TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EQUIPOS CELULARES, RADIO CELULARES Y RADIO LOCALIZADORES

Transcripción

1 PAG. 1 DE 2 SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RESPONSABLE No. ACTIVIDADSERV FORMA O DOCUMENTO Direcciones de Área 1. Identifica la necesidad de utilizar equipo celular, radio-celular o radiolocalizador, Delegaciones Reg., elabora oficio justificando el servicio de acuerdo a las funciones y necesidades. Gcias. de Tramo y Planta de Pinturas y Dirección de Administración y Finanzas Subdirección de Bienes y Servicios Dirección de Administración y Finanzas Subdirección de Bienes y Servicios Servicios Generales Prestador del Servicio Gcia. de Servicios Generales, Subdelegación o Delegaciones Reg., Gcias. de Tramo y la Planta de Pinturas y Prestador del Servicio 2. Recibe el oficio original de petición del servicio y turna a la Subdirección de Bienes y Servicios. 3. Recibe turno y da instrucciones a la Servicio Generales. 4. Recibe acuerdo, revisa para su autorización o en su caso para el rechazo del servicio o turna a la Subdirección de Bienes y Servicios para informar al área solicitante el resultado. 5. Da instrucciones a la Servicios Generales, informa al área solicitante el acuerdo correspondiente. 6. Elabora oficio para enviar el acuerdo original a las Delegaciones Regionales, Tramo, Planta de Pinturas y y en Oficinas Centrales procede a la contratación de acuerdo a las necesidades del Organismo. 7. Recibe oficio y elabora contrato, en un plazo de 24 horas y entrega equipo. 8. Recibe el contrato y turna a la Subdirección de Bienes y Servicios para su firma correspondiente, en el caso de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y a la Planta de Pinturas y a su representante legal. 9. Recibe y revisa contrato debidamente firmado por el representante legal y devuelve al prestador del servicio el original del contrato y se archivan copias del contrato. 10. Recibe contrato requisitado y entrega el equipo contratado. y turno Turno Acuerdo y contrato Contrato Contrato Servicios Generales, Subdelegación o Delegaciones Regionales, Gcias. de Tramo y Planta de Pinturas y 11. Recibe los equipos celulares, radios celulares o radios localizadores, elabora formato de entrega de equipo con copia al área de bienes muebles en oficinas centrales y en el caso de las Delegaciones, Gerencias o Planta de Pinturas y a la Superintendencia de Recursos Materiales para la elaboración del resguardo y entrega al área solicitante. Formato de Entrega y resguardo Servidor Público 12. Recibe formato de Entrega de Equipo y Accesorios y/o Reparación y firma de conformidad del equipo que recibe. Innovación Gubernamental Formato de entrega y anexo 1 7

2 Gerencia Servicios Generales, Subdelegación o Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y la Planta de Pinturas y SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 13. Recibe formato de Entrega de Equipo y Accesorios y/o Reparación debidamente firmado para su expediente y archiva copia del contrato. 14. Recibe mensualmente del Prestador del Servicio las facturas y desglose de las llamadas realizadas de los equipos y le solicita a la Tesorería en oficinas centrales la elaboración del cheque para el pago de las facturas. 15. Informa en caso de existir excedente en el monto autorizado, que será descontada vía nómina de acuerdo a la normatividad establecida. 16. Solicita a la Contabilidad mediante oficio los descuentos vía nómina de los excedentes en los servicios, anexando relación. PAG. 1 DE 2 Formato de entrega Facturas 17. Recibe de la Tesorería el cheque y realiza el pago de acuerdo a las facturas presentadas por el Prestador del servicio en oficinas centrales, en las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y la Subdelegación o Administración o la Superintendencia de Recursos Financieros y realiza el pago correspondiente. Servidor Público Servicios Generales, Subdelegación y Delegaciones Regionales, Gcias de Tramo y la Planta de Pinturas y Servidor Público 18. Solicita, en el caso de inconformidad, aclaración por conducto de la Servicio Generales en oficinas centrales. 19. Recibe oficio donde solicita la aclaración el Servidor Público correspondiente y solicita aclaración al prestador del servicio. 20. Recibe respuesta del prestador del Servicio e informa al Servidor Público, el resultado del dictamen de la empresa, anexando copia de la factura y desglose de llamadas para su conocimiento. Son incorrectas las llamadas 21. Informa al servidor público que las llamadas fueron realizadas a través de su equipo y esta correcto el descuento. FIN Son correctas las llamadas 22. Realiza el trámite correspondiente ante la Tesorería para reintegrar al servidor público, la cantidad descontada vía nómina. 23. Entrega mediante oficio, en caso de separarse del cargo y/o cambio de adscripción, el equipo asignado con sus accesorios a la Servicios Generales. Copia de factura Gerencia Generales Servicios 24. Recibe el equipo y accesorios, envía a diagnóstico técnico para su valoración. Diagnóstico técnico Prestador del Servicio Servicios Generales 25. Emite dictamen técnico informando el estado en que se encuentra el equipo. 26. Recibe dictamen y en caso de ser procedente libera al Servidor Público y envía oficio de descuento, en caso de que el equipo se encuentre dañado, a la Gerencia de Contabilidad (cobro /finiquito). 27. Reasigna el equipo si está en condiciones de uso. Termina Procedimiento Dictamen técnico Dictamen y oficio Innovación Gubernamental 8

3 1 1DE4 DIRECCIONES DE ÁREA, DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO Y PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INICIO IDENTIFICA LA NECESIDAD DE UTILIZAR EQUIPO CELULAR, RADIO- CELULAR O RADIOLOCALIZADOR, ELABORA JUSTIFICANDO EL SERVICIO 1 Y TURNO RECIBE ORIGINAL Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 2 TURNO RECIBE TURNO Y DA INSTRUCCIONES A LA 3 ACUERDO RECIBE ACUERDO, REVISA PARA SU AUTORIZACIÓN O EN SU CASO PARA EL RECHAZO DEL SERVICIO Y TURNA 4 DA INSTRUCCIONES A LA GERENCIA DE SERVICIOS, INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE EL ACUERDO CORRESPONDIENTE 5 ELABORA PARA ENVIAR EL ACUERDO A LAS DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO, PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES Y EN OFICINAS CENTRALES Y PROCEDE A LA CONTRATACIÓN 6 A 6

4 2 2DE4 PRESTADOR DEL SERVICIO GCIA DE SERV. GRALES. SUBDELEG. O SUBGERENCIA DE ADMON EN DEL. REG. GCIAS DE TRAMO Y SUBG. ADMON EN PLANTA DE PINTURA Y EMULSIONES SERVIDOR PÚBLICO A Y CONTRATO CONTRATO RECIBE Y ELABORA CONTRATO EN UN PLAZO DE 24 HORAS Y ENTREGA EQUIPO RECIBE EL CONTRATO Y TURNA PARA SU FIRMA 7 8 CONTRATO RECIBE Y REVISA CONTRATO DEBIDAMENTE FIRMADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y DEVUELVE AL PRESTADOR DEL SERVICIO EL ORIGINAL DEL CONTRATO Y ARCHIVA 9 RECIBE CONTRATO REQUISITADO Y ENTREGA EL EQUIPO CONTRATADO 10 FORMATO DE ENTREGA Y RESGUARDO FORMATO DE ENTREGA Y ANEXO RECIBE LOS EQUIPOS CELULARES, RADIO CELULARES O RADIO LOCALIZADORES, ELABORA FORMATO DE ENTREGA 11 RECIBE FORMATO DE ENTREGA DE EQUIPO Y ACCESORIOS Y/O REPARACIÓN Y FIRMA DE CONFORMIDAD DEL EQUIPO QUE RECIBE 12 FORMATO DE ENTREGA RECIBE FORMATO DE ENTREGA DE EQUIPO Y ACCESORIOS Y/O REPARACIÓN Y ARCHIVA 13 RECIBE MENSUALMENTE DEL PRESTADOR DEL SERVICIO LAS FACTURAS Y DESGLOSE DE LAS LLAMADAS Y LE SOLICITA A LA GERENCIA DE TESORERÍA LA ELABORACIÓN DEL CHEQUE FACTURAS 14 INFORMA EN CASO DE EXISTIR EXCEDENTE EN EL MONTO AUTORIZADO, QUE SERÁ DESCONTADO VÍA NÓMINA DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD 15 SOLICITA A LA GERENCIA MEDIANTE LOS DESCUENTOS VÍA NÓMINA DE LOS EXCEDENTES EN LOS SERVICIOS, ANEXANDO RELACIÓN 16 RECIBE DE LA GERENCIA EL CHEQUE Y REALIZA EL PAGO DE ACUERDO A LAS FACTURAS PRESENTADAS POR EL PRESTADOR Y REALIZA PAGO CORRESPONDIENTE 17 B

5 3 3DE4 SERVIDOR PÚBLICO GCIA DE SERV. GRALES. SUBDELEG. O SUBGERENCIA DE ADMON EN DEL. REG. GCIAS DE TRAMO Y SUBG. ADMON EN PLANTA DE PINTURA Y EMULSIONES B RECIBE DONDE SOLICITA LA SOLICITA EN EL CASO DE ACLARACIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO INCONFORMIDAD, ACLARACIÓN POR CORRESPONDIENTE Y SOLICITA CONDUCTO DE LA GERENCIA DE ACLARACIÓN AL PRESTADOR DEL SERVICIOS EN OFICINAS SERVICIO CENTRALES RECIBE RESPUESTA DEL PRESTADOR DEL SERVICIO E INFORMA AL SERVIDOR PÚBLICO, EL RESULTADO DEL DICTAMEN DE LA EMPRESA, ANEXANDO COPIA DE LA FACTURA Y DESGLOSE DE LLAMADAS 20 COPIA DE FACTURA SON CORRECTAS LAS LLAMADAS? NO SI ENTREGA MEDIANTE, EN CASO DE SEPARARSE DEL CARGO Y/O CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN, EL EQUIPO ASIGNADO CON SUS ACCESORIOS A LA 23 REALIZA EL TRÁMITE CORRESPONDIENTE ANTE LA GERENCIA DE TESORERÍA PARA REINTEGRAR AL SERVIDOR PÚBLICO, LA CANTIDAD DESCONTADA VÍA NÓMINA 22 INFORMA AL SERVIDOR PÚBLICO QUE LAS LLAMADAS FUERON REALIZADAS A TRAVÉS DE SU EQUIPO Y ESTÁ CORRECTO EL DESCUENTO 21 1 DIAGNÓSTICO TÉCNICO RECIBE EL EQUIPO Y ACCESORIOS, ENVÍA A DIAGNÓSTICO TÉCNICO PARA SU VALORACIÓN. 24 C

6 4 4DE4 PRESTADOR DEL SERVICIO C DIAGNÓSTICO TÉCNICO SOLICITA EN EL CASO DE INCONFORMIDAD, ACLARACIÓN POR CONDUCTO DE LA GERENCIA DE SERVICIOS EN OFICINAS CENTRALES 25 DIAGNÓSTICO TÉCNICO RECIBE DICTAMEN Y EN CASO DE SER PROCEDENTE LIBERA AL SERVIDOR PÚBLICO Y ENVÍA DE DESCUENTO EN CASO DE ESTAR DAÑADO 26 REASIGNA EL EQUIPO SI ESTÁ EN CONDICIONES DE USO FIN