidos Archivo Maestro de Producción Sistema de Planificación de Recursos Materiales Datos de costos de productos unitarios Datos de cambios de productos MIS Sistema de Libro Mayor Datos de Gastos informes administradores Archivos de Contabilidad

18 Sistemas de Nivel de Administración Sistema de Apoyo a Decisiones (DSS) Ayudan a tomar decisiones que son semiestructuradas, únicas o que cambian rápidamente (Complejos). Deben responder con rapidez para ejecutarse varias veces al día. Uso directo por parte del usuario. Mayor capacidad analítica para elaborar modelos. TRANSPORTE Archivo de buques CARGA PRODUCTO FABRICA Archivo limites de distancia Archivo de costos de combustibles DSS para estimar viajes la velocidad optima? Patrón de carga óptimo? Cual es la tarifa óptima? Informes gastos Archivo de costos de contratación De buques fleteados Archivo de gastos de puerto

19 Sistemas de Nivel Estratégico Sistema de Apoyo a Decisiones (DSS) WS ESS Apoyan a Decisiones no estructuradas, se diseñan de modo que puedan incorporar datos externos. A diferencia de otros tipos de sistemas estos no se diseñan para resolver problemas específico (son altamente analítico). WS ESS Menús Gráficos Comunicaciones Procesamiento local Datos internos Datos TPS/MIS Datos financieros Sistemas de oficina Menús Gráficos Comunicaciones Procesamiento local Datos externos Leyes Mercado competidores WS ESS Menús Gráficos Comunicaciones Procesamiento local

20 Relación entre Sistemas Sistema de apoyo a ejecutivo ESS Sistema de administración MIS Sistema de administración DSS Sistema de conocimiento KWS y OAS Sistema de procesamiento de transacción TPS

21 Ejemplos de sistemas de información

22 Sistemas de información y estrategia de negocio tipos de SI ayuda a la organización solucion de problemas importantes en las ultimas décadas Algunos de estos sistemas Prosperidad de los negocios y supervivir a largo plazo Sistemas estratégicos

23 Sistemas de información y estrategia de negocio Que es un sistema de información estratégico Modifican SIE Podrían Alterar el negocio de la organización Metas, operaciones, productos, los servicios o las relaciones con el entorno de las organizaciones Ventaja sobre competidores Sistemas de nivel estratégico < > SIE se usan en todos los niveles de la orga. alcance y raices mas profundos SIE operan ORGANIZACIÓN: Operaciones internas relaciones con los clientes/proveedores niveles estratégicos: negocio, compañía industria Uso estratégico de los sistemas modelo adecuado para ejecutar análisis aprovecha tecnología de los sistemas de información TI

24 Sistemas de información y estrategia de negocio Estrategia en el nivel de negocio y el modelo de cadena de valor: Como es posible competir eficazmente en este mercado especifico? Estrategias Genéricas: Convetirse en el productor de bajo costo Diferenciar el producto o el servicio, Alterar el alcance de la competencia. Ampliando el Mercado Mercados globales Economias de escala Estrechando Mercado Mercados de nicho Generar Productos y Servicios de alto margen que no se consiguen en otro lado